Exercice «in-basket» fictif. Documentation de base et directives

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1 Exercice «in-basket» fictif Documentation de base et directives

2 Introduction Au cours de cet exercice fictif, vous allez jouer le rôle de N. Lafontaine qui a accepté récemment le poste de directrice générale de MUDANTE, un organisme international sans but lucratif qui présente des productions artistiques contemporaines dans les domaines de la musique, de la danse et du théâtre à divers publics un peu partout dans le monde. En tant que directrice générale, vous aurez à traiter des questions telles que les relations publiques, les relations de travail et la répartition efficiente de la charge de travail. Documentation de base et directives Vous êtes la directrice générale de MUDANTE, une compagnie contemporaine qui exploite les talents divers des musiciens, des danseurs et des acteurs afin de présenter des productions variées et innovatrices à des publics à l échelle nationale et internationale. MUDANTE est un organisme sans but lucratif. Nous sommes aujourd hui le 3 mai Il est 9 heures et c est votre première journée de travail. De nombreuses questions pressantes requièrent votre attention immédiate. Vous ne pourrez donc organiser une rencontre de tout le personnel pour aujourd hui. Votre prédécesseur a dû démissionner soudainement suite à un accident. Vous relevez directement de la directrice exécutive, laquelle doit répondre au conseil d administration. Vous dirigez un groupe de dix personnes. Ce groupe comprend un agent des ressources humaines et un agent financier. Il y a également deux secteurs de travail : le marketing et la production. Le secteur du marketing est dirigé par un coordonnateur du marketing qui supervise un agent des relations publiques, un agent de promotion/commandite et une graphiste. Le secteur de la production est dirigé par un superviseur de la production qui supervise un technicien/agent de maintenance, un coordonnateur de tournées ainsi qu une créatrice de costumes. Le budget d exploitation total de MUDANTE est de $. L exercice financier se déroule du 1 er avril au 31 mars. Votre organisation vit un changement d orientation. Dans le passé, MUDANTE a offert des productions classiques à ses auditoires. Avec l arrivée d une nouvelle directrice artistique l année dernière, la compagnie offre maintenant des créations contemporaines. Cela va dans le sens de la croissance de l intérêt du public pour les production contemporaines. Les productions contemporaines sont maintenant à plus petite échelle, elles requièrent moins d artistes exécutants et la musique enregistrée est utilisée dans les tournées. Cela a permis d assurer une plus grande flexibilité financière à la directrice artistique. Vous devez traiter tous les éléments qui vous sont présentés dans l exercice comme si vous occupiez réellement le poste. Par conséquent, pour chaque élément vous devez indiquer votre ou vos décisions et les mesures que vous prendrez, tout plan que vous proposez, la justification des mesures prises et toute autre information pertinente. Vous devez inscrire vos réponses par écrit dans le cahier de réponses standard que vous trouverez ci-joint avec la documentation et les divers éléments à traiter. Les documents ci-après constituent la documentation de base. Vous devez vous familiariser avec l information qu elle contient avant d aborder les diverses situations : A. Organigramme B. À propos de MUDANTE C. États financiers consolidés D. Description de travail

3 E. Calendrier : mai 2010 Vous trouverez ensuite une série de 6 situations, chacune contenant 2 à 5 éléments distincts. Le dernier document inclus est le cahier de réponses standard.

4 Organigramme de MUDANTE * Vous occupez ce poste. Pièce A -. Organigramme de MUDANTE

5 À propos de MUDANTE La base financière de la compagnie repose largement sur le financement du gouvernement. MUDANTE met fortement l accent sur le marketing en ce moment en vue d améliorer son assiette financière. La compagnie cherche activement des commandites de grosses entreprises et veut aussi compter sur les abonnements et les campagnes de financement annuelles ciblées vers les petites entreprises et les donateurs individuels. Tous les artistes exécutants sont à contrat pour une période donnée qui inclut toutes les étapes de la production, de la création jusqu à la représentation. Des contrats flexibles permettent une programmation souple et efficiente. Chaque année, MUDANTE présente une production à l échelle locale et nationale. Une deuxième production fait généralement l objet d une tournée internationale. Enfin, une troisième production est au stade de la création. Le répertoire de MUDANTE comprend des productions multi-médias et des spectacles d avant-garde présentés en collaboration. MUDANTE est membre du réseau CanDance, une association pancanadienne de personnes engagées activement dans le développement des arts contemporains dans les collectivités du Canada. Ce réseau a également créé un programme d échanges international visant à développer des alliances avec des artistes internationaux reconnus pour leurs talents dans l un ou l autre des arts du spectacle, qu il s agisse de musique, de la danse ou du théâtre. Énoncé de mission MUDANTE est une compagnie contemporaine qui exploite les talents divers des musiciens, des danseurs et des acteurs en vue de présenter à des auditoires nationaux et internationaux des productions variées et innovatrices. MUDANTE promeut l excellence ainsi qu un rôle fort et distinct pour les diverses formes d expression artistique. La compagnie offre des ateliers et des cours tant aux danseurs professionnels qu aux débutants. Valeurs et croyances MUDANTE mise sur des partenariats avec des artistes exécutants et professionnels d expérience lorsqu elle crée chacune de leurs productions. MUDANTE rassemble des personnes venant de différentes disciplines artistiques et culturelles pour les amener à travailler sur des projets qui encouragent les échanges et ouvrent de nouvelles perspectives. MUDANTE fait la promotion d une relation forte et saine entre les divers artistes exécutants. Parmi ses partenaires, il y a des chorégraphes, des artistes invités, des techniciens et des danseurs. Les partenariats s étendent également aux écoles, aux entreprises et aux diverses associations artistiques. Pièce B - À propos de MUDANTE

6 États financiers consolidés pour la période se terminant le 31 mars 2010 Recettes Subventions gouvernementales Profits provenant des spectacles (y compris les abonnement) Commandites Ateliers, Campagne de financement TOTAL Dépenses Administration (Téléphone, frais postaux, etc.) Salaires administratifs Amortissement des immobilisations Honoraires des artistes contractuels Avantages sociaux des employés Commandites et campagne de financement Frais d intérêts et frais bancaires Coût du loyer Coûts de production Publicité et promotion TOTAL BÉNÉFICE NET D EXPLOITATION (DÉFICIT) BÉNÉFICES NON RÉPARTIS (DÉFICIT) 2010 Réelles $ $ ( $) ( $) Approuvées $ $ 10,000 ( $) Description de travail Pièce C - États financiers consolidés

7 Titre du poste : Directeur général ou directrice générale Connaissances Le ou la titulaire possède un bagage de connaissances reliées à la gestion des ressources humaines et financières. Il ou elle possède également un ensemble de connaissances reliées aux aspects techniques des communications, du marketing et de la gestion de projets. Ressources humaines Le directeur général ou la directrice générale veille à ce que toutes les ressources humaines soient utilisées efficacement. Il ou elle prend en compte les besoins, les compétences et les responsabilités de chacun des membres du personnel et s assure que les tâches leur sont assignées d une façon juste et optimale. Il ou elle guide de manière efficace le personnel dans l exécution de son travail. Il ou elle favorise l apprentissage continu et appuie les activités de perfectionnement appropriées. Le ou la titulaire dirige un groupe de dix personnes qui travaillent dans différents secteurs de l organisation : financier, ressources humaines, marketing et production. Secteur financier Le directeur général ou la directrice générale de MUDANTE voit à ce que les ressources financières soient utilisées au mieux et établit les mécanismes de rétroaction nécessaires pour le contrôle des activités et des coûts. Il ou elle identifie les priorités budgétaires et établit les budgets de production en consultation avec la directrice artistique. Le directeur général ou la directrice générale collabore et négocie avec les représentants de divers organismes gouvernementaux au sujet du financement des productions nationales et internationales. Le ou la titulaire supervise l élaboration d une stratégie de marketing et la mise en oeuvre de diverses activités de promotion, de collecte de fonds et de commandite. Exploitation Alors que la directrice artistique a la responsabilité de toutes les décisions artistiques se rapportant à une production, y compris le budget connexe, le directeur général ou la directrice générale a la responsabilité des coûts et du calendrier des productions. Le ou la titulaire a donc la responsabilité de la négociation des contrats avec les artistes et les techniciens que lui présente la directrice artistique en conformité avec les politiques de l organisation. Il ou elle approuve et recommande les remboursements aux clients conformément aux conditions des contrats. Politique Le ou la titulaire a la responsabilité de mettre en oeuvre les politiques organisationnelles, financières et les politiques en matière de ressources humaines et d en établir au besoin. Pièce D - Description de travail

8 Réglementations Le ou la titulaire a la responsabilité de voir à ce que toutes les activités de production se font conformément aux règlements gouvernementaux pertinents. Partenariats Le ou la titulaire a la responsabilité de l établissement de partenariats sûrs avec divers représentants du gouvernement au sujet des possibilités de financement. Il ou elle a également la responsabilité d établir et de maintenir une relation efficace avec les commanditaires et les donateurs et de maintenir une présence active dans le milieu artistique. Le ou la titulaire doit également suivre les directives émanant du conseil d administration de MUDANTE. Il ou elle établit des relations de travail efficaces avec la directrice artistique sur des questions qui concernent son secteur afin d atteindre les objectifs de l organisation au moyen d échanges entre les divers niveaux de celle-ci. Avril 2008 Pièce D - Description de travail

9 Avril 2010 Juin 2010 D L M M J V S D L M M J V S Dimanche Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Mai Réunion mensuelle du personnel Jour férié