La clé Avocat. Pas-à-pas de commande en ligne

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1 La clé Avocat Pas-à-pas de commande en ligne Ce document vous permettra d obtenir de l aide à la commande de la nouvelle clé Avocat sur le portail de Certeurope. Document version 2, dernière modification le mardi 10 janvier 2017

2 Qu est-ce que la clé Avocat? Sommaire Informations générales sur la clé Avocat... 3 Qu est-ce que la clé Avocat?... 3 Démarche à réaliser pour acquérir votre clé Avocat... 4 Création de votre compte... 4 Commande de la clé Avocat... 6 Informations complémentaires... 9 Information sur les pièces à retourner obligatoirement avec votre dossier de souscription... 9 Téléchargement de la facture d achat de la clé e-barreau Suivi d une commande de clé déjà effectuée Coordonnées de l assistance Qui contacter pour toute question sur une commande ou un suivi de commande? Qui contacter en cas de dysfonctionnement de la clé?

3 Qu est-ce que la clé Avocat? Informations générales sur la clé Avocat Qu est-ce que la clé Avocat? La clé Avocat est un support USB basé sur la technologie du chiffrement asymétrique, contenant un certificat d identité numérique ainsi qu un certificat de signature qualifiée, véritable équivalent numérique de la signature manuscrite, répondant aux exigences du Référentiel Général de Sécurité deux étoiles. Les certificats contenus sur la clé Avocat sont nominatifs. L utilisation de la signature numérique qualifiée, permet à la fois de vous identifier nominativement, de garantir l intégrité du document que vous signez et de vous engager au même titre qu une signature manuscrite classique. Par ailleurs, le respect de la chaîne de confiance lors de la remise de votre clé Avocat (notamment par la vérification de votre identité ainsi que par la remise en face à face), permet de rendre la signature effectuée avec la clé, présumée fiable et opposable aux tiers en vertu des lois et décrets sur la signature électronique. L utilisation des certificats d identité et de signature, est sécurisée par l obligation de saisir un code PIN personnel à quatre chiffres. Cette clé est votre carte d identité numérique. Elle engage votre responsabilité à chaque signature. Elle vous permet, notamment : De vous identifier sur e-barreau en toute mobilité, D assurer l intégrité des documents que vous échangez en les signant à l aide de votre clé Avocat. De procéder à la signature d Actes d Avocat dématérialisés. Accéder aux nouveaux services du Conseil national des barreaux (Cloud, Délégation ), De vous identifier sur les sites exigeant la présentation d un certificat numérique qualifié, tels que : Les sites de marchés publics pour répondre aux appels d offres dématérialisés, Le site d Infogreffe pour réaliser vos formalités en ligne, Les sites bancaires avec identification renforcée, Une liste exhaustive des sites acceptant ce certificat est disponible sur ce lien (colonne «CERTEUROPE ADVANCED CA V4»). La clé Avocat a une durée de validité de trois ans à compter du jour de sa génération. 3

4 Création de votre compte Démarche à réaliser pour acquérir votre clé Avocat Création de votre compte Rendez-vous sur le site de commande en ligne à l adresse Ensuite, une fois sur la page d accueil, cliquez sur le bouton «Création de compte» : 1 Première étape, une fenêtre s affiche, vous invitant à saisir votre numéro de CNBF. Une fois votre numéro saisi, cliquez sur le bouton. Je ne connais pas mon numéro de CNBF, comment l obtenir? Consultez votre carte d avocat. Votre CNBF est indiqué en-dessous de votre photo. Seuls les 6 premiers chiffres sont à utiliser. Un message vous indique que «Cet avocat a déjà un compte. Vérifiez votre numéro CNBF»? Cela signifie que vous avez déjà créé un compte sur le site. Dans ce cas, merci de vous rendre directement dans la rubrique «Commande de la clé Avocat». 4

5 Création de votre compte 2 Seconde étape, un tableau récapitulatif vous affiche vos informations personnelles, connues de nos services à ce jour. Nous attirons votre attention sur l importance de bien vérifier l exactitude des données affichées. En effet, ces données seront implémentées sur votre clé Avocat. Toute incohérence ou mauvaise coordonnée, fragiliserait la signature que vous pourriez être amené à apposer avec votre clé e-barreau. Si les coordonnées affichées sur cette page sont exactes, confirmez en cochant la case «Je confirme les informations ci-dessus» et cliquez sur. Une ou plusieurs informations affichées dans vos coordonnées sont erronées? Dans ce cas, ne poursuivez pas votre inscription et prenez contact avec votre CARPA pour demander une mise à jour de l information erronée sur le «Tronc Commun». Une fois cette mise à jour réalisée, nous vous invitons à vous reconnecter sur le site de commande pour poursuivre la création de votre compte, passé un délai technique de 48 heures après la mise à jour de votre dossier par la CARPA. 3 Troisième étape, vous devez renseigner une adresse de messagerie ainsi qu un mot de passe. Un courrier électronique vous sera envoyé sur l adresse de messagerie que vous allez renseigner. Veillez donc bien à avoir accès à cette messagerie pour la suite de la commande. Le mot de passe à créer doit comporter 8 caractères minimum et n a aucun lien avec votre code PIN ni aucun autre code utilisé pour e-barreau. Une fois ces champs renseignés, cliquez sur. Un message vous informe alors que votre compte a été créé, et qu un courrier électronique a été envoyé sur l adresse que vous avez renseignée. Le bouton «Créer le compte» n est pas dégrisé et vous ne parvenez pas à passer outre? Attention à bien vérifier la concordance du mot de passe entre les champs «mot de passe» et «confirmation du mot de passe». Par ailleurs, vérifiez bien que le mot de passe saisi comporte au moins 8 caractères (obligatoire). 4Quatrième étape, rendez-vous sur votre messagerie, dont l adresse a été renseignée par vos soins à l étape précédente. Un courrier électronique provenant de «noreply@certeurope.fr» et dont l objet est «Activation de votre compte et initialisation de mot de passe - Commande et suivi des certificats électroniques» vous y attend. Merci de l ouvrir et de cliquer sur le lien indiqué dans le corps du courriel (le lien est de type ebarreau.certeurope.fr/#/activation/...). Ce lien vous renvoie vers le site de commande en ligne, vous indiquant que «Votre compte a bien été activé». Vous n avez pas reçu le courrier électronique de confirmation? Avez-vous bien renseigné votre adresse de messagerie de type «xyz@fournisseur.fr» (par exemple : prenom.nom@gmail.com)? De plus, pensez à vérifier vos courriers indésirables. Un message vous informe que «Votre compte a déjà été activé»? Dans ce cas, vous pouvez passer commande directement. Votre compte est à présent créé et activé. Vous allez pouvoir effectuer votre achat d une clé, directement depuis le portail en ligne. 5

6 Commande de la clé Avocat Démarche à réaliser pour acquérir votre clé Avocat Commande de la clé Avocat Rendez-vous sur le site de commande en ligne à l adresse Ensuite, une fois sur la page d accueil, cliquez sur le bouton «Connexion» : Une fenêtre vous demande de renseigner votre numéro de CNBF ainsi que votre mot de passe. Ces informations ont été renseignées par vos soins, lors de la création de votre compte (voir étape précédente). Une fois ces éléments renseignés, cliquez sur. Le site vous confirme que vous êtes connecté, en vous affichant votre CNBF, nom et prénom en haut à droite du site. Vous obtenez un message «Le code CNBF ou le mot de passe saisi est incorrect»? Vérifiez bien que le mot de passe inséré correspond bien au mot de passe que vous avez défini à l étape 4 de la création de votre compte. Avez-vous activé votre compte à l aide du lien reçu par courrier électronique suite à la création de votre compte? En cas d oubli de votre mot de passe, vous pouvez demander à en changer, en cliquant sur le lien «Mot de passe perdu» situé en haut de la fenêtre. 6

7 Commande de la clé Avocat Une fois connecté, et pour procéder à la commande de votre clé, cliquez sur «Commande de certificat» situé sur la colonne gauche du site. 2 1 Première étape, la première page vous résume : L intérêt du certificat, son prix, les conditions de règlement, le délai de génération de la clé et une liste non exhaustive des pièces obligatoire que vous devez préparer afin de passer commande. Seconde étape, cette seconde page vous rappelle : Vos coordonnées, l importance de la concordance et de la mise à jour de vos coordonnées ainsi que la démarche à accomplir pour mettre à jour ces informations. De plus, une précision est faite concernant le caractère définitif de toute commande de clé e-barreau. En cas d erreur sur vos coordonnées, vous devrez procéder à la commande d une nouvelle clé payante pour remplacer celle contenant des informations erronées. 3 4 Troisième étape, cet écran vous demande de préciser un numéro de téléphone mobile ou une adresse de courrier électronique, afin d être rendu destinataire du code d activation de votre clé. En effet, la clé vous sera envoyée désactivée par mesure de sécurité. Un code de sécurité vous sera alors envoyé pour l activer aux coordonnées que vous renseignerez sur cette étape. Quatrième étape, cet écran vous demande de préciser votre numéro client. Cette information est requise, afin de stopper la facturation des anciennes clés facturées 7 H.T. par mois. Où trouver mon numéro client? Votre numéro client, est indiqué en haut à gauche de chacune de vos factures «CNB.com». Il commence par la lettre «C» et est composé d une suite de caractères (exemple : CABC1). C est mon Ordre qui était facturé de ma clé. Dans ce cas, merci d indiquer «Facturé à l Ordre» dans le champ «Ancien mode de facturation», puis de sélectionner le nom de l Ordre dans le champ «Nom de l Ordre». Il s agit de ma première clé, je n ai donc pas de numéro client. Dans ce cas, merci d indiquer «N/A» dans la case «Code client» et cliquer sur 5Cinquième étape, si vous ne disposez pas de code de réduction, cliquez sur. Si vous disposez d un code de réduction, cliquez sur «Oui» et renseignez le code dans la case «Saisir votre code de réduction». Enfin, cliquez sur «Valider». Un message d information «Votre code de réduction est validé. Vous pouvez poursuivre» s affiche pour valider que votre code a bien été pris en compte. Vous obtenez le message «le code de réduction est inexistant»? Dans ce cas, merci de vérifier votre saisie et vous rapprocher, si nécessaire, de l organisme vous ayant délivré le code de réduction. 7

8 Commande de la clé Avocat 6 Sixième étape de la commande, cette partie vous récapitule les informations que vous avez validées sur les étapes précédentes. Veillez à bien vérifier l exactitude des informations présentes sur cette page. En effet, une fois le paiement réalisé, le dossier ne pourra plus être modifié. En cas de problème sur les coordonnées et/ou les informations affichées, il vous faudrait passer commande d une nouvelle clé payante. Par ailleurs, vous devez prendre connaissance des conditions générales d utilisation, et cliquer sur le case «J ai pris connaissance des conditions générales d utilisation et en accepte les termes et conditions». Ensuite, cliquez sur pour procéder au règlement ou sur si vous disposez d un code promotionnel vous dispensant de règlement. Le bouton «Paiement» ou «Validation» est grisé. Avez-vous pensé à cocher la case «J ai pris connaissance des conditions générales d utilisation et en accepte les termes et conditions» ainsi que la case «La commande et le paiement [ ] par le CNB en recommandé avec AR»? Règlement de votre commande : Après voir cliqué sur le bouton «Paiement», vous êtes redirigé vers le site de la Société Générale, afin d effectuer le règlement de votre clé en ligne, par Carte Bancaire. Pourquoi le montant affiché ne correspond-t-il pas au montant annoncé sur le site? Le montant sur le site est exprimé hors taxes. Le montant annoncé sur la plateforme de règlement est exprimé en TTC. Je rencontre une difficulté technique avec le 3D Secure. Qui contacter? Nous vous invitons à prendre contact avec votre banque sur ce point. Il m est indiqué que mon paiement est refusé. Nous vous invitons à prendre contact avec votre banque sur ce point. Une fois votre paiement réalisé, cliquez sur le bouton «de commande.» afin de revenir sur le site 7 Septième et dernière étape de la commande, vous êtes de retour sur le site de commande en ligne, vous informant que votre commande a été validée. Veuillez télécharger votre dossier, comprenant votre contrat, les conditions générales d utilisations ainsi que le listing des pièces à fournir. Ce dossier est à retourner en lettre recommandée avec accusé de réception, au Conseil national des barreaux, à l adresse indiquée en première page du dossier. Pour plus d informations sur les pièces à fournir, vous pouvez consulter la partie «Information sur les pièces à retourner obligatoirement avec votre dossier de souscription», en page 13. La clé sera générée par Certeurope, dans un délai de 10 jours ouvrés, à compter de la validation du dossier par nos services (délai variable), sous condition que le contrat ait été retourné signé et accompagné des pièces justificatives obligatoires mentionnées sur la première page du dossier. J ai besoin d informations sur les pièces à joindre à mon dossier. Une notice explicative vous est proposée en page 14 du présent document. Vous pouvez également cliquer ici pour accéder directement à la page. Je souhaite télécharger ma facture. Un pas à pas vous explique comment télécharger votre facture, en page 16 du présent document (cliquez directement ici pour y accéder directement). 8

9 Information sur les pièces à retourner obligatoirement avec Informations complémentaires Information sur les pièces à retourner obligatoirement avec votre dossier de souscription. Vous avez procédé à l achat de votre clé e-barreau et êtes désormais en possession de votre contrat. Vous devez à présent nous retourner le dossier original complet (un seul exemplaire pour le CNB suffit) par voie postale en LRAR à l adresse suivante : Conseil national des barreaux Autorité d Enregistrement Administrative 22 rue de Londres PARIS Un dossier complet est validé plus rapidement. Certeurope s engage à vous livrer la clé sous 10 jours ouvrés à l Ordre, à compter de la validation de votre contrat. Cependant, l engagement de Certeurope ne commence qu à partir de la validation du dossier par les services du Conseil national des barreaux. Dans votre intérêt, fournissez donc toutes les pièces justificatives mentionnées sur la première page du dossier et signez le contrat ainsi que les Conditions Générales d Utilisation. ATTENTION : La signature apposée sur le contrat et les conditions générales d utilisations doit être identique à celle de la pièce d identité dont vous devez nous fournir une copie. La page suivante, est une notice additionnelle à la première page du dossier de souscription, vous résumant les pièces justificatives obligatoires à fournir, dans le cadre de la validation de votre clé Avocat. Les pièces du dossier d abonnement à joindre dépendent du statut du porteur (associé, salarié, etc.), un tableau récapitulatif est présent en page suivante. 9

10 Information sur les pièces à retourner obligatoirement avec PORTEUR (AVOCAT) PIECES DU DOSSIER D ABONNEMENT Représentant légal (=Porteur) Salarié (ou Porteur non présent sur le KBIS) Représentant Légal + Mandataire de Certification (qui retire le certificat) + Salarié (ou Porteur non présent sur le KBIS) + Mandataire de Certification désigné par le Représentant Légal + Contrat original signé avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Conditions Générales d Utilisations paraphées (pages 1 à 3) et signées (page 4) avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Extrait KBIS original de moins de 3 mois ou avis SIRENE de l année en cours accompagné d un justificatif d activité* si le cabinet n est pas inscrit au RCS (avec le nom et prénom du représentant légal). Photocopie de la pièce d identité en cours de validité (carte nationale d identité, passeport ou titre de séjour)**. Contrat original signé avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Conditions Générales d Utilisations paraphées (pages 1 à 3) et signées (page 4) avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Extrait KBIS original de moins de 3 mois ou avis SIRENE de l année en cours accompagné d un justificatif d activité* si le cabinet n est pas inscrit au RCS (avec le nom et prénom du représentant légal). Photocopie de la pièce d identité du demandeur et du représentant légal en cours de validité (carte nationale d identité, passeport ou titre de séjour)**. Autorisation de demande de certificat signé par le représentant légal et le demandeur (avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité). Contrat original signé avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Conditions Générales d Utilisations paraphées (pages 1 à 3) et signées (page 4) avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Extrait KBIS original de moins de 3 mois ou avis SIRENE de l année en cours accompagné d un justificatif d activité* si le cabinet n est pas inscrit au RCS (avec le nom et prénom du représentant légal). Photocopie de la pièce d identité du mandataire de certification et du représentant légal en cours de validité (carte nationale d identité, passeport ou titre de séjour)**. Procuration intitulée «Désignation du mandataire de certification» signée par le représentant légal et le mandataire (avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité). Contrat original signé avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Conditions Générales d Utilisations paraphées (pages 1 à 3) et signées (page 4) avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité. Extrait KBIS original de moins de 3 mois ou avis SIRENE de l année en cours accompagné d un justificatif d activité* si le cabinet n est pas inscrit au RCS (avec le nom et prénom du représentant légal). Photocopie de la pièce d identité du demandeur, du mandataire de certification et du représentant légal en cours de validité (carte nationale d identité, passeport ou titre de séjour)**. Autorisation de demande de certificat signé par le représentant légal et le demandeur (avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité). Procuration intitulée «Désignation du mandataire de certification» signée par le représentant légal et le mandataire (avec la signature identique à celle présente sur la pièce d identité.) * Exemple : PV, statuts du cabinet, convention ou contrat d association, publication au journal officiel, déclaration à la préfecture, notification de cotisation URSSAF, extrait du registre des délibérations du Conseil de l Ordre, accusé réception du service des impôts, Attestation de l Ordre ** Le permis de conduire n est pas accepté comme un justificatif d identité valide car il ne peut à la fois certifier l'identité et la nationalité de leur titulaire. 10

11 Téléchargement de la facture d achat de la clé e-barreau Téléchargement de la facture d achat de la clé e-barreau Rendez-vous sur le site de commande en ligne à l adresse Ensuite, une fois sur la page d accueil, cliquez sur le bouton : Une fenêtre vous demande de renseigner votre numéro de CNBF ainsi que votre mot de passe. Une fois ces éléments renseignés, cliquez sur. Je ne connais pas mon numéro de CNBF, comment l obtenir? Consultez votre carte d avocat. Votre CNBF est indiqué en-dessous de votre photo. Seuls les 6 premiers chiffres sont à utiliser. J ai oublié mon mot de passe, que faire? En cas d oubli de votre mot de passe, vous pouvez demander à en changer, en cliquant sur le lien «Mot de passe perdu» situé en haut de la fenêtre. Vous obtenez un message «Le code CNBF ou le mot de passe saisi est incorrect»? Vérifiez bien que le mot de passe inséré correspond bien au mot de passe que vous avez défini à lors de la création de votre compte. Êtes-vous certain d avoir indiqué le bon mot de passe? En cas de doute, vous pouvez demander à en changer, en cliquant sur le lien «Mot de passe perdu» situé en haut de la fenêtre. Le site vous confirme que vous êtes connecté, en vous affichant votre CNBF, nom et prénom en haut à droite du site. Une fois connecté, cliquez sur «Information sur les certificats» situé sur la colonne de gauche, puis cliquez sur «Télécharger ma facture». Celle-ci vous est proposée au format PDF. 11

12 Suivi d une commande de clé déjà effectuée Suivi d une commande de clé déjà effectuée Vous avez procédé à l achat de votre clé e-barreau et avez retourné le contrat d abonnement accompagné des pièces justificatives mentionnées au dossier, au Conseil national des barreaux, en lettre recommandée avec accusé de réception. Notre service traite les contrats reçus par courrier, dans l ordre d arrivée. Un dossier reçu complet nous permet de valider rapidement votre achat de clé Avocat. Vous pouvez vérifier la date de traitement actuelle, en contactant notre assistance au (0,05 / appel puis coût d un appel normal), puis en choisissant le choix «Suivre une commande de clé déjà effectuée». Si le dossier est reçu incomplet, notre service prend contact avec vous par courrier électronique, à l adresse utilisée pour passer commande sur le site ebarreau.certeurope.fr. Vous pouvez également vérifier l état de traitement de votre dossier, en consultant le site de commande en ligne, rubrique «suivi de commande» situé sur la colonne gauche de la page d accueil. Le suivi de commande correspond la ligne «Étape». L étape «saisie des informations» signifie que votre dossier n est pas encore validé. L étape «génération du certificat» signifie que votre dossier est validé et que la clé est en cours de génération. Mon suivi de commande est vide. Dans ce cas, rendez-vous sur la rubrique «Informations sur les certificats». Si votre nouvelle clé y apparaît, cela signifie qu elle a déjà été générée et adressée à votre Ordre. 12

13 Coordonnées de l assistance Coordonnées de l assistance Qui contacter pour toute question sur une commande ou un suivi de commande? Notre foire aux questions comporte de nombreuses réponses aux questions les plus fréquemment posées. Nous vous invitons donc à la consulter en priorité, avant de nous contacter. Vous pouvez la parcourir en vous connectant sur ebarreau.fr, rubrique «Aide en ligne» (lien direct), puis «vos questions relatives à la clé». Par ailleurs, nous vous rappelons que vous pouvez suivre votre commande de clé, depuis le site de commande. Pour plus d explications, rendez-vous sur la rubrique «Suivi d une commande de clé déjà effectuée» en page 17 (cliquez ici pour y accéder directement). Notre assistance est à votre écoute, en cas de besoin, que votre question porte sur la réalisation de votre commande ou le suivi d une commande déjà effectuée. Nous sommes joignables : Par téléphone au (0,05 / appel + le prix d une communication normale) du lundi au vendredi de 09H00 à 18H00 sans interruption. Par courrier électronique, à l aide du formulaire de contact disponible sur ebarreau.fr, rubrique «assistance». Qui contacter en cas de dysfonctionnement de la clé? Vous rencontrez une difficulté technique avec votre clé Avocat? Sachez que l assistance de Certeurope est à votre écoute, aux coordonnées suivantes : Par téléphone au (0,80 par minute + le prix d une communication normale). Par courrier électronique, à support@certeurope.fr. 13