Préparez dès à présent la réforme des frais de déplacement en 2014!

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1 INFO Octobre 2013 Préparez dès à présent la réforme des frais de déplacement en 2014! Ceux qui croyaient pouvoir attendre la fin de l année pour s intéresser à la réforme des frais de déplacement se trompent. Les impacts dus aux dites réformes doivent être dès à présent analysés afin de mettre en place d éventuelles mesures. Veuillez trouver ci-dessous, les nouveautés ainsi que leurs conséquences les plus importantes qui impacteront notamment l établissement des payes : «Premier lieu de travail» remplace «lieu de travail habituel» Le terme «premier lieu de travail».vient se substituer au terme «lieu de travail habituel» jusqu alors utilisé. Ce terme joue un rôle important dans la question relative aux remboursements de frais de déplacement, à savoir si ces derniers peuvent être remboursés exempts d impôts et de charges sociales ou non. Les trajets effectués vers le premier lieu de travail ne sont pas exempts d impôts ni de charges sociales. Il en va de même pour les trajets effectués avec un véhicule de fonction entre le lieu d habitation et le premier lieu de travail, ils sont soumis à l impôt sur le revenu et aux charges sociales comme un avantage en nature.

2 On entend ici par «premier lieu de travail», un lieu fixe désigné au sein de l entreprise de l employeur, les locaux d une société du groupe ou d un tiers (p.ex. client). Jusqu à présent, seuls des locaux de l employeur étaient pris en compte pour la détermination du premier lieu de travail. Un salarié n ayant pas auparavant, un lieu habituel de travail parce qu il travaillait seulement chez des clients ou chez une autre entreprise du groupe pourrait dorénavant se voir attribuer un premier lieu de travail, par ex. chez un client ou la société mère de l employeur. En reprenant l exemple du salarié cité plus haut, les remboursements des trajets effectués par ce dernier jusqu au premier lieu de travail, ne seront plus exempts d impôts ni de charges sociales en 2014 ; les frais professionnels seraient supprimés et, le cas échéant, une utilisation privée du véhicule de fonction serait imposable et soumise aux cotisations sociales. À partir de 2014, la détermination du premier lieu de travail se basera principalement sur les instructions de l employeur dans le cadre du droit du travail. Si par exemple le contrat de travail mentionne une certaine filiale comme lieu de travail, celle-ci sera considérée comme premier lieu de travail. Uniquement dans les cas où on ne peut constater aucune affectation à un lieu de travail, ce dernier sera déterminé selon l endroit où le salarié effectue son travail et selon le temps de travail qu il y effectue. De plus, un premier lieu de travail peut être déterminé dans le cadre d une affectation temporaire pour peu que cette affectation excède 48 mois. Il est pris en compte pour ce calcul, le temps d affectation écoulé, donc effectué avant le 01/01/2014 ; ce qui signifie qu un premier lieu de travail peut déjà être constitué dès le 01/01/2014. Dans le cas où nous établissons vos fiches de salaire, notre service des salaires vérifiera dans les prochaines semaines les éventuelles modifications qui pourront avoir lieu pour vos salariés suite à la réforme et vous informera en conséquence.

3 Nous attirons votre attention sur le fait qu il faut également prendre en compte les conséquences de l affectation d un lieu de travail sur le plan du droit du travail lors d éventuelles mesures. Pour toutes questions à ce sujet, notre service des salaires reste bien entendu à votre disposition. Changement des forfaits repas A l avenir, il n existera plus que 2 et non 3 forfaits qui pourront être payés au salarié pour les frais de repas lors de déplacements professionnels. Pour un déplacement d une journée avec une absence de plus de 8 heures, le remboursement exonéré d impôts et de charges sociales est de 12. Avec une absence d au moins 24 heures, le remboursement est de 24. Autre nouveauté: les durées d absence les jours du départ et du retour ne jouent plus aucun rôle lors de déplacements de plusieurs jours. Pour le jour de départ et de retour, le remboursement s élève respectivement à 12. La limite de 3 mois pour le remboursement exonéré d impôt et de charges sociales lors d une activité au même lieu de travail s applique de nouveau après une interruption de 4 semaines. Mise à disposition de repas par l employeur Dorénavant, les valeurs de référence de l avantage en nature seront impérativement soumises à l imposition et aux cotisations sociales ou compensées par une imposition forfaitaire à hauteur de 25 %, par exemple pour le paiement du petit déjeuner à l hôtel à la charge de l employeur. Les valeurs de référence de l avantage en nature grimperont: Pour un petit-déjeuner: 4,80, Pour un déjeuner ou un dîner: 9,60. Il reste néanmoins possible de ne pas soumettre ces montants à l imposition et aux cotisations sociales si le salarié a droit au forfait repas et que la valeur de l avantage en nature est déduite de ce forfait.

4 Flux de paiement unifiés avec SEPA Le terme SEPA (=Single Euro Payements Area) désigne un espace européen unique de paiement pour les transactions en euros. Il n y aura désormais plus aucune différence entre les paiements nationaux et transfrontaliers en euros. Les 27 États membres de l UE, mais aussi la Suisse, Monaco et 3 autres pays de l Espace Economique Européen (EEE) participeront au projet SEPA. La procédure SEPA deviendra obligatoire à compter du 01/02/2014. Les particuliers pourront cependant continuer à effectuer leurs paiements avec leur numéro de compte et leur code bancaire durant la phase transitoire allant jusqu au 01/02/2016. Les numéros IBAN et codes BIC utilisés jusqu à présent pour les paiements vers l étranger se substitueront alors aux numéros de compte et codes banque nationaux. Le numéro IBAN est le numéro de compte bancaire international et détermine précisément chaque compte courant dans les pays participant au projet SEPA. Il compte au maximum 34 caractères. Le code BIC encore appelé Swift est le code bancaire international. Virements SEPA Lors de virements SEPA, le montant intégral est crédité au bénéficiaire, sans aucune retenue. L exécution du virement se fait en un jour ouvré. Il n existe plus de limite pour le montant en jeu. L obligation de déclarer les paiements supérieurs à à la banque fédérale est toutefois maintenue. Prélèvement SEPA Par le biais d un fondement juridique commun, des standards uniformes ont été développés afin de permettre des prélèvements nationaux et étrangers. Pour tout prélèvement effectué, un numéro d identification unique, explicite et standardisé du créancier concerné, doit être indiqué. Ce numéro d identification du créancier doit être demandé auprès de la banque fédérale allemande et sert à identifier de manière précise le bénéficiaire du prélèvement. Cette demande peut être formulée uniquement sur le site internet de la banque fédérale d Allemagne (

5 Il existe 2 sortes de prélèvement SEPA: le prélèvement SEPA basique et le prélèvement SEPA entreprises. Notez que le prélèvement SEPA entreprises n est pas autorisé vis-à-vis des consommateurs. Une autorisation de prélèvement conforme, gardera toute sa validité pour la réalisation d un prélèvement SEPA basique. Pour utiliser la procédure de «prélèvement entreprises», l entreprise doit obligatoirement présenter une autorisation de prélèvement spécifique. Par ailleurs, les deux procédures de prélèvement se distinguent par leur délai de remboursement. Pour les prélèvements basiques, un retour est possible sans motif jusqu à 8 semaines après le prélèvement. Pour les prélèvements «entreprises», aucun retour n est plus possible. En ce qui concerne les «prélèvements entreprises», une vérification du prélèvement par la banque du débiteur s avère nécessaire avant sa réalisation. Quel que soit le mode du prélèvement, basique ou entreprise, le client doit être informé à temps dudit prélèvement ainsi que de sa date d échéance. Cette information préliminaire peut être fournie soit sur la facture, soit dans un document séparé. L information doit comporter non seulement le montant et la date d échéance, mais aussi le numéro d identification du créancier, une référence client, le numéro IBAN, le code BIC et l information qu il s agit d un prélèvement SEPA. Nous vous conseillons de passer rapidement à cette nouvelle procédure. Le ministère fédéral de l économie et de la technologie fournit une check-list sur son site internet ( pour aider au passage de la procédure SEPA.

6 De nombreuses modifications fiscales au travers de la loi de transposition de la directive sur l assistance mutuelle La loi de transposition de la directive sur l assistance mutuelle (Amtshilferichtlinie- Umsetzungsgesetz) promulguée au Journal Officiel allemand le 29/06/2013 contient notamment les changements suivants: Intérêts à courir pour le montant à déduire des investissements Les contribuables remplissant les conditions pour la déduction de montants d investissements peuvent déduire 40 % des coûts prévisionnels d investissements comme frais professionnels pour des investissements prévus pour les biens meubles. Si l investissement ne se fait pas, la déduction doit être annulée pour l année où elle a été effectuée. Cela conduit rétroactivement à une augmentation des bénéfices et à une rémunération d intérêts à hauteur de 6% par an. Jusqu alors les avis divergeaient quant à la date de début du calcul des intérêts. Le Tribunal des finances de la Basse-Saxe a rendu un jugement favorable au contribuable en Le tribunal n a pas confirmé la position de l administration fiscale mais considéré l abandon de l intention d investir comme un événement rétroactif. Par conséquent, le cours des intérêts pour le montant différentiel dû à l annulation du montant déduit pour les investissements pour l année en question débute seulement 15 mois après la fin de l année au cours de laquelle le contribuable a abandonné son intention d investir. Selon l avis de l administration fiscale, le cours des intérêts débute 15 mois après la fin de l année pour laquelle le contribuable a fait valoir le montant déductible. La loi de transposition de la directive sur l assistance mutuelle a désormais fixé légalement la position de l administration fiscale. Ce nouveau règlement s appliquera à partir de la période d imposition Remarque: La situation juridique jusqu à ce jour est controversée. Un recours contre le jugement du Tribunal des finances de Basse-Saxe a été introduit devant la Cour fédérale des finances. Le changement légal pourrait être un indice quant à l issue en faveur des entreprises et à une mise au point par le législateur pour les cas futurs. On attend donc avec impatience l issue de la procédure de recours.

7 Contrôle de la retenue à la source des impôts sur le salaire Le nouveau contrôle mis en place en matière d impôt sur les salaires est un audit externe effectué à l improviste durant les horaires d ouverture habituels de l entreprise. Remarque: Ce contrôle vise avant tout à combattre le travail illégal et les contrats de travail dissimulés. Nouvelles exigences relatives aux avoirs Si la facture est établie par le destinataire de la prestation ou par un tiers qu il a mandaté, la loi relative à l impôt sur le chiffre d affaires désigne cette opération comme un avoir. Ces factures doivent dorénavant impérativement comporter la mention «avoir» (Gutschrift). Cette mention est importante en particulier car la déduction de la TVA déductible requiert une facture correcte. En l absence de la mention «avoir» (Gutschrift), le destinataire de la prestation ne peut donc faire valoir la déduction de la taxe déductible. La nouvelle réglementation entre en vigueur le jour suivant la promulgation de la loi de transposition de la directive sur l assistance mutuelle au Journal Officiel allemand (promulgation le 29/06/2013, c est-à-dire entrée en vigueur le 30/06/2013). Inversement, la correction d une facture ne peut plus être désignée comme un «avoir» (Gutschrift). Récupération de la TVA: des nouveautés sur la rétroactivité de ladite récupération lors de la correction de factures Dans une procédure belge, la Cour Européenne a confirmé la possibilité d une rétroactivité effective en matière de TVA déductible suite à la correction d une facture. Selon les motifs du jugement, d un point de vue temporel cette possibilité existe seulement si la facture corrigée parvient à l administration fiscale avant la prononciation de la décision refusant la facture sur laquelle portent les objections. Le contexte Si le centre des impôts refuse la déductibilité de la TVA par exemple lors d un contrôle parce que la facture est incomplète ou incorrecte cela peut conduire à des versements de

8 régularisation élevés. Selon le point de vue soutenu jusqu à ce jour, la correction d une facture n a pas d effet rétroactif. En conséquence, la déductibilité de la TVA n est permise que pour la période de déclaration préalable au cours de laquelle le destinataire de la prestation reçoit une facture corrigée. Au regard d une décision de la Cour Européenne rendue en 2010, une discussion controversée s est enflammée sur la question selon laquelle des corrections de factures pouvaient entraîner une rétroactivité effective sur les intérêts. Cette question d importance pratique considérable n a pas encore été définitivement jugée. Une décision de la Cour fédérale des finances de l année passée laisse pour le moins apparaître certaines tendances si on en croit les commentaires dans la littérature spécialisée. Une rétroactivité pourrait alors être permise au moins dans les cas où la facture initiale corrigée ultérieurement contenait déjà les éléments essentiels et impératifs pour toute facture. Il s agit des données relatives à l émetteur de la facture, au destinataire de la prestation, la nature de la prestation, le prix et le taux de TVA. Remarque: Quant à l'effet rétroactif des corrections de factures, une procédure de révision est en instance devant la Cour fédérale des finances ; pour cela, les cas similaires appropriés peuvent être dans un premier temps maintenus ouverts. Accès à l'emploi facilité pour les diplômés universitaires en provenance des pays non membres de l'ue La nouvelle réglementation entrée en vigueur le en matière d'emploi autorise l'emploi de certains professionnels, non ressortissants de l'ue sous des conditions plus allégées. L'agence fédérale pour l'emploi publie régulièrement une liste des emplois remplissant ces conditions d allègement. Cette liste est disponible à l adresse suivante :

9 Avantage en nature «voiture de fonction» Si l'employeur met à disposition de son employé, une voiture que ce dernier est autorisé à utiliser à titre privé, il y a lieu de constater un avantage en nature imposable. Si la détermination de cet avantage en nature se fait sur la base de la règle forfaitaire des 1%, il importe désormais peu selon les nouvelles règlementations plus sévères de la cour fédérale des finances (Bundezfinanzhof) que le salarié ait réellement utilisé la voiture à titre privé ou non. L avantage en nature pour l employé découle du fait de la mise à disposition d'une voiture de société pour usage privé et non pas seulement de l usage effectif de ladite voiture à titre privé. Que l employé ait ou non profité de cette mise à disposition ne joue plus aucun rôle. Ce nouveau principe ressort dans plusieurs arrêts récents de la Cour fédérale des finances. Jusqu'à présent, l'utilisation privée effective du véhicule a été présumée. Cependant, sous des conditions assez strictes, les salariés étaient autorisés à apporter la preuve contraire. Cette possibilité est désormais exclue par la nouvelle jurisprudence. La tenue d un livre de bord peut s avérer plus intéressant La Cour fédérale des finances souligne que le bénéfice de l'usage á titre privé du véhicule de société est à évaluer avec la règle des 1% dans la mesure où il n existe pas un livre de bord tenu dans les dues formes et justifiant les trajets à titre privés et ceux à titre professionnel. Remarque : Laquelle des méthodes est finalement la plus avantageuse, il serait difficile d y donner une réponse globale. Un journal de bord offre souvent des avantages lorsque le prix catalogue (Listenpreis) affiché est élevé et que l usage privé n est pas important. Il serait cependant judicieux, de garder à l esprit que la tenue d un livre de bord nécessite une certaine autodiscipline et prend un certain temps. Interdiction d usage à titre privé vaut absence d avantage en nature Un avantage en nature déterminé selon la règle «1%» n est à reconnaitre que s'il est établi que l'employeur a effectivement mis à la disposition de l'employé un véhicule de fonction avec une permission d usage privé à travers un contrat de travail, ou du moins sur la base d un accord d usage tacite, dixit la Cour fédérale des finances.

10 En d autres termes, l existence par exemple dans le contrat de travail d une interdiction pour le salarié d utiliser à titre privé le véhicule de société, annule implicitement la reconnaissance d un avantage en nature selon la règle «1%». Une surveillance spéciale de l'interdiction de l'utilisation à titre privé n'est pas nécessaire. Note: S'il est démontré qu un associé-gérant d'une société à responsabilité limitée a utilisé une voiture de société à titre privé sans autorisation, il ne s agira pas là d un complément de salaire, mais plutôt de versement de dividendes occultes. Du point de vue de la Cour fédérale des finances, l usage à titre privé et ceci sans autorisation ne revêt en aucun cas un caractère de salaire.