Gagnez en performance, confiez-nous tous vos envois MAILEVA OFFICE FAQ. Des questions? Besoin d accompagnement?

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1 Gagnez en performance, confiez-nous tous vos envois MAILEVA OFFICE FAQ Des questions? Besoin d accompagnement? Contactez l équipe support utilisateur : Par téléphone : (service gratuit + prix d appel) Par support@maileva.com Février 2017

2 SOMMAIRE DECOUVRIR MAILEVA OFFICE 3 Qu est-ce que Maileva Office? 3 Quelle est la différence entre l Espace Client Maileva et Maileva Office? 3 Quelles économies vais-je réaliser avec Maileva Office? 3 De combien de temps ai-je besoin pour réaliser un envoi depuis Maileva Office? 3 Puis-je bénéficier d un accompagnement personnalisé? 3 Ai-je besoin de m abonner pour utiliser Maileva Office? 4 Maileva Office est-il payant? 4 Est-ce possible d avoir plusieurs utilisateurs pour le même compte? 4 INSTALLER ET METTRE EN SERVICE MAILEVA OFFICE 4 Quels sont les prérequis pour installer Maileva Office? 4 Comment installer Maileva Office? 5 Comment mettre à jour Maileva Office? 5 Mes données sont-elles conservées lorsque je mets à jour ma version de Maileva Office? 5 Les droits définis sur mon Espace Client s appliquent-t-ils sur Maileva Office? 5 REALISER UN ENVOI 5 Peut-on réaliser un envoi hors connexion? 5 Y a-t-il un minimum de volume par envoi? 5 Puis-je gérer mes contacts depuis Maileva Office? 5 Puis-je ajouter des annexes? 6 Puis-je ajouter des pages ou fonds de pages? 6 Puis-je personnaliser mes envois? 6 Puis-je planifier mes envois? 6 Puis-je archiver mes envois? 6 Puis-je annuler un envoi? 6 Sous quel délai mes courriers sont-ils remis à La Poste? 6 Comment puis-je savoir que mon envoi a bien été pris en compte? 7 Quelle est la qualité d impression de mes courriers? 7 SECURITE 7 Mes données sont-elles bien protégées? 7 Pendant combien de temps sont-elles conservées? 7 Où sont archivés mes documents? 7 DEVELOPPEMENT DURABLE 7 Quels sont les engagements en termes d environnement? 7 FAQ Maileva - 2/7

3 DECOUVRIR MAILEVA OFFICE Qu est-ce que Maileva Office? Maileva Office est un plugin intégré nativement à la barre d outils Microsoft Office. Il permet d envoyer facilement vos documents Word ou PDF par courrier, recommandé ou dématérialisé (vers un coffre-fort Digiposte). Quelle est la différence entre l Espace Client Maileva et Maileva Office? L Espace Client Maileva vous permet de réaliser tous vos envois directement depuis n importe quel ordinateur via le site sécurisé Maileva.com. Utilisez tous les canaux d envois : recommandé, courrier, , SMS, fax Maileva Office vous permet de réaliser des envois de courriers, recommandés (dont LR copro) et dématérialisé (vers le coffre-fort Digiposte) depuis votre ordinateur. Quelles économies vais-je réaliser avec Maileva Office? Vous réalisez jusqu à 30% d économies grâce aux tarifs préférentiels sur vos affranchissements* courriers, dès le 1 er pli. Vous économisez sur les matières (enveloppes, papier, encre), le matériel d impression (usure, maintenance) et gagnez du temps sur la préparation de vos envois, leur remise à La Poste, en les lançant directement depuis votre environnement de travail. Vous n avez plus besoin de vous équiper en machine à affranchir. *Tarif Lettre Grand Compte dès le 1 er courrier : contre 0.83 pour la Lettre Prioritaire / contre 0.68 pour l Ecopli. Tarifs postaux en vigueur au 1 er janvier Vous pouvez consulter les tarifs via notre plaquette tarifaire. De combien de temps ai-je besoin pour réaliser un envoi depuis Maileva Office? Avec Maileva Office, un envoi (courrier, recommandé, Digiposte) peut être réalisé immédiatement vers des centaines de destinataires. Puis-je bénéficier d un accompagnement personnalisé? Oui, nos experts sont à votre disposition du lundi au vendredi, de 9h à 18h30 au (service gratuit + prix d appel). Ils vous accompagneront via : Un appel de bienvenue pour vous aider dans la prise en main de la solution et répondre à vos éventuelles questions Une assistance dans la réalisation de vos envois Une assistance technique FAQ Maileva - 3/7

4 Ai-je besoin de m abonner pour utiliser Maileva Office? Oui, vous devez souscrire à Maileva pour pouvoir utiliser Maileva Office. Toutes les formules d abonnement permettent d y accéder. Maileva Office est-il payant? Le plugin Maileva Office est proposé gratuitement pour toutes les formules d abonnement. Des services complémentaires sont disponibles : Installation sur les postes de travail et prise en main Intégration initiale au SI et/ou évolution Personnalisation du plug-in Maileva Office Formation à distance ou sur site Est-ce possible d avoir plusieurs utilisateurs pour le même compte? Oui, vous pouvez avoir jusqu à 10 utilisateurs gratuits pour le même contrat. Parmi eux un administrateur doit être identifié. INSTALLER ET METTRE EN SERVICE MAILEVA OFFICE Quels sont les prérequis pour installer Maileva Office? Pour valider et installer Maileva Office sur un poste de travail professionnel, les prérequis suivants doivent être respectés : PC Windows uniquement (ne fonctionne pas sur MAC) Accès Internet HTTPS Windows 7-32 et 64 bits Windows 8 et et 64 bits Windows et 64 bits Windows Terminal : depuis la version Windows Server 2008 R2 Environnement Citrix : depuis la version Windows Server 2008 R2 Microsoft.Net Framework 3.5 Version Microsoft Office Word et Excel 2007(nécessite les Outils Visual studio Tools 2010 pour office RunTime), et supérieures Intel CORE ou CELERON, mémoire RAM : 2Go 100 Mo d espace disque FAQ Maileva - 4/7

5 Comment installer Maileva Office? Pour obtenir Maileva Office, vous devez installer le plugin disponible dans votre Espace Client Maileva. 1- Connectez-vous à votre Espace Client Maileva au lien suivant. 2- Téléchargez Maileva Office dans la rubrique «Outils > Maileva Office» et installez-le sur votre poste de travail. 3- Connectez-vous avec votre référence utilisateur et votre mot de passe initial qui vous a été transmis par Maileva lors de votre souscription. Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez adv@maileva.com 4- Configurez vos paramètres lors de la première utilisation : a. Ajout de l adresse de retour des preuves de dépôt pour l envoi de recommandés b. Ajout de l adresse de retour des plis non distribuables (PND) c. Ajout de l adresse postale de l expéditeur Vous pouvez désormais réaliser tous vos envois avec Maileva Office. Comment mettre à jour Maileva Office? Dès qu une nouvelle mise à jour est disponible, vous en serez informé(e) par afin de la télécharger sur votre Espace Client Mes données sont-elles conservées lorsque je mets à jour ma version de Maileva Office? Oui, l ensemble de vos données sont reprises dans la nouvelle version : options d envoi, annexes, fonds de page, insertions de page. Les droits définis sur mon Espace Client s appliquent-t-ils sur Maileva Office? Oui, l ensemble des droits définis par l administrateur du compte Maileva pour l Espace Client s appliquent également sur Maileva Office. REALISER UN ENVOI Peut-on réaliser un envoi hors connexion? Il est possible de préparer vos envois hors connexion à partir d un fichier Excel ou Word. Une fois que vous accèderez de nouveau à Internet, il suffira de cliquer sur le bouton «Envoyer courriers» pour que l envoi soit automatiquement transmis à Maileva. Y a-t-il un minimum de volume par envoi? Non, il n y a aucun minimum de volume. Vous pouvez toucher jusqu à destinataire(s) par envoi de manière autonome. Au-delà, contactez notre service client au (service gratuit + prix d appel). Vous bénéficierez des tarifs d affranchissement préférentiels dès le premier courrier. Puis-je gérer mes contacts depuis Maileva Office? Non, Maileva Office ne propose pas la gestion des contacts. FAQ Maileva - 5/7

6 Puis-je ajouter des annexes? L ajout d annexes : ajout d un document non personnalisé à la fin du courrier. L annexe peut contenir plusieurs pages. Il est possible d ajouter des annexes à vos documents à envoyer. Pour cela, cliquez sur Il est ensuite possible de les visualiser et de les supprimer Puis-je ajouter des pages ou fonds de pages? Fond de page : ajout d un document A4 contenant l en-tête, le logo de l entreprise ou la structure d un tableau (pour une facture par exemple). Le document est destiné à être envoyé sous le contenu des documents envoyés. Cliquez sur et sélectionnez le document à importer. Une fois importé, il est enregistré dans l onglet et peut être sélectionné pour tout envoi. Page : ajout d une page non personnalisée entre deux pages ou à la fin du courrier (cgs, cgv ) Cliquez sur > Insérer une page au verso, et sélectionnez le document à importer. Une fois importé, vous pouvez l insérer au verso de la 1ère page, dernière page ou de toutes les pages du courrier Puis-je personnaliser mes envois? Non, La personnalisation des courriers n est pas disponible. Maileva Office permet l envoi de documents différents vers chacun de vos destinataires à partir d un même fichier. Cependant, il n est pas possible d ajouter des champs de personnalisation (Civilité, Prénom, Nom ). Puis-je planifier mes envois? Oui, vous pouvez décider de lancer votre envoi immédiatement ou de le planifier : dans les 30 jours à venir s il s agit d un courrier, jusqu à 12 mois s il s agit d un recommandé ou LR copro. Planification non disponible pour un envoi Digiposte. Puis-je archiver mes envois? Oui, vous pouvez archiver vos envois pendant 1, 3, 6 ou 10 ans et les consulter en ligne à tout moment. Dans le cas d un envoi de recommandé, l archivage et la consultation sont inclus pour une durée de 3 ans. Puis-je annuler un envoi? Toute demande d annulation est soumise à certaines conditions. Pour cela, contactez votre Service Client au plus tôt, du lundi au vendredi, de 9h à 18h30 au (service gratuit + prix d appel). Sous quel délai mes courriers sont-ils remis à La Poste? Les courriers sont remis à la Poste le jour même pour toute demande transmise avant 14h (heure de métropole). Pour un envoi LR copro, les courriers sont remis sous 3 jours ouvrés à La Poste. FAQ Maileva - 6/7

7 Comment puis-je savoir que mon envoi a bien été pris en compte? Dès la validation de votre envoi, retrouver cette information dans votre Suivi Maileva Office en cliquant sur Quelle est la qualité d impression de mes courriers? Maileva dispose du 1 er centre de production page à page couleur en Europe (7 imprimantes numériques XEROX IGEN 150). Pour évaluer vous-même la qualité d impression de Maileva, vous pouvez envoyer gratuitement un courrier test à l adresse de votre choix. SECURITE Mes données sont-elles bien protégées? Maileva a mis en place le protocole HTTPS pour vous faire bénéficier d une transmission entièrement sécurisée. Pendant combien de temps sont-elles conservées? Les fichiers (documents et adresses) sont détruits après l envoi. Où sont archivés mes documents? Toutes vos données et documents sont archivés en France sur nos propres serveurs, sécurisés et labélisés Tiers de confiance par la FNTC. DEVELOPPEMENT DURABLE Quels sont les engagements en termes d environnement? Maileva assure la neutralité carbone de l'ensemble de ses offres et s engage à utiliser des consommables respectueux de l environnement : Papiers labellisés PEFC et issus de forêts durablement gérées. Enveloppes 100% recyclables reconnues par l Ecolabel Européen. Toner composé de pigments écologiques complètement solubles dans l'eau. Maileva s engage également à faire collecter des déchets de production (papier, carton, toner, etc.) par des sociétés expertes dans le recyclage de déchets industriels. FAQ Maileva - 7/7