NOTE METHODOLOGIQUE PROJET : UNIVERSITE DE RENNES. 2 avril 2014

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1 NOTE METHODOLOGIQUE PROJET : UNIVERSITE DE RENNES 2 avril 2014

2 SOMMAIRE 1. INTRODUCTION : RAPPEL DES OBJECTIFS PROJET DE CALENDRIER ORGANISATION ET GESTION DU PROJET...5

3 1. Introduction : rappel des objectifs Les conseils d administration des universités Rennes 1 et Rennes 2, après en avoir délibéré, ont décidé de s engager dans un processus menant à la création d une université unique de Rennes, dans le respect des 23 engagements de la Charte votée les 14 et 18 mars Ce document propose les modalités d organisation de conduite du projet pour la construction de l établissement unique au 1 er janvier 2016 et en lien avec la préparation du projet d établissement Le travail devra être en accord avec les objectifs de la fusion : participer à la structuration et à la simplification du paysage universitaire en Bretagne et dans le Grand Ouest en se fondant sur le cadre légal défini par les dispositions de la loi du 22 juillet 2013 ; proposer sur les sites de l université de Rennes une offre de formation et de recherche cohérente, pluridisciplinaire et innovante, répondant aux attentes des étudiants, des personnels (enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS) et de la société ; accroître la visibilité de cette offre pluridisciplinaire en formation et en recherche ; renforcer la place de l enseignement supérieur et de la recherche dans le développement économique et social du site rennais et des autres sites de l université, et leur attractivité internationale ; contribuer à la promotion sociale, à la lutte contre les inégalités notamment sociales, territoriales, et les inégalités de genre ; construire une identité commune «université de Rennes» en interne et en externe, fondée sur les identités existants au sein des deux établissements ; développer les coopérations en matière de formation, de structures de recherche, de services partagés ; et la participation à des réseaux communs ; garantir la proximité et l efficacité du système organisationnel tout en le simplifiant. 2. Projet de calendrier Le projet de construction de l université de Rennes est planifié et organisé sur la période Les trois volets présentés ci-après reprennent non seulement le calendrier de la mise en place des instances mais aussi celui des deux comités de projet ; travaillant d une part, sur le projet d établissement qui intègre le contrat quinquennal , et d autre part, sur la mise en place d une organisation pour la nouvelle structure. L organisation du travail au sein de ces comités sera détaillée ultérieurement. Note méthodologique projet «université de Rennes» 3

4 Projet de calendrier Concertation Co-construction / dialogue Déploiement/consolidation 14 et 18 mars : vote des CA Avril 2014 : constitution du Comité de suivi Début 2015 : vote des statuts 1 er janvier 2016 : création de l Univ. de Rennes PROJET D ETABLISSEMENT Avril-juillet 14 : constitution des groupes de projets Sept 14 février 15 : bilan des contrats; définition des axes stratégiques Juin 15 juin 16 : rédaction et négociation du contrat ELABORATION ET MISE EN ŒUVRE DES STATUTS Avril début 2015 : élaboration des statuts Fin 2015 : élections et mise en place des instances Avril : constitution de la Commission commune chargée des statuts CNESER Décret PROJET ORGANISATION Avril-juillet 14 : état des lieux Sept 14 mars 15 : conception Mars déc 15 : déploiement Avril : constitution des groupes de travail Sept 2014 : désignation des chargés de mission Mars 15 : validation des organigrammes par services 01/04/14 Note méthodologique projet «université de Rennes» 4

5 3.Organisation et gestion du projet A/ Schéma organisationnel La structure organisationnelle mise en place pour mener à bien ce projet garantit un processus de décision transparent assurant une large concertation. Elle s appuie sur le schéma organisationnel cidessous, conformément aux engagements de la Charte présentée aux Conseils d administration de l université Rennes 2 et de l université de Rennes 1 respectivement les 14 et 18 mars B/ Composition et missions des instances du projet Chacune des instances du projet, listées ci-dessous, est commune à l université de Rennes 1 et à l université Rennes 2 : - comité de pilotage ; - comité «projet d établissement» ; - comité «organisation» ; - commission commune chargée de l élaboration des statuts ; - comité de suivi. LE COMITE DE PILOTAGE Le comité de pilotage (CoPil) est chargé : de définir les orientations stratégiques du projet de l établissement unique validées par les Conseils d administration, incluant le projet d établissement et le projet d organisation de l université de Rennes ; Note méthodologique projet «université de Rennes» 5

6 de proposer les arbitrages nécessaires concernant la mise en œuvre des 23 Engagements de la Charte (organigramme, harmonisation, convergence de processus, etc.) avant présentation aux instances ; d informer régulièrement de l état d avancement du projet les instances des deux universités (CA, CAC, CT/CHSCT) et la communauté universitaire des deux établissements ; de valider un plan de communication du projet. Composition : les 2 Présidents ; les 2 Vice-président(es) Conseil d Administration ; les 2 Vice-président(es) Commission Formation et Vie Universitaire ; les 2 Vice-président(es) Commission Recherche ; le Vice-président(e) en charge des Finances et du Patrimoine à Rennes 1 ; le Vice-président(e) en charge du Numérique et du Patrimoine à Rennes 2 ; les 2 Directeurs(trices) Généraux(ales) des Services ; les 2 Directrices de cabinet ; le Chef de projet. Le comité de pilotage s appuie sur un comité «projet d établissement» et un comité «organisation» : Ces deux comités sont chargés de garantir le bon déroulement du projet d établissement et du projet de fusion, d organiser la planification des travaux dans le respect du calendrier général défini, de participer aux travaux sur les livrables avant présentation au comité de pilotage, d assurer une bonne circulation de l information entre les groupes de projets et les groupes de travail et de proposer des actions de communication qui seront validées par les deux présidents. Ces deux comités travaillent en coordination et s appuient sur : une cellule projet (le chef de projet, les deux assistant(e)s de projet) ; une cellule communication (le chargé de communication, les deux assistant(e)s de communication). LE COMITE «PROJET D ETABLISSEMENT» Le comité «projet d établissement» est chargé de contribuer à la définition des priorités du projet d établissement notamment dans le cadre de la préparation du contrat quinquennal de l université de Rennes, en intégrant et hiérarchisant les diverses contributions émanant des deux établissements et issues notamment des Engagements 9 à 23 pris dans la Charte. L objectif est d élaborer une offre de formation et de recherche cohérente, pluridisciplinaire et innovante, répondant aux attentes des étudiants, des personnels (enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS) et de la société. Missions (non limitatives) : élaborer en concertation le volet «formation et vie étudiante» du projet d établissement : - élaborer une offre de formation diversifiée dans le respect des disciplines, et renouvelée par le développement de projets inter et transdisciplinaires (Engagements 9 et 10) ; - coordonner et enrichir les offres en matière de formation tout au long de la vie, d orientation, d insertion professionnelle et d innovation pédagogique (Engagement 11) ; - renforcer l ouverture internationale des formations et des cursus (Engagement 13) ; - développer la qualité des services aux étudiants et renforcer la place de la vie étudiante (Engagements 20 et 22) ; Note méthodologique projet «université de Rennes» 6

7 - élaborer une politique culturelle en articulation avec la formation et la recherche (Engagement 21) ; - etc. élaborer en concertation le volet «recherche et formation doctorale» du projet d établissement : - élaborer la structuration de la recherche pour le prochain contrat (Engagement 15) ; - renforcer les collaborations interdisciplinaires autour de priorités thématiques structurantes, tout en respectant la diversité des pratiques de recherche (Engagements 14 et 17) ; - soutenir le renforcement de l internationalisation de la recherche (LIA, co-tutelles de thèse, partenariats privilégiés) (Engagement 18) ; - participer au développement économique, social et culturel grâce aux activités de valorisation et de transfert (Engagement 19) et en s appuyant sur les structures mises en place (SATT, PUR, ) ; - déployer une stratégie d actions autour de la culture scientifique et technique ; - etc. autres (à définir). Composition : Elle s appuie sur les Vice-président(e)s en charge des domaines concernés et en lien avec les services d appui. Des groupes de projets seront constitués entre avril et juillet LE COMITE «ORGANISATION» Le comité «organisation» est chargé de mettre en œuvre la structuration fonctionnelle et administrative dans le respect des Engagements 1 à 8, ainsi que 20 à 23 et des principes fondateurs exposés dans la Charte. Missions (non limitatives) : assurer une qualité de service tant aux personnels qu aux étudiants (Engagements 1 et 20) ; veiller au maintien du nombre de postes (Engagement 2) ; veiller au respect de la dimension participative dans la réorganisation des services (Engagement 1) ; favoriser la qualité du dialogue social (Engagements 1 et 3) ; veiller à l application du principe de l harmonisation au «mieux disant»(engagements 5 et 6) ; veiller à la garantie de l allocation des moyens financiers et à la soutenabilité financière (Engagements 7 et 8). Composition : les 2 Vice-président(e)s Conseil d Administration ; les 2 Directeurs(trices) Généraux(ales) des Services ; les 2 Directrices de cabinet ; le Chef de projet ; le Chargé de communication. Note méthodologique projet «université de Rennes» 7

8 Les responsables des services recevront une lettre de mission fixant un cadre méthodologique de travail commun, et rappelant le principe de participation des personnels. Des groupes de travail seront ainsi constitués dès le mois d avril. Les responsables des services définiront la composition de leur groupe de travail et les modalités de fonctionnement après information au comité de projet. Principales thématiques identifiées : - pour les services centraux : organisation des services centraux, ressources humaines, finances, système d information, patrimoine et logistique, soutien à la formation et à la vie étudiante, soutien à la recherche, communication, agence comptable ; - pour les services communs : à définir ultérieurement. LA COMMISSION COMMUNE CHARGEE DE L ELABORATION DES STATUTS La Commission commune est chargée d élaborer un projet de statuts de l université de Rennes, qui sera soumis aux instances des deux établissements, en référence aux Engagements 1 et 22 et au Chapitre IV de la Charte. Composition au sein de chaque université : 4 élu(e)s du Conseil d Administration (2 enseignant(e)s-chercheurs, 1 BIATSS et 1 étudiant(e)) ; 2 élu(e)s de la Commission Recherche ; 2 élu(e)s de la Commission Formation et Vie Etudiante (dont 1 étudiant(e)) ; 1 élu(e) du Comité Technique ; Vice-président(e) du Conseil d Administration ; Directeur(trice) Général(ales) des Services ; Directrice de cabinet. Les élus sont désignés par les membres des instances auxquelles ils appartiennent. La commission est co-présidée par les Vice-président(e)s des deux Conseils d Administration, et dispose d une cellule opérationnelle et d animation composée des personnels issus des services d appui de chaque université. LE COMITE DE SUIVI Le Comité de suivi est chargé de vérifier la mise en œuvre des Engagements de la Charte tout au long du processus de fusion et sur la durée du prochain contrat quinquennal d établissement, en référence au Chapitre IV de la Charte. Composition au sein de chaque université : 4 élu(e)s du Conseil d Administration (dont 1 BIATSS et 1 étudiant) ; 3 élu(e)s de la Commission Recherche (dont 2 enseignants-chercheurs) ; 3 élu(e)s de la Commission Formation et Vie Etudiante (dont 2 étudiants) ; 1 élu(e) du Comité Technique ; 1 élu(e) du Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail ; 10 représentants des composantes : 5 au titre de la «formation» et 5 au titre de la «recherche». Les élus sont désignés au sein des instances auxquelles ils appartiennent. Note méthodologique projet «université de Rennes» 8

9 Ce comité sera renouvelé à la suite des élections des instances de l université unique en Le comité se réunit au moins une fois par semestre à l initiative des Présidents. Le chef de projet présentera un état d avancement du projet par rapport aux des Engagements de la Charte. Un(e) rapporteur(e) est désigné(e) au début de chaque séance. Note méthodologique projet «université de Rennes» 9