AVIS DE RENDEZ-VOUS. Version 31 janvier 2007

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1 AVIS DE RENDEZ-VOUS Version 31 janvier 2007

2 Table des matières 1. ORGANISATION page 1 2. NOM page 1 3. OBJET page 1 4. RÈGLEMENTS page 1 5. PROGRAMME page 1 6. EMBARCATIONS page 2 7. ÉQUIPAGE page 2 8. INSCRIPTION page 2 9. MARQUES DE RECONNAISSANCE page CONTRÔLE DES EMBARCATIONS page MATÉRIELS DE SÉCURITÉ page RADIO page EMPLACEMENT DES ÉPREUVES page CLASSEMENT page RESPONSABILITÉ DE L ORGANISATEUR, DE SES PARTENAIRES ET DES PARTICIPANTS page JURY page HORAIRES page TEXTE page ADHÉSION page UTILISATION DES DROITS page OBLIGATIONS DE REPRÉSENTATION page 6 ANNEXE 1 Formulaire d Inscription page 7 Avis de Rendez-vous / 27 novembre 2006

3 1- ORGANISATION Le Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec est organisé par le Défi International des Jeunes Marins de Québec avec la participation des Fêtes du 400 ième de Québec, de la Fédération de Voile du Québec, du Port de Québec et du Yacht Club de Québec (YCQ). Cet événement s inspire de l Atlantic Challenge et du Défi des Jeunes Marins et se tiendra à Québec, Canada du 24 au 31 juillet NOM L appellation officielle et seule autorisée est le Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec. 3- OBJET Le Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec est un événement qui cherche à encourager, stimuler et développer chez les participants : la persévérance, le leadership et le développement personnel l initiative et la créativité le travail en groupe et la communication l esprit d aventure la fraternité et les échanges interculturels la connaissance et l intérêt pour le patrimoine maritime 4- RÈGLEMENTS 4.1 Les épreuves sont régies par les textes en vigueur des documents ci-dessous, complétés et éventuellement modifiés par les Instructions du Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec disponibles au plus tard le 1 er avril 2008 à Québec, chaque texte prévalant sur le précédent en cas de litige. a) Les règles de classe et de jauge de Atlantic Challenge International Competitions pour les Yoles de Bantry. b) Les règles de sécurité pour les petites embarcations de la Garde Côtière du Canada. c) Le présent Avis de Rendez-vous et ses avenants éventuels. d) Les Instructions du Rendez-vous et ses avenants éventuels. 4.2 Seuls les documents énumérés en 4.1 et les notes et prescriptions écrites et signées par le Président du Comité et/ ou du Jury ont une valeur officielle. Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 1

4 5- PROGRAMME 5.1 Le début du Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec aura lieu à Québec le jeudi 24 juillet Les yoles européennes sont prises en charge sans frais par le Rendez-vous pour le transport et le dédouanement vers le Port de Québec ainsi que la manutention dans le Port de Québec. 5.3 Les armateurs des yoles européennes devront à leurs frais, transporter les yoles jusqu au port d embarquement (à déterminer) et ce pour la date déterminée. 5.4 La fin du Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec aura lieu le jeudi 31 juillet EMBARCATIONS Cet événement est ouvert uniquement aux yoles de Bantry. 7- ÉQUIPAGE 7.1 Les équipages seront formés d un maximum de vingt (20) personnes. Quinze (15) des vingt (20) équipiers devront être âgés de 15 à 30 ans au 24 juillet L équipage lors des épreuves sera formé de treize (13) équipiers, à moins d indication contraire dans les Instructions du Rendez-vous. 7.3 Lors des épreuves, au plus trois (3) équipiers pourront être âgés de plus de 30 ans au 24 juillet Lors des épreuves, au moins quatre (4) personnes de chaque sexe devront être dans la yole aux positions des rameurs. 7.5 Chaque équipier doit avoir les documents nécessaires à son entrée au Canada. 7.6 Chaque équipier doit être en règle avec l autorité nationale de son pays de nationalité ou de résidence. Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 2

5 8- INSCRIPTION 8.1 L événement est ouvert à : - huit (8) yoles provenant de la France - deux (2) yoles provenant du Royaume-Uni ou de l Irlande - une (1) yole provenant des États-Unies - une (1) yole provenant du Canada - deux (2) yoles provenant du Québec. 8.2 Une des deux (2) yoles québécoises sera mise à la disposition pour la formation d un équipage international. 8.3 La demande d'inscription (dépôt) d'une yole sera enregistrée à la date de réception du dossier complet comprenant le formulaire d inscription (partie 1 et 2 de l annexe 1) dûment rempli et accompagné d un chèque ou dépôt de 500 $ CAN ou US ou 500 et ce, avant le 1 er mai Le dépôt peut être fait au travers des institutions financières. Le chèque est à libeller à l ordre du Défi International des Jeunes Marins et à envoyer par courrier à: Défi International des Jeunes Marins Directeur des Événements Administration portuaire de Québec 150, rue Dalhousie, C.P Québec (Québec) G1K 7P7 Courriel : flavie_major@hotmail.com (relations internationales et inscription des yoles pour 2008). 8.5 Le Comité organisateur se garde le privilège d ajouter d autres yoles pour compléter le Rendez-vous International des Yoles du 400 ième de Québec. Une inscription tardive après le 1 er mai 2007 pourra être examinée par les organisateurs. 8.6 Les yoles admises à l événement bénéficient des avantages suivants pris en charge par l organisateur à Québec: - Quatre (4)containers au départ de la France et un (1) container au départ du Royaume-Uni ou de l Irlande et leur transport par bateaux aller-retour. - Quaiage et services de base gratuits à Québec du 24 juillet 2008 au 31 juillet Repas et hébergement du 24 au 31 juillet 2008 pour les participants dûment inscrits et acceptés. Maximum de 20 personnes par yole inscrite. - Transport et dédouanage des embarcations. 8.7 REMBOURSEMENT - Les frais d inscription de 500 $ CAN ou US ou 500 seront remboursés à l arrivée de la yole au Port de Québec en juillet En cas de désistement, en tout temps, les frais d inscription resteront acquis à l organisateur. Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 3

6 9- MARQUES DE RECONNAISSANCE 9.1 Nom de la yole : l organisateur se réserve le droit de refuser un nom qu il considère de mauvais goût, choquant, abusif ou en contradiction avec les objectifs de l événement. 9.2 Marquage : chaque équipage doit s assurer que le nom de la yole est visible à l avant (bordées avant) et à l arrière (tableau arrière) de la yole. 9.3 Publicité : tout logo de commanditaire ne doit être visible que sur les vêtements ou VFI des équipiers, et ne doit en aucun temps être inscrit sur les yoles (coques, voiles ou rames). 9.4 Pavillon : chaque équipage doit avoir en sa possession un pavillon de son pays ou de sa région. 9.5 De plus, chaque responsable d équipage recevra à son arrivée à Québec deux autocollants officiels, portant le nom de la yole et du pays représenté, qu il devra apposer de chaque côté avant de la yole. 10- CONTRÔLE DES EMBARCATIONS À Québec, un responsable de la jauge nommé par le Comité Organisateur sera sur place pour aplanir les différends. 11- MATÉRIELS DE SÉCURITÉ Les matériels de sécurité suivants sont obligatoires à bord et en état de fonctionnement pendant toute la durée de la course : écope, deux (2) gaffes, amarres, pare-battages, mouillage ainsi que deux (2) avirons pour manœuvrer dans l écluse du Port de Québec. 12- RADIO Toute embarcation doit être équipée d une radio VHF portable d au moins 5 watts avec 56 canaux internationaux. 13- EMPLACEMENT des épreuves de yole 13.1 Épreuves à la rame : Port de Québec, bassin Louise Épreuves de distance à la rame : fleuve St-Laurent Épreuves à la voile : battures de Beauport Tout autre endroit approprié qui sera déterminé par le Comté Organisateur. Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 4

7 14- CLASSEMENT 14.1 Le classement général sera établi en utilisant le système de pointage low point system des règles de l Atlantic Challenge. 15- RESPONSABILITÉ DE L ORGANISATEUR, DE SES PARTENAIRES ET DES PARTICIPANTS 15.1 La responsabilité de l organisateur et de ses partenaires se limite à assurer la régularité sportive des épreuves, de l hébergement et du couvert pour la durée du Rendez-vous. Toute autre responsabilité que pourrait accepter l organisateur ne peut être que contractuelle et explicite. En particulier: - Les vérifications que le Comité serait amené à faire soit de leur propre initiative, soit à la demande du Jury ou de toute autre instance, ont pour seul but de s assurer que les règlements, les Instructions du Rendez-vous et leurs avenants ont été respectés. - Toute demande faite auprès d un membre de l organisation ne saurait engager civilement l organisateur que s il en a accepté explicitement la responsabilité, soit luimême, soit par un de ses préposés, officiellement accrédité à cet effet, il en est en particulier ainsi des demandes d aides diverses Un Responsable de l équipage, tel qu indiqué sur la feuille d inscription, sera l interlocuteur responsable vis-à-vis de l organisation Les Responsables de l équipage participent au Rendez-vous à leurs risques et périls et sous leur responsabilité à tous les effets. Il appartient à chacun de juger, en fonction de ses connaissances, des équipements dont il dispose, de la force du vent, des prévisions météorologiques, etc de l opportunité de prendre ou de ne pas prendre le départ d une épreuve, ou de la continuer Les Responsables, Armateurs ou Chefs de bord sont chacun en ce qui les concerne, personnellement responsables de tous les accidents matériels et humains qui peuvent arriver à eux-mêmes, aux yoles ou qu ils peuvent causer à tout tiers ou à tout bien appartenant à un tiers. Il leur appartient de contracter les assurances nécessaires pour couvrir ces risques et responsabilités. Tous les participants doivent avoir en leur possession une assurance personnel couvrant les accidents et la maladie. En particulier, le Responsable de l équipage est responsable vis à vis de l organisateur de la souscription de toutes les assurances nécessaires pour couvrir les responsabilités civiles et pour un montant minimum au moins égal aux conventions internationales en vigueur. Il doit en faire foi par une attestation écrite déposée au Comité au plus tard le 24 juillet L absence de fait d assurance aux tiers ne saurait engager la responsabilité de l organisateur ou de ses partenaires Comme condition essentielle de sa participation, le Responsable, l Armateur et/ou le Propriétaire et leurs assureurs devront déposer auprès de l organisateur, un formulaire, dûment signé, de renonciation à toute réclamation contre l organisateur, les mandataires et agents ainsi que les assureurs. Ce formulaire sera rendu disponible aux équipages et devra parvenir à l Organisateur au plus tard le 15 juin Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 5

8 16-JURY Il sera constitué un Jury dont les décisions ne seront pas susceptibles d appel. Sa composition sera communiquée dans les Instructions du Rendez-vous. 17- HORAIRES 18- TEXTE Tous les horaires donnés dans l Avis de Rendez-vous et les Instructions du Rendez-vous sont en heures locales à Québec. Les horaires donnés dans ce document ne sont donnés qu à titre informatif et pourront être modifiés. Pour ce document le texte français prévaut. Pour les règles ISAF, le texte anglais prévaut. 19- ADHÉSION L inscription entraîne l acceptation totale et sans réserve de toutes les dispositions ci-dessus définies. 20. UTILISATION DES DROITS Le propriétaire ou le chef de bord d une yole, les équipiers et l'éventuel commanditaire par le fait de leur participation, acceptent que l'organisateur utilise à des fins d information, promotionnelles ou commerciales, tout ce qui est relatif à leur participation au Rendezvous International des Yoles du 400 ième de Québec. 21- OBLIGATIONS DE REPRÉSENTATION L équipage se devra d être présent : - À la cérémonie d ouverture du Rendez-vous - À la cérémonie de fermeture du Rendez-vous L autorité organisatrice se réserve le droit d amender le présent Avis de Rendez-vous si des modifications s avéraient souhaitables pour la sécurité et/ou la sportivité de l événement. Le texte faisant foi est le texte en français Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 6

9 ANNEXE 1 Formulaire d Inscription Le Défi international des Jeunes marins de Québec s engage à couvrir les frais suivants pour tous les équipages qui prendront part au Rendez-vous en juillet 2008: - transport de 8 yoles de la France à Québec (4 conteneurs au départ de la France) - transport de 2 yoles du Royaume-Uni/Irlande à Québec (1 conteneur au départ du Royaume-Uni ou de l Irlande) - hébergement et nourriture du 24 au 31 juillet 2008 à Québec (maximum 20 personnes par équipage) Afin de nous assurer de votre participation, nous vous demandons de nous faire parvenir un dépôt de 500 avant le 1 er mai Ce dépôt vous sera entièrement remboursé à votre arrivée à Québec en juillet Non de la yole : Nationalité : Personne contact : Adresse : Ville : Pays : Téléphone : Courriel : Télécopieur : Pour plus d information à propos de l inscription, veuillez contacter : Flavie Major - flavie_major@hotmail.com Défi International des Jeunes Marins Directeur des Événements Administration portuaire de Québec 150, rue Dalhousie, C.P Québec (Québec) G1K 7P7 Avis de Rendez-vous 27 novembre 2006 Page 7