La Déclaration Sociale Nominative

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1 La Déclaration Sociale Nominative Janvier 2017

2 La DSN En 2017, la DSN - Déclaration Sociale Nominative, sous la forme d une transmission dématérialisée des données à partir du logiciel de paie et RH, remplace la majorité des déclarations actuelles effectuées par les entreprises et leurs mandataires. 2

3 Les principes de fonctionnement de la DSN LA DSN EST LA DERNIERE ETAPE DU TRAITEMENT DE LA PAIE LA DSN EST REALISEE PAR ETABLISSEMENT La DSN repose sur les données de la paie au sens large : SIRET, NIR, salaires, cotisations, N de contrats, etc. La DSN est donc un sous-produit de la paie, générée sous forme de fichier informatique dont le format doit respecter la norme DSN. Quel que soit le moyen utilisé pour transmettre ce fichier, il est déposé sur net-entreprises.fr qui transmet les informations aux organismes destinataires. Une DSN doit être émise pour chaque établissement et inclure les salariés qui y sont rattachés. A chaque SIRET correspond une DSN. LA VERIFICATION DES SIRET EST UNE ETAPE INCONTOURNABLE Le Siret doit être reconnu par le système DSN. Il doit être contrôlé via le service de fiabilisation sur netentreprises.fr 3

4 UNE ATTENTION PARTICULIERE EST PORTEE AU NIR DES SALARIES LA DSN DOIT ETRE EMISE MENSUELLEMENT Le NIR (Numéro d'inscription au répertoire) permet - d ouvrir des droits aux prestations - d effectuer des contrôles Vérifier la fiabilité du NIR de vos salariés via le BIS (Bilan d identification des salariés) sur netentreprises.fr L échéance d exigibilité de la DSN pour le mois de paie M est le 5 M+1 midi pour les entreprises mensualisées soumises aujourd hui à cette échéance le 15 M+1 midi pour les autres Au-delà de l exigibilité, la correction doit être faite dans la DSN du mois suivant. 4

5 LA DSN EST COMPLETEE DE SIGNALEMENTS D EVENEMENTS LES CONTRÔLES DE LA DSN Les signalements d événements concernent les arrêts de travail (ADT), les reprises du travail et les fins de contrat de travail (FCT). Ils permettent d ouvrir rapidement les droits à prestation du salarié. Ils doivent être réalisés dans les 5 jours de prise en compte d un événement en paie. Les droits sont calculés sur la base de l historique des données mensuelles du salarié. Pour le cas général, il faut a minima - 3 mois d historique pour un ADT - 12 mois pour une FCT. Après son dépôt, la DSN est soumise à différents contrôles. #5 LES MESSAGES RETOURS DSN SONT TOUS A PRENDRE EN COMPTE Contrôle bloquant : votre DSN est rejetée car elle ne respecte pas la norme DSN. Contrôle non bloquant : votre DSN a été acceptée mais elle contient des erreurs. Consulter obligatoirement les comptes-rendus métier du tableau de bord. 5

6 Le décret Le décret phase phase 3 La 3 La généralisation est est confirmée Les principaux éléments Le décret de généralisation de la DSN n du 21 novembre 2016 confirme que la DSN devient la déclaration sociale que les employeurs doivent utiliser pour déclarer les cotisations aux autres organismes sociaux que les Urssaf, notamment les caisses de la MSA, la Cnav, l Agirc-Arrco, les organismes complémentaires gestionnaires de contrats collectifs d'entreprise et certains régimes spéciaux ou professionnels. Les entreprises gardent le choix du moyen de paiement, La périodicité du paiement des cotisations pour l Urssaf évoluera en 2018 pour devenir mensuelle pour les TPE de moins de 11 salariés. Cependant, sur option, le paiement trimestriel pourra être conservé. Les dates de transmission sont inchangées : le 5 pour les employeurs de plus de 50 salariés et le 15 pour les autres ainsi que ceux qui versent leurs salaires en début de mois suivant. En revanche les dates de paiement Urssaf se calquent sur les dates de transmission de la DSN. Pour les entreprises en grand décalage de paie, cet alignement sera progressif (arrêté à suivre prochainement). Le régime des pénalités est modifié. 6 6

7 Les organismes destinataires de la DSN en phase 3 7

8 Les déclarations remplacées en Phase Avril 2013 Ouverture P1 P1 Mars 2015 Ouverture P2 PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 P2 Septembre 2016 Ouverture P3 P3 L AE (Attestation employeur) La DMMO / L EMMO La DSIJ (Attestation de salaire pour le paiement des IJ) La radiation des contrats complémentaires L AE (Attestation employeur) La DMMO / L EMMO La DSIJ (Attestation de salaire pour le paiement des IJ) La radiation des contrats complémentaires La DUCS URSSAF (et bordereau et tableau récapitulatif) Le RMM (Relevé mensuel de mission) Les procédures Phase 2 Les autres DUCS (AGIRC ARRCO,retraite complémentaire, prévoyance ) Les déclarations de cotisations MSA (BVM, DTS) La DADS-U (campagne 2018) Les régimes spéciaux (CPRP SNCF, IEG, IRCANTEC, CRPCEN (recouvrement - y compris procédure IJ),CRPNPAC) La transmission de données à la CNAMTS pour le calcul de la tarification du risque AT Les formalités fiscales ayant trait à la CVAE et aux taxes annexes L alimentation du compte pénibilité L alimentation du CPF 8

9 La DSN en quelques chiffres À la cible Au 30 décembre MILLIONS DE SALARIÉS salariés EPIC salariés EPA Plus de 17 MILLIONS DE SALARIÉS dont des salariés hors secteur privé 229 ÉDITEURS en production 145 Éditeurs ayant signé la charte DSN CABINETS d experts-comptables Entreprises déclarées ENTREPRISES 56 % ENTREPRISES SIREN EPIC SIREN EPA ÉTABLISSEMENTS ÉTABLISSEMENTS RG/RA/MIXTES 62 %

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11 TPE/PME/Associations : Quelle approche choisir? LOGICIEL DE PAIE EXPERT COMPTABLE Faites le point avec votre éditeur de logiciel de paie. Vérifiez la compatibilité de votre outil avec la DSN Déterminez le planning de démarrage envisageable. Consultez DSN-Info.fr Vous y trouverez un espace dédié aux TPE/PME/Petites associaitons La paie est déjà sous traitée auprès d un expertcomptable : c est «naturellement» lui qui fera la DSN Vous avez un expert-comptable pour suivre votre comptabilité mais il ne fait pas votre paie : voyez avec lui s il peut vous proposer un appui sur ce point Vous n avez pas d expert-comptable : renseignez-vous sur les apports qu il peut vous apporter. Par la suite contactez-en plusieurs afin de choisir l offre la plus adaptée à votre secteur d activité 11

12 TPE/PME/Associations : Quelle approche choisir? L'utilisation des offres de Guichet professionnel pour les entreprises du secteur du BTP, de l'automobile ou des spectacles, Pour les TPE et petites associations exclusivement : o o o o o L utilisation du service Titre emploi service entreprise pour les entreprises de moins de 20 salariés (TESE), L utilisation du service Titre emploi simplifié agricole (TESA), L utilisation du Chèque emploi associatif pour les associations de moins de 20 salariés (CEA) L utilisation du dispositif Impact emploi pour les associations de moins de 10 salariés. Le cas échéant, les fédérations de certains secteurs d activité ont aussi référencé des offres de produit de paie adaptées au contexte des TPE. En fonction de votre choix, vous aurez toutes les cartes en main pour définir votre planning et décider notamment d une date de démarrage précise. 12

13 Parmi les guides disponible sur Le guide de démarrage de la phase 3 Le guide de démarrage de la phase 3 des TPE, PME, Associations Le guide de la bascule en phase

14 Les étapes majeures pour la transmission de la DSN 14

15 La bonne identification des salariés La DSN étant une procédure unique à destinataires multiples, il est essentiel que l identification des salariés soit correcte. Le Bilan d identification des salariés (BIS) permet de vérifier les informations. IMPORTANT Un NIR ne peut être présent qu'une seule fois dans la déclaration, il doit être unique pour permettre la traçabilité et l'identification de l'individu. Attention également! Ne pas essayer de créer un NIR à votre niveau, cela créerait des dysfonctionnements. Le NIR : numéro de sécurité sociale Code alphanumérique unique et invariable servant à identifier une personne dans le répertoire national d'identification des personnes physiques. Les NTT : Numéros Techniques Temporaires Si le salarié n a pas de NIR (travailleurs étrangers, étudiants ), le NTT permet la transmission de la DSN et la continuité des droits de vos salariés NTT utilisé au maximum pendant 3 mois : le salarié doit dès retour du premier BIS s il n est pas identifié se rendre dans sa CPAM pour obtenir son NIR Une fois le NIR obtenu, celui-ci sera à mentionner dans la DSN mensuelle afin de ne plus utiliser le NTT. Actions à réaliser 1. Connectez-vous sur le site net-entreprises.fr 2. Au niveau de la liste des accès aux services déclaratifs, cliquez sur «Accéder à la déclaration» en face de «DSN» 3. Dans la liste des dépôts effectués, cliquez sur la loupe en face du fichier souhaité 4. Cliquez sur «Afficher le détail» 5. Cliquez sur «Accéder au bilan de traitement» en face de «Contrôle de l identité des salariés» 15

16 Conformité des siret dans la DSN #5 => Bien mettre à jour la donnée SIRET dans les bulletins de salaires => l anomalie du SIRET figure dans le compte rendu final de la DSN Le Service contrôle SIRET Permet de récupérer la liste des Siret non reconnus dans le système DSN afin de procéder à la mise à niveau des informations en amont des transmissions DSN. Actions à réaliser 1. Connectez-vous sur le site net-entreprises.fr 2. Au niveau de la liste des accès aux services déclaratifs, cliquez sur «Accéder à la déclaration» e face de «DSN contrôle SIRET» 3. Constituez votre fichier en respectant bien la norme demandée sous peine de rejet de votre fichier 4. Cliquez sur «Parcourir», recherchez votre fichier et cliquez sur «Envoyer» 5. Modifiez l adresse mail de réception du compte rendu si nécessaire 6. Consultez les retours transmis par mail 7. Votre SIRET est reconnu : transmettez votre DSN Votre SIRET n est pas reconnu : effectuez les démarches nécessaires 16

17 Conformité des siret dans la DSN CAS DES COMPTES NON ENCORE IMMATRICULES => Un terme toléré est mis en place. Il permet de bénéficier, à partir de la date d immatriculation, d un délai supplémentaire de 30 jours pour fournir la DSN (aucune pénalité ou majoration) #5 Cas de changement de SIRET : La DSN est intégrée avec anomalie. L Urssaf procède à la vérification et à la mise à jour du dossier. 17

18 Les télépaiements en DSN LES MESSAGES RETOURS #5 2 modalités pour paramétrer et utiliser le télépaiement DSN DSN SONT d un TOUS cotisant A en paiement trimestriel : PRENDRE EN COMPTE => Avec chaque DSN mensuelle, possibilité de pré-ordonnancer un télépaiement qui sera traité à l échéance trimestrielle OU => Avec la dernière DSN du trimestre, associer un télépaiement qui sera traité à l échéance

19 Télépaiement : le mandat SEPA Le mandat SEPA interentreprises doit être complété et validé en ligne (urssaf.fr par exemple), puis imprimé et adressé exclusivement à la banque du cotisant. Tenir compte d un délai minimum de 15 jours entre l envoi à la banque et sa prise en compte par celle-ci. #5 Cas fréquents : => Non réception ou traitement hors délais du mandat par la banque => Erreur de saisie de la RUM (Référence Unique du Mandat) par la banque dans son système d information entrainant un rejet du prélèvement à l échéance 19

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21 Le calendrier prévu Il est possible de transmettre des DSN à la norme phase 2 ou à la norme phase 3 sur les paies du dernier trimestre L échéance de février 2017 doit être en phase 3. Les entreprises pratiquant le décalage de paie devront être en phase 3 dès la période de décembre

22 Interdiction de mixer la phase 2 et la phase 3 Il est interdit : d annuler et remplacer une déclaration déclarée en une phase par une déclaration d une autre phase, de déclarer des mensuelles en une phase et les signalements en une autre, de déclarer des fractions de phases différentes pour un même SIRET, d envoyer une DSN phase 2 pour le mois M à partir du moment où une DSN phase 3 a été émise pour M-1. 22

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24 Déposer un fichier DSN Le déclarant doit extraire le fichier DSN de son logiciel de paie et l enregistrer sur son poste au format accepté par la norme. Les DSN peuvent être déposées au format txt ou compressées aux formats suivantes : Zip ou gzip, gz, tar.gz ou tgz. Etape 1 : Sur le tableau de bord, cliquez sur «Parcourir» Etape 2 : Sélectionnez le fichier à déposer Etape 3 : Cliquez sur «Ouvrir» Etape 4 : Possibilité de changer l adresse mail de réception des mails de suivi (AEE, mise à jour du tableau de bord ) Etape 5 : Cliquez sur «Envoyer» 24

25 Les pré-contrôles Pour rappel, les pré-contrôles permettent de vérifier la «validité» du dépôt quant à sa structure et sa forme. 25

26 L accusé d enregistrement électronique Après chaque dépôt, un AEE est transmis au déclarant. 26

27 Le tableau de bord : un élément essentiel à consulter après chaque dépôt! Il est indispensable de consulter son tableau de bord suite à la transmission de ses DSN mensuelles ou signalements d événements. Si vous êtes en procédure automatique d échanges, vous pouvez le consulter directement via votre produit (logiciel) de paie ou JEDECLARE.COM Dans les autres cas, vous devez vous connecter sur votre compte net-entreprises.fr NB : pas de tableau de bord DSN sur urssaf.fr 27

28 L importance des mails d information /mise à jour du tableau de bord A chaque mise à jour d information sur le tableau de bord, un mail est envoyé au déclarant afin de lui demander de se connecter 28

29 Les bilans d anomalies: accès au choix «loupe» ou «fichier» 29

30 3 types de contrôles Certificat de conformité dès lors que le «fichier est contrôle conforme». Il dégage l utilisateur de son obligation déclarative quant à l obligation de transmission de la DSN ou du signalement d événement. Bilans d anomalies : informe le déclarant d une ou plusieurs anomalies suite aux contrôles effectués sur sa déclaration. Les informations ne sont donc pas transmises aux organismes de protection sociale tant que celles-ci n ont pas été modifiées. Comptes rendus métier suite à la réception de la DSN mensuelle ou des signalements d événements et doivent impérativement être consultés. Les anomalies ou incohérences présentes dans ses comptes rendus doivent donc faire l objet de modification et d un nouveau dépôt de DSN ou d un signalement. 30

31 Le certificat de conformité incontournable Le certificat de conformité est mis à disposition des déclarants dès lors que le «fichier est contrôlé conforme». Il dégage l utilisateur de son obligation déclarative quant à l obligation de transmission de la DSN ou du signalement d événement. La délivrance du certificat de conformité ne signifie pas que l ensemble des données sont correctes. L utilisateur doit donc impérativement consulter l ensemble des comptes rendus métier (CRM) et bilans complémentaires pour que l ensemble des données transmises aux OPS soient correctes et permettent les reconstitutions et maintien des droits des salariés. 31

32 Les comptes rendus métier: la fonctionnalité «carrousel de téléchargement» Vous pouvez télécharger les comptes rendus unitairement ou utiliser le carrousel mis à votre disposition vous permettant notamment le téléchargement en masse des différents comptes rendus métier ou retours d informations : Le bouton sélecteur permet le téléchargement des bilans au format.zip et le de se placer sur le bilan de son choix. 32

33 Le compte rendu métier : le bilan d identification des salariés (BIS) 33

34 Le compte rendu métier : le bilan de traitement Urssaf Téléchargement par le carrousel: 34

35 Le compte rendu métier : le bilan AGIRC ARRCO 35

36 Le compte rendu métier : le bilan des organismes complémentaires 36

37 Exemple Urssaf OK Le bilan est OK et un «certificat de conformité» URSSAF est transmis à l utilisateur. 37

38 Traitement des anomalies «URSSAF» TAUX ACCIDENT DU TRAVAIL DIVERGENT Fiabilisation par le cotisant : => En cours d échéance DSN : vérifier le compte rendu final (anomalie taux AT, signalement divergence de calcul) et procéder à une DSN «annule et remplace» si besoin #5 => Post échéance DSN : mettre à jour le logiciel de paie pour les futures DSN NOTRE CONSEIL : Vérifier les taux AT sur urssaf.fr : «Situation des comptes» > «Historique des taux AT» 38

39 Traitement des anomalies «URSSAF» TRANSPORT Fiabilisation par le cotisant : #5 LES MESSAGES RETOURS DSN SONT TOUS A PRENDRE EN COMPTE => Vérifier si la taxe transport et/ou le versement transport additionnel sont dues (législation) => Les lignes Transport doivent figurer sur la DSN exclusivement si une cotisation est recouvrée. Il convient de distinguer : TRANSPORT code type de personnel 900 TRANSPORT taxe additionnelle code type de personnel 901 => Important : dans le cas de régularisations DSN, elles doivent être rattachées à la période concernée et non à la période courante => Si recouvrement des 2 taxes, ne pas cumuler les 2 taux sur un même code type de personnel => Vérifier que le bon code commune est paramétré (paramétrages logiciel) 39

40 La gestion des régularisations En cours d échéance DSN mensuelle : procédure «annule et remplace» #5 LES MESSAGES RETOURS DSN SONT TOUS A PRENDRE EN COMPTE Post échéance : corriger les DSN antérieures, au mois le mois, via la DSN attendue pour la prochaine échéance (fin de la régularisation annuelle) Il convient de faire appel à l éditeur pour connaître les modalités pratiques de la régularisation DSN

41 La DSN et le tableau récapitulatif annuel Urssaf LES MESSAGES RETOURS #5 DSN SONT TOUS A => Si utilisation de la DUCS en 2016 : TR dématérialisé PRENDRE obligatoire EN COMPTE => Si dépôt de 12 DSN mensuelles en 2016 : pas de TR => Si mixité DUCS et DSN en 2016 => pas de TR S il a y une régularisation à faire : Régularisation possible sur DSN décembre 2016 ou janvier 2017

42 Modification d un télépaiement destiné à l Urssaf Comment modifier, en cours d échéance, un télépaiement initié dans la DSN? #5 #5 LES MESSAGES RETOURS LES MESSAGES RETOURS DSN SONT TOUS DSN SONT TOUS A PRENDRE EN COMPTE PRENDRE EN COMPTE Ne pas modifier un télépaiement DSN en utilisant la télédéclaration DUCS (DUCS EDI ou saisie en ligne DUCS) 1) Se connecter à urssaf.fr ou depuis net-entreprises.fr (via les «services complémentaires Urssaf» de la DSN) 2) Sélectionner le menu 42

43 Modification d un télépaiement destiné à l Urssaf 3) Sélectionner #5 LES MESSAGES RETOURS DSN SONT TOUS A PRENDRE EN COMPTE

44 Modification d un télépaiement destiné à l Urssaf Le service permet dans le cadre de la DSN : -de consulter ou de modifier les télépaiements sur la période courante ou sur des périodes à régulariser en instance, - d'ajouter des télépaiements à une déclaration enregistrée non extraite. La déclaration peut être fractionnée ou partitionnée.

45 Modification d un télépaiement destiné à l Urssaf Dans le cas d une Dsn comportant plusieurs périodes (blocs de cotisations), il existe une ligne par période, dont le détail est accessible via la loupe.

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47 Disponibles au bas du tableau de bord DSN 47

48 Les services + de l Urssaf 48

49 Les fiches de paramétrage des organismes complémentaires Les fiches de paramétrage contiennent les données nécessaires pour : o o o Affilier les salariés par contrats de prévoyance Calculer les cotisations prévoyance par salarié ou par établissements (le cas échéant) Produire des DSN utilisables par les organismes complémentaires (OC), et éventuellement contrôler leur contenu. Elles sont accessibles aux déclarants et tiers-déclarant, au format XML ou PDF : o Sur le tableau de bord DSN («Services complémentaires / Organismes Complémentaires : Accéder aux fiches de paramétrage»), o A partir de l API DSN (documentation disponible à l adresse IMPORTANT Avant de pouvoir accéder aux fiches d une entreprise déclarée, un tiers-déclarant doit au préalable adresser une déclaration DSN de test acceptée pour cette entreprise. Il est conseillé de s abonner à la mise à jour des tables de nomenclature OC sur 49

50 Lorsque la fiche de paramétrage (OC) n est pas disponible Le déclarant doit prendre contact avec son/ses Organisme(s) Complémentaire(s), dont les listes et coordonnées de contact sont disponibles aux liens suivants :

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52 Bientôt! Une application mobile pour les salariés 52

53 Pour les salariés 53

54 L aide mise à votre disposition UNE BASE DE CONNAISSANCE DÉDIÉE UNE BIBLIOTHÈQUE DOCUMENTAIRE GUIDES UTILISATEURS NOTES CONSIGNES CAHIERS DE CODIFICATION DES ORGANISMES UNE ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE DÉDIÉE 54

55 Pour toute question DSN de paramétrage ou de paye (dont les fiches consignes) ET éditeur de logiciel de paye Pour les entreprises auto éditrices de logiciel: Les inviter à consulter et à poser si nécessaire leurs questions à partir du formulaire suivant Sinon le

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