Formation au nouveau site cargo.fr et son administration

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1 Formation au nouveau site cargo.fr et son administration

2 A propos de ce guide Les informations contenues dans ce guide sont susceptibles d'être modifiées sans préavis dans le cadre de l'évolution du site web de réservation en ligne de cargo.fr. Ce guide est destiné aux administrateurs qui doivent procéder au suivi des réservations et des devis ainsi que la gestion du parc de véhicules (disponibilité, options, accessoires), des tarifs et des informations propres à l'agence (horaire, produits, actualités,.). Ce guide se veut pratique et il a pour vocation d'être une aide afin de faciliter la bonne gestion de l'activité de location de véhicules à travers le site web de réservation en ligne cargo.fr. Les tâches d'administration sont des tâches courantes pouvant être affectées à une personne ou bien réparties sur plusieurs administrateurs ayant des droits différents. La plupart de ces tâches d'administration sont décrites dans les pages qui suivent. Bonne lecture

3 Glossaire Internaute Est nommé "Internaute", toute personne, client ou pas, qui consulte le site web de réservation en ligne Front Office Est nommé "Front Office", les pages web qui sont visibles par l'internaute. Back Office Administrateur Est nommé "Back Office", les pages Web accessibles uniquement aux personnes habilitées pour administrer le site web. Personne qui possède un identifiant et un mot de passe pour gérer l'administration du site partiellement ou en totalité.

4 Au sommaire Page 5:... Accès à l administration du site cargo.fr Page 6:... Menu d administration Page 7:... J analyse mes clients Page 12:... J analyse mes réservations Page 20:... Je consulte l historique des réservations Page 22:... J analyse mes demandes de devis Page 27:... Je consulte l historique des devis Page 29:... Je gère la disponibilité de mon parc sur cargo.fr Page 34:.... Je gère mes options Page 37:... Je gère mes accessoires Page 39:... Je gère mes périodes de remises Page 41:... Je gère mes tarifs Page 44:... Je gère mes codes avantages Page 48:... Je gère ma page agence Page 52:... Je gère mes horaires Page 55:... Je gère mes services & véhicules Page 57:... Je gère mes actualités Page 61:... Je gère mes bons plans Page 65:... Je participe aux offres nationales Page 67:... Je gère mes utilisateurs

5 Accès à l'administration du site web de réservation cargo.fr A partir de votre navigateur internet, connectez-vous à l'administration du site web de réservation en ligne : admin.cargo.fr. 1 - Saisissez votre identifiant et votre mot de passe. 1 Ces derniers vous ont été remis par l'administrateur du site web de réservation en ligne cargo.fr. Une fois identifié, vous arrivez sur la page d'accueil du Back Office où vous allez pouvoir administrer vos tâches associées à la réservation en ligne de vos véhicules sur le site cargo.fr.

6 Le menu d'administration Le menu est toujours visible et accessible dans chaque rubrique où que vous soyez dans l'administration du Back Office. Vous pourrez vous déconnecter, visualiser le site web de réservation en ligne, lancer le traducteur à tout moment. Chaque rubrique est cliquable. Vous accédez ainsi à des sous-rubriques qui vous présentent les tâches à compléter. CLIENTS pour identifier les clients selon certains critères. RESERVATIONS pour gérer les demandes de réservation du site. DEVIS pour traiter les demandes de devis faites par les internautes. PARC pour gérer la disponibilité de vos véhicules et des options et accessoires. TARIFS pour mettre à jour vos tarifs par catégories, vos périodes de remise et vos codes avantages. PAGE AGENCE pour gérer vos spécificités : horaires d'ouverture, moyens de paiement, actualités, vos partenaires, En fonction de votre profil et des droits associés, vous n'aurez peut-être pas accès à l'ensemble de ces rubriques.

7 J'analyse mes CLIENTS sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Clients" et cliquez sur "Liste des clients". 1

8 Critères de recherche Vous avez la possibilité de filtrer vos clients via des listes déroulantes : 3 Ou via plusieurs critères :

9 1 Je saisis le critère dans le champ «Multi-critères». 2 Je clique sur le bouton «Filtrer». Le résultat apparaît : Exemple de recherche par le nom du client 1 2 Le bouton «Export Excel» génère un fichier Excel de la liste des clients selon vos filtres. Le bouton «Refresh» vous permet d annuler vos filtres.

10 Consultation d une fiche client 1 Je clique sur le nom du client que je souhaite visualiser. Les données du client s affichent. Elles sont non modifiables. 1

11 Consultation d une fiche client Vous avez accès aux réservations et aux devis faits par le client consulté. 2 Pour visualiser une réservation ou un devis, cliquez sur la référence souhaitée pour afficher le détail de la réservation ou du devis. 2

12 J'analyse mes RESERVATIONS sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique " Réservations" et cliquez sur "Réservations à traiter". 1

13 2 2 Vous avez la possibilité de filtrer les réservations à traiter via différents critères : Le bouton «Export Excel» génère un fichier Excel selon vos filtres. Le bouton «Réinitialiser» vous permet d annuler vos filtres.

14 3 lorsque vous avez défini vos filtres, cliquez sur le bouton «Filtrer» pour avoir le résultat de votre recherche. 3 Vous avez ainsi connaissance des réservations faites sur le site cargo.fr à confirmer ou à annuler.

15 3 Cliquez sur le numéro de la réservation à traiter. Comment consulter une réservation? 3 La fiche de réservation s affiche reprenant les données saisies par l Internaute lors de sa réservation sur le site cargo.fr. Vous aurez ainsi la possibilité de confirmer ou non la réservation.

16 Informations Client collectées Informations saisies sur cargo.fr

17 Informations véhicules collectées Informations saisies sur cargo.fr

18 Informations saisies sur cargo.fr Informations sur les options collectées Informations sur les accessoires collectées

19 Informations du code avantage collectées Informations saisies sur cargo.fr Informations du montant collectées

20 Je consulte l HISTORIQUE DES RESERVATIONS Internet 1 Sélectionnez la rubrique "Réservations" et cliquez sur "Historique des réservations". 1

21 2 Vous retrouvez les mêmes fonctionnalités que pour les réservations à traiter. 2 - Pour consulter une réservation, cliquez sur le numéro de la réservation.

22 J'analyse mes DEMANDES DE DEVIS "Internet " à traiter 1 Sélectionnez la rubrique "Devis" et cliquez sur "Demandes devis à traiter". 1

23 2 2 Vous avez la possibilité de filtrer les devis à traiter via différents critères : Le bouton «Export Excel» génère un fichier Excel selon vos filtres. Le bouton «Réinitialiser» vous permet d annuler vos filtres.

24 3 lorsque vous avez défini vos filtres, cliquez sur le bouton «Filtrer» pour avoir le résultat de votre recherche. 3 Vous avez ainsi connaissance des devis à traiter.

25 4 Cliquez sur le numéro du devis à traiter. Comment consulter un devis? 4 Le devis s affiche avec les données saisies par l Internaute lors de sa demande de devis sur le site cargo.fr Vous aurez ainsi la possibilité de confirmer ou non la prise en charge de la demande de devis.

26 Informations du devis collectées Informations saisies sur cargo.fr

27 Je consulte l HISTORIQUE DES DEVIS sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Devis" et cliquez sur "Historique des devis". 1

28 2 Vous retrouvez les mêmes fonctionnalités que pour les devis à traiter. 2 - Pour consulter un devis, cliquez sur le numéro du devis.

29 Je gère la DISPONIBILITE de mon parc sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Parc" et cliquez sur "Disponibilités". 1

30 2 Si vous gérez plusieurs agences, sélectionnez l'agence souhaitée puis validez. La liste vous présente les catégories de véhicules qui peuvent être accessibles à la réservation en ligne via le site cargo.fr. 2

31 3 - Si vous souhaitez qu'une catégorie soit disponible sur le site cargo.fr, cliquez sur la case à cocher associée à la catégorie Vous pouvez préciser les conditions d'âge minimal et de durée minimum d'obtention du permis pour chacune des catégories.

32 Comment définir une plage d indisponibilité? 1 - Pour créer une plage d'indisponibilités, cliquez sur le lien "Voir". 2 - Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter" Renseignez la période sur laquelle la catégorie n'est pas disponible Valider la période en cliquant sur le bouton "OK". 4

33 L'indisponibilité est créée. 5 - Vous pouvez la modifier en cliquant sur la date à mettre à jour ou bien la supprimer en cliquant sur le lien "Supprimer". Résultat sur cargo.fr Lors d'une réservation en ligne, l'internaute ne pourra pas choisir la catégorie 10 à 12 m 3. Le visuel est grisé et non cliquable. 5 L'internaute, s'il le souhaite, peut contacter l'agence pour une demande de devis.

34 Je gère mes OPTIONS sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Parc" et cliquez sur «Options". 1

35 2 - Sélectionnez l'agence souhaitée puis validez. La liste vous présente toutes les options qu'il est possible de rendre accessible à la réservation en ligne via le site cargo.fr Si vous proposez telle ou telle option, cliquez sur la case à cocher associée à l'option.

36 4 Pour ventiler le prix de l option selon la catégorie de véhicule, cliquez sur le nom de l option concernée. 4 5 Renseignez le prix pour les catégories concernées. 6 - Cliquez sur la case à cocher associée pour activer l option sur la catégorie de véhicule sur le site cargo.fr 5 6

37 Je gère mes ACCESSOIRES sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Parc" et cliquez sur la sous rubrique «Accessoires". 1

38 2 - Sélectionnez l'agence souhaitée puis validez. La liste vous présente les accessoires disponibles Saisissez le prix auquel vous souhaitez proposer l'accessoire. 4 Cliquez sur la case à cocher pour rendre disponible l'accessoire sur le site.

39 Je gère mes PERIODES DE REMISES sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique «Tarifs" et cliquez sur «Périodes". 1

40 2 - Sélectionnez l'agence souhaitée puis validez. La liste vous présente les remises définies par famille de véhicules : VP, VU, Minibus Pour ajouter une remise périodique, cliquez sur le lien. 4 Renseignez les champs demandés et enregistrez la remise périodique. 4

41 Je gère mes TARIFS sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Tarifs" et cliquez sur "Tarifs par catégories". 1

42 2 - Sélectionnez l'agence. 3 Sélectionnez la catégorie de véhicule souhaitée. 4 Sélectionnez la période concernée. 5 - Cliquez sur le bouton «Voir la grille» des tarifs

43 Présentation de la grille de tarifs pour la catégorie «Citadine» pour la saison La grille de tarifs porte sur une durée d 1/2 journée à 14 jours. 6 - Un clic sur un prix fait apparaître le prix catalogue :

44 Je gère mes CODES AVANTAGES sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Tarifs" et cliquez sur "Codes avantages". 1

45 2 Cliquez sur le bouton «Nouveau» pour générer un code avantage. 2

46 3 Sélectionnez votre agence. 4 Générez votre code en cliquant sur le bouton «Générer». 5 Renseignez la période sur laquelle le code avantage est actif. 6 Cliquez sur le bouton «OK» pour créer la fiche du code avantage Précisez sur quel domaine est appliqué ce code avantage : - Si c est une catégorie : précisez le taux de remise. - Si c est un accessoire : précisez l accessoire offert. - Si c est une option : précisez l option offerte. - Si c est un groupe : précisez le taux de remise.

47 8 Cliquez sur le bouton «Enregistrez» pour sauvegarder votre code avantage. 8 8

48 Je gère ma PAGE AGENCE sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Gestion de la page". 1

49 2 Cliquez sur les moyens de paiement que vous acceptez. 3 Précisez les langues parlées. 4 Publiez 3 visuels de votre agence qui alimentent le diaporama de votre page agence

50 Le site cargo.fr est multilingue. Vous bénéficiez d un éditeur de texte pour présenter votre agence en français et en anglais. 5 - Pour traduire votre texte français en anglais, sélectionnez l onglet «Anglais». 6 - Cliquez sur le lien «Remplissage automatique». 5 6

51 Pour améliorer le référencement de votre page, vous pouvez ajouter 3 partenaires à votre page agence. 7 Saisissez le nom du partenaire. 8 Renseignez l adresse internet du site web du partenaire. 9 Ajouter un visuel du partenaire

52 Je gère les HORAIRES de mon agence sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Horaires". 1

53 2 Gérez les horaires d ouverture de l agence 2

54 3 Ajouter des fermetures exceptionnelles Vous gérez les jours fériés pour lesquels vous pouvez décider d être ouvert en décochant les jours concernés. 4

55 Je gère mes SERVICES & VEHICULES spécifiques sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Produits". 1

56 2 - Sélectionnez les services et les véhicules spécifiques que vous souhaitez proposer sur votre page agence du site cargo.fr Enregistrez vos modifications.

57 Je gère mes ACTUALITES sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Actualités". 1

58 Vous avez la possibilité de créer des actualités sur votre page agence. 2 Pour créer une actualité, cliquez sur le bouton «Nouveau». 2

59 3 Complétez les dates de publication et d expiration de votre actualité. 4 Saisissez un titre à votre actualité. 5 Renseignez un résumé synthétique de votre actualité

60 6 Saisissez le contenu de votre actualité à partir de l éditeur de texte. 7 Donnez un titre de la page pour le référencement de votre actualité. 8 Faite une description courte (1 à 2 lignes) de votre actualité, toujours pour le référencement. 9 Notez des mots ou expressions clés pour le référencement. 10 Publiez un visuel. 11 Enregistrez votre actualité

61 Je gère mes BONS PLANS sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Bons plans". 1

62 Vous pouvez créer des bons plans spécifiques à votre agence. 2 Pour créer un bon plan, cliquez sur le bouton «Nouveau». 2

63 3 Complétez les dates de publication et d expiration de votre bon plan. 4 Saisissez un titre à votre bon plan. 5 Renseignez un résumé synthétique

64 6 Saisissez le contenu de votre bon plan à partir de l éditeur de texte. 7 Donnez un titre de la page pour le référencement du bon plan. 8 Faite une description courte (1 à 2 lignes) de votre bon plan, toujours pour le référencement. 9 Notez des mots ou expressions clés pour le référencement. 10 Publiez un visuel. 11 Enregistrez votre bon plan

65 Je participe aux OFFRES NATIONALES sur cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Participation aux offres". 1

66 2 Pour participer aux offres, cliquez sur la case à cocher correspondant à l offre souhaitée. 2

67 Je gère mes UTILISATEURS au Back Office cargo.fr 1 Sélectionnez la rubrique "Page agence" et cliquez sur "Utilisateurs". 1

68 Sur la liste des utilisateurs, vous visualisez les personnes qui ont un accès à l administration de votre site agence. Deux profils vous sont proposés : Administrateur ou bien Utilisateur. 2 Vous pouvez modifiez les informations d un utilisateur en cliquant sur le prénom de l utilisateur. 3 Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton «Nouveau». 3 2

69 4 Compléter les informations demandées et enregistrez la fiche utilisateur. 4 4

70 Vous êtes maintenant prêts à administrer vos informations sur le site de réservation en ligne cargo.fr