Gagnez en performance, confiez-nous tous vos envois MAILEVA OFFICE. Guide utilisateur. Des questions? Besoin d accompagnement?

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1 Gagnez en performance, confiez-nous tous vos envois MAILEVA OFFICE Guide utilisateur Des questions? Besoin d accompagnement? Contactez l équipe support utilisateur : Par téléphone : (service gratuit + prix d appel) Par support@maileva.com Février 2017

2 Maileva/Guide Utilisateur Maileva Office V1 SOMMAIRE PRESENTATION DE MAILEVA OFFICE 3 Qu est-ce que Maileva Office? 3 Quelles sont les fonctionnalités de Maileva Office? 4 MATERIELS LOGICIELS ET ENVIRONNEMENT 5 Prérequis 5 Droits 5 Accès Internet 5 MISE EN PLACE 6 Téléchargement 6 Installation 6 ENVOI DE COURRIER UNITAIRE AVEC ADRESSE SUR LE DOCUMENT7 Comment ça marche? 7 ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS DESTINATAIRES AVEC ADRESSES SUR LE DOCUMENT 10 Comment ça marche? 10 ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS DESTINATAIRES ET REGROUPES PAR ADRESSES OU REFERENCES 13 CAS 1 : regroupement des courriers par adresse du destinataire 13 CAS 2 : regroupement des courriers par référence 16 ENVOI DE FLUX DE FACTURES PAR COURRIER 19 Comment ça marche? 19 ENVOI DE CONVOCATIONS AUX AG (LR COPRO) 21 Comment ça marche? 21 ENVOI DE BULLETINS DE SALAIRE ELECTRONIQUES (DIGIPOSTE) 23 Comment ça marche? 23 DETAIL DES OPTIONS D ENVOI DISPONIBLES 25 SUIVI DES ENVOIS 27 Accéder au détail de vos envois en erreur et réussis 27 Filtrer par date d envoi 28 Quelques explications sur les statuts d envoi 28 GUIDE D ADMINISTRATION 29 Installation silencieuse 29 Gestion des paramètres de Maileva Office 29 Gestion des paramètres généraux dans Word 30 Autres options de Word 33 Gestion des paramètres généraux dans Excel 35 Autres options d Excel 39 Gestion des utilisateurs Maileva Office 39 Que faire si Maileva Office disparait de la barre d outils Word? 40 2/40

3 PRESENTATION DE MAILEVA OFFICE Qu est-ce que Maileva Office? Maileva Office est un plugin de la barre d outils Excel et Word, proposé gratuitement par Maileva. Il donne accès aux services d envoi de courrier unitaire ou volumineux (factures, bulletins de salaire, convocations aux AG ). Ce composant, développé selon les standards Microsoft, est intégré nativement à vos applications de travail quotidiennes (Word et Excel). Il vous permet de réaliser facilement des envois de courrier, recommandé, ou vers un coffre-fort Digiposte en quelques clics, directement depuis vos principales applications Microsoft Office. Il apparait sous la forme d un bouton «Courrier» accessible depuis la barre d outils Word et Excel Maileva Office, c est : 3/40

4 Quelles sont les fonctionnalités de Maileva Office? 1. L envoi d un courrier unitaire avec adresse sur le document : Permet de réaliser un envoi de document unique vers un destinataire en définissant les options et mode d envoi. 2. L envoi de courrier vers plusieurs destinataires avec adresses sur le document Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois. 3. L envoi de courriers vers plusieurs destinataires et regroupés par adresses ou par référence Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois, quel que soit le nombre de pages par destinataire. 4. L envoi de factures Permet d envoyer des factures en une seule manipulation à partir d un ou plusieurs fichier(s) PDF. 5. L envoi de convocations aux Assemblées Générales de copropriétaires (LR copro) Permet d envoyer les convocations aux AG en une seule manipulation (documents volumineux en recommandé) 6. L envoi de bulletins de salaire dématérialisés vers Digiposte Permet de réaliser un envoi de bulletins de salaire dématérialisés vers le coffre-fort Digiposte des salariés. 4/40

5 MATERIELS LOGICIELS ET ENVIRONNEMENT Prérequis Pour valider et installer Maileva Office sur un poste de travail professionnel, les prérequis suivants doivent être respectés : PC Windows uniquement (ne fonctionne pas sur MAC) Accès Internet HTTPS Windows 7-32 et 64 bits Windows 8 et et 64 bits Windows et 64 bits Windows Terminal : depuis la version Windows Server 2008 R2 Environnement Citrix : depuis la version Windows Server 2008 R2 Microsoft.Net Framework 3.5 Version Microsoft Office Word et Excel 2007(nécessite les Outils Visual studio Tools 2010 pour office RunTime), et supérieures Intel CORE ou CELERON, mémoire RAM : 2Go 100 Mo d espace disque Droits Il n est pas nécessaire d être administrateur de son poste de travail pour installer ou mettre à jour Maileva Office. Accès Internet Maileva Office nécessite une connexion internet active pour fonctionner. En cas d absence de connexion internet, il est possible de préparer ses envois sur Maileva Office. L envoi sera lancé en cliquant sur le bouton «Envoyer Courrier», dès le rétablissement de la connexion. 5/40

6 MISE EN PLACE Téléchargement Rendez-vous sur et accédez à votre Espace Client en renseignant votre identifiant et mot de passe MAILEVA. Vous pouvez accéder à la page de téléchargement de Maileva Office en cliquant sur sur «Outils > Maileva Office». Le lien mis à votre disposition vous permet de télécharger Maileva Office sur votre ordinateur et de réaliser l installation. Installation 1 Avant de lancer l installation de Maileva Office, fermez impérativement vos documents Word ou Excel ouverts. Suivez les étapes suivantes afin de valider l installation de Maileva Office : Lancer le programme d installation 2 Renseigner les informations de votre compte Maileva ainsi que votre mot de passe initial Maileva (fourni par l ADV lors de votre souscription) Si vous avez perdu votre mot de passe, demandez-le en nous écrivant à : adv@maileva.com. 3 Renseigner les vos informations expéditeur (adresse postale) et vos informations (adresse ) pour recevoir les notifications d envoi, des preuves de dépôt et le suivi des courriers non distribuables 4 L installation est terminée! Pour finaliser l opération, lancer Microsoft Word et Excel. Vous pouvez commencer à profiter des services Maileva Office Astuce : Pour une installation pour tous les utilisateurs d un ordinateur ou d un serveur d application (Citrix / TSE), cocher «Installer pour tous les utilisateurs». ATTENTION! Vous devez lancer l installation en tant qu administrateur de la machine. 6/40

7 ENVOI DE COURRIER UNITAIRE AVEC ADRESSE SUR LE DOCUMENT Définition Permet de réaliser l envoi d un document unique vers un destinataire à partir de Word Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Courrier» depuis le document à envoyer 2. Vérifier l emplacement de l adresse sur le document et visualiser le résultat en cliquant sur Astuce : toutes les informations figurant au-delà de la ligne d adresse code postal ou pays ne seront pas prises en compte dans la recherche de l adresse. Seule l'adresse sera utilisée pour réaliser l'envoi. Exemple «Nîmes, le 29/12/2016» ne sera pas utilisé dans la recherche de l adresse 7/40

8 3. Choisir les options d envoi Détail des modes d envoi et options disponibles Modes d envoi Types d enveloppes Si nécessaire, prévisualiser à tout moment le courrier pour vérifier l emplacement de l adresse en cliquant sur depuis la barre d outils Maileva Office. 8/40

9 4. Cliquer sur 5. Finaliser l envoi Vérifier le nom de l expéditeur Nommer l envoi pour le retrouver facilement Planifier l envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h. Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) 6. Confirmer l envoi 7. Suivre son état d avancement en temps réel en cliquant sur le bouton Définissez les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur) 9/40

10 ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS DESTINATAIRES AVEC ADRESSES SUR LE DOCUMENT Définition Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois à partir de Word. Il est également possible de nommer chaque pli pour simplifier le suivi. Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Courrier» depuis le document à envoyer 2. Vérifier l emplacement de l adresse sur le document et visualiser le résultat en cliquant sur Astuce : toutes les informations figurant au-delà de la ligne d adresse code postal ou pays ne seront pas prises en compte dans la recherche de l adresse. Seule l'adresse sera utilisée pour réaliser l'envoi. 10/40

11 3. Choisir les options d envoi Détail des modes d envoi et options disponibles Modes d envoi Types d enveloppes Si nécessaire prévisualiser à tout moment les courriers pour vérifier l emplacement de l adresse en cliquant sur depuis la barre d outils Maileva Office. 4. Cliquer sur 11/40

12 5. Finaliser l envoi Vérifier le nom de l expéditeur Nommer l envoi pour le retrouver facilement Planifier l envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h. Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) Astuce : le statut de l envoi s actualise automatiquement sur le fichier Excel L affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires 6. Confirmer d envoi Suivre son état d avancement et corriger les envois en erreur en temps réel en cliquant sur Définissez les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur) 12/40

13 ENVOI DE COURRIER VERS PLUSIEURS DESTINATAIRES ET REGROUPES PAR ADRESSES OU REFERENCES Définition Permet de réaliser un envoi vers plusieurs destinataires en une seule fois, quel que soit le nombre de pages par destinataire à partir de Word. Cas 1 : regroupement des courriers par adresse du destinataire Cas 2 : regroupement des courriers par référence présente sur le document CAS 1 : regroupement des courriers par adresse du destinataire Tous les courriers ayant une même adresse vont être mis dans une même enveloppe. Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Courrier» depuis le document à envoyer 2. Cliquer sur pour définir les règles de regroupement 13/40

14 3. Sélectionner «regroupement des envois» et «en utilisant l adresse des destinataires» 4. Si vous souhaitez vérifier le détail de vos courriers avant l envoi, cliquer sur dans la barre d outils Maileva Office Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel généré. Il contient les options d envoi définies dans le document à envoyer. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l afficher Prévisualiser à tout moment les courriers si nécessaire pour vérifier l emplacement de l adresse en cliquant sur depuis la barre d outils Maileva Office. 5. Cliquer sur et finaliser l envoi 14/40

15 6. Finaliser l envoi Vérifier le nom de l expéditeur Nommer l envoi pour le retrouver facilement Planifier l envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h. Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) Astuce : le statut de l envoi s actualise automatiquement sur le fichier Excel L affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires 7. Confirmer d envoi 7. Suivre son état d avancement en temps réel en cliquant sur Définissez les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur) 15/40

16 CAS 2 : regroupement des courriers par référence Tous les courriers ayant une même référence vont être mis dans une même enveloppe. Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Courrier» depuis le document à envoyer CLIENT_GID : Cliquer sur pour définir les règles de regroupement 3. Sélectionner «regroupement des envois» et «en utilisant la référence située après le terme» (saisir la référence indiquée dans le document) Vous pouvez définir un nombre de caractères pour rechercher chaque référence. Exemple : si la référence est un numéro client à 6 chiffres, indiquer une recherche sur 6 caractères. 6 16/40

17 4. Si vous souhaitez vérifier le détail de vos courriers avant envoi, cliquer sur Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel généré qui contient les options d envoi définies dans le document à envoyer. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l afficher Si nécessaire, prévisualiser à tout moment les courriers pour vérifier l emplacement de l adresse en cliquant sur depuis la barre d outils Maileva Office. 5. Cliquer sur «Envoyer courrier» 6. Finaliser l envoi 1. Vérifier le nom de l expéditeur 2. Nommer l envoi pour le retrouver facilement 3. Planifier l envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h. 4. Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) 17/40

18 Astuce : le statut de l envoi s actualise automatiquement sur le fichier Excel L affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires. 7. Confirmer l envoi 8. Suivre son état d avancement en temps réel en cliquant sur Définissez les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur) 18/40

19 ENVOI DE FLUX DE FACTURES PAR COURRIER Définition Permet d envoyer des factures par courrier vers plusieurs destinataires en une seule manipulation à partir d un ou plusieurs fichier(s) PDF issus d un logiciel Métier, depuis Excel. Comment ça marche? 1. Cliquer sur l onglet «Courrier» puis sur «Importer courriers» 2. Sélectionner le mode d envoi et importer les fichiers à envoyer Choisissez vos options de regroupement de courrier si nécessaire (voir regroupement par adresse ou par référence) Cliquer sur «Importer» et sélectionner le PDF à importer (plusieurs imports de documents avec regroupement possible). Ex. : envoi d une facture et du devis regroupé par destinataire ou référence FACTURE N Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel qui contient les options d envoi définies. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l afficher. En cas de regroupement de plusieurs fichiers par adresse ou référence, retrouvez l intégralité du courrier envoyé à chaque destinataire. 19/40

20 4. Cliquer sur 5. Finaliser l envoi 1. Vérifier le nom de l expéditeur 2. Nommer l envoi pour le retrouver facilement 3. Planifier l envoi ou le lancer immédiatement. Vos courriers sont envoyés le jour même pour toute demande transmise avant 14h. 4. Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) Astuce : le statut de l envoi s actualise automatiquement sur le fichier Excel L affranchissement est automatiquement ajusté selon la localisation de vos destinataires 6. Suivre son état d avancement en temps réel en cliquant sur Définissez les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur) 20/40

21 ENVOI DE CONVOCATIONS AUX ASSEMBLEES GENERALES (LR COPRO) Définition Il permet d envoyer les convocations aux AG en lettre recommandée papier ou électronique en une seule manipulation, depuis Excel (documents volumineux jusqu à 400 pages). Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Courrier» puis «Importer courriers» Sélectionner le mode d envoi «LR copro» Si vous avez plusieurs types de documents à envoyer vers les mêmes destinataires, sélectionner le type de regroupement souhaité (par adresse ou par référence). Exemple : envoyer une convocation à l AG, un budget prévisionnel vers chaque destinataire à partir de fichiers différents. Si vous avez obtenu l accord de certains copropriétaires afin de leur envoyer la convocation au format dématérialisé, sélectionnez «Recherche de l adresse ». Attention : l adresse doit impérativement figurer sur le document. Cliquer sur «Importer» et sélectionner le PDF à importer. Adresse prenom.nom@ .fr Si vous avez plusieurs fichiers PDF à regrouper, sélectionner «voulez-vous importer d autres fichiers?» 21/40

22 Pour démarrer chaque document sur une nouvelle page, sélectionner «commencer impression au recto» dans la fenêtre qui apparait puis «Importer». La référence de regroupement est conservée. Référence : Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel qui contient les options d envoi définies. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l afficher. En cas de regroupement de plusieurs fichiers par adresse ou référence, retrouvez l intégralité du courrier envoyé à chaque destinataire. 5. Cliquer sur 6. Finaliser l envoi Vérifier le nom de l expéditeur Nommer l envoi pour le retrouver facilement Planifier l envoi ou le lancer immédiatement Vos envois LR copro au format papier sont remis à La Poste sous 3 jours ouvrés maximum. Seul l envoi au format papier peut être planifié Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) 7. Suivre son état d avancement en temps réel en cliquant sur Définissez les critères de votre choix pour accéder au suivi des envois (période, référence du courrier, expéditeur) 22/40

23 ENVOI DE BULLETINS DE SALAIRE ELECTRONIQUES (DIGIPOSTE) Définition Permet de réaliser un envoi de bulletins de salaire dématérialisés vers le coffre-fort Digiposte de chaque destinataire en utilisant leur matricule salarié indiqué sur le document, à partir d Excel. L envoi dans le coffre-fort Digiposte du salarié prévoit un archivage électronique pour une durée de 50 ans. Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Courrier» puis «Importer courriers» 2. Sélectionner le mode d envoi «Digiposte» Sélectionner le type de regroupement souhaité (par adresse ou par référence) si vous avez plusieurs types de documents à envoyer vers les mêmes destinataires Exemple : envoyer un bulletin de salaire avec relevé d heures, note de frais Sélectionner «Recherche du matricule Digiposte» et «utiliser l information située après le terme» à saisir Cliquer sur «Importer» et sélectionner le PDF contenant les bulletins de salaire à envoyer Matricule Vous souhaitez joindre une annexe? Cliquez sur «joindre une annexe» dans la barre d outils Maileva Office et sélectionner le document qui sera ajouté pour chaque destinataire (note interne ) 23/40

24 4. Consulter le détail pour chaque destinataire à partir du fichier Excel qui contient les options d envoi définies. Vous pouvez visualiser le courrier à envoyer en cliquant sur le lien hypertexte pour l afficher. En cas de regroupement de plusieurs fichiers par adresse ou référence, retrouvez l intégralité du courrier envoyé à chaque destinataire. A envoyer Adresse Ligne 1 Adresse Ligne 2 Adresse Ligne 3 CP Ville Pays Resultat Fichier O Du : 01/12/2016 Au : 31/12/2016 Catherine CEZAC 182 Rue Etienne Lenoir NIMES FR Maileva : Votre envoi est prêt à partir! C:\Users\asimon\Documents\Maileva\A_Envoyer\Bulletin multidestinataires-3.pdf - Sans regroupement.pdf O Du : 01/12/2016 Au : 31/12/2016 Freddy Fournier 20 Traverse de la montre MARSEILLE FR Maileva : Votre envoi est prêt à partir! C:\Users\asimon\Documents\Maileva\A_Envoyer\Bulletin multidestinataires-2.pdf - Sans regroupement.pdf O Du : 01/12/2016 Au : 31/12/2016 Nicolas MICHEL 10 Avenue Charles de Gaulle Charenton-Le-Pont Cedex FR Maileva : Votre envoi est prêt à partir! C:\Users\asimon\Documents\Maileva\A_Envoyer\Bulletin multidestinataires-1.pdf - Sans regroupement.pdf 5. Cliquer sur 6. Finaliser l envoi Vérifier le nom de l expéditeur Nommer l envoi pour le retrouver facilement L envoi vers le coffre-fort Digiposte est réalisé immédiatement. Il n est pas possible de le planifier. Vérifier le détail de l envoi (récapitulatif) 7. Suivre son état d avancement en temps réel en cliquant sur 24/40

25 DETAIL DES OPTIONS D ENVOI DISPONIBLES Définition Maileva Office propose de nombreuses options d envoi pour s adapter à tous vos besoins. Retrouvez toutes les explications option par option Référence de chaque courrier (option gratuite) : cette option permet d'ajouter une référence unique pour chaque courrier afin d en simplifier le suivi. Client n Saisir le terme permettant de retrouver la référence qui sera utilisée pour nommer chaque courrier envoyé. Dans ce cas, le numéro client permettra d identifier chaque courrier envoyé séparément via une ligne dédiée à la rubrique. 25/40

26 Ajouter une page porte-adresse (option payante) : il s'agit d'une page supplémentaire où seule l'adresse du destinataire est imprimée. Elle est utile dans le cas où l adresse placée par Maileva masque des informations que vous ne pouvez pas déplacer sur votre document. Insérer une enveloppe retour (option payante) nécessite un contrat Postréponse avec La Poste) : vous permet d ajouter une enveloppe retour à vos courriers. Choisissez l enveloppe à insérer en indiquant sa référence disponible sur votre Espace Client Maileva. Regroupement des envois (option gratuite) : regroupement dans une seule et même enveloppe des courriers dont l adresse postale ou la référence sont strictement identiques. Ajouter un fond de page (option payante) : vous avez la possibilité d'ajouter un fond de page à vos courriers (par exemple un papier à entête). Vous pouvez définir si vous souhaitez insérer le fond de page uniquement sur la 1 ère page ou sur l ensemble des documents Insérer une page au verso (option payante) : insérez une page (type CGV) au verso de la 1 ère page, dernière page ou de toutes les pages du courrier Ajouter une annexe (option payante) : l annexe, à la différence de l insertion de page peut contenir plusieurs pages, recto ou recto/verso Format de l'enveloppe (option gratuite) : définissez votre format d enveloppe par défaut (format DL ou C4). Le courrier est envoyé en enveloppe C4 automatiquement dès que le nombre de pages par enveloppe est supérieur à quatre. Basculement automatique de l'affranchissement (option gratuite - seulement pour les affranchissements Grand compte, enveloppe DL, vers la France métropolitaine et les DOM) : si parmi vos courriers, certains sont à destination de l étranger, ils seront automatiquement envoyés en Lettre prioritaire. Planification des envois : o Jusqu à 30 jours pour un envoi courrier o Jusqu à 12 mois pour un envoi en recommandé ou LR copro o Aucune planification possible pour un envoi vers un coffre-fort Digiposte 26/40

27 SUIVI DES ENVOIS Définition Maileva Office vous permet de suivre toutes vos opérations réalisées depuis Word ou Excel Accéder au détail de vos envois en erreur et réussis Pour accéder au suivi de vos envois, cliquez sur dans votre barre d outils Maileva Office Si vous êtes administrateur, vous pouvez consulter tous les envois réalisés par l ensemble des utilisateurs de votre compte Maileva Si vous êtes utilisateur, vous verrez uniquement vos propres envois Astuce : si vous avez sélectionné l option «Sauvegarder les fichiers envoyés» dans la rubrique «Paramètres courrier», vous pouvez accéder au contenu de chaque courrier envoyé en cliquant sur «Affiche»r. Les documents envoyés sont accessibles sur votre poste de travail. Cette sauvegarde ne correspond pas à un archivage à vocation probatoire. 27/40

28 Filtrer par date d envoi Définir une période au cours de laquelle rechercher un envoi réalisé avec Maileva Office Quelques explications sur les statuts d envoi Envoyé : La demande est en cours d'analyse par Maileva Accepté : Votre demande est validée, elle va être traitée (impression, mise sous pli, affranchissement). Produit le : La demande a été traitée et remise à La Poste. Refusé : Ce statut apparait si un problème intervient lors du traitement (avec motif de refus) Pour chacune des étapes ci-dessus, des notifications vous sont systématiquement envoyées par . 28/40

29 GUIDE D ADMINISTRATION Installation silencieuse Les administrateurs réseau de votre entreprise peuvent définir une installation silencieuse pour les sessions Windows d un serveur d applications. En utilisant une GPO, ils peuvent donner accès à Maileva Office pour un utilisateur, un groupe d utilisateur ou certains utilisateurs prédéterminés. Pour mettre en place l installation silencieuse : 1. Extraire le contenu de l archive du fichier d installation «Maileva Office.exe» dans un dossier accessible par la session utilisateur 2. Utiliser la syntaxe de déploiement suivante : MailevaOfficeSetup.exe -s -i[chemin] -p[fichierparamètre] a. L argument «-s» définit que l installation est silencieuse b. L argument «-i» (facultatif) définit le répertoire d installation de Maileva Office sur la session de l utilisateur. Il est possible d utiliser les variables systèmes (exemple : %WINDIR%). A noter, il ne faut pas mettre «\» à la fin du chemin d installation c. L argument «-p» (facultatif) définit un chemin d accès à un fichier de paramétrage par défaut. Ce fichier doit-être préalablement généré sur Maileva Office en utilisant la fonction «Exporter vos paramètres dans un fichier» de la fenêtre «Paramètres courrier» de Maileva Office (en savoir plus). Gestion des paramètres de Maileva Office Il existe trois niveaux de paramétrages dans Maileva Office 1. Paramètres généraux : définis par défaut à l ouverture de Word ou Excel. 2. Paramètres de fichier : associés à un seul fichier. Ils permettent de créer des modèles d envoi, par exemple : o Envoi des factures.xlsx : mode d envoi Rapide, couleur o Relance des factures.xlsx : Mode d envoi Recommandé AR, Noir et blanc. A l ouverture de l un ou l autre des fichiers, les paramètres enregistrés seront repris. 3. Paramètres à l envoi : tous les paramètres affichés dans le ruban ou saisis dans la fenêtre «Autres options» sont modifiables pour un envoi particulier. 29/40

30 Gestion des paramètres généraux dans Word Pour accéder aux paramètres généraux de Word, lancer Word, cliquer sur l onglet «Courrier» puis sur La fenêtre de paramétrage s affiche. Si l utilisateur connecté est un administrateur, la fenêtre possède 3 onglets. Sinon l onglet «Paramètres utilisateurs» est masqué. 30/40

31 1. Onglet «Authentification» Cet onglet est composé de deux parties : A. Authentification o Permet de sélectionner l utilisateur pouvant effectuer des envois sur cet ordinateur ou session (TSE ou CITRIX). o Vous pouvez vous reconnecter en tant qu administrateur en cliquant sur. Ce dernier vous permet de saisir vos identifiants/mot de passe (ADV Maileva) pour vous reconnecter à votre compte administrateur de Maileva Office. Après avoir saisi vos identifiants cliquer sur «s authentifier». La liste déroulante de tous les utilisateurs du compte s affichera. B. Informations expéditeurs (obligatoire pour LR copro et la lettre recommandée) Informations d expéditeur de l utilisateur qui seront utilisées pour l envoi de courrier recommandé ou LR copro (réception des AR, notifications ). Astuce : Le bouton «Charger un fichier de paramétrage» vous permet d importer des paramètres enregistrés préalablement. En savoir plus 2. Onglet «Paramètres utilisateurs» (administrateurs uniquement) Permet de créer ou modifier des utilisateurs Maileva Office. En savoir plus 31/40

32 3. Onglet «Paramètres courriers» Permet de définir les paramètres par défaut à chaque ouverture de Word. A. Options d envoi : détermine les options des envois B. Options de recherche d adresse : permet de définir comment Maileva Office recherche l adresse du destinataire sur le document. o Activer la recherche avancée : certains documents ne sont pas lisibles avec une recherche standard. Si Maileva Office ne retrouve pas l adresse en recherche standard, cocher cette case. Cela permettra de la détecter automatiquement. Vous pouvez vérifier vos adresses en cliquant sur o Rechercher l adresse à partir de X cm du haut du document (par défaut 4cm) : la valeur par défaut correspond au positionnement de l adresse du destinataire par Maileva. Si votre adresse se trouve en dessous modifier X. ATTENTION : La recherche horizontale de l adresse commence au milieu du document. C. Recherche de l adresse (LR copro) : dans le cadre d un envoi LR copro, permet d identifier l adresse de vos destinataires afin d effectuer un envoi numérique (si le destinataire dispose d une IDentité Numérique de La Poste et que vous avez recueilli son consentement à l envoi électronique). Sinon, le courrier sera automatiquement envoyé au format papier. D. Gestion des fonds de page : permet d associer une liste de fond de page à la session de l utilisateur o Chemin d accès au fond de page par défaut : répertoire où sont enregistrés les fichiers images de fond de page que Maileva Office utilise pour alimenter la liste des fonds de pages o Fond de page par défaut : liste permettant de sélectionner le fond de page utilisé par défaut E. Options d enregistrement des courriers : permet de définir le répertoire dans lequel Maileva Office enregistre les fichiers à envoyer et si les fichiers envoyés doivent-être sauvegardés. o Chemin d enregistrement des fichiers.pdf à envoyer : Répertoire dans lequel Maileva Office enregistre temporairement les fichiers.pdf de chaque courrier à envoyer o Sauvegarder les fichiers.pdf envoyés dans : Si décoché, les fichiers envoyés ne seront pas stockés Si coché, les fichiers envoyés seront stockés dans le répertoire défini. F. Exporter vos paramètres dans un fichier : permet d enregistrer le paramétrage en cours dans un fichier à extension «.maileva». Vous pourrez ensuite utiliser ce fichier pour les paramètres d une autre session utilisateur en les importants par le bouton «Charger un fichier de paramétrage» ou l utiliser pour l installation silencieuse. 32/40

33 Autres options de Word Pour accéder aux options complémentaires d envois, sur l onglet courrier cliquer sur A. Regroupement des envois : dans le cadre d un envoi vers plusieurs destinataires, cette option permet de regrouper dans une seule et même enveloppe les courriers dont l adresse postale ou la référence sont strictement identiques. o En utilisant l adresse des destinataires : regroupe sur tous les pavés strictement identiques de l adresse o En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document la référence servant pour le regroupement des envois. Ex : Réf ou Code client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères de votre référence. Ex : Réf : , le nombre de caractères max. est 9 B. Référence de chaque courrier pour le suivi Maileva (uniquement si le mode d envoi n est pas DIGIPOSTE) : Dans le cadre d un envoi vers plusieurs destinataires, permet de nommer indépendamment chacun de vos courriers. o En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document le nom que vous souhaitez donner à chacun de vos courriers. Ex : N facture ou N client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du nom de votre courrier. Ex : si le nom de votre courrier est le numéro de facture : Z, le nombre de caractères max. est 8 C. Recherche du matricule Digiposte (uniquement si le mode d envoi est DIGIPOSTE) : dans le cadre d un envoi vers le coffre-fort Digiposte de vos destinataires, permet d identifier leur matricule. o En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document le matricule Digiposte des destinataires. Ex : Matricule Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du matricule Digiposte. D. Recherche de l adresse (LR copro) : dans le cadre d un envoi LR copro, permet d identifier l adresse de vos destinataires afin d effectuer un envoi numérique (si le destinataire dispose d une IDentité Numérique de La Poste et que vous avez recueilli son consentement à l envoi électronique). Sinon, le courrier sera automatiquement envoyé au format papier. 33/40

34 E. Gestion des PND : réception chaque semaine d une notification informant des plis n ayant pas été distribués par La Poste (vous permet de mettre à jour vos fichiers d adresses pour vos prochains envois). o de notification (PND) : adresse qui recevra ces notifications. F. Archivage : o Archivage standard (hors DIGIPOSTE) : détermine la durée d archivage numérique du courrier envoyé o Archivage Digiposte : détermine la durée d archivage dans le coffre-fort DIGIPOSTE G. Insertion d une page au verso : permet d imprimer au verso une page de votre choix. Ex : insérer les CGV au verso d une facture H. Bouton «Enregistrer vos paramètres pour ce document» : enregistre dans le document courant les paramètres actifs. En savoir plus 34/40

35 Gestion des paramètres généraux dans Excel Pour accéder aux paramètres généraux de Excel, lancer Excel, cliquez sur l onglet «Courrier» puis sur la fenêtre de paramétrage s affiche. Si l utilisateur connecté est un administrateur, la fenêtre possède 4 onglets sinon l onglet «Paramètres utilisateurs» est masqué. 1. Onglet «Authentification» Cet onglet permet de sélectionner dans une liste d utilisateur pouvant effectuer des envois sur cet ordinateur ou session (TSE ou CITRIX) Authentification : permet de sélectionner dans une liste d utilisateur pouvant effectuer des envois sur cet ordinateur ou session (TSE ou CITRIX). Vous pouvez vous reconnecter en tant qu administrateur en cliquant sur Ce dernier vous permet de saisir vos identifiants/mot de passe (ADV Maileva) pour vous reconnecter à votre compte administrateur de Maileva Office. Après avoir saisi vos identifiants cliquer sur «s authentifier». La liste déroulante de tous les utilisateurs du compte s affichera. 35/40

36 2. Onglet «Paramètres utilisateurs» (administrateurs uniquement) Cet onglet vous permet de créer ou modifier des utilisateurs Maileva Office. En savoir plus 3. Onglet «Paramètres courriers» Les paramètres enregistrés dans cet onglet sont repris par défaut à chaque ouverture d Excel. A. Informations expéditeurs (obligatoire pour LR copro et Recommandé) : informations d expéditeur de l utilisateur courant qui seront utilisées pour l envoi de courrier recommandé ou LR copro. B. Options d envoi : détermine les options des envois C. Options d enregistrement des courriers : permet de définir le répertoire dans lequel Maileva Office enregistre les fichiers à envoyer et si les fichiers envoyés doivent-être sauvegardés. o Chemin d enregistrement des fichiers.pdf à envoyer : répertoire dans lequel Maileva Office enregistre temporairement les fichiers.pdf de chaque courrier à envoyer o Sauvegarder les fichiers.pdf envoyés dans : Si décoché, les fichiers envoyés ne seront pas stockés Si coché, les fichiers envoyés seront stockés dans le répertoire défini. 36/40

37 4. Paramètres import courriers Permet de paramétrer les options standards à utiliser lors de l import de fichier PDF dans Excel A. Options d envoi / Commencer impression au recto : si vous effectuez des imports successifs de fichier PDF, permet de définir si les fichiers suivants s impriment obligatoirement au recto (coché) ou s ils s impriment au verso du PDF suivant (décoché) si l option recto-verso est sélectionnée. B. Regroupement des envois : dans le cadre d un envoi vers plusieurs destinataires, cette option permet de regrouper dans une seule et même enveloppe les courriers dont l adresse postale ou la référence sont strictement identiques. o En utilisant l adresse des destinataires : regroupe sur toutes les lignes strictement identiques de l adresse o En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document la référence servant pour le regroupement des envois. Ex : Réf ou Code client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères de votre référence. Ex : Réf : , le nombre de caractères max. est 9 C. Référence de chaque courrier pour le suivi Maileva (uniquement si le mode d envoi n est pas DIGIPOSTE) : Dans le cadre d un envoi vers plusieurs destinataires, permet de nommer indépendamment chacun de vos courriers. o En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document le nom que vous souhaitez donner à chacun de vos courriers. Ex : N facture ou N client Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du nom de votre courrier. Ex : si le nom de votre courrier est le numéro de facture : Z, le nombre de caractères max. est 8 D. Recherche du matricule Digiposte (uniquement si le mode d envoi est DIGIPOSTE) : dans le cadre d un envoi vers le coffre-fort Digiposte de vos destinataires, permet d identifier leur matricule. o En utilisant la référence située après le terme : renseigner le terme qui permet de retrouver dans le document le matricule Digiposte des destinataires. Ex : Matricule Rechercher sur X caractères : nombre maximum de caractères du matricule Digiposte. 37/40

38 E. Recherche de l adresse (LR copro) : dans le cadre d un envoi LR copro, permet d identifier l adresse de vos destinataires afin d effectuer un envoi numérique (si le destinataire dispose d une IDentité Numérique de La Poste et que vous avez recueilli son consentement à l envoi électronique). Sinon, le courrier sera automatiquement envoyé au format papier. F. Options de recherche d adresse : permet de définir comment Maileva Office recherche l adresse du destinataire dans le document. o Activer la recherche avancée : certains documents ne sont pas lisibles avec une recherche standard. Si Maileva Office ne retrouve pas l adresse en recherche standard, cocher cette case. o Rechercher l adresse à partir de X cm du haut du document (par défaut 4cm) : la valeur par défaut correspond au positionnement de l adresse du destinataire par Maileva. Si votre adresse se trouve en dessous modifier X. ATTENTION : La recherche horizontale de l adresse commence au milieu du document. G. Gestion des fonds de page : permet d associer une liste de fonds de page à la session de l utilisateur o Chemin d accès au fond de page par défaut : répertoire où sont enregistrés les fichiers images de fond de page que Maileva Office utilise pour alimenter la liste des fonds de pages o Fond de page par défaut : liste permettant de sélectionner le fond de page utilisé par défaut 38/40

39 Autres options d Excel Pour accéder aux options complémentaires d envois, sur l onglet courrier cliquer sur A. Gestion des PND : réception chaque semaine d une notification informant des plis n ayant pas été distribués par La Poste (vous permet de mettre à jour vos fichiers d adresses pour vos prochains envois). o de notification (PND) : adresse qui recevra ces notifications. B. Archivage : o Archivage standard (hors DIGIPOSTE) : détermine la durée d archivage numérique du courrier envoyé o Archivage Digiposte : détermine la durée d archivage dans le coffre-fort DIGIPOSTE (50 ans) C. Insertion d une page au verso : permet d imprimer au verso une page de votre choix. Ex : insérer les CGV au verso d une facture D. Bouton «Enregistrer vos paramètres pour ce document» : enregistre dans le document courant les paramètres actifs. En savoir plus Gestion des utilisateurs Maileva Office Les utilisateurs de Maileva Office sont associés à un même compte Maileva (identifiant/mot de passe ADV identiques). Vous pouvez créer jusqu à 10 utilisateurs sur votre compte, notamment afin de gérer la facturation détaillée. La gestion des droits des utilisateurs définie au niveau de l Espace Client Maileva s applique également pour Maileva Office 39/40

40 1. Création d un utilisateur Maileva Office - Cliquer sur le bouton «Ajouter un utilisateur» - Renseigner les informations dans la fenêtre suivante A. Nom : nom qui s affichera dans la liste déroulante des paramètres d authentification B. Adresse (facultatif) : définir ici l adresse permettant à l utilisateur de recevoir les comptes rendus d envoi mensuels C. Utilisateur Maileva : identifiant du compte Maileva D. Mot de passe Maileva : mot de passe initial (ADV) du compte Maileva E. Est un administrateur : définit si l utilisateur peut effectuer des envois pour d autres utilisateurs. ATTENTION! il n est possible d avoir qu un seul administrateur par compte Maileva. En cliquant sur le bouton «Enregistrer», Maileva Office vérifie les informations du compte Maileva saisies et enregistre le nouvel utilisateur et l affiche dans la liste des utilisateurs. 2. Modifier un utilisateur Dans la liste des utilisateurs, double-cliquer sur la ligne de l utilisateur à modifier et modifier ses informations. Que faire si Maileva Office disparait de la barre d outils Word? Suite à une mauvaise manipulation, il peut arriver que Maileva Office disparaisse de la barre d outils de Microsoft Word. Pour l afficher de nouveau, réaliser les étapes suivantes : 1. Cliquer sur > FICHIER>OPTIONS>COMPLEMENTS> 2. Cliquer sur Compléments COM>Atteindre 3. Cocher Maileva Office et cliquer sur OK 40/40