DE LA COORDINATION À L HYPER-COORDINATION EN REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

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1 DE LA COORDINATION À L HYPER-COORDINATION EN REGION DE BRUXELLES-CAPITALE Olivier Van Craenenbroek Directeur Bruxelles-Mobilité Direction Coordination des chantiers 1. Contexte Face à la démultiplication significative du nombre de chantiers réalisés sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale, d une part, et, d autre part, sans l intervention de modifications concernant la procédure actuelle de coordination des chantiers, il apparait que l administration ne sera bientôt plus en mesure de gérer ces chantiers 1 de manière satisfaisante. Afin de pallier ces difficultés, le gouvernement bruxellois a convenu de tester, sous l égide de Bruxelles-Mobilité, une nouvelle méthodologie de gestion optimalisée des chantiers qui dès son approbation, permettra d accorder une attention particulière de la part de tous les acteurs concernés, dont les services publics. Par ailleurs, force est de constater la nécessité d établir une communication à destination des usagers qui soit davantage «globalisée» 2, afin de garantir une meilleure lisibilité des perturbations consécutives aux chantiers et d orienter cette communication sur les solutions mises en œuvre à cet égard. 2. Philosophie et objectifs De ces constats est née la notion d «hyper-coordination» qui peut se définir comme : «la gestion d un ensemble d événements et/ou de chantiers, regroupés en entité unique, sous la coupole d une structure ponctuelle d hyper-coordination, permettant un traitement optimalisé ainsi qu une coordination harmonisée, en vue d assurer au mieux la viabilité 3 de la voirie». Cette notion s inscrit dans une logique de service public prenant en considération les besoins de tous et permettant d éviter le blocage de projets nécessaires à l évolution de la Région bruxelloise. En effet, sans adaptations du processus actuel, il y aura un risque significatif de devoir postposer, à longue échéance, un nombre considérable de chantiers. Dans cette perspective, les objectifs associés à cette démarche peuvent être déclinés, entre autres, de la manière suivante : Se doter d un dispositif efficace en réponse à l intensification des chantiers en voirie sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale, permettant l exécution des chantiers stratégiques tout en évitant, au maximum, de postposer des chantiers ; Viser les bénéfices de synergies entre les chantiers ; Approche globale pour les chantiers devant être réalisés dans une même zone ; Rationalisation de la planification des chantiers sur le long terme ; 1 Notamment les chantiers de grande envergure ayant une haute importance stratégique pour la Région. 2 Désolidarisée d un chantier unique, notamment. 3 Au sens de l ordonnance du 3 juillet 2008 relative aux chantiers en voirie.

2 Diminuer les perturbations relatives à la viabilité de la voirie ; Réduire les nuisances auprès des riverains et usagers de la voirie ; Possibilités d uniformisation, de standardisation des procédures ; Meilleure qualité de service public dans son ensemble ; Intensifier l attention de toutes les parties pour un bon avancement des chantiers programmés ; Mise en place d un Conseil de planification. 3. Avantages Les avantages qui pourraient découler de cette initiative sont multiples, notamment : Une clarification des tâches pour l ensemble des intervenants ; Une diminution probable des coûts globaux et des délais ; Une communication globalisée et harmonisée ; Une optimalisation de la coordination des chantiers concentrés sur une zone spécifique ; Une viabilité accrue des voiries, notamment sur les grands axes et dans la zone d impact de l entité hyper-coordonnée ; La possibilité d examiner plus en détail les convergences relatives aux grands chantiers programmés ainsi qu une meilleure information réciproque entre les parties prenantes d une zone d hyper-coordination ; Un traitement en entité unique facilite la gestion au sein d Osiris. 4. Méthodologie 4.1. Principes Dans le cas de figure où des perturbations majeures sont attendues dans un secteur à la suite, par exemple, de l annonce de l exécution d un chantier 4 de très grande ampleur et/ou d une concentration importante de chantiers, une demande pourra être formulée en vue de placer une zone délimitée sous le principe d «Hyper-coordination». Pareille demande pourra être introduite : D initiative, par la Commission de Coordination des Chantiers ; Sur proposition du Ministre ayant les travaux publics dans ses attributions ; Sur proposition d une Commune de la Région de Bruxelles-Capitale, d une zone de police de la Région de Bruxelles-Capitale ou encore d un impétrant concerné par la zone considérée ; La Commission de Coordination des Chantiers valide la zone d hyper-coordination et décide de sa dissolution. Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale aura la possibilité d émettre un véto 5 ou une injonction quant aux décisions. 4 Ou d un événement. 5 Le véto porte sur le principe d hyper-coordination pour la zone concernée, mais non sur l exécution individuelle des chantiers. 2

3 Lorsqu un Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale est mis en place, ce dernier devrait effectuer, au minimum 6, une communication relative aux zones d hyper-coordination afin que l ensemble des acteurs puissent établir les priorités tant en termes d études, que d exécution des chantiers devant avoir lieu sur le territoire de la Région. à ce titre, la Commission recommande fortement 7 aux différents impétrants institutionnels de faire connaître leur(s) planification(s) de chantiers importants sur une période de 5 années. Cette planification sera, au minimum, actualisée annuellement de manière à offrir la possibilité aux impétrants institutionnels de s adapter en fonction de la situation. Aussitôt une zone d hyper-coordination validée par la Commission de Coordination des Chantiers, il revient aux impétrants institutionnels de mettre en place une structure ponctuelle d hyper-coordination, au sein de laquelle l ensemble des pilotes, pour chacun des chantiers prévus dans la zone d hypercoordination, seront associés. Outre l établissement d une convention 8 devant définir la répartition, entre les différents impétrants, des frais encourus, le rôle principal de cette structure consistera tout d abord à établir un phasage de l exécution des chantiers et à assurer les éventuelles mesures d accompagnement nécessaires. Elle veillera également à établir une signalisation 9 ainsi qu une communication harmonisée sur l ensemble de la zone d hyper-coordination. De plus, l établissement et la gestion des alertes 10 devront être assurés pour l ensemble de la zone d hyper-coordination. Cette structure sera placée sous la responsabilité d un hyper-pilote. Ce dernier sera proposé par les membres de la structure ponctuelle d hyper-coordination à la Commission de Coordination des Chantiers. Il sera le seul point de contact, en ce qui concerne la gestion de la zone d hypercoordination et à l exclusion de celle des chantiers individuels, pour les autorités 11, ainsi que pour tout autre organisme gérant des véhicules assurant un service public en Région de Bruxelles-Capitale 12, à l égard d une zone d hyper-coordination considérée. A titre indicatif, le rôle d hyper-pilote ne se substitue, en aucun cas, à celui d impétrant pilote pour la gestion de chacun des chantiers d une zone d hyper-coordination. En marge de ces structures ponctuelles, la Commission de Coordination des Chantiers pourra, selon les besoins, mettre en place une ou plusieurs «Sous-commission(s) 13» regroupant certains de ses membres, plus impliqués dans une zone d hyper-coordination. Dans ce cadre, la Commission de Coordination des Chantiers leur confierait le soin de vérifier le respect des prescriptions générales de la coordination des chantiers 14. Ces Sous-commissions auraient davantage un rôle de préparation et de collecte d informations préalables, sur base desquelles la Commission de Coordination des Chantiers pourrait émettre ses avis définitifs à l attention du/des gestionnaire(s) compétents. Par analogie, les missions dévolues au Secrétariat de la Commission de Coordination des Chantiers seront étendues aux Sous-commissions 15. En parallèle à ce processus, un suivi sera effectué mensuellement de la part du ou des hyperpilote(s) 16, auprès de la Commission de Coordination des Chantiers, à l occasion de ses séances ordinaires. Par ailleurs, il sera nécessaire que cette dernière puisse disposer de référents issus de la 6 Même dans la perspective où aucune zone d hyper-coordination ne devait être établie. 7 En début de législature. 8 A défaut de convention, les frais seront répartis proportionnellement aux emprises introduites. 9 Notamment, la mise en place d itinéraires de déviation pour le fluidifier le transit et la confection d itinéraires principaux pour le trafic de destination. 11 Commission de Coordination des Chantiers, Gestionnaires régional et communal, zone de police. 12 Siamu, Stib, De Lijn, TEC, Bruxelles-Propreté 13 Dont la présidence serait assurée par un membre ayant une voix délibérative au sein de la Commission de Coordination des Chantiers. L organisation générale serait, quant à elle, identique à celle de la Commission. 14 En collaboration avec l hyper-pilote concerné. 15 Cf. le lexique, annexé au présent document, pour plus de détails. 16 En fonction du nombre de zone d hyper-coordination simultanées. 3

4 Commission de Coordination des Chantiers ou de son secrétariat afin d assurer un relais avec les Sous-commissions, d une part et la structure ponctuelle d hyper-coordination, d autre part. Idéalement, le nombre de référents se porterait à six ETP, par référence aux zones de police. En outre, la méthodologie prévoit, le cas échéant, la présence d un ombudsman chargé de répondre aux éventuelles sollicitations qui pourraient être émises par des usagers impactés dans le cadre d un chantier relevant d une zone d hyper-coordination. Par ailleurs, bien que la notion d hyper-coordination vise principalement les chantiers des impétrants institutionnels, il est convenu que les travaux initiés par des impétrants non-institutionnels doivent également pouvoir s y inscrire, moyennant décision des autorités compétentes. Selon les cas, un impétrant pourrait intégrer tardivement 17 une zone d hyper-coordination, moyennant accord de la Commission et pour autant que l impétrant-pilote dudit chantier se coordonne avec l hyper-pilote de manière à permettre l intégration de ses travaux, sans porter préjudices à l organisation globale de l hyper-coordination préexistante. De manière similaire, des dispositions seront établies afin de permettre le retrait d un impétrant impliqué dans une zone d hyper-coordination. Dans le cas de figure où un impétrant se voit dans l impossibilité d exécuter ses travaux initialement prévus (indépendamment de la raison), l intégralité des autres chantiers repris dans la zone d hypercoordination peuvent être exécutés. Bien que le principe d hyper-coordination se base, entre autres, sur une planification des chantiers de la part des impétrants institutionnels sur une période de 5 années, la Direction de Coordination des Chantiers veillera à réaliser des appels réguliers auprès des impétrants de manière à attirer leur attention sur les travaux en cours et/ou qui auront lieu prochainement dans une zone d hypercoordination déterminée. Une fois réglés, les paramètres et contraintes liés à une coordination, tous les acteurs doivent s attacher à les respecter, dans la mesure où ces chantiers sont alors intégrés dans les planifications budgétaires des différentes parties prenantes. Des mesures appropriées devraient permettre d inciter tous les maitres d ouvrages à respecter les plannings, en trouvant des réponses appropriées aux problèmes administratifs, budgétaires et de permis d urbanisme qui surviendraient. Considérant l ampleur de cette nouvelle démarche, des mesures transitoires devront vraisemblablement être mises en place lors des premières zones d hyper-coordination. Il est attiré l attention sur le fait que le principe de l hyper-coordination et son application effective ne se substitue en rien aux dispositions prévues par l ordonnance du 3 juillet 2008 relative aux chantiers en voire et ses arrêtés Aspects techniques Lorsqu une zone d hyper-coordination est établie 18, celle-ci est encodée au sein d Osiris sous la forme d un «chantier fictif» devant faire l objet d un préavis de la part de la Commission de Coordination des Chantiers, moyennant le respect des prescriptions générales en la matière (une ébauche de plan de communication, un schéma de principes de circulation). Dès l accord définitif obtenu de la part du ou des gestionnaires compétent(s), chaque chantier intégré dans ladite zone d hyper-coordination 17 Après la conclusion d un bilan d «Hyper-coordination» qui sera défini lors de la réunion «convention» 18 Les critères seront affinés sur la base du retour de la phase test. Les critères actuels sont ceux qui ont servi à définir les premières zones d hyper-coordination (Cf. Procès-verbal en annexe). 4

5 devra suivre la procédure standard, telle que prévue par l ordonnance du 3 juillet Cependant, l hyper-pilote devra être présent lors chaque séance de la Commission de Coordination des Chantiers pour laquelle un chantier relevant de la zone d hyper-coordination est examiné (même s il n en est pas l impétrant-pilote). Outre la communication globale, les alertes et la signalisation, l hyper-pilote est chargé de gérer les interactions entre les chantiers de la zone d hyper-coordination. Ceux-ci généreront, au sein d Osiris, leur «noyau» d influence sur un segment de voirie. Pour rappel, la charge sur un segment de voirie est, à ce jour, évaluée comme suit 19 : Chantier de type 1 : l emprise est située directement sur un des segments impactés. Chantier de type 2 : l emprise est située en dehors du noyau mais la zone d influence perturbante charge un segment de voirie. Chantier de type 3 : le chantier est partiellement situé sur le noyau et dans l enveloppe. Chantier de type 4 : le chantier est situé partiellement dans le noyau dans l enveloppe et en dehors de l enveloppe. Concernant les itinéraires, deux niveaux devraient être envisagés : Un itinéraire de niveau 2 doit être mis en place sur le pourtour de l enveloppe. Un itinéraire de niveau 1 doit être mis en place à l intérieur de l enveloppe. Le pilote d un chantier faisant l objet d une introduction tardive devra nécessairement s adapter au principe mis en place par l hyper-coordination, tout en s assurant de ne pas en perturber l organisation générale. Dans la mesure où aucune alternative ne pourrait être trouvée sans occasionner de perturbations sur les itinéraires de niveau 1 ou de niveau 2, un contact entre l hyper-pilote et le pilote du chantier tiers devra avoir lieu. Après avis du ou des gestionnaire(s), la Commission de Coordination des Chantiers tranchera les éventuels litiges en la matière. Dans la perspective d une adéquation optimale avec les chantiers stratégiques devant être exécutés sur le territoire de la Région, la Commission de Coordination des Chantiers devra acquérir la possibilité de lever, moyennant le respect des critères stricts et motivations, d éventuelles zones figées présentes au sein d une zone d hyper-coordination de manière à garantir une cohérence dans la gestion d ensemble de ladite zone Application schématique simplifiée Ci-après, une translation schématique des éléments évoqués aux points précédents : Proposition d instruire une zone d hyper-coordination ; o Ministre des Travaux publics o Commission de Coordination des Chantiers o Commune o Zone de police o Impétrants Entérinement de la proposition de zone d hyper-coordination par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale et publication ; Instauration d une structure ponctuelle d hyper-coordination ; 19 Cf. Annexe 2. 5

6 o o o o o o Désignation d un Hyper-pilote Plan de phasage des chantiers coordonnés Schéma de principe de circulation Ebauche de plan de communication globale Mesures d accompagnement transitoires Convention de répartition des coûts Sous-commission (facultatif) (assure le suivi spécifique d un secteur d hyper-coordination, en collaboration avec l hyper-pilote) ; o Information o Vérification du respect des prescriptions générales de la coordination o Préparation des dossiers avant le passage devant la Commission de Coordination des Chantiers o Rapportage auprès de la Commission de Coordination des Chantiers o Cet organe fonctionne selon les modalités prévues pour la Commission de Coordination des Chantiers et ses membres dans les textes légaux et son règlement d ordre intérieur Commission de Coordination des chantiers : o Valide les grands principes d action o Valide le schéma de circulation o Valide le plan de communication global (après avis de la zone de police et/ou des avis du/des gestionnaire(s)) o Valide la nomination du l hyper-pilote o Entend le rapport mensuel élaboré par l hyper-pilote o Emet un avis global sur la zone d hyper-coordination et un avis au profit de chaque pilote sur les différents chantiers relevant de la zone d hyper-coordination o Lève certaines zones figées pour les besoins spécifiques d une zone d hypercoordination Ombudsman en support tout au long d une période d hyper-coordination. 6

7 Annexe 1 : Lexique 1. Glossaire Chantier important : Chantier ayant un impact considérable sur la viabilité de la voirie. Les critères pris en considération pour déterminer l importance d un chantier sont notamment la durée du chantier ; la période d exécution, une exécution en journée, en soirée ou en nocturne ; l ampleur des perturbations sur la viabilité de la voirie (dont la mobilité des véhicules motorisés) ; les perturbations pour les organismes gérant des véhicules assurant un service public en Région de Bruxelles-Capitale Conseil de planification : Ce Conseil est composé des membres de la Commission de Coordination des Chantiers. Il se réunit spécifiquement pour ses missions selon les nécessités et fonctionne selon les modalités prévues pour la Commission de Coordination des Chantiers et ses membres dans les textes légaux et son règlement d ordre intérieur. Il est épaulé d une structure administrative dépendant du Secrétariat de la Commission de Coordination des Chantiers en charge de recueillir des informations de programmation à moyen et à long terme (planification) des chantiers de l ensemble des impétrants, dont les grands projets fédéraux, régionaux et communaux. La structure peut se faire aider par des experts externes. Le Conseil soumettra au Gouvernement, pour information, la planification à long terme ainsi que les projets d hypercoordination. Noyau : Enveloppe : Périmètre déterminé par un algorithme via la plateforme OSIRIS, permettant de définir la zone d impact direct d un ou plusieurs chantiers ou événements impliquant des perturbations pour la circulation. Périmètre déterminé par un algorithme via la plateforme OSIRIS, sur lequel l hyper-pilote doit se baser pour définir les itinéraires de déviation de niveau 1 [au sein du périmètre mais à l extérieur d une zone d impact d un chantier (noyau)] et de niveau 2 (sur le pourtour du périmètre). Hyper-coordination : Gestion d un ensemble d événements et/ou de chantiers, regroupés sous la coupole d une structure ponctuelle (gérant la zone d hyper-coordination), permettant un traitement optimalisé par une organisation globale et harmonisée en vue d assurer au mieux la viabilité de la voirie. Hyper-pilote : Phasage général : Référent : Sous-Commission : Personne responsable de la structure ponctuelle d hyper-coordination. Il établit notamment les phasages généraux pour la zone d hyper-coordination considérée. Ce dernier est considéré comme le point de contact unique auprès des autorités et organismes impactés et visés à l article 16 de l Arrêté du 11 juillet De plus, il assure un suivi mensuel auprès de la Commission de Coordination des chantiers. L attention est attirée sur le fait qu il ne se substitue en rien aux impétrants pilotes des chantiers devant être exécutés au sein de la zone d hyper-coordination. Toutes les séquences des chantiers relevant d une zone d hyper-coordination pouvant être isolées, tant dans l'espace que dans le temps et qui, ensemble, constituent une suite ordonnée ayant pour but la réalisation de la totalité des chantiers de la zone d hyper-coordination. Personne de référence pour une zone d hyper-coordination au sein de la Commission de Coordination des Chantiers ainsi que, le cas échéant, dans la Sous-Commission d hyper-coordination concernée. Le référent sera le point de contact privilégié de l hyper-pilote et disposera également d une vue d ensemble sur ladite zone d hyper-coordination. Un référente peut se voir attribuer une ou plusieurs zone(s) en fonction des besoins. Celle-ci regroupe certains membres de la Commission de Coordination des Chantiers, normalement plus impliqués par une zone d hyper-coordination. Cette dernière se voit confier le soin de vérifier le respect des prescriptions générales de la coordination des chantiers ; leur rôle se cantonne 7

8 principalement aux missions de préparation et de collecte d informations préalables, sur base desquelles la Commission de Coordination des Chantiers pourra émettre ses avis. Il peut s agir d un premier lieu de médiation en cas de conflit concernant l organisation générale d une zone d hyper-coordination. Structure ponctuelle : Placée sous la responsabilité d un hyper-pilote, elle est destinée à déterminer le phasage général pour chacun des chantiers prévus dans la zone d hypercoordination ainsi que les éventuelles mesures d accompagnement qui pourraient s avérer nécessaires. Outre l établissement de la convention devant définir la répartition des frais encourus entre les différents impétrants, cette structure aura également pour missions d établir une signalisation adéquate ainsi qu une communication harmonisée vis-à-vis de la zone d hyper-coordination. La structure ponctuelle d hyper-coordination est composée de l hyper-pilote et des pilotes. Viabilité : L état de la voirie considéré du point de vue de son aptitude à assurer un déplacement aisé et protégé des usagers de la voirie ainsi qu un accès aisé et protégé des riverains à leur immeuble. Sont également pris en considération, tous les organismes gérant des véhicules assurant un service public en Région de Bruxelles-Capitale. 2. Acteurs et rôles Centre de Compétences Osiris : Support technique pour la définition des zones d hyper-coordination Création de cartes thématiques Centre de Mobilité : Support technique pour la conception des déviations et des itinéraires principaux Contact avec l hyper-pilote concernant les perturbations (et leur arrêt) liées aux chantiers d une zone d hyper-coordination Information générale Commission Coordination des Chantiers : Contact avec l hyper-pilote Validation de la désignation de l hyper-pilote Possibilité de lever les zones figées Lieu de conciliation Avis Communes : Planification des chantiers importants sur une longue période (idéalement 5 ans) Proposition de zone(s) d hyper-coordination Préavis Avis à destination de la Commission de Coordination des Chantiers, dans le cadre d éventuels litiges Direction Coordination des Chantiers : Analyse spatiale (en collaboration avec le CdCO) d une zone d hyper-coordination Analyse ATG des chantiers d une hyper-coordination Appel aux impétrants Communication Contrôle vis-à-vis des autorités Réponses aux sollicitations gouvernementales et parlementaires Validation o Gantt «phases» o Plans de déviation o Plan global de communication o Mesures d accompagnement Surveillance o Déviations o Communication o Dégagement du site 8

9 Gouvernement : Proposition et entérinement des zones d hyper-coordination Publication des zones d hyper-coordination Hyper-pilote : Responsable de la structure ponctuelle d hyper-coordination Rôle de rapportage auprès de la Sous-Commission et de la Commission de Coordination des Chantiers Point de contact auprès des autorités et des autorités ad hoc Gestion des alertes Réponses aux questions gouvernementales et parlementaires Communication globale Signalisation pour la zone d hyper-coordination Impétrants institutionnels : Demande de création de zone d hyper-coordination Obligation de participer à une zone de coordination pour laquelle il y a au moins un chantier programmé Ombudsman : Information Médiation Réception des plaintes et des demandes d informations liées à un ou plusieurs chantiers d une zone d hyper-coordination Organismes visés à l article 16 de l AGRB du 11 juillet 2013 relatif à l exécution des chantiers en voirie Référent : Point de contact de l hyper-pilote au sein de la Commission de Coordination des Chantiers et de la Sous-commission Vision d ensemble d une zone d hyper-coordination Veille à intégrer les différents aspects d une zone d hyper-coordination lors de l analyse d autres dossiers Soutien à l hyper-pilote Sous-Commissions (facultatif) : Travail d information et préparation auprès de la Commission de Coordination des Chantiers Vérification des prescriptions générales de la Coordination Lieu de conciliation éventuel Structure ponctuelle d hyper-coordination : Proposition de désignation de l hyper-pilote Etablissement et mise à jour des Gantt phasage général (en collaboration avec les parties prenantes) Gantt procédures Etablissement et matérialisation o Communication globale o Itinéraires de déviation (en collaboration avec le/les zone(s) de police o Mesures d accompagnement Zones de police : Proposition de zone(s) d hyper-coordination Avis sur la signalisation globale concernant une zone d hyper-coordination 9

10 Annexe 2 : Enveloppe, noyaux et itinéraires de déviations 10