Guide d administration de la plate-forme CE14

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1 samedi 25 juin 2011 Guide d administration de la plate-forme CE14 CE14 est une plate-forme web (un site Internet) dont l objet est de partager des informations entre des personnes membres d un même réseau «fermé», c est à dire dont il n est possible de faire partie que par parrainage. Les utilisateurs se connectent avec un code et un mot de passe. Selon leur profil, ils ont des droits différents en consultation et en mise à jour. Conçue à l origine pour échanger des offres et demandes d emploi, cette plateforme est maintenant ouverte aux petites annonces, aux informations diverses (le blog), et à la présentation des offres professionnelles des membres. Elle permet également de partager des liens et des documents. Elle permet d envoyer tout message mail à tout ou partie du réseau. Enfin, elle permet de gérer des «événements» : tout type d activité pour laquelle l organisation a besoin d envoyer des invitations et de suivre les réponses. Les publications sur cette plate-forme sont toutes modérées : aucune élément n est publié sans validation par l administration du site. La singularité de cette plate-forme est qu elle peut accueillir sur la même «mécanique informatique» des réseaux distincts, tout en mutualisant ou pas certaines ressources (offres ou demandes d emploi, propositions professionnelles, petites annonces, actualités), en fonction du paramétrage choisi par le réseau. Page 1 sur 1

2 ACCES AU SITE ET PARAMETRAGE INITIAL Accès au site L accès à la plate-forme nécessite un code et un mot de passe. Il existe des profils différents d utilisateurs, donnant différents droits : - l invité simple : les droits de base - l annonceur : il peut parrainer d autre membres, si le parrainage est autorisé sur le site - l annonceur «plus» : en plus, il peut voir le carnet d adresse du réseau - le staff : il peut valider les annonces et envoyer des messages - l administrateur : il administre la base. Espace de démonstration Pour tester la plate-forme : - en administrateur : connectez vous avec DEMO-A comme code et mot de passe - en annonceur : connectez vous avec DEMO-U comme code et mot de passe Vous pouvez faire ce que vous voulez sur cet espace, y compris créer de nouveaux utilisateurs avec des droits différents. Vous pouvez modifier les adresses mail des utilisateurs DEMO-A et DEMO-U, pour contrôler les mails qu ils reçoivent. Toutefois, ne les supprimez pas. Les menus affichés à la connexion Le menu principal de navigation dans le site est différent selon les droits de l utilisateur. Les membres invités simples voient le menu ci-dessous : Page 2 sur 2

3 Les autres membres, selon leurs profils, voient les menus supplémentaires suivants : Annonceur Annonceur «Plus» Membre du staff DBA Le paramétrage de la mutualisation La mutualisation des publications permet de partager à la demande les éléments publiés sur la plate-forme. Page 3 sur 3

4 Le paramétrage de la mutualisation est effectué par l administrateur, via Administration > Mutu L écran ci après permet de préciser les options de mutualisation retenues. Si un réseau décide de mutualiser ses données, elles seront publiées sur tous les autres réseaux qui mutualisent aussi leurs données. Par exemple, si le Réseau R1 mutualise les offres, ainsi que le réseau R2, mais pas le réseau R3, les utilisateurs du réseau R1 verront les offres du réseau R1 et R2, tandis que les utilisateurs du réseau R3 ne verront que les offres du réseau R3. Il est possible d autoriser ou non le parrainage sur le site. S il est autorisé, tout profil annonceur ou plus pourra parrainer directement sur le site. Dans le cas contraire, seul les profils DBA pourront inscrire un nouvel utilisateur sur le site. L ouverture d un compte Si le parrainage est autorisé sur le site, il suffit d utiliser le lien «Mes filleuls» ci dessous, puis de cliquer sur le bouton «Nouveau» Le nouveau compte sera ouvert comme filleul de la personne qui l a ouvert, et il reviendra à l administration du site de valider ce nouveau compte, ou pas (via le menu Carnet) Si le parrainage n est pas autorisé sur le site, seul l administration pourra ajouter de nouveaux comptes. Page 4 sur 4

5 LES ELEMENTS MUTUALISABLES Lien : Demandes d emploi Tout utilisateur peut saisir une demande d emploi, et y adjoindre une lettre de motivation et/ou un CV. En création de fiche de demande d emploi, si la case «Confidentiel» est cochée, l annonce ne paraîtra pas sur les autres réseaux, même si les options de mutualisation le permettraient. Cette case «confidentiel» est disponible pour tous les éléments mutualisables. Lien : Offres d emploi Tout utilisateur peut saisir une offre d emploi, et lui adjoindre une fiche de poste. Selon les cases à cocher en bas de fiche, la transmission automatique est possible au réseau Aster RH de Xavier Couvert, et/ou au réseau Missa d Arnaud Lépine. Lien : Petites annonces L idée est de partager des «bons plans» entre membres du réseau. Tout utilisateur peut saisir une petite annonce, et lui adjoindre une photo et/ou un fichier. Lien : Offres professionnelles L idée est que les professionnels du réseau puissent présenter leur offre professionnelle aux membres du réseau. Tout utilisateur peut saisir une offre, et lui adjoindre une photo et/ou un fichier. Lien : Documents Page 5 sur 5

6 Tout utilisateur peut ajouter un document qu il trouve intéressant, et lui adjoindre un fichier. Lien : Liens Tout utilisateur peut ajouter un lien qu il trouve intéressant, et lui adjoindre un fichier. Lien : Blog Tout utilisateur peut ajouter une information qu il trouve intéressante, et lui adjoindre une image d illustration. Après validation, cette information sera publiée sur le site, dans un affichage de type blog. La validation des éléments mutualisables Toute élément mutualisable posté sur le site n est publiée qu après validation par l administration. Pour valider une offre, il suffit à l utilisateur de niveau Staff ou Administrateur d ouvrir la fiche en modification avec le bouton. La fiche apparaît alors avec un bouton «Validation» à la place du bouton «OK» Ci-dessous un exemple de fiche ouverte par un administrateur ou un membre du staff. Un clic sur le bouton Valider provoquera la validation de l annonce. Si l auteur de l annonce la modifie après validation, elle sera de nouveau présentée à l administration pour validation. LES CARNETS D ADRESSE Lien : Réseau xxxx Ce lien ouvre l affichage du carnet d adresse du Réseau xxxx, tel qu il apparaît aux utilisateurs de niveau Annonceur (les carnets d adresse ne sont pas mutualisés). Cette vue permet de préserver l anonymat des personnes, en affichant (ou pas, selon les informations du profil) un pseudo ou le nom réel. Le bouton contact permet de contacter la personne par mail, sans connaître ni son nom ni ses coordonnées mail Page 6 sur 6

7 Lien : Carnet xxx C est l affichage du carnet d adresse du réseau, tel qu il apparaît aux utilisateurs de niveau «Annonceur plus» (les carnets d adresse ne sont pas mutualisés). Cette vue affiche les coordonnées complètes des membres. Le bouton contact permet de contacter la personne, tandis que le bouton de visualisation permet de consulter la fiche complète. PROCESSUS DE PUBLICATION D UNE ANNONCE Quand un utilisateur publie une annonce : - l annonce est postée sur le site, mais n est pas visible - l administrateur reçoit un mail lui signalant l annonce à valider - quand l administrateur valide l annonce, l annonceur reçoit un mail lui signalant la validation - l annonce est alors visible sur le site - l administrateur peut alors lancer une diffusion «flash» de l annonce - ou il peut décider de ne pas la diffuser en flash, dans ce cas elle pourra paraître dans le récapitulatif qu il est possible de diffuser hebdomadairement ou à d autre fréquences DIFFUSION «FLASH» Pour diffuser une annonce «flash», il faut utiliser le bouton ci-dessous : Page 7 sur 7

8 L écran ci-dessous s ouvre alors : qui permet de saisir un message d accompagnement de l annonce. Le bouton «Standard» permet de générer un message Standard. Le bouton ENVOYER provoque l envoi à tout le groupe. ENVOI DE MESSAGES MAIL Il est possible d envoyer des messages mail à tout ou partie du réseau, comme un mail-list. Cela peut être utile pour signaler une conférence, un manif, un événement, etc. Pour ce faire, il faut tout d abord rédiger un message à l aide du lien «Envoi Message» et du bouton «Nouveau» Page 8 sur 8

9 Dans le corps du message, vous pouvez utiliser des mots clé qui seront remplacés au moment de l expédition. Par exemple, le mot-clé #_Prénom_# sera remplacé par le prénom du destinataire au moment de l envoi. Cela permet de personnaliser les messages. Mots-Clé utilisables dans les messages : #_Prénom_# #_Nom_# #_CodeAccès_# #_MotDePasse_# #_ParrainNom_# #_ParrainMail_# Le message apparaît alors dans la liste des messages comme ci dessous : Le bouton d envoi immédiat groupe. permet d envoyer le message à l ensemble des membres du Pour une sélection partielle, il faut utiliser le bouton Ce bouton ouvre un écran de sélection. Sur cet écran, entrer vos critères de sélection, puis cliquer sur le bouton Sélectionner. La liste des destinataires répondant aux critères est alors affichée. Vous pouvez alors supprimer tout ou partie de la sélection. Le bouton «Envoyer» déclenche le mailing. Page 9 sur 9

10 EVENEMENTS ET INVITATIONS La gestion des évènements La plateforme permet la gestion des évènements que vous organisez : envoi des invitations et suivi des réponses. Pour ce faire, il faut commencer par créer un événement, avec le lien Evénement. Vous pouvez préciser un nombre maximum de réponses positives, et l ouverture ou la fermeture des réservations pour cet événement Une fois validé, l événement apparaît dans la liste. Puis il faut envoyer les invitations. Pour ce faire, il faut créer un message classique qui contiendra un mot clé pour le suivi des réponses, via le lien Envoi Message puis le bouton Nouveau. Page 10 sur 10

11 Le lien «Ajouter une invitation pour l événement» permet d ajouter le mot clé pour l événement considéré. En l occurrence, ce mot-clé est ici #_INVITATION_1#, car cela concerne l événement qui porte 1 pour identifiant unique ; Le message est alors envoyé classiquement, à tout ou partie du groupe, comme les autres messages. Page 11 sur 11

12 Ce mot clé sera transformé automatiquement en un lien de réponse positive à l événement, et un lien de réponse négative, comme ci dessus. Un clic sur ce lien enregistre la réponse de la personne invitée. Le bouton «Evenement» permet alors d afficher l écran ci dessous Puis un clic sur le bouton «invitations» permet d afficher la liste des invitations émises et des réponses, comme ci dessous : Page 12 sur 12

13 Les boutons IMP TOUT et IMP OK permettent de générer un fichier PDF avec la liste des personnes invitées. ADMINISTRATION GENERALE L administration des membres Le menu Administration des membres n est affiché que pour le staff du site. Il affiche une liste des membres, avec en dessous des boutons spéciaux permettant de réaliser des opérations courantes : Page 13 sur 13

14 Envoyer code d accès : envoie login / password à l utilisateur Mail KO : signale que l adresse mail est KO. Aucun mail ne sera plus envoyé à cette adresse. Le parrain de l utilisateur sera invité à communiquer la nouvelle adresse du filleul Valider l accès : autorise la connexion de l utilisateur sur le site Dévalider l accès : interdit la connexion de l utilisateur sur le site Archiver : accès interdit, et l utilisateur ne sera plus concerné par les vérifications de mail Supprimer définitivement : détruit l utilisateur Supprimer DBA : détruit l utilisateur sans notification Le menu d administration N est accessible qu au profils DBA Supprimer les annonces expirées permet de détruire toute annonce dont la date d expiration est dépassée. Il est recommandé d exécuter ce programme tous les mois. La date de dernière exécution est affichée. Contrôle des annonces > Expédier le message : permet d envoyer un message à tout utilisateur ayant publié une annonce depuis plus de 30 jours pour lui signaler que son annonce est toujours en ligne et l inviter à en contrôler la validité, et la modifier/détruire si nécessaire. Page 14 sur 14

15 De plus, un message est expédié aux parrains dont les filleuls ont des adresses KO sont invités à rechercher ces adresses. Il est recommandé d exécuter ce programme tous les mois. La date de dernière exécution est affichée. Expédier le message hebdomadaire : permet d envoyer un message hebdomadaire comportant un récapitulatif de toutes les annonces crées ou modifiée dans la semaine. Le bouton MUTU permet de paramétrer la mutualisation des publications Le bouton AIDE permet de rédiger la page d aide accessible à tout utilisateur via le lien «Aide» du menu Versions du document DATE Version Commentaires 20 juin Version initiale 25 juin Détail de la validation + restructuration 21 nov Détail du processus de validation des annonces + Modification diffusion flash + Modif écran évènement Page 15 sur 15

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