PROFIL DE L EMPLOI. Service de l organisation de l enseignement, de la formation continue et des services aux entreprises

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif: Technicien en administration (intensifs et horaires) Soutien technique 222-TECADM002 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Service de l organisation de l enseignement, de la formation continue et des services aux entreprises Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Traitement / Rémunération: Coordonnateurs de département d'enseignement Enseignants Étudiants Maîtres de stage Emploi-Québec Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 5

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur de l'organisation de l'enseignement et de la formation continue, la personne occupant l emploi de technicien en administration, pour le poste en lien à la conception de l horaire-maître et aux programmes intensifs de formation, accomplit divers travaux techniques à caractère administratif. Spécifique au poste: Notamment, elle participe aux opérations techniques reliées à l'admission, à l'inscription, au choix de cours de même qu'à la gestion du dossier de l'étudiant et du fichier informatique. Elle prépare le matériel et la documentation afférente. Elle conçoit et informatise des horaires-maître pour les programmes intensifs et pour l'enseignement régulier. Elle effectue l'inscription-cours des étudiants en cohorte. Elle effectue le suivi du cheminement des étudiants des programmes intensifs, maintient à jour l'information et assure la correspondance avec Emploi-Québec. Elle prépare les rapports d'absence et d'assiduité et elle agit à titre de personne ressource. Elle prépare et assure le suivi des contrats d'engagement. Elle prépare les demandes de facturation et informatise les réquisitions d'achat. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 5

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Accomplir diverses tâches relatives à la conception de l'horaire-maître pour les programmes intensifs et l'enseignement régulier. 1.1 Voir à la planification des cours-groupes; 1.2 Concevoir et informatiser l'horaire-maître des cours en tenant compte des contraintes des étudiants, des grilles, des enseignants et des locaux; 1.3 Participer à l'assignation des étudiants; 1.4 Effectuer les corrections d'horaires nécessaires suite à la publication et l'assignation initiale. 2. Effectuer un ensemble d'activités reliées aux programmes intensifs de formation. 2.1 Maintenir à jour les informations sur le site d Emploi-Québec relatives aux dossiers des étudiants; 2.2 Assurer la communication et la correspondance avec Emploi-Québec; 2.3 Préparer et suivre les contrats d'engagement des enseignants; 2.4 Préparer les demandes de facturation et informatiser les réquisitions d achats; 2.5 Planifier la répartition des heures d'encadrement des enseignants de certains programmes intensifs selon les politiques établies; 2.6 Préparer les rapports d absences et d assiduité pour les étudiants à partir des feuilles de présence; 2.7 Préparer le matériel et la documentation afférente; 2.8 Procéder à l'inscription-cours des étudiants en cohorte; 2.9 Voir aux réservations de locaux; 2.10 Accueillir et orienter les étudiants de certains programmes. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Accomplir diverses tâches relatives à la conception de l'horaire-maître. 2. Effectuer un ensemble d'activités reliées aux programmes intensifs de formation. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 65% 35% Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 5

4 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente. Autres conditions exigées: Approche méthodique, rigueur, sens de la planification et de l organisation; Capacité d analyse, de synthèse et de résolution de problèmes; Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau de base; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Access. Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 5

5 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 5