Tutoriel d aide à la saisie

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1 Tutoriel d aide à la saisie Plateforme de demande en ligne pour les échanges scolaires de groupe au domicile du partenaire de l Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) Table des matières : - 1 ère étape : Rechercher l établissement demandeur et s y rattacher pages 2 à 6-2 ème étape : Saisie de la demande de subvention.. pages 7 à 13-3 ème étape : Validation de la demande de subvention pages 14 à 17-4 ème étape : Gute Reise! pages 18 à 19-5 ème étape : Clôture de votre dossier pages 20 à 25 08/09/2016

2 1 ère étape : Rechercher l établissement demandeur et s y rattacher. Pour cela, 1. Cliquer sur 2

3 2. Pour rechercher l établissement souhaité, cliquer sur La fenêtre ci-contre s affiche alors : 3

4 3. À l aide du menu déroulant, choisir l Académie/Land de votre établissement. Dans le cadre, saisir une partie du nom de l établissement recherché pour que la plateforme filtre au plus large. Exemple : pour rechercher le Lycée Albert Camus, ne saisir que camus. 4. Puis cliquer sur 4

5 Si l établissement recherché ne s affiche pas, merci de bien vouloir cliquer sur pour demander la création de l établissement. La fenêtre ci-contre s affiche alors. Renseigner le formulaire et cliquer sur. Dans ce cas vous devez mettre votre demande de subvention en attente et la reprendre dès que votre établissement aura été créé (vous en serez informé par courriel). 5

6 Si l établissement recherché s affiche : 5. Le sélectionner en cliquant sur le petit rond en début de ligne 6. Puis cliquer sur 7. Le message de validation ci-dessous apparaît alors. Votre chef d établissement doit valider votre rattachement à cet établissement : ce dernier a été informé par un courriel à l adresse principale de l établissement. 6

7 2 ème étape : Saisie de la demande de subvention. En attendant la validation par votre chef d établissement, vous pouvez commencer la saisie du dossier. Pour cela : 1. Cliquer sur le bouton vert (déposer une demande de subvention pour cet établissement). 7

8 2. La page d informations ci-dessous s affiche alors. En prendre connaissance et cliquer sur. 8

9 Attention tant que vous n avez pas cliqué sur (tout en bas de cette page), le dossier n est pas enregistré. Pour cela il vous faut saisir en une fois toutes les informations demandées à cette étape. Vous êtes maintenant dans la partie où votre établissement est déjà repris dans la partie 3. Compléter les informations concernant l enseignant responsable. 9

10 4. Pour choisir l établissement partenaire, cliquer sur. La fenêtre ci-contre s affiche alors. Pour l ajout de l établissement partenaire, merci de vous référer aux pages 3 à 5 de ce document. 10

11 5. L établissement partenaire est correctement ajouté lorsque celui-ci apparaît dans la case bleue. 6. Compléter alors les informations concernant l enseignant responsable pour l établissement partenaire. 7. Compléter les informations concernant le projet (voir ci-dessous). 11

12 8. Cliquer sur pour valider les informations saisies et enregistrer votre dossier. Si la page ci-dessous s affiche cela signifie que votre chef d établissement n a pas encore validé votre rattachement. Mais cela ne signifie pas que votre dossier n est pas enregistré : vous pouvez le retrouver en cliquant sur à gauche de la page). (dans la barre de menu Une fois la demande d autorisation validée par votre chef d établissement, vous en serez informé par courriel. Cela signifie que vous pouvez poursuivre la saisie/validation de votre dossier. Pour cela : a. se reconnecter à votre espace de demande en ligne, cliquer sur. b. le dossier est affiché, cliquer sur (consulter le dossier). 12

13 Tant que vous n avez pas validé votre dossier (voir 3 ème étape ci-après), vous gardez la possibilité de modifier les données saisies à l étape, ainsi que de charger un nouveau concept pédagogique ou un nouveau programme prévisionnel de la rencontre. Pour cela : a. Une fois dans le dossier, cliquer tout en-haut sur. b. La page ci-dessous apparaît. c. Modifier les informations souhaitées. d. Si besoin, charger les nouveaux documents en cliquant sur. e. Une fois les modifications effectuées, cliquer sur pour sauvegarder les modifications saisies. 13

14 3 ème étape : Validation de la demande de subvention. Vous êtes maintenant dans la partie 1. Cliquer sur. 2. Une confirmation de validation vous est demandée : 14

15 3. Après la validation, la page ci-dessous s affiche : 15

16 4. Cliquer sur pour faire signer cette dernière par votre chef d établissement. 5. Une fenêtre de dialogue s ouvre alors : a. Choisir si vous souhaitez enregistrer le fichier sur votre ordinateur ou seulement l ouvrir. b. Le formulaire de demande de subvention pré-rempli s ouvre alors. c. Imprimer ce formulaire et le faire signer et tamponner par votre chef d établissement. La liste des participants n est à nous remettre qu au moment du décompte mais nous vous la mettons à disposition dès maintenant pour que vous puissiez faire signer vos élèves pendant l échange. Exemple de formulaire de demande de subvention pré-rempli ici. 16

17 6. Une fois la demande de subvention signée et tamponnée par le chef d établissement, charger un scan de la demande de subvention signée et tamponnée sur la plateforme. Pour cela : a. Cliquer sur. b. Choisir le fichier souhaité. c. Cliquer sur. 7. Pour finaliser votre demande, n oubliez pas d envoyer l original de la demande signée et tamponnée à votre Rectorat par voie postale. Bravo, vous avez maintenant terminé votre demande de subvention pour un échange au domicile du partenaire! 17

18 4 ème étape : Gute Reise! Vous êtes maintenant dans la partie. La page ci-dessous s affiche dès que vous avez finalisé votre demande de subvention et jusqu au jour de votre retour de séjour en Allemagne. 18

19 1. Vous pouvez à tout moment modifier les dates de votre séjour, si ces dernières devaient être modifiées. Pour cela, indiquer ici les bonnes dates et cliquer sur pour sauvegarder ces modification. 2. Si la rencontre devait être annulée, ou s il devait y avoir un changement de partenaire, il convient d annuler votre dossier en cliquant sur. 19

20 5 ème étape : Clôture de votre dossier. Le jour du retour de l échange vous recevrez un courriel vous rappelant qu il vous faut vous reconnecter sur la plateforme pour compléter l étape Pour cela : a. Se reconnecter à votre espace de demande en ligne, cliquer sur b. Le dossier est affiché, cliquer sur (consulter le dossier) 20

21 Attention : toutes les cases doivent comporter une valeur. Si la valeur est 0, merci alors d indiquer 0 dans la case en question! 1. La page ci-dessous s affiche, compléter/modifier les informations demandées. 21

22 2. Puis indiquer le nombre d élèves ayant moins d opportunités, compléter la répartition par sexe, ainsi que le nombre d enseignants/accompagnateurs ayant participé à l échange. 22

23 3. Indiquer les coordonnées bancaires de votre établissement. 4. Et enfin, charger les pièces justificatives demandées au format PDF ou JPEG : a. Compte-rendu de la rencontre b. Programme de la rencontre c. Liste des participants signée par les élèves d. Facture des frais de voyage 5. Cliquer sur pour finaliser la saisie. 23

24 6. Cliquer sur pour faire signer cette dernière par votre chef d établissement. 7. Une fenêtre de dialogue s ouvre alors : a. Choisir si vous souhaitez enregistrer le fichier sur votre ordinateur ou seulement l ouvrir. b. Le formulaire de décompte d utilisation pré-rempli s ouvre alors. c. Imprimer ce formulaire et le faire signer et tamponner par votre chef d établissement. Exemple de formulaire de décompte d utilisation pré-rempli ici. 24

25 8. Une fois le décompte d utilisation signé et tamponné par le chef d établissement, charger un scan de ce formulaire signé et tamponné sur la plateforme. Pour cela : a. Cliquer sur. b. Choisir le fichier souhaité. c. Cliquer sur. 9. Pour finaliser votre dossier, n oubliez pas d envoyer l original du décompte d utilisation signé et tamponné à votre Rectorat par voie postale. 25