ASSEMBLÉE GÉNÉRALE RÔLE & GAMES 2015

Transcription

1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE RÔLE & GAMES 2015 Le Samedi 27 Juin 2015 à 20h30 au Centre Social du Centre-Ville à Gap. Personnes représentées Laura S. donne procuration à Mélanie S. Jean-Robert F. donne procuration à Alexandre D. Alex G. donne procuration à Alexandre D. Romain A. donne procuration à Trévor D. Sophie R. donne procuration à Karim A. Sébastien G. donne procuration à Jessica D. Arnaud A. donne procuration à Jessica D. Lionel G. donne procuration à Matthieu D. Frédéric R. donne procuration à Matthieu D. Personnes présentes Alexandre D. «Thaumiel» (3 voix) Jessica D. «Jess Biscotte» (3 voix) Trévor D. «Sanguinius» (2 voix) Matthieu D. «Nag» (3 voix) Guillaume B. «Saberblue» (1 voix) Karim A. «Fenrir05» (2 voix) Thomas B. «Shikyo» (1 voix) Olivier C. «Darius» (1 voix) Samuel C. (1 voix) Mélanie S. «Mistrahl» (2 voix) Cédric S. (non membre) Emilien F. «Milou» (1 voix) Pablo R. «Oragion» (1 voix) Hugo D. «Nivatak» (1 voix) Laure C. «Mandragore» (1 voix) 23 voix représentées. BILAN D ACTIVITÉ L activité hebdomadaire pour l année soirées de jeux jouées. Soit une augmentation de 61% par rapport à l an dernier. Ce qui fait 7,25 parties/mois (4,9 parties/mois pour ). Une moyenne de 8 personnes par soirée. Jeu de rôle 68 parties de Jeu de Rôle ce qui signifie que cette activité est présente 78% du temps. 13 maitres de jeu, les plus actifs étant : o Alexandre D. «Thaumiel» (19 parties) o Frédéric R. «Kakita» (14 parties) o Romain A. «Rorotrash» (12 parties) 25 jeux de rôles différents proposés. Une grande diversité dans les thèmes choisis. o Wasteland (8 parties) Page 1 sur 9

2 o o Game of Thrones et l Anneau Unique (7 parties) Obsidian et Naheulbeuk (5 parties) Autres activités 33 soirées Magic comptabilisées. 11 parties de jeu de figurines 56 jeux de plateaux différents testés Bilan : Augmentation du nombre de membres, augmentation du nombre de parties. Nuit du jeu de rôle 9 Six tables de jeu de rôle se sont tenues, avec une trentaine de personnes sur cette activité. La grande salle comprenait plusieurs activités telles que : jeu de plateau, Magic, Alchemy. Une vingtaine de personnes ont participé à cette activité. L ambiance était bonne et le public était content de leur soirée. Nous avons eu de nouvelles inscriptions. Remerciements Merci à Alexandre D., Karim A., Lionel G., Romain A., Sébastien G., et Trévor D. pour avoir maîtrisé à la Nuit du jeu de rôle. Je sais que chacun d entre vous n était plus trop motivé à maitriser (presque tous, vous êtes venu me voir en me demandant de remplir votre table en dernier) mais vous avez fait l effort de faire votre table et nous vous en remercions. Vous avez joué le jeu avec les défis joueurs et MJ, vous avez animé toute la soirée pour des non-joueurs, pour la plupart, et je sais que ce n est pas toujours évident pour tout le monde. Merci à Matthieu D., Olivier C. et Samuel C. pour avoir géré toute la partie plateau. La mise en place était avenante, les explications étaient claires et vous n avez pas hésité à donner du votre pour combler une partie. Vous vous êtes occupé du public avant les membres du club, c était parfait. Un petit mot pour Samuel C. : En général, aux soirées de l association tu es très speed et il est dur de te suivre dans tes explications. Mais à la Nuit du jeu de rôle, tu as été d un calme et d une patience exemplaire. Les gens étaient contents de tes explications et de ta participation. Je l ai constaté et plusieurs membres me l ont dit alors je tenais à ce que tu le sache. Merci à Emilien F., Guillaume B. et Mélanie S. pour avoir géré la partie Magic et un peu plateau. Beaucoup de jeunes, vous avez été patients et avez dévoilés de nouvelles passions pour certains. Vous avez peut-être eu le plus dur à gérer mais vous vous en être parfaitement bien sortis. Merci Mathieu D. pour les figurines même si ça n a pas forcément intéressé grand monde. Les jeux de plateaux donnaient plus envie et puis sur l estrade ce n était pas forcément une bonne idée. Merci à Julie R., Laura S., Laure C. et Thomas B. Vous n étiez pas prévu pour l animation mais vous avez aidé à l organisation, l installation et surtout, vous avez comblé des tables de plateau qui ne pouvaient pas se faire et vous avez partagé un peu de l ambiance du club. Les gens avaient moins l impression de venir tester dans leur coin. Manga p 3 Salon chapeauté par la Ville de Gap. Les activités se déroulent entre le CMCL, la Médiathèque et le foyer des jeunes travailleurs. Nous avions la petite salle en haut des escaliers pour faire des démonstrations de jeu de rôle et tenir notre stand. Plusieurs parties courtes se sont enchaînées dans la journée. Des gens qui venaient avec l envie de tester ou de re tester pour certains. L événement nous a apporté de nouveaux membres à Page 2 sur 9

3 l association. Nous avons pu distribuer beaucoup de flyers durant la journée. Le public était ouvert et enthousiaste concernant l association. Désormais, le public s attend à nous voir à Manga p. Remerciements : Merci à Alex G., Alexandre D., Romain A., et Sébastien G. pour avoir fait les tables de démo tout l après-midi. L organisateur de l événement a demandé s il était possible de vous «déguiser/cosplayer» l année prochaine (le thème principal étant médiéval-fantastique). J ai répondu que je vous en parlerai mais vous n avez aucune obligation. Merci à Emilien F., Kevin P., Matthieu D., Mélanie S., Laura S., et Laure C. Pour avoir décoré et tenu le stand. Mention spéciale à Kévin P., Laure C. et Mélanie S. pour les costumes qui ont énormément plu, surtout aux organisateurs. Mention spéciale aussi à Matthieu D., pour le ravitaillement, en milieu d après-midi, en bonbons et en bouteilles d eau. Crots 1 Evénement chapeauté par la Ville de Crots. Les activités se déroulent sur le parvis de la mairie et. L organisation tardive ne nous a pas permis d apparaitre sur l affiche, ni sur le programme. Très peu de monde le samedi mais beaucoup le dimanche. Nous avons fait de la pub pour la Nuit du Jeu de Rôle 9, et cela nous a amené plusieurs personnes. Remerciements : Merci à Guillaume B., Mathieu D. et Thomas B. pour avoir tenu le stand avec nous. Tournoi Magic Ouvert aux non-membres, nous avions prévu 12 places maximum. Elles ont étés réservées tout de suite. Les lots ont été achetés avec la participation des inscrits. Plusieurs non-membres ont participé au tournoi mais aucun ne s est inscrit au club. À la demande de plusieurs membres, nous avons tenté de réorganiser un mini tournoi quelques mois plus tard. Personne ne s étant inscrit nous avons abandonné le projet. Remerciements : Merci à Trévor D. pour la participation à l organisation. Tournoi Seasons Réservé aux membres du club, nous avions prévu 12 places maximum. La participation de Libellud, pour les lots, nous a permis de faire un tournoi gratuit. Seuls 8 personnes ont pu participer sur les 12 prévues. Il nous reste donc quelques lots Seasons (cartes promotionnelles et cartes postales). Bonne ambiance et soirée riche en rebondissements. Plusieurs membres sont partants pour refaire ce genre de tournoi avec d autres jeux. VOTE BILAN D ACTIVITÉ Le bilan d activité est donc validé. Page 3 sur 9

4 Bilan financier À la fin de l année l association possédait sur l ensemble de ses comptes bancaires (livret A et un compte chèque). À la date du 27 juin 2015, les comptes affichent un total de ( sur le livret A et sur le compte chèque). Soit une différence de ( 20,7% par rapport à l année ). Détails des dépenses Cotisation (année précédente +184 ) Fournitures Manga p Porte-noms/Supports/Impressions/Nappe/Boissons et bonbons Affiches et flyers Magic Assurance Site Internet Hébergement et nom de domaine Flyers Affiches/Impressions NdJdR Nourriture et boissons NdJdR -24 Divers Nourriture/Boissons/Gobelets/Photocopies/Timbres Le budget nourriture + boissons et gobelets revient à par mois (année précédente 12 ) soit une augmentation de 6 93 (+57%). Malgré l augmentation des rentrées d argent (350 contre 184 l année précédente, grâce aux cotisations à 10 pour tous), le nombre de soirées étant en augmentation avec un nombre de participants de plus en plus important, le budget nourriture-boisson augmente significativement (+57%) : 54 soirées en contre 87 soirées en Cette année, nous avons également fait des achats supplémentaires : supports plastiques, badges, nappes. Et les impressions (affiches, flyers, divers) ont été plus nombreuses avec 4 événements (Tournoi Magic, NdJdR, Manga p, Crots) nécessitant des affiches et/ou des flyers. Une meilleure gestion des fournitures du casier est à mettre en place. Peut-être en mensualisant les dépenses nourriture-boisson plutôt que de remplir le casier lorsqu il est vide comme c était le cas jusqu à présent. Les membres présents ont fait les propositions suivantes : - N acheter que les sirops et boissons et laisser les membres ramener la nourriture. - Réduire la sortie de nourriture par soir : limiter le nombre de paquets de biscuits quel que soit le nombre de participants/tables. - Établir un budget mensuel à respecter (par opposition au remplissage en cas de casier vide). - Vendre des gâteaux sur les marchés/kermesse pour faire parler de l asso et/ou rentrer un peu d argent. À vérifier la faisabilité en fonction des prérequis par la mairie, la préfecture ou tout autre organisme délivrant les autorisations. Le bureau devra prendre une décision concernant ces dépenses. Page 4 sur 9

5 VOTE BILAN FINANCIER Le bilan financier est donc validé. Bilan moral Selon ses statuts, Rôle & Games a pour but : - La pratique de jeux de simulation sur table, jeux de plateau, wargames et jeux de cartes, - L initiation auprès des nouveaux adhérents, - La promotion auprès du grand public par l intermédiaire de journées thématiques et festivals. En plus de l activité normale du club, cette année nous avons : - participé à 2 événements culturels (Manga p 3 et Crots 1) - organisé notre événement annuel (Nuit du Jeu de Rôle 9) - organisé 2 tournois (Magic et Seasons) Les retours sont positifs pour l ensemble de ces événements. Cette année le nombre de membres inscrits est de 35 contre 33 pour l année dernière. Parmi ces membres, 60% sont des réinscriptions et 40% sont des nouveaux. Le noyau dur est plus important que l année dernière. L activité principale est (et reste) le JdR, pratiquée par 80% des membres. Vient ensuite le jeu de plateau pratiqué par 60% des membres. 46% pour le Magic et 23% pour le jeu de figurines. Bilan : Cette année, plus que les précédentes, les buts sont atteints de par notre activité grandissante et notre participation à divers événements publiques. VOTE BILAN MORAL Le bilan moral est donc validé. Page 5 sur 9

6 Rappel des règles de l'association Rappel : Rôle membres de l association Dans un souci d organisation, chaque membre doit s inscrire sur le forum. Chaque membre doit participer à la vie du club. C est à dire, proposer des parties, ramener des jeux, faire le bilan des parties jouées sur le forum Aucun membre de l association n a le rôle d animateur, donc respectez le travail des MJ et prenez soin des jeux amenés par les membres. Accueillir les nouveaux! Chaque membre de l association est capable d accueillir les nouveaux, expliquer le fonctionnement du club et les aider à s intégrer à l association. Si certain ne se sentent pas d accueillir les nouveaux, vous pouvez au moins les diriger vers les membres du CA. Rappel : Rôle des membres du CA Les membres du Conseil d'administration doivent : voter les décisions au sein du club voter (lors de l'ag) la composition du bureau aider à l'organisation des événements de l'association (Nuit du Jeu de Rôle, Manga'p, Crots...) participer aux 2 réunions annuelles du CA (voir plus en fonction des besoins) être force de propositions Rappel : Rôle des membres du Bureau Les membres du bureau sont des membres du CA, mais ils ont en plus : rappeler les règles d'organisation du club vérifier les inscriptions de chaque membre assurer la trésorerie pour le trésorier/la trésorière faire les comptes rendus de réunions, courriers etc. pour le/la secrétaire appliquer les décisions du CA et représenter l'association pour le/la président(e) Rappel : Clés Chaque semaine, les membres prévoyants de venir à l association doivent se poser la question des clés. Elles sont à retirer au Centre Social du Centre Ville à partir du mercredi, pendant leurs horaires d ouverture (fermé le jeudi matin) par un membre de l association. 3 soirs dans l année, l activité se fera dans la salle Grenette. Pensez à vérifier les dates sur le forum dans la partie «Changement dans le planning». Deux semaines en été et une semaine en hiver, l association n aura pas d activité pour cause de fermeture du Centre Social. J en profite pour rappeler que cette année ce sont les 7, 8, 14 et 15 Aoûts qui seront sans activité. Page 6 sur 9

7 Élections du Conseil d'administration L ancien Conseil d administration est dissous ainsi que le Bureau. Se présentent au Conseil d Administration : Trévor D. Pour : 21 Contre : 0 Abstention : 2 Matthieu D. Pour : 23 Contre : 0 Abstention : 0 Emilien F. Pour : 23 Contre : 0 Abstention : 0 Mélanie S. Pour : 23 Contre : 0 Abstention : 0 Jessica D. Pour : 23 Contre : 0 Abstention : 0 Alexandre D. Pour : 23 Contre : 0 Abstention : 0 Le Conseil d Administration pour l année est composé de 6 personnes. Élections du Bureau par le nouveau CA Les membres du CA se sont réunis et ont voté la constitution du bureau Les membres du bureau sont : - Présidente : Jessica DEYNES - Secrétaire : Jessica DEYNES - Trésorier : Alexandre DEYNES - Administrateur Internet : Alexandre DEYNES Projets pour l année Nuit du jeu de rôle 10 Cette année encore ce sont les membres qui votent la tenue de l événement. Vote pour l organisation d une 10 ème Nuit du Jeu de Rôle Quelques changement au niveau des horaires de la Nuit du Jeu de Rôle, ont été proposés et acceptés par les membres. o Préparation et installation 18h o Repas 19h o Ouverture organisateurs 19h30-19h45 o Ouverture officielle 20h Le choix de la période a été voté par les membres de l association : Garder la Nuit du Jeu de Rôle en Mai Les activités suivantes ont été choisies : Page 7 sur 9

8 o o o o Jeu de Rôle Jeux de Plateau Jeux de figurines, mêlés aux jeux de plateau Magic the Gathering À noter que la réserve sur l âge du public entrainera une prise de décision par le CA sur l âge minimum des membres. Manga p 4 Le responsable de la jeunesse nous a contacté pour la réunion pré-manga p. Nous sommes invités à participer à l événement comme les années précédentes. Même salle, même configuration. Ils sont ouverts à toute proposition d activité, donc si quelqu un se sent de faire autre chose que du Jeu de Rôle (concours, tournoi etc.) toute idée est la bienvenue et sera transmise à l organisateur de l événement. L association fait ça a titre gratuit. Vote pour la participation de Rôle & Games à Manga p 4. Une demande concernant un défraiement va être effectuée. Crots 2 Vote pour la participation de Rôle & Games à l événement Heroic Fantasy/Manga de Sous réserve que l événement se tienne et que nous soyons impliqués dans l organisation. Tournois jeux de plateau Vote pour l organisation de tournois de jeux de plateau : Pour : 22 voix Abstention : 1 voix Page 8 sur 9

9 Questions diverses Modifications du forum : Proposition de l ajout d une section covoiturage, pour aider les membres à se déplacer plus facilement aux soirées. Proposition de tutoriels sur l utilisation et les fonctionnalités du forum, car certains ne sont pas familiers avec le système des forums. Proposition de l ajout des prénoms sous les avatars de chacun, pour aider les nouveaux à reconnaitre qui est qui, quand ils viennent au club. Demande d ajout d émoticônes. Demande de faciliter la vente et/ou les achats groupés sur le forum. Proposition d une section de partage de jeux de rôle gratuits afin de permettre à certains de se lancer dans la maitrise de parties. Il est déjà possible de partager des liens dans la section «Jeux de Rôle» du forum. Décorations pour la Nuit du Jeu de Rôle : Plusieurs personnes seraient volontaires pour décorer les tables et le Centre Social du Centre Ville. A voir en fonction des tables qui seront proposées. Âge limite lors de l inscription : Il a été proposé de mettre un âge limite lors de l inscription afin que l association ne devienne pas une garderie. Ou alors de refuser les jeunes qui ne sont pas accompagnés. Contact : Demande d ajout de l adresse de contact sur le forum et sur le site lorsque celui ci plante. Page Facebook : Demande aux personnes motivées de poster quelques news sur la page Facebook du club. Les questions étant épuisées, la Présidente lève l assemblée générale à 23h33. La Présidente Secrétaire Jessica DEYNES Le Trésorier Alexandre DEYNES Page 9 sur 9