Comment établir une communication efficace dans un cadre hautement sécurisé et réglementé?

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1 Tuteur pédagogique: Mr BEN AMOR Soufiane - Maître de Stage: Mme DELEHAM MUCCIANTE Sandrine Comment établir une communication efficace dans un cadre hautement sécurisé et réglementé? LEGENDRI STAËLLE Licnce Professionelle ATC STIC - Chef de projet Multimédia Junior Promotion Le 04 septembre 2015

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3 REMERCIEMENTS Il est très difficile pour une étudiante, surtout dépourvu d expériences de trouver une entreprise d accueil afin d effectuer son alternance. C est pourquoi je tiens à remercier, tout d abord, Mme Liliane GALVEZ et Mme Fadila VIOLETTE de m avoir encouragée et motivée dans ma recherche d entreprise. Je remercie l Économat des armées, de m avoir accueillis durant ma période d apprentissage et plus particulièrement, la responsable de la communication qui est aussi mon maître de stage, Mme DELEHAM MUCCIANTE Sandrine, qui m a accordé sa confiance, qui a eu foi en mes compétences et qui a enrichi mon expérience grâce à toutes ces missions. Je remercie aussi, le directeur général, M. VUILLERMET et le secrétaire général, M. LAISNE-WOLL Alain, pour toutes les tâches qui m ont été attribuées et de m avoir accordés un peu de leurs temps afin de m accompagner dans mon travail. M. Ben amor, qui m a suivie tout au long de mon alternance, malgré son emploi du temps chargé, et n étant pas dans le domaine du graphisme, il a su faire preuve vigilance et de patience pour pouvoir répondre au mieux à chacune de mes questions. Merci également à toute l équipe administrative, qui m ont bien accueillie et m ont intégrée comme un salarié et membre de l équipe. Réaliser cette formation pour la validation de ma Licence Professionelle dans votre entreprise a été un véritable plaisir, j en ai appris beaucoup et je ressors avec un bagage rempli de nouvelles connaissances. De plus cette expérience m a confortée dans mon projet professionnel et m a confirmé que mon désir le plus cher c est d être directrice artistique. MERCI À VOUS LEGENDRI Staëlle 3

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5 ABSTRACT Professional License ATC STIC, activities and specialty Communication Technical Information systems and communication proposed the IUT Versailles Saint Quentin is a versatile training that prepares students to the professional world of multimedia through its alternation with a rhythm three days in school and two days in the company. This linked training is intended to expose students to the world of work and to put into practice the knowledge and skills acquired during the training. Being passionate about graphic design and web design, so my goal is to achieve my learning in this area. So during my research, I have desired a company specializing in visual communication and support an artistic director in these projects. Having little experience, it was very difficult to find a company I had to go through many interviews before finding my business, it s only October 10, 2014 my adventure begins in the Armies Economat in the heart of Pantin. But what the Armies Economat? It s is a central purchasing and service provider dedicated to supporting administrative training of Defence under the supervision of the General Staff of the Army, in the Ministry of Defence. So this is a period of 1 year, I make my learning this establishment as a communication assistant, with the communications manager, who was also my tutor, Ms. Sandrine DELEHAM Mucciante. During my training, I was in the best conditions as a graphic designer. I had at my disposal all the elements for a great working circumstances, appropriate software, printers, all kinds of supplies, all the elements that I be comfortable in my tasks. In a traditional place, curator of these values, my role was to promote certain products through graphic achievements and remind her identity in each of these achievements. 5

6 I was very independent and very active, in order to have a rendering as soon as possible. Also I was a great strength of proposals, I did not hesitate to offer my ideas and give my opinions. But being only two in designer office, I have known the pressure of having to perform several tasks at the same time and have a lack of inspiration, delaying my work. It is thanks to the creativity of my tutor I could «find a way» to a good graphic composition. Finally I had to to cope with multiple changes, which taught me to be orderly (Layer Management) and be careful in my work in order to make them perfect. 6

7 RÉSUMÉ La Licence professionnelle ATC STIC, les activités et techniques de la communication spécialité les systèmes de l information et de la communication que propose l IUT Versailles Saint-Quentin est une formation très polyvalente qui prépare des étudiants vers le milieu professionnel du multimédia à travers son alternance qui s effectue avec un rythme 3 jours en cours et 2 jours en entreprise. Cette formation en alternance a pour but de confronter les étudiants au monde du travail et de mettre en pratique les connaissances et compétences acquises durant sa formation. Étant passionné par le graphisme et le web design, mon but était donc de réaliser mon apprentissage dans ce domaine. Ainsi lors de mes recherches, j ai souhaité une entreprise spécialisée dans la communication visuelle et accompagné un directeur artistique dans ces projets. Car voulant en faire mon métier il était mieux pour moi de suivre une personne déjà dans le bain. Mais ayant peu d expériences dans ces domaines, il a été très difficile pour moi de trouver une entreprise, j ai dû passer par de nombreux entretiens avant de trouver mon entreprise, ce n est que le 10 octobre 2014 que mon aventure commence à l Économat des armées en plein cœur de Pantin Mais qu est-ce que l Économat des armées? C est une centrale d achat et un prestataire de services dédié au soutien des formations administratives de la défense, sous tutelle de l État-major des Armées, au sein du ministère de la Défense. Ainsi c est sur une période de 1 an que j effectue mon apprentissage à cet établissement en tant qu assistante de communication, auprès de la responsable de la communication, qui est aussi ma tutrice, Mme DELEHAM MUCCIANTE Sandrine. Durant ma formation, j y étais dans les meilleures conditions tout comme une graphiste, mon bureau personnel, mon numéro de poste fixe, un compte shuterstock, un compte et autre privilège. De plus, j avais à ma disposition tous les éléments permettant une excellente circonstance à travail, les logiciels adéquats, imprimantes, tous types de fournitures, tous les éléments pour que je sois à l aise dans mes tâches. 7

8 RÉSUMÉ Dans un lieu assez traditionnel, conservateur de ces valeurs, mon rôle était donc de promouvoir certains produits à travers des réalisations graphiques et de rappeler son identité dans chacune de ces réalisations. Ainsi, en faisant essentiellement du print et du numérique, j ai dû réaliser des affiches pour des évènements, des fiches pour les clients et autres supports de communication, permettant un visuel positif et sérieux de l Économat. Ayant eu contact aussi avec la partie impression, lors de ma formation j ai été responsable de toute la chaîne graphique : de la conception à l impression. J ai été très autonome et très active, afin d avoir un rendu dans les meilleurs délais. De plus, j ai été une grande force de propositions, je n ai pas hésité à proposer mes idées et à donner mes opinions. Mais n étant que deux au poste de graphiste, j ai pu connaître la pression d avoir plusieurs tâches à réaliser en même temps et avoir le manque d inspirations, retardaient énormément mes travaux. C est grâce à la grande imagination et créativité de ma tutrice que j ai pu «trouver un chemin»vers une bonne composition graphique. Enfin j ai dû faire face aux multiples modifications, ce qui m a appris à être ordonnée (gestion de calques) et être minutieuse dans mes travaux pour pouvoir les rendre parfaits. 8

9 SOMMAIRE Remerciements...3 Abstract...5 Résumé...7 Introduction...11 L Entreprise...15 Problématique: «Comment établir une communication efficace dans un cadre hautement sécurisé et réglementé??»...23 Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise?...25 Comment soutenir une communication web pour un site «sensible»...41 Conclusion...69 Bibliographie...73 Lexique...75 Annexes

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11 INTRODUCTION 11

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13 INTRODUCTION Issus d un Baccalauréat économique et sociales, j ai toujours été attirée par le graphisme, n ayant aucune expérience dans ce domaine je concevais des réalisations graphiques sans connaissances particulières, juste en m aidant de tutos. Dès lors, je décide d en faire mon métier et ainsi de partir de ma petite île pour rejoindre la formation MMI, les Métiers du Multimédia et de l Internet à l IUT Cergy-Pontoise, site Sarcelles. Ainsi, suite à l acquisition de mon diplôme en 2014, j ai souhaité continuer sur ce même parcours afin de parfaire mes compétences et acquérir de nouvelles connaissances en intégrant la Licence Pro ATC / STIC, les activités et techniques de la communication spécialité les systèmes de l information et de la communication à l IUT Versailles Saint-Quentin, site Vélizy. De plus, cette formation étant en alternance, j ai voulu acquérir de l expérience professionnelle. Il a été très difficile pour moi de trouver une entreprise n ayant aucune expérience sûre, j ai du passer par de nombreux entretiens avant de trouver mon entreprise, c est ainsi grâce au CFASUP 2000 qui ont transféré mon CV à un certain nombre d entreprises que j ai pu trouver une société prête à m accueillir. C est ainsi que je rejoins le 10 octobre 2014 l Économat des armées à Patin, en tant qu assistante de communication. Au départ, j étais un peu sceptique de m engager à cette entreprise, car étant une entreprise publique et non une agence de communication, elle n est pas spécialisée dans le graphisme et les missions proposées étaient principalement, sur de la communication pure et l élaboration de projets en Print et en numérique. Au-delà de la validation de mon diplôme LP ATC STIC et enrichir mes connaissances et compétences dans le domaine du multimédia. J ai dû lors de ma formation faire preuve de beaucoup d autonomie et prouver que l environnement professionnel du graphisme et de la communication me sont destinés. Lors de l entretien, avec Carole et Sandrine, ma tutrice actuelle, elles m ont précisé que je devrai être apte à pouvoir gérer les délais tout en acceptant les contraintes. Ainsi, je devais faire preuve d autonomie, d initiative, de beaucoup de créativités et de recherches pour pouvoir réaliser les différentes missions proposées. Ainsi, tout au long de ma formation, j ai réalisé que l environnement et la structure du stage étaient adéquats à mon désir, en étant suivis dans la plupart des projets, je me suis sentie indépendante, autonome dans les choix, tout comme une vraie graphiste. 13

14 INTRODUCTION Lors de ce stage j ai étais vraiment confrontée aux respects d une charte graphique et de me restreindre à l identité visuelle de l entreprise, mais j ai dû aussi me corrompre aux exigences des autres services de l EDA, des entreprises partenaires, afin de faciliter au mieux l accès du client vers l information. Au cours de cette année, nous avons réfléchi à la mise en place d une nouvelle activité qui pourrait donner un plus à l entreprise mais aussi compléter ma formation en y intégrant de la programmation. Ceci a été très difficile pour moi de pouvoir mettre en place de nouveaux systèmes car étant sur un site hautement sécurisé, intégré l EDA sur le web a été une tâche très complexe. Ainsi vient se soulever une problématique : Comment établir une communication efficace dans un cadre hautement sécurisé et réglementé? Pour répondre à notre problématique, nous allons la décomposer en deux questions. -Comment le graphiste/ web designer doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise publique? Dans cette seconde partie, nous verrons que les travaux du graphiste sont très importants, car c est la première image d une entreprise et la première impression qu ont les individus sur celle-ci. Ayant pour but assurer le soutien logistique, l approvisionnement en denrées et en marchandises diverses et la prestation de services aux formations militaires en France et à l étranger ainsi qu aux intervenants, collectifs et individuels, autorisés par le ministère français de la Défense. Il se doit de mettre en avant un certain sérieux, un esprit sobre à travers ces réalisations. -Comment soutenir une communication web pour un site «sensible»? Mettre en place un plan de communication web pour une entreprise comme l EDA, il est très difficile de le soutenir face aux différentes contraintes qui nous sont imposées. Avec un règlement strict, un portail limite et des demandes auprès de la DSI très longues. Nous verrons comment une communication web est mise en place et comment mon projet s est déroulé face à ces difficultés. Mais tout d abord, avant de répondre à cette problématique, il me semble normal de faire une présentation de l entreprise qui m a accueillie. 14

15 L ENTREPRISE 15

16 Présentation de l entreprise I.AQu est ce que l économat des armées? I.A.1 Historique L histoire de l Économat de l Armée commence lors de la Première Guerre mondiale avec, en 1916, la création des coopératives d armée. Leur influence sur le moral des troupes est telle qu au sortir de la guerre une instruction consacre leur existence en temps de guerre Des coopératives militaires sont créées pour améliorer les conditions de vie des troupes en complément des services des armées Les coopératives aux armées sont reconstituées et fournissent les articles de bazar et de cantine tandis que le CALDO *(Centre d approvisionnement en légumes et denrées d ordinaire) s occupe du ravitaillement Le CALDO devient OCADO (Loi n 707 du ) 1945 Les économats de métropole et des coopératives militaires autonomes d Afrique du Nord se regroupent : naissance du service des «économats et OCADO (Organe central d achat de denrées d ordinaire) de l armée» (Instruction ministérielle du 25 septembre 1945) Les OCADO* disparaissent et leurs missions sont confiées aux économats L activité des économats cesse en France métropolitaine, en Afrique et en Autriche Les économats de l armée deviennent l économat de l armée avec le statut d ÉPIC (Loi du ) L économat des armées est né, il succède à «l économat de l armée» et devient centrale d achat (Loi de finances rectificative du et décret du ) La tutelle de l économat des armées par le MinDef est désormais exercée par l EMA*, et non plus le SGA* (Arrêté du 30 avril 2012) Le décret n du 27 août 2013 modifie la composition du conseil d administration de l économat des armées et actualise diverses dispositions relatives à ses règles de fonctionnement. Le décret vient transformer l appellation «comptoir» en «mission de soutien». 16

17 Présentation de l entreprise I.A.2 Activité L économat des armées est un établissement public industriel et commercial créé en 2004, partenaire-clé des armées pour le soutien des forces, non seulement sur le territoire national avec l approvisionnement des unités en vivres mais également à l étranger avec la fourniture de soutiens multiservices. Avec 740 collaborateurs aux savoir-faire multiples, l EDA, établissement public industriel et commercial dont le chiffre d affaires s élève à 253 millions d euros en 2013, est placé sous la tutelle du ministère de la Défense. À la fois centrale d achat et opérateur du soutien, il offre à la Défense une souplesse de gestion et une transparence des coûts appréciées dans un contexte de réduction des effectifs et de contrainte budgétaire. En liaison avec sa tutelle, l état-major des armées et le service du commissariat des armées, l EDA participe à la rationalisation des soutiens tout en ayant le souci d améliorer la qualité des services rendus au profit des bases de défense et des forces françaises à l étranger, qu il s agisse de forces de présence ou d opérations extérieures Statutairement Juridiquement Économiquement Un EPIC du ministère de la Défense Une centrale d achat Une entreprise collaborateurs 270 M de CA 17

18 Présentation de l entreprise -Les «multifacettes» de l activité EdA Bénéficiaires -ONU* -OTAN* -MINDEF* -UE Prestations -Soutien des forces à l étranger -Soutien sur le territoire national -Soutien événementiel -Externalisation et prestation de service

19 Présentation de l entreprise -Le soutien des forces hors métropole et à l étranger ONU Lille Vivres Métropoles DOM-COM Sénégal Guadeloupe Tchad Martinique Côte d Ivoire Guyane Gabon Comptoir d Allemagne Kosovo Liban Afghanistan Djibouti Émirats Arabes Unis DOM-COM La réunion/ Mayotte Nouvelle Calmédonie Polynésie Approvisionnement en vivres et matériels Approvisionnement en vivres et matériels et prestations de services Prestations de services Offre aux collectivités : Approvisionnement des structures de restauration Restauration collective gérée par l EdA Produits d entretien et fournitures de bureau Approvisionnement des foyers Multiservices et produits divers Offre aux militaires : Produits de la grande distribution; Restauration privée (type brasserie) Téléphonie et Internet privés Diverses prestations à la personne 19

20 Présentation de l entreprise I.A.3 Environnement Pantin, situé en bordure de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis (93), en région d Île-de-France. Cette ville y abrite une institution au service du ministère de la Défense, du nom de l Économat des armées, au 26 rue Délizy. Elle est composée de 17 départements (voir 1.A.4 Organisation EDA). I.A.4 Organisation EDA État-Major des Armées CONSEIL D ADMINISTRATION D I R E C T E U R G É N É R A L DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT SECRÉTAIRE GÉNÉRAL Agent comptable -- Conseiller vétérinaire Direction International et Opérations Direction France et Restauration Direction des Ressources Humaines Direction Financière et Comptable Direction Prévention et Maîtrise des -- Conseiller prévention maîtrise des risques * (DIO) (DFR) Cellule communication: composé de deux salariés Sandrine DELEHAM (DRH) Direction Juridique (DJ) Secrétariat (DFC) Direction des Achats (DA) Direction des Systèmes risques (PMR) Bureau Qualité Cellule * MUCCIANTE et Staëlle LEGENDRI, Direction d Information communication chargés de la communication interne et externe de l EDA*, s occupe Générale (DSI) Division Contrôle Interne du site internet et met en place Pilotage différente stratégies pour permettre Économique une mise en place et un retour positif de chaque communication lancée. (DPE) Division Infrastructure et Moyens 20 Généraux (DIMG)

21 Période de stage au sein de l organisme I.B Qu est-ce que Vivres Métropoles? I.B.1 Définition Le dispositif VIVRES MÉTROPOLE* assure le ravitaillement des restaurants des forces armées en métropole. L économat des armées (EDA) passe les marchés de fournitures de denrées avec les fournisseurs tandis que les formations clientes passent leurs commandes auprès de l EDA. Pour assurer la vente et la distribution des denrées alimentaires, l EDA confie la distribution à un seul prestataire logistique, sélectionné au terme d un appel d offres complexe, qui concentre les commandes des fournisseurs et livre les clients. I.B.2 Répartition des produits Vivres métropole Boissons 8 % 5e gamme 8 % Fruits et légumes 11 % Surgelés 32 % Crèmerie 14 % Produits carnés et charcuteries fraîches 15 % Épicerie 17 % 21

22 I.C. Alternance au sein de l entreprise I.C.1 Plannification Sur un rythme de 3 jours à l école et 2 jours en entreprise, nous devions nous organiser afin d effectuer au mieux les projets en période scolaire et ceux au travail. Afin de m organiser face à ces «deux modes de vie», j ai dû mettre en place une stratégie pour pouvoir rendre chaque travaux dans les meilleurs délais. Ainsi, pour planifier mes tâches j ai établi un GANTT PROJECT, dès le début jusqu à la fin de mon alternance. Gantt sur un an de formation à l EDA (cf.annexe II à VIII). I.C.2 Objetif de l alternance -Expériences professionnelles Dans un premier temps, l alternance a pour objectif d allier cours théoriques et mise en pratique en entreprise. C est pour cela que j ai choisi cette formation en alternance, car elle m a permis de me former en entreprise et d acquérir de nouvelles connaissances en école. Ainsi je serai plus apte à la fin de mes études à entrer dans la vie active. Selon, le site «l Étudiant», 70% des alternants sont embauchés à la fin de leur formation. De plus, étant étudiante avec beaucoup comme le logement, la nourriture, les loisirs, la rémunération me permet de satisfaire mes besoins et d économiser pour mes projets futurs. -Validation du diplôme De plus, durant notre formation nous devons établir un projet qui permettra la validation de notre diplôme. Nous avons donc les mini projets qui s établissent sur le long terme et le projet final qui permettra d allier les différentes connaissances acquises en entreprise et en cours. Pour ma part, mon sera la refonte du site internet de l entreprise avec JOOMLA. 22

23 Comment établir une communication efficace dans un cadre hautement sécurisé et réglementé? 23

24 24

25 I Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? Les supports de communication d une entreprise sont les premières images que reçoit le public. Ainsi le graphiste doit à travers ces réalisations donner un esprit positif en mettant en avant certains éléments afin de promouvoir un projet et soutenir un message. Étant, aussi employé en tant que graphiste, mon rôle est donc à la fois, de mettre en œuvre une bonne stratégie de communication, trouvée une idée et enfin l illustré tout en transférant un message. I.A.Le rôle du graphiste I.A.1 Le graphiste et la communication «Donner du sens, expliquer, convaincre.» Le rôle du graphiste est de passer des messages avec des images, des illustrations. Il doit s assurer que tous les éléments travaillent à la communication d un message commun, que ce soit la typo utilisée, les couleurs, les espacements, la composition, les photos et autres. Chaque choix est délibéré. On donne ainsi toutes les chances possibles au message d être compris. Par conséquent une bonne harmonisation, une composition fluide et légère permettront une bonne compréhension du message. Schéma de Shannon Entrée SOURCE EMETTEUR message codé Support graphique: La communication CANAL message décodé Sortie RÉCEPTEUR Bruits parasites FEED-BACK 25

26 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? I.A.2 Le graphiste et la culture Le graphiste est considéré comme un support aux entreprises et organismes pour leur permettre de mieux passer leur message sans nécessairement considérer qu on tenait nous un discours sur la culture à travers notre travail. Réalisant un benchmark avant chaque composition, le graphiste s aide du «Déjà vu». C està-dire des autres réalisations de graphistes ou même des divers courants artistiques. Par exemple pour lancer l opération Mexique (cf.annexe XXVII à XXIX), j ai pu trouver l inspiration dans les œuvres de Frida Khalo*, artiste mexicaine issue du Muralisme*, où l utilisation des formes et des couleurs racontent une histoire et mettent en avant le sujet principal de l œuvre. Ainsi le graphiste ne définit pas la culture d un endroit mais sert à partager les idées et à connecter les gens pour faire rayonner la culture déjà existante. Tout comme des artistes, nous laissons nos traces en chemin pour changer l histoire. I.B. Processus de réalisations I.B.1 Chaîne graphique Le graphiste doit connaître les différentes étapes d une chaîne graphique, pour pouvoir paramétrer son travail. Ayant été en contact avec la partie réalisation et impression de chacun de mes travaux, je devais suivre chaque phase de la chaîne graphique : -Idées et concepts -Phase créatifs -Phase de production industrielle -Logistique En voici un schéma global : 26

27 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? Préparation: -Acquisition des éléments visuels et textuels (modification, correction Chemin de fer*: Réalisation grossière de la composition, croquis Brief entre graphistes ou avec le client Conception: -Analyse et documentation: Recherches d idées -PAO: Numérisation du document Proposition et Finalisation: Avis du client, si accords, montage du document Fabrication: -Prépresse: choix du procédé d impression Presse: Choix du papier, relecture Postpresse: Reliure, couverture 27

28 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? I.B.2 Partie réalisation -Trouver l idée, elle peut être n importe où Tout d abord, pour pouvoir composé il faut trouver l idée, pour tout graphiste, cette partie est très difficile, car le manque d inspiration bloque un travail en entier et rallonge sur la durée de la tâche. Comme dit précédemment, le graphiste peut s inspirer de travaux déjà réalisés, mais nous pouvons voir qu il peut prendre sa source d inspiration n importe où. Pour chacune de mes réalisations, j ai procédé à des croquis même si certains étaient incompréhensibles. Je l ai reconstruisait au propre pour pouvoir mes idées à ma tutrice. Ainsi vient un échange brain trainnig*, dans lequel les idées fusent en communiquant avec l entourage. Les avis, les critiques sont les meilleurs moyens d avoir une idée intéressante pour sa composition. Par ailleurs, on peut trouver l idée à l extérieure, dans l environnement, par exemple la communication sur les émincés (cf.annexe XXVII à XXIX), j ai eu l idée grâce à une nappe que j ai posé sur ma table, style quadrillé, qui rappelle la cuisine. Visiter les travaux de la concurrence,ou sur les sites internet des différentes institutions ou en tapant des mots clés dans les moteurs de recherches, on peut trouver une idée. Ainsi le graphiste peut s inspirer n importe où pour la réalisation de ces travaux. -Mise en place de la composition Une fois l idée trouvée, on doit mettre en place la composition, chaque élément a un sens et peuvent avoir différentes significations en fonction des individus, il faut donc faire attention au symbolisme des figures, des couleurs, des polices lors de la conception de sa mise en page. Par exemple, pour lacommunication de l eau OGEU (cf.annexe XXVII à XXIX), j ai joué sur des petits cercles, symbole de légèreté et de perfection afin de traduire sur les biens faits de l eau. Ou même sur le rapport financier (cf.annexe XXII) que j ai réalisé, j ai utilisé l hexagone pour rappeler les mathématiques, symbole de puissance, il représente dans ma composition la force de l EDA. De plus, l hexagone représentant la France, il présente le caractère géographique de l entreprise. Par contre, certains éléments peuvent exprimer plusieurs visions, cela s est fait remarquer lors de l opération Rugby 2015 (cf.annexe XXVII à XXIX), où l utilisation du drapeau du Royaume uni mettait la communication en confusion. En effet étant un évènement anglais le mieux serait d utiliser son drapeau avec une croix mais en faisant des recherches les deux drapeaux peuvent être utilisés pour représenter l Angleterre, faisant partie du Royaume-Uni. Ceci prouve que les individus n ont pas la même notion sur les symboles ou sur les couleurs et il est difficile pour un graphiste de pouvoir pallier ceci. 28

29 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? I.B.3 Partie validation -Propositions Suite à la réalisation de la première composition vient la proposition aux clients. Au sein de ma formation, la proposition de chacun de mes travaux poursuit différentes étapes, comme vue précédemment mes réalisations doivent être étudiées par les différentes équipes administratives, ce qui rend l étape de validation très longue, car on doit attendre chaque avis, chaque exigence. Mais présentant mes compositions en numériques, j insérais un texte pour présenter mon travail. En répondant à chacune des éventuelles questions. Pourquoi avoir choisi cette couleur, cette forme, cette police? Où est le symbolisme? Car, le client n est pas dans la tête du graphiste, il ne sait pas pourquoi il a fait ce choix. Il doit ainsi transmettre sa vision aux différents membres de l équipe. -Modifications Une fois, que toutes les exigences et les avis récoltés, il faut procéder de manière judicieuse, j ai pris donc pour habitude réaliser un tableau, ayant pour partie, positifs et négatifs, et procéder un par un à ces modifications. De plus il fallait que je fasse en sorte de réaliser toutes ces modifications dans la même journée, par risque d être perdu en reprenant le travail. Par ailleurs, ces modifications peuvent avoir des conséquences sur la composition entière, il faut donc avant proposition, prévoir les espaces, la taille des polices, les interlignes. Je réalise encore une épreuve et marque toutes les modifications à faire sur ce document. -Impressions Dès ma composition validée, je contacte l imprimeur dans lequel je définis les paramètres pour le tirage* et me confirme sur la quantité de celui-ci. Pour certaines compositions, certaines mentions étaient obligatoires, comme l adresse de l imprimeur, «ne pas jeter sur la voie publique» ou pour les communications sur l alcool «l abus est dangereux pour la santé, à consommer avec modération. Toute erreur peut être fatale, sous peine d amende ou avoir un énorme coût sur l impression, car une fois les paramètres réalisés et le document envoyé, aucun retour en arrière n est possible. Donc la relecture est primordiale pour éviter les erreurs cachées. 29

30 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? I.C Les méthodes employées I.C.1 Enseignements mis en pratiques Les missions qui m ont été confiées étant du print* et du numérique, j ai principalement travaillé avec Indesign, Illustrateur et Photoshop. Les notions de gabarit*, de grilles*, de règles et autres définitions graphiques ont été sans cesse rabâchés lors de mes cours d infographies et ils ont très utiles dans mes compositions en. De plus travaillant en autonomie j étais dans l obligation de connaître les méthodes de mise en page. Pour cela j étais souvent accompagnée de mes cours pour en cas de choix ou de méthodes incertaines, j y allais me référencer et éviter les erreurs. Avant chaque composition j ai pris donc l habitude de réaliser tout d abord un croquis (cf. Annexe XXX) et le mettre sur format numérique. Selon moi, le croquis est très important, car avant la mise en page, je peux déjà proposer une idée rapide de mon projet au client, cette habitude a été adoptée lors de mes cours et cela a été bénéfique. De plus étant en contact avec la partie impression les paramètres devaient être bien réglés avant le «Bon à tirer*». En général, mes documents étant print, j utilisais une résolution de 300 dpi, la définition, en fonction de la taille du document (A3 ou A4, habituellement) et mode colorimétrique CMJN, avec un fond perdu de 1mm sans croix de coupe, selon les réclamations de l imprimeur. Par contre pour tout ce qui est numérique, 72 dpi en RVB, pour avoir un faible poids et un meilleur partage. I.C.2 Police, couleurs, espaces être minutieux, astucieux au niveau de la mise en page Je devais respecter les codes couleur, le nombre et le style de police, la typo*, mais surtout être très pointue au niveau des espacements de chaque élément. Au niveau de la mise en page, je devais faire preuve de stratégies au niveau des espacements entre chaque élément. Ce qui a été une grande difficulté pour moi n ayant pas de contenus et des styles équivalents pour chaque institution. Je devais m arranger à ce que ma composition soit conforme aux paramètres imposés par l entreprise ou les fournisseurs : le nombre de pages, le format à utiliser et l identité visuelle à respecter. Il y ait une seule et même composition pour toutes, mais ayant de le contenu de chaque membre. De plus, je devais être très à cheval sur mon travail, faire attention au moindre détail avant proposition, c est pour cela que je passais près de trois heures à vérifier chaque espacement, à vérifier la bonne couleur et si les espacements étaient correctes. 30

31 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? Par exemple pour le catalogue des vins (cf.annexe VII à XV) le moindre élément est important, et surtout au niveau des références produits, car la moindre erreur aurait eu des conséquences sur le chiffre d affaires de l Économat. En effet, afin que le client puisse faire sa commande il doit insérer un code qui est inscrit sur la base de données de l entreprise, s il y a donc une erreur sur une communication cela fausse la commande du client donc une perte de profit systématique. Mais, l espacement étant primordial pour rendre l information claire, car réalisant un livret pour le catalogue vins & champagnes tout le contenu doit être lisible et chaque élément doit respirer. Les plus gros soucis concernant l espacement sur ce catalogue a été le changement du nombre de pages à la dernière minute car étant un livret le nombre de pages doit être multipliable par 4 et j avais 14 pages donc j ai dû agencer modifier chaque élément afin que le document ne soit composé que de 12 pages. Pour chaque vérification de chaque travail, avant proposition, je passais minimum trois heures, à modifier et inspecter chaque détail du document. I.C.3 Simple et design, mixte parfait Les travaux du graphiste doivent évoluer au cours du temps, en visualisant quelques réalisations de l établissement avant, elles étaient neutres, sans illustrations et rempli de textes. Étant, à l époque moderne, du design et haute technologie, il faudrait mieux que la mise en page rappelle ces critères pour avoir un bon rendu. Étant dans le milieu de l armée, les notions design et graphiques sont quasi inexistantes. En effet, certains devoirs sont plus importants donc la composition d une affiche n est pas primordiale. Il m est arrivé de produire des travaux et de le mettre en ligne sans avoir d avis, par exemple la communication sur les pâtes rapides (cf.annexe VII à XV). Par la suite, ils ont été ravis par ce rendu ce qui s est fait ressentir sur les chiffres : une augmentation de 30% sur les pâtes rapide depuis la publication de cette communication. En alliant, la simplicité avec une touche de design c est le meilleur moyen de les mettre en accord, grâce à cela les généraux ont été plus sensibles face à mes créations. Classement et parfaire ces travaux pour ne pas être perdu lors des modifications Ayant plusieurs documents, contenus et styles différents il fallait que je sois rigoureuse et organisée pour ne pas être perdue lors de modifications. Le classement des dossiers est primordial et doit être méthodique en fonction des caractéristiques des documents. 31

32 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? Organisation de documents : Mais aussi au niveau des calques*, pour pouvoir organiser chaque élément en fonction de sa position, premier ou second plan, mais aussi pour le verrouillage et le déverrouillage élément par élément. PAO ÉLÉMENTS GRAPHIQUES LEGENDRI BRIDGE TEXTES LINK Organisation de calques: COMMUNICATION X JOUR-MOIS-ANNEE FONT ANCIENNES MAQUETTES 32 COMMUNICATION X JOUR-MOIS-ANNEE

33 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? I.D Promouvoir une entreprise publique à caractère privée III. D.1 Les supports de communication, première image Pour une communication professionnelle de qualité, une entreprise doit être repérable visuellement sur plusieurs supports de communication. Elle peut utiliser soit le web ou le print. La difficulté de promouvoir une entreprise telle que l économat et de pouvoir réaliser une communication sans qu elle soit publique, de plus n ayant pas d identité précise je devais à travers mes supports représenter au mieux les fournisseurs tout en incluant une touche de l économat. Pour cela nous devons nous orienter sur un cheminement précis afin d effectuer notre communication. Nous allons prendre exemple de la communication Sodebo, dans laquelle j ai participé de A à Z : de la négociation à la signature du contrat. I. D.2 La négociation : Choix des produits et des fournisseurs Les produits que fournit l EDA aux bases militaires et autres collectivités sont acquis par le biais de partenaires qui ont signé un contrat avec l entreprise. Pour cela, nous définissons un rendez-vous, en générale le matin, avec un représentant de l entreprise pour nous présenter les produits. Comment se passe cet échange? J ai eu l occasion d assister plusieurs fois à ce genre de réunion et c est une expérience très enrichissante. Comment se passe cet échange? Tout d abord plusieurs équipes de l EDA assistent à cet entretien afin de valider ou pas l offre : -La Communication : en charge de la mise en ligne de la communication, ce département doit identifié le produit, récolter toutes les informations afin de pouvoir réfléchir à la mise en place d une communication adéquate. -La DFR : Direction France Restauration. Ce pôle s occupe de trouver et de négocier avec les fournisseurs. -La DA: La Direction des achats quant à elle s occupe de la signature du contrat et fait une étude de faisabilité, niveau financier. -Le secrétaire général ou le directeur général: M.LAISNE WOLL ou M.VUILLERMET quant à eux s occupent du bon déroulement de la négociation. 33

34 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? Nous avons eu par exemple une réunion avec la responsable marketing de Sodebo, où elle nous propose d intégrer les nouveaux petits pains. Plusieurs questions se posent à propos de ce produit : ce produit amusant aura-t-il des conséquences sur le moral des militaires? Seront-ils attirés par ce petit pain? Est-ce une bonne stratégie de privilégié le design que la qualité? Pour nous convaincre la représentante a employé une bonne stratégie de communication : le storytelling*, avec le petit pain beurre et pépites de chocolats pour nous rappeler notre enfance. Ensuite vient le moment de la dégustation où nous avons un tableau pour marquer les points positifs et négatifs : En général : le produit est bon, a un bon packaging, mais cher, et pas rassasiant surtout pour les forces armées. Par la suite, nous nous concertons afin de faire un choix, la signature se produit le jour même et les négociations sur la quantité et les prix par téléphone et par mail. Ainsi, l équipe a décidé d intégrer les petits pains (jambon et chocolat) à l inventaire et vient le rôle de la communication de mettre en ligne le message. Comment la communication est-elle mise en place? I. D.3 Orientation stratégique : le plan de communication (exemple Sodebo) -Analyse SWOT ((Strengths, Weaknesses, Opportunites, Threats)) Comme dit précédemment, lors de cette réunion nous réalisons un tableau sur les forces les les faiblesses du produit. Une fois mise en commun, nous avons ce qu on appelle une analyse SWOT c est le point de départ des décisions qui impactent la stratégie marketing. Définition : Ce qui alimente le SWOT, ce sont des données sur l environnement de l entreprise (données externes) et des informations sur l environnement interne à l entreprise, ses produits et sa marque (données internes). SWOT est une analyse représentée sous forme de tableau à quatre entrées: Les menaces et les Opportunités qui clarifient les données externes et les Forces et les Faiblesses qui synthétisent les données internes. 34

35 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? Exemple d analyse SWOT pour Sodebo: Forces Faiblesses -Sodebo, acteur sur le marché du frais, les clients connaissent déjà la marque, et n auront aucun souci pour goûter le produit. -Ce nouveau produit peut avoir des effets négatifs, les militaires sont sceptiques face à la nouveauté. -Produit nouveaux sur le marché, meilleur packaging, le client sera surpris et appréciera -Le petit pain, une quantité minime pour les forces armées -Produits ayant une date de péremption sur le long terme, 1 an environ -Le prix assez excessif pour ce produit Opportunités Menaces -Exportation rapide et facile du produit (moindre coût au niveau des palettes, des cartons et des transports) -Risque de réaliser une perte car le produit est cher il faut qu il y ait autant de demandes que d offres -Nouveau produit à la gamme, plus de choix -Nouveau fournisseur ouverture de Sodebo chez l EDA 35

36 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? -Méthode QQOQCPC Cette méthode permet d avoir sur toutes les dimensions du problème, des informations élémentaires suffisantes pour identifier ses aspects essentiels. Elle adopte une démarche d analyse critique constructive basée sur le questionnement systématique. QQOQCP : Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Nous allons prendre exemple sur Sodebo. -Quoi? On pose cette question pour une meilleure description de l activité ou de la tâche ou du problème. Intégration des petits pains Sodebo dans la gamme Vivres et métropoles. -Qui? Cette question permet une meilleure description des exécutants, acteurs ou personnes concernées. Nous ciblons à travers cette communication principalement les militaires et les autres collectivités, telles que des entreprises, des écoles et autres. -Où? Cette question concerne la description des lieux. Ce produit est destiné aux bases militaires françaises. -Quand? On pose cette question pour bien définir les temps. Pour le 24 mars, la communication doit être en ligne. -Comment? Pour une meilleure description de la manière ou de la méthode. Réaliser une communication afin qu ils puissent être attirés par le produit et faire oublier qu il est petit. Pour cela nous allons, sur notre communication l accompagner d un autre produit il sera désigné comme un complément alimentaire. -Pourquoi? Pour mener une analyse critique, à chaque réponse des questions précédentes se demander pourquoi. Afin d améliorer notre gamme avec des produits nouveaux et de bonnes qualités (mieux que 36 les conserves).

37 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? -Faire un Benchmark : La veille concurrentielle sert à nous guider dans la définition de notre stratégie de communication. Il ne s agit pas de copier ce que les autres entreprises font déjà ; l objectif est d apprendre des «meilleures pratiques» ou des actions qui ont bien fonctionné ou éviter les erreurs de celles qui ont eu un échec. Lors de la réalisation de mes benchmarks, je me suis concentrée tout aussi bien sur la concurrence directe, mais aussi à des entreprises de secteurs similaires, pour apprendre de leurs actions. L avantage du benchmarking dans le domaine de la communication est que la grande majorité des informations peuvent se trouver facilement et sont publiques (médias, blogs, réseaux sociaux, etc. ). Par conséquent, le meilleur outil pour réaliser ce benchmark est de mettre en place une veille sur internet sur l ensemble de ces supports. I. D.4 Orientation créative : réalisation technique et production -Choix en fonction de l identité de l entreprise La difficulté pour la réalisation des supports à l Économat est qu ils n ont pas la même identité, donc nous devons-nous référencés sur la charte graphique du fournisseur qu il nous transmet ou des communications qu ils ont réalisées auparavant mais la plupart des plaquettes qu on nous transmet, on se demande : où est l identité? Par conséquent nous devons recréer une identité afin de mettre en avant la marque et le produit. Par exemple, pour la communication sur l alcool (cf.annexe VII à XV) nous avions reçu une plaquette qui n avait aucune forme, ni d harmonisation j ai du tiré les informations les plus importantes et assurer une meilleure mise en page. -Maquettes Comme dit précédemment avant chaque production sur le numérique je dois passer trois heures à quatre heures avant à faire un benchmark et faire des croquis(cf.annexe VII à XV), ce n est qu une fois la composition me semble cohérente sur le croquis, que je le propose à ma tutrice et enfin au reste de l équipe. La validation d une maquette est assez difficile car elle doit passer par différents membres de l EDA et chacun devra donner son avis et sa critique. Processus nous verront en détail dans une autre partie. 37

38 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? -Donner une image positive -Attirer le regard Ainsi, en donnant une image positive du produit à travers les différents supports de communication, les individus auront une bonne impression et auront envie d en découvrir plus sur celle-ci. Mais comment attirer le regard? Ce n est pas en forcément en utilisant des couleurs vives que l on séduit, car la laideur aussi attire le regard. Un document devient captivant quand on harmonise les couleurs, mais aussi, en jouant avec les mots. En effet le cerveau a la capacité de retenir des informations, mais à court terme, au-delà d une semaine en générale, elles seront déjà parties. Pour que ces informations puissent être mémorisées de façon momentanée, il faut que le cerveau garde en mémoire un événement ou un détail de marquants par rapport à ces mots. Ainsi le graphiste doit faire en sorte que ces travaux soient marquants dans l esprit de chacun et que les informations diffusées sur les documents soient mémorisées. Par exemple pour l opération Rugby, les informations qui devaient être mises en avant étaient la date, l événement et les produits J ai donc joué sur la couleur, sur la taille des polices et les typos. Mais aussi réclamer les meilleures photos qu ils soient pour mettre les produits en avant. -Mettre en avant les résultats positifs Par ailleurs, le client ne donne pas sa confiance facilement, ainsi pour l acquérir nous pouvons prouver notre sincérité par des résultats positifs, le chiffre d affaires, le volume d affaires, les évolutions des effectifs mais aussi les évolutions des missions et des demandes. Plus les chiffres seront positifs, plus le client aura confiance. C est pourquoi qu en insérant ces données dans le rapport d activités 2014 (cf.annexe VII à XV), le client ait un avis favorable surtout s il compare entre les chiffres de 2013 et ceux de 2014 et qu il y a une augmentation, cela montre son évolution positive. 38

39 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? I. D.5 Des situations problématisées: Quelques difficultés -L évolution de la gestion. Lors de chaque mission, j ai pu faire face au processus de validation qui est extrêmement long. Surtout que chaque membre de l équipe donnant son avis ne rend pas le travail facile. Voici un diagramme de processus de validation pour un document : D I R E C T E U R G É N É R A L DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT SECRÉTAIRE GÉNÉRAL Direction International et Opérations Direction France et Restauration Direction des Achats (DA) Cellule communication (DIO) (DFR) -Envisager des modifications multiples De plus, en attendant l avis de chaque membre, je dois envisager les différentes modifications, les éléments à rajouter, à modifier, à supprimer, car tous ces détails auront des incidences sur la composition. En effet lors de la composition des fiches de formations, j ai eu des données à rajouter et j ai dû modifier la taille des espaces et des carrées. Ainsi le graphiste doit prévoir sur l espace, la couleur, la taille des polices, en cas de rectification. Sinon il aura des difficultés à pouvoir effectuer ces changements. 39

40 I. Comment le graphiste doit permettre et améliorer la communication externe d une entreprise sécurisée? -La communication interne dans les organisations On n améliore pas sa communication sans passer par une phase essentielle : celle du dialogue en interne. Mieux communiquée n est pas à la base une question d outils, ni d actions. Mieux communiquer ne peut se faire que si l association en a une réelle volonté. Et donc, ceci doit être énoncé en conseil d administration, validé, appuyé, nommé. Il n est pas toujours facile de parler de la communication ni de convaincre les dirigeants de son importance. Pour autant, se dire «nous allons améliorer notre communication» ne peut se faire qu une fois que l on a compris que la «com» n est pas qu un concept flou aux contours incertains. Ce n est qu en abordant ces aspects concrets de la communication que vous pourrez, en interne, juger de la volonté de chacun de s améliorer. Et que vous pourrez commencer à leur parler de l importance d un plan de communication. Cela se fait sentir dans un écart entre le travail réel et le travail prescrit -Écart entre travail réel et le travail prescrit Selon Alain Wisner, médecin français, il attire l attention sur le travail réel par opposition au travail prescrit. «Il s agit de souligner la complexité de l acte de travail, le fait qu il y a toujours retravaille des prescriptions censées encadrer l activité concrète». Cet écart peut avoir des conséquences sur l élaboration d une communication. J ai eu l occasion de rencontrer ce souci dès que plusieurs départements devaient participer au contenu par exemple lors du lancement de la première newsletter(cf.annexe VII à XV), j ai attendu le paragraphe du responsable de la DFR et quand je l ai reçu je me suis retrouvée avec un document de 4 pages dont je me suis rendu compte que c était du copier-coller d un ancien rapport d activité. Dans ce genre de cas, il faut soit réclamer un autre document, ou le corriger soit même. Malheureusement ce manque d assiduité a eu un effet sur nos plans de communication, ceci à causé la perte l action «Newsletter». Cet écart a été ressenti pour les divers projets web que nous verrons dans cette seconde partie. 40

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