Manuel d installation

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1 Sunet Manuel d installation

2 Sunet vous souhaite la bienvenue! Veuillez lire attentivement le présent manuel avant d installer Sunet. Sommaire Généralités... 3 Mise à jour du logiciel et de la base de données... 5 Installation... 6 Base de données de démonstration Création d un nouveau groupe Configuration des assurances et des données d une entreprise Importation des données d assurance (CSS, Helsana, Visana, ÖKK, Trust Sympany) Transmission à l aide d un certificat (CSS, Visana) Utilisation de Sunet Pour toute question concernant l installation ou la configuration de Sunet, veuillez vous adresser à l assistance téléphonique de Sunet au 041/ BBT Software AG Page 2

3 Généralités Configuration requise La configuration suivante est requise afin que Sunet puisse être installé: Windows 95C / 98 / NT 4.0 SP 6 / 2000 / XP Internet Explorer 5.0 ou version postérieure (chiffrement à 128 bit) Excel 97 ou version postérieure (pour l exportation de statistiques) Résolution XGA (1024 x 768) Un accès à Internet ainsi qu un certificat (transmission à la CSS ou à la Visana) sont nécessaires pour la transmission par voie électronique. Aucune condition particulière n est à remplir pour la transmission à la Suva, à la Zurich, à l Helsana, à l ÖKK, à la Trust Sympany, l innova ou à la Generali. Installation en réseau Sunet doit être installé sur chaque poste de travail. La base de données du groupe peut être placée sur le serveur en vue d un accès commun. Dans la fenêtre «Sunet Login», sélectionnez, sur chaque poste de travail, la base de données du groupe enregistrée dans le répertoire concerné du serveur. Le chemin d accès est mémorisé pour le prochain accès par l utilisateur. Les droits en lecture et en écriture doivent être définis pour la base de données du groupe sur le serveur ainsi que pour le répertoire du logiciel Sunet sur les postes de travail. Interface de Sunet Pour des raisons techniques, la définition de l interface d importation/exportation de données du personnel ne peut pas être reprise d une version antérieure de Sunet. Si vous utilisez déjà l interface d importation/exportation de données du personnel pour synchroniser les données de Sunet avec celles d autres systèmes de gestion du personnel, vérifiez que la définition de l interface est encore valable pour les données à importer, en choisissant la commande «Importer données», puis «Importer données du personnel» dans le menu «Options». Si nécessaire, procédez directement aux modifications. BBT Software AG Page 3

4 Aide en ligne Vous trouverez une description détaillée de l utilisation de Sunet dans l aide en ligne de ce logiciel. Pour afficher l aide en ligne, choisissez la commande «Aide Sunet» du menu «?» ou appuyez sur la touche «F1». La fenêtre de l aide en ligne s affiche sur le côté droit de l écran, au premier plan par défaut. Vous pouvez ainsi consulter l aide en ligne de Sunet tout en continuant à travailler dans Sunet sur le côté gauche de l écran. Si vous affichez l aide en ligne en appuyant sur la touche «F1», l aide s ouvre automatiquement au chapitre correspondant à la fenêtre de saisie ouverte dans Sunet. Offre de formation Etes-vous intéressé par un cours d introduction à Sunet? Si tel est le cas, veuillez consulter notre offre en matière de formation sous: BBT Software AG Page 4

5 Mise à jour du logiciel et de la base de données Mise à jour du logiciel Il est conseillé de désinstaller Sunet sur tous les postes de travail avant de procéder à la mise à jour afin d éviter tout conflit de version dans votre entreprise. Réutilisation d une version antérieure de Sunet Sunet 4.0 permet d ouvrir des bases de données des versions suivantes: version 3.5 de Sunet et versions postérieures Une fois Sunet 4.0 installé, vous pouvez sélectionner et ouvrir une base de données (xxx.asb) des versions susmentionnées comme à l accoutumée, en cliquant sur le bouton «Sélectionner autre groupe» ou sur l icône de la fenêtre «Sunet Login». Vous devez alors convertir la base de données au format de Sunet 4.0. Durant la conversion, une copie de sauvegarde de la base de données existante est créée automatiquement; elle est dotée de l extension.old. Si des erreurs se produisent lors de la conversion ou que le résultat escompté n est pas obtenu, vous pouvez réutiliser votre ancienne base de données en affectant l extension.asb (VotreGroupe.asb) à la copie de sauvegarde (VotreGroupe.old). Attention: Après la première ouverture d une ancienne base de données dans Sunet 4.0, vous ne pouvez plus ouvrir cette base de données que dans la version 4.0 de Sunet. Versions ANTERIEURES à la version 3.5 Grâce à un outil séparé, il est possible de mettre des bases de données des versions de logiciel suivantes au niveau de Sunet 3.5: Assurbox 2.0 (reprise des données du personnel uniquement) Assurbox 3.0 Sunet 1.2 (reprise des données du personnel uniquement) Sunet 2.0 Sunet 3.11 Vous pouvez télécharger cet outil sur notre site Internet: Sur cette page, vous trouverez les instructions pour la conversion de votre ancienne base de données. Il vous faudra ensuite procéder à une nouvelle conversion au format de Sunet 4.0 (cf. ci-dessus). BBT Software AG Page 5

6 Installation Placez le CD-Rom de Sunet dans le lecteur de CD-Rom. Si l exécution automatique est activée, le programme d installation s exécute automatiquement. Sinon, affichez le contenu du CD-Rom et lancez l installation en double-cliquant sur le fichier setup.exe. Choisissez la langue désirée pour le programme d installation, puis cliquez sur «OK». Le programme d installation de Windows prépare la procédure d installation. BBT Software AG Page 6

7 La vue suivante s affiche: Cliquez sur «Suivant» pour commencer l installation. Acceptez le contrat de licence, puis cliquez sur «Suivant». BBT Software AG Page 7

8 Saisissez votre nom d utilisateur et votre organisation. Dans la partie inférieure, activez l option désirée, puis cliquez sur «Suivant». Cliquez sur «Suivant» si vous souhaitez installer Sunet à l emplacement standard. Pour modifier le dossier d installation de Sunet, activez l option «Installation personnalisée», puis cliquez sur «Suivant». BBT Software AG Page 8

9 Cliquez sur l icône de flèche vers le bas située à gauche du texte «Sunet». Modifiez le dossier cible, puis cliquez sur «Suivant». Cliquez sur «Installer». BBT Software AG Page 9

10 L installation de Sunet commence. Cliquez sur «Terminer». Une fois l installation terminée, choisissez «Tous les programmes» (Windows XP), puis «Sunet» dans le menu «Démarrer» afin de lancer l application. BBT Software AG Page 10

11 Base de données de démonstration Pour que vous puissiez vous familiariser avec Sunet, nous avons créé un groupe et une entreprise de démonstration. Créez votre propre groupe dès que vous souhaiterez travailler de façon productive dans Sunet. Lancez Sunet. Après le lancement de Sunet, la fenêtre «Sunet Login» s affiche. Sélectionnez-y le groupe à traiter, dans la zone Base de données du groupe, en cliquant sur le bouton «Sélectionner autre groupe» ou sur l icône. Lors de l installation de Sunet, le groupe «Demo AG» a été copié dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez sélectionner ce groupe-test en guise d exemple. Choisissez également l une des quatre langues disponibles (français, allemand, italien ou anglais) dans le champ correspondant. Vous pouvez accéder à une entreprise-test du groupe-test en choisissant l entreprise désirée dans le champ sans nom de la zone «Login» et en utilisant le nom d utilisateur «Administrator» et le mot de passe «BBT» (en majuscules). Cliquez ensuite sur le bouton «Ouvrir». La fenêtre de Sunet s affiche. BBT Software AG Page 11

12 Création d un nouveau groupe Sunet permet de gérer plusieurs groupes indépendants les uns des autres. Au sein d un groupe, il est possible de gérer plusieurs entreprises. Une base de données est créée pour chaque groupe. Après le lancement de Sunet, la fenêtre suivante s affiche: Cliquez sur le bouton «Créer nouveau groupe». Dans le champ «Nom de fichier», saisissez le nom du nouveau groupe, puis cliquez sur le bouton «Ouvrir». Un message s affiche. Il indique que le groupe n existe pas encore et vous invite à confirmer que vous souhaitez bien le créer. Confirmez en cliquant sur «Oui». BBT Software AG Page 12

13 Dans la fenêtre «Sunet Login», vous pouvez ouvrir le groupe que vous venez de créer en cliquant sur le bouton «Ouvrir». Cliquez sur le bouton «Suivant». BBT Software AG Page 13

14 Dans le champ «Nom» de la vue suivante, saisissez le nom de votre groupe. Cliquez sur le bouton «Suivant». BBT Software AG Page 14

15 Cliquez sur le bouton «Créer nouvelle entreprise». BBT Software AG Page 15

16 La fenêtre «Créer nouvelle entreprise» s affiche. Les données relatives à l entreprise sont constituées par l adresse de celle-ci et le temps de travail hebdomadaire. Les champs avec des noms en gras sont obligatoires. Remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre «Date de création de l entreprise» s affiche. Entrez la date de création de l entreprise, puis cliquez sur «OK». BBT Software AG Page 16

17 Saisissez une première fois le mot de passe de l administrateur de l entreprise, puis une seconde fois pour le confirmer. Répétez les opérations ci-dessus si vous souhaitez créer d autres entreprises ou cliquez sur le bouton «Suivant». BBT Software AG Page 17

18 La vue suivante s affiche: La configuration de base de Sunet est terminée. Cliquez sur le bouton «Suivant». BBT Software AG Page 18

19 Configuration des assurances et des données d une entreprise La fenêtre «Sunet Login» s affiche. Saisissez le mot de passe que vous avez défini, puis cliquez sur le bouton «Ouvrir». Lisez les informations figurant dans la boîte de dialogue qui s affiche et répondez à la question posée. La boîte de dialogue suivante s affiche: Cliquez sur «OK». BBT Software AG Page 19

20 La fenêtre «Données de l entreprise» s affiche. L onglet «Assurances» permet de saisir les données des contrats d assurance valables pour l entreprise. Pour configurer les assurances, cliquez sur le bouton «Configurer» de la zone concernée (LAA, complément LAA ou maladie). Si vous êtes assuré LAA, complément LAA et/ou maladie auprès de la CSS, d Helsana, de Visana, de l ÖKK ou de Trust Sympany, vous pouvez importer vos données d assurance. Pour ce faire, demandez un CD-Rom ou une disquette comportant les informations relatives à vos polices à l assureur concerné. Dans ce cas, conservez l option «Pas de police» pour chaque type d assurance (LAA, complément LAA, maladie). La procédure d importation des données relatives aux contrats d assurance est décrite à partir de la page 30 du présent manuel. BBT Software AG Page 20

21 Exemple Configuration de la police LAA Suva. Dans la zone «LAA», cliquez sur le bouton «Configurer». La fenêtre «LAA - Assurances» s affiche. Cliquez sur le bouton «Nouveau». Entrez la date de début de l assurance et choisissez l assureur souhaité dans le menu déroulant «Assurance». Cliquez sur le bouton «Enregistrer». Pour saisir les données du contrat d assurance, cliquez sur le bouton «Paramètres». Dans le champ «N de client», saisissez le numéro que l assureur a attribué à votre entreprise. Si vous ne connaissez pas ce numéro, adressez-vous à l assureur concerné. BBT Software AG Page 21

22 Utiliser plusieurs agences: Activez cette option si votre entreprise est suivie par plusieurs agences de la Suva. Configurer les parties d entreprise: Certaines entreprises comportent différentes parties d entreprise, comme les bureaux ou la production. Les désignations A, B, etc. sont définies par la Suva. Pour toute question concernant les parties d entreprise, veuillez vous adresser à votre agence Suva. Configurer les n indemn. journ.: Si vous avez reçu plusieurs numéros d indemnité journalière de la Suva, vous pouvez les saisir ici. Pour toute question concernant les numéros d indemnité journalière, veuillez vous adresser à votre agence Suva. Le numéro d indemnité journalière approprié est à choisir sur l onglet «Détails» de chaque déclaration de sinistre LAA. Si l entreprise ne possède qu un seul numéro d indemnité journalière, celui-ci figurera automatiquement sur l onglet «Détails» des déclarations de sinistre LAA. Configurer les n d adresse: Si vous avez reçu plusieurs numéros d adresse de la Suva, vous pouvez les saisir ici. Pour toute question concernant les numéros d adresse, veuillez vous adresser à votre agence Suva. Le numéro d adresse approprié est à choisir sur l onglet «Détails» de chaque déclaration de sinistre LAA. Si l entreprise ne possède qu un seul numéro d adresse, celui-ci figurera automatiquement sur l onglet «Détails» des déclarations de sinistre LAA. Agence: Dans ce champ, choisissez l agence compétente pour l entreprise. Les données relatives à cette agence s affichent automatiquement. Il n est PAS possible de choisir une deuxième agence dans la fenêtre «LAA - Suva», mais sur l onglet «Accident» de la fenêtre de déclaration de sinistre. Transmission Il est conseillé d activer l option «HTTPS/SSL» pour la transmission électronique des déclarations de sinistre. Si vous activez l option «HTTP/3DES», vous devez importer une clé à partir de la disquette-clé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Gestionnaire de la clé». Lorsque toutes les données sont saisies, cliquez sur le bouton «Enregistrer». Pour revenir au point de départ, cliquez sur l icône «<<». Répétez les opérations ci-dessus pour configurer les assurances complément LAA et maladie. La procédure est identique. Toutefois, les masques peuvent être quelque peu différents. BBT Software AG Page 22

23 Modification des données de l entreprise L onglet «Données de l entreprise» comporte l adresse de l entreprise, des informations concernant les responsables et le temps de travail hebdomadaire. Pour modifier les données de l entreprise, cliquez sur le bouton «Modifier». BBT Software AG Page 23

24 Sur l onglet «Adresse de paiement», vous pouvez saisir les relations bancaires et postales de l entreprise. La sélection effectuée dans le champ «Genre de compte» détermine le compte de l entreprise sur lequel l argent sera transféré par l assureur. Dans le cas d une police d assurance Suva, l argent sera transféré sur le compte figurant dans la police. Remarque: Si vous avez uniquement configuré une assurance-accidents à la Suva comme assurances, l onglet «Adresse de paiement» ne s affiche pas. Si vous configurez une autre assurance (complément LAA ou maladie), l onglet «Adresse de paiement» s affiche automatiquement. BBT Software AG Page 24

25 L onglet «Paramètres» permet de définir des paramètres de base pour l entreprise. Dans la zone «Options», vous pouvez activer les paramètres suivants: Toujours imprimer une copie des déclarations de sinistre LAA: Si vous activez cette option, les impressions de déclarations de sinistre LAA s effectueront toujours en double exemplaire.* Toujours imprimer une copie des déclarations de maladie: Si vous activez cette option, les impressions de déclarations de maladie s effectueront toujours en double exemplaire.* N de personnel obligatoire: Cette option, activée par défaut, requiert obligatoirement la saisie d un numéro de personnel dans les données du personnel (si vous souhaitez importer des données du personnel, cette option doit obligatoirement être activée). Numéro de téléphone des personnes assurées obligatoire: Si vous activez cette option, celle-ci requiert obligatoirement la saisie d un numéro de téléphone pour chaque collaborateur dans les données du personnel. BBT Software AG Page 25

26 Personne/instance signataire: Si vous activez cette option, le texte correspondant sera imprimé en sus de la raison sociale de l entreprise sur les déclarations de sinistre/de maladie (par exemple, Service du personnel ou Jean Dupont).* Signature du blessé/du malade sur la déclaration de sinistre/de maladie: Si vous activez cette option, la personne accidentée/malade doit également signer la déclaration de sinistre/de maladie.* * Ces options sont appropriées à condition que vous imprimiez les déclarations de sinistre/de maladie; ce n est pas le cas si vous les transmettez par Internet. Transmission par Internet La transmission des déclarations de sinistre/de maladie requiert une connexion à Internet. Si, dans votre entreprise, la connexion à Internet est établie par l intermédiaire d un serveur proxy, indiquez les paramètres proxy en cliquant sur le bouton «Configuration proxy». La configuration des paramètres proxy est décrite en détail dans l aide en lingne de Sunet. ID expéditeur (pour la Zurich seulement) L ID expéditeur sert à l identification univoque de l entreprise. Après avoir indiqué toutes les données de l entreprise, cliquez sur «Enregistrer». BBT Software AG Page 26

27 Configuration de l entreprise Une fois la saisie des données de l entreprise et des assurances terminée, vous devez configurer l entreprise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Configuration de l entreprise» dans la fenêtre «Données de l entreprise». La fenêtre suivante s affiche. Onglet Gestion des absences / Statistique: Gestion des absences / Statistique Cette option permet d enregistrer d autres absences, en sus des absences pour cause de maladie ou d accident. Vous disposez également d un gestionnaire des statistiques dans le menu «Statistique». Onglet Structure de l entreprise: L option «Définir la structure de l entreprise» vous permet de définir une structure d entreprise détaillée (échelons hiérarchiques, groupes, succursales, services, etc.). Onglet Importation/exportation : Cette option vous permet d'activer selon les besoins l'option d'importation «Importation individuelle des données personnelles» ou «Importation/exportation de la définition des interfaces du personnel». BBT Software AG Page 27

28 Onglet Données compl. Accidents/Branches: Données complémentaires sur les accidents non professionnels Pour les accidents non professionnels, vous pouvez cocher la case «Données complémentaires ANP». Vous avez alors la possibilité d entrer des informations détaillées sur les circonstances ayant favorisé l accident non professionnel. Données complémentaires sur les accidents professionnels Pour les accidents professionnels, vous pouvez cocher la case «Données complémentaires AP». Choisissez la branche désirée dans le menu déroulant «Branche» ou, si elle n existe pas encore, choisissez la branche «Standard». Vous pourrez alors saisir des informations annexes sur l accident, procéder à une analyse des causes et planifier les mesures à prendre. Onglet Imprimer: Langue par défaut lors de l impression Vous pouvez définir la langue par défaut des formulaires de déclaration de sinistre/de maladie à imprimer. Il peut s agir de la langue que vous avez choisie lors de l ouverture de session dans Sunet ou de celle définie pour chaque collaborateur dans les données du personnel. Lors de l impression d une unique déclaration de sinistre/de maladie, il est possible de choisir une autre langue que la langue par défaut. Dans l assistant d impression qui s affiche lorsque vous cliquez sur le bouton «Imprimer maintenant» d une déclaration de sinistre/de maladie, vous pouvez également choisir une autre imprimante que l imprimante par défaut, et vous disposez d une fonction d aperçu avant impression. Onglet Options: Données du personnel Pour afficher les éléments suivants de la fenêtre «Données du personnel» qui sont désactivés par défaut, cochez les cases désirées: onglet «Adresse de paiement», adresse , numéro de fax, codes des unités organisationnelles. Identification du personnel lors de l impression et de la transmission Vous pouvez choisir d imprimer le numéro de personnel ou le centre de coûts sur les déclarations de sinistre/de maladie. Affaires en suspens Vous pouvez définir ici si un nouveau message indiquant l'état des affaires en suspens «en cours» ou «réglé» doit être affiché de manière standard pour la gestion des affaires en suspens. BBT Software AG Page 28

29 Importation des données d assurance (CSS, Helsana, Visana, ÖKK, Trust Sympany) Vous pouvez importer aisément dans Sunet les données relatives à vos polices d assurance à l aide d une disquette ou d un CD-Rom comportant ces données et ayant été fourni(e) par l assureur concerné. Pour ce faire, placez la disquette (CSS, Helsana, Visana) ou le CD-Rom (ÖKK, Trust Sympany) reçu(e) dans le lecteur correspondant. Sur l onglet «Assurances» de la fenêtre «Données de l entreprise», cliquez ensuite sur le bouton «Importer données du contrat». BBT Software AG Page 29

30 Comme certaines entreprises proposent d importer les données d assurance à l aide d une disquette, Sunet a été programmé pour lire le contenu du lecteur de disquettes. Si votre appareil n a plus de lecteur de disquettes, la fenêtre «Veuillez sélectionner les données à importer» apparaît directement. Autrement, la fenêtre suivante s affiche: Pour importer les données d assurance à partir d un CD-Rom, cliquez donc sur le bouton «Annuler» et sélectionnez le lecteur de CD-Rom en lieu et place du lecteur de disquettes (A:). La fenêtre suivante s affiche: Sélectionnez le fichier doté de l extension.pfi et ayant pour nom la raison sociale de l entreprise pour laquelle vous souhaitez importer des données, puis cliquez sur le bouton «Ouvrir». BBT Software AG Page 30

31 Dans la boîte de dialogue «Importer données du contrat», vous pouvez cocher les cases des types d assurance dont vous souhaitez importer les données. Cliquez sur «OK». Le message suivant, qui confirme que l importation s est déroulée correctement, s affiche. Cliquez sur «OK». Vous pouvez désormais poursuivre la configuration de la base de données du groupe. BBT Software AG Page 31

32 Transmission à l aide d un certificat (CSS, Visana) Importation du certificat Pour transmettre des déclarations de sinistre/de maladie par voie électronique à la CSS ou à la Visana, il est nécessaire d importer un certificat de l assureur concerné. Ce certificat permet l authentification sur le serveur de la CSS ou de la Visana. Exemple (certificat de la CSS): Vous pouvez télécharger le certificat de l Internet. Il n est pas nécessaire de lancer Sunet pour procéder à l importation. En effet, celleci est gérée par le système d exploitation (Windows) de votre ordinateur. Ouvrez l'explorateur Internet et entrez l'url comme indiquée dans la letter de la CSS. La fenêtre suivante s affiche : Cliquez sur «Enregistrer» et mémorisez les données dans le dossier souhaité. BBT Software AG Page 32

33 L'aboutissement du téléchargement vous est confirmé avec la boîte de dialogue suivante: Cliquez sur «Ouvrir» et l assistant d importation de Windows pour la gestion des certificats est lancé. Cliquez sur le bouton «Suivant». BBT Software AG Page 33

34 La vue suivante s affiche. Sous «Nom du fichier», vous trouvez les données de votre certificat enregistré. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Dans le champ «Mot de passe», saisissez le mot de passe fourni par la CSS sous pli séparé. BBT Software AG Page 34

35 Cliquez sur le bouton «Suivant». Cliquez sur le bouton «Terminer». Le certificat importé doit être sélectionné lors de chaque transmission de déclarations de sinistre/de maladie. La procédure d importation du certificat de la Visana est décrite en détail dans l aide en ligne de Sunet. BBT Software AG Page 35

36 Utilisation de Sunet La préparation est désormais terminée pour l entreprise. Vous pouvez maintenant saisir manuellement des données du personnel ou les importer par le biais de l interface configurée. Dès que les données du personnel ont été saisies, vous pouvez enregistrer des déclarations de sinistre, des déclarations de maladie ou d autres absences. Lancez Sunet. Après le lancement de Sunet, la fenêtre «Sunet Login» s affiche. Sélectionnez-y le groupe à traiter, dans la zone base de données du groupe, en cliquant sur le bouton «Sélectionner autre groupe» ou sur l icône. Choisissez également l une des quatre langues disponibles (français, allemand, italien ou anglais) dans le champ correspondant. Si votre groupe comprend plusieurs entreprises, choisissez l entreprise désirée dans le champ sans nom de la zone «Login». Saisissez le mot de passe que vous avez défini. Cliquez ensuite sur le bouton «Ouvrir». La fenêtre de Sunet s affiche. BBT Software AG Page 36

37 Nous vous souhaitons un agréable travail avec Sunet et espérons que ce logiciel vous simplifiera la tâche. BBT Software AG Page 37