Utilisation du Logiciel Compta Coop

Transcription

1 OCCE rue Jules Chéret MONTROUGE Tel : Utilisation du Logiciel Compta Coop Patrick MAGNIER

2 COMPTA COOP Le logiciel de comptabilité des coopératives OCCE Les objectifs du logiciel : Faciliter le travail des Mandataires en leur fournissant un outil adapté, facile d utilisation tout en étant comptable dans sa conception. La saisie sur informatique est plus valorisante que la saisie sur cahier, génère moins d erreurs et permet surtout d éditer automatiquement en fin d exercice, tous les documents comptables demandés par l OCCE : CRF, CR d activités, quitus, état du matériel, grand-livre (qui remplace le cahier), rapprochement bancaire, état des subventions... En option, édition de la balance, des pointages des comptes financiers. Le logiciel permet d affiner la gestion de votre coopérative et créer des sous-comptes La gestion possible par des élèves à partir du Cycle 3, donne encore plus d intérêt à ce produit. Présentation du logiciel : Configuration : un ordinateur PC, Windows 3.1, 95, 98, 00, XP 8 MO de RAM, écran VGA, disque dur. Présentation : CD ROM, une carte de licence. (l OCCE 92 a votre n si vous ne le trouvez plus) Installation : PC sous tension, imprimante raccordée, alimentée en papier et sous tension. Lors de l installation de COMPTA COOP, aucun logiciel ne doit être ouvert (y compris l antivirus). Lancer l installation en suivant les recommandations du fournisseur. Conserver les répertoires de destination proposés. Ultérieurement, la mise à jour se fera de la même façon, dans les mêmes répertoires (une mise à jour sur une version sérialisée ne nécessite pas de nouvelle sérialisation).

3 Tous les logiciels devront être sérialisés dès l installation effectuée. Les nouveaux codes de sérialisation ne permettront d attribuer qu une seule clé par licence, sauf demande particulière (changement d ordinateur, vol ) A la fin de l installation, quittez Windows, éteignez et redémarrez. Pour lancer l application, allez dans le répertoire et cliquez deux fois sur OCCE.exe. Au lancement de COMPTA COOP, une fenêtre s ouvre automatiquement, «initialisation du logiciel». L initialisation doit être obligatoirement complétée lors de l installation du logiciel sur votre ordinateur. Elle peut être reprise à tout moment dans le menu «Dossier Paramètres». Tous les chapitres de cette initialisation peuvent être corrigés en cliquant sur la bonne ligne. Présentation : à lire attentivement avant de cocher le type de coopérative et de valider les paramètres en fin de saisie Coopérative scolaire OCCE de classe : coopérative ne faisant pas de régie d avance et ne contenant qu une classe Coopérative scolaire OCCE centrale : coopérative pouvant faire des régies d avance aux différentes classes Foyer coopératif OCCE : coopérative pour le Second Degré Votre établissement, Nom : Les champs comportant les nom, adresse, code postal, ville et numéro d affiliation doivent être renseignés obligatoirement. Les mandataires : au moins un mandataire doit être indiqué, la date de délibération peut être antérieure à l exercice en cours. Bien vérifier la date de l exercice lors de l initialisation car il n y aura aucune possibilité de la changer par la suite. Les classes : la saisie des classes de l établissement n est utile que si vous avez instauré un système de régies d avance aux collègues. Participation des élèves : cette mention n est pas obligatoire : elle donne la participation familiale moyenne par élève et permet d indiquer la gestion par les élèves.

4 Comptes financiers : Les boutons colorés permettent de se diriger parmi les comptes affichés, d en créer et de valider d autres ou de les supprimer s ils n ont pas été utilisés dans l exercice. Un compte bancaire a obligatoirement un n et une domiciliation, l ànouveau peut être à 0. Une caisse en espèces ne peut avoir ni numéro, ni domiciliation, l à-nouveau peut être à 0. Le matériel dont vous disposez : dans cette fenêtre, vous saisissez le matériel acquis avant l exercice en cours. Le matériel enregistrer les exercices précédents apparaîtra automatiquement. Ce bouton permet de récupérer les matériels enregistrés antérieurement avec Compta Coop 2. Il convient de suivre la procédure d importation indiquée dans le mode d emploi du programme Export Compta Coop 2. de passe. Fin : cette fenêtre vous permet de protéger votre dossier par un mot Vous pouvez à tout moment avoir des informations sur le logiciel par le bouton AIDE ou la touche F1. Boutons - raccourcis QUITTER : se trouve dans le menu «Dossier» DEPENSE : se retrouve dans le menu «Saisie Dépense» RECETTE : se retrouve dans le menu «Saisie Recette» CLASSES : est le menu complet concernant les régies d avance dans le menu «Saisie Classes» VIREMENT : ne concerne que les virements de compte financier à compte financier dans le menu «Saisie-Virements» POINTAGE et RECHERCHE : se retrouvent dans le menu «Traitement» COMPTES : se retrouve dans le menu «Fichiers Comptes» AIDE : appelle le fichier texte sous format PDF

5 Ces boutons peuvent être supprimés et leur position modifiée dans le menu «Dossier Préférences» Barre de menus : DOSSIER : Paramètres : permet de revenir sur l initialisation pour des corrections éventuelles. A-nouveaux : sommes reportées au 1er septembre. Cette fonction permet d enregistrer les dettes de la coopérative envers l Association Départementale. Les autres comptes ne peuvent être que consultés. Vérifier : à utiliser pour contrôler la structure du logiciel. Permet de corriger éventuellement tout déséquilibre ou erreur, notamment à la suite d une restitution de données ou d une mise à jour. Ne vérifie pas vos comptes! Sauvegarde : une sauvegarde se fait automatiquement sur disque dur, mais il est conseillé de faire en plus sur une disquette déjà formatée. Il est fortement conseillé de faire une sauvegarde juste après l initialisation puis, sur des disquettes différentes, sauvegarder les écritures après chaque sortie du logiciel, disquettes que vous conservez précieusement! A ne pas négliger lors de la sortie du programme. Restituer : permet de restaurer les données préalablement enregistrées sur disquette (ou ailleurs en indiquant le bon répertoire). Cette fonction se révèle fort pratique lors de la réinstallation du logiciel, suite à un changement d ordinateur ou d une mauvaise manipulation lors de la clôture des comptes annuels. Préférence : o Affichage : concerne le logo OCCE, sa taille et sa position à l écran. o Environnement : permet de personnaliser quelques paramétrages du logiciel o Impression : précise le chemin des éditions. Ne pas modifier! Calculatrice : intégrée au logiciel.

6 apparaît. Quitter : pour sortir du logiciel, une demande de confirmation FICHIER : Comptes : tous les comptes et sous comptes utiles sont paramétrés. Ce menu permet de consulter un compte existant et d ajouter des sous comptes pour «optimiser» et «personnaliser» la gestion financière des projets de votre coopérative. Inventaire : indique en liste tous les matériels acquis par la coopérative depuis sa création (s ils ont été saisis par la biais du menu «Dossier Paramètres Matériel). Vous avez la possibilité de sortir un matériel de l inventaire en cliquant deux fois dessus. SAISIE : Recette : une recette se saisit sur un seul panneau, toutes les rubriques devant être complétées. Dépense : une dépense se saisit sur un seul panneau, toutes les rubriques devant être complétées. Virement : o vers l association départementale : exceptionnel, permet d enregistrer une avance de la coopérative à l Association Départementale. Celle-ci devant être régularisée avant la fin de l année scolaire par l Association départementale o en provenance de l association départementale : avance de trésorerie devant être théoriquement remboursée avant la fin de l année scolaire o de compte financier à compte financier : de la caisse sur les CCP par exemple o de coopérative de classe à coopérative centrale : cette fonction est utilisée pour des coopératives détentrices de régies d avance qui reversent partiellement des sommes à la coopérative centrale, avant la fin d année scolaire. Atténuation :

7 o Charges: une dépense vous est remboursée partiellement par l école ou l établissement voisin. Ce n est pas un produit nouveau. L atténuation de charges vous permet de ne conserver que la part de dépenses vous concernant. o Produits : de la même manière, si vous remboursez une famille pour une sortie éducative payée, mais à laquelle l enfant n a pu participer, vous effectuez une atténuation de produits. Il ne vous reste au bilan que la part réelle de produits reçus. Classe : o Virement régie d avance : somme que le Mandataire verse à la classe, en espèces ou par chèque. L imprimé «Régie d avance» est édité automatiquement. o Intégration des comptes de classe : cela se fait en fin d année uniquement. Pour les remplir, vous devez reprendre le cahier de compta de chaque classe. o Solde des comptes de classe : cela se fait en fin d année uniquement. Permet de remettre les comptes de classe à zéro avant le début de la nouvelle année. IMPRESSIONS Toutes les impressions paraissent d abord sur écran. Tout peut s éditer en cours d année, y compris le CRF. Pour éviter tout problème, éditez régulièrement «le Grand-livre» (c est l équivalent du cahier de comptabilité...en mieux!) Régie d avance : éditer un modèle vierge.

8 TRAITEMENTS Pointage : les opérations enregistrées lors de la saisie des dépenses et recettes doivent être pointées à réception des extraits de comptes bancaires. Il conviendra de pointer le report du compte bancaire ou du CCP à la date du 1 er septembre de l année en cours. Recherche d écritures : toutes les pièces comptables enregistrées peuvent être rappelées pour suppression ou modification. Seule la première (report des soldes antérieurs) ne peut être rappelée que par le menu «Dossier Paramètres». Clôture des comptes : à n utiliser que quand les comptes des classes sont intégrés et que les soldes des comptes de classe sont reversés. Il faut également contrôler que toutes les écritures ont été passées au débit ou au crédit des comptes financiers. L utilisation du pointage des comptes permet entre autres ce contrôle. AIDE (Accessible également par la touche F1). A propos : fenêtre donnant des informations sur le produit : N de licence et surtout version. A consulter avant de faire une mise à jour. Nous sommes actuellement à la version Pour obtenir la il faut aller sur internet télécharger la mise à jour :

9 Trucs, astuces, problèmes... Avant de clore un exercice, et une fois que toutes les opérations sont passées, que les comptes à l actif du bilan sont corrects, faites les impressions du CRF du CRA, du quitus, du grand livre. En effet, en cas de problème à la clôture, vous aurez toutes les éditions utiles. Au lancement de la clôture, (vous aurez besoin d une disquette formatée, ou d une clé USB), vous aurez un jeu d éditions supplémentaires. Avant l intégration des comptes de classe, faites une sauvegarde. En cas d erreur, vous pourrez restituer les opérations justes antérieures. Le logiciel affiche un message après le 1er septembre et lance une clôture automatique le 30 septembre. Pour éviter cette situation, leurrez le logiciel en changeant la date de l ordinateur : en la réglant au 30 août par exemple. Une saisie de date refusée peut également signifier que la date de l ordinateur n est pas correcte! Le logiciel se bloque : ne vous bloquez pas vous-même : faites Alt, Ctrl, Supp (ou fin) et redémarrez Windows. Faites des sauvegardes SYSTEMATIQUEMENT sur disquette ou sur clé USB! Même si elles sont effectuées AUTOMATIQUEMENT sur disque dur. Un problème d écriture incorrecte peut se résoudre par le lancement d une vérification (par le menu fichier). Pour tout problème appelez l Association Départementale

10 Exercice

11 EXERCICE Avant de commencer, réglez la date de l ordinateur au 31 août 2008 Situation : Exercice du 1 er septembre 2007 au 31 août 2008 Coopérative scolaire de l école élémentaire Jules Verne, 1, rue des écoles NANTERRE N d établissement : v Le n d affiliation de la coopérative est le 2450 Mandataires : Mlle Anna PURNA depuis le 8 octobre 2005 M. Guy TARISTE depuis le 1er septembre 2004 Les vérificateurs aux comptes ne sont pas encore connus 3 classes : o CP Enseignante : Mme Rose DAIVANT o CE1/CE2 Enseignant : M. Guy TARISTE o CM1/CM2 Enseignante : Mlle Anna PURNA La coopérative redémarre le 1 er septembre 2007 avec : Un Compte BRED n Le Mandataire n ayant pas la certitude du solde à reporter, il préfère inscrire 0,00 et revenir plus tard modifier le solde. Une caisse : solde 0,00 Matériel acheté lors des années précédentes et toujours en état de fonctionnement : Un magnétophone acheté le 12 octobre 2003 à la CAMIF pour 150 Une télévision achetée à la FNAC pour 518 le 20 juin 2004

12 9/09 : Vous achetez 100 calendriers à l OCCE à 1,50 par chèque n Le Mandataire a enfin le bon solde du compte BRED soit 1524,49 15/09 : Vous recevez 305 de dons des parents : 244 en chèques et 61 en espèces. Vous enregistrez les espèces dans la caisse. Vous déposez les chèques sur le compte bancaire le 18/09 (bordereau n 1) 10/10 : Vous faites une régie d avance aux 3 classes de 120 chacune. Chèques n , , /10 : Vous versez les cotisations à l OCCE, 90, par chèque /10 : Vous achetez à la FNAC 2 lecteurs de DVD à 227,15 le lecteur. Chèque n montant du chèque : 454,30 Veillez à enregistrer individuellement chaque appareil. Le total des ventes de photos s élève à 853,71 : 442,10 sont déposés sur le compte BRED le 10/12 (bordereau n 2) et 411, 61 sont crédités sur la BRED le 14/12. (Bordereau n 3) 15/12 : La vente des calendriers a rapporté 274,41 en espèces. 19/12 : Vous virez 304,90 de la caisse sur le compte BRED. 10/01/08 : Vous payez la MAIF : 51, chèque n /01 vous payez les photos au studio TAIBEAU : 640, 29. Chèque n Le 30 janvier un lecteur DVD est volé. 3/03 : 80 élèves apportent chacun 3 en espèces pour le spectacle. Vous payez le spectacle à la compagnie LE MASQUE 411,61. Chèque n /03 : La MAIF vous rembourse 114, 34 pour le lecteur DVD volé. (virement) 27/04 : Vous achetez à METRO pour 52,59 d articles pour la fête de l école, 44,21 de livres et 66,32 de matériel pour les travaux manuels. Vous faites un chèque global de 163,12. Chèque n /05 : Vous enregistrez la participation des parents pour la classe de CM1/CM2 à Poitiers. 1905, 61 versé sur le compte BRED (bordereau n 4) 20/05 : Vous envoyez à la SNCF 350,63 d acompte pour le voyage à Poitiers. Chèque n /05 : Vous enregistrez le virement de la subvention de 137, 20 de la Mairie pour le voyage à Poitiers. 9/06 : vous payez à la SNCF le solde du voyage à Poitiers, soit 807,98. Chèque n

13 25/06 : vous enregistrez en caisse 686,02 (bénéfice de la kermesse) 30/06 : vous intégrez les comptes des classes : CP : charges d activités éducatives : 190,56 Charges courantes : 14,94 Charges exceptionnelles : 6,86 Produits des activités éducatives 85,37 La coopérative centrale rembourse la différence en espèces le jour même. CE1/CE2 : charges des activités éducatives 114, 34 La coop de classe solde son compte par chèque, le 30 juin. Chèque n CM1/CM2 : charges d activités éducatives : 74,70 Charges courantes : 9,60 Charges exceptionnelles : 2,59 Produits des activités éducatives 15,24 La coop de classe solde son compte par chèque, le 4 juillet. Chèque n /08 : vous versez l intégralité de la caisse sur la BRED Les vérificateurs sont M. TAMEAUBE Alphonse et Mme TOUDIS Emma, représentants de parents d élèves. Faire la clôture de l exercice.

14 Les impressions écrans Numéro de Licence, Code de contrôle Dépense Recette Correction, visualisation d une pièce Virement Création d un sous-compte Etats des Matériels La régie d avance Intégration des comptes de classes Solde des comptes de classes Installation du logiciel Restitution d une sauvegarde du disque dur

15 LE NUMERO DE LICENCE, LE CODE DE CONTROLE Commencer le numéro de licence par CC CC-V3. V3. puis les chiffres Le code de contrôle est un code donné automatiquement par le logiciel. Ce code est différent à chaque nouvelle installation. La demande de sérialisation s obtient automatiquement grâce à Internet.

16 DEPENSE Vous devez enregistrer : l objet de la pièce la date du règlement, plus précisément la date inscrite sur le chèque, même si celui-ci est débité plus tard le mode de règlement le type de règlement le montant du paiement. Le solde change en fonction du versement effectué - le compte de charge concerné - vérifiez le montant proposé - validez la pièce par «OK» Remarque : le n de la pièce est automatique, il doit être reporté sur votre pièce de dépense Vous pouvez éclater votre recette dans plusieurs comptes de charge. Un paiement de 20 euros peut correspondre à 18 euros de charges éducatives pour sorties et 2 euros de frais de timbrages. Dans ce cas-là, modifiez la somme proposée et cliquer sur «Continuer» jusqu à ce que le montant des comptes de charges corresponde au montant du paiement effectué.

17 RECETTE Vous devez enregistrer : - l objet de la pièce (origine et nature de la recette) - la date d encaissement, en règle générale la date constatée sur le relevé de compte bancaire - le mode d encaissement (caisse ou compte bancaire) - le type d encaissement - le montant du versement. Le solde du compte change en fonction du versement effectué - le compte de produit concerné - vérifiez le montant proposé - validez la pièce par «OK» Remarque : le n de la pièce est automatique, il doit être reporté sur votre pièce de recette. Vous pouvez éclater votre recette dans plusieurs comptes de produits. Un versement de 20 euros peut correspondre à 18 euros de provisions pour sorties et 2 euros de cotisations. Dans ce cas-là, modifiez la somme proposée et cliquer sur «Continuer» jusqu à ce que le montant des comptes de produits corresponde au montant du versement sur le compte.

18 LA PIECE PEUT ETRE CONSULTEE, CORRIGEE OU ANNULEE. Cliquer «RECHERCHE» Sélectionner la pièce à corriger, puis «VISUALISER». La pièce apparaît et vous pouvez la corriger ou bien l annuler, en utilisant «SUPPRIMER».

19 LE VIREMENT Quand on verse une somme d un compte à un autre, on effectue un VIREMENT INTERNE. Menu SAISIE VIREMENT- DE COMPTE FINANCIER A COMPTE FINANCIER Le compte émetteur est celui où vous ôtez l argent. Le compte bénéficiaire est celui où vous versez l argent. Le compte émetteur est celui dont les avoirs vont diminuer. Le compte bénéficiaire reçoit l argent. Les nouveaux soldes des comptes apparaissent sur la pièce.

20 CREATION D UN SOUS-COMPTE Il est possible d affiner la gestion de votre coopérative en créant des sous-comptes. Cliquer sur «COMPTES» Cliquer «CREER». La liste des comptes s affiche. Sélectionner sur le compte auquel vous voulez créer un sous compte, un nouveau numéro s affiche. Taper l intitulé du nouveau compte puis «OK»

21 SUPPRESSION D UN SOUS COMPTE Il est possible de supprimer un sous compte que vous avez créé, à condition qu il n ait pas été mouvementé (pas d opérations dans l année). Cliquer sur «Comptes» Cliquer «SUPPRIMER». La liste des comptes s affiche. Pour confirmer la suppression d un sous comptes, cliquer sur «OUI».

22 ETAT DES MATERIELS La fonction vous permet : - de consulter des «gros équipements» achetés depuis la création de la coopérative. - de sortir de l inventaire un matériel vendu, donné, volé ou détruit. Mettez ce matériel en «surbrillance» et effectuer un double-cliquer Attention! Comme l indique le message, ne vous trompez pas, car vous ne pouvez plus «récupérer ce matériel mais vous pouvez le consulter. Cliquer «MATERIELS HORS SERVICE» Pour cette fonction, vous ne pouvez saisir aucun matériel de l exercice en cours ou des années passées. Pour ajouter un matériel oublié une année précédente : menu DOSSIER PARAMETRES Pour ajouter un matériel acheté dans l année en cours : la fonction DEPENSE est automatique lorsque vous saisissez le compte «GROS EQUIPEMENT»

23 LA REGIE D AVANCE Une régie d avance est une somme confiée à un collègue, en espèces ou en chèque. C est une sortie provisoire des comptes de la coopérative. Son fonctionnement se doit d être extrêmement clair! Pour établir ce virement, vérifiez que la classe a bien été définie lors de l initialisation du logiciel. Pour cela, consulter la liste des comptes dans le menu FICHIER GESTION DES COMPTES. Si la classe n existe pas dans les comptes de virement, revenez dans DOSSIER- PARAMETRES. Cliquez sur SUITE jusqu à «les classes concernées». Compléter soigneusement les rubriques du panneau : Vous voyez ensuite apparaître un formulaire de reçu. C est une pièce comptable et un engagement du collègue qui a reçu la régie d avance. En fin d année, le collègue devra vous remettre le relevé de son cahier de comptabilité, afin d intégrer les comptes de la régie d avance.

24 INTEGRATION DES COMPTES DE CLASSES C est la synthèse des documents tenus par le collègue à qui vous avez versé une «régie d avance». C est donc le relevé de son cahier de comptabilité. Relever soigneusement les totaux des comptes (feuillet du collègue) dans le tableau qui apparaît ensuite : Un message vous informe si la régie n est pas soldée ou pas. Cliquer «OK» Le message suivant apparaît : Le logiciel vient d ajouter les «chiffres» de la régie aux autres opérations de la coopérative centrale.

25 LE SOLDE DES COMPTES DE CLASSES C est l opération qui permet de remettre à 0, 00, par un virement, la régie accordée au collègue. Menue SAISIE- CLASSE-SOLDE DE COMPTES DE CLASSES Trois cas existe : - le collègue doit rembourser la coopérative. - le collègue a dépassé le montant de la régie, la coopérative de classe doit le rembourser du complément. - Si le collègue ne doit rien, la saisie «solde des comptes de classe» est inutile. - Choisir la classe concernée. - Noter la date du paiement (date du chèque ou du règlement en espèces). - Sélectionner le mode de paiement (caisse, CCP ), puis le numéro du chèque, le cas échéant. - Vérifier le montant, il doit correspondre au solde. «TERMINER», puis «OK» On dit que la régie étant à 0, 00 est soldée

26 Installation du Compta Coop Au début, la fenêtre suivante apparaît : Cliquer sur le bouton

27 Sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez installer le logiciel. Par défaut, laissez le répertoire afficher (Program Files, Thalassa Ingénierie Informatique, Compta Coop 3). Vous pouvez en sélectionner un autre à l aide du bouton «Parcourir». Le logiciel vous propose de commencer l installation. Cliquer sur le bouton «Suivant» Le logiciel procède alors à l installation. Patientez Lorsque l installation est terminée, le logiciel affiche un message pour vous signifier la fin de l installation et son bon déroulement.

28 Restitution d une sauvegarde du disque dur Pour restituer une sauvegarde effectuée sur disque dur, faites «DOSSIER RESTITUER» Recherché le bon fichier «C:\ - Program Files Thalassa Comptacoop 3 Sauvegarde ou Sauvegarde avant clôture (si vous avez fait une erreur et que votre clôture est effectuée) OCCE»