Oodrive Mobile pour Android Tablet Mode d emploi

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1 Maurice SAMIMI Oodrive Mobile pour Android Tablet Mode d emploi Page 1

2 SOMMAIRE 1. INTRODUCTION... 3 Qu est ce que l application Oodrive Mobile pour Android tablette?... 3 Les appareils compatibles... 3 Les types de connexion compatibles Installation de l application Oodrive pour Android Tablet Installation L interface générale Navigation et Visualisation de contenu Les boutons d action disponibles lors de consultation des images La barre contextuelle d actions Sélection des fichiers/dossiers Partager Par Création de lien de téléchargement Rubrique «Mes partages» Le téléchargement : Ajout aux favoris : Supprimer/renommer les fichiers/dossiers Créer un nouveau dossier Import de fichiers depuis la tablette Les synchronisations Mes contacts Mon profil Informations personnelles Stockage Protection d accès Auto synchronisation Page 2

3 1. INTRODUCTION Qu est ce que l application Oodrive Mobile pour Android tablette? Oodrive Mobile pour Android tablette est une application sécurisée qui, une fois installée et paramétrée, permet à tout utilisateur d accéder à son interface iextranet ou Postfiles afin de manipuler et partager les fichiers avec ses correspondants internes ou externes à son organisation. Grâce à l application Oodrive pour tablette Android vous pouvez : Accéder à l ensemble de vos fichiers en ligne Visualiser vos photos avec le viewer intégré Synchroniser vos données en vue de consultation en mode hors-ligne Manipuler/ajouter/partager/ supprimer vos fichiers. Possibilité d ouvrir des fichiers avec d autres applications Android en vue d un traitement particulier Partager par mail les fichiers avec vos correspondants du carnet d adresse Oodrive/de la tablette Les appareils compatibles Android 3.0 et supérieur Les types de connexion compatibles Le service est compatible avec tous les types de connexion existants : 3G, Wifi Page 3

4 2. Installation de l application Oodrive pour Android Tablet 2.1 Installation Pour installer l application Oodrive Mobile pour Android Tablet il suffit de vous connecter à Google Play Store (Android Market) et effectuer une recherche en utilisant le mot clé «Oodrive». Cliquez sur installer afin de déployer l application sur votre Android Tablet. Voici l icône de l application une fois installée : Note : Depuis un Smartphone, c est l application Smartphone qui est installée et non l application tablette. Page 4

5 Ouvrez l application afin de vous authentifier à l interface iextranet ou Postfiles : Voici les informations à renseigner : 1- Identifiant : votre identifiant iextranet ou Postfiles habituel 2- Mot de passe : idem 3- Domaine : le nom de votre workspace Pour accéder à vos contenus en ligne sélectionnez «Mes fichiers». Page 5

6 2.2 L interface générale Voici l interface générale de l application : 1- Volet paramétrage et synchronisations 2- Boutons d action : Ajout fichiers/dossiers 3- Déconnexion/Rafraichissement 4- Type d affichage-tri 5- Volet d affichage contenu des dossiers/sous-dossiers 6- Volet de navigation 2.3 Navigation et Visualisation de contenu La navigation dans les dossiers/sous-dossier est facilitée en touchant les dossiers (A). Pour retourner en arrière touchez la flèche visant vers l arrière au niveau du dossier parent (B) ou tout simplement à l aide du menu de navigation à gauche : Page 6

7 Pour visualiser les fichiers touchez leur intitulé et une liste d applications compatibles s affichera à l écran. Ici dans le dossier administratif le fichier «accueil.doc» est visualisé : Les images peuvent être visualisées de façon très simple. Il suffit d en toucher une et lancer le volet visualisation : Afin de naviguer entre les différentes images glissez votre doigt sur l écran. Pour atteindre une image dans la liste sélectionnez-la parmi les vignettes en bas de l image affichée. Page 7

8 Il est également possible d effectuer les enregistrements depuis les applications locales vers le répertoire de son choix dans l espace iextranet. Pour ce faire, une fois dans l application, sélectionnez «envoyer». Dans la liste de choix choisissez «Oodrive Mobile» : Page 8

9 Votre espace iextranet s ouvre vous permettant de choisir le dossier de destination pour enregistrer le fichier : Il suffit de naviguer dans l arboréscence de votre espace afin de désigner l emplacement de sauvegarde du fichier, Touchez Importer dans ce dossier afin que votre fichier soit enregistré. Ici le dossier «Administratif» a été choisi : Page 9

10 Le fichier est à présent disponible dans votre dossier en ligne : 2.4 Les boutons d action disponibles lors de consultation des images A l aide des boutons d actions situés en haut de l affichage des images vous pouvez : 1. Partager le fichier par /par lien : 2. Télécharger le fichier en local en l ajoutant aux favoris ou l enregistrer dans la bibliothèque Android (dossier/download). Page 10

11 3. Renommer/Supprimer le fichier 4. Ouvrir le fichier dans les autres applications Android tablette installées 5. Propriété du fichier, et son mode d affichage Détails permet de connaitre les informations utiles sur le fichier : Page 11

12 Le mode HD affiche l image au format en définition réelle. 3. La barre contextuelle d actions Sélection des fichiers/dossiers Suivant votre emplacement dans l arborescence de l espace, la sélection des fichiers/dossiers vous permet d effectuer plus ou moins d actions. 1. Partager par les dossiers/fichiers 2. Les télécharger en local afin de les consulter 3. Supprimer/Renommer les fichiers et dossiers 4. Marquer pour la synchronisation offline les dossiers 5. Ajouter les fichiers aux favoris Une fois les items de votre choix sélectionnés vous pouvez effectuer les actions à l aide du menu contextuel suivant : Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers en touchant la case à cocher à gauche de chaque élément : Page 12

13 3.1 Partager Par Vous pouvez facilement partager par vos dossiers/fichiers afin de permettre vos correspondants de les consulter/télécharger avec un simple lien web sécurisé. Pour ce faire, il faut d abord sélectionner les éléments que vous souhaitez partager ensuite toucher le bouton «partager». Choisissez «Partage par mail» pour accéder à l assistant de partage intégré : Page 13

14 Pour ajouter les destinataires, sélectionnez le signe + et choisissez à partir de vos contacts en ligne, locaux ou les groupes de votre espace iextranet/postfiles. Si le destinataire ne figure pas parmi vos contacts, vous pouvez également taper son adresse manuellement : Vous avez la possibilité de personnaliser le message. Les autres paramètres sont : 1. La durée de mise à disposition des éléments : les fichiers ne seront plus disponibles une fois cette durée révolue. 2. Suppression automatique de l élément à la fin de la période de partage. Ceci a pour action le déplacement automatique des éléments vers la corbeille de la plateforme 3. Notification de téléchargement, permet de recevoir un accusé de téléchargement à chaque fois que quelqu un télécharge un ou plusieurs fichiers 4. «Utiliser un mot de passe» permet d ajouter une protection complémentaire d accès aux fichiers. 5. «Limiter le nombre de téléchargements» détermine le nombre de fois qu un destinataire peut télécharger les fichiers. Par défaut ce nombre est illimité. Page 14

15 3.2 Création de lien de téléchargement L autre façon de partager vos contenus est de créer un lien de téléchargement. Pour ce faire choisissez «Créer un lien pour le copier» lorsque vous partager un fichier/dossier. A l instar de partage par mail vous pouvez définir une durée de validité ainsi qu un mot de passe de protection de contenu. Toucher «partager» pour que l outil créé votre lien de partage : 3.3 Rubrique «Mes partages» A tout moment, vous pouvez vérifier vos partages effectués en vous rendant sous la rubrique «Mes partages» : Vous y trouverez l ensemble de vos fichiers/dossiers partagés par . Page 15

16 Vous pouvez rendre inactif un partage déjà effectué et réexpédier le même mail de partage aux contacts ayant égaré votre mail initial etc. Téléchargement/Ajouter aux favoris en local Pour une consultation en mode déconnecté, une fois les fichiers sélectionnés, vous pouvez les télécharger dans le répertoire «/download» ou les ajouter aux favoris de l application Oodrive Mobile : Le téléchargement : Afin de sauvegarder un fichier en local il suffit de le sélectionner et toucher «télécharger». Une copie «indépendante» du fichier sera alors téléchargée dans votre répertoire «/download» local : Ajout aux favoris : Une autre façon de récupérer les fichiers en vu d une consultation en mode déconnecté est de les ajouter aux favoris de votre application Oodrive mobile. Les fichiers ainsi synchronisés seront toujours disponibles en consultation dans le répertoire «Favoris» Page 16

17 Vos fichiers se trouveront sous la rubrique «favoris». A tout moment, lors de la consultation de fichiers à partir des favoris, vous pouvez les ouvrir dans les autres applications locales adaptées. 3.5 Supprimer/renommer les fichiers/dossiers Une fois les fichiers sélectionnés, vous pouvez les supprimer ou renommer à l aide des boutons contextuels suivants : La suppression déplacera le contenu supprimé dans la corbeille de la plateforme uniquement accessible via un navigateur web. Pour vider la corbeille vous devez donc vous connecter en utilisant votre navigateur habituel. Pour renommer un fichier ou dossier il suffit de le sélectionner et taper le nouveau nom de votre choix. Ici un dossier est renommé en «Administratif» : Page 17

18 3.6 Créer un nouveau dossier Vous pouvez à tout moment créer un nouveau dossier au niveau de l arborescence de votre plate-forme ; pour ce faire positionnez-vous à dans l emplacement de votre choix et sélectionnez le bouton «nouveau dossier» : La fenêtre de création de dossier s affiche et vous permet de définir le nom de votre nouveau dossier : Ici le nom «Couverture media» a été choisi. Pour que le dossier soit créé, il suffit de toucher «ok». 3.7 Import de fichiers depuis la tablette Afin d uploader des fichiers depuis votre tablette vers la plateforme touchez le bouton import Une liste des applications permettant de sélectionner un élément (type navigateur de fichiers) s ouvre : il faut sélectionner l application désirée. Ici le document «ACME Presentation» a été sélectionné pour être importé : Page 18

19 Une fois l import terminé, le fichier sera disponible en ligne à l emplacement choisi. 4. Les synchronisations L application Oodrive pour Android Tablet vous permet de consulter vos dossiers/fichiers en mode offline. Vous avez donc la possibilité de les synchroniser sur votre Android Tablet. Vous pouvez ensuite exploiter les fichiers ainsi synchronisés dans les autres applications de votre Android Tablet. Vous pouvez synchroniser les dossiers/sous-dossiers de votre espace iextranet en local. Il suffit de les sélectionner et toucher synchroniser : Vous constatez le signe de synchronisation à droite en rouge n est pas finalisé.. Ceci indique que le processus de synchronisation Afin de finaliser ce processus vous devez vous rendre dans «Mes synchros» : Page 19

20 Vous y constatez l arborescence des dossiers prêts à être synchronisés : Touchez le bouton tout synchroniser ensuite validez la boite de dialogue : Le signe indiquant les synchronisations effectuées devient vert : Page 20

21 Une fois les dossiers synchronisés, vous pouvez lancer manuellement les synchronisations, Activer/désactiver ou même désynchroniser tout ou partie des synchronisations déjà effectuées : Sous la rubrique «mon profil» Il est également possible de programmer l auto synchronisation : Très pratique, une fois le module activé, en cochant la case «Synchroniser automatiquement les dossiers» il vous donne la possibilité de définir la fréquence des synchronisations ou interdire la synchronisation en 3G. Page 21

22 5. Mes contacts Vous pouvez créer de nouveaux contacts et gérer les contacts existants en vous rendant dans le carnet d adresse : Pour créer un nouveau membre il suffit de sélectionner le signe + : Remplissez les informations personnelles ensuite enregistrer : Votre nouveau contact s affichera parmi les membres de votre espace. Vous ne pouvez pas attribuer d identifiant et mot de passe aux contacts ainsi créés ou définir des droits d accès (Cette partie ne concerne que la solution iextranet). Pour ce faire, vous devez vous connecter à votre espace via un navigateur web. Bien entendu, si les contacts sont déjà créés sur la plateforme avec les droits définis, vous pouvez modifier leurs droits directement avec l application Oodrive Mobile. Page 22

23 6. Mon profil L interface «Mon profil» vous permet d accéder aux items suivants : 1. Informations personnelles 2. Stockage 3. Sécurité 4. Synchronisation auto 6.1 Informations personnelles Sous cette rubrique vous pouvez modifier quelques informations personnelles vous concernant Page 23

24 6.2 Stockage Le stockage vous permet de connaitre en temps réel l espace disque utilisé par vos données : Vous pouvez également effacer vos favoris téléchargés en sélectionnant «Tout effacer». 6.3 Protection d accès Cette rubrique vous permet de définir un code d accès à l application Oodrive pour Android Tablet. Il suffit d activer le code d accès afin de mettre en place ce code : A l activation vous êtes convié de définir votre code d accès à l application : Page 24

25 Une fois le code défini, lors de chaque accès à l application vous devez entrer le code que vous venez de définir. Pour plus de sécurité, vous pouvez forcer l effacement des données de connexion ainsi que les synchronisations suite aux cinq tentatives infructueuses : L utilisateur sera alors convié d entrer à nouveau ses identifiants de connexion. 6.4 Auto synchronisation Comme évoqué plus haut, la synchronisation automatique permet de définir les intervalles de synchronisation de vos dossiers marqués pour synchronisation. Page 25