Les infrastructures sont disponibles pour l organisation d activités telles que séminaires, conférences, formations, expositions.

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1 Directives pour l utilisation du BTC CONFERENCE CENTER Espace Jacqmotte - rue Haute 139 Les présentes directives générales, destinées aux locataires et utilisateurs du BTC Conference Center, font partie intégrante du contrat en annexe souscrit par les deux parties. 1. Objet Le BTC Conference Center est situé, rue Haute 139 à 1000 Bruxelles. La gestion des salles est assurée par la CTB, la Coopération Technique Belge située à rue Haute, 147. La cellule logistique de la CTB en est responsable. Les infrastructures peuvent être mises à disposition d associations et d entreprises externes à la CTB et ce en fonction des disponibilités et après concertation préalable avec la CTB. Les infrastructures sont disponibles pour l organisation d activités telles que séminaires, conférences, formations, expositions. 2. Réservation Toute réservation se fera seulement et uniquement via la responsable du BTC Conference Center, Helga Giyselinck, et ce au plus tard 7 jours avant le début de l événement en envoyant le formulaire de réservation requis (disponible sur le site Les utilisateurs peuvent utiliser les locaux demandés à la date fixée, après avoir obtenu l accord écrit. Deux tarifs sont de mise : le tarif A (destiné aux ASBL et ONG) et le tarif B (destiné aux sociétés à caractère commerciale/sociétés privées). En cas d annulation dans les 7 jours précédant le début de l événement, la somme de 250 euros vous sera réclamée. RUE HAUTE 147 COOPÉRATION TECHNIQUE BELGE ANNEXE(S) 1000 BRUXELLES SOCIÉTÉ ANONYME T +32 (0) DE DROIT PUBLIC F +32 (0) À FINALITÉ SOCIALE E INFO@BTCCTB.ORG

2 3. Modalités La sous-location, la cession de bail ou la mise à disposition de fait à des utilisateurs non mentionnés est interdite. En cas de constatation de violation de cette règle, l accès au BTC Conference Center sera interdit sur-le-champ et des dommages et intérêts seront facturés. 4. Nombre maximum de visiteurs dans les salles Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs veilleront à ce que la capacité maximale des locaux ne soit pas dépassée. Le BTC Conference Center contient : - une salle polyvalente (Hall Malawi) d une capacité de 150 personnes (activité debout) - un auditoire de 200 personnes (salle Tanganyika) (Veuillez noter qu il est interdit d y manger et d y boire ; la salle «Hall Malawi» sera réservée à cet effet) - une salle de réunion de 30 personnes maximum (salle Thac Ba) Vous trouverez les photos de ces différentes salles sur notre site Veuillez noter que le réseau Internet WIFI du BTC Conference Center ne permet la connexion que de 20 personnes maximum à la fois! 5. Mise à disposition Les locaux sont disponibles de 8h à 22h00. Le BTC Conference Center est également disponible durant le weekend. 6. Caution Lors de la location, une caution de 250 sera réclamée. Cette caution sera remise en cash et ce, le matin même de l événement, à la personne de contact du service logistique de la CTB. La caution sera restituée si et seulement si le locataire a remis la salle conformément à l état dans lequel elle lui a été confiée. 7. Consignes générales Les utilisateurs s engagent à respecter les règlements de police en vigueur : Il y a lieu de prendre contact avec la police ou avec une firme de sécurité lors d activités à

3 grande affluence ou s il y a le moindre risque de troubles éventuels. 8. Assurances Tout utilisateur externe doit conclure une assurance de Responsabilité Civile, couvrant les dégâts causés par l utilisateur ou ses collaborateurs. La CTB décline toute responsabilité en cas d accident. 9. Dispositions spécifiques concernant l utilisation des locaux La diffusion de musique au sein du BTC Conference Center est autorisée tant que le niveau sonore ne dépasse pas la limite raisonnable de respect du voisinage. Les locaux ne peuvent être utilisés comme salle de fête et aucun système sonore différent de celui présent dans le BTC Conference Center ne pourra être utilisé. Tout utilisateur est tenu de s enquérir préalablement du fonctionnement des appareils et de suivre les modes d emploi. Tous les matériaux, appareils, lave-vaisselle, etc. utilisés doivent être nettoyés immédiatement après l utilisation. La non-connaissance du fonctionnement ne peut être invoquée comme excuse. Tous dégâts éventuels suite à une utilisation incorrecte ou au non-nettoyage des appareils seront facturés à l utilisateur. Il est interdit de : - puiser l électricité des locaux du BTC Conference Center pour l utilisation par des tiers. - pénétrer dans le jardin (l utilisateur veillera à ce que les portes extérieures donnant sur le jardin restent fermées, sauf en cas de danger) - installer de l éclairage ou des spots supplémentaires (sauf en concertation avec la cellule Logistique et pour autant que les travaux soient réalisés par une société privée désignée par la CTB) - de faire appel au colportage (e.a. marchands de frites, saucisses, stands de vente, bonbons, etc.) sous toutes ses formes dans les salles et leurs environs Le locataire s engage à veiller à la fermeture de la porte principale sise au 139, rue Haute, et ce, durant toute la durée de son événement. Le locataire des lieux déterminera s il fera appel à une société de sécurité externe ou désignera, au sein de son association (entreprise...), une personne qui contrôlera/veillera à la bonne exécution de cette tâche.

4 10. Prévention des incendies et des accidents Sécurité en matière d incendie : L utilisateur veillera en permanence à ce que la sécurité des participants à l activité soit garantie. Toutes les mesures de prévention des incendies doivent être respectées par l utilisateur (extincteurs, sorties de secours, etc.) L utilisateur de la salle polyvalente veillera en particulier à ce que les portes de secours, les portes d accès à la salle de présence (côté entrée) et l entrée de la petite salle ne soient pas obstruées par des obstacles, en vue d une éventuelle évacuation et/ou intervention. Il veillera en outre à ce que l éclairage de secours reste toujours visible. Permis de feu Les flammes nues sont strictement interdites dans le BTC Conference Center. Par flamme nue, nous entendons (liste non-exhaustive) : feux au gaz, poêles, combustion de bois, spectacles de feu, feux d artifice, torches, manipulation de produits pyrotechniques, bougies, etc. Électricité Toute extension des installations électriques fixes existantes ayant lieu dans le cadre d un événement organisé par l utilisateur, doit être effectuée conformément aux normes RGIE et doit impérativement être réalisée par un collaborateur d une société privée désignée par la CTB. Ceci requiert l autorisation préalable explicite du responsable des salles qui sera établie par écrit dans le contrat. Tous les frais liés à une installation de ce type sont à charge de l utilisateur. Accidents et dommages L utilisation de tout produit pouvant entraîner des risques pour la sécurité des visiteurs ou des risques d endommagement des infrastructures est strictement interdite (par ex. mousse, neige, sel, constructions inflammables, etc.) Prévention des dommages Il est interdit de : - clouer, coller, peindre ou écrire sur les murs, fenêtres, portes, meubles, panneaux et sols, ailleurs qu aux endroits explicitement prévus à cet effet. Les affiches, annonces, panneaux, etc. peuvent uniquement être appliqués aux endroits prévus à cet effet. - modifier l attribution des locaux et/ou du matériel et des objets ou d effectuer, sans l accord explicite et écrit du responsable, des activités pouvant causer des

5 dommages aux infrastructures ou pouvant mettre en péril l intégrité physique ou psychique des visiteurs.

6 Etat des lieux Avant l utilisation, un état des lieux contradictoire est établi et signé par l utilisateur et la personne de contact de la CTB. Lors de la reprise des lieux, tous les dommages constatés seront retenus de la caution. Si des dommages sont constatés ultérieurement, sans que la CTB n ait été prévenue, l utilisateur sera invité à être présent lors de l estimation des dommages. L absence de l utilisateur lors de l estimation des dommages vaut l acceptation des causes, de sa responsabilité et du montant des dommages. 11. Ouverture et fermeture des locaux Toutes les activités dans le BTC Conference Center seront clôturées à 22h00 au plus tard et les locaux seront alors également fermés au public. Au moment du départ, les locaux seront rangés et nettoyés. Les fenêtres et portes seront soigneusement fermées. 12. Préparation des locaux La préparation des salles se fera par la CTB selon les désidératas du locataire. Ce dernier devra fournir ses indications une semaine avant son événement. Aucune modification ne sera plus assurée par la CTB. Si le locataire désire apporter une modification à la disposition; celle-ci devra être assurée par le locataire. La préparation ne peut jamais déranger l activité précédente. L utilisateur doit en outre se conformer aux consignes du responsable CTB avant, pendant et après l activité. 13. Rangement et nettoyage des salles après l activité L organisme veillera à ce que les meubles, les éléments du podium et l équipement technique soient rangés immédiatement après l activité de la façon suivante : - Les chaises et les tables seront empilées et placées au fond de la salle -Le matériel technique sera remis en place dans l armoire dédiée à cet effet. Si le matériel n est pas rangé comme convenu, le montant total de la caution càd 250 sera retenu. L utilisateur veillera à ce que tout objet amené par ses soins et n appartenant pas à la CTB soit enlevé immédiatement, sauf s il en a été convenu autrement à l avance avec le responsable. RUE HAUTE 147 COOPÉRATION TECHNIQUE BELGE ANNEXE(S) 1000 BRUXELLES SOCIÉTÉ ANONYME T +32 (0) DE DROIT PUBLIC F +32 (0) À FINALITÉ SOCIALE E INFO@BTCCTB.ORG

7 14. Nettoyage et élimination des déchets Le locataire prendra contact avec une société de nettoyage spécialisée pour effectuer le nettoyage de(s) salle (s) y compris la cuisine et les sanitaires. Ceci sera payé directement par le locataire. Les salles doivent être propres pour le lendemain de l événement à 8h00 maximum. (Veuillez prendre contact avec Madame Gijselinck au numéro 0476/ pour plus d informations à ce sujet). Veuillez noter que la vaisselle sera effectuée et rangée par l utilisateur de la salle ( un lave vaisselle industriel est prévu à cet effet). Après utilisation des locaux, tous les déchets seront déposés aux endroits désignés à cet effet. Les déchets seront récoltés dans des sacs de déchets ménagers communaux, conformément aux règles de tri. L organisateur veillera à se procurer luimême les sacs à déchets officiels nécessaires. Si les déchets n ont pas été correctement enlevés, des frais supplémentaires seront facturés à l utilisateur 15. Boissons Vente de boissons Toute vente de boisson est interdite. Service des boissons Le service des boissons est organisé par l utilisateur à partir de la cuisine prévue à cet effet. L entreposage des boissons fraîches et des eaux doit également se faire dans les endroits prévus à cet effet. Si l utilisateur désire disposer de la cuisine, il veillera à en faire la demande au service Logistique. Dans le cas contraire, la cuisine ne sera pas accessible au public. Commande de catering La CTB mettra à la disposition la liste de traiteurs agréés L utilisateur prendra contact avec le traiteur et se chargera lui-même de sa commande.le paiement y afférent se fera en direct avec le traiteur. 16. Autres modalités Contestations En cas de contestation ou de divergence d opinion, les parties se concerteront pour trouver une solution. A défaut d accord, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents pour régler les litiges.