Archivage électronique

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1 Archivage électronique Mesdames Lourdes Fuentes-Hashimoto, des archives diplomatiques et Marie Laperdrix des Archives nationales de France, Fontainebleau nous ont proposé des ateliers pratiques sur comment convaincre les directions d'adhérer à l'idée de l'acquisition d'un système de gestion d'archivage électronique d'un part, et d'autre part, comment convaincre de la nécessité d'associer les archivistes aux projets informatiques. Trois sous-groupes ont été formés. Comment convaincre de la nécessité d'associer les archivistes aux projets informatiques Des étudiants ont démontré les arguments qu'ils utiliseraient pour atteindre ce but. Voici quelques éléments mentionnés : Les informaticiens ne connaissent pas toujours les processus en gestion documentaire. C'est pourquoi les archivistes sont là pour les aider et intervenir dès le début; L'archiviste est complémentaire à l'informaticien; Il faut voir si les serveurs achetés répondent aux besoins des utilisateurs en fait de conservation des informations. Ce sont les archivistes qui peuvent déterminer ces besoins grâce à leurs compétences; L'archiviste sert d'interface entre la collecte (récupération des documents), le producteur et l'informaticien. Analyse de l'argumentaire par les formatrices Suggestions : La première étape consiste à utiliser un vocabulaire adéquat; il faut savoir adapter son discours à son interlocuteur; il faut traduire le vocabulaire, ne pas utiliser du vocabulaire hermétique; Expliquer ce que fait un archiviste; expliquer notre métier; Il faut éviter de trop parler d'archives; Il faut donner des exemples précis; exprimer des cas vécus de pertes d'informations; ramener à des exemples personnels que pourrait vivre notre interlocuteur; donner des exemples concrets; Arriver avec des solutions simples.

2 Comment convaincre les directions d'adhérer à l'idée de l'acquisition d'un système de gestion d'archivage électronique ou l'art de convaincre les collègues Les participants ont démontré les éléments suivants à leur argumentation : De plus en plus, il peut être difficile de retrouver les documents dans une sorte de jungle où ils sont empilés et juxtaposés; Les demandes qui sont faites ne sont pas répondues rapidement; Cela donnerait de la visibilité à l'organisation grâce à une vitrine (portail, site); Permettrait de garder une traçabilité des données électroniques; Permet d'avoir la pérennité des données; Il est mieux de prévenir que de guérir : au niveau de l'informatique, il est plus facile de mettre des systèmes pour éviter les doublons et la lourdeur du repérage que de faire le travail en aval; Travail de collaboration avec les informaticiens pour donner plus de durabilité des documents; mutualisation de compétences, donc moins de coûts (réorganisation du travail; savoir travailler autrement); Selon le contenu, les informaticiens et les archivistes doivent travailler de concert. Analyse de l'argumentaire par les formatrices Suggestions : Il faut apprendre à travailler autrement; Déterminer ses besoins et ses priorités; Selon ce qu'on veut faire, les coûts seront en conséquence. Cela permet de déterminer les besoins; Se documenter; réunir des informations sur ce qui se fait ailleurs; Faire prendre connaissance des enjeux; Suggérer des structures plus petites (meilleurs coûts); Être capable d'analyser le contexte dans lequel on travail; cela permet de savoir qu'est-ce qu'on doit garder, qu'est-ce qui est prioritaire; Faire des priorités : maîtriser les projets informatiques; analyser l'existant; analyse des besoins; maîtriser l'avenir; aller chercher à être associé aux projets informatiques dès la

3 conception et même avant; mener une enquête sur ce qui existe dans les services (type de données qui sont créées et conservées; à quoi elles servent). On peut produire un tableau des données permettant de faire l'analyse de ce qui existe :Exemple de tableau de l'analyse de l'existant : Service de la communication Autres services Logiciels utilisés Logiciel 1 Logiciel 2 Documents produits Types de support Production bureautique abondante CD DVD disque dur Commentaires Pour le service des Technologies de l'information (direction des systèmes d'informations), d'autres arguments, il faut parler de : Rationalisation de la production et du stockage; Maîtrise des coûts; réduire les coûts de stockage; Performance des systèmes d'informations; Sécuriser l'information. Les raisons d'un tel système : Collecte d'informations pour des preuves; Pour répondre à des citoyens; Pour les contraintes juridiques; Garantir les droits des citoyens; Sauvegarde de la mémoire collective. Questions à se poser Connaître le type de données : Savoir dans un projet informatique, quelles sont les données qu'on va produire? Quel type de données? Quelle est la valeur de ces données? Combien de temps doit-on conserver les données? Y a-t-il des données sensibles (données personnelles)?

4 Quels sont les droits d'accès? Quel est le cycle de vie des données (faire comprendre quand on pourra éliminer ces données)?

5 Visite des Archives du ministère des affaires étrangères (archives diplomatiques) à La Courneuve La seconde partie de la journée a été consacrée à une visite des Archives du ministère des affaires étrangères (archives diplomatiques) à La Courneuve. Nous avons été reçus par Frédéric du Laurence, directeur des Archives diplomatiques, Isabelle Richefort, chef du département des Archives historiques, Grégoire Eldin conservateur aux Archives du ministère des Affaires étrangères, François Falconet, conservateur du patrimoine et Isabelle Nathan, conservatrice en chef du patrimoine à la direction des Archives. Historique des archives diplomatiques L'institution remonte à 1680, soit avant les Archives nationales. Elle est née d'un besoin de conserver des documents (archives) qui accompagnent les traités. La direction des archives diplomatiques conserve une centaine de kilomètres d'archives qui sont réparties pour les 2/3 ou ¾ dans La Courneuve et 1/3ou ¼ des autres archives à Nantes. Ces deux ensembles forment l entièreté des archives diplomatiques. À Nantes, on conserve les archives de la Poste et de la diplomatie. Il y a également un troisième centre d'archives virtuelles. Ces archives ont été créées au fil du temps dans les ambassades et les consulats à l'étranger. Les activités se traduisent par la constitution d'archives. Des instructions sur comment conserver les archives et comment éliminer sont données aux ambassades et consulats. Ces archives sont conservées pour l'usage de l'administration et pour le public. Au niveau de l'administration, c'est pour la communication de dossiers. Et pour le public, tout comme pour les autres services publics, cela répond à la loi du code du patrimoine (2008), disant que les documents ne sont pas communicables avant 25 ans. La direction a pour fonction de collecter, classer et communiquer. Aussi, une fraction de leur activité est au niveau du livre, car il y a une bibliothèque du XVIIe siècle concentrée sur la situation internationale. La bibliothèque comporte près de ouvrages et ils sont disponibles au public. Les documents diplomatiques français (DDF) sont mis sous forme de livres lorsque leur nature est d'intérêt particulier. L'activité importante concerne la diffusion de la connaissance et l'interrogation de travail pour les

6 chercheurs. La diffusion consiste aux : prêt de documents; organisation de colloques et réunions scientifiques; sujet d'intérêt des archives diplomatiques. Comme il était devenu impossible de garder toutes les archives des affaires étrangères au Quai d'orsay, il fallait effectuer un déménagement. Il y a eu de nombreux projets de déménagement des archives au cours des ans, soit 50 projets. Finalement, il a été décidé de déménager dans l'édifice situé à La Courneuve, qui est devenu le principal lieu de conservation des archives diplomatiques. Le déménagement s'est déroulé de 2008 à Le bureau des archives de l Occupation en Allemagne et en Autriche, ouvert en 1952 à Colmar, a achevé le déménagement de ses archives vers le pôle des Archives diplomatiques de La Courneuve et a fermé définitivement ses portes le 30 juin Département des archives L'autonomie du département des archives a été confirmée en 1980 et modifié en 2009 pour fixer ses attributions. On y retrouve les archives courantes, intermédiaires et définitives et concernent les archives des établissements publics et des consulats. Un contrôle d'outils et de procédures est établi et dicte de surveiller les éliminations qui se font par le biais de listes des archives à détruire à faire autoriser par les Archives nationales. Les archives des administrations centrales sont versées à La Courneuve pour assurer le traitement. Par les procédures, le tri a déjà été effectué, mais pour assurer la communication, il faut effectuer un traitement. En ce qui concerne les dérogations sur les documents non communicables avant 25 ans, 80% des demandes reçoivent une réponse positive pour la consultation. Depuis 1 an et demi, le système électronique de gestion des archives a été mis en place pour un contrôle plus rigoureux. Il permettra bientôt aux utilisateurs d'avoir plus d'inventaires en ligne et amènera la création d'un portail Internet. Division conservation

7 La division contrôle les archives, les communique; effectue les recherches. Elle suit l'entretien des dépôts et assure une température et une humidité contrôlées. Atelier de restauration L'atelier de restauration et de reliure permet la restauration de volumes imprimés ou d'archives reliées. Il procède également à la restauration de documents non reliés. Atelier photographique Cet atelier utilise les techniques numériques. On numérise des traités originaux, des plans de grands formats et tous types de documents, surtout ceux qu'on ne veut pas sortir. La sauvegarde se fait sur microfilm et il y a un traçage numérique. Le fonds iconographique est régulièrement demandé par l'extérieur pour des expositions. Département public Le transfert des archives fût un élément marquant pour le public. Au Quai d'orsay, la salle pouvait accueillir 50 personnes. À La Courneuve, il y a 240 places, une salle de microfilms de 48 places et une salle d'inventaires de 40 places, ainsi qu'un auditorium. L'accueil au public a acquis une visibilité. Une augmentation des inscriptions a été relevée. En 2010, il y avait 1100 inscriptions. Tandis qu'en 2011, 1360 inscriptions. La tendance à venir consulter sur place est à la diminution, car les chercheurs et autres trouvent leurs informations sur Internet. Des activités de promotion auprès des universités sont sans cesse mis de l'avant afin d'attirer les professeurs et les étudiants. L'auditorium permet d'organiser des journées d'études pour valoriser les fonds. Il sert également à diverses activités comme le calendrier des commémorations. L'action pédagogique est aussi préconisée en proposant des séances, ateliers de formation aux élèves de collèges et lycées. Dans les fonds particuliers, on retrouve les traités et accords de la France, le fonds iconographique, le fonds photographique, des fonds privés.