Service commun de la documentation. Rapport d activité 2012

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1 Service commun de la documentation Rapport d activité

2 Table des matières MOYENS 5 Structure du service et personnel 5 Emploi étudiant 7 Budget et dépenses 8 Recettes 8 Dépenses 8 Budget informatique 10 COLLECTIONS ET POLITIQUE DOCUMENTAIRE 11 Acquisitions et dépenses documentaires 11 Dépenses par type de document 11 Dépenses par bibliothèque 12 Dépenses documentation électronique 12 Dépenses par lecteur inscrit 15 Acquisitions 15 Acquisitions documentation électronique 16 Collections d ouvrages : nombre d exemplaires par titre 18 Abonnements de périodiques 19 Collections 21 Volume des collections 21 Focus : les livres électroniques 21 Focus : les thèses 23 Désherbage des collections 24 Accessibilité des collections 24 Principaux chantiers de gestion des collections menés en Prêt et usages des collections 27 Répartition des prêts 27 Nombre de prêts 28 Taux de rotation des collections 28 Focus : le succès des collections audiovisuelles 31 Utilisation des ressources électroniques 32 Données Domino 32 Données fournies par les outils de gestion des périodiques électroniques 32 Données éditeurs 33 Conservation des collections 35 Création d un service de l équipement et de la conservation 35 2

3 Reliure des documents 36 POLITIQUE DE SERVICES AUX USAGERS 38 Ouvertures des bibliothèques et horaires 38 Bibliothèque Pierre Mendès France 38 Bibliothèque Broca 38 Bibliothèque Cuzin 38 Bibliothèque des Arts plastiques 39 Cartothèque 39 Nombre de places assises 39 Fréquentation 40 Conditions d accès aux bibliothèques 40 Fréquentation 41 Inscriptions 45 Bibliothèque Pierre Mendès France 46 Bibliothèque des Arts plastiques 47 Prêts et communications 47 Prêts 47 Services rendus au lecteur sur place 50 Copieurs et imprimantes 50 Mise à disposition de matériel informatique 51 Accès Internet et WIFI 53 Salles de travail en petit groupe (Bibliothèque du centre Pierre Mendès France) 53 Services à distance 53 Renseignement à distance sur la documentation électronique 53 Renseignement bibliographique via Rue des Facs 55 Prêt entre Bibliothèques 55 Formation des usagers pour l année Types de formations 56 Nombre d étudiants formés et évolution du paysage des formations documentaires 56 Contenu des séances 58 Durée des formations 58 Développement des EPI du SCD 58 Formateurs 59 Focus : Zotero, outil de gestion bibliographique 59 ACTIVITES LIEES AU FONCTIONNEMENT EN RESEAU DES BIBLIOTHEQUES 60 Sudoc 61 Signalement des collections des bibliothèques intégrées 61 3

4 Signalement des livres électroniques 61 Signalement des collections des bibliothèques associées 62 Système intégré de gestion des bibliothèques (SIGB) 62 Maintenance et coût 63 Usage professionnel 63 Utilisation par les usagers finaux 64 Calames 64 Métalib Portail Domino 64 Signalement 64 Consultation 65 Outils de communication 65 Site web 65 Photothèque : une entreprise commune avec le Service de la communication 67 Amélioration de la gestion informatique 67 Serveurs 67 Service d assistance (Helpdesk) 68 Outil de télé-déploiement Fusion : 68 Gestion courante des postes informatique professionnels, des logiciels et applications 68 Animation du réseau 69 Visites des bibliothèques 69 Journée du réseau documentaire de l université Paris

5 Moyens Structure du service et personnel - Pour l année 2012 la masse salariale s élève à répartis comme suit : Titulaires ,00 Contractuels ,00 Etudiants Budget SCD , ,00 Les sur le budget du SCD correspondent uniquement à l emploi de contractuels étudiants «Pécresse» dans les bibliothèques intégrés. Malgré les sollicitations nous ne participons pas au financement de l emploi d étudiants dans les bibliothèques associées. - Personnel état : 61 agents mais seulement 57,8 ETP, soit 5% de temps travaillé en moins. Ces emplois sont répartis de manière très inégale sur les cinq sites intégrés : Bibliothèque Cat. A B C Total Broca Philo 1 1 PMF Coord. d histoire St-Charles Total général Ce tableau fait apparaître clairement la fragilité de la situation des bibliothèques Cuzin (UFR de philosophie et Saint-Charles (UFR d arts plastiques) qui ouvrent plus de 40 heures par semaine avec un agent titulaire à Cuzin, deux à Saint-Charles. Fin 2012 l université a accepté de requalifier en emploi pérenne un poste de catégorie B à la bibliothèque Cuzin, poste qui jusqu alors avait toujours été pourvu en utilisant des postes de titulaires vacants par ailleurs ou même des rompus de temps partiel. Sur ces soixante et un postes cinquante-deux sont occupés par des titulaires de la fonction publique, trois par des contractuels pérennes de l université, six par des contractuels sur postes vacants en raison soit d une disponibilité ou du départ de leur titulaire. En 2012 deux bibliothécaires adjoints spécialisés et une secrétaire administrative ont quitté le Service commun de la documentation. Deux conservateurs, quatre bibliothécaires adjoints spécialisée et une attachée d administration nous ont rejoints. 5

6 Le personnel du SCD appartient massivement à la filière bibliothèque. Les agents de la filière Aenes sont affectés au service administratif et ne remplissent aucune tâche bibliothéconomique même s ils ont acquis une bonne connaissance du fonctionnement du service. La répartition du personnel par catégorie témoigne de la faible proportion de personnels techniques de catégories B. Le personnel est majoritairement féminin dans les catégories A et B. La situation est plus équilibrée pour la catégorie C. 6

7 La pyramide des âges est bien répartie : Emploi étudiant Le recours à l emploi étudiant permet d assurer l ouverture des bibliothèques dans des conditions satisfaisantes : les moniteurs participent aux inscriptions des nouveaux lecteurs, au rangement des collections et, depuis 2012, aux permanences de service public en salle de lecture. Recrutés à partir du niveau M2 ils s avèrent des interlocuteurs très efficaces pour les étudiants qui les sollicitent. Depuis la rentrée 2012 tous les moniteurs assument les mêmes fonctions et sont formés en conséquence. A la bibliothèque du centre Pierre Mendès France la proportion de moniteurs polyvalents et de tuteurs affectés uniquement à des tâches de formation s est inversée par rapport à 2011 (environ 65% de moniteurs et 35 % de tuteurs) : il a en effet semblé pertinent de favoriser l amélioration du service public dans les salles de la bibliothèque. La bibliothèque Broca-IAE ne peut ouvrir cinquante-sept heures par semaine qu en ayant recours aux moniteurs qui permettent d assurer le service public dans une salle bondée d étudiants de L1/L2 de droit qui n ont pas encore acquis une connaissance suffisante des fonds documentaires pour s orienter aisément. En ce qui concerne la bibliothèque Cuzin un moniteur assure toute l année le service public en salle de lecture le matin. Son salaire est pris en charge par le Service commun de la documentation de septembre à février et par l UFR de philosophie de mars à juin. Heures % heures Salaires % salaires AP 691:30:00 9,10% ,23 9,01% Broca 2330:55:00 30,67% ,97 30,32% Cuzin 399:00:00 5,25% 7 834,77 5,21% PMF 4177:50:00 54,98% ,51 55,45% Total général 7599:15:00 100,00% ,48 100,00% 7

8 Budget et dépenses Recettes : Rappel 2011 Prévisions 2012 Réalisé Subvention MESR : Ex-dotation globale : ,00 Part contractuelle : ,00 Droits universitaires : ( budget) Ressources propres : (Reversement IAE non versés) Les recettes 2012 sont conformes aux prévisions exceptés en ce qui concerne les ressources propres: les reversements effectués par l IAE pour les années 2010 et 2011 ont été versés sur l année En 2012 le SCD a pour la dernière fois refacturé aux bibliothèques associées le coût des licences utilisées pour le catalogage dans le Sudoc ainsi que la maintenance du SIGB. Dépenses : Documentation : Rappel 2011 Prévisions 2012 Réalisé Monographies Abonnements périodiques imprimés Documentation électronique Conservation

9 % Personnel Salaires et charges Formation continue Missions - colloques Costumes et blouses Cantine % Charges internes Frais généraux Reprographie Affranchissement - téléphone % Equipement Petites fournitures Equipement des salles et des bureaux licences Equipement informatique % Services Maintenance informatique Déménagement Divers ,37 % Total % 9

10 - Les dépenses documentaires sont en nette hausse, principalement en raison de l augmentation des dépenses en documentation électronique. Le poste de conservateur affecté à cette mission a été pourvu au 1 er janvier 2012 et ce service a pu reprendre une activité normale apres trois années sans titulaire. Au total les dépenses documentaires représentent 70 % du budget du SCD. - - Les dépenses liées au tutorat et au monitorat sont en hausse : l ouverture de la bibliothèque Broca en particulier a nécessité l emploi de moniteurs supplémentaires - - Comme convenu avec le Directeur général des services le SCD n a pas versé de contribution à l université au titre des frais généraux. Cette disposition a été étendue aux frais de restauration du personnel pour Budget informatique Matériels et logiciels En 2012, le service d informatique documentaire a acheté pour de matériels informatiques (PC et imprimantes) pour les 5 bibliothèques intégrées. Il a par ailleurs dépensé 830 pour les licences serveurs demandés par la direction du système d information Postes publics Postes professionnels Imprimantes Publiques Imprimantes professionnelles Scanner Portables Tablettes et liseuses PMF BROCA-IAE CUZIN (UFR10) Arts plastiques Cartothèque Coordination bib. UFR Sous-total Total général

11 Collections et politique documentaire Acquisitions et dépenses documentaires Les dépenses globales de documentation s élèvent à en 2012 contre en 2011, soit une augmentation de 10 %. Une bonne part de cette progression est toutefois due à une augmentation des dépenses de documentation électronique. Hors documentation électronique, les dépenses se montent à contre en 2011, soit une hausse de 1,7 %. Dépenses par type de document Comme l indique le graphique ci-dessous, l essentiel des dépenses de documentation se répartit en trois grands tiers entre les périodiques, les monographies et la documentation numérique. Les dépenses pour les autres supports, documents cartographiques et audiovisuels, restent marginales malgré une progression importante ces trois dernières années. Dépenses du SCD : achat de documentation (par type de document) Les dépenses liées aux périodiques (+ 1,9 %) et aux monographies (-1,3 %) restent stables, et les variations constatées ne sont pas significatives. Après une forte progression en 2011, les dépenses de documents audiovisuels se stabilisent également (+ 5,6 %). En revanche, les dépenses de documents cartographiques (intégralement liées à l activité de la cartothèque du centre Pierre Mendès France) continuent à progresser fortement à + 58,9 %, même si le caractère spectaculaire de cette hausse doit être nuancé par le faible volume des dépenses concernées. Cette augmentation reflète toutefois l effort consenti pour la constitution de nouveaux fonds qui n existaient pas il y a quelques années, permettant ainsi au SCD d élargir son offre documentaire à de nouveaux supports. 11

12 Dépenses par bibliothèque Tous types de documents confondus (hors la documentation électronique qui échappe, par nature, à la logique de site), les dépenses consacrées à la documentation réparties par bibliothèque montrent bien la place de la bibliothèque du centre Pierre Mendès-France comme tête du réseau et principal pôle d activité, puisqu elle concentre à elle seule près des trois quarts de l effort financier. Dépenses documentation électronique Budget général En 2012 le budget initial de la documentation électronique était de Mais de nombreuses ressources ont été payées par anticipation dès 2011, réduisant ainsi les dépenses de l année courante. En outre, la documentation électronique a largement bénéficié de réajustements budgétaires fin 2012 pour des achats pérennes (livres électroniques, achats d archives, droits d entrée). Ce sont donc plutôt les coûts de la documentation électronique qu il convient d examiner. Dépenses générales En 2012, le coût de la documentation électronique s élevait à , décomposés comme suit : pour les abonnements courants pour les abonnements courants 2012 payés par anticipation en pour les achats pérennes fin 2012 (droits d entrée, livres électroniques, archives) 12

13 Évolution des coûts L augmentation importante constatée (+45% en deux ans) a plusieurs explications. la volonté affirmée du SCD de proposer une offre variée et de haut niveau. le passage des périodiques Wiley papier en abonnement électronique seul. le modèle économique même de la documentation électronique, fondé sur une augmentation annuelle des coûts des ressources. Maintenir une offre en documentation électronique équivaut donc à augmenter les dépenses chaque année. L engagement du SCD dans le consortium Couperin et en faveur des revues en libre accès est un moyen de lutter contre cette situation commerciale, insuffisant néanmoins à l heure actuelle. Répartition des dépenses La part des bases de données reste stable par rapport à l année précédente (44% en 2011). En revanche un rééquilibrage s est opéré entre les périodiques et les livres électroniques. (respectivement 39% et 17% en 2011). 13

14 La répartition n a pas changé depuis % Cette répartition a un peu changé par rapport à La part du droit a été divisée par deux (8% des dépenses en 2011) en raison des accords de mutualisation conclus avec la BIU Cujas, qui a repris à sa charge deux ressources précédemment payées par le SCD. La part des ressources généralistes (outils professionnels, presse et ressources pluridisciplinaires) a baissé, passant de 43% en 2011 à 25% en Ce rééquilibrage a profité aux secteurs de l économie-gestion et des sciences humaines (respectivement 17% et 32% des dépenses en 2011). Achats pérennes La fin d année budgétaire a permis d affecter les derniers crédits à la documentation électronique. Plutôt que de payer par anticipation les abonnements 2013, le choix s est porté sur des dépenses non reconductibles : Paiement de droits d entrée à des bases d archives : ARTstor et DigiZeitschriften (12 942,56 ). Ce paiement est effectué une fois pour toutes et ne sera plus jamais demandé. Achat de collections pérennes : 14 collections (corpus philosophiques) de la série Past Masters (24 065,91 ) 14

15 Achat de livres électroniques (4 000 ) L achat de collections de la série Proquest Historical Newspapers, demandé par certains chercheurs, a été envisagé mais n a pu se concrétiser en raison des conditions tarifaires de Proquest (2 000 de frais de maintenance tous les ans en plus de l achat initial). Dépenses par lecteur inscrit Les dépenses de documentation (hors documentation numérique) s élèvent en moyenne à 43,7 par lecteur inscrit dans l une au moins des bibliothèques du Service commun de documentation. Cette moyenne recouvre des dépenses relativement homogènes selon les bibliothèques, à l exception notable de la cartothèque du centre Pierre Mendès France qui, comme on l a vu, se situe dans une phase de constitution de ses collections. Si l on inclut la documentation numérique dans le calcul des dépenses, on adopte alors, de fait, un autre point de vue : la déclinaison par bibliothèque n est plus pertinente et le public doit être élargi à toute l Université et non plus seulement aux lecteurs inscrits en bibliothèque. Dans ce cas, les dépenses se montent à 19,1 par étudiant inscrit à l Université en (le personnel de l Université n est pas inclus dans ce calcul). Acquisitions Le volume global des acquisitions d ouvrages a mécaniquement suivi les dépenses et a légèrement baissé (- 1,1 %) par rapport à Au total, les bibliothèques du SCD ont acquis exemplaires dont 269 en langues étrangères (principalement l anglais). La proportion de livres en langues étrangères dans les acquisitions est donc de 2,8 %, ce qui est peu mais reflète la mission des bibliothèques Pierre Mendès France, Broca et des Arts plastiques de desservir une population d étudiants de niveau L. Nous constatons d ailleurs le peu d attrait des ouvrages en langues étrangères auprès de ces étudiants, même lorsque ces ouvrages sont recommandés par les enseignants. La bibliothèque Cuzin, qui dessert un public d étudiants de niveau M et D ainsi que de chercheurs, a acquis pour sa part 17 % d ouvrages étrangers en 2012, et fait donc figure d exception dans ce paysage documentaire orienté vers le niveau enseignement. 15

16 Les acquisitions de documents cartographiques ont continué d augmenter fortement en 2012, avec exemplaires acquis (+ 60 % par rapport à 2011). Après plusieurs années successives d augmentation spectaculaire de ses dépenses documentaires, la cartothèque du centre Pierre Mendès France atteint désormais son rythme de croisière et l accroissement devrait se stabiliser en Il convient de noter une fois de plus le peu d implication des enseignants de géographie dans la politique d acquisition de cartes, malgré des contacts réguliers initiés par la cartothèque. Les documents audiovisuels (DVD) constituent eux aussi un fonds en plein développement, avec une augmentation de 43 % des exemplaires acquis en Actuellement, seules les bibliothèques Pierre Mendès France et des Arts plastiques constituent un fonds de DVD, mais la bibliothèque des Arts plastiques concentre 90 % des acquisitions 2012 (380 titres acquis contre 46 pour la bibliothèque Pierre Mendès France). Là où cette dernière éprouve des difficultés à trouver auprès de ses fournisseurs des références de qualité universitaire dans le domaine des documentaires, la bibliothèque des Arts plastiques a élargi son fonds aux fictions et aux classiques du cinéma. Acquisitions documentation électronique Quantité En 2012 le Service Commun de Documentation était abonné à 37 ressources, auxquelles s ajoutent 3 plateformes de livres électroniques (Numilog, Dawsonera, Past Masters). Sur ce total de 40 ressources, 2 nouveautés disciplinaires : Edugéo (géographie) et Past Masters (philosophie). Le périmètre d abonnement de JSTOR a été étendu à 2 nouvelles collections. Aucun désabonnement n a été engagé. Les acquisitions ont été réévaluées et 8 ressources ont été proposées en test 1. Un renouveau plus marqué pourrait donc être constaté dans les acquisitions en ABI inform, Art Museum Image Gallery, Art Museum Image Gallery special collection, ARTstor, Bénézit, Europresse, Passport Markets and Reference, Past Masters, Report Linker. 16

17 A ces ressources, il faut encore ajouter les ressources proposées par les BIU Cujas et Sorbonne, ainsi que par la Maison des Sciences Economiques, avec lesquelles le SCD a poursuivi sa collaboration. Répartition La part de bases de données et de livres et documents électroniques a légèrement augmenté au détriment des revues électroniques (37% en 2011). Cette répartition est sensiblement la même qu en

18 Cette répartition est également stable par rapport à l année précédente, à l exception du droit qui voit sa part divisée par deux pour les raisons mentionnées précédemment. Acquisitions 2012 de livres électroniques Outre la reconduction des collections sur abonnement de l année précédente, le SCD a procédé à l acquisition de 263 nouveaux titres à partir des plateformes proposant un choix titre à titre. Bien que l offre éditoriale électronique en manuels et ouvrages de pédagogie reste encore très limitée, le SCD a cherché à développer au maximum les collections à destination des étudiants. La nette domination des ouvrages en français va dans ce sens. Collections d ouvrages : nombre d exemplaires par titre Si le nombre d exemplaires acquis en 2012 a baissé de 1,1 %, le nombre de titres acquis a, quant à lui, augmenté de 4,5 %. Le ratio d exemplaires par titre acquis (c est-à-dire le nombre d exemplaires rapporté au nombre de titres) est d ailleurs passé à 1,6 contre 1,69 en 2011 et 1,77 en Cette baisse suivie d année en année est due en grande partie à la politique d acquisition suivie par la bibliothèque Pierre Mendès France (qui, en raison de sa taille, impacte fortement les chiffres globaux du SCD). La bibliothèque, confrontée à une importante pénurie d espace dévolu aux collections, a choisi de limiter le nombre d exemplaires partout où cela est possible sans impacter la variété des titres proposés. Toutefois, ce chiffre global cache de fortes disparités, non pas entre bibliothèques mais plutôt entre pôles disciplinaires : les collections de droit se caractérisent par une proportion importante de codes et de manuels dont les étudiants font un usage massif. Une grande partie des prêts se concentre donc sur un nombre limité de titres, ce qui explique que le ratio exemplaires/titres soit très élevé (2,83 à la bibliothèque Pierre Mendès France, 2,31 à la bibliothèque Broca) ; les collections d économie sont plus diversifiées, notamment parce qu elles répondent également aux besoins d étudiants de niveau M (ratio de 1,54 en 2012) ; 18

19 les collections de sciences humaines reflètent la grande variété de la production éditoriale et la diversité des sujets abordés dans les enseignements. Hormis en histoire et en géographie, la proportion de manuels acquis en de nombreux exemplaires est faible, et le ratio va donc de 1,29 pour le secteur des sciences humaines de la bibliothèque Pierre Mendès France à 1 pour la bibliothèque Cuzin, dont la politique d acquisition découle de ses spécificités en termes de locaux, de collections et de public. Abonnements de périodiques Difficultés rencontrées avec le fournisseur Dans le courant de l année 2011, la société Ebsco, qui est le titulaire du marché de l Université pour les abonnements de périodiques, a entamé une importante restructuration de son activité afin de l adapter aux évolutions que connaît le secteur (hausse de l électronique, baisse des abonnements papier). Cette restructuration n a pas été sans conséquence sur les prestations fournies. Les problèmes rencontrés ont été de trois ordres : un manque de suivi des réclamations pour des numéros non servis, un manque de suivi également de certaines demandes de réabonnement, ce qui a entraîné la non-reconduction de fait de certains abonnements parallèlement, le déploiement d une nouvelle plateforme de relations client, le personnel ayant dû s adapter à son fonctionnement, peu satisfaisant par ailleurs Au total, on estime qu entre 10 et 15% des abonnements servis par EBSCO ont été touchés par ces problèmes. Une partie a toutefois pu se résoudre assez rapidement, et il reste un peu moins de 2% d abonnements problématiques. Une compensation sera demandée à la société Ebsco si ces problèmes s avéraient définitifs. 19

20 Il faut souligner que ces dysfonctionnements ont eu d importantes conséquences sur la gestion des collections de périodiques en 2012, et particulièrement à la bibliothèque Pierre Mendès France, entraînant un surcroît de travail pour la vérification des réceptions. Passage au tout électronique pour les collections Wiley Au printemps 2012, les bibliothèques interuniversitaires Cujas et Sorbonne (avec lesquelles le SCD partage les marchés publics de l université) ont fait part de leur volonté d initier un mouvement général de passage des collections du format papier au format électronique. Plusieurs raisons motivent ce choix : d une part, les problèmes toujours récurrents de saturation des magasins de stockage et, d autre part, un intérêt toujours plus important du public pour la documentation électronique. Les bibliothèques interuniversitaires ont une fonction de conservation au niveau national qui les obligent à conserver une partie de leurs collections au format papier. L éditeur Wiley leur a proposé de leur fournir gracieusement un exemplaire papier si l Université Paris 1 optait pour le passage au tout électronique. Il a donc été décidé d expérimenter cette transition avec cet éditeur. Un groupe de travail s est réuni à de nombreuses reprises afin d étudier les conséquences de cette modification. Certaines bibliothèques du réseau ont ainsi montré des signes d inquiétude quant à la disparition de leurs collections papier, freins qu il a fallu surmonter en trouvant des solutions adéquates (ici, la conservation des abonnements papier à un tarif particulièrement préférentiel). D autres problèmes, notamment au niveau des bibliothèques d UMR et des budgets mixtes CNRS/Université ont aussi induit quelques interrogations. L intérêt d initier cette démarche avec l éditeur Wiley aura aussi été pour Paris 1 de compter un nombre assez circonscrit de bibliothèques concernés et d interlocuteurs. Il n est pas certain que la même opération conduite avec un autre éditeur ne pose pas de problème de ce point de vue. Une fois entérinée la décision d opter pour un passage à l électronique, ont été rencontrés des problèmes de calcul de tarification, qui ont principalement touché le SCD : en effet, lors de la négociation des bouquets de périodiques électroniques, au début des années 2000, les éditeurs ont passé des accords avec les bibliothèques, maintenant un prix préférentiel sur le produit électronique à condition de conserver les abonnements papier, chaque désabonnement papier entraînant une hausse du prix de l électronique. Ce système fonctionne bien lorsque tout le monde connaît les règles du jeu ; mais dans un cas comme celui de Paris 1, où beaucoup de centres ne les connaissent pas, les choses se compliquent. Ces centres et bibliothèques, qui bien naturellement ont le souci d optimiser leur gestion budgétaire ont tendance à supprimer leur abonnement papier, puisque le SCD leur propose une version électronique de la même ressource. On a ainsi pu voir une bibliothèque procéder en 2006 à de nombreux désabonnements papier, désabonnement qui se trouvent répercutés sur le prix du produit électronique, prix qui est acquitté bien souvent par le SCD et/ou les BIU. Lors du passage au tout électronique chez Wiley, il s est trouvé qu il y avait un certain nombre d abonnements papier qui avaient été interrompus de manière non concertée par les bibliothèques associées. Il a donc fallu retracer l historique d un certain nombre d abonnements afin de savoir qui 20

21 les avaient souscrits avant qu ils soient affectés au SCD. A cela se sont ajoutés les méthodes de calcul des tarifications mises en place par l éditeur, assez nébuleuses. Un intérêt supplémentaire de ce passage à l électronique est l élargissement à prix constant des collections auxquelles l université est abonnée : pour le moment, est payé plusieurs fois le même abonnement à une revue électronique, héritage de l époque où chaque bibliothèque payait son exemplaire papier. Désormais, chaque année, Wiley offre la possibilité de transformer un de ces coûts d abonnement pour la même ressource électronique vers une autre ressource pour laquelle Paris 1 ne possédait jusqu alors pas d abonnement. Collections Volume des collections Après avoir présenté un solde négatif pendant plusieurs années (conséquence de l important désherbage mené dans les bibliothèques Pierre Mendès France et Broca), le taux d accroissement global des collections de monographies se stabilise à + 0,7 %, avec volumes signalés au catalogue. Le graphique ci-dessous montre bien le poids de la bibliothèque PMF, qui rassemble à elle seule les deux tiers des collections d ouvrages. Volume et répartition des collections de monographies dans les bibliothèques du Service commun Focus : les livres électroniques Volumes En 2012 le SCD comptait 8467 livres électroniques. Ceux-ci peuvent avoir fait l objet d une sélection documentaire raisonnée (choix au titre à titre 2, abonnement à une collection 3 ) ou être simplement inclus sur des plateformes d éditeurs en plus d une souscription aux revues présentes 4. 2 Plateformes Numilog, Dawsonera, Past Masters 3 Plateformes Cairn, Histoire Premium, World Bank e-library 4 Plateformes Academic Search Premier, Business Source Complete, Open Edition 21

22 La domination du secteur économie s explique par l abonnement à World Bank e-library, qui comporte 2643 titres (très peu consultés). Le désabonnement devrait rééquilibrer cette répartition au profit des autres secteurs. Les plateformes jugées plutôt à destination des étudiants sont Cairn, Dawsonera, Histoire Premium et Numilog. Les plateformes jugées plutôt à destination des chercheurs sont Academic Search Premium, Business Source Complete, Open Edition, Past Masters et World Bank. 22

23 Focus : les thèses Les collections de thèses n ont pas subies de modification substantielle en Elles se sont accrues d un peu moins de 400 titres, ce qui correspond à une activité de soutenance relativement standard, comme l atteste le tableau ci-dessous : 2012 a néanmoins été une année chargée pour le service des thèses à double titre : L arrivée d une nouvelle responsable des thèses et de la conservation au premier juillet a permis le départ de chantiers relatifs au rangement et au refoulement des collections du sous-sol, dont les thèses restantes (sciences humaines). Parallèlement, 2012 a été l année de la gestion de projet autour des thèses électroniques. Un comité de pilotage a été constitué, comprenant les vice-présidents du conseil scientifique, des représentants du collège des écoles doctorales, de la direction de la Recherche, des services documentaires (SCD et BIU Cujas), de la Direction des systèmes d information, de la direction des affaires juridiques, ainsi que le chargé de mission bibliothèques du président. Trois groupes de travail furent mis en place : l un portait sur l organisation du circuit de la thèse, le second sur les problématiques scientifiques et techniques liées à la diffusion, le troisième sur les enjeux de formation et d information des doctorants. Le Conseil scientifique de l université, réuni le 11 décembre, a finalement validé les conclusions du comité de pilotage en vue d un passage de l Université Paris 1 au dépôt électronique des thèses au premier janvier

24 Désherbage des collections Le désherbage, c est-à-dire le retrait définitif de documents des collections, fait partie des pratiques de bonne gestion de toutes les bibliothèques universitaires, et notamment de celles offrant une large part de documents en libre accès. Il est donc nécessaire de retirer : les ouvrages obsolètes et/ou faisant l objet d éditions plus récentes les ouvrages qui, malgré de nombreuses années en rayon, ne sont pas consultés les ouvrages abîmés ou vieillis (lorsqu ils sont toujours publiés) Les bibliothèques du Service commun de documentation sont confrontées, depuis un grand nombre d années, à un manque chronique de place. Indépendamment des pratiques de bonne gestion évoquées ci-dessus, les gestionnaires de collections sont contraints de maintenir un taux d accroissement des collections nul ou négatif afin de pouvoir mettre en rayon les nouveautés sans provoquer un engorgement des rayonnages. Ainsi, l ensemble des acquisitions du SCD (9 573 volumes en 2012) est du même ordre de grandeur que l ensemble des volumes désherbés (au nombre de en 2012). Toutefois, les campagnes de désherbage massif qui ont eu lieu à la bibliothèque Pierre Mendès France entre 2009 et 2011 en raison de la rénovation de deux des quatre salles de lecture de la bibliothèque sont désormais achevées, et le désherbage devrait désormais retrouver des proportions normales. Accessibilité des collections La notion d accessibilité des collections recouvre deux aspects : la proportion d ouvrages dans les collections qui sont empruntables à domicile par l usager ; la proportion d ouvrages présentés en libre accès, par opposition à la communication indirecte de documents conservés en magasin qui demande généralement de renseigner un formulaire de communication et impose un délai d attente. Le travail, mené depuis plusieurs années à la bibliothèque Pierre Mendès-France, de suppression ou de mise au prêt des exemplaires à consulter sur place sur une grande partie des collections en libre accès fait progresser la part des exemplaires empruntables sur l ensemble des collections de monographies du Service commun de documentation de 74,6 % en 2010 à 80,6 % en 2012 (ceci en raison de l importance des collections de la bibliothèque Pierre Mendès France qui impactent fortement les chiffres globaux). Toutefois, d autres bibliothèques suivent également cette politique, comme la bibliothèque des Arts plastiques qui voit sa part d exemplaires empruntables (la plus basse des bibliothèques intégrées) passer en un an de 32,6 % à 39,6 %. Ce travail doit se poursuivre dans les années à venir, de nombreux ouvrages étant encore à consulter sur place dans les collections sans que cela soit vraiment justifié par les usages actuels du lectorat. En revanche, la part des collections en libre accès enregistre une baisse constante depuis plusieurs années (67,8 % en 2012 contre 72,7 % en 2010). C est là une conséquence des opérations de désherbage menées depuis plusieurs années dans les bibliothèques : l accroissement des collections étant désormais devenu quasiment impossible dans les salles de lecture, un certain nombre d ouvrages peu empruntés sont relégués en magasin. C est notamment le cas d ouvrages spécialisés 24

25 qui sortent peu, mais qu il faut conserver car ils présentent toujours de l intérêt pour les étudiants de niveau M et D et les enseignants-chercheurs. Pour ce public, peu nombreux, maîtrisant généralement bien les outils informatisés de recherche bibliographique et le principe de la communication indirecte des documents, la perte du libre accès pour quelques centaines d ouvrages représente un moindre mal. Le graphique ci-dessous présente une synthèse de l accessibilité des collections des bibliothèques du SCD, tant sur le plan du libre accès que du prêt à domicile. Volume et accessibilité des collections d ouvrages du SCD (en nombre de documents) Principaux chantiers de gestion des collections menés en 2012 Bibliothèque Pierre Mendès France Pôle droit : réouverture de la salle de droit rénovée le 28 mars 2012 Le désherbage systématique des collections de droit en vue d intégrer une salle offrant 30 % de rayonnages en moins s est poursuivi jusqu au dernier moment et dans des conditions difficiles, et s est accompagné d une politique de dons aux bibliothèques associées spécialisées dans le domaine juridique.. L opération de réimplantation des collections s est déroulée sans difficulté majeure, néanmoins de petites portions de collections sont restées en l état, faute de place en salle. Aucune solution n avait été trouvée pour ces fonds à la fin de l année Pôle économie : réaménagement des collections conservées en magasin Une partie des collections d économie conservées en magasin sont issues du grand désherbage organisé préalablement à la rénovation de la salle d économie en Il s agissait donc d une part d opérer un nettoyage du catalogue pour les ouvrages de ce fonds, d autre part de les aménager 25

26 dans des conditions conformes aux consignes de sécurité demandées pour les magasins (nécessité de laisser libre de documents la tablette supérieure des rayonnages). Pôle sciences humaines : simplification des cotes en histoire de l art et archéologie Les collections d art et d archéologie étaient organisées selon un système de cotes par déclinaison géographique trop complexe par rapport au nombre d ouvrages concernés, qui induisait des confusions chez les lecteurs et créait des difficultés de rangement. Un chantier de simplification de ces cotes a été mené à l été 2012 (environ ouvrages concernés). Pôle périodiques : restructuration de la salle des périodiques De juin 2011 à mars 2012, en raison de la rénovation de la salle de droit, la salle des périodiques a accueilli une large partie des collections de sciences juridiques. Leur réimplantation en salle de droit à l issue de sa rénovation a été l occasion de réorganiser la mise en espace des collections de périodiques. Les périodiques de sciences humaines, stationnés sous les fenêtres de la salle ont été déplacées vers les étagères laissées vacantes par le retrait des livres de droit. L espace dévolu aux périodiques de droit a été élargi, ce qui a permis un refoulement complet des collections de périodiques de droit pour lesquels la place venait à manquer. Ces opérations ont par ailleurs permis également un nettoyage et un reclassement de fond des collections, travail devenu particulièrement irrégulier et espacé depuis l ouverture constante de la bibliothèque au public. Cartothèque La rétroconversion des fonds s est poursuivie en 2012 à un rythme soutenu : environ documents cartographiques (hors acquisitions courantes) ont été ainsi catalogués, exemplarisés et signalés dans la catalogue collectif national Sudoc. Désormais, près de 90 % du fonds (dont la totalité des documents de la salle de lecture) est catalogué informatiquement. L achèvement de cet important chantier est prévu pour Suite à l acquisition de quatre nouveaux meubles de rangement, les collections ont pu être aérées et certaines parties (cartes géologiques pliées) rapatriées en salle de lecture pour faciliter leur accès. Bibliothèque Broca Dans le cadre du départ programmé de l Institut d Administration des Entreprises (IAE) pour l Université Paris-Dauphine, une réflexion a été entreprise sur le devenir des collections d ouvrages et de périodiques financés par l IAE. Sur ce point, une concertation entre le Service commun de documentation et la direction de l IAE est attendue. Bibliothèque Cuzin Suite au désherbage et au refoulement des collections ayant eu lieu en 2011, un récolement a été mené sur les collections courantes, le magasin et une partie de la réserve. 26

27 Afin de pallier à l absence de libre accès, une liste illustrée des nouvelles acquisitions est désormais régulièrement diffusée sous forme papier et mise en ligne sur le site internet de la bibliothèque. Enfin, la Bibliothèque Cuzin ayant un rôle de conseil auprès des bibliothèques de l UFR de philosophie, un plan de classement systématique a été établi pour les ouvrages du Centre antique et médiéval pour sa partie arabe. Bibliothèque des Arts plastiques Les fonds d esthétique et de cinéma, qui sont les plus représentés parmi les acquisitions, sont désormais proches de la saturation. Un transfert partiel des titres les moins empruntés vers la réserve a été effectué pendant l été Ce travail devra se poursuivre de façon plus importante en 2013 et être élargi à toutes les collections en libre accès. Le fonds Souriau déposé par l'umr IDEAT est maintenant entièrement signalé au catalogue pour la partie monographies. Ce fonds d esthétique, communicable uniquement sur place, est utilisé par les étudiants et enseignants : 120 communications ont été effectuées en Par ailleurs, des états de collection des périodiques du fonds ont été réalisés. Il reste à organiser la conservation de ce fonds et procéder à un éventuel désherbage. Prêt et usages des collections Répartition des prêts La répartition des prêts entre les bibliothèques du SCD reproduit les proportions constatées pour les autres secteurs de l activité des bibliothèques : la bibliothèque Pierre Mendès France concentre les trois quarts de l activité, suivie par la bibliothèque Broca avec 15 % des prêts. Répartition du volume des prêts entre les bibliothèques du SCD 27

28 Nombre de prêts Le total des transactions de prêt enregistrées en 2012 (tous documents confondus : ouvrages, documents audiovisuels et cartographiques) est de , contre en 2011, soit une baisse de 2,54 %. Cette baisse globale modérée cache des disparités : entre bibliothèques : les bibliothèques Pierre Mendès France et Broca, qui représentent à elles deux 88 % des prêts, voient leurs transactions baisser respectivement de 5,7 % et 1,7 % ; à l inverse, les petites bibliothèques voient leurs transactions augmenter : cartothèque + 2,3 %, bibliothèque Cuzin + 1,7 %, bibliothèque des Arts Plastiques + 35 % (cette très forte augmentation étant essentiellement due à l explosion des prêts de DVD voir ci-dessous) entre types de documents : le prêt des ouvrages enregistre une baisse globale de 4,2 % tandis que celui des documents audiovisuels explose (+ 121 % à prêts) Quels enseignements peut-on tirer de ces chiffres? D une part, l élargissement des conditions de prêt à la bibliothèque Pierre Mendès France, mis en place en 2011 et qui a entraîné une augmentation des prêts cette année-là, n a pas produit d effets visibles en Ceci dit, on constate également une légère baisse de fréquentation de la bibliothèque entre 2011 et Bien qu il soit hasardeux de corréler nombre d entrées et nombre de prêts, cette baisse de fréquentation a pu jouer un rôle dans celle des prêts. D autre part, on constate que les documents audiovisuels sont plébiscités par les lecteurs (voir plus loin) : l explosion du nombre de prêts est en partie lié au plus grand nombre de documents disponibles, mais également à un usage plus intensif de ceux-ci. Taux de rotation des collections Les taux de rotation des collections sont un outil statistique précieux pour mesurer l activité des collections, mais aussi l efficacité de la politique d acquisition des bibliothèques et son adéquation avec les besoins des usagers. Les taux de rotation sont calculés de deux manières : Taux quantitatif (dit taux de rotation 1) Ce taux est obtenu en calculant le rapport du nombre de prêts dans l année sur le nombre d ouvrages empruntables. Il permet de mesurer le volume des prêts par rapport à la collection dans son ensemble. En 2012, ce taux moyen est de 0,95 prêt par exemplaire empruntable pour l ensemble des bibliothèques intégrées (contre 1,02 en 2011), et suit mécaniquement la baisse globale du nombre de prêts. Néanmoins, là encore, les chiffres globaux cachent des disparités locales. Le graphique ci-dessous détaille les taux de rotation pour les bibliothèques présentant une part importante de leurs collections en libre accès. La bibliothèque Cuzin et la cartothèque, dont les collections sont uniquement en communication indirecte, ont un fonctionnement spécifique et n ont pas été intégrées au graphique. 28

29 Pour la bibliothèque Pierre Mendès France, on observe une progression continue du taux au secteur droit, et ceci est une conséquence directe de l important désherbage qui a eu lieu entre 2010 et 2012 en vue de la rénovation de la salle de droit (puisque ce sont les ouvrages les moins empruntés qui sont retirés des collections). On constate d ailleurs que la fermeture de la salle pendant les travaux et le déplacement des collections n ont pas eu de conséquence néfaste sur les emprunts, alors que cela avait été le cas lors de la rénovation de la salle d économie en Pour les deux autres secteurs (économie/gestion et sciences humaines), on voit bien que l année 2011 a été particulièrement faste. A l inverse, la bibliothèque Broca voit son taux de rotation diminuer lentement, bien qu il reste plus élevé que ceux des secteurs droit et économie de la bibliothèque Pierre Mendès France. Cette baisse correspond à une diminution de la fréquentation et, d une façon plus générale, à un tassement global de l activité qu il est d autant plus difficile d expliquer que la bibliothèque est depuis longtemps sous-dimensionnée par rapport au public qu elle reçoit. La bibliothèque des Arts plastiques présente un taux de rotation extrêmement élevé par rapport aux autres bibliothèques, alors même que la proportion d ouvrages empruntables reste faible (moins de 40 % en 2012). Ces chiffres traduisent la forte pression exercée sur les collections par un public étudiant en grand besoin, ainsi que la nécessité d inverser la tendance et d augmenter fortement dans l avenir la proportion d ouvrages empruntables, le tout dans un contexte de manque de place chronique. Taux qualitatif (dit taux de rotation 2) Ce taux est obtenu en calculant le rapport du nombre d ouvrages empruntés au moins une fois dans l année sur le nombre d ouvrages empruntables. Il permet d identifier les ouvrages plus ou moins régulièrement empruntés et, par soustraction, ceux qui ne sortent que peu, voire jamais. Il s agit donc d un outil précieux pour orienter les actions de désherbage des collections. Là aussi, ce taux est en diminution par rapport à 2011, avec 38,9 % des ouvrages sortis au moins une fois dans l année contre 41,1 % en 2011). 29

30 Dans le graphique présenté ci-après, on observe globalement les mêmes tendances que pour le taux de rotation 1, mais les effets des différents chantiers de désherbage s y font plus visibles. Dans l ensemble des bibliothèques proposant le libre accès, la proportion d ouvrages empruntés au moins une fois dans l année atteint ou dépasse partout 50%, ce qui est un chiffre satisfaisant et qui témoigne de l efficacité du désherbage comme moyen d améliorer l adéquation entre les collections proposées et les besoins des usagers. 30

31 Focus : le succès des collections audiovisuelles Les collections de documents audiovisuels (DVD) ont commencé à être constituées à partir de 2009 et sont présentes à la bibliothèque Pierre Mendès France (339 titres) et à la bibliothèque des Arts plastiques (927 titres). Elles comprennent des documentaires et, pour la bibliothèque des Arts plastiques, des fictions relevant des grands classiques de l histoire du cinéma ou de cinéastes majeurs du cinéma contemporain. Maintenant que ces fonds sont constitués, il est possible d obtenir des statistiques pertinentes et fiables sur leur usage. Dès le début, ces collections ont connu un vif succès et celui-ci ne se dément pas : non seulement les taux de rotation des collections de DVD sont largement supérieurs à ceux rencontrés dans les collections d ouvrages, mais ils continuent d enregistrer une très forte progression alors même que ceux des ouvrages se tassent. PMF Arts plastiques DVD ouvrages DVD ouvrages TR 1 2,03 1,22 3,12 1,7 variation / ,6% - 5,1% + 34,9 % - 8,6% TR 2 57,8% 49,6% 80,3% 68,1% variation / ,7% - 2,3% + 18% - 2,6% Si les DVD restent un fonds d importance mineure à la bibliothèque Pierre Mendès France, ils constituent désormais une part non négligeable des collections et de l activité de prêt de la bibliothèque des Arts plastiques. Pour illustrer l intensité de cette activité, disons seulement que les DVD représentent 11 % des exemplaires proposés en libre accès, mais 33,6 % des prêts réalisés en 2012! 31

32 Utilisation des ressources électroniques Les statistiques d utilisation des ressources se fondent sur deux sources : les outils propres au SCD ; les rapports fournis par les éditeurs. Se doter de son propre outil de collecte et d analyse des statistiques devrait constituer pour le service un projet à lancer l an prochain. Données Domino Domino fournit des informations sur le nombre de clics vers les ressources depuis le portail. Ces données restent très partielles (rien n indique la consultation réelle), mais présentent l intérêt d être comparables entre elles et de dégager des tendances. On compte consultations à partir de Domino pour Les 10 ressources du SCD les plus consultées depuis Domino en 2012 : Ressource Nombre clics depuis Domino Doctrinal Plus Encyclopaedia Universalis Cairn - revues électroniques JSTOR Factiva 7639 Cairn - livres électroniques 6151 Business Source Complete (BSC) 4441 Generalis 2145 Numilog 2064 Academic Search Premier (ASP) 2053 La présence de la plateforme Numilog dans le classement est à tempérer car probablement due au chantier de catalogage. Les 10 ressources gratuites signalées sur Domino les plus consultées : Ressource Nombre clics depuis Domino Legifrance 4361 Persée 3739 ABU : bibliothèque universelle 1831 Gallica 1257 Classiques des sciences sociales 906 Le Trésor de la Langue Française 858 Erudit 692 Joconde 628 World Databank (WDI et GDF) 619 Encyclopédie de Diderot et d Alembert 546 Malgré un net décrochage après Gallica, les premières ressources gratuites apparaissent autant sinon plus consultées que les ressources payantes. Données fournies par les outils de gestion des périodiques électroniques Pour des raisons techniques, le SCD dispose de deux outils de gestion des périodiques électroniques : SFX, intégré au portail Domino, qui sert aussi de résolveur de liens. 32

33 A to Z, répertoire de revues proposé par le détenteur du marché des périodiques, Ebsco. Tous deux fournissent des informations relatives à la consultation des périodiques en ligne. Les 5 revues les plus consultées par grand secteur disciplinaire : Droit données A to Z La Semaine Juridique - Administrations et collectivités territoriales Revue de l'arbitrage L'Actualité Juridique Droit Administratif (AJDA) Constitutions (Editions Dalloz) Recueil Dalloz données SFX Dalloz La Semaine Juridique - Edition générale Revue générale de droit international public Revue française de science politique Gazette du Palais Economie données A to Z Revue Banque Alternatives économiques Revue d'économie financière American Economic Review AACE international transactions données SFX Harvard Business Review American Economic Review Logistique et management Recherche et applications en marketing Revue Banque Sciences humaines données A to Z Revue de philologie, de littérature et d'histoire anciennes Journal of Hellenic Studies Greek, Roman and Byzantine Studies AAA, Arbeiten aus Anglistik und Amerikanistik données SFX Cahiers d'études africaines Textual practice Annales. Histoire, Sciences sociales Le Monde Diplomatique Journal of Roman Studies Actes de la recherche en sciences sociales La complémentarité des deux outils est manifeste. Selon les secteurs disciplinaires, les deux classements sont plus ou moins proches. Une vision d ensemble des titres les plus consultés se dégage néanmoins. Données éditeurs Elles sont plus précises que les données Domino pour mesurer l activité (surtout lorsqu elles respectent le format COUNTER) mais sont difficilement comparables car chaque éditeur est susceptible de compter une activité différente : connections, sessions, requêtes, recherches, téléchargements, etc. C est pourquoi toutes ces activités sont regroupées sous le terme «usage». Plus que cet indicateur brut, qui recouvre des réalités variées, la notion de «coût à l usage» permet de voir quelles sont les ressources, non pas les plus utilisées, mais les mieux utilisées au regard de leur coût initial. 33

34 Le tableau général «Rapport coût/usage» des bases payantes du SCD 5 montre que l écrasante majorité des ressources reste extrêmement bien utilisée. En effet, 69% des ressources coûtent moins de 2 par usage, 59% coûtant même moins d 1. La dépense pour ces bases, aussi massive soit-elle, est donc pleinement justifiée par l usage qui en effet. Diane Dawsonera World Bank Trois ressources apparaissent clairement moins bien utilisées que les autres : Dawsonera, plateforme de livres électroniques dont c était l année de lancement. Le travail de signalement au titre à titre commencé cette année pourrait avoir un impact positif sur sa consultation. World Bank e-library, ressource dont une grande partie du contenu est devenue gratuite en Le désabonnement de la partie payante a été acté fin Diane, base de données d entreprises française très pénalisée par son refus de l accès distant. La ressource connaît un sursis en 2013 mais ce cas devra être réexaminé en Les dix ressources du SCD les mieux consultées en 2012 (données éditeurs): Ressource Coût 2012 Moyenne mensuelle Coût/usage Doctrinal Plus , ,06 Jstor , ,07 Handbooks Elsevier 547, ,10 Sage Journals 2 189, ,10 Cambridge Journals 997, ,15 Factiva , ,16 Taylor and Francis 3 068, ,18 Wiley-Blackwell 2 533, ,19 Open Edition Freemium 5 997, ,20 5 Voir en annexe 34

35 Cairn Revues , ,21 L utilisation des livres électroniques peut être examinée sur le même modèle que celle des monographies papier car les indicateurs sont très proches, si l on considère qu une consultation équivaut à un emprunt : Plateforme (faisant l objet d une sélection documentaire) Nombre de titres Nombre de titres empruntés au moins une fois en 2012 Nombre de prêts Cairn : encyclopédies de poche % ,9 Cairn : ouvrages collectifs % ,7 Dawsonera % 198 2,4 Histoire Premium % ,2 Numilog % ,9 World Bank e-library % 114 0,04 Moyenne de prêts par titres A l exception de World Bank, déjà pointée plus haut, les taux d utilisation des titres sur les plateformes sont satisfaisants, proches voire supérieurs au taux de rotation 1 des monographies papier. Toutefois le taux de consultation de Numilog peut s expliquer en partie par le chantier de rétro-catalogage. Conservation des collections Création d un service de l équipement et de la conservation Dans le cadre de la refonte de l organigramme du Service commun de documentation, un service des thèses, de l équipement et de la conservation a été créé au sein du département des collections, afin de prendre en charge la gestion physique des collections et notamment les responsabilités suivantes : Gestion du mobilier et de la mise en espace des collections en salle et en magasins ; Gestion de la reliure, de l équipement des collections et des activités connexes ; Rôle d expertise et de conseil auprès des bibliothèques intégrées et associées sur les problématiques de conservation des collections, et notamment des fonds spéciaux et précieux ; Elaboration d une politique de conservation à l échelle du SCD Auparavant, soit ces responsabilités étaient réparties entre différents services, soit elles n étaient tout simplement pas attribuées. Ce sont les réflexions menées en groupe de travail au printemps 2012 qui ont permis d identifier le besoin d un interlocuteur unique pour toutes ces questions. Le conservateur responsable de ce service a pris son poste en juillet 2012 et a mené des chantiers dès l automne, notamment le récolement et le refoulement des thèses papier (en vue de la clôture de la collection des thèses papier avant l entrée dans STAR) et l élaboration d un plan d action pour la 35

36 restructuration des magasins de la bibliothèque Pierre Mendès France, en vue du rapatriement des collections de thèses en dépôt au CTLes depuis les travaux de la bibliothèque. Reliure des documents Rôle de la reliure La reliure des ouvrages et des périodiques vise à prolonger leur durée de vie en les protégeant à la fois des manipulations fréquentes et du stockage prolongé. Cette opération représente un investissement lourd (en moyenne 13 par ouvrage et 39 par volume de périodique) et retarde de un à deux mois la mise à disposition du document. Le choix de faire relier un document n est donc pas sans conséquence, et le bibliothécaire y a recours dans les cas suivants : manuels d enseignement volumineux, très demandés et susceptibles de faire l objet d un grand nombre de prêts : un ouvrage ainsi relié pourra voir son nombre de prêts doubler avant d être considéré comme détérioré. Toutefois, les ouvrages faisant l objet de rééditions fréquentes, dont la durée de vie est nécessairement courte, ne sont généralement pas reliés ; ouvrages de niveau recherche : à partir de 300 ou 400 pages, ces documents à vie longue sont reliés pour leur permettre de défier le temps ; fascicules de périodiques : une bonne partie des revues de référence paraissant en fascicules, il est impossible de les conserver tels quels dans de bonnes conditions et sur une longue période de temps. Selon leur épaisseur et leur périodicité, ils sont donc regroupés et reliés en un volume unique correspondant à six mois ou un an de parution. Reliure des ouvrages A partir des critères énoncés ci-dessus, chaque bibliothèque fait relier une proportion variable de ses collections en fonction de la nature de celles-ci, comme le montre le graphique suivant. Les collections de droit se caractérisent par un renouvellement rapide en raison de la forte proportion de manuels fréquemment réédités et mis à jour. La durée de vie des ouvrages est donc généralement courte et ne justifie pas d action de conservation spécifique. C est pourquoi la 36

37 proportion d ouvrages reliés dans les bibliothèques de droit est faible ou nulle (3,3 % pour le secteur droit de la bibliothèque Pierre Mendès France et aucun pour la bibliothèque Broca, raison pour laquelle elle n est pas incluse dans le graphique). A l inverse, les collections d économie et plus encore de sciences humaines se distinguent par la présence d ouvrages à vie longue et une moindre proportion de manuels, dont les éventuelles rééditions ne sont d ailleurs pas toujours synonymes de changements dans le contenu. Dans ce type de collection, le recours à la reliure est donc beaucoup plus fréquent (entre 35 et 45 % d ouvrages reliés) afin de permettre aux ouvrages de résister à plusieurs décennies de stockage sur les rayons et de manipulation par les lecteurs. Enfin, la bibliothèque du centre PMF dispose d un atelier de reliure chinoise. Cette technique, facile à mettre en œuvre, est utilisée sur des ouvrages peu épais, dont les pages ne sont pas groupées en cahiers et dont on prévoit qu ils ne résisteront pas de façon satisfaisante à des emprunts répétés. La reliure chinoise permet en effet de coudre les pages entre elles pour éviter qu elles ne se détachent à l usage. 37

38 Politique de services aux usagers Ouvertures des bibliothèques et horaires Bibliothèque Pierre Mendès France Année universitaire Horaires réduits Fermetures 9h-19h du lundi au vendredi 9h-13h le samedi 9h-18h du lundi au vendredi Fermeture le samedi 1 semaine pendant les vacances de printemps Mi-juillet à début septembre 2 semaines pendant les vacances de Noël 2012 a été une année sans perturbation de la vie universitaire 6. Les travaux sur le plateau des sciences juridiques se sont achevés en février. Ils n ont eu aucune incidence sur l ouverture de la bibliothèque, ce qui a permis un accueil des lecteurs 244 jours contre 217 en La bibliothèque a, pour la première fois, ouvert une semaine pendant les vacances de printemps. L objectif contractuel du service est d augmenter les horaires dès janvier 2013 en prolongeant l ouverture de la bibliothèque de 19h à 20h du lundi au vendredi. Bibliothèque Broca Année universitaire Horaires réduits Fermetures 9h-20h du lundi au vendredi 9h-13h le samedi 9h-18h du lundi au vendredi Fermeture le samedi 1 semaine pendant les vacances de printemps Mi-juillet à début septembre 2 semaines pendant les vacances de Noël La bibliothèque Broca conserve des horaires identiques, grâce notamment au recours aux emplois étudiants, qui permettent depuis maintenant plusieurs années une ouverture étendue malgré la petite taille de l équipe. Bibliothèque Cuzin Année universitaire Fermetures 9h30-18h du lundi au jeudi 9h30-17h le vendredi 2 semaines pendant les vacances de printemps Mi-juillet à début septembre 2 semaines pendant les vacances de Noël Maintenir l ouverture de la bibliothèque et les services aux lecteurs est l objectif prioritaire de la Bibliothèque Cuzin. L extension des horaires d ouverture, effective depuis septembre 2011, montre la limite des possibilités de cette bibliothèque en raison d une équipe limitée à une titulaire, une 6 En dehors des problèmes rencontrés du point de vue des inscriptions administratives. 38

39 contractuelle et un emploi étudiant. Mais la situation est extrêmement fragile, surtout concernant l ouverture de 17 heures à 18 heures, qui devient très problématique dès qu un membre de l équipe est absent. Bibliothèque des Arts plastiques Année universitaire Fermetures 9h30-18h du lundi au jeudi 9h30-17h le vendredi 2 semaines pendant les vacances de printemps Mi-juillet à début septembre 2 semaines pendant les vacances de Noël Les horaires d ouverture ont augmenté chaque année ; la bibliothèque des Arts plastiques arrive au bout de ses possibilités avec 2 titulaires seulement. Les 20 heures de vacations étudiantes offrent tout juste assez de souplesse pour ouvrir le midi et le vendredi soir. Cartothèque Année universitaire Fermetures 9h-17h du lundi au vendredi 2 semaines pendant les vacances de printemps Fin mai à début septembre 2 semaines pendant les vacances de Noël Pendant les périodes de fermeture, les usagers ont la possibilité d emprunter ou de retourner les documents en se présentant à la bibliothèque du centre Pierre Mendès France et l équipe reste à leur disposition par mail pour toute question. L ouverture de la cartothèque repose entièrement sur le personnel de la bibliothèque du centre Pierre Mendès France. Nombre de places assises Places assises Bibliothèque Pierre Mendès France 363 Bibliothèque Broca 125 Bibliothèque Cuzin 40 Bibliothèque des Arts plastiques 54 Cartothèque 20 A la rentrée 2012, la bibliothèque Pierre Mendès France a encore perdu une vingtaine de places suite à la transformation d une petite salle de lecture en bureaux (transformation rendue nécessaire par l arrivée de nouveaux personnels). 39

40 Le faible nombre de places assises reste la préoccupation majeure du Service commun de la documentation : rappelons qu à Paris 1, le nombre d étudiants par place assise en bibliothèque, comprenant toutes les bibliothèques de l université, ainsi que les BIU au prorata de la participation de l université, est de 22,4 étudiants de Licence 1 ou 2 par place (la norme étant de cinq étudiants par place assise). Le cas le plus critique est celui de la bibliothèque du centre Pierre Mendès France qui n offre qu une place de travail pour 25,45 inscrits, mais les autres bibliothèques du SCD sont également touchées. La situation devient réellement préoccupante en termes de places de travail en rapport avec le public potentiel de chacune des bibliothèques. Pour la BUPMF, on atteint une place de travail pour usagers potentiels. Ce déséquilibre n est pas seulement théorique, et toutes les bibliothèques rencontrent des problèmes saisonniers de saturation totale de leurs espaces de travail, lesquels génèrent tensions, dysfonctionnements, gêne importante des usagers et probablement in fine une forme de désaffection pour ce service perçu comme très insuffisant. Fréquentation Conditions d accès aux bibliothèques Bibliothèque Pierre Mendès France La bibliothèque du centre Pierre Mendès France accueille et inscrit tous les publics, membres de l Université Paris 1 ou non. 40

41 Depuis la mise en place du contrôle d accès, il est obligatoire d avoir une carte pour entrer à la bibliothèque : - Carte d étudiant en cours de validité pour les étudiants de Paris 1, valable jusqu au 31 octobre suivant l année universitaire en cours pour les étudiants de L et de M, jusqu au 31 décembre suivant l année universitaire en cours pour les doctorants - Carte professionnelle pour les personnels de Paris 1 enseignants-chercheurs ou BIATSS, - Carte de lecteur extérieur, gratuite, valable pour l année civile en cours - Carte de visiteur, gratuite et valable une journée, pour les personnes qui viennent ponctuellement à la bibliothèque pour consulter un document, le plus souvent une thèse. Bibliothèque Broca La bibliothèque Broca a pour public les étudiants de droit du L 1 et du L 2 ainsi que les étudiants et enseignants-chercheurs de l IAE. En raison de la fermeture de la bibliothèque Cujas pour travaux à partir du mois de septembre, la bibliothèque a accueilli les étudiants juristes de L 3, mais cela n a eu que peu de répercussion sur la fréquentation de la bibliothèque. En concertation avec l UFR 26, la question de l accueil de ces étudiants à la bibliothèque Broca, de façon durable, est à poser malgré des conditions d accueil dégradées (manques de places assises, moyens constants). Bibliothèque Cuzin La bibliothèque Cuzin accueille les étudiants à partir du L 3, principalement inscrits en philosophie, et les enseignants-chercheurs. Bibliothèque des Arts plastiques La bibliothèque des Arts plastiques reçoit en premier lieu les étudiants et les enseignants-chercheurs d arts plastiques. Cartothèque La cartothèque est potentiellement accessible à tous, mais seuls les publics de Paris 1 ont la possibilité d y emprunter des documents. Fréquentation Les données suivantes reflètent la fréquentation physique des cinq bibliothèques du Service commun de la documentation. A ce public, il convient d ajouter celui qui utilise les ressources électroniques de l Université, dont le chiffrage ne peut techniquement se faire aujourd hui (voir Utilisation des ressources). On peut cependant extrapoler qu au vu de la forte proportion de ressources électroniques destinées à un niveau recherche et de la plus faible fréquentation des bibliothèques par les chercheurs et doctorants, ces deux types de fréquentations concernent non seulement un même public ayant deux approches de la documentation, mais aussi des publics utilisant la documentation de l université sous une seule forme (électronique ou papier). 41

42 Pierre Mendès France En 2012, le système de contrôle d accès AEOS a comptabilisé entrées. Mais en raison des problèmes liés aux inscriptions et du nombre important d étudiants sans carte, les portillons ont été ouverts du lundi 22 octobre à la fin du mois de décembre. Si on extrapole aux mois de novembre et de décembre les entrées quotidiennes du mois d octobre, on atteint le chiffre de entrées. On constate donc une baisse de 6 % des entrées, bien que le dernier trimestre de l année ait vu des records de fréquentation. Certaines heures, le nombre des entrées était supérieur à 400. Saturation est un terme bien faible pour décrire la bibliothèque lors de la rentrée universitaire ou en période d examens Fréquentation de la BUPMF par mois La fréquentation de la bibliothèque suit de très près le rythme de l année universitaire. Octobrenovembre puis février-mars sont les périodes de très grande affluence. Fréquentation des lecteurs extérieurs Fréquentation des lecteurs extérieurs par mois à la BUPMF 42

43 Le contrôle d accès nous a permis de quantifier la fréquentation des lecteurs extérieurs. Si les pics de fréquentation de mars et d octobre sont là encore évidents, on remarque que ces lecteurs sont beaucoup plus réguliers tout au long de l année, y compris en juillet. Bibliothèque Broca Le comptage est obtenu par cellule électrique. Malgré la fréquentation autorisée des L 3 à partir du mois d octobre, la hausse constatée du nombre des entrées a été de faible ampleur. Bibliothèque Cuzin Comptées manuellement, les entrées à la bibliothèque Cuzin poursuivent leur légère hausse : en 2012 pour en 2011, soit + 6 %, bien que les horaires se soient maintenus. Bibliothèque des Arts plastiques La fréquentation de la bibliothèque des Arts plastiques a plus que doublé en 4 ans et continue de progresser : entrées en 2012 contre ( soit + 16 %) en 2011 et en La salle est saturée entre novembre et mars en milieu de journée. Cette progression peut être imputée à une meilleure visibilité des collections à la suite de l informatisation du catalogue, à l aménagement d un espace de visionnage audiovisuel, et au maintien d horaires d ouverture étendus. Le comptage des entrées est manuel. Cartothèque En 2012, un comptage manuel a été mis en place à la cartothèque lecteurs l ont fréquentée. L essentiel de la fréquentation se situe pendant la période des travaux dirigés et de rendus des devoirs soit entre octobre et avril, période pendant laquelle la cartothèque peut être saturée. Au contraire, de mai à septembre, la fréquentation est quasi-inexistante, d où la fermeture de la cartothèque pour l été. 43

44 Focus : le contrôle d accès Mis en place au sein de la bibliothèque Pierre Mendès France en 2010, le contrôle d accès permet de gérer les accès à la bibliothèque, notamment lorsque la bibliothèque connaît des pics d affluence ou lorsque des mesures d exclusions sont prononcées à l égard de lecteurs. Toutefois, ce contrôle n offre pas tous les services attendus et génère un surcroît de travail et parfois des difficultés relationnelles avec les étudiants. La rentrée 2012 a de ce fait été particulièrement ardue : le retard accumulé dans le traitement des dossiers d inscriptions administratives n a pas permis aux étudiants d obtenir leur carte dans les temps. De ce fait, les agents de la bibliothèque ont dû inscrire et créer des cartes temporaires à une multitude d étudiants. Des files d attente se sont donc formées à l entrée de la bibliothèque, suscitant de fortes tensions. Le problème s étant étendu sur plus de 3 mois, la bibliothèque s est trouvée dans l obligation d ouvrir les portiques en novembre et décembre, ce qui a eu pour conséquence de ne plus pouvoir faire de statistiques par ce biais lors de ces mois très chargés. Le contrat passé initialement a également révélé ses failles : nombre de licences insuffisantes face à l augmentation du nombre d inscrits, absence de contrat de maintenance, pannes. L outil s est révélé parfois inadapté à l usage en bibliothèque, notamment sur la partie statistique qui a dû être développée spécifiquement. 44

45 Inscriptions Tous les étudiants inscrits à Paris 1 ne sont pas inscrits dans les bibliothèque du SCD. Ce sont les étudiants de licence qui s inscrivent en plus grand nombre dans les bibliothèques situées à proximité de leurs enseignements. La bibliothèque du centre Pierre Mendès France participe aux journées Portes ouvertes pour présenter la bibliothèque aux futurs étudiants, mais il serait important, dans le cadre du Plan licence, de faire visiter aux étudiants de première année les bibliothèques auxquelles ils ont accès. Seuls un tiers d entre eux sont inscrits, alors que plus de 40 % des étudiants de deuxième année sont inscrits. Le moins grand nombre d inscrits des étudiants en master ou en doctorat s explique par leur fréquentation des bibliothèques de recherche et bibliothèques inter-universitaires. 45

46 38 % des étudiants en sciences humaines, 32 % des étudiants en sciences économiques et 24 % des étudiants en sciences juridiques se sont inscrits dans une des bibliothèques du SCD. Il est impossible, sauf à faire des enquêtes auprès des lecteurs, de savoir quels sont les étudiants qui sont inscrits dans d autres bibliothèques, que ce soient les grandes bibliothèques généralistes (Bibliothèque nationale de France, bibliothèque Sainte-Geneviève, bibliothèque Sainte-Barbe), les bibliothèques interuniversitaires de la Sorbonne et Cujas ou les nombreuses bibliothèques associées de Paris 1 pour les étudiants avancés. Bibliothèque Pierre Mendès France On ne remarque pas de grande évolution dans la répartition des inscriptions par type de lecteur. Les étudiants forment la très grande majorité (95 %) des inscrits (9257) : 46

47 Les étudiants de licence forment la majorité des étudiants inscrits, malgré le poids non négligeable du M (voir diagramme en annexe). Les sciences humaines (35 %) et l économie (34 %) sont les disciplines les mieux représentées. La place prise par les étudiants des instituts, principalement en masters, et par les lecteurs extérieurs n est pas négligeable. L ouverture du prêt à cette dernière catégorie de lecteurs a sans aucun doute contribué à leur inscription (voir Prêt). Bibliothèque des Arts plastiques La bibliothèque des Arts plastiques voit son nombre d inscrits augmenter vertigineusement pour l année 2012 (986), tout comme sa fréquentation et son activité de prêt. Prêts Prêts et communications Toutes les bibliothèques intégrées au SCD pratiquent le prêt informatisé. Bibliothèque Pierre Mendès France Catégorie d'usagers Nombres de Durée du prêt documents empruntables Licence 5 2 semaines Master 8 4 semaines Doctorants, enseignantschercheurs, personnels de Paris 1 illimité 4 semaines Lecteurs extérieurs 3 2 semaines 96 % des emprunts ont été effectués par les étudiants, du L 1 aux concours. On compte une légère baisse de l activité de prêt (voir Collections). 47

48 71 % des emprunts étudiants sont effectués par les étudiants de licence, 22 % par des étudiants de master, 3 % par des doctorants et 2 % par des étudiants préparant les concours Prêts par niveau et discipline - BUPMF Sciences juridiques Sciences économiques Sciences humaines Instituts 0 Les étudiants de sciences humaines sont les plus grands emprunteurs (39 % des emprunts) avant les économistes (28 %) et les juristes (25 %). 48

49 Nombre illimité de prêts aux doctorants, enseignants chercheurs et personnels de Paris 1 Il n est pas facile de repérer les lecteurs qui ont saisi l opportunité d emprunter plus de 8 ouvrages à la fois. Seuls ont pu être répertoriés les lecteurs qui ont emprunté ou rendu plus de 10 ouvrages le même jour. Cela concerne 49 doctorants, 14 enseignants et 5 membres du personnel. Le plus souvent les emprunts n excèdent pas 15 volumes, les records étant de 33 pour un doctorant et 20 pour un enseignant. Il s agit, pour la plupart d entre eux, d une exception (1 ou 2 fois dans l année), même si certains y ont recours jusqu à 6 fois dans l année. La période la plus propice est l été : les emprunts se font en juillet et le retour en septembre-octobre. Communications des documents en accès indirect documents en accès indirect (monographies et brochures, thèses et mémoires, périodiques) ont été communiqués, le plus souvent à des étudiants de master ou des doctorants. 69 % des communications des documents en accès indirects concernent les sciences humaines, ce qui s explique très facilement vu le plus grand nombre de titres dans ces disciplines (voir Collections). 49

50 Bibliothèque Broca Prêts par catégorie de lecteurs - bibliothèque Broca La tableau des prêts effectués à la bibliothèque Broca est typique car il est le reflet des pratiques de deux catégories distinctes : ce sont les étudiants en licence de l UFR 26 qui empruntent très majoritairement les ouvrages de droit et les étudiants de master 2 de l IAE qui empruntent les collections de gestion. Le peu d impact de l ouverture de la bibliothèque aux Licence 3 s explique par une offre documentaire peu adaptée à ce public. Bibliothèque des Arts plastiques Le service est en pleine expansion : prêts en 2012 contre en Plus de 50 % des prêts sont effectués par des étudiants de masters et par des doctorants. Si les prêts d ouvrages continuent d augmenter, on remarque une forte attraction du pôle audiovisuel (voir Collections) Cartothèque On note une légère stagnation des prêts à domicile : en 2012 contre en 2011 (- 2 %), mais une forte hausse des consultations de cartes sur place : contre 602 (+ 86 %). Services rendus au lecteur sur place Copieurs et imprimantes 2012 marque la fin du précédent marché de copieurs. Plusieurs problèmes ont pesé sur leur fonctionnement : Une hétérogénéité entre centres (la bibliothèque des Arts plastiques fonctionnant avec un fournisseur différent) Le recours à un logiciel de gestion d impression dont le fournisseur n est plus en mesure d assurer la maintenance et qui pose des problèmes réguliers La vétusté des matériels, dont le marché ne pouvait prévoir le remplacement. 50

51 Ces dysfonctionnements, qui mobilisent également du temps et de l énergie dans les équipes en poste, ne peuvent toutefois remettre en question la validité de ce service, comme l attestent les chiffres : Copies et impressions en 2012 (bibliothèque du Centre Pierre Mendès-France) Mise à disposition de matériel informatique Postes publics Imprimantes Publiques PMF Tablettes liseuses et BROCA-IAE 27 2 CUZIN (UFR10) Arts plastiques Cartothèque Total

52 Focus : projet de mise à disposition de tablettes et liseuses A partir de 2011, le Service commun de la documentation a acquis des tablettes afin d améliorer la diffusion des ressources électroniques dans les pratiques professionnelles des bibliothécaires, en vue d un éventuel élargissement du service aux lecteurs. Les objectifs étaient de permettre aux bibliothécaires de : suivre l évolution du livre numérique au niveau technique mais aussi au niveau du modèle économique, des usages s approprier les pratiques de lectures de demain continuer à assurer leurs rôles de médiateurs/prescripteurs tout en gardant le lien physique (social, convivial) avec les lecteurs. évaluer les offres éditoriales, tester les plateformes et préparer les modalités des éventuels marchés Depuis le 12 novembre 2012, le prêt de tablettes et liseuses auprès des personnels du service a débuté. Deux questionnaires sont diffusés en ligne pour recueillir les avis (l un sur le service et l usage des tablettes, l autre sur la documentation électronique). Le test est encore en cours mais ce projet a été favorablement accueilli par les bibliothécaires, qui se sont montrés intéressés par la découverte de ces nouveaux outils. Face à l'intérêt suscité par ce projet, il a été décidé de le poursuivre en 2013 en travaillant avec le service des TICE. En revanche, l ouverture de ce service aux lecteurs ne paraît pas pertinente pour le moment : outre des incertitudes quant aux capacités de gestion de ce service, on peut douter que ces outils présentent vraiment une plus-value scientifique, les ressources payantes offertes par le SCD ne présentant pas de confort de consultation sur ces supports en particulier. 52

53 Accès Internet et WIFI En février 2012, suite à une demande du Service commun de la documentation, la Direction des systèmes d information a installé de nouvelles bornes WIFI dans les deux salles de travail désamiantées de la bibliothèque du centre Pierre Mendès-France, à savoir le droit et d économie. Cette installation a permis l amélioration des conditions de travail des étudiants. Toutefois, certaines zones restent insuffisamment couvertes dans la tour Mendès France, notamment la salle de sciences humaines, qui ne bénéficie de plus pas de prises réseau câblées au même titre que les plateaux droit et sciences humaines. Toutes les autres bibliothèques du SCD donnent accès à Internet via le WIFI dans les espaces de travail, ainsi que par câble en ce qui concerne la bibliothèque des Arts plastiques. Salles de travail en petit groupe (Bibliothèque du centre Pierre Mendès France) La réfection des plateaux d économie et de droit de la bibliothèque du centre Mendès France comprenait l aménagement de salles destinées au travail des étudiants en petits groupes (de 3 à 6 personnes). La mise en service de ces salles, équipées de tableaux blancs et de prises, représente une amélioration importante pour les étudiants, et permet aussi un meilleur contrôle du bruit dans le reste de la bibliothèque. Cependant, leur gestion a nécessité plusieurs réajustement successifs. A partir de juin 2012, un logiciel de réservation de salle a été mis en test auprès des bibliothécaires afin de gérer la réservation des salles de travail par les étudiants. Le produit peut être intégré dans l Environnement Numérique de Travail et être consultable à distance. La mise en œuvre devrait en être effective courant Services à distance Renseignement à distance sur la documentation électronique Entre janvier et décembre 2012, le service de la documentation électronique a répondu à 178 questions (hors accompagnement proposé en interne aux collègues bibliothécaires). Traitement des questions Le traitement des questions se fait en continu du lundi, 9h au vendredi, 19h, par l intermédiaire de la messagerie docelec@univ-paris1.fr. Sa réactivité semble appréciée des usagers. Le temps de résolution du problème est variable. Le service ne peut qu insister sur la nécessité de formuler clairement les ressources concernées et les messages d erreur rencontrés, ainsi que le moment où ils surviennent. L envoi d une copie d écran reste le moyen le plus rapide et efficace pour cerner un problème. Dans le cas de dysfonctionnements liés au paramétrage de la machine de l utilisateur, il se peut qu aucune solution vraiment satisfaisante ne soit apportée. Retour sur les problèmes rencontrés Domino 53

54 Sur les 178 sollicitations, la moitié concernait l accès général au portail Domino et à ses ressources, mais les problèmes avaient des origines multiples : Procédures de connexion (38%) : ces problèmes surviennent lorsque les personnes cherchent à s authentifier en amont sur le portail Domino. Une nouvelle procédure a été décrite sur le site web de la bibliothèque 7, signalée sur la page d accueil de Domino et présentée en formation. Comptes Paris-1 (8%) : ces problèmes relèvent essentiellement de messagerie à activer ou réactiver : la procédure proposée par la Direction des Systèmes Informatiques (DSI) suffit à les régler. Il est toutefois inquiétant que certains étudiants et chercheurs semblent n activer leur compte que très tard dans l année. Maintenances programmées (7%) : ces maintenances sont constituées des coupures électriques et travaux sur serveurs programmés par la DSI. Malgré une large information, certaines personnes oublient ces maintenances et s en étonnent auprès du service. Pannes (35%) : en 2012, Domino a connu 2 pannes majeures, l une en juillet qui a affecté l ensemble des ressources proposées en accès distant, l autre en octobre qui a rompu le lien vers Domino depuis l ENT. Ces pannes n ont duré que quelques jours mais ont été fortement ressenties par le public. Autres (12%) : cette rubrique englobe des problèmes divers : configurations de navigateur, ergonomie, accès aux bibliothèques, etc. En particulier, plusieurs questions portaient sur l accès distant pour les personnes non membres de Paris 1 (lecteurs extérieurs, chercheurs invités ). Le SCD a plusieurs fois porté cette question auprès des instances de l Université. Problèmes sur des ressources précises Un peu plus de 70 messages portaient sur des ressources précises. La majorité des questions signalaient des problèmes d accès réglés au cas par cas avec les éditeurs. Quelques-unes portaient sur une demande en dehors du périmètre d abonnement de la bibliothèque. Les ressources juridiques constituent presque la moitié des demandes, pour 2 raisons principales : les juristes sont un public très friand de documentation électronique et se montrent donc très réactifs en cas de problème. les éditeurs juridiques ont une forte propension à complexifier les procédures de connexion, notamment par des mots de passe supplémentaires, ce qui multiplie les sources d erreur. Quelques questions portaient moins sur la documentation électronique même que sur des sujets de recherche documentaire au sens large : bibliométrie, demande de références bibliographiques, etc. Le service s est efforcé d apporter des premiers éléments de réponse mais cet accompagnement ponctuel ne saurait se substituer à une vraie formation à la recherche documentaire

55 Renseignement bibliographique via Rue des Facs La participation du Service commun de la documentation au Service de renseignement régional d Îlede-France a été marquée durant l année 2012 par deux faits majeurs : Le premier concerne l ensemble des domaines. Pour des raisons financières, l abandon du principe des «pétales» (dont le nombre avait déjà auparavant été diminué de moitié avec, à titre d exemple, la fusion entre Economie-Gestion, Droit et Sciences politiques), a été acté. Depuis fin mai début juin, l interface est désormais commune à l ensemble des domaines (et par conséquent à l ensemble des répondants), chaque question étant attribuée par défaut au domaine choisi lors de l envoi de la question. Il devient ainsi possible de répondre à des questions d autres domaines selon ses compétences. Ne demeure plus de ce principe que le choix de référents pour chaque domaine correspondant à un pétale de la première version. Le répondant principal étant actuellement l acquéreur du secteur économie de la bibliothèque Mendès France, il n est pas sans conséquence que les collègues de Dauphine souhaitent une participation accrue au SRV afin de le valoriser dans leur propre établissement. Le principe de l assignation par le référent aux répondants a été acté lors de la réunion-bilan du domaine en juin Le référent doit assigner chaque matin au moins une question à Dauphine ; passé ce délai, l assignation est libre. Prêt entre Bibliothèques Le Service du Prêt entre bibliothèque (PEB) a reçu 583 demandes dont 51 % ont reçu une réponse positive. Les demandes non satisfaites rassemblent en grande partie les demandes de thèses déposées au CTLes (qui traite directement le prêt de ces volumes), de documents que la bibliothèque ne possède pas ou de demandes provenant d autres bibliothèques d Île-de-France (ce qui ne correspond pas au PEB, traditionnellement conçu pour des échanges entre villes géographiquement éparses). 55

56 Formation des usagers pour l année Types de formations Le Service commun de la documentation ne propose pas actuellement de formations indépendantes du cursus disciplinaire, ni de formations individuelles «à la carte». Les formations sont généralement des cours insérés dans un ensemble de cours. Seules quelques formations en droit ont été proposées hors cursus. Les formations sont construites en fonction du niveau des étudiants au plus près de leurs lieux de cours. Elles se déroulent selon les possibilités dans la salle de formation de la Bibliothèque du Centre Pierre Mendès France, la salle informatique de la bibliothèque du Centre Broca, et dans les bibliothèques du centre Pierre Mendès France et du centre Saint Charles. L : Bibliothèque du Centre Pierre Mendès France, bibliothèque du centre Broca et du centre Saint Charles. M : bibliothèque du centre Broca, Bibliothèque du centre Pierre Mendès France Nombre d étudiants formés et évolution du paysage des formations documentaires A titre des éléments positifs, on notera que les efforts ont été moins dispersés sur cette année universitaire : 1267 étudiants de L ont été formés en 124 séances, avec 10 étudiants présents en moyenne. De même la formation Erasmus : 283 étudiants furent formés en 14 séances avec 20 étudiants présents en moyenne. L UFR 04 se pose comme un nouveau partenaire en L ; et une nouvelle formule d insertion de la formation à la documentation émerge : il s agit de l intervention de professionnels de la documentation dans le C2i, domaine recherche d information. 56

57 Après le contact pris par la responsable de la bibliothèque du Centre Saint Charles avec la responsable du Certificat nous sommes intervenus pour le domaine D4 : - D4.1 Rechercher de l'information - D4.2 Évaluer les résultats d'une recherche - D4.3 Récupérer et référencer une ressource numérique en ligne Cette formation a occupé 1 séance de TD d'1h30 pour l option Arts plastiques et de 2h pour l option Cinéma. Le TP fait par les étudiants lors de ce cours a été intégré aux notes du contrôle continu. Les cours ont été en grande part assurés les tuteurs documentaires de l UFR 04 et du SCD.Ces tuteurs ont été rémunérés sur le budget du SCD consacré à la formation. Le bilan de l expérience est positif, il sera néanmoins nécessaire que les liens avec la communauté enseignante soient encore renforcés. Nb de séances Volume d heures de formation Nombre d étudiants TD C2i A titre des éléments négatifs, on constate une baisse sur 2 ans du nombre d étudiants formés : - Abandon par l UFR 12 (Droit social) de l ancien partenariat sur le cours de méthodologie, en dépit de la proposition d une séance de méthodologie du dossier de presse (environ 400 étudiants d AES aborderont leurs études avec une simple formation «à la recherche sur internet» dans le cadre du C2i). - UFR 26 (Etudes juridiques générales): échec de la solution alternative à la séance obligatoire supprimée depuis L UFR avait préconisé une participation volontaire(et donc optionnelle ) à la formation proposée à la Bibliothèque du Centre Broca, au lieu des cours intégrés dans la méthodologie générale et expression française de L Conférence de méthode obligatoire obligatoire optionnel Séances dans le TD 1 1 Séances en demi groupes* Heures d enseignement h 13h 30 Etudiants présents Les étudiants juristes en programme d échange ont été plus nombreux à recevoir une formation documentaire que les étudiants de l UFR Les formations pour les masters, expérience positive l année passée, n a pu être poursuivie faute se voir rattachée à un des enseignements ce qui permettrait d en stabiliser la formule. Il serait aussi possible de concevoir un «atelier documentaire» sur inscription libre, notamment en direction des doctorants. 57

58 Contenu des séances Pour les formations intégrées au C2i d Arts plastiques : La ressource documentaire en art à l Université (typologie des documents, réseau documentaire), l usage bibliographique d un catalogue de bibliothèque Présentation des grandes bibliothèques parisiennes accessibles dès le L1 (BPI, BNF, Sainte-Geneviève) ainsi que l usage de leurs sites web Présentation des bases de données : accès aux articles de périodiques et les bonnes pratiques de recherche d images TP d application de recherche d informations et d images, rédaction d une référence bibliographique Durée des formations Les cours sont, malgré les tentatives amorcées puis abandonnées, limités à une seule séance de TD. La durée moyenne des cours n a que peu progressé, en L : 1h 30, en master : 2h, exception faite de la double licence Histoire science politique en L1 (3h) et en philosophie L3 (6h), ce qui est très regrettable : une formation réellement efficace sur le long terme demande au moins 7h30 de cours. Durée moyenne d'un cours ,5 1 1,5 2 Développement des EPI du SCD Ils atteignent le nombre de 30, complétés par les documents correspondant aux formations créées par la coordination des bibliothèques d histoire pour les masters de l UFR 09. Leur signalement par des liens dans les EPI disciplinaires est une initiative spontanée des enseignants. 58

59 Formateurs Les bibliothécaires des bibliothèques des centres Broca et Saint Charles, la coordination des bibliothèques d histoire s impliquent dans cette activité qui réclame en plus d une charge d enseignement une présence sur le terrain administratif et pédagogique des UFR. - Plusieurs membres de l équipe des bibliothécaires du Service commun de la documentation ont assuré des cours dans le cadre de la semaine d intégration des étudiants internationaux en septembre et janvier. - Les tuteurs (emplois étudiants) recrutés au niveau M2 et D ont assuré 80 cours (120h) soit 40% de l ensemble de l activité d enseignement. Ils assurent le suivi des formation en effectuant de service public de renseignement bibliographiques à la BU du Centre Pierre Mendès France et à la bibliothèque du centre Saint Charles. Leur apport scientifique disciplinaire est essentiel pour l élaboration des formations, et en retour, l expérience est pour ces étudiants extrêmement enrichissante, pour la poursuite de leurs études autant que dans la perspective d une future carrière dans l enseignement ou la documentation. Focus : Zotero, outil de gestion bibliographique Au début de l année 2012, Zotero a remplacé Refworks comme outil de gestion bibliographique propre à l université Paris 1. Cette transition a été pilotée par le Service de la Recherche et le Service commun de la documentation, accompagnés de la Direction des systèmes d information. On compte actuellement 82 inscrits, et 5,5 Go de données sont stockées sur le serveur. Afin d'accroître l utilisation de ce service, le SCD aurait besoin de davantage de formateurs afin d offrir des services plus personnalisées en direction des étudiants et des enseignants chercheurs. 59

60 Activités liées au fonctionnement en réseau des bibliothèques Le contexte parisien oblige à penser toute activité documentaire comme prenant place au sein d un large réseau d acteurs de la documentation. Le réseau des bibliothèques de l université Paris 1 Panthéon-Sorbonne peut être représenté comme suit du point de vue des professionnels qui y travaillent : A ces bibliothèques, il convient d ajouter les bibliothèques interuniversitaires fréquentées par les publics d étudiants et chercheurs Paris 1, qu elles soient sous la tutelle administrative directe de Paris 1 (Cujas, Sorbonne), ou que l Université y soit co-contractante (Sainte-Geneviève, Sainte-Barbe, BULAC, BDIC, INHA), sans compter les bibliothèques autres (municipales ou sous tutelle plénière d une autre université). Face à cette situation, on peut relever un double problème La complexité de ce paysage est considérable, et ne permet pas à l usager, même averti, de profiter au mieux de la richesse considérable des ressources qui lui sont proposées. 60

61 Le réseau tel qu il existe administrativement ne recouvre pas parfaitement celui des usages de la documentation de ses usagers et bénéficiaires principaux. Pour répondre à ces difficultés, il ne suffit pas de veiller au fonctionnement correct des entités documentaires présentes dans l université, il est également nécessaire : - De s assurer d une bonne connaissance mutuelle des professionnels à l œuvre dans chacune des bibliothèques de l université - De tendre à une mutualisation optimale dans le plus possible d aspect de gestion - Et donc de proposer des outils communs, tant aux professionnels qu aux usagers, et s assurer de leur mise en œuvre. Si ce dernier item ne permet pas de passer outre certaines distinctions administratives, il peut du moins travailler à diminuer la contrainte et à faciliter l échange d information pour le lecteur. L ensemble du personnel des bibliothèques du réseau travaille de façon informatique, mais les connaissances et pratiques des personnels restent très hétérogènes. Malgré les formations données par l université, le service d informatique documentaire passe énormément de temps à aider et former les collègues sur les différentes applications avec l aide des responsables des applications correspondantes. Le service gère de manière directe les postes informatiques des 5 bibliothèques intégrées au Service Commun de la Documentation. Mais elle intervient et travaille en collaboration avec la Direction des systèmes d information sur les problèmes liés aux logiciels propres à l informatique documentaire, sur l ensemble des sites disposant de ces outils. Sudoc Le premier de ces outils est le catalogue national Sudoc, base nationale de signalement bibliographique gérée par l Abes 8 dans laquelle sont signalées les collections d une trentaine de bibliothèques intégrées et associées au SCD, ainsi que de la plupart des grandes bibliothèques parisiennes. Signalement des collections des bibliothèques intégrées La quasi-totalité des collections des bibliothèques intégrées est signalée dans le Sudoc, à l exception d environ titres en attente d exemplarisation automatique à la bibliothèque Cuzin, et d une partie des collections de la Cartothèque, en cours de rétroconversion. Signalement des livres électroniques Les livres électroniques ont fait en 2012 l objet d un signalement particulier. Ils étaient déjà disponibles sur le portail Domino, mais l accès se faisait par plateforme d éditeur uniquement. Contrairement aux revues électroniques, aucun accès au titre à titre n était offert. Un chantier de rétro-signalement des livres électroniques a donc été lancé pour obtenir un signalement les livres électroniques dans le catalogue public, aux côtés des livres papier, favorisant ainsi des recherches de références tous supports confondus. 8 Agence bibliographique de l enseignement supérieur 61

62 Le chantier a commencé en mars 2012 grâce à la participation volontaire de bibliothécaires et documentalistes de l ensemble du réseau documentaire de l université. Les premières plateformes cataloguées en 2012 ont été les plateformes d acquisitions au titre à titre, soit Numilog et Dawsonera devrait permettre d étendre le catalogage à d autres collections. 308 livres électroniques ont été catalogués entre mars et décembre, soit environ le quart du chantier total. Un rétro-catalogage sur 4 ans peut donc être envisagé. Signalement des collections des bibliothèques associées Les bibliothèques associées, elles, comptent un certain nombre de collections en attente de signalement : - Le signalement des collections de périodiques reste très largement lacunaire. Seules deux bibliothèques ont signalé leurs collections de façon extensive, sur une trentaine ; beaucoup n ont signalé aucun titre. Il s agit d un enjeu majeur pour le repérage et la rationalisation de la documentation. - Les mémoires, thèses et la littérature grise en général, en raison des problèmes que ces documents posent, sont rarement signalés ; le rétrospectif, notamment dans des disciplines où le savoir ne présente aucune obsolescence, est considérable. - Les dons (de bibliothèques de chercheurs notamment) représentent dans les bibliothèques de recherche un apport conséquent et régulier de contenus. Toutefois, ces arrivées massives de documentation souvent complexe à intégrer et à traiter ne peuvent que très rarement être suivies immédiatement du signalement du fonds, ce qui engendre des décalages parfois considérables. - Les archives : voir Calames - 4 bibliothèques peuvent actuellement être considérées comme en cours de catalogage rétrospectif : l ISST (Institut des sciences sociales et du travail, Bourg-la-Reine), la BDIE (Droit international et européen, Panthéon), et deux bibliothèques pour lesquelles le travail commencera début 2013 : la bibliothèque d histoire du XIX e siècle et la bibliothèque de Droit Social. Le système de facturation actuellement mis en place par l Abes repose sur la structure du logiciel professionnel de signalement (WinIBW : paiement au poste installé), ce qui est défavorable à un établissement comme Paris 1 où les fonctions documentaires sont très dispersées. Cet état de fait devrait évoluer dans les prochaines années. Les coûts liés au Sudoc pour l année 2012 ont été réglés par le SCD de façon intégrale, et n a pas été refacturés aux bibliothèques du réseau (voir SIGB). Système intégré de gestion des bibliothèques (SIGB) Comme la majeure partie des établissements d enseignement supérieur, Paris 1 signale ses collections (papier, multimédia et plus rarement électronique) dans le Sudoc et les gère via un SIGB, en l occurrence Aleph, de la société Ex-Libris. Les collections gérées sont bien entendu seulement celles qui ont été signalées, ce qui ne recouvre donc pas toutes les collections documentaires de l université. 62

63 Ce SIGB est un outil propre au Service commun de la documentation et aux bibliothèques qui lui sont rattachées. En tant qu outil de gestion, il est destiné à desservir une communauté limitée. Maintenance et coût Le coût global de la maintenance des principaux outils bibliothéconomiques (Aleph, SFX, Metalib) s élève à ,84 dont ,92 TTC pour le SIGB Aleph. Une partie de cette somme était refacturée jusque fin 2012 aux bibliothèques associées en fonction du nombre de licences qu elles utilisaient 9. Cette gestion posant de nombreuses questions (elle était exclusivement déclarative, le paiement de la refacturation arrivait en fin d année sans que les bibliothèques associées n aient toujours le budget adéquat, le calcul des sommes dues étant chronophage à cause d une évolution perpétuelle des besoins), il a été résolu d y mettre fin. Le Service Commun de la Documentation doit toutefois rester vigilant sur le nombre de licences installées, afin de ne pas dépasser les 73 licences qu il déclare et paye à son prestataire. Usage professionnel Actuellement, 13 bibliothèques du réseau pratiquent le prêt de façon officielle. Huit seulement pratiquent le prêt informatisé via le SIGB Aleph 10. Beaucoup ont des pratiques informelles de prêt exceptionnel acquièrent et réceptionnent via le module Acquisitions/Périodiques leurs collections de revues vivantes font leurs acquisitions via le module Acquisitions/Périodiques. Cette utilisation plutôt parcellaire d un des outils de travail principaux du réseau s explique par le fait que pour beaucoup de petits centres, ces fonctions ne sont pas pertinentes. Certaines bibliothèques ne font pratiquement pas d acquisitions. Beaucoup n ont que quelques abonnements en cours, et toutes ne peuvent prêter leurs collections en fonction du caractère patrimonial de celles-ci, ou tout simplement d un manque de main d œuvre permanente. Augmenter l utilisation de ces fonctions plus complexes peut toutefois permettre à certains collègues de s approprier l outil plus avant. Le fait d homogénéiser les pratiques représenterait également une forme de facilité de gestion souhaitable dans le cas d un réseau aussi complexe. La demande en ce sens est d ailleurs croissante de la part des responsables de centres et de bibliothèques, au fur et à mesure de la progression du signalement, de la formation des collègues et de l intégration de nouveaux enjeux. Malgré la mutualisation des formations, des procédures, les échanges facilités par de nouveaux médias (listes de diffusion, documents partagés, groupes de travail), le déploiement de nouvelles 9 Voir tableau en Annexe 10 Les six bibliothèques intégrées, la Maison des sciences économiques, la Bibliothèque de recherches africaines. 11 Bibliothèque du centre Pierre Mendès France, bibliothèque Broca, bibliothèque des Arts plastiques, Maison des sciences économiques. 12 Toutes les bibliothèques intégrées et la bibliothèque Ernest Lavisse 63

64 fonctions dans de nouvelles bibliothèques reste une tâche lourde, d autant que même les fonctions les mieux partagées nécessitent un travail continu de mise à jour, de formation afférente, d adaptation à de nouveaux enjeux, d assistance de premier et de second niveau. Pour cette raison, lors de la refonte de l organigramme du SCD, il a été résolu de renforcer le département de l Informatique documentaire par la création d un poste consacré notamment à cet aspect. Le recrutement d une personne susceptible d être référent sur le déploiement de nouveaux modules et la mise en œuvre de nouvelles fonctions devrait permettre d avancer sur ces nombreux chantiers simultanés (pour n en citer que quelques-uns : la refonte du catalogue de la bibliothèque, le paramétrage et la mise en œuvre de nouveaux services comme la communication sur place, les prolongations, les réservation de documents via le compte lecteur ) Utilisation par les usagers finaux La principale interface de service pour les usagers est le catalogue public (OPAC), qui présente également des fonctions de gestion (possibilité de s authentifier pour consulter son compte de lecteur), et sera amené à en comporter davantage prochainement(réservations de documents, prolongations des prêts). L utilisation de l OPAC est difficile à chiffrer : le module statistique du SIGB ne fournit actuellement pas de chiffres cohérents sur sa consultation. C est pourquoi le département de l informatique documentaire réfléchit à la collecte de statistiques sur le catalogue via Google Analytics. Calames L application Calames (Catalogue en ligne des archives et manuscrits de l enseignement supérieur) est utilisée à Paris 1 depuis 2010 pour permettre le signalement des fonds d archives scientifiques présents dans certaines bibliothèques associées (essentiellement les bibliothèques d histoire). Actuellement, un travail est en cours dans les bibliothèques suivantes sur les archives personnelles de chercheurs présentes dans les bibliothèques suivantes : CHS, CHAC (inventaires publiés) et BRA (inventaire en attente de publication). Les bibliothèques du CRALMI et de l IHRF souhaiteraient également signaler leurs archives dans cet outil. Calames est, comme le Sudoc, un catalogue fonctionnant grâce à un logiciel payant (X-Metal), et administré par l Abes. Métalib Portail Domino Le portail Domino sert de point d accès unique aux ressources électroniques de l université. Il donne également accès à un outil appelé A to Z, qui permet de repérer les revues électroniques de Paris 1. Signalement Un des principaux chantiers qui y a été mené en 2012 a été de s assurer que l intégralité des ressources de l université, en particulier celles fournies par la BIU Sorbonne, étaient signalées et mises à jour dans Domino. Ce rattrapage pour les ressources payantes s est doublé d une valorisation des ressources gratuites de niveau académique. En décembre 2012, les ressources libres et gratuites constituaient plus d un tiers de la documentation électronique signalée dans Domino (224 ressources en tout). 64

65 Cette répartition se retrouve globalement dans l activité des ressources ajoutées en 2012 : 29 nouvelles ressources ont été signalées en 2012 : 20 ressources payantes et 9 ressources gratuites. A ces chiffres il faut ajouter les 8 ressources en test et le retrait de 4 ressources (désabonnements de la BIU Sorbonne). Ce chantier de signalement des ressources s est accompagné d un important effort de description de celles-ci. Chaque ressource possède dans Domino une fiche descriptive accessible au public et dispensant des informations sur l éditeur, la langue, le contenu, la couverture ou les astuces liées à la base. Nombre de ces fiches était incomplet ou erroné : leur mise à jour a fait l objet d un travail systématique pour les 224 ressources du portail. Pour les ressources comportant des périodiques, les mises à jour ont été effectuées en parallèle dans les deux outils de gestion des revues en ligne (onglet «Revues» de Domino et «Répertoire des revues électroniques» sur le site web). Consultation Le nombre moyen de visites par jour sur Domino est de 7779, chiffre en baisse de 8% par rapport à Cette baisse s explique essentiellement parce que les données manquent pour 58 jours ; d une part en raison de l indisponibilité du portail (complète ou partielle), d autre part en raison de manipulation sur le serveur qui stockait les données. En projetant la moyenne de 7779 visites sur ces 58 jours, on arriverait à un total de visites. Il n y a donc pas de baisse d utilisation de Domino, bien au contraire la hausse se poursuit (+9%). Outils de communication Le Service commun de la documentation participe également à l élaboration d outils destinés aux différentes bibliothèques dans le domaine de la communication, soit auprès des publics des bibliothèques, soit de façon plus interne : Site web La refonte du site de l université avait pour objectifs de simplifier la création de contenu et de l étendre à de nouveaux contributeurs, d améliorer l ergonomie et l organisation du site. Elle a permis au Service commun de la documentation de rendre plus visible le réseau des bibliothèques (diversité, activités) et de manière annexe d améliorer la gestion des statistiques. 65