Gestion des dépôts Presse

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1 Dossier de conception générale Gestion des dépôts Presse GUIDE UTILISATEURS Gestion des Dépôts Presse Version : 04/06/2012

2 Sommaire 1 Introduction Se connecter au Site S orienter dans l espace personnalisé REALISER UNE DECLARATION DE DEPOT Généralités Créer une déclaration RECHERCHER ET CONSULTER UNE DECLARATION DE DEPOT TRANSFORMER OU MODIFIER UNE DECLARATION DE DEPOT AUTORISER UN PRESTATAIRE SUR CONTRATS Gestion des Dépôts Presse 2/16 Version : 04/06/2012

3 1 Introduction Vous êtes éditeur de presse, vous êtes déjà inscrit au service «Gestion des dépôts» et vous voulez saisir en ligne vos déclarations de dépôt Presse. Ce guide vous aidera à faire vos premiers pas dans l E-s@isie. Remarque : la saisie des déclarations de dépôts par E-s@isie n est pas adaptée pour : - la Presse Quotidienne déposant de nuit et/ou sur plusieurs sites et la Presse Hebdomadaire Régionale déposant de nuit et sur plusieurs sites dont la documentation de dépôt doit se faire par transfert des données de routage logique (DRL) ou bordereaux papier. - La Presse Internationale dont les déclarations doivent se faire via un bordereau papier. 2 Se connecter au Site Vous pouvez accéder à l Espace Clients en vous identifiant sur la page d accueil. Se connecter Gestion des Dépôts Presse 3/16 Version : 04/06/2012

4 Puis cliquez sur le bouton «Déclarer un dépôt» en bas de la page Cliquez ici 3 S orienter dans l espace personnalisé Vous arrivez sur la page d accueil Gestion des dépôts Presse à partir de laquelle vous avez accès à l ensemble des fonctionnalités ainsi qu à vos contrats. Gestion des Dépôts Presse 4/16 Version : 04/06/2012

5 3.1 Réaliser une déclaration de dépôt Généralités Repérez le contrat concerné dans la liste à gauche de l écran. L identifiant contrat est le numéro interne de La Poste. Cliquez sur l icône souhaité : Créer une déclaration si vous voulez réaliser une déclaration à partir d une déclaration vierge. Dupliquer une déclaration si vous voulez réaliser une déclaration à partir de la dernière facture réalisée. Gestion des Dépôts Presse 5/16 Version : 04/06/2012

6 Rechercher une déclaration si vous voulez réaliser une déclaration à partir d une ancienne déclaration. Consulter les contrats Remarques : La saisie de déclarations de dépôt par E-s@isie est possible pour l ensemble des contrats de Presse Editeur et intègre les services associés (Presse Plus, surtaxes aériennes). Sur tous les écrans, tous les champs précédés par une «*» sont des champs obligatoires Créer une déclaration Dans l entête de la déclaration, l identifiant et le titre de la publication sont pré renseignés. Vous devez saisir l heure prévisionnelle de dépôt dans le format indiqué. La référence est un champ libre réutilisable lors des recherches et qui sera mentionné le cas échéant sur votre déclaration et votre facture. Les champs suivants sont les conditions de la déclaration par rapport à votre contrat et modifiables à partir de la flèche à droite de la cellule. Si ces données ne sont plus actuelles, merci de contacter votre interlocuteur dédié pour qu une mise à jour du contrat soit réalisée. Pour le niveau de service, 3 possibilités : urgent (J/J+1), non urgent (J+4) ou économique (J+7). Référez-vous à votre plan contractuel de dépôt pour valider votre choix. Le champ «Prestataire» est disponible uniquement pour les éditeurs. Pour le choix du mode d affranchissement, merci de vous référer à votre contrat. Gestion des Dépôts Presse 6/16 Version : 04/06/2012

7 Dans la partie basse de l écran se trouve la description des produits. L ensemble des produits définis au contrat se trouve à cet endroit. Pour sélectionner le produit, cliquez sur l icône Les services associés, Presse Plus et surtaxes aériennes, se sélectionnent de la même façon que les autres produits. Gestion des Dépôts Presse 7/16 Version : 04/06/2012

8 Une fois le produit sélectionné, complétez les informations de poids, option et quantité (obligatoires). Attention à bien renseigner le format demandé. En cas d erreur, un message apparaîtra dans le haut de votre écran. Référez-vous à votre plan contractuel de dépôt pour valider l option choisie. En cliquant sur le bouton vous validez la ligne article pour l intégrer dans la déclaration et vous obtenez ceci : Remarque : par souci de discrétion, les montants et quantités ont été volontairement effacés de cet écran et des écrans suivants. L icône permet de modifier la ligne article. L icône permet de supprimer la ligne article. Le bouton permet d enregistrer la déclaration. Gestion des Dépôts Presse 8/16 Version : 04/06/2012

9 Après validation, un numéro de déclaration apparaît. Ce numéro vous sera utile lorsque vous souhaiterez consulter ou modifier ultérieurement votre déclaration. 3.2 Rechercher et consulter une déclaration de dépôt Si vous connaissez le numéro de la déclaration, sur la page d accueil de votre espace personnalisé, utilisez la recherche flash OU BIEN cliquez sur l icône «Recherche» Vous pourrez alors réaliser une requête selon plusieurs critères. Remarques : Il est indispensable de renseigner le critère «Période de dépôt déclaré», ainsi qu un statut pour la déclaration du type de déclaration. Vous pouvez consulter toutes vos déclarations de dépôt Presse Editeur quel que soit le mode de documentation réalisé (E-s@isie, DRL, DRP, bordereau papier ) Gestion des Dépôts Presse 9/16 Version : 04/06/2012

10 Une fois la recherche réalisée, vous atteindrez la page de résultat qui vous renseignera sur les dépôts réalisés (lieux de dépôts, heures et quantités de dépôts, la situation de ces dépôts en attente, contrôle ). Le résultat des recherches peut être classé selon différents critères : o La date de dépôt (de la plus récente à la plus éloignée), o Le numéro de contrat (par ordre de numéro croissant), o L état de la déclaration, o Le numéro de déclaration, o Le nom du prestataire (par ordre alphabétique). Gestion des Dépôts Presse 10/16 Version : 04/06/2012

11 Fichier Excel intégrant la synthèse Cliquez ici pour avoir le détail 3.3 Transformer ou modifier une déclaration de dépôt Effectuer une recherche de la déclaration concernée. Puis afficher le détail : Gestion des Dépôts Presse 11/16 Version : 04/06/2012

12 Vous pourrez alors : Imprimer la déclaration. Dupliquer la déclaration Remarques : Si votre déclaration est «contrôlée : votre dépôt a été réceptionnée et contrôlé par La Poste, comme conforme. Aucune anomalie n a été constatée. Si votre déclaration est «contrôlée et non conforme» : votre dépôt a été réceptionné et contrôlé par La Poste, comme non conforme. Vous pouvez visualiser les anomalies de votre dépôt et visualiser le montant de votre dépôt après les contrôles au dépôt (comme dans l exemple ci-dessous). Gestion des Dépôts Presse 12/16 Version : 04/06/2012

13 Le bouton permet d avoir + de détails. Gestion des Dépôts Presse 13/16 Version : 04/06/2012

14 3.4 Autoriser un prestataire sur contrats L accès aux contrats n est pas automatique pour les prestataires. C est l éditeur qui autorise ses prestataires à travailler sur ses contrats. Ainsi, si vous êtes éditeur : Cliquez sur l icône «Gérer les autorisations» depuis la page d accueil et vous obtenez la liste des déposants : Gestion des Dépôts Presse 14/16 Version : 04/06/2012

15 Puis sélectionnez le déposant concerné en cliquant sur l écran suivant : et on obtient Gestion des Dépôts Presse 15/16 Version : 04/06/2012

16 Autorisez le ou les contrats relatifs à ce déposant en cochant la ou les cases. Validez. Le prestataire pourra alors réaliser les déclarations de dépôt. Vous pouvez également retirer l autorisation à l un des contrats du prestataire en décochant la case et en validant à nouveau. Remarque : La demande d accès à l E-s@isie devra être faite directement par le prestataire. Gestion des Dépôts Presse 16/16 Version : 04/06/2012