Sommaire. Recherche des calendriers partagés Partage de calendrier Phase 2 : Ajout d Alias des calendriers partagés...

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2 Sommaire Introduction... 2 Prérequis... 2 Configuration d un nouveau compte de messagerie avec ActiveSync... 5 Affichage des contacts de l annuaire ou partagés Affichage des calendriers partagés Phase 1: Ajout des calendriers partagés Recherche des calendriers partagés Partage de calendrier Phase 2 : Ajout d Alias des calendriers partagés Activer la visualisation de la disponibilité des utilisateurs Créer un nouveau groupe de calendriers Créer et planifier un rendez-vous La messagerie mobile IOS Configuration du compte Affichage des calendriers Configuration de la signature mobile Android SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

3 Introduction Pour bénéficier des pleines fonctionnalités de la messagerie collaborative SaaS de SECUSERVE sous Outlook 2013, nous vous conseillons de vous connecter à votre compte de messagerie en ActiveSync qui vous permettra d'exploiter la gestion de calendrier et d'autres fonctionnalités de collaboration auxquelles vous n'avez pas accès si vous vous connectez via IMAP4 ou POP3. Prérequis Il faut savoir que ActiveSync permet de synchroniser 1, 3, 12 mois ou toutes les données du compte. Paramétrage de la durée de synchronisation : Le Curseur de synchronisation peut être configuré sur des valeurs différentes. Par défaut, la valeur est tous. Vous avez la possibilité de choisir la durée de synchronisation que vous souhaitez à la première phase de paramétrage du nouveau compte SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

4 Si le compte à configurer contient des dossiers d archives mis en place depuis la console d administration, il faudra, avant tout, ajouter ces dossiers depuis le Webmail. Pour ce faire, rendez-vous sur le Webmail: La fonction d auto-archivage activé sur le compte est à vérifier depuis la console d administration : SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

5 Depuis le Webmail : 1. Rendez-vous sur dossier 2. Cliquer sur Ajouter, puis ajoutez le nom du dossier Archive et cliquez sur Créer 1 2 De cette façon, le dossier Archive et ses sous-dossiers vont être synchronisés sur Outlook SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

6 Configuration d un nouveau compte de messagerie avec ActiveSync Sur votre bureau: 1. Cliquez sur le raccourci Microsoft Outlook S il s agit d un premier lancement, Outlook vous invite à créer un nouveau profil Dans le cas où vous voulez créer un nouveau profil, rendez-vous dans panneau de configuration -> Comptes d utilisateurs -> Mail -> Afficher les profils puis Créez un nouveau compte SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

7 Par la suite, dans Outlook 2013 : 2. Choisissez l onglet fichier, puis ajouter un compte SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

8 3. Choisissez configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires -> Cliquez sur Suivant 4. Sélectionnez par la suite Service compatible Outlook.com ou Exchange ActiveSync -> Cliquez sur Suivant SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

9 Une nouvelle fenêtre s affiche. 5. Veuillez saisir les informations concernant votre compte de messagerie. Dans cet exemple, nous utilisons l adresse de messagerie «demo@purmail.net» Nom du compte de messagerie : exemple demo Adresse de messagerie de votre compte Serveur de messagerie : dans cet exemple le serveur «mails-ng.optimails.com» Saisissez à nouveau votre adresse de messagerie et le mot de passe de votre compte Une fois les informations bien renseignées, attendez que la phase de test se termine. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

10 6. Cliquez sur Fermer et puis sur suivant Votre compte est maintenant prêt à être utilisé. 7. Cliquez sur Terminer Outlook 2013 Démarre SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

11 Et voilà, votre nouveau compte de messagerie est configuré et prêt à l emploi. Note : LA RECUPERATION DES MESSAGES PEUT PRENDRE UN TEMPS IMPORTANT cela dépend de la taille de la boîte aux lettres, des dossiers à synchroniser. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

12 Affichage des contacts de l annuaire ou partagés. Seuls les contacts personnels sont affichés dans votre carnet d adresse Outlook, pour pouvoir afficher les contacts de l annuaire global du domaine, il faudra configurer la connexion à l annuaire avec LDAP. Dans Outlook 1. Cliquez sur l onglet Fichier. 2. Cliquez sur paramètres du compte. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

13 3. Cliquez sur l onglet Carnets d adresses, puis sur le bouton Nouveau Sélectionnez la première option et cliquez sur le bouton Suivant SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

14 Information sur le serveur de connexion : Sur cette fenêtre 5. Renseignez les informations concernant le serveur LDAP. Dans cet exemple le serveur est mails-ng.optimails.com Saisissez le nom du serveur Dans cet exemple : «mails-ng.optimails.com» Saisissez votre adresse et mot de passe 3 6. Cliquez sur paramètres supplémentaires une fenêtre s affiche, cliquez sur OK SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

15 Ensuite une nouvelle fenêtre s affiche 7. Saisissez le nom que vous souhaitez (tel qu il apparaitra ensuite dans votre carnet d adresse) pour votre serveur LDAP. 8. Cliquez sur Appliquer puis sur OK SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

16 Voilà, la configuration est réussie. 9. Cliquez sur Terminer Vous retrouverez ensuite les contacts du domaine directement sur votre carnet d adresses. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

17 10. Cliquez sur Fermer, Il faudra redémarrer Outlook pour que les modifications soient prises en compte. Une fois Outlook redémarré, vous pouvez accéder à l annuaire du domaine en créant un nouveau message. 11. Cliquez sur A pour indiquer le(s) destinataire(s). Une nouvelle fenêtre s affiche, à ce niveau, vous pouvez choisir dans la liste déroulante les contacts : Soit dans vos contacts personnels ou contacts de l annuaire de votre domaine SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

18 Affichage des calendriers partagés. Pour pouvoir afficher l ensemble des calendriers partagés sur votre smartphone ou Outlook il faut au préalable autoriser le partage des calendriers en créant un alias. Phase 1: Ajout des calendriers partagés Accédez au Webmail en mode Client Pronto! par la page suivante : Note: veillez a bien choisir le bon serveur de messagerie : dans cet exemple = mails.optimails.com SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

19 Une fois connecté, rendez-vous sur la partie calendrier. Sur la barre d accès rapide, vous pouvez accéder au calendrier Sur la partie calendrier, vous pouvez voir l ensemble des calendriers crées et partagés. Différentes actions sur le calendrier sont disponibles : L option + permet : Créer un calendrier Rechercher des calendriers partagés SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

20 Recherche des calendriers partagés Recherchez le calendrier partagé (voir plus bas) avec vous et auquel vous voulez accéder. - Une fois trouvé, cliquez sur rechercher, puis sélectionnez le calendrier pour qu il puisse apparaître dans votre Webmail L option permet : Renommer le calendrier Partager le calendrier Partage de calendrier Pour partager un calendrier, toujours sur le Webmail : Sélectionnez le calendrier à partager, et cliquez sur Accorder accès à SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

21 Il suffit de sélectionner la personne à laquelle vous voulez accorder l accès à votre calendrier. Une fois que vous avez choisi la ou les personnes, vous pouvez définir par la suite, le niveau d autorisation d accès au calendrier. Plusieurs possibilités se présentent : Lecture Ecriture Administrer Personnalisé -> qui propose aussi plusieurs choix SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

22 Une fois que vous avez ajouté les calendriers partagés, vous les verrez apparaître dans votre Webmail SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

23 Phase 2 : Ajout d Alias des calendriers partagés Pour ce faire, il faudra se connecter sur le webmail classique en HTML Déconnectez-vous maintenant du Pronto! Et connectez-vous sur le webmail classique avec le même login, mot de passe Après connexion, cliquez sur Paramètres comme indiqué: SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

24 Puis sur l onglet Dossiers. Cliquez au niveau de la ligne Affichage des dossiers sur l option tous les dossiers abonnés 1 2 Une nouvelle fenêtre s affiche: Dans notre cas le calendrier partagé est : ~alice@purmail.net/calendrier Donnez un nom à l alias «Nom de l alias» (vous pouvez rentrer le même nom) Saisissez le nom du calendrier dans le champ «Nom du dossier» Copier/coller le nom du calendrier partagé Les noms des calendriers partagés sont affichés en bas dans la fenêtre SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

25 Validez la configuration en cliquant sur l icône en haut de la fenêtre Et voilà, les alias sont mis en place dans le Webmail Sur Outlook, après redémarrage, vous pouvez voir le calendrier partagé affiché Votre calendrier Calendrier d Alice SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

26 Activer la visualisation de disponibilité des utilisateurs Cette fonctionnalité est utile pour organiser des réunions avec des personnes qui n ont pas partagés leurs calendriers avec vous et dont vous ne connaissez pas les disponibilités Pour activer cette fonctionnalité, il faut se rendre sur Outlook -> options -> options de disponibilité 1 SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

27 2 Une fenêtre s affiche. Renseignez les informations comme indiqué. Note : le serveur dans cet exemple est mails-ng.optimails.com Note : le caractère «~» s obtient avec les touches «Alt Gr» + «2» Saisissez dans les champs Publier sur mon emplacement et Emplacement de recherche Mettez 2 mois de disponibilité au lieu de 71 Une fois les paramètres saisis, cliquez sur OK. Redémarrez Outlook, pour que les paramètres soient pris en compte. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

28 Sur Outlook Créer un nouveau groupe de calendriers Dans le cas où vous organisez des rendez-vous/réunions avec des personnes précises de façon récurrente, le mieux est de créer un groupe qui contient ces personnes pour avoir un accès et une visibilité directe de leurs disponibilités. Créer un nouveau groupe SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

29 Rechercher dans la liste des contacts, dans l annuaire du domaine, les contacts dont vous voulez afficher les disponibilités Dans cet exemple le compte pour lequel nous voulons afficher la disponibilité est : dcharge@purmail.net Vous pouvez voir les disponibilités du contact dans calendrier Calendrier de dcharge Le groupe Free/busy test : contient dcharge SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

30 Créer et planifier un rendez-vous Vous pouvez planifier un rendez-vous/réunion en fonction des disponibilités de chacun, affichées dans la page de planification. Créez un nouveau Rendez-vous et sélectionnez Planification 1 Invitez ensuite les personnes que vous souhaitez inviter : Cliquez sur Inviter. 2 Sélectionnez les contacts depuis le carnet d adresses de l annuaire global du domaine. 3 4 SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

31 Une fois que vous avez Ajouté les personnes invités, vous pouvez voir leurs disponibilités. Pour que les disponibilités soient visibles, il faut que les personnes recherchées aient aussi publié leurs calendriers comme indiqué ci-dessous. Le serveur dans cet exemple est mails-ng.optimails.com SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

32 La messagerie mobile IOS Pour cet exemple, le smartphone est un iphone, La version IOS utilisée est la version : IOS Afin de bénéficier pleinement de la messagerie collaborative sur votre smartphone IPhone il faut au préalable configurer votre compte de messagerie sur ce dernier. Configuration du compte La procédure est facile à réaliser et se résume à quelques étapes, pour ce faire, il faudra se rendre : 1. Le menu réglages en sélectionnant l icône comme ci-dessous 2. Sélectionnez ensuite mails, contacts, calendrier SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

33 3. Une nouvelle fenêtre s affiche, sélectionnez Ajouter un compte compte 4. Sélectionnez Pour ajouter un La suite de la procédure concerne la configuration de votre compte de messagerie 5. La fenêtre de saisie de configuration s ouvre, il faudra renseigner les informations de votre compte. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

34 6. Remplissez les champs comme ci-dessous et cliquez sur Suivant Saisissez votre adresse Saisissez votre mot de passe 7. Il faut ensuite compléter comme ci-dessous et faire suivant Dans cet exemple, le serveur est : mails-ng.optimails.com Saisissez le nom du serveur : mails-ng.optimails.com Saisissez le nom du domaine : Exemple : purmail.net Saisissez le nom d utilisateur : Exemple : demo Saisissez le mot de passe SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

35 8. Il ne vous reste plus qu à sélectionner ce que vous voulez synchroniser sur votre iphone. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

36 Voilà, le compte a été créé correctement. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

37 Affichage des calendriers Lancez l application calendrier, puis allez ensuite dans Calendriers 1 2 Vous pouvez constater que les calendriers partagés sont bien affichés. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

38 Configuration de la signature mobile Pour configurer la signature sur iphone, il faut se rendre sur : 1. Mail, contacts, Calendrier Puis 2. Descendez le menu pour atteindre signature SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

39 Vous avez deux possibilités : Soit d appliquer la signature pour tous les comptes ou de personnaliser une pour chaque compte 3. Dans notre cas, choisissez Par compte SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

40 Vous pouvez dans ce cas, pour chaque compte, configurer une signature. 4. Dans notre cas, choisissez EXCHANGE Reste à personnaliser la signature de votre compte. Astuce : vous pouvez copier-coller une signature déjà personnalisée depuis Pronto ou Outlook. Différents comptes configurés sur l iphone Différents comptes configurés sur l IPhone SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

41 Android Pour cet exemple, le compte de messagerie est configuré sur une tablette Android Asus, les étapes de configuration sont similaires sur un smartphone. La version Android utilisée est la version : Les étapes de configuration sont indiquées ci-dessous : 1. Rendez-vous sur Paramètres SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

42 2. Cliquez sur Comptes 3. Cliquez sur Ajouter un compte SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

43 4. Choisissez un compte 5. Choisissez Exchange SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

44 Vient ensuite l étape de paramétrage du compte Le compte utilisé dans cet exemple est Compte : demo@purmail.net Serveur : mails-ng.optimails.com Domaine : purmail.net 6. Renseignez les informations concernant votre compte comme indiqué dans la capture Le nom d utilisateur est le même que l adresse Le nom du serveur SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

45 7. Une fenêtre s affiche paramètres du compte Nul besoin de changer des paramètres sur cette page sauf si vous souhaitez étendre la durée de synchronisation. Cliquez sur suivant Et voilà, votre compte est bien configuré. SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC

46 La messagerie Le calendrier SECUSERVE-CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE COLLABORATIVE ACTIVESYNC