McLaren FusionLive. Gestion collaborative des documents et des processus métiers pour l Ingénierie et la Construction Support BIM

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1 McLaren FusionLive Gestion collaborative des documents et des processus métiers pour l Ingénierie et la Construction Support BIM

2 Bénéfices clés McLaren FusionLive est une solution 100% Internet de gestion collaborative des docu ments avec support BIM spécifiquement conçue pour les projets d ingénierie et de construction. Les maîtres d ouvrages, maîtres d oeuvre et entreprises qui gèrent leurs projets dans McLaren FusionLive constatent une accélération de l exécution de leurs projets, une réduction des risques, une amélioration de la gouvernance et de leurs marges opérationnelles. Challenges Les maîtres d ouvrages et les acteurs de leurs projets (AMO, architectes, bureaux d études, entreprises générales...) sont confrontés à un certain nombre de défis qui incluent : une complexité accrue des opérations, un nombre grandissant de partenaires et sous-traitants, dispersés sur tout le ter ritoire, voire dans le monde entier des délais de livraison et des budgets de plus en plus serrés, des contraintes réglementaires toujours plus complexes, des clauses de pénalités de retard de plus en plus strictes, entrainant une augmentation des coûts de demandes d indemnisation, un besoin croissant de visibilité en temps réel sur les activités McLaren FusionLive apporte des réponses à tous ces cha lenges et contribue à assurer un déroulement optimal des projets, quelle que soient leur complexité. Diminution directe des coûts : d impressions (60%) d établissement des DOE / de passation (75%) informatiques (90%) Augmentation de l efficacité opérationnelle Temps de réunion (moins 60%) Traitement des Demandes d Informations (70% + rapide) Réplication Processus (75% + rapide) Réduction des risques Risques réglementaires Risques de non-conformité Aptitude à tracer l information pour résoudre les réclamations et litiges Meilleure visibilité Traçabilité complète Rapports prédéfinis simples d utilisation Satisfaction Client accrue, et donc revenus récurrents d utilisation FusionLive 2

3 McLaren FusionLive est disponible en langues McLaren FusionLive propose toutes les fonctionnalités nécessaires pour optimiser la gestion documentaire et le travail collaboratif, même sur les projets les plus complexes impliquant un très grand nombre d acteurs. Solution Clé En Main Basée sur la technologie Saas/Cloud computing, McLaren FusionLive est un service à la demande : une simple connex ion Internet assure un accès rapide, ininterrompu et sécurisé à l ensemble des données d un projet, depuis n importe où dans le monde. Les équipes d ingénieurs issues d organisations dif férentes peuvent ainsi communiquer efficacement via la plate forme, qui centralise une information de qualité. Ils accèdent en temps réel aux dernières versions de milliers de documents, de tous types et de tous formats. Ils collaborent autour de ces docu ments selon des processus standardisés adaptés à leur projet, et suivent leurs activités dans un environnement totalement contrôlé et audité. L interface utilisateur, intuitive et efficace, as sure une adoption rapide par tous les intervenants. La capacité d évolution de la solution assure quant à elle une adéquation aux besoins spécifiques de chaque phase (montée en charge, activa tion de fonctions avancées à la demande). Adoption, évolutivité et traçabilité de toutes les actions assurent ainsi une continuité pendant et entre chaque phase d un projet, tout au long du cycle de vie de l ouvrage (études, exécution, livraison, maintenance). La solution McLaren FusionLive est hébergée sur plusieurs serveurs répartis dans le monde ; elle ne nécessite aucun in vestissement informatique et occasionne des coûts d utilisation limité, le temps du projet. Elle peut être mise en place en 24 heu res, et une nouvelle organisation peut commencer à collaborer sur un projet en quelques minutes. Le développement de McLaren FusionLive s appuie sur 20 an nées d expertise métier, 13 années d expertise Saas/ Cloud Computing, l incorporation des technologies IT les plus récentes, et la contribution permanente de nos utilisateurs (remontées ter rain, suggestions d amélioration, etc.) Ceci est la promesse pour nos clients de disposer à tout moment de l application leader dans le domaine de la gestion collaborative de contenu pour les secteurs de l ingénierie et de la construction. Interface utilisateurs McLaren FusionLive est disponible en 13 langues et fonctionne sur tous les moteurs de recherche Internet (IE, Firefox, Google Chrome et Safari), à la fois sur PC et Mac. Le système ne req uiert aucune installation d applicatifs. Son interface innovante utilise les technologies web les plus récentes. Chaque utilisateur peut ainsi personnaliser les informations affichées sur son écran (choix et ordre des colonnes à afficher, redimensionnement des éléments, ouverture simultanée de plusieurs onglets et fenêtres, choix des couleurs et thèmes, etc.) Cette interface a un impact direct sur l adoption de la solution par tous les acteurs du projet et sur leur efficacité au quotidien Gestion Documentaire Collaborative (DM - Document Management) McLaren FusionLive propose toutes les fonctionnalités néces saires pour optimiser la gestion documentaire et le travail col laboratif, même sur les projets les plus complexes impliquant un très grand nombre d acteurs. Ces fonctionnalités avancées as surent la cohérence globale des projets en fiabilisant les cycles de vie documentaire. Elles peuvent être activées à la demande pour répondre aux besoins spécifiques des différentes typolo gies de projets, et des différentes phases (études, montage des AO, construction, livraison, exploitation, maintenance). Liste des fonctionnalités essentielles de McLaren FusionLive: Arborescence et plan de classement, dépôt de documents Famille documentaire et codification automatique Reconnaissance automatique des noms de fichiers 3 FusionLive

4 McLaren FusionLive peut être implémenté en quelques jours avec peu ou pas de ressources IT impliquées. Fonctionnalités principales Gestion documentaire Gestion des processus métiers Gestion de portefeuilles de projets Gestion des appels d offre Support BIM Gestion des réserves Traçabilité complète Intégration (Windows, Office, Smartphones, API) Tableaux de bord et Rapports Accès sécurisé, contrôlé et sauvegardé 24h/24, 7j/7 Gestion intelligente des versions Gestion du cycle de vie et des statuts des documents Plannification de l envoi des documents Visualisation, annotation et impression de 300 types de docu ments Téléchargement et chargement par lots Diffusion documentaire automatique, suivi des livrables et des validations Gestion des droits par dossier et par groupe Recherche plein texte Suivi complet des modifications Annuaire projet, messagerie, alertes, gestion des destinataires externes, calendrier Gestion des Processus Métiers (BPM - Business Process Management) McLaren FusionLive automatise les processus métiers, sur un projet ou à travers de multiples projets. Cette rationalisation a pour résultat une accélération des processus et un meilleur con trôle des projets. Des processus métiers clé-en-main - Pour un déploie ment rapide et un retour sur investissement immédiat, les utilisateurs peuvent utiliser les processus prédéfinis dans le système, comme les demandes de validations, les demandes d informations, les demandes de reprographie, ou les de mandes de travaux modificatifs. Des processus métiers personnalisables - La puissance du moteur BPM permet aux utilisateurs de concevoir des proces sus métiers personnalisés, de les adapter à leurs besoins et de les déployer à l échelle de l entreprise. L utilisation du module BPM permet ainsi de mettre en place les meilleures pratiques, au sein d une équipe projet, ou bien à tra vers un ensemble de projets. L impact immédiat est une augmentation considérable de l efficacité opérationnelle, une réduc tion des risques de non-conformité et une gouvernance facilitée. Le module gère différents types de processus métiers : Contractuels (demande de travaux modificatifs, ordre de con struction, demandes d informations...) Commerciaux (demande d investissement, formulaires de paiement...) Organisationnels (demande de visite sur site, permis de con struire...) Relatifs à la gestion des risques (déclaration des risques, management du changement...) Support du BIM Les solutions McLaren supportent la visualisation des données 3D d un projet (BIM ou maquette numérique). Ce qui permet aux utilisateurs de voir, d identifier, de zoomer et de sélectionner les éléments dans un environnement 3D (format IFC) directement depuis FusionLive sans nécessiter de logiciel complémentaire.le support du BIM est une addition logique à la suite McLaren FusionLive. Gestion de Portefeuilles de Projets (PM - Programme Management) Ce module permet de gérer un ensemble de projets de façon similaire, à partir d un FusionLive 4

5 En charge plus de types de documents même espace de travail. Il est particulière ment utile dans le secteur du Retail, qui gère en permanence un grand nombre de projets en parallèle (par exemple dans le cadre d un programme de construction d une chaîne de restau rants, ou de renovation d agences bancaires). Tous les projets sont gérés de façon identique, grâce à des modèles définis par une fiche d identité projet, une arborescence documentaire, une liste de tâches et des rôles prédéfinis. Ce module donne une visibilité en temps réel sur un projet spécifique ou sur l ensemble du portefeuille de projets, favorisant ainsi leur livraison dans les délais impartis et sans dépassement de budget. Gestion des Appels d Offres (TM - Tender Management) Ce module permet de simplifier et d automatiser la gestion des appels d offres, et de communiquer efficacement avec les soumissionnaires. L intégralité de la procédure d appel d offres est ainsi gérée dans un environnement sécurisé, depuis la pré-qualification jusqu au choix du prestataire avec contrac tualisation. L utilisation du module simplifie la procédure, ré duit les coûts et minimise les risques d erreurs et de retards. Tender Management permet également de maîtriser les risques et d assurer la conformité réglementaire, grâce à un historique complet des échanges et actions tout au long du cycle de vie de l appel d offres. La solution est suffisamment simple à utiliser pour permettre à de petits soumissionnaires de participer à la procédure, mais elle est aussi suffisamment puissante pour permettre aux grosses organisations d y intégrer des activités corporate. Les acheteurs peuvent ainsi utiliser le système dès la phase de montage des appels d offres, puis continuer à l utiliser pour gérer les futurs ap pels d offres auprès des fournisseurs sélectionnés. Tender Management peut être utilisé seul, en version standalone, ou bien être intégré au module de Gestion Documentaire Collaborative. Dans ce cas, l environnement de Gestion des Appels d Offres ne sera visible que par les utilisateurs ayant des droits d accès au module, comme par exemple des membres du Département Achats. De plus, l utilisation combinée permet de déplacer facilement des documents relatifs à l appel d offres d un module à l autre. Tableau de Bord & Rapports McLaren FusionLive offre un large choix de mode de reporting, afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque membre de l équipe projet. Tableau de bord personnalisable - Chaque utilisateur peut personnaliser son tableau de bord en sélectionnant des rapports graphiques prédéfinis dans une bibliothèque (ex: visas en retard, messages non lus, documents déposés...) Le tableau de bord permet ainsi d obtenir en un clin d oeil les informations les plus pertinentes pour que chacun puisse mener à bien ses activités et responsabilités sur le projet. Les Directeurs de Projets, quant à eux, apprécieront de pouvoir obtenir une vue générale des ac tivités, leur permettant de détecter au plus tôt d éventuelles prob lèmes ou dérives sur leurs projets. Par ex., le tableau de bord met en évidence les activités en retard et les messages non-lus. Rapports prédéfinis - Chaque utilisateur peut utiliser des rap ports prédéfinis sur les documents et les processus métiers (visas, diffusion, historique, etc.) Tous ces rapports (ainsi que toutes les vues de McLaren FusionLive) peuvent être exportés vers Excel. Rapports dynamiques - McLaren FusionLive est doté d une fonctionnalité de reporting Excel en temps-réel : les utilisateurs peuvent surveiller l avancement du projet (remise des documents, demandes de vali dation, retards, etc.) directement depuis un classeur excel mis à jour en temps réel avec les données provenant de la plateforme collaborative. Cette fonctionnalité permet au management de surveiller les projets avec toute la flexibilité d Excel, mais sans avoir à se préoccuper de la mise à jour de tableaux souvent très lourds. Fonctionnalités d administration McLaren FusionLive propose en standard un module d administration extrêmement simple et souple et ne nécessitant aucune compétence particulière en informatique. Grâce à ce module, le client est totalement autonome sur l administration et la person nalisation de la plateforme (création des comptes, gestion des droits d accès, diffusion, groupes, personnalisation de la page d accueil, tableaux de bords, etc.) 5 FusionLive

6 Intégration et modules complémentaires Grâce à ses API (Interfaces de Programmation) ouvertes et à ses Web services, McLaren FusionLive peut s intégrer et communiquer facilement avec d autres applications. Intégration Windows - Accès et recherche des documents directement depuis Windows Explorer, sans avoir besoin d ouvrir un navigateur Internet. Archiver - Donne la possibilité de télécharger l ensemble du contenu d un espace de travail (ou d une partie de l espace de travail). Planifier des téléchargements est possi ble, ce qui permet de garder les archives à jour. Ceci est très pratique pour les sociétés qui ont besoin d une base de sauvergarde de leur contenu ou pour les personnes qui veulent accéder au contenu horsligne. Smartphones - Accès à McLaren FusionLive directement depuis votre iphone ou ipad. Intégration d applications tierces - Les API (Interfaces de programmation) per mettent à McLaren FusionLive de communiquer facilement avec d autres applications (CAD, Planification, ECM, ERP, applications développées en interne, etc.). Un kit de développement est en télécharrgement libre sur le site Internet de McLaren Software, et permet à toute personne de développer et vendre des applications complémentaires à McLaren FusionLive. Contactez-nous pour plus d informations. Clients majeurs de McLaren Software AEC: Artelia, Balfour Beatty, Bilfinger Berger, Bovis Lend Lease, EC Harris, Eiffage, HOCHTIEF, Idom, Jacobs, Kier, Odebrecht, PM Group, Rise Group, Sewell, Skanska, STRABAG, Turner & Townsend, Vinci, etc. Energie et Hydrocarbures: Amec, BAPCO, BP, Chevron, Exxon Mobil, FMC Technologies, GL Noble Denton, Husky Energy, John Crane, Kinsale Energy, KNPC, Marathon Oil, Murphy Oil, Mustang Engineering, Petrobras, PetroChina Company Limited, Qatar Gas, Qatar Petroleum, Qatar Petroleum, Santos, Shell, Talisman Energy, Wood Group, etc. Utilities: Anglian Water, Aqualia, British Energy, British Gas, British Nuclear Group, BT, Centrica, China National Nuclear Corporation, Cleco, Duke Energy, EDF, Egis, Entergy, GDF Suez, LCRA, Man Diesel, MVV Energie, NNE, NRG Energy, Pepco Holdings, Powell, PPL, Salt River Project, Sargent & Lundy, Scottish Water, Southern Water, Stereau, Thames Water, Urbaser, Vattenfall, Veolia, Welsh Water, etc. Transport: Alstom, BART, Bombardier, Chicago Transit Authority, Egis Rail, Network Rail, RATP, RFF, SNCF, Transport for London, Systra, Synerail, etc. Immobilier commercial: Allianz, Auchan, BNP Paribas, BT, Cushman & Wakefield, Hines, IKEA, LCL, Logic Homes, Nexity, Merck Serono, OFB, Rungis, Societe Generale, Union Investment, etc. Secteur public: APHP, Aspire Defense, City of Paris, London Metropolitan Police, Louvre Museum, etc. FusionLive 6

7 Garantit la cohérence, l intégrité et la visibilité sur les informations projets Hébergement international hautement sécurisé et performant McLaren FusionLive est hébergé dans plusieurs centres hautement sécurisés répartis dans le monde entier, et fournit un accès sécurisé et rapide aux informations de vos projets, à tout moment, depuis n importe où dans le monde, à partir d une simple con nexion Internet. Accessibilité Accès sécurisé 24h/24 et 7j/7 depuis partout dans le monde grâce à un simple accès Internet Sécurité Cryptage 128-bit SSL pour tous les échanges de données, protection multi-firewalls et anti-virus, mis à jour en temps réel Disponibilité 99% de taux de disponibilité - données hébergées sur plusieurs serveurs fournis par les leaders du marché, Cable&Wireless et Rackspace Evolutivité Testé avec succès pour supporter plus de 8000 connexions simultanées Solidité Architecture multi-tenants Performance Temps de réponse de la plateforme de moins de 1 seconde dans 90% des cas Contrôle Tous les systèmes sont contrôlés 24h/24 et 7j/7 et une équipe dédiée est alertée en temps réel dès qu un prob lème, même mineur, est détecté Calendrier McLaren FusionLive 02 Outil complet de conception de workflows en ligne (conforme à la notation BPMN) 03 Tableaux de bord et rapports sous McLaren FusionLive FusionLive

8 Notre approche: des services professionnels à forte valeur ajoutée et en phase avec les cycles de vie de vos projets Notre équipe internationale est composée d ingénieurs et d experts métiers qui accompagnent chaque jour nos clients pour optimiser leur utilisation de la solution McLaren Fusion- Live, et ainsi leur assurer un retour sur investissement maximum. Avec une méthodologie éprouvée, nos consultants interviennent tout au long du projet: d abord par des services d implémentation et de formation en début de projet, puis par des prestations de consulting sur site, et de support aux administrateurs tout au long de la vie du projet. Par ailleurs, notre programme de Satisfaction Client ( Customer Care ) assure une relation personnalisée et continue avec chacun de nos clients. McLaren FusionLive est en effet une solution évolutive qui s adapte aux besoins de chaque client, et qui peut supporter l ensemble de ses projets, et les échanges entre plusieurs milliers d utilisateurs, sans contraintes géographiques. C est pour cela que de nombreux acteurs majeurs des secteurs de l ingénierie et de la construction ont aujourd hui dépassé l approche projet, et optent pour une ap proche globalisée de l utilisation de McLaren FusionLive, jugée plus stratégique, économonique et visionnaire. Langues supportées: Français, Anglais (US et UK), Allemand, Hongrois, Italien, Polonais, Portuguais, Roumain, Russe, Espagnol, Chinois simplifié et Turc. Notre approche: implémentations multi-projets Bien qu une société trouve rapidement une forte valeur ajoutée et des impacts positifs en utilisant McLaren FusionLive sur un grand projet, les bénéfices et économies les plus tangibles et les plus stratégiques dérivent d une utilisation du système à l échelle de l entreprise, c est-à-dire sur un grand nombre de projets. McLaren Software, filiale du groupe IDOX, est leader des solutions de Gestion Collaborative de documents, Processus et Contrôle pour l ingénierie et la construction. Nos Clients sont des entreprises leaders des secteurs de la construction, de l ingénierie, de l industrie ainsi que des ressources naturelles (pétrole, gaz ). Fondé en 1995, Mclaren Software aide les entreprises d ingénierie et de construction ainsi que les maitres d ouvrages et propriétaires d actifs dans les différentes étapes du cycle de vie d un projet de la conception à l exploitation. Les solutions McLaren Software sont disponibles soit en ligne en mode SaaS/Cloud, soit dédiées à l échelle de l entreprise ou encore hébergées en ligne par nos soins dans nos centres de données en Europe, Emirats arabes unis et Etats-Unis. McLaren Software est présent mondialement avec des bureaux en Europe, aux Etats-Unis et en Asie-Pacifique. Pour plus d information, merci à l avance de nous envoyer un à Vous pouvez également consulter notre site web : McLaren Software Paris avenue Ledru-Rollin Paris France McLaren Software Rennes 6B, Rue du Pâtis Tatelin Rennes France Bureaux régionaux : Crawley, Angleterre Tél. +44 (0) Londres, Angleterre Tél. +44 (0) Glasgow, Écosse Tél Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) San Francisco, États-Unis Tél Houston, États-Unis Tél Perth, Australie Tél Francfort, Allemagne Tél Pune, Inde Tél Idox plc Les idées et solutions émises dans ce document sont la propriété intellectuelle du groupe Idox plc et protégée par copyright. Cet exemplaire ne peut donc être reproduit, transmis à de tierces personnes ou utilisé à des fins commerciales sans la permission du groupe Idox. Partenaires Mclaren

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