DEMAIN, J ARRÊTE LA PROCRASTINATION. 10 astuces pour passer à l action et ne plus remettre à demain

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1 DEMAIN, J ARRÊTE LA PROCRASTINATION 10 astuces pour passer à l action et ne plus remettre à demain 1 Moussa CAMARA

2 Askan, propose une approche différente de la formation en ligne et apporte un soutien en gestion de projet à des particuliers, des associations et des petites entreprises. Elle est un partenaire à long terme pour une gestion de projet efficace. Le concept d Askan est d apporter des outils simples et visuels pour s'organiser facilement. Gagnez en productivité avec une planification de votre réussite et la réalisation de vos rêves. Provoquez vos succès avec le savoir- faire d experts. 2 Vous souhaitez changer de travail? Vous voulez créer une entreprise? Vous voulez que votre équipe soit mieux organisée? Nos formations en ligne et nos outils sont pour vous.

3 Ce livre est sous licence Creative Common 3.0 «Paternité pas de modification», ce qui signifie que vous êtes libre de le distribuer à qui vous voulez, à condition de ne pas le modifier, et de toujours citer l auteur Moussa CAMARA (Askan) comme l auteur de ce livre, et d inclure un lien vers «DEMAIN, J ARRÊTE LA PROCRASTINATION - 10 astuces pour passer à l action et ne plus remettre à demain» par Moussa CAMARA est mis à disposition selon les termes de la licence Creative Commons 3.0 «Paternité - Pas de Modification» Ce contenu n'est pas à vendre. 3

4 SOMMAIRE La procrastination, c est quoi? 5 Pourquoi faut- il gérer son temps? Collecter toutes vos préoccupations Appliquer la loi de Pareto Suivre la loi de parkinson Gestion des priorités Comprendre sa zone maximale de productivité Débuter par les activités les plus complexes Planifier vos activités à long terme Savoir déléguer Utiliser des systèmes de gestion S engager publiquement 17

5 LA PROCRASTINATION, C EST QUOI? 5 La procrastination correspond à un processus visant à remettre à demain ce que l on peut réaliser dès maintenant. Nous pratiquons, plus ou moins, la procrastination dans notre quotidien. Cependant lorsque nous arrivons à un certain stade cela devient problématique. La procrastination peut devenir un handicap que l on traîne dans notre vie personnelle et professionnelle. Il y a même une journée de la procrastination le 25 mars.

6 POURQUOI FAUT- IL GERER SON TEMPS? Le temps, on ne peut ni l acheter ni le vendre. Ainsi, le temps perdu l est à jamais!! Nous devrions avoir une attention particulière à la gestion de notre temps et ainsi le «dépenser» de la façon la plus pertinente possible. Pour ce faire, il existe des outils et des méthodes pour optimiser ses activités quotidiennes, prendre de bonnes habitudes, Nous ne pouvons pas parler de «gestion» sans évoquer une certaine rigueur qui en découle. Néanmoins, pas de panique!! Cette rigueur est le minimum vital pour acquérir de bonnes habitudes et vaincre définitivement la procrastination. Vous allez apprendre dans cet e- book 10 astuces pour vaincre la procrastination et passer à l action. 6

7 1 - COLLECTER TOUTES VOS PRÉOCCUPATIONS Réaliser régulièrement un travail d'introspection pour mettre à plat toutes vos préoccupations. L idée est de se vider la tête et de noter ses préoccupations ailleurs. Une fois ce travail effectué, vous pourrez déterminer les activités à venir. Vous pouvez effectuer cette collecte pour les domaines professionnels et personnels. Voici une liste de thèmes pour vous aider à collecter un maximum de sujets : Projets professionnels Projets personnels Engagement et promesses envers autrui Communication à réaliser ( , appels, ) Documents (à terminer, à présenter,..) Réunions (à venir, à organiser,..) Lecture (rapports, compte rendu réunion,..) Finances Voyages à venir, évènements à venir (concert, matchs,...). 7

8 2 - APPLIQUER LA LOI DE PARETO La loi de PARETO plus connue sous le nom de la loi 80/20, fait référence au constat suivant : 80% des effets proviennent de 20% des causes. Cette loi a été mise en évidence par l économiste italien Alfredo PARETO au 19eme siècle. En effet, elle s appliquait dans un premier temps à des constats économiques tels que les richesses dans le monde : 80% des richesses sont détenues par 20% de la population. Cependant, on a rapidement constaté que cette règle s appliquait à d autres domaines comme la gestion financière, la gestion commerciale, et.. la gestion du temps. Lorsque l on adopte cette loi pour la gestion du temps, on admet que 20% des activités que l on réalise produisent 80% des résultats souhaités. Il convient donc d identifier ces activités qui permettent de produire beaucoup de résultats. 8

9 3 - SUIVRE LA LOI DE PARKINSON Le travail s étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement Cyril Northcote Parkinson Cela signifie qu une tâche ayant une date d échéance dans 2 semaines sera accomplie dans les 2 semaines. Une tâche ayant une date d échéance dans 2 mois sera accomplie dans les 2 mois. Ainsi, nous utilisons tout le temps disponible pour accomplir la tâche. Cette loi est une invitation pour oser le challenge en ayant des échéances courtes et atteignables. Pour mettre en place cette loi, il convient de mesurer la durée de vie d une activité et son temps d exécution. Ainsi, on évitera de trainer une action pendant un mois alors que l on peut l exécuter en 1 heure. 9 Cyril Northcote Parkinson est un historien britannique auteur d un livre nommé «Parkinson s law» sur la mutiplication des fonctionnaires dans l administration et la diminution des fonctions dans ces mêmes ministères.

10 4 - LA GESTION DES PRIORITÉS Un moyen pertinent de traiter nos activités est de les classer en fonction de l importance et de la priorité de celles- ci. Nous pouvons ainsi utiliser la matrice Eisenhower ci- dessous : 10 - Dimension 1 : Urgent et Important - Dimension 2 : Pas urgent et Important - Dimension 3 : Urgent et Pas important - Dimension 4 : Pas urgent et Pas important On pourrait penser que la dimension 1 est la plus importante... Et bien non!!

11 4 - LA GESTION DES PRIORITÉS Voici des exemples concrets pour les différentes dimensions : La dimension 1: participer à une réunion, répondre au téléphone, situation de crise à gérer, La dimension 2: Planifier mes activités et projets, rédiger mon business plan, prévoir mon budget prévisionnel,... La dimension 3: Répondre à un , participer à certaines réunions,... La dimension 4: Surfer sur Internet, Passer le temps en lisant le journal,... Une erreur souvent commise est de vouloir terminer rapidement les activités de la dimension 1. Se focaliser sur la dimension 2 va vous aider à construire une base solide dans votre organisation. En effet, la dimension 2 recense le travail de fond sur des thèmes importants que l on peut facilement reporter à une date ultérieure. 11

12 5 - CONNAÎTRE SA ZONE DE PRODUCTIVITE MAXIMALE Votre zone de productivité maximale est composée du lieu et de l horaire adaptés à votre productivité. Il est nécessaire de rechercher où et quand vous êtes le plus efficace. En effet, vous devez détecter les moments où votre concentration atteint sa performance optimale. Des études neurologiques montrent une aptitude plus grande à se concentrer entre 3h et 11h du matin. L idée est de profiter du matin pour réaliser les tâches qui demandent beaucoup d énergie. Privilégier les tâches de rangement, les tâches administratives dans l après- midi. Si vous êtes en «open space», essayer de réserver une salle de réunion pour traiter une activité importante nécessitant une concentration maximale. La pratique d un sport avant une activité intellectuelle a un impact positif sur la concentration. 12 C est à vous tester différentes options pour trouver votre zone de productivité maximale.

13 6 - DÉBUTER PAR LES ACTIVITÉS LES PLUS COMPLEXES Il est primordial de débuter vos activités de la journée ou de la semaine par celles que vous jugez les plus complexes ou consommatrices en temps. En effet, ce sont sur ces activités que nous avons le plus tendance à reporter ou éviter. Si vous avez 2 actions à réaliser ayant la même priorité, il est conseillé de débuter par la plus dure. Il faut avoir la rigueur nécessaire pour ne pas débuter une autre activité avant d avoir terminer la tâche en cours. Si on y réfléchit, c est normal. Le cerveau est naturellement attiré par la simplicité!! 13

14 7 PLANIFIER VOS ACTIVITÉS À LONG TERME La planification de vos activités à moyen et long terme permet d anticiper les évènements à venir. Par ce biais, vous serez en mesure de dessiner le future. Un agenda est très pratique pour planifier ses activités personnelles et professionnelles. Dans le cadre d activités au sein d un projet avec plusieurs acteurs, on va privilégier un planning (Diagramme de GANTT ou autres représentations). Un planning doit être révisé régulièrement pour qu il soit efficace. La fréquence idéale est hebdomadaire. 14

15 8 SAVOIR DELEGUER DES ACTIVITES La délégation d une activité à un tiers est une bonne option pour soulager votre charge de travail. Vous pourrez choisir les activités à déléguer à un collègue, une société externe, un consultant, un ami,.. Déléguer à bon escient offre réellement des perspectives nouvelles et dynamisantes parce que l on dépense notre temps et notre énergie à faire les choses qu on aime le plus. 15

16 9 UTILISER DES SYSTEMES DE GESTION La tenue d une liste des actions à réaliser est le moyen le plus efficace pour se libérer l esprit de nos engagements, projets d avenir, tâches administratives, Une liste d actions est à réviser toutes les semaines afin de s assurer qu elle est à jour avec les nouveaux évènements survenus durant les 7 derniers jours. La mise à jour de cette liste peut être effectuée de façon journalière. Il existe des milliers de logiciels pour gérer des actions, choisissez celui qui vous convient le mieux. Agenda : Les activités de votre agenda sont aussi présentes dans la liste. Vous allez indiquer dans votre agenda les actions de votre liste pour lesquelles vous pouvez : Donner une date, définir une durée et préciser un horaire. Prendre des notes dans un outil unique : Qu il soit papier ou électronique n a pas d importance (j ai personnellement une préférence pour les systèmes informatisés). Je recommande de prendre des notes dès que cela est possible (une formation, une réunion, au téléphone, ) 16

17 10 S ENGAGER PUBLIQUEMENT J appelle cette astuce le Procrastination killer! Et pour cause, le principe est d annoncer en public, à des amis, à votre conjoint, à votre famille, la date à laquelle vous prévoyez de faire une action. Par ce moyen, votre entourage sera informé de votre planning et sera en mesure de vous questionner sur l avancement de votre action. Cette déclaration publique de vos échéances est un levier émotionnel supplémentaire pour vous contraindre à respecter vos propres engagements. 17