Manuel Administrateur TS Recrutement. Version 6.2 Màj 05/2013.

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1 Manuel Administrateur TS Recrutement Version 6.2 Màj 05/2013

2 Table des matières 1. GESTION DE LA SECURITE LES PROFILS... 7 Créer un profil... 7 Gérer les profils LES DROITS Visibilité des candidatures «hors périmètre» Les utilisateurs Droit «Mon périmètre» LE PARAMETRAGE PARAMETRAGE DES ACTIONS Gérer les actions Spécificités des actions PARAMETRAGE DES LISTES / MOTEURS DE RECHERCHE / TABLEAUX DE BORD26 Accès aux différents niveaux de paramétrage Paramétrage des listes Paramétrage des moteurs de recherche Paramétrage des tableaux de bord Paramétrage des filtres sur les listes d offres PARAMETRAGE DES FORMULAIRES Personnaliser un formulaire Spécificités du formulaire candidat Spécificités du formulaire offre Spécificités du formulaire DAR Spécificités du formulaire proposition d embauche PARAMETRAGE DE LA DIFFUSION RESTREINTE DES OFFRES PARAMETRAGE DES CRITERES DE SCORING ET DE MATCHING sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 2 / 146

3 Le Scoring Le Matching PARAMETRAGE DU REFERENTIEL METIER Administration du référentiel métier La bibliothèque d'icônes La correspondance Lingway Extraction des référentiels PARAMETRAGE DE L'INTERFACE DE LA PAGE D'ACCUEIL Paramétrage du message d'accueil Paramétrage des trucs et astuces Paramétrage du logo Back office HABILITATION DES COLLABORATEURS SUR LES OFFRES HABILITATION DES UTILISATEURS BO SUR LES COLLABORATEURS HISTORISATION DES S Paramétrage de la fonctionnalité Paramétrage des droits utilisateurs HISTORISATION DES FICHES CANDIDATURES Paramétrage de la fonctionnalité Paramétrage des droits utilisateurs LA COOPTATION PARAMETRAGE DU FRONT OFFICE GESTION DES COMPTES SANS GESTION DU MOT DE PASSE ZONE D'ACTUALITE MENTIONS LEGALES GESTION DE CONTENUS RH sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 3 / 146

4 3.6. PARAMETRAGES AVANCES La charte du FO Les liens personnels Les pièces jointes Activation de la saisie complète d un dossier de candidature EEO CODE Etat d avancement des candidatures Désactivation de la saisie des spontanées Possibilité de postuler aux offres et de se créer un compte et un dossier Activation de l obligation d être connecté pour accéder aux offres Les attestations Front Office «Social» Liste des offres Affichage des dates de publication ADMINISTRATION DES CRITERES DE RECHERCHE AFFICHAGE DES INFORMATIONS ENTITE FILTRE ENTITE MULTI-FO Le mode de publication La gestion des comptes candidats CLOISONNEMENT PAR ENTITE SURCHARGE DES LIBELLES DU FO FLUX XML L ADMINISTRATION LA BIBLIOTHEQUE DES DAR LA GESTION DES OFFRES La bibliothèque des modèles d'offres La bibliothèque des questions sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 4 / 146

5 LA BIBLIOTHEQUE DES COURRIERS Créer un courrier Gérer les courriers LA BIBLIOTHEQUE DE DOCUMENTS Ajouter un document Gérer les documents LES APPRECIATIONS Paramétrer les appréciations Gérer les appréciations LES ENTITES Gérer les entités Utilisation des données de localisation sur l entité La réaffectation Gérer les courriers d'une entité Gérer les JobBoard d'une entité LES SESSIONS LES CARNETS D'ADRESSES Créer un groupe de contacts Gérer les groupes de contacts Le mode «Grand compte» LES JOBBOARD Gérer les comptes d'accès à un JobBoard Résumé des JobBoard Gérer les listes d'écoles DirectEmploi LES CVTHEQUES LE MANUEL UTILISATEUR APPLICATION MOBILE QUELQUES PRINCIPES sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 5 / 146

6 ADMINISTRATION Paramétrage général NEWS TEXTES SPECIFIQUES A propos Conditions CNIL Texte de partage des offres AUTRES LIENS PERSONNELS CONTENUS RH PARAMETRAGE TS RECRUTEMENT FUSIONNE TS CARRIERE : IMPACT DU PARAMETRAGE DE L APPLICATION «PROFILSNET»140 Apparition du menu «Recrutement» au niveau 1 du menu de navigation Visualiser les offres d emploi Gérer mon alerte mobilité Afficher ma fiche mobilité Créer / éditer mes besoins en ressources Accéder à TalentSoft depuis ProfilsNet REFERENTIEL PARTAGE ENTRE TS ET PROFIL.NET Référentiels partagés Données collaborateurs partagées LES SOUHAITS DE MOBILITE Les souhaits de mobilité fonctionnelle Les souhaits de mobilité sur postes sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 6 / 146

7 1. GESTION DE LA SECURITE La gestion de la sécurité de l'application TS recrutement se fait au travers des droits et profils utilisateurs : - les droits permettent de définir, pour chaque fonctionnalité de l'application Back office, les autorisations de consultation / création / modification / suppression (lorsque la fonctionnalité le prévoit) ; - les profils sont des regroupements homogènes d'utilisateurs qui vont disposer des mêmes droits d'accès aux fonctionnalités de l'application et des mêmes autorisations d'utilisation (ex. : groupe Recruteurs, groupe Administrateur métier). ; - chaque utilisateur de l'application Back office doit être rattaché à un profil : o il a accès aux seules fonctionnalités définies par les droits de son profil, avec les autorisations définies pour son profil ; o il a accès aux présentations standards des listes/moteurs/tableaux de bord définies pour son profil ; o il a accès aux actions rapides sur les offres et candidatures définies pour son profil Les profils Remarques générales - Un profil peut être supprimé uniquement si aucun utilisateur n'est rattaché à ce profil. - S'il en a les droits, l'utilisateur peut créer ses propres présentations de listes / moteurs / tableaux de bord (via le menu Mon compte > Mes préférences). - Tous les utilisateurs d'un profil disposent des mêmes droits d'accès et autorisations : si vous souhaitez attribuer des droits particuliers à un utilisateur, vous devez créer un nouveau profil Créer un profil - Allez sur le menu Administration > Utilisateurs > Droits et profils > Gestion des profils. Cliquez sur Ajouter un profil. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 7 / 146

8 - Indiquez le nom du profil et renseignez les droits associés au nouveau profil pour chaque catégorie. - Pour afficher les options d'une catégorie, cliquez sur devant son nom. - Pour afficher la description de l'option, survolez l'icône avec la souris. - Pour donner les droits d'utilisation (consultation), modification, création ou suppression sur une option, cochez la case dans la colonne correspondante de cette option. - Pour donner tous les droits sur une option, cliquez sur dans la colonne Tous/Aucun de cette option. - Pour annuler tous les droits sur une option, cliquez sur dans la colonne Tous/Aucun de cette option. - Pour donner tous les droits d'utilisation (consultation), modification, création ou suppression à l'ensemble des options d'une catégorie, cliquez sur en entête de colonne de cette catégorie. - Pour annuler tous les droits d'utilisation (consultation), modification, création ou suppression à l'ensemble des options d'une catégorie, cliquez sur en entête de colonne de cette catégorie. Remarques générales : - Les cases à cocher sont affichées uniquement sur les options pour lesquelles votre profil a les droits. - Les droits de consultation sont accordés automatiquement lorsqu'un droit de création / modification / suppression est accordé. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 8 / 146

9 - Cliquez sur Créer : vous revenez sur la liste des profils. - Vous pouvez définir les présentations standards des listes / moteurs / tableaux de bord auxquelles le nouveau profil doit avoir accès : o cliquez sur dans la colonne souhaitée ; o cliquez sur Créer des préférences et définissez la présentation. VOIR PARAMETRAGE DES LISTES/MOTEURS DE RECHERCHE/TABLEAUX DE BORD - Définissez les actions rapides relatives aux offres et candidatures auxquelles le nouveau profil doit avoir accès : cliquez sur dans la colonne Actions ; cochez les actions souhaitées et cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des profils. - Pour attribuer ce nouveau profil à un utilisateur, allez sur le menu Administration > Utilisateurs > Gestion des utilisateurs. VOIR LES UTILISATEURS sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 9 / 146

10 Gérer les profils - Allez sur le menu Administration > Utilisateurs > Droits et profils > Gestion des profils. - Pour visualiser les droits d'un profil : o cliquez sur le libellé du profil souhaité : la liste des droits par catégories est affichée ; o affichez les options d'une catégorie en cliquant sur devant son nom ; o vous pouvez afficher la description de chaque option en survolant l'icône avec la souris ; o vous pouvez changer les droits en cliquant sur Modifier. - Pour modifier un profil : o cliquez sur en regard du profil souhaité : la liste des droits par catégories est affichée ; o affichez les options d'une catégorie en cliquant sur devant son nom ; o effectuez les changements souhaités et cliquez sur Modifier. - Pour supprimer un profil : cliquez sur en regard de celui-ci Les droits Visibilité des candidatures «hors périmètre» Ce droit permet de définir la visibilité des candidatures et propositions d embauche qui sont hors du périmètre de l utilisateur connecté. Les droits sont : Lorsqu on décoche le droit «Voir toutes les candidatures (pas de restriction au périmètre)», il y a les conséquences suivantes : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 10 / 146

11 - Les candidatures hors périmètres ne sont pas visibles dans l onglet «Historique» de la fiche candidat - Dans la liste des candidats et des candidatures, le picto «candidatures multiples» est visible uniquement si plusieurs candidatures dans le périmètre existe - Les candidatures hors périmètre ne sont pas envoyées dans les s - Les candidatures hors périmètre ne sont pas imprimées - Les messages liés à des candidatures hors périmètres ne sont pas visibles - Les fiches et Pj de candidatures hors périmètre ne sont pas visibles. - Les entretiens de candidatures hors périmètre ne sont pas visibles - Les appréciations de candidatures hors périmètre ne sont pas visibles Lorsqu on décoche le droit «Voir toutes les propositions d embauche (pas de restriction au périmètre)», il y a les conséquences suivantes : - Les propositions d embauche liées à des candidatures hors périmètre ne sont plus visibles dans l onglet «Embauche» - Les propositions d embauche liées à des candidatures hors périmètre ne sont pas imprimées - Les propositions d embauche liées à des candidatures hors périmètre ne sont pas sélectionnables pour envoi par . Lorsqu on décoche le droit «Accéder au contenu des candidatures (pas de restriction au périmètre)», il y a les conséquences suivantes : - Dans l onglet «Historique» de la fiche candidat, on voit la candidature, mais on ne peut pas accéder aux évènements de la candidature. - Les entretiens de candidatures hors périmètre ne sont pas visibles - Les appréciations de candidatures hors périmètre ne sont pas visibles - Les messages liés à des candidatures hors périmètres ne sont pas visibles Les utilisateurs Chaque utilisateur du Back office a un périmètre d'action défini par une entité de rattachement et des responsables hiérarchiques. Il est également rattaché à un profil, ce qui lui confère ses droits d'accès aux fonctionnalités de l'application TS recrutement, aux présentations standards des listes / moteurs / tableaux de bord et aux actions rapides sur les offres et candidatures définies pour son profil VOIR LES PROFILS Remarques générales - Les candidats / collaborateurs désignent les utilisateurs du Front office : leurs comptes sont créés depuis le Front office. - Un compte utilisateur peut être modifié. - Un compte utilisateur ne peut pas être supprimé, mais il peut être désactivé ou archivé. - Un compte utilisateur est désactivé automatiquement si un utilisateur se trompe plusieurs fois lors de la saisie de son mot de passe. Il est alors nécessaire de le réactiver manuellement. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 11 / 146

12 - Un compte utilisateur peut être archivé (ex. : l'utilisateur quitte la société) : l'utilisateur n'apparaît alors plus dans l'application. - Lorsqu'un compte est modifié, désactivé ou archivé, si l'utilisateur est responsable d'éléments (offres, candidatures), une réaffectation automatique est proposée : il s'agit de définir un nouveau responsable qui va prendre en charge ces éléments. - Un utilisateur archivé ne peut pas être réactivé Créer un compte utilisateur - Allez sur le menu Administration > Utilisateurs > Créer un utilisateur. Saisissez les nom et prénom du nouvel utilisateur et cliquez sur Continuer. - Une recherche de doublons avec les utilisateurs existants est effectuée : si des utilisateurs portant les mêmes nom/prénom sont déjà créés, le tableau ci-dessous s'affiche : o si le nouvel utilisateur porte effectivement les mêmes nom/prénom que l'un des utilisateurs existants, cliquez sur Créer un autre utilisateur : vous accédez à l'étape 2 de la création ; o pour revenir sur l'étape 1, cliquez sur Annuler la création ; o pour modifier la fiche existante de l'un des utilisateurs, cliquez sur son nom. - Complétez les informations relatives au nouvel utilisateur dans l'étape 2. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 12 / 146

13 - Profil : tous les profils de l'application sont disponibles. - Date d'expiration du compte : date de fin d'accès à l'application TS recrutement (ex. : limiter la durée d'accès à l'application pour les stagiaires). - Responsables : responsables hiérarchiques de l'utilisateur. - Entités de rattachement : périmètre auquel l'utilisateur a accès Gérer les comptes utilisateurs - Allez sur le menu Administration > Utilisateurs > Gestion des utilisateurs. - Saisissez vos critères et cliquez sur Rechercher : la liste des utilisateurs correspondant aux critères est affichée. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 13 / 146

14 - Cliquez sur le nom d'un utilisateur pour afficher sa fiche. - Pour modifier un compte utilisateur : o dans le bandeau des fonctionnalités de la fiche, cliquez sur ; o modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Valider ; o si vous modifiez l'entité de rattachement de l'utilisateur, l'écran de réaffectation automatique est affiché : sélectionnez le nouveau responsable et cliquez sur Suivant. Vous pouvez modifier un compte utilisateur uniquement si votre périmètre englobe la totalité du périmètre de cet utilisateur. VOIR : PARAGRAPHE REAFFECTATION, P. 15. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 14 / 146

15 - Pour désactiver un compte : o dans le bandeau des fonctionnalités de la fiche, cliquez sur ; o si l'utilisateur est responsable d'éléments en cours de traitement, l'écran de réaffectation automatique est affiché : sélectionnez le nouveau responsable et cliquez sur Suivant ; VOIR REAFFECTATION. o contrôlez les informations de la page de compte-rendu et cliquez sur Valider pour confirmer. - Pour réactiver un compte : dans le bandeau des fonctionnalités de la fiche, cliquez sur. - Pour archiver un compte utilisateur : o dans le bandeau des fonctionnalités de la fiche, cliquez sur. o si l'utilisateur est responsable d'éléments en cours de traitement, l'écran de réaffectation automatique est affiché : sélectionnez le nouveau responsable et cliquez sur Suivant ; VOIR REAFFECTATION o contrôlez les informations de la page de compte-rendu et cliquez sur Valider pour confirmer. Il n est pas possible de réactiver un compte archivé La réaffectation Lors de la désactivation d'un compte ou de la modification du périmètre d'un utilisateur, certains éléments nécessitent d'être réaffectés : offres, candidatures. La réaffectation se fait uniquement en masse. - Sélectionnez le nouveau responsable et cliquez sur Suivant. Réaffectation des candidatures sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 15 / 146

16 Réaffectation des offres - Contrôlez les informations de la page de compte-rendu et cliquez sur Valider pour confirmer la réaffectation et les modifications du compte utilisateur Droit «Mon périmètre» L objectif est de pouvoir donner à un utilisateur, une visibilité uniquement sur son périmètre. 2 droits permettent de gérer la visibilité sur «Mon périmètre», il faut les décocher si on souhaite donner aux utilisateurs uniquement visibilité sur leur périmètre : - Voir toutes les offres (pas de restriction au périmètre) - Voir toutes les DAR (pas de restriction au périmètre) Lorsqu ils sont cochés, l utilisateur n a pas de restriction. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 16 / 146

17 Si le droit «restriction au portefeuille» est décoché (donc actif) c est celui-ci qui prend le pas sur le droit «mon périmètre» Traitement sur les offres La désactivation du droit a les impacts suivants sur le module des offres : - Sur les moteurs de recherche simple et étendue, le critère «La base» est désactivé. Seuls les critères «Mon portefeuille» et «mon périmètre» sont accessibles - Dans la liste des Offres à la une, seules les offres de mon périmètre sont affichées - Dans le moteur de recherche des candidats, la liste des offres est filtrée sur «mon périmètre» - Dans les fonctionnalités «Pousser une offre» et «Positionner sur offre», seules les offres du périmètre sont proposées - Sur le moteur de recherche de la page d accueil, seules les offres du périmètre peuvent être retrouvées Traitement sur les DAR La désactivation du droit a les impacts suivants sur le module des DAR : - Sur les moteurs de recherche simple et étendue, le critère «La base» est désactivé. Seuls les critères «Mon portefeuille» et «mon périmètre» sont accessibles - Dans la liste des DAR «A affecter» et des «A traiter», on affiche uniquement les DAR du périmètre de l utilisateur sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 17 / 146

18 2. LE PARAMETRAGE Le menu Paramétrage permet de personnaliser l'affichage des données dans l'application TS recrutement, à différents niveaux : - personnalisation des formulaires Offre et Candidat ; - personnalisation des critères des moteurs de recherche ; - personnalisation de l'affichage des résultats, via les listes et tableaux de bord ; - personnalisation des critères des fonctionnalités de Matching et Scoring, implémentées sur les offres ; - personnalisation des actions offres, candidats et candidatures Paramétrage des actions Le paramétrage des actions permet de définir des actions personnalisées concernant les offres, candidats et candidatures, à 2 niveaux : - actions générant un évènement ; - actions envoyant un (et potentiellement générant un évènement) - actions générant une appréciation (envoi d un mail et création d un coupon de réponse) Remarques générales - Les caractéristiques des actions diffèrent en fonction du type d'action (génération d'un événement ou envoi d'un ) et de l'objet sur lequel elles portent (offres, candidats, candidatures) : cf. description des spécificités ci-dessous. - Les actions sont associées aux profils utilisateurs, ce qui permet d'affiner les droits d'accès de chaque profil. - Les actions sur les candidatures sont définies par catégorie de candidatures : actions s'appliquant uniquement aux candidatures liées à une offre, actions s'appliquant uniquement aux candidatures spontanées Gérer les actions - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Application > Actions. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 18 / 146

19 - Pour définir une nouvelle action : o cliquez sur Ajouter une action ; o définissez le type d'action que vous souhaitez créer ; Action liée à : objet auquel s'applique l'action : Candidat / Candidature / Offre Type de l'action : impact de la nouvelle action : Ajouter un évènement / Envoyer un / Utiliser une appréciation o saisissez les informations de la nouvelle action sur les 3 étapes, en cliquant à chaque fois sur Suivant. Remarques : - Le contenu des étapes varie en fonction des choix faits à l'étape 1. - À tout moment, vous pouvez revenir en arrière pour effectuer des modifications en cliquant sur Précédent ou abandonner la saisie en cliquant sur Annuler. - Pour modifier une action : o sur la liste, cliquez sur en regard de l'action souhaitée ; o cliquez sur Modifier ; o effectuez les modifications souhaitées au travers des différentes étapes et cliquez sur Valider. - Pour supprimer une action : sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 19 / 146

20 Spécificités des actions Actions générant un événement - Comportement : indique si l'action est une action de masse (accessible sur les listes et tableaux de résultats) ou une action unitaire (accessible sur les fiches ou / et action rapide). - Choix des profils utilisateurs : indique quels sont les profils qui peuvent accéder à l'action. - Choix de la catégorie de candidatures : indique si l'action est accessible sur une candidature liée à une offre et / ou sur une candidature spontanée. - Choix du nom : indique le nom de l'action tel qu'il apparaît sur l'application, ainsi que l'icône associée. - Pour sélectionner l'icône associée à l'action, cliquez dessus : la liste des icônes déjà utilisées dans l'application est affichée. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 20 / 146

21 o Si l'icône souhaitée est présente dans la liste : cliquez sur celle-ci. o Si l'icône n'est pas présente dans la liste : - cliquez sur Ajouter une icône ; dans le nouvel écran, cliquez sur Parcourir, indiquez le chemin de l'icône puis cliquez sur Valider ; o la nouvelle icône est affichée dans la liste ; cliquez dessus pour la sélectionner. Vous pouvez également ajouter des icônes via la bibliothèque VOIR LA BIBLIOTHEQUE D'ICONES Actions envoyant un sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 21 / 146

22 - Nom de la nouvelle fonction : indique le nom de l'action tel qu'il apparaît sur l'application, ainsi que l'événement associé, lorsqu'il s'agit d'une action pouvant générer un évènement lors de l'envoi du courrier. - Détail du courrier : indique l'objet de l' ainsi que son contenu (corps, signature, pied de page) ; une pièce jointe peut être rattachée à l' . - Expéditeur : saisissez une adresse valide ; à défaut, l'adresse est celle de l'utilisateur connecté - Pièce jointe : document d'une taille maximale de 500 Ko, avec une extension.doc ;.docx ;.rtf ;.pdf ;.tif ;.tiff. - Corps : pour insérer un mot clé dans le corps du courrier, cliquez sur celui-ci dans la liste des mots clés : celuici est inséré sous forme d'une référence entre [ ] (ex. : nom du candidat = [A-Name]). - Lors de la création de l'action, vous pouvez sélectionner un courrier existant : le corps du courrier est alors pré-renseigné et les informations devant être personnalisées sont affichées en jaune (ex. : Nous nous rencontrerons comme convenu le "date et heure de l'entretien"). VOIR LA BIBLIOTHEQUE DES COURRIERS SI L'ACTION GENERE UN EVENEMENT, VOIR ACTIONS GENERANT UN EVENEMENT POUR RENSEIGNER LES INFORMATIONS Remarques générales - Pour le paramétrage des actions envoyant un sur les offres, il est de plus possible de sélectionner un type de profil qui recevra l en question lorsque l utilisateur cliquera sur l action. Seuls les utilisateurs du périmètre de l offre recevront l en question. - Les actions ne s appliquent pas sur les offres archivées ou diffusées La gestion des actions «supports de diffusion» Cette fonctionnalité permet de définir des règles de publication particulières en fonction des offres, mais aussi en fonction des supports. Elle permet de définir n importe quelle règle sur les supports de diffusion standard (FO, flux, export). - Dans Administration > Paramètre > Application > Gestion des paramètres / onglet «Avancés». Il faut activer le paramètre «Activation des actions de publication des offres» - Pour créer une nouvelle action de diffusion, il faut tout d abord créer une action avec des paramètres particuliers dans Administration > Paramètre > Application > Actions o Cliquer sur «Ajouter une action» o Définir l objet «Offre» o Définir le type d action «Support de diffusion» sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 22 / 146

23 Plusieurs critères sont à renseigner pour définir cette action : les conditions de définition de l action et les actions de diffusion Les conditions de définition de l action : - Le premier bloc permet de définir la visibilité de l action en fonction de critères de l offre ou pour toutes les offres. - Le deuxième bloc permet de définir les conditions d application de l action sur les offres et le type de réaction de l action pour les offres qui ne répondent pas aux conditions. Les conditions sont de 4 types : o un moteur de recherche d offres (est ce que l offre répond à ces critères) o le temps de diffusion des offres (offres diffusées depuis moins de x jours) o toutes les offres o pas de restriction (aucun traitement effectué) Les réactions sont de 4 types : o blocage de l action (il n est pas possible de réaliser l action) o possibilité de forcer l action avec justification de la part de l utilisateur o affichage d un message d avertissement o aucune réaction - Le 3ème bloc permet de définir une notification qui sera envoyée à la personne cochée au moment où l action est réalisée. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 23 / 146

24 Cet vient en plus des s existants sur l offre sur o les alertes candidatures o les débuts et fin de publication sur chaque support de diffusion Quand un des interlocuteurs est coché, il est nécessaire de renseigner l qui doit être envoyé dans toutes les langues paramétrées sur l application. Les actions de diffusion. Définition des dates de programmation : 2 solutions : - prendre les dates définies lors de la création de l offre - définir des périodes o début x jours après l exécution de l action o fin y jours après le début de publication Sur sélection de l intranet, il est possible de rajouter une restriction sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 24 / 146

25 - définir une population : habilitation sur collaborateurs en FO - demander à l utilisateur de définir la population (pop-up qui s affiche au moment de la diffusion) - tous les collaborateurs - les collaborateurs sous le niveau x de la branche de l entité de l offre : x permet de définir le nombre de niveaux de la branche entité qui verront l offre. Exemple : si je mets 1, seule l entité de l offre et les entités filles du 1 er niveau verront l offre. - Pas de restriction Un batch doit être exécuté pour calculer les habilitations des collaborateurs. Tant que le batch n a pas tourné, personne ne voit l offre Le message d avertissement sur la diffusion de l offre (si durée trop courte) est implémenté. Il permet de gérer la date de fin de publication trop proche du jour de début de publication. La fonctionnalité est activée par un paramètre global dans Administration > Paramètres > Application > Gestion des paramètres / onglet «Avancés» / «Activation du message d'alerte sur publication» et la durée minimale est fixée à 7 jours (paramètre sur l offre «Nombre minimum de jours de publication avant d'afficher une alerte») OK : on publie quand même Annuler : on ne publie pas - Si l offre est en statut publiée, les actions ne sont plus visibles. Il n est donc pas possible de les combiner manuellement. - Sur l action rapide «Enregistrer et Publier» de la saisie rapide d une offre, il est possible d accéder aux actions de diffusion, en fonction des paramétrages faits sur les profils. - L enregistrement de l offre se fait lorsqu on clique sur le bouton donc il n est plus possible d annuler la création. Une pop-up s ouvre permettant de sélectionner l action à réaliser. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 25 / 146

26 Si des informations complémentaires sont nécessaires, elles seront demandées comme lorsqu on passe par l action depuis la fiche offre. - Pour donner accès aux utilisateurs uniquement aux actions de diffusion paramétrées et leur désactiver la possibilité de publier directement sur les supports, il faut : o Donner les droits au profil adéquat sur l action de diffusion (Administration > Utilisateurs > Droits & Profils > Gestion de Profils / «Actions») o Désactiver les droits de Publication en Création et modification (Administration > Utilisateurs > Droits & Profils > Gestion de Profils / «Droits» / «Gestion des offres») o Conserver les droits de Suppression uniquement dans le cas où le profil doit pouvoir stopper les diffusions Paramétrage des listes / moteurs de recherche / tableaux de bord Le paramétrage permet de définir des préférences d'affichage pour 3 éléments essentiels de l'application TS recrutement : - les listes : permet de personnaliser les listes de résultat des offres, candidats, DAR et candidatures ; - les moteurs de recherche : permet de définir les critères accessibles lors d'une recherche d'offres, candidats, DAR ou candidatures ; - les tableaux de bord : permet de personnaliser les données affichées dans les tableaux en fonction du processus de gestion des offres et candidatures, des activités de chaque profil Le paramétrage des listes / moteurs / tableaux de bord peut s'effectuer à différents niveaux : - au niveau du site : le paramétrage s'applique alors à tous les utilisateurs de l'application ; - au niveau du profil : le paramétrage s'applique alors aux seuls utilisateurs rattachés au profil ; - au niveau de l'utilisateur : le paramétrage s'applique alors au seul utilisateur connecté. La modification au niveau du profil ou de l'utilisateur permet d'adapter la présentation standard à des besoins particuliers (ex. : ajout d'une colonne, modification de l'ordre d'affichage des colonnes ). À tout moment, il est possible de revenir à la présentation standard. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 26 / 146

27 Remarques générales - La modification de la présentation standard par un profil / utilisateur est autorisée suivant les droits d'accès à l'application TS recrutement. - Les préférences définies pour le site s'appliquent à tous les profils, et donc à tous les utilisateurs. - Les préférences définies pour un profil s'appliquent aux seuls utilisateurs rattachés. - Les préférences définies par un utilisateur ne sont pas partagées avec les autres utilisateurs. - Si aucune préférence n'est définie pour un profil, celui-ci hérite des préférences définies au niveau du site. - Si aucune préférence n'est définie par un utilisateur, celui-ci hérite des préférences définies au niveau de son profil, ou à défaut des préférences définies au niveau du site. - Si les préférences du site sont modifiées : o elles s'appliquent immédiatement à tout nouveau profil et à tout nouvel utilisateur ; o les préférences déjà définies au niveau des profils et au niveau des utilisateurs ne sont pas modifiées. - Si les préférences d'un profil sont modifiées : o elles s'appliquent immédiatement à tout nouvel utilisateur ; o les préférences déjà définies au niveau des utilisateurs rattachés peuvent être soit conservées, soit réinitialisées. - À tout moment, un utilisateur peut annuler ses préférences pour revenir aux préférences de son profil, ou à défaut aux préférences du site Accès aux différents niveaux de paramétrage Paramétrage au niveau du site - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Application > Gestion des profils. Sélectionnez l'option correspondant à l'élément pour lequel vous souhaitez modifier la présentation : Listes / Moteurs / Tableaux de bord. - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Candidat / Offre / DAR / Candidature) : le paramétrage du site pour l'élément sélectionné est affiché. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 27 / 146

28 - Effectuez les changements souhaités (ajout / suppression / tri des colonnes - cf. procédures paragraphes suivants) : les modifications sont immédiatement prises en compte Paramétrage au niveau du profil - Allez sur le menu Administration > Utilisateurs > Droits et profils > Gestion des profils. - Pour le profil souhaité, cliquez sur dans la colonne de la présentation standard à modifier : Listes / Moteurs / Tableaux de bord. - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Candidat / Offre / DAR / Candidature) : le paramétrage pour l'élément sélectionné est affiché ; il s'agit : o soit du paramétrage déjà défini pour le profil ; o soit du paramétrage du site si aucun paramétrage n'a été défini pour le profil. - Définissez les préférences du profil : o si aucune personnalisation n'a encore été effectuée : cliquez sur Créer des préférences puis effectuez les changements souhaités (ajout / suppression / tri des colonnes - cf. procédures paragraphes suivants) ; o si une personnalisation a déjà été effectuée : effectuez les changements souhaités (ajout / suppression / tri des colonnes - cf. procédures paragraphes suivants) ; o si vous souhaitez revenir aux préférences du site, et réinitialiser ainsi les préférences définies pour le profil et les préférences des utilisateurs rattachés au profil : cliquez sur Rétablir. - Les modifications sont immédiatement prises en compte. - Si vous avez défini des préférences pour le profil et souhaitez les appliquer à l'ensemble des utilisateurs rattachés, en réinitialisant ainsi leurs préférences : cliquez sur Appliquer. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 28 / 146

29 Paramétrage au niveau utilisateur Les préférences sont propres à l'utilisateur connecté. - Allez sur le menu Mon compte > Mes préférences. Sélectionnez l'option correspondant à l'élément pour lequel vous souhaitez modifier la présentation : Listes / Moteurs / Tableaux de bord. - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Candidat / Offre / DAR / Candidature) : le paramétrage pour l'élément sélectionné est affiché ; il s'agit : o soit de votre propre paramétrage ; o soit du paramétrage de votre profil si un paramétrage a été défini pour le profil utilisateur : o soit du paramétrage du site si aucun paramétrage n'a été défini pour le profil utilisateur. - Définissez vos préférences : o si aucune personnalisation n'a encore été effectuée : cliquez sur Créer des préférences puis effectuez les changements souhaités (ajout / suppression / tri des colonnes - cf. procédures paragraphes suivants) ; o si une personnalisation a déjà été effectuée : effectuez les changements souhaités (ajout / suppression / tri des colonnes - cf. procédures paragraphes suivants) ; o si vous souhaitez revenir aux préférences du profil, ou à défaut du site, et réinitialiser ainsi vos préférences : cliquez sur Rétablir. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 29 / 146

30 Paramétrage des listes Spécificités - Listes de candidats : colonnes État ; CV Joint - Listes d'offres : colonnes Diffusion ; État ; Libellé de l'entité - Listes de candidatures : colonnes État ; CV Joint - Liste de DAR : colonnes Demande recrutement externe ; Demande mobilité interne ; Référence de l offre Procédure - Allez sur l'écran de paramétrage des listes : Administration > Paramétrage > Application > Listes pour le niveau de paramétrage souhaité (site / profil / utilisateur) VOIR ACCES AUX DIFFERENTS NIVEAUX DE PARAMETRAGE - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Candidat / Offre / Candidature) : le paramétrage pour l'élément sélectionné est affiché. - Si aucune personnalisation n'a encore été effectuée : cliquez sur Créer des préférences. - Pour ajouter un champ sur la présentation des listes : cliquez sur Ajouter une colonne ; dans la liste des champs disponibles, sélectionnez celui souhaité et cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des colonnes. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 30 / 146

31 - Pour modifier l'ordre d'affichage des champs sur la présentation : dans la colonne Ordre, cliquez sur ou en regard de chaque champ à déplacer. - Pour modifier le champ associé à une colonne : cliquez sur en regard de celui-ci. - Pour supprimer une colonne : cliquez sur en regard du champ. - Pour rendre la colonne cliquable sélectionnez «oui» au champ «Cette colonne est un lien vers la fiche?» L activation du champ «Collaborateur désactivé» permet de visualiser le statut sur une liste de résultats À tout moment, la zone Aperçu vous permet de contrôler vos changements. Exemple : ajout de la colonne téléphone sur la liste Candidats sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 31 / 146

32 Paramétrage des moteurs de recherche Le nombre de critères de recherche sur les moteurs est géré par un paramètre TalentSoft. - recherche simplifiée : 5 par défaut - recherche étendue : 15 par défaut. - Allez sur l'écran de paramétrage des moteurs : Administration > Paramétrage > Application > Moteurs Spécificités - Candidats o Critères non modifiables de la recherche simplifiée : Nom du candidat ; Langue; Offres associées ; Mots clés Critères non modifiables de la recherche étendue : Type de candidat ; Nom du candidat ; Mobilité totale ; Mobilité ; Langue ; Offres associées ; Mots clés L activation du critère «Collaborateur désactivé» permet de faire des recherches filtrées sur ce statut - Offres o o Critères non modifiables de la recherche simplifiée : Référence de l'offre; Entité ; Supports de diffusion ; Statut Critères non modifiables de la recherche étendue : Référence de l'offre; Entité ; Supports de diffusion ; Localisation ; Statut - Candidatures o Critères non modifiables de filtre dans les listes de candidatures : Dossier candidat mis à jour ; Score ; Mobilité totale ; Mobilité - DAR o Critères non modifiables de filtre dans les listes de DAR : Entité ; Statut de la DAR sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 32 / 146

33 Procédure - Allez sur l'écran de paramétrage des moteurs de recherche pour le niveau de paramétrage souhaité (site / profil / utilisateur). VOIR ACCES AUX DIFFERENTS NIVEAUX DE PARAMETRAGE - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Candidat / Offre / DAR / Candidature) : le paramétrage pour l'élément sélectionné est affiché. - Si aucune personnalisation n'a encore été effectuée : cliquez sur Créer des préférences. - Pour ajouter un critère de recherche : o dans le bloc relatif au moteur souhaité (simple / avancé), cliquez sur Ajouter un critère ; o dans la liste des champs disponibles, sélectionnez celui souhaité et cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des critères. - Pour modifier l'ordre d'affichage des champs sur le moteur de recherche : dans la colonne Ordre, cliquez sur ou en regard de chaque champ à déplacer. Ceci fonctionne uniquement en recherche simple - Pour modifier le champ associé à un critère : cliquez sur en regard de celui-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 33 / 146

34 - Pour supprimer un critère: cliquez sur en regard du champ. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 34 / 146

35 Exemple : ajout du critère diplôme dans le moteur de recherche simple sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 35 / 146

36 Paramétrage des tableaux de bord Le paramétrage du tableau de bord par les utilisateurs peut être désactivé indépendamment des autres paramétrages (listes et moteurs) afin de pouvoir garder une cohérence de processus de recrutement global à l'ensemble des recruteurs. Les colonnes des tableaux de bord sont relatives soit à des événements candidatures (Spontanées ; Réponses à offre ; Positionné sur offre), soit à des statuts de candidatures (À traiter ; En cours ). Sur le tableau de bord, chaque colonne peut être affichée dans une couleur spécifique, afin de mettre en évidence les informations les plus importantes, ainsi que les statuts sur le bloc Offre de la page d'accueil. Remarques générales - Seul le sous-élément Offre peut être paramétré. - Les x premières colonnes sont concaténées (informations affichées dans la même colonne, séparées par des «/»), et sont précédées du nombre de fois où l'offre a été consultée. Seul le super administrateur TalentSoft peut définir le nombre de colonnes concaténées. Procédure - Allez sur l'écran de paramétrage des tableaux de bord pour le niveau de paramétrage souhaité (site / profil / utilisateur - cf. accès aux différents niveaux de paramétrage, p. 27). - Si aucune personnalisation n'a encore été effectuée : cliquez sur Créer des préférences. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 36 / 146

37 - Pour ajouter un champ sur la présentation du tableau : o cliquez sur Ajouter une colonne ; o dans la liste des champs disponibles, sélectionnez celui souhaité et cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des colonnes. Type de colonne : suivant l'option (Événements / Statuts), les éléments pouvant être sélectionnés diffèrent. Autre couleur par défaut : couleur du fond de la colonne sur le tableau de bord. Couleur de surlignement : couleur du statut lorsqu on accède au bloc candidature via la page d accueil. Pour sélectionner une couleur : cliquez sur la liste déroulante pour la sélectionner à partir de la palette ou saisissez son code hexadécimal (ex. : # pour le noir). - Pour modifier l'ordre d'affichage des champs dans le tableau : dans la colonne Ordre, cliquez sur ou en regard de chaque champ à déplacer. - Pour modifier le champ associé à une colonne : cliquez sur en regard de celui-ci. - Pour supprimer une colonne : cliquez sur en regard du champ. À tout moment, la zone Aperçu vous permet de contrôler vos changements. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 37 / 146

38 Exemple : mise en évidence du statut Sélectionné dans le tableau de bord Paramétrage des filtres sur les listes d offres Afin de permettre la recherche et l affichage des offres plus rapide lorsqu il y a une grande volumétrie, une fonction de filtres est possible. Un paramètre permet d activer ou non l utilisation des filtres dans les listes d offres dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres > onglet Avancés. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 38 / 146

39 Un second paramètre permet de définir le nombre d offres affichées par page dans le cadre des offres filtrées dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres, onglet Offre et la section Paramètres de l offre (max) La pop-up propose une liste d offres limitée à la taille choisie par le paramètre «Nombre maximum d'offres par page dans les listes filtrées». Il est possible de naviguer de page en page et d utiliser les filtres du moteur. L affichage de chacun des trois filtres (entité, contrat, métier) est soumis à un droit. Ces droits sont ceux existants dans Administration > Utilisateurs > Droits & Profils > Gestion des profils / «Droits» /«Gestion des filtres». Ce principe est utilisé dans les listes suivantes : - Positionnement sur offre - Pousser une offre - Ajouter une candidature sur offre (dans l onglet «Historique» du candidat) - Ajouter une candidature (dans la création d un candidat) sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 39 / 146

40 2.3. Paramétrage des formulaires Ce menu permet de personnaliser les fiches Candidat, Offre, DAR et Proposition d embauche. Les écrans de paramétrage affichent la liste des champs du formulaire (version standard de l'application), à partir desquels il est possible : - d'ajouter ou de retirer des champs sur les formulaires ; - de rendre visibles, ou non, les champs suivant l'espace utilisateur (Back office, Front office candidat / collaborateur) ; o pour les propositions d embauche, il sera possible de définir si le champ est utilisé pour un formulaire candidat ou un formulaire collaborateur ; - de modifier le comportement des champs : caractère obligatoire ou facultatif ; - de modifier l'ordre d'affichage des champs sur les formulaires (pour les champs dynamiques uniquement). Le paramétrage concerne 3 types de champs : - les champs statiques : champs toujours présents sur le formulaire et ne pouvant pas être supprimés ni modifiés (champs liés à des fonctionnalités obligatoires), et dont la visibilité sur les Front office ne peut pas être modifiée ; ex. : Nom et Prénom sur le formulaire Candidat ; Référence et Intitulé du poste sur le formulaire Offre - les champs semi-dynamiques : champs proposés dans la version standard de l'application, pouvant être désactivés ou dont le comportement peut être modifié, et dont la visibilité sur les Front office peut être modifiée ; ex. : Niveau d'expérience sur le formulaire Candidat ; Type de contrat sur le formulaire Offre - les champs dynamiques : champs ne faisant pas partis de la version standard, qui ont été personnalisés et créés dans l'application. Remarques générales - Un champ visible sur le Front office candidat est également visible en Back office, sur la fiche Candidat, sauf EEO information - Un champ visible sur le Front office collaborateur est également visible en Back office, sur la fiche Collaborateur. - Un champ visible sur le Front office candidat n'est pas nécessairement visible sur le Front office collaborateur, et inversement. - Un champ défini comme obligatoire est obligatoire sur le Back office et sur les Front office candidat / collaborateur. - Seul un champ semi-dynamique ou un champ dynamique peut être modifié. - Seul un champ dynamique peut être supprimé. - Un champ peut être défini comme non modifiable dans le formulaire offre. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 40 / 146

41 Icônes sur les écrans de paramétrage des formulaires permet de modifier un champ semi-dynamique ou dynamique permet de supprimer un champ dynamique champ obligatoire champ visible uniquement sur le BO champ visible sur le BO et sur le FO candidat champ visible sur le BO et sur le FO collaborateur champ visible sur le BO, sur le FO candidat et sur le FO collaborateur champ inactif, visible sur aucun écran de l'application Personnaliser un formulaire - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Application > Formulaires. Sélectionnez l'option correspondant au formulaire dont vous souhaitez modifier la présentation : Candidat / Offre / DAR / Proposition d embauche. - Pour ajouter un champ sur le formulaire : o Cliquez sur Ajouter un champ dans le bloc d'informations souhaité ; sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 41 / 146

42 o Renseignez les caractéristiques du nouveau champ et cliquez sur Valider : vous revenez sur l'écran de paramétrage du formulaire. Champ actif : indique si le champ est affiché sur les écrans de l'application ; s'il est inactif, aucune caractéristique ne peut être renseignée. Type de champ : suivant l'option sélectionnée, les éléments à renseigner diffèrent. Champ texte : utilisé pour la saisie d'un texte court, d'un numéro de téléphone, d'une adresse ou d'un nombre ; Zone de texte : utilisé pour la saisie d'un texte long, sur plusieurs lignes ; Champ de date : utilisé pour la saisie d'une date ; Liste de sélection : utilisé pour la saisie d'une valeur définie dans une table personnalisée du référentiel ; sélectionnez la table personnalisée dans la liste Table de code ou cliquez sur Créer une nouvelle table de code pour en définir une nouvelle. Si vous créez une nouvelle table, allez ensuite sur le menu Administration > Paramétrage > Référentiel > Référentiel métier > onglet Personnalisées pour définir les items (cf. p. 56). Champ obligatoire : indique si la saisie du champ est obligatoire ou facultative. Champ visible sur le Front office : indique si le champ doit être affiché sur les Front office candidat / collaborateur. Champ lié au modèle : s il est actif, il sera intégré par défaut dans les nouveaux modèles créés Champ lié à l application mobile : s il est actif, il sera intégré par défaut dans l application mobile Champ en lecture seule : s il est actif, ce champ sera visible mais non modifiable - Pour modifier un champ sur le formulaire : Le libellé et le type de champ peuvent être modifiés uniquement pour un champ dynamique. o Sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci ; o Cliquez sur Modifier ; effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un champ sur le formulaire : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci (uniquement pour les champs dynamiques). sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 42 / 146

43 - Pour modifier l'ordre d'affichage des champs sur le formulaire : dans la colonne Ordre, cliquez sur ou en regard de chaque champ à déplacer. Seuls les champs dynamiques peuvent être déplacés Spécificités du formulaire candidat Administration > Paramétrage > Application > Formulaires > Candidat Sur le Front office candidat, la saisie du formulaire s'effectue en 2 étapes: - étape 1 : uniquement les champs obligatoires; - étape 2 : tous les champs définis dans le paramétrage comme étant présents dans le formulaire Front office candidat Bloc «Etat civil» - Le champ «Nationalité» est complètement paramétrable relié au champ Nationalité de la proposition d embauche. Il est en saisie multiple. - Composant «Contact» dans la fiche Candidat Paramétrage carnet d adresse Lors du dépôt de candidature, notamment pour les collaborateurs, il est nécessaire de pouvoir prévenir par mail une personne particulière définie dans l outil et sélectionnable par le collaborateur lui-même. Un composant de type arbre permet d afficher un ensemble de carnets d adresses d une catégorie donnée, de sélectionner une valeur, et d envoyer un à ce contact. Ce champ est disponible dans le bloc «Informations personnelles» du formulaire candidat. Par défaut, il se nomme «contact» Le paramétrage se fait en plusieurs étapes : - Paramétrer la nouvelle catégorie de carnet d adresses que l on voudra utiliser dans ce champ. o Ceci doit être fait dans Administration > Paramétrage > Référentiel > Référentiel Métier / Onglet «**Talentsoft**», dans la table de code «Catégorie des groupes de contact» - Créer les carnets d adresses (ou importer) sur cette nouvelle catégorie, liés aux entités adéquates. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 43 / 146

44 - Paramétrer le formulaire Candidat ; ce champ semi-dynamique «Contact» est paramétrable dans Administration > Paramétrage > Application > Formulaire, activer le champ «contact» Ce champ est de type ARBRE et peut être : o renommé, o rendu actif o rendu visible sur les FO candidat et/ou collaborateur o rendu obligatoire. - Il faut paramétrer le type de catégorie de carnet d adresses qui va être utilisé pour définir le contenu de l arbre. - Il faut enfin paramétrer le mode de rendu et le mode de sélection : o affichage sous forme d arbre ou sous forme de liste simple avec le paramètre «Afficher sous forme d'arbre» Oui/Non o affichage du mode de sélection (simple ou multiple) avec le paramètre «Sélection simple» Oui/Non - Un dernier paramètre doit être défini par FO, dans la page Administration > paramétrage > paramétrage FO > structure indiquant si un doit être envoyé au contact sélectionné. L est paramétrable dans la bibliothèque de courrier et se nomme par défaut «Notification candidature». sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 44 / 146

45 En Front office, les règles d affichage des carnets d adresses sont les suivants : - Pour un FO candidat, on affiche uniquement les carnets d adresses de l entité mère. - Pour un FO collaborateur, on affiche tous les carnets d adresses de la branche remontante des carnets liés aux entités de l entité de rattachement du collaborateur Bloc Formation - Le champ «niveau d étude» est complètement paramétrable. On peut l activer, désactiver, rendre obligatoire, visible ou non sur FO cand et FO collaborateur. - Attention : Pour éviter tout problème, mettre au moins 1 champ obligatoire sur le bloc «Formation». Il sera obligatoire uniquement sur le premier item Bloc «Poste recherché» - Ajout de champs métiers : o Prétentions salariales (STB) o Préavis (DDL) o Délai de mobilité (STB) o Date de début de stage (DTE) lié aux contrats temporaires uniquement o Date de fin de stage (DTE) lié aux contrats temporaires uniquement o Durée de contrat (STB) lié aux contrats temporaires uniquement Les champs liés à contrats temporaires sont affichés en permanence en FO, avec une phrase invitant les candidats à renseigner ces champs quand ils saisissent un contrat temporaire. S ils sont paramétrés obligatoires, le pictogramme est toujours présent mais le contrôle est fait uniquement lorsqu un contrat temporaire est sélectionné. - Modification possible des règles de visibilité du champ «Profil secondaire» sur le FO : il est possible de désactiver l affichage sur les FO indépendamment du paramètre global d affichage du champ Bloc «Expérience professionnelle» Dans tous les blocs, il est possible de rajouter des champs dynamiques (3 de chaque type) sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 45 / 146

46 Spécificités du formulaire offre Administration > Paramétrage > Application > Formulaires > Offre Bloc «Informations générales» - Le champ «Référence de l offre» est paramétrable pour être rendu obligatoire ou non - Entité de l offre et localisation L entité de rattachement est située au début du le formulaire offre. Elle est dans le bloc «informations générales». Cette position permet de gérer plusieurs règles d auto remplissage. Il est possible dans la fiche entité de définir la localisation géographique sous la forme classique des listes dépendantes. Le nombre de niveaux est déterminé par le même paramètre que celui gérant les niveaux sur l offre d emploi. Si cette information est renseignée dans la fiche entité, automatiquement à la création d une offre d emploi, la localisation sera renseignée en fonction de l entité sélectionnée. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 46 / 146

47 Bloc «Description du poste» - Le champ «Intitulé du poste» est à 100 caractères sur l offre et les modèles d offre Il y a un paramètre qui permet d activer ou non le pré-renseignement du champ «intitulé» en fonction du «profil». - Si le paramètre est activé, lorsqu on renseigne le champ profil, le champ intitulé se renseigne automatiquement. - Le renseignement du champ «intitulé» ne se fait que si celui-ci est préalablement vide ; autrement dit, si le champ «intitulé» est déjà renseigné, le changement de «profil» ne changera pas l intitulé, jamais. - Les champs «description du poste» et «Profil» sont passés à 3000 caractères sur l offre et les modèles d offre. - Les contrôles sont faits dans les JobBoards pour ne pas faire planter les publications. - Ajout d un champ «Statut du poste», paramétrable Bloc «Demandeur» - Ajout du champ «Nb postes à pourvoir» paramétrable. Il n y a pas de règle métier de soustraction du nb de candidats recrutés pour le moment - Il est possible d ajouter dans champs dynamiques dans ce bloc (3 de chaque type) Bloc «Localisation du poste» - Il est possible d ajouter des champs dynamiques dans ce bloc (3 de chaque type) Blocage des champs de saisie d Offre La fonctionnalité nommée «Blocage Saisi d une Offre» permet, selon un droit et un paramétrage, de rendre un champ non modifiable lors de la saisie d une offre (via un modèle). Deux types de paramétrages sont prérequis pour activer la fonctionnalité : - Le paramétrage du formulaire «offre» - le paramétrage du profil utilisateur, Paramétrage du droit utilisateur Désactiver le droit de modifier un champ : - Aller dans Administration > Utilisateurs > Droits & Profils > Gestion des Profils. - Dans la catégorie Droits > Gestion des Offres, désactiver le droit «Modification de tous les champs en saisie/modification». - Pour que cette fonction soit légitime, il faut également o donner le droit d utiliser un «Modèle», o désactiver le droit «Saisie rapide des offres» o désactiver le droit «Créer un formulaire vierge» sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 47 / 146

48 Paramétrage de l offre - Pour Activer/Désactiver un champ dans le formulaire d une offre : o Aller dans «Administration > Paramétrage > Application > Formulaires > Offre». o Cliquer sur Ajouter ou sur Modifier un champ, o Sélectionner «Oui» dans la partie «Ce champ est en lecture seule» pour rendre ce champ nonmodifiable ; il restera néanmoins visible. Si le champ est défini obligatoire mais n est pas renseigné, il ne sera pas possible de créer l offre. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 48 / 146

49 Spécificités du formulaire DAR Bloc «Informations générales» - Le champ «Référence» est paramétrable pour être rendu obligatoire ou non Administration>Paramétrage>Application>Formulaire>DAR «ce champ est obligatoire»= «oui» Bloc «Description du poste» - Le champ «Intitulé du poste» contient jusqu à 100 caractères sur la DAR et les modèles Il y a un paramètre qui permet d activer ou non le pré-renseignement du champ «intitulé» en fonction du «profil». - Si le paramètre est activé, lorsqu on renseigne le champ profil, le champ intitulé se renseigne automatiquement. - Le renseignement du champ «intitulé» ne se fait que si celui-ci est préalablement vide. - Autrement dit, si le champ «intitulé» est déjà renseigné, le changement de «profil» ne changera pas l intitulé, jamais. - Les champs «description du poste» et «Profil» contiennent 3000 caractères sur la DAR et les modèles - Possibilité d ajouter les champs «Type de contrat» et «temps de travail» dans le formulaire global afin de les désactiver dans l accord de recrutement. Ils sont paramétrables et présents dans le modèle et dans la fiche. Ils sont repris sur l offre Bloc «Critères du poste» Bloc Langue - Le bloc langue + niveau de langue paramétrable dans Gestion des paramètres avancés le Nb est le même que le nombre d offres. Ils sont repris sur l offre Bloc «Localisation du poste» - «Localisation du poste» - référentiel sur 4 niveaux - «Ville» Il est possible d ajouter dans champs dynamiques dans ce bloc (3 de chaque type) Bloc «Informations Back Office» - Il est possible d ajouter dans champs dynamiques dans ce bloc (3 de chaque type) - Le bloc permettant de rechercher un opérationnel dans le carnet d adresse + les champs liés à l opérationnel (nom, prénom, , téléphone) sont rajoutés. Ils sont paramétrables. Les informations sont reprises dans l offre Bloc «Motif de la demande» - Il est possible d ajouter dans champs dynamiques dans ce bloc (3 de chaque type) - Champ «Nb postes à pourvoir» paramétrable. Les informations sont reprises dans l offre. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 49 / 146

50 Spécificités du formulaire proposition d embauche Administration>Paramétrage>Application>Formulaire>Proposition d embauche 2.4. Paramétrage de la diffusion restreinte des offres Dans le cadre de la diffusion restreinte, il est possible de définir des offres qui sont publiées sur un support particulier. Il est nécessaire de pouvoir récupérer ces offres pour pouvoir les formater selon les besoins du client. Dans TS Recrutement, il est possible d utiliser le support de diffusion «Diffusion restreinte». Ce support ne publie pas directement des offres sur un support défini, mais les marque comme publiées sur ce support. Il est ensuite possible d extraire toutes les offres publiées sur un flux XML et de questionner ce flux en fonction du support de diffusion qui nous intéresse. - Pour récupérer les supports de diffusion : o L url suivante permet de récupérer la liste des supports de diffusion découpés par types de support. Il est possible d ajouter un paramètre publicationsupporttypeid=xxx où xxx est l ID du type de support de publication (BackOffice, FrontOffice, JobBoard, ). - Pour récupérer la liste des offres : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 50 / 146

51 2.5. Paramétrage des critères de Scoring et de Matching Le Scoring Le Scoring est une aide à la décision pour le recruteur : il permet de définir un poids d'importance pour certains critères d'une offre, et d'évaluer ensuite s'il y a concordance entre les réponses d'un candidat postulant et les critères de l'offre ayant les poids les plus importants. ex. : pour l'offre , les candidats doivent d'abord être sélectionnés par rapport au domaine d'activité ; un poids de 50 est attribué au Domaine d'activité = aéronautique, et un poids de 42 est attribué au critère Langue = anglais. Un candidat ayant travaillé dans l'aéronautique mais ne parlant pas anglais aura un score supérieur à un autre candidat parlant anglais mais ayant travaillé dans un autre domaine. Une note globale est attribuée au candidat en fonction des réponses qu'il fournit à l'ensemble des critères du Scoring de l'offre. Cette note est reportée sur la liste des candidatures et permet au recruteur de visualiser rapidement les candidats ayant la meilleure adéquation entre leur profil et les attentes de l'offre. Pour certains critères comme le niveau d étude, le niveau d expérience, un ordre est donné aux niveaux. Ainsi un candidat qui a un niveau plus élevé que celui attendu sera considéré comme ayant le critère recherché. Le paramétrage des critères consiste à indiquer quels champs du dossier offre sont utilisés, et à quels champs du dossier candidat ils sont comparés. Ces critères peuvent être : - statiques : critères pour lesquels la correspondance offre-candidat est définie automatiquement ; ils ne peuvent pas être modifiés. Il s agit des critères suivants : Critère candidat Filière du poste recherché Métier du poste recherché Profil du poste recherché Langue du poste recherché Niveau d'études min. requis du poste recherché Niveau d'expérience min. requis du poste recherché Critère offre Filière Métier Profil Langue Niveau d'études min. requis Niveau d'expérience min. requis - dynamiques : critères personnalisés. Remarques - Les critères de scoring concernent exclusivement les champs de type liste. - Les critères de scoring dynamiques proposés au niveau de chaque offre sont ceux pour lesquels une valeur est renseignée dans l'offre. - La fonctionnalité Scoring est accessible sur la fiche Offre, via l'icône dans le bandeau des fonctionnalités (cf. description dans le manuel utilisateur). sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 51 / 146

52 Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Application > Critères du scoring ; cliquez sur Ajouter un critère. - Sélectionnez le champ de l'offre devant servir de critère de scoring : o les champs du dossier candidat appartenant à la même table de référence sont proposés : sélectionnez celui correspondant au champ de l'offre ; o cliquez sur Valider : la liste des critères est mise à jour Le Matching Le matching est une fonctionnalité implémentée au niveau des offres ; c est est une aide à la recherche pour le recruteur : il permet de rechercher des candidats / collaborateurs ayant un profil correspondant aux critères définis dans une offre, et ce de façon automatique. À partir d'une liste prédéfinie de critères de Matching, il s'agit de sélectionner les critères sur lesquels la recherche dans le vivier doit être effectuée. La recherche s'effectue ensuite parmi : - les candidats en recherche active ; - les collaborateurs ; - les candidats ayant déjà une candidature en cours sur l'offre. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 52 / 146

53 Le paramétrage des critères consiste à indiquer quels champs du dossier offre sont utilisés, et à quels champs du dossier candidat ils sont comparés. Ces critères peuvent être : - statiques : critères pour lesquels la correspondance offre-candidat est définie automatiquement ; ils ne peuvent pas être modifiés. Il s agit des critères suivants : Critère candidat Poste recherché Compétences générales Compétences spécifiques Niveau d'études min. requis Niveau d'expérience min. requis Langues Mobilité totale Mobilité Critère offre Poste Compétences générales Compétences spécifiques Niveau d'études min. requis Niveau d'expérience min. requis Langues Mobilité totale - dynamiques : critères personnalisés. Remarques générales - Les critères de matching concernent exclusivement les champs de type liste. - Les critères de matching dynamiques proposés au niveau de chaque offre sont ceux pour lesquels une valeur est renseignée dans l'offre. - La fonctionnalité Scoring est accessible sur la fiche Offre, via l'icône dans le bandeau des fonctionnalités (cf. description dans le manuel utilisateur). Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Application > Critères du matching ; cliquez sur Ajouter un critère. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 53 / 146

54 - Sélectionnez le champ de l'offre devant servir de critère de matching : o les champs du dossier candidat appartenant à la même table de référence sont proposés : sélectionnez celui correspondant au champ de l'offre ; o cliquez sur Valider : la liste des critères est mise à jour Paramétrage du référentiel métier Administration du référentiel métier Toutes les tables du référentiel métier sont paramétrables afin de pouvoir modifier leur contenu. Elles sont regroupées par fonction métier (Candidat ; Offre ; Candidature ; Courrier ) et peuvent être de différents types : - tables des codes simples : tables de format Code / Libellé (ex. : tables Civilités, Langues) ; - tables des codes avec des dépendances entre items : tables de format Item parent / Items enfants, permettant de définir des tables reliées entre elles sur plusieurs niveaux (ex. : tables Familles > Métiers > Emplois ; Zones géographiques > Pays > Régions > Départements) - tables de codes arborescents : tables de format Libellé utilisées pour les PPC diplômes - tables des codes avec complément de type icône : tables de format Libellé / Icône, utilisées pour recenser les statuts offres et candidatures, en associant chaque statut à un pictogramme spécifique (ex. : table Statuts offre, associant l'icône au statut Brouillon) ; sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 54 / 146

55 - table des codes d'événements : tables de format Libellé / Événement / Statut, utilisées pour associées des statuts aux événements ; - tables des codes avec une liaison entre items : tables de format Associations, permettant d'associer un ensemble d'items d'une table à un item commun d'une autre table (ex. : table des Compétences et Métiers, spécifiant tous les métiers dans lesquels une compétence particulière peut s'exercer - tables des Diplômes et Pays, spécifiant tous les pays où un diplôme particulier est reconnu) ; - sous-tables des codes : permettent de définir des caractéristiques pour un ensemble d'items d'une table (ex. : caractéristique Contrat temporaire définie pour chaque item de la table Types contrats) ; - tables personnalisées : permettent de définir des tables contenant un ensemble d'items, en fonction des besoins propres à chaque client (ex. : table Rémunération souhaitée contenant les éléments -20 K ; 20 à 35 K ; 36 à 50 K ; + 50 K ). Remarques générales - La liste des tables paramétrables et leur structure sont définies au moment de l'implémentation de l'application TS recrutement ; seul le contenu de ces tables peut ensuite être modifié (ajout / désactivation d'items). - Des enregistrements pouvant être associés aux éléments d'une table de référence, un élément ne peut pas être supprimé, mais il peut être désactivé pour qu'il ne soit plus affiché dans les listes. - Une table personnalisée peut être supprimée uniquement si elle n'est pas utilisée dans l'application Mettre à jour une table du référentiel - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Référentiel > Référentiel métier. - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Candidat / Offre / Candidature ) : les différentes tables du référentiel pouvant être mises à jour sont affichées. Pour une table existant dans plusieurs onglets, sélectionnez n'importe lequel des onglets. - Dans le bloc Tables des correspondant au type de tables que vous souhaitez mettre à jour, cliquez sur le nom de la table à modifier : les éléments (items) contenus dans la table de référence sont affichés. - L'écran diffère suivant le type de table (ci-dessus, ex. d'une table de codes simples) : o les principes de mise à jour décrits ci-dessous sont identiques (création / modification / suppression / désactivation) ; o les champs à renseigner dans chaque table peuvent différer ; VOIR SPECIFICITES DES TABLES ET DESCRIPTION DES CHAMPS Certaines tables disposent de procédures particulières. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 55 / 146

56 - Pour restreindre l'affichage des items : o saisissez un libellé et cliquez sur Filtrer : la liste des items est mise à jour ; o cliquez sur Supprimer pour annuler le filtre. - Pour définir un nouvel élément dans la table : o cliquez sur Ajouter un item ; o saisissez les caractéristiques du nouvel item et cliquez sur Valider : la liste des items de la table est mise à jour. - Pour modifier un élément dans la table : o sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour désactiver un élément dans la table : o sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci ; o décochez la case Actif et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un élément dans la table : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci. Seuls les éléments non utilisés peuvent être supprimés. Les autres peuvent uniquement être désactivés. - Pour modifier l'ordre d'affichage des éléments dans la table : o cliquez sur Classer les items ; o sur le nouvel écran, cliquez sur Changer l'ordre : si vous souhaitez trier les items suivant leur libellé, cliquez sur Classer par ordre alphabétique ; o si vous souhaitez définir votre propre tri, dans la colonne Ordre, cliquez sur ou en regard de chaque item à déplacer. cliquez sur Valider. Par défaut, l'item est déplacé d'un rang vers le haut ou vers le bas à chaque fois que vous cliquez sur ou. Vous pouvez cependant effectuer un déplacement rapide : dans le champ Pas de tri, indiquez l'incrément de décalage par rapport au rang actuel puis cliquez sur ou. ex. : rang actuel 30 et Pas de tri = 7 clic sur nouveau rang de l'item = 23 clic sur nouveau rang de l'item = Mettre à jour une table personnalisée - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Référentiel > Référentiel métier ; cliquez sur l'onglet Personnalisées. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 56 / 146

57 - Pour définir une nouvelle table : o cliquez sur Ajouter une table personnalisée ; o indiquez le nom de la nouvelle table puis cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des tables personnalisées. - Pour définir un nouvel élément dans une table personnalisée : o sur la liste des tables, cliquez sur le libellé de la table souhaitée ; o cliquez sur Ajouter un élément à cette table personnalisée ; o renseignez les informations du nouvel item de la table puis cliquez sur Valider ; o répétez l'opération si vous souhaitez ajouter d'autres items à la table, puis cliquez sur Retour : le nombre d'éléments de la table est mis à jour sur la liste. - Pour modifier une table personnalisée : o pour modifier son nom : cliquez sur en regard de la table souhaitée ; effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider ; o pour modifier un élément de la table : cliquez sur le libellé de la table souhaitée ; sur la liste des éléments, cliquez sur en regard de celui à modifier ; effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider ; cliquez sur Retour pour revenir sur la liste des tables. Vous ne pouvez pas supprimer les éléments d'une table, vous devez les désactiver : sélectionnez l'option «Oui» du champ Cet élément est désactivé. - Pour supprimer une table : cliquez sur en regard de celle-ci. Vous ne pouvez pas supprimer les éléments d'une table : vous devez les désactiver. - Pour modifier l'ordre d'affichage des éléments dans une table : o sur la liste, cliquez sur le libellé de la table souhaitée : la liste des éléments est affichée ; o dans la colonne Ordre, cliquez sur ou en regard de chaque item à déplacer ; o pour revenir sur la liste, cliquez sur Retour. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 57 / 146

58 Spécificités des tables Tables de codes simples Table de codes avec des dépendances entre items L'écran est différent suivant le niveau de la table sélectionné : - table de premier niveau : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 58 / 146

59 - table de deuxième niveau : - Sur les tables de premier et deuxième niveaux, pour afficher les items définis au niveau inférieur : o dans la colonne Dépendance, en regard de l'item parent souhaité, cliquez sur le nombre d'items : les éléments de niveau inférieurs sont affichés. Table de codes d'événements sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 59 / 146

60 Table des codes arborescents Les applications Carrière et Recrutement partagent le référentiel Diplôme. Le type de données «Arbre de dépendance» permet de faire coïncider les données de type PPC issues de TS Carrière avec celles de TS recrutement. Seul le champ «Diplôme» peut être utilisé sous forme d arbre de dépendance. - Pour ajouter un item : o allez dans le menu Administration>Paramètre>Référentiel>Référentiel métier-onglet «candidat» o cliquez sur Arbre des diplômes puis sur «Insérer un nouveau noeud» o complétez les champs puis sélectionner éventuellement un diplôme «parent». Enregistrez. - Pour désactiver un nœud : o allez dans le menu Administration>Paramètre>Référentiel>Référentiel métier-onglet «candidat» o cliquez sur Arbre des diplômes puis cliquez sur le diplôme souhaité o A droite de l écran, cliquez sur «oui» du champ «actif» puis désactivez-le sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 60 / 146

61 Les impacts sont les suivants : - En BO : en saisie, l arbre est de la forme sélection simple : - En FO, le champ de saisie est de la forme : Table de codes avec complément de type icône sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 61 / 146

62 Table de codes avec une liaison entre items - Pour définir une nouvelle liaison entre items de 2 tables différentes : o cliquez sur Ajouter une association : le tableau des associations est affiché ; o dans la colonne de gauche, sélectionnez la valeur de l'item de la première table pour laquelle vous souhaitez associer des items d'une autre table ; o dans la colonne de droite, double-cliquez sur chaque item de la seconde table que vous souhaitez associer à l'item de la première table ; o cliquez sur Valider. Sous-table de codes sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 62 / 146

63 Description des champs Champ Description Remarques Toutes les tables Actif Indique si l item est affiché, ou non, dans les listes liées à la table de référence Indique si le contenu de la table de référence doit être retrié alphabétiquement après l'insertion du nouvel item Reclasser la liste par ordre alphabétique Éligible Ne cochez pas la case si les items définissent des niveaux et non des valeurs alphanumériques (ex. : niveaux de langue). Table de codes avec dépendances entre items Indique si l'élément de la table peut être Champ affiché uniquement pour saisi sur une offre en Back office. l'arborescence spécifique Zone Pour autoriser la saisie, cochez la case géographique > Pays > Région > pour l'élément sélectionné et renseignez Département. les éventuelles informations supplémentaires (ex. : préfixe téléphonique). Item parent Indique l'élément de la table de niveau supérieur auquel est rattaché le nouvel item Table de codes d'événements Événement Indique l'événement candidat (ex. : Désistement) ou l'événement offre (ex. : Diffusion) associé à l'élément de la table. Catégorie d'événement offre Indique le type d'événement offre associé à l'élément de la table : Action Information Diffusion Coût Indique le coût de l'événement Le coût sur une offre permet de mesurer le coût global d un recrutement. Statut Indique le nouveau statut du candidat ou de l'offre lorsque l'événement associé est réalisé (ex. : pour l'offre, statut Diffusé suite à l'événement Diffusion). Icône Nœud père Table de codes avec complément de type icône Indique le pictogramme associé à l'élément de la table (ex. : pour le statut Brouillon de l'offre). Table de codes arborescents Indique l'élément de la table de niveau supérieur auquel est rattaché le nouvel item Si vous créez un item sur la table de premier niveau, ce champ est inaccessible (N/A). Champ affiché uniquement pour un événement relatif à l'offre. Champ affiché uniquement pour un événement relatif à l'offre. Si vous créez un item sur la table de premier niveau, ce champ est inaccessible (N/A). sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 63 / 146

64 La bibliothèque d'icônes Les icônes sont des pictogrammes représentant un objet de l'application TS recrutement. Elles permettent de repérer rapidement l'objet auquel elles sont associées (ex. : action rapide sur une offre ). Les icônes sont gérées dans une bibliothèque pouvant être mise à jour à tout moment. Remarques générales - Format de l'icône : gif ; png ; jpg ; jpeg - Une icône ne peut pas être supprimée si elle est associée à une action. - L'ajout d'icônes dans la bibliothèque d'icônes peut également être fait lors du paramétrage des actions VOIR SPECIFICITES DES ACTIONS Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Référentiel > Gestion des icônes. - Pour définir une nouvelle icône dans la bibliothèque : o cliquez sur Ajouter une icône ; o dans le nouvel écran, cliquez sur Parcourir, indiquez le chemin de l'icône puis cliquez sur Valider : la liste est mise à jour. - Pour modifier le fichier rattaché à une icône : o cliquez sur en regard de celle-ci ; o dans le nouvel écran, cliquez sur Parcourir, indiquez le chemin de l'icône puis cliquez sur Valider. - Pour supprimer une icône : sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 64 / 146

65 La correspondance Lingway Ce paramétrage permet de remplir au mieux le dossier Candidat lorsque celui-ci est créé en utilisant le parseur de CV Lingway, en faisant la correspondance entre les champs du référentiel Lingway et ceux du référentiel TS recrutement. Exemples : - la valeur Contrat temporaire dans Lingway correspond à la valeur Contrat déterminé dans TS recrutement ; - la valeur Autre diplôme universitaire dans Lingway correspond à la valeur DESS/DEA/Master dans TS recrutement. Lors de la lecture automatique du CV d'un candidat, tous les champs pour lesquels la correspondance est trouvée entre le référentiel client TS recrutement et le référentiel Lingway sont alors préremplis. Exemples : - le CV contient la valeur Autre diplôme universitaire : la valeur DESS/DEA/Master est prérenseignée sur le dossier Candidat ; - le CV contient la valeur Embauche pour laquelle il n'y a pas de correspondance : aucune valeur n'est prérenseignée sur le dossier Candidat. Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Référentiel > Correspondance Lingway. - Si nécessaire, sélectionnez le sous-élément en cliquant sur l'onglet correspondant (Civilité / Contrat / Diplôme ) : les champs disponibles dans le référentiel Lingway sont affichés. - Pour chaque valeur du référentiel Lingway, définie dans la colonne Valeurs analysées, sélectionnez, dans la colonne Valeurs de TS recrutement, la correspondance dans l'application. - Effectuez le paramétrage pour l'ensemble des onglets puis cliquez sur Enregistrer Extraction des référentiels La fonctionnalité d extraction des référentiels permet d extraire tous les référentiels de la base de données par langue. Elle est accessible depuis le menu Administration > Paramétrage > Référentiel > Import / des traductions sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 65 / 146

66 Les tables exportables et importables sont les suivantes : Nom de la table AC_ActionTranslation AC_OfferPublicationTranslation AN_AppreciationTranslation CF_ApplicantCustomFieldTranslation CF_OfferCustomFieldTranslation CF_PreliminaryJobRequestCustomFieldTranslation CO_ConsentDescriptionTranslation CO_LabelTranslation CO_SiteUrlsTranslation COR_MailTemplateTranslation CU_IntroductionTranslation FA_FormatageDescriptionTranslation FA_HyperLinksTranslation FA_JobSheetTranslation FA_LegalNoticeTranslation FA_SecretQuestionTranslation FA_WelcomeNewsTranslation GR_AttestationTranslation GR_EntityTranslation HX_CO_LabelTranslation JB_HobsonCampus_BasketTranslation MO_AboutTranslation MO_CNILConditionsTranslation MO_HRContentNodeTranslation MO_HRContentSheetTranslation MO_NewsTranslation MO_OfferTextPartageTranslation MO_OtherlinksTranslation RE_Translation TO_GreetingTranslation TO_TipTranslation US_RightTranslation US_UserDashboardColumnTranslation US_UserProfileTranslation Description Liste des actions dynamiques Liste des champs du formulaire Candidat Liste des champs du formulaire Offre Liste des champs du formulaire DAR Liste des accords Liste des intitulés de toutes les tables de référentiels Liste des urls rewritées par site Liste des courriers Liste des clients (DEPRECATED) Liste des liens pour le FO Liste des mentions légales pour le FO Liste des «actualités» présentes sur la page d accueil des FO Liste des attestations Liste des descriptifs d entités Liste des intitulés des référentiels Lingway Liste des paniers Hobson campus Liste des intitulés des rapports statistiques Liste des messages de bienvenue FO et BO Liste des astuces Liste des droits applicatifs Liste des colonnes du tableau de bord Liste des profils des utilisateurs sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 66 / 146

67 Export des référentiels - Un fichier au format resx (xml) est généré par langue. - La fonctionnalité permet d extraire les données, table par table. - Il est possible de sélectionner plusieurs tables pour tout récupérer dans un unique fichier. - Un rapport permet de savoir si les tables ont été extraites correctement ou non ainsi que la raison Import des référentiels - L import des référentiels permet de mettre à jour les référentiels existants dans l application. - Les fichiers d imports doivent être au format resx. - Les fichiers permettent d importer une seule langue à la fois. - Pour importer une nouvelle langue, il faut que celle-ci ait préalablement été créée dans l application. - Le format du fichier ne doit pas être modifié, il est nécessaire de ne surtout pas modifier les clés définis dans le fichier d export initial. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 67 / 146

68 2.7. Paramétrage de l'interface de la page d'accueil Sur le Back office, divers éléments de la page d'accueil peuvent être modifiés : - le message d'accueil «1» ; - le contenu du bloc Trucs et astuces «2»; - Le logo en haut de l'application «3» Paramétrage du message d'accueil Plusieurs messages peuvent être définis (ex. : messages variant suivant l'époque de l'année, suivant des politiques de recrutement spécifiques). Cependant un seul peut être affiché sur la page d'accueil. Remarques générales - Un message est relatif à un seul espace utilisateur : Back office RH / Recruteur, Front office candidat / collaborateur. - Sur la page d'accueil, un seul message peut être affiché : il s'agit du message dit actif. - Si vous supprimez le message actif, plus aucun message n'est affiché sur la page d'accueil de l'espace concerné. - Un seul message peut être actif : si vous rendez actif un message, le message actif en cours est désactivé automatiquement. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 68 / 146

69 Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Divers > Messages. - Pour créer un message : o cliquez sur Ajouter ; o o o sélectionnez l'espace utilisateur sur lequel vous souhaitez afficher le nouveau message, dans le champ Site ; saisissez les informations du nouveau message ; vous pouvez utiliser la barre d'outils pour modifier la présentation du texte ; cliquez sur Valider. - Pour modifier un message : o sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un message : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 69 / 146

70 Paramétrage des trucs et astuces Plusieurs astuces peuvent être définies (ex. : astuces d'utilisation, règles métiers à appliquer). Cependant une seule peut être affichée sur la page d'accueil. Remarques générales - Une astuce est relative uniquement à l'espace utilisateur du Back office. - Sur la page d'accueil, une seule astuce est affichée à la fois. - Les astuces sont affichées dans un ordre aléatoire à chaque retour sur la page d'accueil ou à chaque connexion. - Seules les astuces actives sont visualisables sur la page d'accueil. Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Divers > Astuces. - Pour créer une astuce : o cliquez sur Ajouter ; o saisissez les informations de la nouvelle astuce ; vous pouvez utiliser la barre d'outils pour modifier la présentation du texte ; o cliquez sur Valider. - Pour modifier une astuce : o sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer une astuce : sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 70 / 146

71 Paramétrage du logo Back office Le bandeau de l'application Back office est constitué de 2 zones sur lesquelles une image de fond peut être appliquée (ex. : affichage du logo de l'application TS recrutement dans la partie gauche). Remarques générales - Le bandeau est relatif uniquement à l'espace utilisateur du Back office. - Format des images : fichier d'une taille maximale de 100 Ko, avec une extension gif ; jpeg ; pjpeg ; png ; x-png. - Si vous téléchargez une nouvelle image sur l'une des zones du bandeau, l'ancienne image est automatiquement écrasée. Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Divers > Bandeau Back office. - Pour chaque partie de l'écran à personnaliser, cliquez sur Parcourir et indiquez le chemin de l'image. - Cliquez sur Télécharger les images. - Contrôlez la présentation sur la zone d'aperçu et cliquez sur Valider les modifications pour confirmer : les changements sont pris en compte lors de la prochaine connexion. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 71 / 146

72 2.8. Habilitation des collaborateurs sur les offres Il est possible de mettre en place une visibilité limitée des offres par les collaborateurs en Front Office. Dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres / Onglet «Avancés», il faut activer le paramètre : Il faut ensuite fournir un fichier ou des règles de gestion qui permettent de remplir une table d habilitation qui se base sur les ENTITES. La table permet de définir quelles sont les collaborateurs d une entité qui ont accès aux offres d autres entités. C est donc un couple entité / entité qui doit être fournit pour définir les visibilités. Ce filtre, s applique aussi aux offres envoyées par dans le cadre de l alerte Habilitation des utilisateurs BO sur les collaborateurs Il est possible de mettre en place des habilitations sur les collaborateurs / candidats pour les utilisateurs BackOffice. Dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres / Onglet «Avancés», il faut activer le paramètre : Pour chaque utilisateur BO, il faut alors indiquer si les règles de visibilité doivent s appliquer ou pas : Des règles doivent ensuite être mises en place pour définir les visibilités. Elles s appliquent unitairement pour chaque candidat/collaborateur et chaque utilisateur BO. Il faut alors remplir une table qui indique quel utilisateur BO voit quels collaborateurs/candidats. Elle peut être remplie automatiquement par une procédure stockée si les règles s appliquent à tout le monde de la même façon. Il ne faut pas oublier de mettre les candidats dans la table pour qu ils soient visibles aussi. Les règles s appliquent : - Aux moteurs de recherche (express, étendu, simplifié) - Au matching - Aux bannettes partagées - Aux compteurs de la page d accueil - Aux paniers de spontanées - Aux tableaux de bord sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 72 / 146

73 2.10.Historisation des s Paramétrage de la fonctionnalité L historisation des messages candidat est activable dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres > onglet Avancés Paramètre : Activation du module d'historisation des messages vers un candidat. L administrateur pourra paramétrer le nombre de jour de conservation des messages avant export sur une plateforme ftp. Les données ne sont ensuite plus accessibles par l application. Ce paramétrage est disponible dans Administration=> Paramétrage => Application => Gestion des paramètres => onglet Candidat Les informations sur la plateforme d export sont à définir en projet. Tous les messages sont conservés (messages automatiques d accusé de réception par exemple, message de traitement réalisé par un utilisateur, message automatique d abonnement aux offres d emploi, messages imprimés). Les pièces jointes et les destinataires tiers (cc, cci) sont également tracés. Seuls les messages envoyés aux candidats sont historisés. Ne sont donc pas compris, les messages liés aux transmissions aux opérationnels, l envoi des fiches Paramétrage des droits utilisateurs L activation de la visibilité des messages pourra être faite globalement ou par l historique des candidatures selon deux droits dans la gestion des profils utilisateur. L accès par l historique est soumis à la visibilité de l utilisateur sur les évènements candidatures. - Aller dans Administration > Utilisateurs > Droits et Profils > Gestion des utilisateurs - Cocher utiliser pour «Vu des messages des évènements de candidature» et «Vu des messages adressés au candidat» sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 73 / 146

74 2.11.Historisation des fiches candidatures Paramétrage de la fonctionnalité L historique des données candidat par candidature est activable dans Administration=> Paramétrage => Application => Gestion des paramètres => onglet Avancés - Paramètre : Activation de l historique des données du candidat L administrateur pourra paramétrer le nombre de jour de conservation des données avant export sur une plateforme ftp. Les données ne sont ensuite plus accessibles par l application. Ce paramétrage est disponible dans Administration=> Paramétrage => Application => Gestion des paramètres => onglet Candidat Les informations sur la plateforme d export sont à définir en projet Paramétrage des droits utilisateurs L accès aux données initiales pourra être activé globalement ou par candidature selon deux droits dans la gestion des profils utilisateur. - Aller dans Administration > Utilisateurs > Droits et Profils > Gestion des utilisateurs - Cocher utiliser pour «Afficher l'historique des données candidat» et «Afficher l'historique des données dans candidature» La cooptation Le module de cooptation permet à des collaborateurs de proposer le dossier de personnes qu ils connaissent. Il permet aussi aux recruteurs de traiter de manière particulière les candidats cooptés, de suivre le paiement des primes liées à la cooptation, Deux étapes de paramétrages sont nécessaires : 1 ère étape : Administration > Paramètre > Application > Gestion des paramètres / Onglet «Avancés» : - Un paramètre global qui permet d activer ou désactiver le module dans sa globalité : Activation du module de la cooptation - Un paramètre qui permet la cooptation sur offre : Activation de la cooptation sur offre - Un paramètre qui permet la cooptation libre : Activation de la cooptation libre - Un paramètre pour l activation de la gestion des primes : Activation des primes de cooptation - Un paramètre pour l activation de primes multiples : Activation des primes multiple par cooptation Ce paramètre permet de limiter le nombre de primes pouvant être saisies à 1. Dès qu une prime est saisie, il n est plujs possible d en saisir une autre. La 1ère prise saisie peut être modifiée ou supprimée si nécessaire. - Un paramètre pour l activation des alertes de primes : Activation des alertes de primes de cooptation o Il existe deux alertes à afficher : Primes à verser o Versée : Non sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 74 / 146

75 o Date prime max >= date du jour -x jours o le responsable est l'utilisateur qui a créé la prime Primes non versées o statut cooptation : Recruté o il n'existe pas de prime - date du jour >= date de l'evt cooptation recruté + y jours - le responsable est celui qui a créé l'évènement recrutement sur la cooptation - Les valeurs X et Y sont modifiables dans Administration > Paramètre > Application > Gestion des paramètres / Onglet «<Divers» : - Un paramètre pour l activation du champ «Devises» pour les primes : Activation des devises pour le montant des primes de cooptation La cooptation libre permet aux candidats de créer des candidatures spontanées. Quand seul le paramètre «activation de la cooptation» est activé, il y a les fonctionnalités du FO avec uniquement la cooptation spontanée, en BO, il y a l action «coopter», le moteur de cooptant et l onglet de cooptation sur la fiche candidat. La cooptation sur offre est possible si : - L offre est publiée sur Internet - L offre est publiée sur Intranet - L offre est déclarée comme ouverte à la cooptation - Dans les 2 cas, l origine de la candidature est «Cooptation». Remarques générales - Le formulaire «prime» n est pas paramétrable ; toutefois, le contenu du champ «type de prime» peut être modifié dans l administration des référentiels. Tant que le candidat coopté n a pas renseigné son dossier, il n est pas visible en BackOffice. - Le moteur de recherche et la liste des résultats qui permet d accéder aux dossiers des cooptants et cooptés ne sont pas paramétrables 2 ème étape : paramétrage du droit utilisateur dans Administrateur > Utilisateurs > Droits & Profils > Gestion des Profils / Droit sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 75 / 146

76 3. PARAMETRAGE DU FRONT OFFICE Depuis le Back Office, en dehors des offres, il est possible de modifier de nombreux éléments sur les Front office collaborateur / candidat : - le message d'accueil «1» ; - la zone d'affichage des dernières offres de la société «2» ; - la zone d'actualité «3», affichant un texte, éventuellement accompagné d'une image «3-a» et d'un lien «3- b» permettant d'afficher un complément d'informations. - Le contenu des mentions légales - Le contenu des menus - Les pages de contenu a 3-3-b Chaque paramétrage peut être réalisé pour chaque Front Office existant Gestion des comptes sans Les comptes Front Office doivent pouvoir gérer plusieurs cas de connexion, soit avec un , soit avec un identifiant qui n est pas de type . 4 paramètres sont mis en œuvre pour gérer les différents cas. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 76 / 146

77 Un 5 ème paramètre permet de désactiver la possibilité de créer un compte en FO, par exemple pour les collaborateurs importés. Les cas gérés sont : - Connexion avec login = - Connexion avec login!= + de contact obligatoire - Connexion avec login!= + de contact non obligatoire - Pour chacun des cas, des fonctionnalités particulières sont mises en œuvre pour gérer la perte du mot de passe.tant que l est obligatoire (soit comme login, soit comme de contact), o L de contact doit obligatoirement être renseigné à la création du compte (soit comme identifiant, soit comme champ indépendant) o la gestion de mot de passe oublié se fait par l envoi du mot de passe à l adresse du compte - Si l de contact n est pas obligatoire, o La création de compte se fait par la saisie d un identifiant o il est possible de paramétrer, par FO des questions secrètes. Ces questions secrètes sont demandées au candidat quand il crée son compte en FO. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 77 / 146

78 Elles seront aussi demandées en cas de mot de passe perdu et permettront de se connecter directement sur le FO Le paramètre «Génération automatique du mot de passe lors de l'auto-déclaration permet aussi de rendre le mot de passe auto-généré ou saisissable par le candidat / collaborateur Le paramètre «Modification de l'entité par le collaborateur autorisée» permet de rendre non modifiable le critère entité sur le FO collaborateur. Celui-ci doit toujours être saisi au moins lors de la création du compte Gestion du mot de passe Sur la page «Mes identifiants de connexion» en Front Office, l utilisateur peut modifier les champs du formulaire sans être obligé de changer son mot de passe. Lorsque les 2 champs «mot de passe» et «confirmation du mot de passe» (quand il est activé) sont vides, l application considère que l utilisateur ne souhaite pas changer son mot de passe et ignore ces 2 champs. Aucun paramétrage n est mis en place, c est un fonctionnement standard de l application. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 78 / 146

79 3.3. Zone d'actualité La zone d'actualité est constituée d'un texte, éventuellement accompagné d'une image et d'un lien En savoir plus affichant un complément d'informations. Remarques générales - La zone d'actualité est relative uniquement aux espaces utilisateurs du Front office. - Un temps de latence peut être nécessaire pour répercuter les mises à jour sur le Front office. Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Paramétrage Front office > Zone d'actualité. - En haut de l'écran, dans le champ Choix du site, cliquez sur l'espace utilisateur pour lequel vous souhaitez paramétrer la zone d'actualité. - Pour créer la zone d'actualité de l'espace utilisateur : o cliquez sur Ajouter ; o saisissez les informations souhaitées ; vous pouvez utiliser la barre d'outils pour modifier la présentation du message ; o cliquez sur Valider. - Pour modifier la zone d'actualité : o cliquez sur Modifier le contenu ; o saisissez les informations souhaitées ; vous pouvez utiliser la barre d'outils pour modifier la présentation du message ; o si vous souhaitez que l'utilisateur puisse accéder à un complément d'informations, via un lien En savoir plus, renseignez les champs suivants : URL du lien : adresse de la page HTML contenant le complément d'informations ; Lien externe : si vous voulez que le lien ouvre une nouvelle fenêtre, sélectionnez Oui ; si vous voulez que le complément d'information remplace le contenu de la zone d'actualité, sélectionnez Non. o cliquez sur Valider. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 79 / 146

80 - Pour ajouter une image sur la zone d'actualité : o cliquez sur Ajouter / Modifier l'image ; dans le nouvel écran, cliquez sur Parcourir, indiquez le chemin de l'image puis cliquez sur Valider ; o vous revenez sur la page précédente : la nouvelle image apparaît dans le champ Image décorative. - Pour supprimer l'image associée au message : o cliquez sur Ajouter / Modifier l'image ; dans le nouvel écran, cliquez sur Supprimer l'image Mentions légales La zone de mentions légales est constituée d'un texte qui doit être mis à jour avec les informations du client. Il y a un texte de mentions légales par site. Remarques générales - La zone de mentions légales est relative uniquement aux espaces utilisateurs du Front office. - Un temps de latence peut être nécessaire pour répercuter les mises à jour sur le Front office. Procédure - Allez sur le menu Administration > Paramétrage > Paramétrage Front office > Mentions légales - Sélectionner le site à modifier en cliquant sur le bouton - Modifier le contenu du texte en conservant le formatage mis en place afin de conserver la mise en page et cliquez sur «Valider» - Dans le cadre d une application multilingue, il faudra traduire les mentions légales dans chaque langue. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 80 / 146

81 3.5. Gestion de contenus RH Lorsque le FO est en mode pop-up cette fonctionnalité permet d ajouter des pages de contenu, comme par exemple des fichiers métiers qui ensuite permettent d accéder directement aux offres liées, des fiches de contenu plus globales comme la politique RH Il existe deux types de contenu. - Les fiches métiers qui sont accessibles par une page spécifique du front office «Fiches métiers». Ces fiches peuvent contenir une redirection vers des offres d emploi. - Les fiches informations qui pourront être couplées ou non avec des liens dans le menu du front office. Toutes ces fiches contiennent un contenu html. Il est donc possible d insérer des images, des liens et d appliquer des mises en forme. La création des pages doit être faite depuis le menu Administration > Paramétrages > Paramétrages FO > Fiches métiers / Ajouter une fiche métier sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 81 / 146

82 - Il faut renseigner le nom de la page, sa description et le détail du contenu. Il est aussi possible de rajouter un lien vers une liste d offres particulière. - - Pour rajouter le lien, il est nécessaire de se mettre sur le FO, de faire la recherche que l on souhaite mettre sur la fiche métier et copier le lien à partir du «?». - - Pour activer les pages de contenu sur les FO, il faut ajouter l url dans la liste des liens accessibles depuis les différents Front Office. Un bouton permet de retrouver les urls d accès à ces fiches à partir de la liste d administration. Ces urls doivent être utilisées dans les menus associés (Administration > Paramétrage > Front office > Liens FO) pour être activées sur les différents FO. Lors de l ajout du lien, il y a différentes informations à définir : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 82 / 146

83 - Est-ce que l on ouvre une nouvelle page? - La visibilité (uniquement quand on est connecté ou tout le temps) - L endroit où le lien est positionné o Site carrière : menu en haut à gauche o Espace candidat : bloc à gauche une fois connecté o Bandeau de lien : dans les menus Pour que le site reste «accessible» aux personnes handicapées, il faut que toutes les informations (Texte affiché et information) soient renseignées. En FO, les pages sont affichées par exemple dans le menu à gauche 3.6. Paramétrages avancés - Les paramétrages avancés du Front office, permettent de définir simplement : La charte du FO On peut modifier le logo, le bandeau, l image située à côté de la liste des offres et les polices de certains items (titres, body, fond d écran, ). Les éléments en flash sont acceptés. - Les paramètres sont dans Administration> Application > Paramétrage Front Office > Structure : Dans le style CSS, il est possible aussi de paramétrer le rendu des offres à la une en utilisant la balise.topoffer sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 83 / 146

84 Les liens personnels Ces fonctionnalités permettent de proposer aux candidats, en fonction des paramétrages activés : - la possibilité de renseigner leurs liens personnels dans leur dossier de candidature et que ces liens soient visibles et cliquables en Back Office par le recruteur ; - D importer leur profil Viadeo ou LinkedIn Activation du paramètre Pour pouvoir utiliser les liens personnels sur les dossiers de candidats et collaborateurs il est nécessaire de réaliser les paramétrages suivants : Dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres/onglet «Avancés» activer le paramètre "Activation de la gestion des liens personnels du candidat". L activation du paramètre permet de donner accès aux 3 pages suivantes : - Administration > Paramétrage > référentiel > Gestion des liens personnels - Administration > Paramétrage > paramétrage Front Office > Paramétrage des liens personnels - Administration > Paramétrage > paramétrage appli mobile > Paramétrage des liens personnels Activation des liens VIADEO et LINKEDIN Il est possible de postuler avec le profil issu des réseaux Viadéo et Linkedin. Ces deux réseaux sont par défaut dans la liste des réseaux sociaux. - Pour les activer : o Aller dans la page Administration > Paramétrage > Référentiel > Gestion des liens personnels, o Cliquer sur le stylo en regard du lien souhaité, mettre le champ «désactivé» à «non». D autre part, il faut paramétrer pour chaque FO, depuis la page Administration > Paramétrage > paramétrage Front Office > Structure : - L utilisation des liens personnels et le fonctionnement du profil qui va être importé : Le paramètre «Activer la possibilité de créer un candidat par import de son profil en ligne» permet de rendre visible les logos cliquables en FO. Le paramètre «Considérer l import de profil depuis un réseau social comme un CV» permet de définir le type de pièce jointe du profil importé : - Soit le profil est considéré comme un CV et sera enregistré en tant que CV - Soit le profil est considéré comme un type de document à part. Il faut alors activer le type de pièce jointe «Profil en ligne» et paramétrer correctement le nombre de chaque document. Le candidat pourra alors renseigner un CV + son profil en ligne sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 84 / 146

85 Ajout et activation de nouveaux liens Il est nécessaire de définir les liens qui intéressent le client et pour lesquels le candidat va pouvoir saisir son url. Dans la page Administration > Paramétrage > Référentiel > Gestion des liens personnels, il est possible de créer la liste des réseaux sociaux (liens personnels). - Pour ajouter un nouveau type de lien, cliquez sur «Ajouter un lien personnel». Il est nécessaire de donner : - 1-Un titre - 2-Activer/désactiver le type de lien sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 85 / 146

86 - 3-Une image de petite taille : Affichée en BO dans les listes de résultats et sur la fiche du candidat - 4-Une image de grande taille : Affichée en FO pour sélectionner avec quel profil le candidat va postuler et quels liens personnels il va renseigner. - Le champ css en bas de page permet de créer le css du cv. Il est masqué pour les liens personnels non interfacés Activation des liens sur les Front Office Une fois que la liste des liens personnels a été définie et activée, il faut l activer sur le front office candidat puis collaborateur dans Administration > Paramétrage > paramétrage Front Office > paramétrage des liens personnels. - 1-Sélectionner le site sur lequel paramétrer les liens personnels (candidat ou collaborateur), - 2-Cliquer sur «Ajouter un lien personnel» - 3-Sélectionner le lien personnel que l on veut activer et le rendre visible. Il est aussi possible de désactiver certains liens en cliquant sur «Modifier» depuis la liste des liens paramétrés. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 86 / 146

87 Les pièces jointes Pièces jointes liées aux candidats Il est possible de proposer la possibilité aux candidats de renseigner plusieurs types de pièces jointes en fonction des besoins clients, en plus des traditionnels CV et lettres de motivation. - Pour pouvoir proposer plusieurs types de pièces jointes aux candidats, il faut paramétrer en BO leur description : - Connecté en tant que superadmin, aller dans Administration > Paramétrage > Référentiel > Référentiel métier : o Dans l onglet «**Talentsoft**», dans la liste des «Types de fichier joint», il est possible d ajouter de nouveaux types. - Les paramétrages spécifiques à mettre en place : o Définir un nom qui sera visible en FO, le traduire dans toutes les langues de l application o Rattacher ces types de pièces jointes à la catégorie «Candidat» o Définir comme type de restriction : «FrontOfficeRestricted» (pour être visible en FO) Dans un second temps, il faut paramétrer où sont visibles ces nouvelles pièces jointes en allant dans Administration > Paramétrage > Paramétrage Front Office > Structure Un bloc permet de définir pour chaque type de pièces jointes, les éléments de fonctionnement : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 87 / 146

88 Quand on ajoute ou modifie un type de pièce jointe sur un site, les paramètres à définir sont : - Le type de fichier attaché - Le nombre minimum requis : si on met 0, il n est pas obligatoire pour le candidat de renseigner ce type de pièce jointe, si on met au moins 1, la première pièce jointe est obligatoire pour postuler. - Le nombre maximum possible : il faut que ce nombre soit au moins égal au nombre minimal requis. Il permet de définir le nombre maximum de pièces jointes de ce type qui pourront être téléchargées par le candidat - Il est ensuite possible de définir l ordre dans lequel les pièces jointes seront affichées en FO. Quand un candidat postule alors que son CV ou sa lettre de motivation n est pas obligatoire, on ne reprend plus celle qui était définie par défaut pour renseigner dans la candidature. Si la pièce jointe n est pas obligatoire, il n y a plus de document par défaut. Le candidat peut donc décider de ne pas avoir du tout de CV ou de lettre de motivation, même s il en avait téléchargé un sur une candidature précédente Pièces jointes liées aux offres Pour les rendre visibles, il faut sélectionner les types de pièces jointes dans l administration des fronts offices : Administration > Paramétrage > Paramétrages front office > Structure : Les pièces jointes attachées à une offre sur ces types de pièces jointes seront visibles en front office en bas de la fiche offre. On retrouvera les pictogrammes à côté des pièces jointes en visualisation et en ajout en back office sur la fiche offre Activation de la saisie complète d un dossier de candidature Lorsqu un candidat postule, il a accès à une première fiche qui contient uniquement les champs obligatoires ainsi que les informations de candidature. Il peut ensuite cliquer sur le bouton «Envoyer et préciser mes informations» pour remplir les champs non obligatoires du formulaire candidat. L objectif est de pouvoir effectuer la saisie du dossier complet en une seule étape. Paramètrages requis 2 paramètres sont mis en place sur les Front office : - Définir ce que contient la première page Ce paramétrage est à effectuer dans Administration > Paramètrage > Paramétrage Front Office o o Uniquement les champs obligatoires + champs candidatures = «Non» (dans ce cas, activer le bouton «envoyer et préciser mes informations» si l on souhaite un dossier complet) Tous les champs du formulaires + champs candidatures = «Oui» (dans ce cas, désactiver le bouton «envoyer et préciser mes informations») sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 88 / 146

89 - Pour définir l existence ou non du bouton «Envoyer et préciser mes informations» EEO CODE Aux Etats-Unis, une loi pour la discrimination positive oblige les entreprises à fournir des informations sur les candidats permettant de confirmer que la société ne fait pas de discrimination à l embauche. Chacun des champs est rendu semi-dynamique pour pouvoir être activé/désactivé en fonction des besoins clients. Ils sont activés via Paramétrage > Application > Formulaires > Candidat > EEOInformation. Un champ case à cocher «Je ne souhaite pas compléter mes informations» («I do not wish to self-identify» en UK/US) a été ajouté en semi-dynamique. Si cette case est cochée par le candidat, tous les champs EEO qui auraient été complétés sont alors vidés. Dans l application, la mise en œuvre des règles liées au EEO code se fait à plusieurs niveaux : - Paramétrage des entités qui doivent appliquer la discrimination positive. Si on active une entité donnée, toutes les entités filles héritent de ce paramétrage (Administration > Entités-cocher la case). - Définition dans les DAR et les offres du champ «EEO code» Le champ étant lié à l activation du paramètre sur l entité, il est situé dans le bloc «Demandeur». Il existe aussi dans les modèles d offres et de DAR. Ce code n est pas affiché en FO. - Pour les candidats et collaborateurs qui postulent soit en réponse à offre, soit sur une spontanée pour une entité qui a activé la discrimination positive, un nouveau bloc apparait à renseigner : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 89 / 146

90 - Ce bloc n est pas obligatoire. Il est demandé tant qu il n est pas renseigné. Ensuite il n est plus modifiable. Ces données ne sont pas accessibles directement sur chaque dossier candidat/collaborateur. On peut uniquement avoir des rapports, destinés à l administration américaine et qui permettent de justifier la non-discrimination Etat d avancement des candidatures Il est possible de proposer la possibilité d afficher l état d avancement d une candidature sur le portail candidat dans la rubrique de consultation des candidatures existantes. Pour activer cette fonctionnalité, le paramétrage est à effectuer dans Administration>Paramétrages>Paramétrages Front office>structure : Par défaut, l état d avancement est le statut classique de la candidature. Néanmoins, il est possible de réaliser des correspondances de libellés : Administration>Paramétrages>Application>Gestion des paramètres onglet «Avancés», activer le paramètre suivant : Dans ce cas, dans la gestion des référentiels, onglet candidature, référentiel des statuts, on trouvera deux libellés à renseigner par langue. Le premier étant le statut classique utilisé en BackOffice. Le second sera sa traduction en front office. Ce second libellé est commun pour tous les fronts offices. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 90 / 146

91 - On pourra par exemple n afficher que A traiter En cours Traité. Attention, si aucune valeur n est renseignée dans ce second libellé, le premier est affiché en front office.d autres paramètres sont aussi mis en place afin de garantir de la souplesse à l outil : Désactivation de la saisie des spontanées - Le menu est désactivé - Si le candidat crée uniquement un dossier, il aura une candidature spontanée. Il faut donc qu elles soient non traitées par le client Possibilité de postuler aux offres et de se créer un compte et un dossier. - Les boutons pour postuler aux offres sont désactivés - L espace candidat est masqué - Seul l affichage des offres est possible - A coupler avec la désactivation des candidatures spontanées - Activation de la possibilité de «Mettre en veille son dossier» - Activation de la possibilité de «Supprimer son compte» - Nb d offres visibles sur le résultat de recherche Activation de l obligation d être connecté pour accéder aux offres - Le bloc de recherche est visible - Les flux rss sont activés - Nb d offres visibles sur les offres à la une - Activation du diaporama Les attestations Une attestation est une demande de confirmation qui est posée à un candidat ou un collaborateur quand il postule à une offre. Par ce moyen, le client souhaite s assurer que les candidats ont pris connaissance et sont en accord avec un ensemble de prérequis liés au poste de l offre pour éviter des problèmes conflictuels une fois l embauche confirmée. Si le candidat ne confirme pas les demandes qui lui sont faites, il ne peut pas accéder aux pages lui permettant de créer son dossier et postuler. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 91 / 146

92 Paramétrage du module Il y a 3 paramètres applicatifs lies à ce module : - Activation du module d attestation - Active l affichage d une colonne de contrôle des attestations dans les tableaux de candidatures : permet de voir dans la liste des candidatures d un candidat, une colonne supplémentaire qui valide si les attestations ont été validées pour la candidature - Redemande à chaque fois toutes les attestations : permet de demander à chaque candidature saisie par un candidat en FO s il répond aux attestations demandées Paramétrage des attestations Le paramétrage des attestations se fait en 2 étapes depuis le BO : 1 ère étape : depuis le menu Administration > paramétrage > Référentiel > Gestion des attestations, saisie d une attestation contenant les éléments suivants : - Titre affiché en BO - Description affiché en FO aux candidats - Image Affichée en BO si l attestation a été validée par le candidat - Activation - Sites impactés permet de limiter l utilisation des attestations à certains sites Dans la liste des attestations, en rouge sont les attestations désactivées (donc inutilisables dans le paramétrage des entités). 2 ème étape : depuis la page de gestion des entités, ajout des attestations devant être remplies pour une entité donnée et ses entités filles. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 92 / 146

93 Front Office «Social» La mise en place de fonctionnalités sociales permet, au niveau du Front Office, de définir 2 barres distinctes de partage avec les réseaux sociaux. La première permet de suivre la société cliente sur les différents réseaux sociaux. La seconde permet de partager des offres sur les réseaux sociaux. Le paramétrage se fait au niveau de chaque site dans le menu Administration > Paramétrage > Paramétrages Front office. Les paramètres positionnables sont les suivants : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 93 / 146

94 Pour avoir un FO accessible, il faut que le paramètre «Activer le mode intégré» soit désactivé. Pour pouvoir suivre la société, il faut que les comptes à suivre soient paramétrés par site, en ajoutant les comptes adéquats : - Mise en place de liens dans les menus : o Pour chacun des sites, il est possible de mettre en place des liens qui redirigent vers des pages externes à TS recrutement. o Il faut définir : où se situe le lien, o Bloc «Espace candidat» o Bloc «Site Carrière» o Bloc «Bandeau» son url, l alternative textuelle, si cela ouvre une nouvelle page ou pas Liste des offres - Depuis le BO, il est possible de paramétrer l affichage des listes en FO depuis le menu Administration > Paramétrage > Paramétrage Front Office > Structure. Pour chacune des lignes, il est possible de définir les champs et le formatage qui vont être affichés parmi une liste FINIE et NON MODIFIABLE de champs de l offre - Il est donc possible d ajouter une troisième ligne avec le début de la description de l offre sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 94 / 146

95 Affichage des dates de publication Il est possible de renseigner sur une offre une date de début et de fin de diffusion. Ces dates sont ensuite automatiquement reprises lors des diffusions comme date de programmation. Ces dates sont affichables sur la fiche offre dans le bandeau supérieur sur le front office pour avertir le candidat de la clôture de l offre par exemple. La date de fin de diffusion est la date de fin programmée sur le support en question. Les listes restent triées par date de modification de manière à les voir remonter régulièrement. Ces paramétrages sont réalisables par site dans Administration>Paramétrage>Paramétrage Front Office>Structure. Trois paramètres décident de l affichage ou non des dates en question : - La date de fin est la date de fin programmée dans la diffusion sur le support en question - La date de début de diffusion est la date de début de diffusion sur le support en question La date de parution est la date classique (date de modification) qui est remise à jour automatiquement pour les offres récurrentes et détermine le tri des listes. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 95 / 146

96 3.7. Administration des critères de recherche Les critères sont administrables dans Administration > Paramétrage > Paramétrages front office > Moteur La configuration est proposée par site. Deux blocs sont disponibles pour configurer séparément les critères du bloc de recherche présent sur toutes les pages et les facettes des pages de résultat. Les critères disponibles sont ceux sur les informations de l offre plus une recherche mot clé transverse. Les critères sont ordonnés pour gérer l ordre d affichage. Concernant le bloc de recherche, les critères sont disposés ainsi : 1 Mots clés 2 Métier 3 Contrat 4 Fourchette de salaire 5 Diplôme sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 96 / 146

97 Il est possible via les css de modifier le rendu des critères. Un style est appliqué par critère. Par exemple, en ajoutant le css ci-dessous dans les paramétrages du site avec seulement deux critères sélectionnés, on obtient la mise en forme suivante : #Critere_Keywords input{ width: 240px;} #Critere_Keywords{width: 58%!important;} #Critere_Contract {width: 35%!important;} #Critere_Keywords label span, #Critere_Contract label span{display:inline;} #Critere_Contract label{float: right;} Ce css permet de paramétré la taille des 2 zones, et de les afficher sur une seule ligne Les paramètres sur les niveaux (métier, géographique, contrat) sont tous pris en compte. Le moteur d abonnement et les flux rss reprennent tous les critères disponibles dans le bloc de recherche ou dans les facettes. L ordre d affichage dans l abonnement n est pas administrable. Il est généré en fonction du paramétrage mais aussi du critère statique, semi dynamique ou dynamique du champ. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 97 / 146

98 ATTENTION : il faut paramétrer les critères par FO concernant l affichage du composant mobilité (1 er et dernier niveau). Ceci permet de filtrer les niveaux affichés dans les critères, dans les facettes, et dans l alerte Affichage des informations entité Ce droit permet d ajouter des informations liées à l entité sur les FO. Ce paramétrage se fait site par site depuis le menu Administration > application > paramétrages FO > structure. Il faut cliquer sur le bouton modifier pour pouvoir définir, langue par langue l affichage des données de l entité sur le site en cours de paramétrage. Dans les tags utilisés, si on rajoute un «\» à la fin cela permet de définir que s il n existe pas d information sur l entité affichée, on récupère les informations de l entité parente. En FO, l affichage se fait dans le bloc «Description de la filiale». sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 98 / 146

99 3.9. Filtre entité Le module de Filtre entité, permet de rajouter des fonctionnalités en FO. - Il permet aux candidats de sélectionner, dans l arbre des entités, les entités sur lesquelles ils veulent faire des candidatures spontanées. Un arbre leur est proposé en multi-sélection. Il y aura autant de spontanées créées que d entités cochées. Il est impossible de créer une spontanée à un niveau donné, s il existe déjà une spontanée sur une entité supérieure. - Possibilité pour les candidats de désactiver, unitairement les candidatures non encore traitées en backoffice. - L activation du paramètre est couplée aux critères de visibilité des niveaux dans l arbre entité : - Possibilité de saisir pour les candidats / collaborateurs plusieurs candidatures spontanées en activant un second paramètre - Des boutons sont disponibles dans la page des candidatures permettant de désactiver ou réactiver une candidature. Un évènement est créé à chaque désactivation/réactivation afin de tracer ces changements d état. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 99 / 146

100 3.10.Multi-FO Le multifo permet de définir des Front Offices différents pour des entités d une même entreprise afin par exemple de faciliter la communication sur certaines marques employeur. - Une fois l ensemble des sites FO créés, depuis le Back Office, il faut les associer à l entité correspondante : - Il faut aussi définir, pour chaque entité quel est son support de diffusion maitre, c est-à-dire celui sur lequel l entité va publier de manière préférentielle. Par défaut, c est le support de l entité mère la plus proche qui est support maitre. Cette information sert également à générer l url envoyée aux jobboards. - On va aussi définir d un point de vue global, l utilisation du multifo : il y a 2 paramètres permettant de gérer le multi FO : o Le mode de publication o Le mode de gestion des comptes candidats - Dans le cadre du multifo, un candidat pourra postuler en candidature spontanée sur chacun des sites. - Il pourra aussi se créer des alertes s sur chacun des sites Le mode de publication - Il permet de définir la visibilité des utilisateurs sur les différents supports de diffusion et leur donne accès, ou non à certains d entre eux. FO groupe Entité racine FO entité1 Entité 1 Entité 2 Entité 12 Entité 13 Entité 22 FO entité22 sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 100 / 146

101 - Il existe 2 modes de publication : o Hiérarchique : il permet de publier sur les supports définis sur les entités de mon périmètre descendant et sur les sites des entités de ma branche remontante Dans l exemple ci-dessus : Entité 12 peut publier sur FO entité 1 et sur FO Groupe Entité 2 peut publier sur FO Entité 22 et sur FO Groupe o Périmétrique : il permet uniquement de publier sur le site maitre de l entité de l offre et sur les sites définis sur les entités de mon périmètre descendant. Dans l exemple ci-dessus : Entité 12 peut publier sur FO entité 1 uniquement Entité 2 peut publier sur FO Entité 22 et sur FO Groupe La gestion des comptes candidats En fonction des contraintes clientes, il est possible de définir 2 modes différents de gestion des comptes des candidats : - Un compte partagé entre tous les FO : si je me crée un compte sur un des FO, j ai accès avec le même login et mot de passe sur tous les FO du groupe. En BO, il y a un seul dossier contenant plusieurs candidatures pour chacun des FO. - Un compte séparé par FO : je peux me créer un compte identique sur chaque FO, en BO, il y aura autant de dossiers que de comptes créés. Les candidatures ne sont pas partagées entre les comptes Cloisonnement par entité Le cloisonnement par entité du FO permet de limiter la visibilité des candidats qui se connectent sur un site FO particulier. Un paramètre est passé dans l URL contenant l ID de l entité qui doit être cloisonnée. Ce paramètre est sauvegardé en session afin que le candidat ne puisse pas retomber sur le FO standard. Quand un FO est cloisonné, si aucune entité n est passée en paramètre, aucune offre n est visible sur le FO. L entité doit forcément être passée pour que les offres correspondantes soient affichées. Le paramétrage en BO se fait à 2 niveaux : - Sur chaque site on indique si le FO est cloisonné ou pas en utilisant le paramètre «Activation du cloisonnement par entité» qui doit être défini dans Administration > paramétrage > Paramétrage Front Office > Structure. - Sur chaque entité, on indique si elle est cloisonnée. Seules les entités liées au site cloisonné doivent être paramétrées. Le paramètre se nomme «Activation du cloisonnement» Impacts : - Modification des urls appelantes pour les clients: [client.profils.org/]accueil.aspx?lcid=1036&filterentityid=numentity où numentity correspond à l ID interne Talentsoft des entités. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 101 / 146

102 - Ce paramètre peut être ajouté sur n importe quelle page appelée du FO pour qu il soit bien pris en compte partout. - Gestion des abonnements aux alertes o On conserve une seule alerte partagée sur les différents FO et cloisonnements o Le candidat voit dans la page alerte s toutes les entités (même les cloisonnées) sur lesquelles porte son alerte o Le mail envoyé contient toutes les offres de toutes les entités (même cloisonnées) dans UN SEUL mail o Le logo qui est mis dans le mail est celui de l entité mère (Groupe) (toujours) Exemple de fonctionnement : Une société A a plusieurs filiales concurrentes B, C et D. On met en place un unique FO cloisonné à partir de la société A. Chaque filiale peut mettre sur son site institutionnel un accès cloisonné aux offres d emploi proposées sur le site. Les URLs seront de la forme : [client.profils.org/]accueil.aspx?lcid=1036&filterentityid=b [client.profils.org/]accueil.aspx?lcid=1036&filterentityid=c [client.profils.org/]accueil.aspx?lcid=1036&filterentityid=d Si le paramètre n est pas passé dans l url, aucune offre n est visible. Si un candidat navigue sur le site institutionnel de la filiale B, il accédera uniquement aux offres de la filiale B, il pourra se créer un compte et un dossier et pourra postuler uniquement aux offres de la filiale B. Il pourra aussi créer une alerte particulière pour la filiale B qui renvoie uniquement des offres liées à la filiale B. Si ce même candidat se connecte ensuite sur le site institutionnel de la filiale C, il accédera uniquement aux offres de la filiale C. Il pourra accéder à son dossier préalablement créé depuis le site de la filiale B. Un message lui indiquera que son compte a été récupéré d une des filiales du groupe sur laquelle il a postulé. Il ne pourra pas créer un nouveau compte avec le même identifiant que sur le site de la filiale B. Il pourra postuler uniquement aux offres de la filiale C et se créer une alerte particulière pour la filiale C Surcharge des libellés du FO Ce droit permet de modifier certains libellés standards des Front Office afin de les personnaliser. En Back Office, depuis le menu Administration > Paramétrage > Référentiels > Gestion des libellés, il est possible de surcharger les libellés existants sur le Front Office, en les personnalisant par site et par langue. Le bloc de recherche permet de rechercher des libellés dans une langue source et d afficher les résultats dans une langue cible. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 102 / 146

103 Il est possible de rechercher soit parmi tous les libellés du site, soit uniquement parmi ceux qui surchargent le standard. Dans le tableau de résultat, il est possible de faire de la modification en masse, en modifiant directement dans la colonne «Libellés dans la langue de traduction». Il faut valider chaque ligne modifiée depuis le tableau. Pour les libellés longs, il est possible de modifier le libellé dans une pop-up en cliquant sur l image depuis la colonne «Editer dans une pop-up». Il est aussi possible d appliquer une surcharge à tous les sites FO paramétrés chez le client. Enfin, il est possible de supprimer une surcharge. En Front Office, c est le libellé surchargé qui est affiché en priorité, sinon, c est le libellé standard de l outil qui est affiché Flux XML Flux XML des offres L application met à disposition certaines informations sur les offres au travers d un flux XML disponible à l adresse suivante sur le portail de publication des offres : sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 103 / 146

104 Ce flux permet de disposer de l information de façon structurée, telles que les données saisies dans le formulaire en back office, apparaissant dans des balises distinctes. La structure du flux est de type XML. Le flux est requêtable au moyen de paramètres qui font référence aux IDs de la base de données de certains référentiels métiers. Les valeurs de ces IDs sont présentes dans chaque balise du flux. Flux XML des référentiels métiers Même principe que pour les offres (voir chapitre précédent). L adresse du flux xml est accessible à l adresse de la forme suivante sur un portail dédié : La combinaison du flux XML des offres et du flux XML des référentiels métiers permet d afficher l information souhaitée dans une application tierce. Exemple : sur une fiche métier présente sur un site tier, il est possible de faire remonter les 10 dernières offres du métier A dans un encadré dans lequel serait affiché la référence, le titre, la localisation et le lien vers l annonce. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 104 / 146

105 4. L ADMINISTRATION 4.1. La bibliothèque des DAR La bibliothèque des DAR permet de prédéfinir un ensemble d'informations pour des DAR relatives au même sujet. À la création d'une nouvelle DAR, la liste des modèles existants est proposée. Les modèles sont définis par métier / profil et pour une entité. Procédure - Allez sur le menu Administration > DAR > Bibliothèque. - Pour définir un nouveau modèle de DAR : o cliquez sur Rechercher, sans saisir de critères de recherche ; o cliquez sur Créer un modèle : vous accédez au formulaire de création ; o saisissez les informations du nouveau modèle de DAR puis cliquez sur Suivant ; contrôlez votre saisie puis cliquez sur Valider. - Pour rechercher un modèle de DAR : o saisissez vos critères et cliquez sur Rechercher : la liste des modèles correspondant aux critères est affichée ; o cliquez sur le nom d'un modèle pour afficher son descriptif. Cliquez sur Modifier si vous souhaitez le mettre à jour. - Pour modifier un modèle : o sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un modèle : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 105 / 146

106 4.2. La gestion des offres La bibliothèque des modèles d'offres Les modèles d'offres permettent de prédéfinir un ensemble d'informations pour des offres relatives au même sujet. À la création d'une nouvelle offre, la liste des modèles existants est proposée. Les modèles sont définis par métier / profil et pour une entité. Procédure - Allez sur le menu Administration > Offres > Bibliothèque. - Pour définir un nouveau modèle d'offre : o sélectionnez le métier auquel se rapporte le nouveau modèle et cliquez sur Chercher ; o cliquez sur Créer un modèle : vous accédez au formulaire de création ; o saisissez les informations du nouveau modèle d'offre puis cliquez sur Suivant ; contrôlez votre saisie puis cliquez sur Valider. - Pour rechercher un modèle d'offre : o saisissez vos critères et cliquez sur Rechercher : la liste des modèles correspondant aux critères est affichée ; o cliquez sur le nom d'un modèle pour afficher son descriptif. Cliquez sur Modifier si vous souhaitez le mettre à jour. - Pour modifier un modèle : o sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un modèle : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 106 / 146

107 La bibliothèque des questions Les questions permettent de mieux connaître les compétences et le profil d'un candidat postulant à une offre (ex. : Avez-vous déjà travaillé avec SQL Server? Etes-vous disponible pour des déplacements réguliers?). À chaque question correspond une liste de réponses prédéfinies (ex. : Quel est votre niveau d'anglais? Lu, Écrit, ). Remarques générales - Une question peut être générale ou être propre à un métier / filière : o si elle s'applique à un ou plusieurs métiers, elle apparaît uniquement sur les offres définies pour ces métiers ; o si elle s'applique à tous les métiers, la question est dite "commune" et apparaît sur toutes les offres, quel que soit le métier. - La fonctionnalité Questionnaire est accessible sur la fiche Offre, via l'icône dans le bandeau des fonctionnalités (cf. description dans le manuel utilisateur). Procédure - Allez sur le menu Administration > Offres > Gestion des questions. Cliquez sur Ajouter. - Indiquez le libellé de la question, les réponses possibles, les métiers pour lesquelles les questions doivent apparaître. - Pour compléter la liste Réponses proposées : o cliquez sur le lien Ajouter une réponse ; o indiquez les caractéristiques de la nouvelle réponse et cliquez sur Valider. o Cliquez sur Valider : la liste est mise à jour. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 107 / 146

108 4.3. La bibliothèque des courriers La bibliothèque de courriers permet de gérer l'ensemble de la communication avec les intervenants externes à l'application. Elle comprend des courriers modèles qui sont expédiés lors de la réalisation de certaines actions (ex. : envoyer un courrier à un candidat pour une proposition d'embauche). Les courriers sont définis par entité. Généralement, l entité mère déclare tous les courriers nécessaires dans l application TS recrutement ; chaque entité déclare ensuite les courriers spécifiques à sa branche. Remarques générales - Si aucun courrier spécifique n'est défini par une entité, celle-ci utilise le courrier défini par l'entité de niveau supérieur, ou à défaut le courrier défini par l'entité mère. - Les courriers définis pour l'entité mère ne peuvent pas être supprimés s'ils sont attachés à une fonctionnalité de TS recrutement. - Un utilisateur voit les courriers définis pour son entité de rattachement, les entités filles et l'entité mère. En fonction de ses droits d'accès : o il peut modifier les courriers définis pour son entité de rattachement ou ses entités filles o il ne peut pas modifier les courriers définis pour son entité mère. - Un courrier peut contenir des mots clés correspondant à des variables de l'application (ex. : Nom du candidat, Date du jour). Ces variables sont remplacées au moment de la génération du courrier par les valeurs du contexte. - Lors de l'utilisation d'un courrier dans un contexte donné, seuls les mots clés définis dans ce contexte sont proposés (ex. : lors de la personnalisation d'un courrier sur une fiche candidat, hors traitement de candidature, les mots clés relatifs à une offre ne sont pas disponibles car hors contexte) Créer un courrier - Allez sur le menu Administration > Courriers > Bibliothèque. - Cliquez sur Créer un modèle de courrier ; renseignez les informations et cliquez sur Valider. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 108 / 146

109 Entité : indique l'entité pouvant utiliser le courrier. Type de courrier : indique la fonction du courrier (ex. : Courrier automatique, Courrier de communication). Une fois la fonction sélectionnée, affinez votre choix en sélectionnant une sous-fonction (ex. : Courrier automatique de type Accusés de réception). Type de fonction : indique le motif du courrier (ex. : courrier suite à un entretien individuel, suite à l'envoi d'une proposition d'embauche). Langue : indique la langue par défaut du courrier. Titre du courrier : indique le titre du courrier, tel qu'il apparaît dans les listes de recherches de courrier. Objet : indique l'objet du courrier, tel qu'il apparaîtra sur la messagerie du destinataire. Expéditeur : indique l'expéditeur du courrier. Saisissez une adresse valide ; à défaut, l'adresse est celle de l'utilisateur connecté. Pièce jointe : indique la pièce jointe au courrier. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez un document d'une taille maximale de 500 Ko, avec une extension.doc ;.docx ;.rtf ;.pdf ;.tif ;.tiff. Corps : indique le contenu du courrier. Pour insérer un mot clé dans le corps du courrier, cliquez sur celui-ci dans la liste des mots clés : celui-ci est inséré sous forme d'une référence entre [ ] (ex. : nom du candidat = [A-Name]) et est remplacé par la valeur du contexte lors de l'utilisation du courrier. Vous pouvez utiliser la barre d'outils pour modifier la présentation du courrier. Signature : indique la signature insérée en bas du courrier. Pied de page : indique le texte inséré en fin de courrier. Activer l'envoi SMS (optionnel) : indique si le courrier doit être envoyé par SMS. Si la case est cochée, complétez la zone Corps du SMS. Celle-ci est limitée à 160 caractères Les envois de courriers par SMS sont réalisés uniquement lorsque les candidats ont renseigné un numéro de mobile, pour certaines étapes du processus du traitement des candidatures. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 109 / 146

110 Gérer les courriers - Allez sur le menu Administration > Courriers > Bibliothèque. - Pour rechercher un courrier : o saisissez vos critères de recherche et cliquez sur Rechercher : la liste des courriers correspondant aux critères est affichée ; o cliquez sur le nom d'un courrier pour afficher son descriptif ; cliquez sur Modifier si vous souhaitez le mettre à jour. - Pour modifier un courrier : o sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - - Pour traduire un courrier : o Sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un courrier : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci La bibliothèque de documents La bibliothèque de documents permet de gérer l'ensemble des documents utilisés dans les fonctionnalités de l application. Elle comprend des documents utilisés par exemple pour les appréciations. Les documents sont définis par entité. Généralement, l entité mère déclare tous les documents nécessaires dans l application TS recrutement ; chaque entité déclare ensuite les documents spécifiques à sa branche. Il n y a pas d héritage au niveau fonctionnel dans l utilisation des documents à l inverse des courriers. Les documents n étant pas rattachés à une fonctionnalité. Les documents associés à une appréciation ne peuvent pas être supprimés Ajouter un document - Allez sur le menu Administration > Documents > Bibliothèque. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 110 / 146

111 - Cliquez sur Créer un document. Renseignez les informations et choisissez le document puis cliquez sur Valider. Le choix du type de document rendra le document accessible pour certaines fonctionnalités. - Entité : indique l'entité du document. Titre : indique le nom du document. Type de document: indique les fonctionnalités qui utiliseront le document. (Appréciation ) Langue : indique la langue du document. Document Joint : permet de sélectionner le document sur son poste Gérer les documents - Allez sur le menu Administration > Documents > Bibliothèque. - Pour rechercher un document : o Trier les colonnes en fonction du document recherché. o cliquez sur le nom du document pour afficher son descriptif ; cliquez sur Modifier si vous souhaitez le mettre à jour. o Cliquez sur l icône document joint pour télécharger le document. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 111 / 146

112 - Pour modifier un document : o sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour traduire un document : - o Sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un docment : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci. Cette option sera grisée si le document est déjà utilisé par une fonctionnalité. Il faudra d abord retirer l association Les appréciations Une appréciation est une action candidature (liée à un feu d action) qui permet de créer des actions de traitement des candidatures faisant intervenir des utilisateurs hors outil. Un mécanisme de coupon est utilisé pour récolter les retours. Elles permettent de demander des avis à des personnes en dehors de l outil et de les faire remonter dans les workflows de traitement facilement. Exemples de cas «métier» : - Comité de sélection des candidats : On utilise l appréciation pour demander à chacun son avis et attendre un retour collégial pour décider du recrutement - Placement des stagiaires : souvent on anticipe le recrutement des stagiaires sans savoir ou les positionner par la suite. Les stagiaires sont une population restreinte très recherchée pour compenser en période estivale, pour lancer des pilotes en tout genre On utilise alors une appréciation de type placement pour envoyer à plusieurs manageurs des profils potentiellement déjà recrutés et avoir une notification au premier qui se positionne sur un candidat. Remarques générales - Les appréciations récoltées sont visibles dans un onglet spécifique des fiches candidats. - La suppression d une appréciation ne supprime pas les retours enregistrés. - Les appréciations peuvent être associées à un document que l interviewer pourra retourner compléter. - Une appréciation pour être utilisée devra toujours être associée avec des actions de traitement. - On ne peut pas paramétrer une appréciation uniquement pour le traitement des collaborateurs ou pour celui des candidats. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 112 / 146

113 Paramétrer les appréciations Une appréciation se paramètre en 5 étapes dans l ordre suivant : - Le document - L appréciation - Les évènements et les statuts - Le Mail - Le feu ou Action Le document On peut, si on le souhaite, associer à l appréciation un document qui servira de template de réponse. Il est important de bien définir dans le document le type «Appréciation» pour qu on puisse ensuite le lier à une appréciation. L entité du document dans ce cas n a aucune importance et sert juste de filtre dans la bibliothèque. Les interviewés auront la possibilité de renvoyer le document complété par le coupon. Dans ce cas, le document est obligatoire. VOIR AJOUTER UN DOCUMENT L appréciation - Pour ajouter une appréciation, allez sur le menu Administration > Appréciations > Liste des appréciations. - Cliquez sur Créer une appréciation. Renseignez les informations puis cliquez sur Valider. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 113 / 146

114 - Titre : indique le nom de l appréciation pour pouvoir la retrouver lors de la création des actions. Il apparait dans les tableaux des appréciations sur les fiches candidats dans l onglet associée. - Type : - Placement : on souhaite avoir un retour positif (une notification par le tableau de bord ou l accueil) quand un appréciateur valide la personne. - Collégiale : on souhaite avoir un retour positif quand tous les appréciateurs valident la personne. - Avis : on souhaite avoir un retour positif quand il y a plus de retours positifs que négatifs par les appréciateurs. - Visualisation des pièces jointes : la coche permet d envoyer à un appréciateur les documents des appréciations précédentes et de visualiser l ensemble des pièces jointes fournies par le candidat. - Icône: indique Si un icône sera affiché pour les candidats ayant eu une appréciation de ce type. Cela permet par exemple de savoir rapidement les personnes vus en entretien si on a une appréciation avec un compterendu d entretien. - Document : indique si un document est associé. Les documents disponibles sont ceux de type appréciation. (cf la gestion des documents). Le document sélectionné sera envoyé à l interviewer dans le coupon de réponse. Ce dernier pourra répondre en renvoyant une version compléter du document. - Choix des évènements candidatures : permet de sélectionner les documents qui historiseront l envoi des coupons, le retour positif et le retour négatif déduit par l application des retours des interviewers en fonction du mode de traitement de l appréciation Les évènements et les statuts On peut, par la suite, définir les évènements d une appréciation. 3 sont disponibles : - Evènement d envoi de l appréciation. Est généré quand on utilise l appréciation et que les coupons sont envoyés. En général, le statut lié à l évènement sera du type «En attente de retour» sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 114 / 146

115 - Evènement retour global +. Est généré quand les conditions de réussite de l appréciation sont remplies par les réponses des appréciateurs. Ces conditions dépendent du type d appréciation. (Placement, collégiale, avis). - Evènement retour global -. Est généré quand les conditions de réussite de l appréciation ne sont pas remplies par les réponses des appréciateurs et souvent que le délai de réponse est passé. Il est bon de mettre des statuts associés à ces évènements de manière à avoir les alertes dans le tableau de bord et la page d accueil Le mail On peut définir le mail avant l action si on le souhaite ou en même temps que l action et passer directement à l étape suivante. Attention surtout ne pas associer d évènement au courrier sinon on ajoutera un évènement pour chaque appréciateur. Il faudra prendre soin de renseigner toutes les valeurs de classement du courrier correctement comme dans l exemple ci-dessous (catégorie, type, fonction) et ne pas oublier le lien vers le coupon. On peut bien sûr rajouter des pièces jointes d information au courrier auxquelles viendra s ajouter le document de l appréciation Le feu ou Action - Pour pouvoir utiliser l appréciation de manière rapide, on l associe à un feu (Administration>Paramétrage>Application>Actions). On crée l action avec les valeurs ci-dessous : VOIR PARAMETRAGE DES ACTIONS sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 115 / 146

116 Gérer les appréciations - Allez sur le menu Administration > Appréciations > Liste des appréciations. - Pour rechercher une appréciation : o Trier les colonnes en fonction de l appréciation recherchée. o cliquez sur le nom de l appréciation pour afficher son descriptif ; cliquez sur Modifier si vous souhaitez le mettre à jour. o Cliquez sur l icône document joint pour télécharger le document. - Pour modifier une appréciation: o sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour traduire une appréciation: o Sur la liste, cliquez sur en regard de celle-ci ; o Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer une appréciation: sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci. La suppression d une appréciation ne supprime pas les retours déjà effectués. - Les versions traduites des documents seront proposées aux utilisateurs (coupons ou dans l outil) en fonction de leur langue de navigation Les entités Les entités identifient des regroupements organisationnels définis selon les besoins de chaque société ; elles sont définies sous la forme d'une arborescence et permettent de déclarer les périmètres d'action des utilisateurs dans l'application TS recrutement. Des courriers spécifiques peuvent être gérés au niveau de chaque entité. Dans ce cas, ils remplacent les courriers standards définis pour l'entité mère. Remarques générales - Une entité étant susceptible d'être utilisée par un ensemble d'éléments de l'application (offres, collaborateurs, utilisateurs ), elle ne peut pas être supprimée, mais elle peut être désactivée. - Seule une entité de dernier niveau peut être désactivée. - Lorsqu'une entité est désactivée, une réaffectation des éléments rattachés doit être effectuée : il s'agit de définir une nouvelle entité de rattachement et éventuellement de nouveaux responsables. - Impacts de la désactivation d'une entité : o utilisateurs : sont désactivés s'ils ne sont liés qu'à l'entité désactivée ; o offres : les offres non archivées sur l'entité sont réaffectées sur une nouvelle entité ; parmi celles-ci, les offres publiées sur l'entité sont dé-publiées ; o collaborateurs : sont réaffectés sur une nouvelle entité ; o comptes JobBoard liés à l'entité désactivée : doivent être supprimés ; o courriers liés à l'entité désactivée : ne sont plus disponibles ; o groupes de contact liés à l'entité désactivée : sont supprimés, ainsi que les groupes de type JobPosting. - Des logos peuvent être associés aux entités ; ils sont affichés sur les offres, les courriers, les impressions. o Chaque entité peut utiliser des logos spécifiques. - Format des logos : fichier d'une taille maximale de 100 Ko, avec une extension gif ; jpeg ; pjpeg ; png ; x-png. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 116 / 146

117 Gérer les entités - Allez sur le menu Administration > Entités : l'entité racine est affichée. - Pour définir une nouvelle entité : o cliquez sur Créer ; o saisissez les informations de la nouvelle entité puis cliquez sur Suivant ; contrôlez votre saisie puis cliquez sur Valider. Entité mère : indique l'entité à laquelle est rattachée la nouvelle entité ; ne renseignez pas ce champ s'il s'agit de l'entité racine. Domaines associés : indique les domaines utilisés dans les filtres sur les collaborateurs. Identité graphique : indique si des logos spécifiques sont définis pour l'entité. Sélectionnez l'option Oui ; cliquez sur Parcourir pour sélectionner les fichiers associés aux 2 types de logos (grand et petit). Support de publication : indique le site Internet sur lequel l'entité publie par défaut. - Pour modifier une entité : o dans le bloc Liste des entités, déployez l'arborescence des entités et cliquez sur celle à modifier : son descriptif est affiché ; o cliquez sur Modifier ; sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 117 / 146

118 o modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Suivant ; contrôlez votre saisie puis cliquez sur Valider. - Pour modifier les logos spécifiques à une entité, vous pouvez : o soit les supprimer en cliquant sur sur l'écran du descriptif de l'entité ; o soit associer un nouveau logo sur l'écran de saisie de l'entité (cliquez sur Parcourir dans le champ Identité graphique). - Pour désactiver une entité : o dans le bloc Liste des entités, déployez l'arborescence des entités et cliquez sur celle à désactiver : son descriptif est affiché ; o cliquez sur Désactiver ; o si des éléments sont associés à l'entité, l'écran de réaffectation automatique est affiché : - dans chaque bloc d'éléments, cliquez sur Réassigner les ; - sélectionnez la nouvelle entité de rattachement et éventuellement les nouveaux responsables, puis cliquez sur Réaffecter. VOIR ECRANS DE REAFFECTATION, P. ERREUR! SIGNET NON DEFINI.. o après désactivation, l'entité apparaît en caractères rouges dans le bloc Liste des entités. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 118 / 146

119 - Pour réactiver une entité : o dans le bloc Liste des entités, déployez l'arborescence des entités et cliquez sur celle à réactiver : son descriptif est affiché ; Les entités désactivées sont affichées en caractères rouges. o cliquez sur Réactiver : l'entité apparaît en caractères noirs dans le bloc Liste des entités Utilisation des données de localisation sur l entité L adresse postale renseignée dans une fiche entité sert à afficher le logo google maps en front et en back office. Ce logo ouvre google maps sur l adresse indiquée. Afin de faciliter la saisie des offres d emploi, une zone de localisation reprenant les mêmes paramètres que l offre d emploi (niveaux, contenus) a été ajoutée sur la fiche entité. Aucune des informations n est obligatoire. Lors de la création d une offre d emploi, la sélection de l entité pré-renseignera automatiquement les informations existantes sur l entité. Si aucune information n existe pour l entité concernée, l application remontera la branche pour utiliser les premières qu elle trouvera si elle en trouve. Le champ lieu de la fiche entité est aujourd hui pré renseigné par les informations de l adresse postale de l entité. Le lieu est utilisé pour afficher les cartes google maps en front office et en back office. Le lieu était éditable textuellement. Afin de gérer la géolocalisation sur carte pour l application mobile et un jour sur le front office, un bouton sur la fiche entité a été ajouté pour permettre à l utilisateur de passer par la carte google pour situer l entité et renseigner le lieu. Automatiquement, les informations latitude, longitude et lieu sont déduites de la position du curseur. Comme pour les informations de localisation, le lieu de l entité ira nourrir en création le lieu de l offre d emploi. Celui-ci est également modifiable par le biais du composant google maps. Ce mode de saisie est le seul permettant de récupérer la latitude et la longitude et de localiser le poste avec assurance. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 119 / 146

120 L utilisation de google maps pour saisir le lieu est désactivable par un paramètre : «Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres / Onglet Avancé / «Activation du service d'édition de coordonnées GoogleMaps en BO et en FO». Dans ce cas, on retrouve la saisie textuelle comme actuellement. Il est toujours possible au même endroit de désactiver l affichage google maps La réaffectation Lors de la désactivation d'une entité, certains éléments traités par cette entité nécessitent d'être réaffectés : utilisateurs, offres, candidatures. Réaffectation des utilisateurs Réaffectation des offres sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 120 / 146

121 Réaffectation des candidatures Réaffectation des DAR Gérer les courriers d'une entité Allez sur le menu Administration > Entités : l'entité racine est affichée. - Dans le bloc Liste des entités, déployez l'arborescence des entités et cliquez sur celle souhaitée : son descriptif est affiché. - - Dans le bloc Liste des courriers par fonctionnalités, cliquez sur : la liste des courriers est affichée : o courriers affichés en caractères gris : courriers pour lesquels aucun courrier spécifique n'est défini pour l'entité ; o courriers affichés en caractères bleus : courriers pour lesquels il existe un courrier spécifique pour l'entité. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 121 / 146

122 - Pour définir un courrier spécifique à l'entité : o cliquez sur en regard du courrier standard à personnaliser : le contenu du courrier est initialisé avec les informations du courrier de l'entité parente la plus proche ; o modifiez les informations souhaitées, notamment l'entité de rattachement et cliquez sur Valider : dans la liste des courriers, le courrier est affiché en caractères bleus, indiquant qu'il s'agit d'un courrier spécifique à l'entité. - Pour revenir au courrier standard : o cliquez sur en regard du courrier spécifique : le courrier spécifique n'est plus disponible pour l'entité, et est remplacé par le courrier standard Gérer les JobBoard d'une entité - Allez sur le menu Administration > Entités : l'entité racine est affichée. - Dans le bloc Liste des entités, déployez l'arborescence des entités et cliquez sur celle souhaitée : son descriptif est affiché. - Dans le bloc Liste des JobBoard, cliquez sur : la liste des comptes JobBoard définis pour l'entité est affichée. - Pour modifier les informations d'un compte JobBoard : o cliquez sur en regard de celui-ci ; o modifiez les informations souhaitées et cliquez sur Valider : dans la liste des JobBoard, la mention Oui apparaît dans la colonne A son propre compte, indiquant qu'il s'agit d'une personnalisation du compte pour l'entité. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 122 / 146

123 - Pour revenir à la configuration standard du compte, cliquez sur en regard du compte spécifique : la configuration spécifique du compte n'est plus disponible pour l'entité, et est remplacée par la configuration standard Les sessions Une session de recrutement permet d'organiser une rencontre collective ou individuelle avec des candidats. Chaque session se déroule dans un lieu précis et une salle précise, et est animée par une liste d intervenants. À l'issue de la session, un suivi est effectué pour gérer les retours des candidats et des recruteurs sur la rencontre. Ces retours peuvent impacter directement les candidatures afin de simplifier le transfert d informations. Le lieu identifie l'endroit géographique du déroulement de la session : - chaque lieu se décompose en un ensemble de salles ; - une pièce jointe peut être associée à un lieu, par exemple pour joindre le plan d accès lors de l'envoi des convocations aux candidats Les carnets d'adresses Les carnets d'adresses permettent de centraliser toutes les coordonnées (nom, prénom, téléphone, ) relatives à l'ensemble des contacts et opérationnels utilisés dans l'application TS recrutement. Ces contacts sont rassemblés dans des groupes rattachés à une entité, et pouvant être de diverses catégories : - les opérationnels : ensemble des personnes pouvant être contactées au cours du processus de gestion des offres ; sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 123 / 146

124 - les JobPosting : groupes de diffusion spécifiques auxquels peuvent être envoyés des offres par (ex. : diffusion auprès de tous les contacts du groupe École HEC) ; un premier est envoyé au groupe lors de la publication de l'offre et un deuxième est envoyé lors de la dé-publication de l'offre ; La publication d'une offre sur un JobPosting se fait via la fiche Offre > onglet Diffusion (cf. Manuel utilisateur). - les contacts : groupes utilisés dans l'envoi de courriers. Remarques générales - Un utilisateur a accès aux carnets d'adresses de son entité d'appartenance et à ceux rattachés aux entités de niveau inférieur. - Seul un utilisateur dont l'entité de rattachement appartient au périmètre de l'entité du groupe de contacts peut modifier ou supprimer ce groupe Créer un groupe de contacts - Allez sur le menu Administration > Carnets d'adresses. - Cliquez sur Ajouter un groupe. Saisissez les informations du nouveau groupe : catégorie, nom du groupe et entité de rattachement ; cliquez sur Valider : l'entête du groupe est créée. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 124 / 146

125 - Cliquez sur Ajouter un contact. - Saisissez les informations du nouveau contact et cliquez sur Valider : la liste est mise à jour Gérer les groupes de contacts - Allez sur le menu Administration > Carnets d'adresses : la liste des groupes de contacts est affichée. - Pour modifier un groupe de contacts : o sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci : l'entête du groupe est affichée ; o modifiez si nécessaire les informations de l'entête et cliquez sur Valider : la liste des contacts existants est affichée : pour définir un nouveau contact : cliquez sur Ajouter un contact ; pour modifier un contact : cliquez sur en regard de celui-ci ; saisissez les informations et cliquez sur Valider ; pour supprimer un contact : cliquez sur en regard de celui-ci ; - Pour supprimer un groupe de contacts : sur la liste, cliquez sur en regard de celui-ci Le mode «Grand compte» Activation du «Mode grand compte» L activation du mode «Gran Compte» permet d afficher un moteur de recherche pour sélectionner un contact. Pour activer le paramètre «Mode grand compte», il faut le cocher dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres/onglet «Avancés» sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 125 / 146

126 Lorsque le «Mode grand compte» est activé, la page Administration > Carnet d adresse propose la recherche du groupe de contacts : Dans les champs de recherche des groupes de contacts (opérationnels, valideurs, carnets), on affiche un minimoteur de recherche et une liste de résultats paginés de groupes de contacts Périmètre de la recherche des groupes de contacts Afin de définir le périmètre de recherche des groupes de contacts, il faut paramétrer le «Choix des entités pour la recherche» dans Administration > Paramétrage > Application > Gestion des paramètres / onglet «Divers» > Paramètres du carnet d'adresse. 4 choix sont possibles : - Branche remontante (valeur par défaut) : uniquement les groupes de contacts des entités parentes de l entité sélectionnée sont remontés - Périmètre : uniquement les groupes de contacts des entités du périmètre de l entité sélectionnée sont remontés - Branche remontante et périmètre : les groupes de contacts des entités parentes de l entité sélectionnée + les groupes de contact des entités du périmètre de l entité sélectionnée sont remontés - Uniquement entité : uniquement les groupes de contacts définis sur l entité sélectionnée sont remontés. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 126 / 146

127 Il est aussi possible de définir le nombre de résultats par page dans la liste des groupes de contacts. Le nombre de résultats par page de recherche ne s applique qu aux recherches de groupes de contact. Il est par défaut à 8. Lorsque le nombre de résultats dépasse la limite d affichage paramétrée, on accède à une liste de résultats paginés : Ces paramétrages ont un impact dans les fonctionnalités suivantes : - Saisie et modification des offres (groupes de contacts de type opérationnels) - Saisie et modification d une DAR (groupes de contacts de type opérationnels) - Saisie et modification des valideurs (groupes de contacts de type valideurs) - Saisie de l opérationnel dans l action «Recrutement» - Tous les courriers ((groupes de contacts de type contacts) o Envoi de fiche candidat/offre/dar/proposition d embauche o Envoi de courriers sur actions rapides candidatures, offres o Envoi de courriers sur l historique des candidatures (bouton «Ecrire») o Envoi de courriers en actions en masse 4.9. Les JobBoard Un JobBoard est une plateforme externe à TS recrutement sur laquelle sont publiées des offres d'emploi. Il s'agit de sites internet sur lesquels les candidats déposent leur CV, recherchent des offres d'emploi et postulent (ex. : Monster, CadreEmploi). Plusieurs comptes peuvent être définis pour un même JobBoard : chaque compte est rattaché à une entité et possède ses propres informations d'accès (login, mot de passe ). Un tableau informatif permet de connaître le nombre d'offres publiées sur chaque JobBoard. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 127 / 146

128 Il est également possible de constituer des listes de diffusion des offres vers des écoles : listes d'écoles DirectEmploi. Remarques générales - La liste des JobBoard est définie à l'implémentation de l'application TS recrutement. Seuls les comptes d'accès à chaque JobBoard peuvent être paramétrés. - La publication d'une offre sur un JobBoard se fait via la fiche Offre > onglet Diffusion (cf. description dans le manuel utilisateur) Gérer les comptes d'accès à un JobBoard - Allez sur le menu Administration > JobBoard > Gestion des JobBoard : la liste des JobBoard utilisée par TS recrutement est affichée. - Cliquez sur le nom du JobBoard souhaité : la liste des comptes existants est affichée. - Pour définir un nouveau compte d'accès au JobBoard : o cliquez sur Ajouter un compte ; o renseignez les informations propres au nouveau compte d'accès ; o cliquez sur Valider : la liste des comptes du JobBoard est mise à jour. Le formulaire affiché diffère suivant le JobBoard sélectionné. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 128 / 146

129 Prolongation de publication automatique : indique que faire lorsque la période de publication des offres sur le JobBoard arrive à son terme : o Oui : la publication doit être automatiquement prolongée ; o Non : la publication doit être limitée dans le temps ; saisissez le nombre de jours durant lequel celleci doit avoir lieu, s'il est différent de la valeur par défaut. Identifiants de connexion : informations permettant l'accès au JobBoard, propres à chaque JobBoard (ex. : Code client TalentSoft Progiciel Par / Code client Pour ; Nom d'utilisateur / Mot de passe ). - Pour modifier un compte d'accès : o sur la liste des comptes, cliquez sur en regard de celui-ci ; o modifiez les informations souhaitées et cliquez sur Valider. - Pour supprimer un compte d'accès : sur la liste des comptes, cliquez sur en regard de celui-ci Résumé des JobBoard - Allez sur le menu Administration > JobBoard > Résumé des JobBoard : un aperçu du nombre d'offres publiées par JobBoard et par entité est affiché : nombre d'offres publiées actuellement ; nombre d'offres publiées dans le mois ; nombre d offres publiées dans l année courant. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 129 / 146

130 - Pour accéder aux détails des offres publiées sur un JobBoard, cliquez sur le nombre d'offres dans la colonne souhaitée Gérer les listes d'écoles DirectEmploi - Allez sur le menu Administration > JobBoard > Liste des écoles Direct Emploi. - Pour définir une nouvelle liste d'écoles DirectEmploi : o cliquez sur Créer une nouvelle liste : la liste des catégories d'écoles est affichée ; o indiquez le nom de la nouvelle liste ; o indiquez les écoles que vous souhaitez ajouter à cette liste : o cliquez sur en regard d'une catégorie d'écoles pour afficher les différents diplômes délivrés ; o cliquez sur le libellé d'un diplôme : la liste des écoles associées est affichée ; sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 130 / 146

131 o o cochez les écoles pour lesquelles vous souhaitez diffuser les offres et cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des catégories d'écoles. cliquez sur Valider : vous revenez sur la liste des écoles DirectEmploi. - Pour modifier une liste d'écoles DirectEmploi : o cliquez sur en regard de celle-ci ; o cochez les écoles souhaitées puis cliquez sur Valider. o - Pour supprimer une liste d'écoles DirectEmploi : cliquez sur en regard de celle-ci Les CVThèques Cette page permet de gérer les comptes d accès aux CVThèques. Ces comptes permettent d accéder aux différentes CVThèques. Pour accéder aux comptes de chacune des CVThèques, il faut cliquer sur le nom de la CVThèque. On a alors la liste, par entité, des comptes existants. Il est possible d ajouter un nouveau compte en cliquant sur le bouton «Ajouter un compte». La saisie des comptes est différente pour chacune des CVThèques car chacune nécessite des informations différentes. Les informations de compte (login, mot de passe, ) doivent être fournies par la CVThèque elle-même. Les informations de compte doivent être manipulées avec précautions car la modification du compte peut entrainer la NON connexion aux différentes CVThèques. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 131 / 146

132 4.11.Le manuel utilisateur Un manuel peut être mis à disposition des utilisateurs de l'application. Celui-ci est accessible via le menu Mon compte (suivant les droits d'accès). Remarques générales - Format du document : fichier d'une taille maximale de 2 Mo, avec une extension doc ; pdf. - Vous ne pouvez rattacher qu'un seul document ; tout nouveau document écrase l'ancien. - Chaque utilisateur (ayant les droits d'accès) peut ouvrir le manuel ou le télécharger sur son poste ; il ne peut pas supprimer le document rattaché à TS recrutement. Procédure - Allez sur le menu Administration > Manuel utilisateur. - Pour donner l'accès à un manuel : o cliquez sur Parcourir et sélectionnez le document souhaité ; o cliquez sur Enregistrer : le document est téléchargé et devient accessible aux utilisateurs, via le menu Mon compte > Manuel utilisateur. - Pour supprimer l'accès au manuel : cliquez sur. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 132 / 146

133 5. APPLICATION MOBILE Talent soft propose, associée à un front office, une application mobile disponible sur Iphone et Android. La mise en place de cette application est «un projet dans le projet» exactement comme un front office Quelques principes Pour activer cette fonctionnalité, il faut impérativement qu une application mobile soit paramétrée parallèlement. Si ce n est pas le cas, et pour éviter tout dysfonctionnement de l application, ne pas activer cette fonctionnalité - L application mobile diffuse exactement les mêmes offres que son front office. - Les candidatures suivent les mêmes règles de gestion que si elles venaient du front office (routage, réservation ). - Les comptes, recherches, abonnements, candidatures, favoris. sont partagés entre le front office et l application mobile associée. On retrouve donc les mêmes informations sur les deux supports. - On peut utiliser mon compte front office sur l application et inversement. - Les critères de recherche disponibles sur l application mobile sont hérités de ceux du front office associé hormis les critères spécifiques (mots clés, géolocalisation) et sous réserve qu ils soient gérés par l application mobile (les oui/non par exemple ne sont pas gérés mais toutes les zones de liste). sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 133 / 146

134 5.2. Administration Paramétrage général La page de «Paramétrage Général» est accessible depuis le menu «Administration > Paramétrage > Paramétrage Application Mobile > Paramétrage général». Cette page permet d activer les principaux paramètres de l application et de définir les rubriques accessibles aux candidats. Voici quelques paramètres : - «Activation de la recherche des offres» : il est possible de ne pas présenter le moteur de recherche des offres si la société a peu d offres. - «Activation de la gestion des critères» : permet de désactiver la saisie des critères et donc de lancer directement une recherche sur toutes les offres. - «Activation de la possibilité de postuler» : l application peut fonctionner en mode consultation des offres uniquement. Idéal pour une bourse à l emploi premier niveau. - «Mode du candidat» : permet de définir s il faut obligatoirement se connecter pour accéder aux contenus et aux offres d emploi. C est le cas pour les collaborateurs. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 134 / 146

135 - «Activation du partage» : permet de définir si dans toute l application, il est possible de partager de l information par mail ou par les réseaux sociaux. Les paramètres en dessous permettent d activer ou non les supports de partage un par un. L application comporte une page centrale de recherche présentant les 5 fonctionnalités possibles de recherche. Il est possible d en désactiver certaines. On trouve : - «Les offres à la une» désactivable - «Les offres en favoris» désactivable - «Ma recherche enregistrée» - «Rechercher par le moteur de recherche» - «Les offres autour de moi» désactivable Il est ensuite possible d activer ou non certains critères spécifiques de recherche comme les mots clés, les coordonnées géographiques (autour de ) : - «Activation de la carte» : désactive l affichage des offres sur la carte. Cette dernière n est alors plus disponible par switch à partir des listes de résultats ou des offres d emploi. - «Activation de l import des réseaux sociaux» : permet de désactiver la création de dossiers par import des réseaux sociaux. - «Activation des candidatures via le FO» : permet de désactiver le choix proposé au candidat de faire sa candidature sur le front office à partir de l application. Cette option permet par exemple aux utilisateurs de tablette de déposer un dossier en saississant le formulaire classique sur le front office. - «Activation des candidatures via » : il s agit de désactiver le choix pour un candidat de se faire envoyer ses identifiants et les informations sur une offre d emploi lui permettant de postuler ultérieurement à partir d un poste de travail classique. Idéal quand il a trouvé l offre d emploi sur mobile mais que son cv est chez lui. - «Activation du mot de passe» : permet d activer ou non l affichage du lien mot de passe oublié. Utile pour les collaborateurs. - «Criptage du password pour la méthode de création de l utilisateur» Ce paramètre est réservé aux équipes techniques - «Nom de la société utilisé dans l'application mobile» : apparait dans les fonctionnalités de partage comme par exemple titre du mail de partage. - «Format du sous-titre des offres dans les listes de l'application mobile» : permet comme pour les listes du front office de configurer les listes de résultats des offres d emploi sur l application. - «Style css de l offre» : à côté des opérations de chartage de l application, il est important de garder à l esprit que certains contenus (offres, contenus Rh, news) sont complètement gérés par le serveur, même au niveau mise en forme. Ce paramètre permet donc de jouer sur les styles html du rendu des offres d emploi. Les autres contenus contiennent eux-mêmes leurs propres paramètres de charting et sont donc mis en forme séparément item par item News Cette page permet de gérer les news de l application. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 135 / 146

136 Même si la rubrique est désactivée, il est important de configurer au moins une news. C est la news à la une qui fait office de page d accueil. Il est possible classiquement d ajouter une news avec les informations suivantes : - Titre : ce qui est affiché dans la liste - Contenu : ce qui est affiché sur la news. Il est possible de charter le contenu et d insérer des images. Il est conseillé de passer par un graphiste qui mette en forme la news sous forme html. - Texte de partage : Texte qui va pré remplir les zones de partage (le mail par exemple) et qui précède le lien. - Visible ou non : diffuse ou non la news sur les applications. - News à la une : il ne peut y en avoir qu une seule. C est la page d accueil de l application. - Lien : lien de redirection de la news. On accède au contenu internet via un bouton «Aller plus loin». Si le lien n est pas renseigné, le bouton ne s affiche pas. Les news sont ordonnées par date. Il est uniquement possible de les désactiver. On ne supprime pas des news. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 136 / 146

137 5.4. Textes spécifiques A propos On retrouve ici l administration du texte «A propos» de l application. Des informations supplémentaires sont contenues dans le document d intégration graphique de l application. Il comporte en lui-même son charting comme les news Conditions CNIL Comme pour le texte «A propos», on peut ici définir le texte des conditions CNIL consultables quand on dépose une candidature Texte de partage des offres Cette page permet de paramétrer le texte qui sera envoyé lors du partage des offres vers les réseaux sociaux. C est un texte global envoyé sur tous les partages Autres Cette rubrique permet de définir les liens de redirections affichés dans l application mobile. Ces liens permettent de communiquer sur les autres portails de la société, les autres applications mobiles Un lien comporte les informations suivantes : - Titre : affiché dans la liste «Autres» - Visible : définit si le lien est affiché ou non. - Image du lien : permet de paramétrer l image affichée dans la liste. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 137 / 146

138 Attention, la saisie de l image se fait par une zone html pour des raisons techniques. Seule la première image est prise en compte. - Lien : lien utilisé quand l utilisateur clique sur un des items. L application informe l utilisateur qu il va être redirigé vers son navigateur pour charger le lien en question. On sort donc de l application Liens personnels Cette page permet de configurer les réseaux sociaux disponibles pour créer son dossier. La liste des réseaux disponibles n est pas administrable car l application doit avoir une interface technique Contenus RH Comme la rubrique news, on peut ici renseigner le contenu à faire afficher sur le mobile. C est l équivalent mobile des fiches métiers. Néanmoins, ces contenus peuvent être organisés sous plusieurs niveaux. On a donc deux blocs : - la gestion des nœuds - la gestion des fiches de contenu sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 138 / 146

139 Voici les règles de gestion sur ces deux notions : - Les nœuds sont affichés sous forme de liste. - Les contenus sont affichés dans une page un par un. - Pour être visible, un contenu doit obligatoirement être attaché à un nœud. - Un nœud a ou non un parent. Sans parent, il est alors affiché au premier niveau. Sinon, il n est affiché que par le clic sur le parent. - Si un nœud a des fils et du contenu, le contenu ne sera jamais disponible. - Un contenu n a qu un seul parent. Comprendre par parent, élément de la liste sur laquelle je clique pour accéder au contenu. - Le nombre de niveaux n est pas limité. - Un nœud comporte une image qui est affichée directement dans la liste. - Les nœuds comme les contenus ont un ordre gérant l affichage sur le mobile. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 139 / 146

140 6. PARAMETRAGE TS RECRUTEMENT FUSIONNE 6.1. TS Carrière : Impact du paramétrage de l application «ProfilsNet» Pour utiliser indistinctement P.net dans TalentSoft il faudra réaliser deux types d actions différentes : - Donner un certain nombre de droits - Paramétrer «ProfilsNet» dans la nouvelle section «Caractéristique Partenaire» au sein de «la fiche entreprise» Lorsque la section caractéristique partenaire pour «ProfilsNet» a été paramétrée au sein de TalentSoft, l ergonomie ou le fonctionnement de certains liens va changer Apparition du menu «Recrutement» au niveau 1 du menu de navigation Le nom du module Recrutement se retrouve au même niveau que «Mon TS», «Evaluation», «Identification» En cliquant sur «Recrutement» on se retrouve sur la page d accueil de Profil.net Paramétrage : - Paramétrer le droit pour accéder au module recrutement - Paramétrer la caractéristique partenaire «ProfilsNet» Visualiser les offres d emploi Le lien «Offres d emploi» pointe vers le portail collaborateur de Profilsnet. Il affiche au sein de Mon TS en iframe intégré les différentes offres permettant aux collaborateurs de rechercher, sélectionner et postuler aux offres. Ce droit permet aussi d afficher le menu «Mes candidatures». La langue du portail collaborateur «ProfilsNet» est la langue par défaut de l utilisateur (renseigné dans Mes options». Si la langue choisie dans TS Carrière n existe pas dans ProfilsNet, la langue anglaise sera prise par défaut. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 140 / 146

141 Paramétrage : - Paramétrer le droit pour accéder à la page des offres d emploi - Paramétrer la caractéristique partenaire «ProfilNet» Gérer mon alerte mobilité Le lien «Mon alerte mobilité» pointe vers le portail collaborateur de Profilnet et la page de gestion de l alerte mobilité. Il s affichera au sein de Mon TS en iframe intégré. Paramétrage : - Paramétrer le droit pour accéder à la page de gestion de son alerte mobilité - Paramétrer la caractéristique partenaire «ProfilNet» Même si le droit est coché, si la caractéristique partenaire n est pas configurée, ce lien n apparaîtra pas dans Mon TS. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 141 / 146

142 Afficher ma fiche mobilité Le lien «Ma fiche mobilité» permet d accéder à la page de gestion de sa fiche mobilité du portail collaborateur Profilnet. Il affichera au sein de Mon TS en iframe intégré. Ce droit active aussi l accès aux pièces jointes mobilité. Paramétrage : - Paramétrer le droit pour accéder à la fiche mobilité - Paramétrer la caractéristique partenaire «ProfilNet» Si la caractéristique partenaire n est pas cochée, le lien ne s affichera pas. sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 142 / 146

143 Créer / éditer mes besoins en ressources Le lien «Saisir un besoin» permet d accéder à la fiche de saisie d une Demande d Autorisation de Recrutement de TS recrutement. Paramétrage : - Paramétrer le droit pour accéder à la fiche DAR - Paramétrer la caractéristique partenaire «ProfilNet» Si la caractéristique partenaire n est pas cochée, le lien ne s affichera pas Accéder à TalentSoft depuis ProfilsNet Le lien «Gestion des talents» permet de revenir vers TalentSoft lorsqu on navigue dans TS recrutement. - Paramétrer le droit pour accéder au menu «Gestion des talents» dans le bloc «gestion des utilisateurs» sans autorisation écrite préalable de TalentSoft Page 143 / 146