Comité Ile-de-France de Rugby

Transcription

1 Comité Ile-de-France de Rugby Manuel Utilisateur Oval-e Gestion des affiliations nouveaux licenciés S O M M A I R E 1. PROCESSUS CREER UNE DEMANDE D'AFFILATION SUIVRE LES DEMANDES D'AFFILIATION IMPRIMER LES LICENCES... Erreur! Signet non défini.4

2 1. PROCESSUS 2

3 2. CREER UNE DEMANDE D AFFILIATION Lorsque vous vous connectez à Oval-e, vous arrivez sur votre page d accueil. Pour créer une demande d affiliation, il faut : 1. Cliquer sur le nom de votre club en haut à droite pour accéder à la fiche de votre club. 2. Cliquer sur l onglet «affiliés» 3. Cliquer sur le bouton «actions» 4. Cliquer sur le bouton «affiliations» 3

4 Une fois que vous avez cliqué sur le bouton «affiliations», le formulaire d affiliation apparaît. Pour être sûr que ce nouveau licencié n a jamais été affilié à la FFR : 1. Taper son nom et son prénom dans la barre de recherche 2. Cliquer sur le bouton «rechercher» Si aucun résultat n apparait, commencer l étape 1 et remplir conformément à l état civil du licencié, tous les champs du formulaire comportant un astérisque. L adresse mail est désormais une donnée indispensable. 4

5 Etape2, sélectionner les qualités que vous souhaitez donner à votre nouveau licencié. Tous les champs avec un astérisque doivent être renseignés. Une fois les qualités sélectionnées, cliquer sur le bouton «transmettre à l affiliés». Le nouveau licencié ou son représentant légal va maintenant recevoir un mail lui donnant les informations nécessaires pour se connecter. 5

6 Le nouveau licencié ou son représentant légal accède à son formulaire. Le nouveau licencié ou son représentant légal peut compléter les champs vides (le club pourra les compléter à sa place si nécessaire) ou bien passer directement à l étape 3. 6

7 Le nouveau licencié ou son représentant légal doit obligatoirement remplir l étape 3 en cochant les 2 croix des mentions légales. Le nouveau licencié ou son représentant légal doit ensuite cliquer sur le bouton «prendre connaissance des assurances et des options facultatives». Une nouvelle fenêtre va s ouvrir, les conditions d assurance apparaissent, le nouveau licencié ou son représentant légal doit ensuite cocher les cases et cliquer sur le bouton «valider». 7

8 Un nouveau bouton apparait ainsi qu un message indiquant au nouveau licencié ou à son représentant légal, que son club peut désormais finaliser la demande si il ne souhaite pas continuer à remplir le formulaire. Le certificat médical peut maintenant être imprimé par le nouveau licencié ou son représentant légal ou bien par le club. 8

9 L étape 4 peut être complétée par le nouveau licencié ou son représentant légal ou bien par le club. Tous les documents utiles sont accessibles dans le bas du formulaire. Lorsque le formulaire a été complété en intégralité, le club peut transmettre le dossier. Nous vous conseillons de récupérer l original du certificat médical avant de transmettre un dossier. 9

10 3. SUIVRE LES DEMANDES D AFFILIATION Pour suivre les demandes d affiliations : 1. Cliquer sur le pictogramme «tableau de bord» 2. Cliquer sur l onglet «affiliations». Vous accédez au tableau de bord. Les demandes non complétées ou en attente de validation sont classées dans l état «non transmise». 10

11 Lorsque vous transmettez une demande d affiliation, un message vous indique que la demande a bien été transmise. Les demandes transmises sont ensuite classées dans l état «en cours» jusqu à validation par le CIFR. Remarque Des codes couleurs vous permettent de connaitre l état de traitement de votre dossier. Bleu = en cours Vert = validé Rouge = refusé 11

12 Après validation par le CIFR, les demandes sont classées dans l état «qualifié». Un dossier dont une ou des pièces ne sont pas conformes est classé dans l état «complément demandé» : 1. Cliquer sur le bouton «actions» 2. Cliquer sur «voir le formulaire» 3. Cliquer sur le bouton «historique de ma demande» 12

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14 4. IMPRIMER LES LICENCES Pour imprimer la carte de qualification : 1. Cliquer sur le bouton «actions» 2. Cliquer sur «imprimer la carte de qualification» 14