VOLET INFORMATIF A DESTINATION DES FUTURS ETUDIANTS Année académique VOLET A : procédure et modalités d inscription à l HENALLUX

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1 VOLET A : procédure et modalités d inscription à l HENALLUX Article 1 L étudiant qui souhaite s inscrire à la Haute Ecole de Namur-Liège-Luxembourg complète, dans un premier temps, un formulaire de demande d inscription provisoire. Ce formulaire est disponible sur le site de la Haute Ecole et dans les implantations ; l étudiant se conforme en outre aux consignes spécifiques de l implantation dans laquelle il souhaite s inscrire. Toute demande d inscription n est enregistrée par la Haute École que si elle est déposée par le futur étudiant, en personne, au secrétariat des étudiants du département concerné. Lors de sa demande provisoire d inscription, l étudiant reçoit, de la Haute Ecole, un volet informatif dans lequel figurent, dans l état des dispositions légales connues et des dispositions internes qui en découlent : Les modalités d inscription, Les éléments constitutifs de son dossier individuel en vue d une inscription effective. Une procédure spécifique est prévue par la Haute Ecole pour les inscriptions aux études co-organisées avec d autres établissements. Article 2 L étudiant est invité à constituer son dossier individuel dès sa demande d inscription provisoire. Les documents doivent parvenir au secrétariat des étudiants de l implantation par remise en mains propres contre accusé de réception ou, le cas échéant, par envoi recommandé. Lors de sa demande d inscription, l étudiant est tenu de : Déclarer toutes ses inscriptions préalables à des études supérieures et Fournir tous les résultats (relevés de notes ou bulletins) de ses épreuves au cours des cinq années académiques précédentes, sauf s il poursuit des études au sein de la même Haute École. Toute omission est considérée comme fraude à l inscription. Article 3 A partir du 14 septembre 2017 (jour de la rentrée académique), l étudiant est invité à confirmer sa demande d inscription en signant une confirmation de sa demande d inscription provisoire, et qui prend alors la forme de demande d inscription définitive. Article 4 L inscription à la Haute Ecole devient effective par la signature de la fiche d inscription. Cette fiche est soumise à l étudiant à partir de la rentrée académique et au plus tôt lorsque la Haute Ecole dispose du dossier individuel complet de l étudiant. Le cas échéant, dans l attente des documents requis, constitutifs de son dossier individuel, l étudiant peut être inscrit provisoirement jusqu au plus tard le 30 novembre 2017 (sauf si le retard dans la délivrance des documents ou attestations manquants n est pas de la responsabilité de l étudiant). Article 5 La date limite d inscription effective est fixée au 31 octobre 2017 suivant le début de l année académique, à l exception : HÉNALLUX Dispositions relatives à l inscription Volet informatif destiné aux étudiants en demande d inscription AA Page 1

2 Des étudiants qui sollicitent une admission par le processus de Valorisation des Acquis d Expérience (VAE) pour lesquels la date limite d inscription effective est fixée au 13 octobre 2017 inclus, en raison de la procédure préalable dont ces étudiants font obligatoirement l objet ; Des étudiants qui, en application de l article 74 6 du règlement des études, des examens et disciplinaire (REED) en vigueur bénéficient d une période d évaluation prolongée («session ouverte») pour raisons de force majeure et dûment motivées et pour lesquels la date limite d inscription est portée au 30 novembre. En outre, par dérogation, le Gouvernement peut, sur avis de la Haute Ecole, autoriser exceptionnellement un étudiant à s inscrire audelà de ces dates lorsque les circonstances invoquées le justifient. Article 6 Pour qu une inscription puisse être prise en considération, l étudiant sous réserve des dispositions applicables pour les étudiants ayant sollicité une bourse d études (annexe 5 du REED) est tenu : 1. D avoir signé la fiche d inscription dont question à l article 4 2. D avoir fourni les documents justifiant son admissibilité ainsi que ceux éventuellement nécessaires pour apporter la preuve de l authenticité des documents fournis (dossier individuel). Le cas échéant, dans l attente des documents requis, constitutifs de son dossier individuel, l étudiant peut être inscrit provisoirement jusqu au plus tard le 30 novembre (sauf si le retard dans la délivrance des documents ou attestations manquants n est pas de la responsabilité de l étudiant). 3. D avoir payé, au plus tard le jour de son inscription et à tout le moins pour le 31 octobre 2017, 10 % du montant des droits d inscription tels que prévu à l annexe 5 du REED 1. Sur base du montant des droits d inscription réclamés en , l étudiant est invité à payer une somme forfaitaire de : 70 pour les étudiants inscrits en bachelier (type court) 90 pour les étudiants inscrits en master (type long) Le solde intégral doit être réglé dès que possible de manière à ce que le versement apparaisse sur le compte bancaire de la Haute Ecole à la date valeur, au plus tard, du 4 janvier 2018 (ou dès l inscription si celle-ci est postérieure à cette date, par dérogation du Gouvernement). Concrètement, cette opération bancaire du versement du solde intégral doit tenir compte des jours fériés, weekends, fermetures et délais bancaires pour respecter impérativement le délai maximal autorisé. 4. D avoir apuré, au plus tard le jour de son inscription, toutes ses dettes à l égard de tout établissement d enseignement supérieur en Communauté française. Les dettes visées sont celles relatives au minerval, aux frais afférents ainsi que celles envers le Conseil social de la Haute Ecole. Article 7 1 Il faut entendre par : Droits d inscription : l ensemble des frais d études dont l étudiant est redevable à la Haute Ecole, soit le minerval et les frais afférents aux biens et services ; Minerval : la partie des droits d inscription fixés par la Fédération Wallonie-Bruxelles. 2 Le minerval comprend l inscription à l année académique et l inscription aux épreuves et examens organisés durant cette année académique. 3 Pour les étudiants hors Union européenne qui ne remplissent pas une des conditions fixées à l article 3 1 du décret financement 2 ou qui ne sont pas issus d un pays moins avancé (liste LDC), l Académie de Recherche et d Enseignement supérieur (ARES) fixe librement les montants des droits d inscription spécifiques, sans que ces droits puissent dépasser cinq fois le montant du minerval fixé par décret. Dans l attente de ce montant, les étudiants sont invités à s acquitter de : 992 pour une inscription aux formations de type court 1487 pour une inscription aux formations de type long (1 er cycle baccalauréats de transition) 1984 pour une inscription aux formations de type long (2 e cycle masters) 1 Le montant des droits d inscription pour l année sera fixé ultérieurement. 2 Décret du 11 avril 2014 adaptant le financement des établissements d enseignement supérieur à la nouvelle organisation des études HÉNALLUX Dispositions relatives à l inscription Volet informatif destiné aux étudiants en demande d inscription AA Page 2

3 3 Les étudiants qui ont introduit une demande au service des allocations d études et qui en fournissent dument la preuve ne doivent pas s acquitter des 10% du montant des droits d inscription. Leur inscription est prise en considération au même titre que celle des étudiants visés à l article 6. 4 Les étudiants à revenus modestes bénéficient de droits d inscription réduits tels que prévus à l annexe 5 du REED. Ces étudiants s acquittent, dans les mêmes délais, des 10% des droits d inscription prévus à l inscription et de leur solde, toutefois adaptés à leur situation si la Haute Ecole est en possession des documents officiels lui permettant d établir la satisfaction de l étudiant aux critères légaux. Article 8 L inscription à la Haute Ecole de Namur-Liège-Luxembourg implique le respect du REED et des règlements propres à la formation à laquelle l étudiant s inscrit. L étudiant dont l inscription est réputée effective et finale reçoit de la Haute Ecole tous les documents attestant son inscription dans les quinze jours. Article 9 1 Une inscription est valable pour une année académique. 2 Toutefois, une inscription n est pas prise en compte par la Haute École si l étudiant ne respecte pas les conditions visées à l article 6 de la présente procédure. Sauf cas de force majeure, à défaut d avoir payé le solde du montant des droits d inscription au plus tard pour le 4 janvier 2018 (ou dès l inscription si celle-ci est postérieure par dérogation), l étudiant n a plus accès aux activités d apprentissage avec effet rétroactif à cette date, ne peut être délibéré ni bénéficier d aucun report ou valorisation de crédits, mais reste considéré comme ayant été inscrit aux études pour l année académique. 3 Le Commissaire du Gouvernement auprès de la Haute Ecole est habilité à recevoir les recours contre la notification envoyée à l étudiant selon laquelle il n a plus accès aux activités d apprentissage, et ne peut être délibéré ni bénéficier d aucun report ou valorisation de crédits. 4 Une inscription est annulée à la demande expresse de l étudiant avant le 1 er décembre ; seuls 10 % du montant des droits d inscription restent dus. Article 10 Une demande d inscription est irrecevable si l étudiant ne remplit pas toutes les conditions d accès aux études visées ou s il ne respecte pas les dispositions de l annexe 6 du REED et, notamment, s il ne fournit pas le CESS ou une formule provisoire. La preuve que l étudiant satisfait aux conditions d accès aux études lui incombe. Elle doit être apportée par tout document officiel probant ou, en l absence de document, dument justifiée pour des raisons de force majeure, par une déclaration sur l honneur de l étudiant témoignant de l impossibilité matérielle de fournir un tel document. Article 11 L irrecevabilité de la demande d inscription est notifiée à l étudiant dans les 15 jours ouvrables de la réception des documents constitutifs de son dossier individuel. Cette notification est effectuée par écrit, sous la forme d'un document, délivré : soit en mains propres contre accusé de réception, soit par courrier recommandé, soit par courrier électronique à l adresse renseignée par l étudiant dans son dossier de demande d admission avec demande d accusé de réception. Ce document comporte la motivation de la décision et l'extrait du REED qui détaille la procédure de recours. HÉNALLUX Dispositions relatives à l inscription Volet informatif destiné aux étudiants en demande d inscription AA Page 3

4 Ce délai de notification est suspendu durant les périodes de fermeture de la Haute école, conformément au calendrier de l année académique en cours. Le délai de recours prend cours le premier jour ouvrable qui suit la notification de la décision précitée. Le Commissaire du Gouvernement est habilité à recevoir les recours contre ces décisions d irrecevabilité selon les modalités prévues au Titre VI du REE. Article 12 Par décision motivée, le directeur de département peut refuser l inscription d un étudiant : 1. lorsque la demande d inscription vise des études qui ne donnent pas lieu à un financement ; 2. lorsque cet étudiant n est pas finançable ; 3. lorsque cet étudiant a fait l objet dans les 5 années académiques précédentes d une mesure d exclusion d un établissement d enseignement supérieur pour faute grave. Par décision motivée, le directeur de département refuse l inscription d un étudiant lorsque cet étudiant a fait l objet, dans les cinq années précédentes, d une mesure d exclusion d un établissement d enseignement supérieur pour des raisons de fraude à l inscription ou de fraude aux évaluations. La décision du refus d inscription est notifiée à l étudiant par lettre recommandée ou contre reçu au plus tard 15 jours calendrier après réception de sa demande finale d inscription définitive, sous réserve de l application de l article 14 ci-dessous. Article 13 Une commission de recours contre le refus d inscription est instituée au sein de la Haute Ecole. Elle est composée de membres non impliqués par la décision prise à l égard de l étudiant et est habilitée à recevoir les recours contre toute décision de refus d inscription au sein de la Haute Ecole. Ces recours doivent être introduits auprès du président de la commission dans les 15 jours calendrier du refus prononcé par le directeur de département. La commission dispose d un délai de 15 jours calendrier à dater de la réception de la plainte pour valider ou invalider le refus. Sa composition et son mode de fonctionnement sont détaillés à l annexe 7 du REED. Article L étudiant non finançable qui souhaite s inscrire à la Hénallux peut introduire un dossier qui comprend au moins les pièces suivantes : 1. Une lettre : Précisant l année et la section pour laquelle l inscription est sollicitée ainsi qu un descriptif du parcours académique complet de l étudiant ; Reprenant un exposé structuré des raisons de son/ses échec(s) dans ce parcours ; Présentant les raisons pour lesquelles l étudiant estime que la Hénallux peut accepter sa demande d inscription ; Identifiant les mesures mises en place pour atteindre ses objectifs. 2. Une copie du relevé des notes des sessions de juin et septembre des 5 dernières années académiques. Si l étudiant vient d une autre institution que la Hénallux, cette copie est dument authentifiée par l autorité compétente de l institution qui a produit le relevé de ces notes. 2. Ce dossier doit être envoyé par recommandé postal ou déposé contre récépissé au Directeur de département en même temps que sa demande d inscription et au plus tard avant le 23 octobre inclus. 3. Le directeur de département analyse le dossier reçu, rencontre l étudiant s il l estime nécessaire, et prend une décision motivée. HÉNALLUX Dispositions relatives à l inscription Volet informatif destiné aux étudiants en demande d inscription AA Page 4

5 4. La décision de refus d inscription est notifiée à l étudiant par lettre recommandée ou contre reçu au plus tard 15 jours calendrier après réception du dossier et de sa demande d inscription définitive. Article 15 Une commission chargée de recevoir les plaintes des étudiants relatives à un refus d inscription est créée au sein de l ARES, qui en assure le support logistique et administratif. L étudiant a 15 jours ouvrables à partir du premier jour ouvrable qui suit la notification du rejet du recours interne pour contester cette décision devant ladite commission par pli recommandé. En vertu de l article 4 de l AGCF du 2 septembre , Les recours introduits mentionnent : 1 sous peine d'irrecevabilité, l'identité de l'étudiant, son domicile, ses coordonnées téléphoniques, son adresse électronique, et sa nationalité ; 2 sous peine d'irrecevabilité, l'objet précis du recours et les motivations du recours ; 3 la dénomination légale de l'établissement d'enseignement supérieur à l'origine de la décision querellée ; 4 les études qui ont fait l'objet de la demande d'admission ou d'inscription ; 5 sous peine d'irrecevabilité, la copie de la décision querellée, le cas échéant. La commission n est pas compétente pour se prononcer sur les motifs académiques ayant mené à la décision, mais invalide le refus d inscription dans les 15 jours ouvrables à dater de la réception de la plainte si des éléments de nature à influencer favorablement la demande d inscription n ont pas été pris en compte lors de ce recours interne. Si, passé ce délai, la commission n a pas invalidé ce refus, la décision des autorités académiques de l établissement devient définitive. Article 16 Toute fausse déclaration ou falsification dans la constitution d un dossier d admission ou d inscription est constitutive de fraude à l inscription. En cas de fraude à l inscription, l étudiant perd immédiatement sa qualité d étudiant régulièrement inscrit, ainsi que tous les droits liés à cette qualité et les effets de droit attachés à la réussite d épreuves durant l année académique concernée. Les droits d'inscription versés à l'établissement sont définitivement acquis à celui-ci. Il ne peut être admis dans aucun établissement d'enseignement supérieur, à quelque titre que ce soit, durant les cinq années académiques suivantes. Article 17 En application de l article 9 de la Loi relative à la protection des données à caractère personnel du 8 décembre 1992, les données à caractère personnel fournies par l étudiant sont traitées par Hénallux en vue : De permettre la bonne gestion académique, administrative et financière des étudiants ; De détecter la fraude ; De réaliser des opérations d information et / ou de promotion des activités d Hénallux ; D améliorer les services qu elle rend aux étudiants. Ces données à caractère personnel : sont sous la responsabilité de Madame Marylène PIERRET, Directrice-Présidente d Hénallux (130, rue Saint-Donat 5002 NAMUR), et de chaque directeur de département concerné, agissant comme représentant. sont conservées pour la durée nécessaire à la gestion du dossier de l étudiant et, pour certaines d entre elles, pendant les délais de conservation prescrits par la loi. peuvent être communiquées par Hénallux à l Administration de la Communauté française, dans le cadre de ses obligations légales et à des fins statistiques. Hénallux communique également aux écoles secondaires les palmarès de leurs anciens étudiants. 3 Arrêté du Gouvernement de la Communauté française fixant la procédure applicable aux recours visés aux articles 95 et 102 et à l'avis visé à l'article 97 du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études HÉNALLUX Dispositions relatives à l inscription Volet informatif destiné aux étudiants en demande d inscription AA Page 5

6 Hormis ce qui précède, Hénallux ne communique jamais les données à caractère personnel de ses étudiants à des tiers, sauf en cas de demande expresse des autorités judiciaires ou des services de police. L étudiant doit informer sans délai Hénallux de tout changement relatif aux données à caractère personnel qu il lui a transmises. Cette information peut se faire en se présentant directement au secrétariat de son implantation ou par mail à celui-ci, avec accusé de réception. L étudiant qui ne souhaite pas : Que ses résultats soient communiqués à l école secondaire qui l a diplômé, Etre contacté par Hénallux à des fins de marketing direct, peut le lui faire savoir par (info@henallux.be), par téléphone ( ) ou par courrier (Madame Marylène Pierret, Directrice-Présidente de Hénallux, rue Saint-Donat, 130 à 5002 Namur). L étudiant peut accéder à ses données à caractère personnel traitées par Hénallux. Si ses données à caractère personnel sont incorrectes et/ou incomplètes, l étudiant peut demander à Hénallux leur rectification ou leur suppression, le cas échéant, en adressant une demande écrite, datée et signée, accompagnée d une copie de sa carte d identité à Madame Marylène Pierret, Directrice- Présidente d Hénallux, rue Saint-Donat, 130 à 5002 Namur. HÉNALLUX Dispositions relatives à l inscription Volet informatif destiné aux étudiants en demande d inscription AA Page 6