CODE DE CANDIDATURE 2018/2019

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1 CODE DE CANDIDATURE 2018/2019

2 Table des matières Informations générales... 4 Le programme des Jeux du Québec... 6 Historique... 6 Définition du programme des Jeux du Québec... 6 Éthique sportive... 9 Les rôles et responsabilités des intervenants La Corporation SPORTSQUÉBEC Gouvernement du Québec Les partenaires régionaux Les fédérations sportives Les milieux organisateurs des Finales des Jeux du Quénec Les retombées de la Finale Impact économique Développement du sport Retombées sociales Retombées touristiques Le cadre général de la Finale des Jeux du Québec Dates de tenue de la Finale des Jeux du Québec et calendrier Les installations et équipements requis Les normes de référence et les politiques en matière d accueil et d opérations Hébergement Services d alimentation Transport Centrale administrative Programmation sportive Soins médicaux Cérémonies, protocole et accueil Autres services Le cadre financier Politique et directives des commandites des Jeux du Québec Contributions gouvernementales Revenus de commandites Activités de financement

3 Produits dérivés Boutique des Jeux du Québec - Achats du Comité organisateur Campagne média provinciale, télédiffusion et webdiffusion Liberté d action Le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec (COFJQ) Objectifs Structure d organisation Principaux mandats du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec Le processus de sélection du milieu organisateur Principes Échéancier de candidature L étape de candidature préliminaire Candidature préliminaire Milieu candidat officiel Le dossier de candidature final But Normes spécifiques à la conception du dossier de candidature Gabarit du cahier de candidature Normes spécifiques au dépôt du dossier de candidature Confidentialité des cahiers Sensibilisation, appuis et engagements du milieu Les critères de sélection Le comité de sélection Composition du comité Code d éthique des membres du comité de sélection La présentation au comité de sélection Règles de présentation Facteurs critiques de succès La sélection du milieu hôte L entente entre SPORTSQUÉBEC et le milieu organisateur Conclusion REMERCIEMENTS

4 Mot du président En route pour les 53 e et 54 e Finales des Jeux du Québec Cher(ère)s ami(e)s, Il me fait plaisir, au nom du conseil d administration et du personnel de SPORTSQUÉBEC, de lancer l appel de candidature pour les 53 e Finale des Jeux du Québec été 2018 et 54 e Finale des Jeux du Québec, hiver Ce Code de candidature décrit les exigences de la candidature et les normes requises pour l organisation de la Finale des Jeux du Québec. Ce document indispensable vous aidera à analyser la capacité de votre milieu à présenter cet événement sportif d envergure provinciale. Des renseignements, des données, des exemples et des modèles d organisation vous sont suggérés afin de faciliter votre prise de décision. Si votre milieu répond aux exigences de base, j espère que cette lecture vous incitera à déposer votre candidature pour la présentation de la Finale des Jeux du Québec. Car c est notamment grâce à l intervention de milieux comme le vôtre que les Jeux du Québec demeurent une composante importante et unique du système sportif québécois. Je vous remercie de l intérêt que vous portez à un tel événement et vous assure la collaboration de SPORTSQUÉBEC dans votre démarche. Le président, Denis Servais 3

5 Informations générales SPORTSQUÉBEC offre aux M.R.C. et aux municipalités qui disposent des infrastructures et ressources requises, la possibilité d organiser la Finale des Jeux du Québec, soit de façon autonome, soit en présentant un dossier conjoint avec une ou plusieurs municipalités environnantes. Les renseignements inclus dans ce document se veulent les plus précis possible. Toutefois, en vertu d une évolution continuelle inhérente à la nature même du programme, ces informations ne sont pas immuables et sont soumises à des révisions régulières. Les informations fournies proviennent de projections les plus réalistes possibles, selon les données connues au moment de la production et établies en fonction du nombre de régions reconnues aux Jeux du Québec. Il est également possible que les informations contenues dans les Codes de candidature subissent des modifications pendant la période qui sépare le choix du milieu organisateur et la tenue de la Finale. Certains aspects d une Finale sont prédéterminés par SPORTSQUÉBEC et ses partenaires. D autres aspects seront déterminés par les milieux organisateurs en fonction des ressources disponibles sur leur territoire. Pour des raisons d organisation, lors du choix des sports, SPORTSQUÉBEC inscrit entre 16 et 18 sports obligatoires à la programmation et permet au milieu d accueillir de 4 à 6 sports optionnels, pour un total maximum de 22 sports. Aussi, en termes de nombre d athlètes, la participation maximale pour les 18 sports obligatoires est de athlètes aux éditions hivernales et de aux éditions estivales. Cependant, la participation réelle est conditionnelle aux activités réalisées dans chaque région pour permettre aux athlètes de se qualifier pour la Finale. Le nombre réel d athlètes peut donc légèrement varier à la hausse ou à la baisse selon le développement de chaque discipline. Le Comité organisateur devra également offrir des services aux officiels, accompagnateurs et membres de mission. L objectif de ce document est de permettre aux milieux candidats de démontrer à SPORTSQUÉBEC qu ils disposent des capacités pour rassembler les facteurs critiques de succès nécessaires à la réalisation d une Finale des Jeux du Québec. À partir de ces informations, le milieu intéressé a suffisamment d éléments pour analyser ses possibilités financières, physiques et humaines pour répondre aux exigences et ainsi être en mesure de poser ou non sa candidature. Le code de candidature est divisé en trois sections et présente les informations spécifiques aux éditions été 2018 et hiver La section 1 décrit le programme des Jeux du Québec, tandis que la section 2 contient de l information sur les normes et exigences en termes d infrastructures et d accueil. La section 3 décrit en détail le processus de sélection. Finalement, les annexes viennent compléter la documentation. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Il est à noter que le site Internet : est aussi une source d information importante. Sur demande à SPORTSQUÉBEC, il est finalement possible de consulter les anciens cahiers de candidatures des municipalités qui ont été sélectionnées, les rapports finaux des Comités organisateurs antérieurs, ainsi que les normes d opération et politiques des Jeux du Québec (http://www.jeuxduquebec.com/normes_ doperation-fr-29.php). 4

6 SECTION 1 Le programme des Jeux du Québec

7 Le programme des Jeux du Québec Historique C est à la fin des années 60 que prenait forme, dans l esprit des principaux responsables du sport, la possibilité d instaurer au Québec un événement de même nature que les Jeux du Canada et qui prendrait le nom de Jeux du Québec. Le succès remporté par la première édition en août 1970, dépasse les plus optimistes prévisions: plus de participants partout au Québec ont vécu des compétitions qui leur auront indéniablement donné le goût du sport. C est de cet engouement que naît l idée de réaliser également un événement provincial, réunissant toutes les régions dans une ville hôtesse. Au mois d août 1971, cette idée se concrétise alors que Rivière-du-Loup accueille la première Finale des Jeux du Québec. Aujourd hui, les Jeux du Québec ont une notoriété indéniable; la Finale des Jeux du Québec est le plus grand rassemblement multisports au Québec et parmi les plus grands événements de sport au Canada. Afin de bien saisir l ampleur de l événement, le tableau ci-dessous compare la Finale des Jeux du Québec aux Jeux Olympiques d hiver de Sotchi Hiver Sotchi 2014 Jours de compétition 17 jours 10 jours Athlètes (hiver) et 3700 (été) Membres de mission officiels Sports 15 Entre 18 et 22 Nombre de compétitions Définition du programme des Jeux du Québec Les Jeux du Québec sont basés sur un cycle de deux ans. Mission des Jeux du Québec Offrir un programme de manifestations sportives en continuum permettant le développement de l athlète et du sport, de l initiation à la compétition. 6

8 Vision Le programme des Jeux du Québec devra : Être un programme important pour les athlètes qui désirent poursuivre leur développement vers l excellence; Faire vivre une expérience exceptionnelle à travers le sport et ce, sur l ensemble du territoire québécois; Enrichir la qualité des ressources humaines de la communauté sportive et des milieux; Être l élément déclencheur afin de léguer un héritage sportif pour les différents milieux impliqués; Développer des athlètes, des officiels, des entraîneurs et des bénévoles de qualité ayant vécu des événements multisports hors du commun. Fondements Le programme des Jeux du Québec : vise les jeunes athlètes québécois de 17 ans et moins. Plus spécifiquement pour la composante compétition, il privilégie une catégorie d âge ou de performance définie par le modèle de développement des athlètes (MDA) de chacune des fédérations sportives; souscrit à trois des quatre sphères de la pratique sportive : initiation, récréation et compétition dans un continuum vers l excellence; repose sur des partenariats locaux, régionaux et provinciaux et comporte des activités dans ces trois niveaux; rallie les fédérations sportives et les intervenants régionaux concernés dans un contexte de manifestations sportives. Impacts Le programme des Jeux du Québec favorise : la création d opportunités de développement pour les athlètes, entraîneurs, officiels, professionnels, bénévoles et la communauté; le développement du sentiment d appartenance régionale et la fierté de représentation; l apprentissage du sport et la promotion d un mode de vie physiquement actif; la détection et l encadrement du talent; le développement des compétences des différents acteurs et plus particulièrement les organisateurs et le personnel d encadrement du milieu sportif; l amélioration et le rayonnement de l ensemble du système sportif québécois; le développement et la mise à niveau d infrastructures et l acquisition de matériel spécialisé légué à la communauté. Composantes Le programme des Jeux du Québec est formé de trois composantes, s inscrivant dans un continuum du cheminement sportif. Il contribue à trois des quatre sphères de la pratique sportive : initiation, récréation, compétition. Les 3 composantes se traduisent comme suit : La Finale des Jeux du Québec est un événement qui réunit annuellement les meilleurs athlètes québécois 17 ans 7

9 et moins pour une compétition relevée. Les Finales ont lieu l hiver aux années impaires et l été aux années paires. L organisation des Finales est confiée chaque année à un nouveau milieu hôte. Les Jeux du Québec régionaux permettent à la fois au plus grand nombre possible de jeunes athlètes de vivre des compétitions de qualité, et de donner aux meilleurs d entre eux l opportunité de poursuivre leur cheminement sportif sur la scène québécoise. Ils se déroulent chaque année, l hiver et l été dans chacune des 19 régions du Québec. Ils sont une étape de qualification essentielle à la participation des régions et des athlètes à la Finale des Jeux du Québec. Mes Premiers Jeux ont été créés pour initier les jeunes aux plaisirs de la pratique sportive et les mettre en contact avec les clubs sportifs de leur environnement immédiat. Ces événements offrent une occasion d initier de nouveaux adeptes à une compétition à l intérieur d un cadre sécuritaire en y incluant l apprentissage d une technique de base et de la réglementation. Sphères de la pratique sportive / Démarche de l excellence Initiation Récréation Compétition Excellence Initiation Sphère à l intérieur de laquelle le participant acquiert les connaissances et développe les habiletés et les aptitudes nécessaires à la pratique d un sport, l initiation est fondamentalement une démarche pédagogique qui doit favoriser l expression du jeu inhérente au sport. Le volet «Mes premiers Jeux» correspond à cette sphère. Récréation Cette sphère s adresse à des pratiquants qui s adonnent au sport dans un contexte de détente ou de récréation. Dans le cadre de «Mes premiers Jeux», des jeunes pratiquant un sport de façon récréative pourraient être initiés à la compétition pour éventuellement intégrer les réseaux de compétition de la fédération. Axée sur le jeu et sur le plaisir de pratiquer un sport, la récréation répond davantage à l univers du jeu qu à celui de la performance. Les règles et l encadrement soutiennent de façon harmonieuse le déroulement du jeu, tout en permettant le divertissement et le délassement des participants à l intérieur des caractéristiques essentielles du sport. Compétition Regroupant des athlètes qui pratiquent un sport en aspirant à la victoire au titre de champions de leur activité, cette sphère implique l existence d un réseau de compétitions et d un ensemble de modalités d organisation et de fonctionnement régies par une fédération sportive. La compétition tend davantage à la performance qu au jeu et, parce qu elle exige de la part du participant des habiletés techniques de même qu un effort soutenu par l entraînement et un sens de la confrontation plus développé que dans les sphères précédentes, cette sphère nécessite un encadrement soutenu et étoffé. Excellence / Haut niveau Le terme excellence est porteur d une finalité très élevée de perfection. C est la sphère de la pratique sportive où se retrouvent les athlètes engagés dans une recherche de très haute performance. Les paramètres de pratique liés à cette sphère doivent être de nature à soutenir cet engagement chez l athlète. Les Jeux du Québec constituent une étape dans la démarche vers le haut niveau d un athlète dont le talent a été confirmé et dont le volume et l intensité de l entraînement et de compétitions sont cohérents avec son stade de développement. 8

10 Valeurs Les valeurs de base du programme des Jeux du Québec sont : Communauté legs Famille des Jeux Esprit d équipe Fierté Plaisir Développement Innovaion Engagement Passion Sentiment d appartenance Dépassement Partage Responsabilisation Expertise Partenariat Connaissances Collaboration Intégrité Respect Sécurité Rigueur Éthique sportive Intégrité Le programme des Jeux du Québec vise le développement de la pratique sportive dans un cadre sécuritaire en respectant l intégrité des personnes ainsi que la réglementation en place. Plusieurs mesures sont appliquées, telles que la vérification des antécédents judiciaires du personnel d encadrement, afin d améliorer la gestion des risques liés aux abus et aux fraudes. Dopage L utilisation de produits stimulants est strictement interdite pour toute compétition dans le cadre des Jeux du Québec. À ces niveaux de pratique sportive, SPORTSQUÉBEC juge qu il n est pas nécessaire de procéder au contrôle antidopage. SPORTSQUÉBEC réagira dans la mesure de ses moyens pour les cas portés à son attention. Esprit sportif La Finale des Jeux du Québec est un événement de sports de compétition où les valeurs de l esprit sportif sont véhiculées et reconnues notamment par la remise d une bannière d esprit sportif dans chaque sport à une délégation qui s est démarquée à cet égard. Aux Jeux du Québec, l esprit sportif se manifeste par : 1. l observation des règlements; 2. le respect de l officiel et l acceptation de ses décisions; 3. le respect de l adversaire; 4. le souci de l équité; 5. le maintien de sa dignité. 9

11 Les rôles et responsabilités 1 des intervenants La Corporation SPORTSQUÉBEC Propriétaire de la marque Jeux du Québec et reconnu comme gestionnaire du programme par le gouvernement du Québec, SPORTSQUÉBEC est une corporation sans but lucratif et un organisme privé et incorporé selon la troisième partie de la Loi des compagnies. La corporation a notamment pour mission d assurer la réalisation des Jeux du Québec avec la collaboration des organismes partenaires. Son financement provient du Gouvernement du Québec, de l entreprise privée et de diverses sources d autofinancement. Considérant l envergure du programme,sportsquébec doit, pour réaliser son mandat, s assurer de la collaboration de plusieurs intervenants. Ainsi, sa structure reflète cet esprit d engagement et de coopération. Le conseil d administration de SPORTSQUÉBEC est composé de personnes en provenance des fédérations sportives, des Unités régionales de loisir et de sport (URLS) et de partenaires influents. De plus, pour associer le plus grand nombre possible d intervenants à la prise de décision et permettre à la structure d opération d émettre des avis éclairés, SPORTSQUÉBEC est dotée d une structure consultative permanente, dont les membres sont nommés par le conseil d administration selon leur expertise. Pour le programme des Jeux du Québec, ces comités sont les suivants : Commission des Jeux du Québec Cette commission voit aux orientations générales et à l atteinte des objectifs du programme des Jeux du Québec. Elle a un pouvoir de recommandation au conseil d administration de SPORTSQUÉBEC et supervise les travaux des comités sousjacents. Table de développement sportif Il s agit d une occasion annuelle où les différents partenaires (ex : partenaires régionaux, fédérations sportives et Comités organisateurs des Finales) sont invités à échanger sur le développement sportif où le programme des Jeux du Québec occupe une place prépondérante. Comité du choix des sports Il a le mandat d analyser les dossiers soumis par les fédérations sportives intéressées à inscrire des sports au volet compétition de la Finale des Jeux du Québec. L analyse est faite à partir d un ensemble de critères bien définis et les fédérations doivent soumettre leur candidature pour chaque édition. Comité de sélection des milieux organisateurs Ce comité a le mandat d évaluer les milieux candidats pour l organisation des Finales des Jeux du Québec et de recommander au conseil d administration de SPORTSQUÉBEC un milieu organisateur. Comité consultatif des chefs de missions Composé de trois chefs de délégation, le comité consultatif a pour but de travailler avec SPORTSQUÉBEC afin d améliorer les services offerts aux délégations dans le cadre d une Finale. Il doit adresser ses demandes à SPORTSQUÉBEC qui fera le suivi auprès des Comités organisateurs des Finales des Jeux du Québec (COFJQ). Le comité consultatif pourra participer à tous les «lac-à-l épaule» ainsi qu à deux rencontres planifiées avec le COFJQ et SPORTSQUÉBEC. 1 Les rôles et responsabilités de chacun des partenaires dans le cadre du programme des Jeux du Québec sont précisés en annexe. 10

12 SPORTSQUÉBEC ne pourrait atteindre les objectifs du programme des Jeux du Québec sans la collaboration et l intervention de divers partenaires. Ainsi, SPORTSQUÉBEC s associe par protocole d entente avec les partenaires suivants : le gouvernement du Québec; les partenaires régionaux; les fédérations sportives; les milieux organisateurs des Finales des Jeux du Québec; les commanditaires. Gouvernement du Québec Le gouvernement du Québec reconnaît SPORTSQUÉBEC comme gestionnaire du programme des Jeux du Québec et y contribue financièrement. Il collabore aux orientations du programme et détermine les ressources qu il affecte à la réalisation du programme d infrastructures. Les partenaires régionaux Le partenaire régional est reconnu par SPORTSQUÉBEC à titre de mandataire régional du programme des Jeux du Québec sur son territoire. Les partenaires régionaux participent activement au programme en réalisant l ensemble des activités Jeux du Québec sur leur territoire respectif, soit Mes Premiers Jeux, les Jeux régionaux et la préparation et l encadrement de la délégation à la Finale des Jeux du Québec. Les partenaires régionaux sont des Unités régionales de loisir et de sport (URLS), des commissions sportives ou tout autre organisme reconnu. Les fédérations sportives Chaque fédération sportive est reconnue par le Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport comme étant l organisme de régie de sa ou ses disciplines sportives et est membre de SPORTSQUÉBEC. Elle inscrit le programme des Jeux du Québec dans son modèle de développement des athlètes. Le milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec Le milieu organisateur accepte toutes les implications financières et civiles de la tenue d une Finale des Jeux du Québec résultant des engagements assumés directement par le milieu organisateur. Lors de l attribution de la Finale à un milieu organisateur, ce dernier doit procéder à la formation d un «Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec». Les retombées de la Finale Le programme des Jeux du Québec profite d une important notoriété sur la scène québécoise. En effet, 8 québécois sur 10 connaissent ou ont déjà entendu parler du programme des Jeux du Québec. C est près de 40 % des Québécois qui ont déjà été impliqués ou connaissent une personne de leur entourage qui a participé aux Jeux du Québec en tant que parents spectateurs, bénévoles ou athlètes. 11

13 Impact économique La Finale des Jeux du Québec a un impact économique pour le milieu organisateur. Chaque Finale cumule approximativement admissions sur les différents sites de l événement. Chaque Finale génère autour de $ en termes de retombées économiques. Afin d évaluer cet impact, chaque Comité organisateur d une Finale des Jeux du Québec doit de fournir les données permettant de mesurer globalement l impact économique de la Finale. SPORTSQUÉBEC est membre de l Alliance canadienne du tourisme sportif et pourra ainsi offrir un accès au logiciel MEETS pour faire l évaluation. Impact médiatique Chaque Finale des Jeux du Québec jouit d une importante couverture médiatique, par la nature provinciale de l événement, sa très forte notoriété et ses partenaires médias. Depuis la Finale des Jeux de 2012, la Finale se classe dans le Top 5 des sujets les plus couverts par les médias du Québec, toutes catégories de nouvelles confondues. La Finale est donc très bénéfique pour le rayonnement d un milieu hôte. Il est impératif pour un Comité organisateur de mettre en place un service des communications efficace afin de continuer à faire rayonner la Finale aux quatre coins du Québec, en plus d assurer une excellence collaboration avec les médias locaux et provinciaux. Développement du sport Le développement du sport dans le milieu organisateur constitue l un des objectifs premiers des Finales des Jeux du Québec. On peut affirmer que les principales retombées sportives de la Finale des Jeux du Québec sont : l acquisition d équipements spécialisés; l essor de la pratique sportive dans le milieu en termes de pratiquants; le développement de compétences organisationnelles; la mise à niveau des infrastructures; l émergence de nouveaux clubs sportifs. 12

14 Retombées sociales Puissante source d inspiration et de mobilisation, l organisation de la Finale des Jeux du Québec rassemble, dans un projet commun axé sur la jeunesse, les forces vives du milieu organisateur. Les principales retombées sociales sont assurément : la mobilisation des forces vives du milieu; la réalisation collective fondée sur la concertation des partenaires; l engagement des bénévoles dans une cause axée sur l épanouissement de la jeunesse. Retombées touristiques Tribune de visibilité exceptionnelle auprès des visiteurs, la Finale des Jeux du Québec constitue un événement important pour promouvoir le milieu organisateur. En sus des retombées économiques, des impacts touristiques sont mesurables par : la promotion médiatique du milieu; la mise en évidence auprès des visiteurs (athlètes et leur entourage) du patrimoine local et régional. Échéancier Le continuum de la Finale des Jeux du Québec s étale sur une période de 5 ans, soit un peu plus d un an pour le processus de candidature et de 45 mois (été) à 51 mois (hiver) ans pour la mise en place de la Finale. Cet étalement permet au milieu hôte de planifier ses investissements en termes d infrastructures. L échéancier détaillé du processus de candidature est disponible dans la section 3.

15 SECTION 2 Les exigences en termes d infrastructures et d accueil

16 Le cadre général de la Finale 2 des Jeux du Québec La Finale des Jeux du Québec est sans contredit un événement sportif d envergure qui offre la possibilité à des milliers de Québécois et Québécoises de vivre une expérience unique. Les Jeux du Québec constituent un outil de développement de la pratique sportive intégré aux modèles de développement des athlètes des fédérations sportives du Québec. Il s agit dans plusieurs cas d un tremplin pour les athlètes, les entraîneurs et les officiels afin d accéder à un niveau supérieur de compétition. Plusieurs olympiens québécois ont débuté leurs carrières d athlète en participant à leur premier événement d envergure aux Jeux du Québec. Dates de tenue de la Finale des Jeux du Québec et calendrier La Finale des Jeux du Québec se déroule tous les ans en alternant les éditions d hiver aux années impaires et celles d été aux années paires. La période privilégiée pour la Finale des Jeux du Québec doit tenir compte de la tenue des Jeux du Québec régionaux ainsi que des congés scolaires (vacances estivales ou relâche scolaire) habituels du milieu de l éducation facilitant la disponibilité des locaux. Programme des Jeux du Québec Jeux du Québec régionaux Estivale (année paire) entre le 1 er juin et le 2 e dimanche de juillet Hivernale (année impaire) entre le 1 er novembre et le 2 e dimanche de février Finale premières semaines du mois d août premières semaines du mois de mars Dans le cas de la Finale, les compétitions sont habituellement réparties également sur une période de 9 jours. À moins de circonstances exceptionnelles, la cérémonie d ouverture doit avoir lieu le vendredi et la clôture le samedi de la semaine suivante. En général, les athlètes du premier bloc arrivent le vendredi de l ouverture de la Finale des Jeux. Le changement de bloc s effectue habituellement le mardi suivant, alors que les autobus transportant les athlètes du deuxième bloc repartent avec ceux du premier bloc. Les athlètes du deuxième bloc participent aux compétitions du mercredi au samedi et repartent immédiatement après la cérémonie de clôture, à moins d exception. Le transport provincial est assumé et coordonné par SPORTSQUÉBEC. Le comité de candidature doit proposer et justifier les dates de la tenue de la Finale des Jeux et faire une première ébauche de la répartition des sports au programme dans chaque bloc. Le programme doit tendre vers un équilibre dans le nombre d athlètes par bloc de compétition et dans l utilisation des installations, afin de générer l intérêt soutenu des spectateurs et d équilibrer la capacité d accueil du milieu. SPORTSQUÉBEC travaillera de concert avec les fédérations sportives pour bien guider le Comité organisateur. La programmation finale sera déterminée par le COFJQ et approuvée par SPORTSQUÉBEC. Le comité de candidature doit obtenir l accord et l engagement des institutions d enseignement afin de s assurer que les installations qui seront utilisées pendant la Finale des Jeux du Québec ne seront pas accessibles aux étudiants ou au grand public. Dans certaines Finales antérieures, les écoles de secteurs entiers ont été fermées pendant toute la durée de l événement. Cette concertation avec le milieu de l éducation est particulièrement importante pour faire en sorte que les dates de la Finale des Jeux du Québec coïncident avec les congés scolaires. Des lettres d engagements sont nécessaires lors du dépôt de la candidature. 15

17 Les installations et équipements requis Il est évident que ce ne sont pas tous les milieux qui ont sur leur territoire les équipements nécessaires à la tenue d une Finale des Jeux du Québec. Cependant, le Comité organisateur peut faire appel à des milieux avoisinants pour tenir certaines compétitions requérant des installations spécialisées. En ce sens, même si la concentration des sites de compétitions est toujours prioritaire, cela ne signifie pas qu un milieu sera éliminé s il ne possède pas tous les équipements requis, spécialement dans le cas des installations plus spécialisées ou naturelles (plan d eau, montagne, etc.). Vous retrouverez en annexe des fiches techniques par sport. Ces fiches ont été validées par les fédérations sportives et vous indiquent les besoins en matière d installations et de matériel.

18 Plateaux requis pour la tenue des compétitions sportives 3 En fonction de la liste officielle des sports du volet compétition de la Finale des Jeux du Québec, les plateaux suivants sont requis pour la tenue de l événement, étant entendu que les sports sont répartis sur 2 blocs de compétition: 53 e Finale des Jeux du Québec, été 2018 Sports obligatoires Sport Site naturel Normes minimales Normes idéales Soccer masculin 4 terrains 60m par 100 m Terrains de soccer Soccer féminin 8 terrains pour la dernière journée Tennis Natation en piscine Natation en eau libre Volleyball féminin et masculin Golf Baseball Volleyball plage féminin et masculin Terrains de tennis Piscine Lac ou Rivière Gymnases Terrain de golf Terrains de baseball Sable (extérieur) 10 terrains extérieurs x m Piscine 25 m, profondeur 1.2 m Profondeur 1.4 m minimum 7 terrains de 18 x 9 m hauteur libre 7 m 12 terrains extérieurs x m 8 à 10 couloirs 8 terrains de 18 x 9 m hauteur libre 9 m Club de golf reconnu et accrédité par Golf Canada et Golf Québec - 18 trous 3 terrains de baseball 8 terrains de 16 m x 8 m 8 terrains avec orientation Nord- Sud Cyclisme sur route Voie publique Boucle de 5 à 10 km, Parcours aller-retour de 10 km, circuit de 1 à 2 km Basketball Gymnases 6 terrains de 28m de long sur 15 m de large Athlétisme Piste d athlétisme Piste de 400 m avec 8 couloirs Tir à l arc Terrain plat Parcours boisé 85 m x 70 m plat et gazonné Distance minimale de 200 m 115 m x 90 m Distance entre 275 et 350 m Vélo de montagne Centre de ski Sentier de 2.5 km Sentier entre 4 et 6 km Triathlon Voile Lac et voie publique Plan d eau Lac : parcours rectangulaire de 500 m Vélo : parcours de 10 km ou boucle de 2.5 km Course : Boucle ou aller-retour pour 4 km Zone de transition à moins de 100 m de la sortie de l eau Pas de courant vent constant de 3 à 5 nœuds Profondeur de 8 pieds Vent constant de 5 à 12 nœuds Visible à partir du lieu terrestre 53 e Finale des Jeux du Québec, été 2018 Sports optionnels Sport Site naturel Normes minimales Normes idéales Sports équestres Centre équestre 2 aires de compétitions : 20 m x 40 m et 50 m x 75 m 2 aires de pratique : 20 m x 40 m et 30 m x 50 m Sol de terre battue ou gazonné BMX Piste de BMX Piste de niveau régional Piste de niveau provincial 3 Les sports inscrits au volet de compétition et les plateaux requis peuvent être sujets à des changements avant et après le dépôt des candidatures. Pour plus d information technique, vous référer aux fiches techniques en annexe. 17

19 54 e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 Sports obligatoires Sport Site naturel Normes minimales Normes idéales Gymnastique 2 salles de 60m x 30 m avec hauteur de 8 m Hockey sur glace masculin Aréna 2 patinoires de 26 m x 61 m Hockey sur glace féminin Aréna 2 patinoires de 26 m x 61 m 1 salle de pieds 2 (75 m x 75 m) avec hauteur de 8 m Patinage de vitesse Aréna 1 patinoire de 26 m x 61 m 1 patinoire de 30 m x 61 m Badminton Gymnase 8 terrains 13,4 m x 8,10 m 10 terrains 13,4 m x 8,10 m Nage synchronisée Piscine 25 m 6 couloirs Profond : 2,75 m Peu profond : 1 m 25 m 8 couloirs Profond : 3 m Peu profond : 1,22 m Patinage artistique Aréna 1 patinoire 26 m x 56 m 1 patinoire 26 m x 61 m ou 30 m x 61 m Trampoline Tennis de table Gymnase Salle de 50 m x 30 m avec hauteur de 8 m Gymnase triple : 61m x 30m x 5m 24 aires de jeu : 9 m x 5,5 m Salle de 60 m x 30 m avec hauteur de 9 m Gymnase quadruple : 80m x 40 m x 6 m 24 aires de jeu : 13,7 m x 6,7 m Judo Gymnase Gymnase de 30m x 40 m avec 2 surfaces de combat + aire d échauffement Curling masculin et féminin Taekwondo wtf Ski de fond Centre de curling et aréna Gymnase Centre de ski de fond ou golf Centre de curling : min 2 pistes Patinoire de 26 m par 56 m Centre de curling : plus de 2 pistes Patinoire de 26 m par 61 m Gymnase de 23 m x 29 m, avec 2 surfaces de combat + aire d échauffement 18 m x 27 m Pistes : 1 km à 1.5 km ; 2.5 km Largeur : 6 m Départ : 10 m de large sur 50 m Arrivée : 9 m de large sur 75 m Boîte d échange : 12 m x 45 m Pistes : 1 km à 1.5 km ; 2.5 km Largeur :9 m Départ : 12 m de large sur 75 m Arrivée :12 m de large sur 100 m Boîte d échange : 15 m x 45 m Boxe Gymnase Auditorium Gymnase de 20 m x 25 m Escrime Gymnase Gymnase double Ringuette Aréna 1 patinoire de 26 m x patinoire 26 m x 61 m Plongeon Piscine Tremplins : 1 x 1m et 1 x 3m Tremplins : 2 x 1m et 2 x e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 Sports optionnels Sport Site naturel Normes minimales Normes idéales Haltérophilie Gymnase double Gymnase 24 m x 27 m + aire d échauffement adjacent Ski alpin Biathlon Centre de ski alpin Entre 110 m et 225 m dénivelé 30 m de largeur Entre 140 m et 350 dénivelé 40 m de largeur Aire de départ et d arrivée : 40 m de large par 80m longueur; Piste de ski de fond de 1 km, 1.5 km et 2 km; Largeur des pistes de ski de fond 6m; Plateau de tir 45m de largeur par 22 m longueur; Loupe de pénalité de 100 m; Karaté 2 surfaces de combat 10x10 mètres 2 shiais 18

20 Répartition par bloc Voici un exemple de répartition par bloc. Il est important de trouver un équilibre entre le nombre de sports, les plateaux requis, le nombre d athlètes et les sports d équipe par rapport aux sports individuels. 53 e Finale des Jeux du Québec, été 2018 Bloc 1 Nb Bloc 2 Nb Site de compétition commun Athlétisme 558 Voile 80 Volleyball féminin 228 Basketball féminin 228 Gymnases Volleyball masculin 180 Basketball masculin 228 Gymnases Triathlon 114 Natation 390 Plan d eau Golf 114 Cyclisme sur route 140 Parcours sur route avec triathlon Tir à l arc 160 Volleyball de plage fém 38 Vélo de montagne 125 Volleyball de plage ma 20 Baseball 285 Soccer féminin 342 Tennis 114 Soccer masculin 342 Prévision athlètes 1878 Prévision athlètes e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 Bloc 1 Nb Bloc 2 Nb Site de compétition commun Hockey féminin 324 Hockey masculin 324 Aréna Patinage artistique 180 Curling féminin 75 Aréna Curling + Patinage art Ringuette 256 Curling masculin 75 Aréna Trampoline 76 Patinage de vitesse 144 Aréna Ringuette + Patinage vit Nage synchronisée 200 Plongeon 200 Piscine Taekwondo 117 Judo 185 Gymnase double Boxe 50 Escrime 150 Gymnase Badminton 114 Tennis de table 172 Gymnase Gymnastique 185 Ski de fond 160 Prévision athlètes 1502 Prévision athlètes 1485 Prévision de participation Pour respecter la capacité d accueil des milieux organisateurs, la participation maximale à l hiver est de athlètes et de à l édition d été. Voici les facteurs qui peuvent influencer la participation : le nombre de sports au programme (minimum 18 maximum 22); le nombre de régions qualifiées par des Jeux du Québec régionaux dans chaque sport; le nombre d athlètes qualifiés aux Jeux du Québec régionaux de leur région. 19

21 Mission personnel d encadrement Personnel d encadrement Missionnaires régions Sports obligatoires 4 ÉTÉ 2018 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc Officiels Soccer masculin Soccer féminin Tennis Natation Volleyball féminin Golf Baseball Volleyball plage féminin Cyclisme sur route Basketball masculin Volleyball masculin Basketball féminin Athlétisme Tir à l arc Vélo de montagne Volleyball plage masc Triathlon Voile Total Grand total 4800 MAR : maximum d athlètes par région MAS : maximum d athlètes par sport Sports optionnels 5 ÉTÉ 2018 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc Officiels Sports équestres BMX Les sports obligatoires peuvent être sujets à des changements avant et après le dépôt des candidatures. La prévision de participation par sport est basée sur la moyenne de participation des deux dernières Finales. 5 Le milieu organisateur doit choisir des sports optionnels afin d inscrire à sa programmation un minimum de 18 sports et un maximum de 22 sports. 20

22 Sports obligatoires 6 HIVER 2019 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc Officiels Gymnastique Hockey sur glace mas Hockey sur glace fém Patinage de vitesse Badminton Nage synchronisée Patinage artistique Trampoline Tennis de table Judo Curling masculin Taekwondo wtf Ski de fond Curling féminin Boxe Escrime Ringuette Plongeon Total Grand total 4023 MAR : maximum d athlètes par région MAS : maximum d athlètes par sport Sports optionnels 7 HIVER 2019 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc Officiels Haltérophilie Ski alpin Biathlon Karaté Les sports obligatoires peuvent être sujets à des changements avant et après le dépôt des candidatures. La prévision de participation par sport est basée sur la moyenne de participation des deux dernières Finales. 7 Le milieu organisateur doit choisir des sports optionnels afin d inscrire à sa programmation un minimum de 18 sports et un maximum de 22 sports. 21

23 Les normes de référence et les politiques en matière d accueil et d opérations Il est important de lire les politiques et normes d opération de SPORTSQUÉBEC : et de s y référer. Hébergement Athlètes et accompagnateurs L hébergement des athlètes peut faciliter leur performance ou y nuire et peut leur laisser un bon ou un mauvais souvenir de la Finale des Jeux et du milieu organisateur. Un lieu bien structuré, confortable et amical permet aux athlètes de bien se reposer avant leur compétition et leur laisse des souvenirs positifs. La qualité de l hébergement des athlètes doit figurer parmi les priorités du milieu organisateur. Le nombre d athlètes et d accompagnateurs est approximativement de par bloc de compétition, la moyenne d âge étant de 14 ans. Les locaux doivent être groupés par délégation. Certaines normes devront être respectées dans les locaux aménagés en dortoirs : il doit y avoir un minimum de 3,7 m 2 par personne; on doit pouvoir fermer le local à clé pour éviter le vol; il doit y avoir un minimum de 12 et un maximum de 15 classes par délégation; une délégation peut être séparée sur un maximum deux étages. Les autorités locales en matière de santé et d incendie devront être consultées tôt dans le processus d organisation de la Finale. Les athlètes sont responsables de fournir leur matelas et leur literie. Le Comité organisateur doit prévoir un local par délégation alloué aux missionnaires; dans ce local, le Comité organisateur doit fournir des lits en nombre suffisant. Les locaux prévus doivent obligatoirement inclure des toilettes et des douches en nombre suffisant. Si les résidences n ont pas d installations de douches ou de toilettes adéquates, des unités additionnelles devront être fournies, dans la proportion spécifiée. Ces unités additionnelles ne doivent pas être fournies dans des tentes. Les toilettes portables ne sont pas acceptées. Des roulottes sanitaires peuvent être utilisées si les installations de douches sont insuffisantes sur certains sites. Voici les normes de référence à observer en services d hygiène : 1 évier par groupe de 10 personnes ; 1 toilette pour 10 à 12 personnes ; 1 douche pour 10 personnes ; Accessibles pour les personnes en fauteuil roulant. Les salles de toilettes et les douches doivent être nettoyées tous les jours. Les dortoirs et les aires communes doivent être nettoyés régulièrement. Des salles de jeu, des salons de repos, des téléphones, ordinateurs publics, wifi et des consignes pour les articles personnels sont très appréciés par les athlètes. Les lieux d hébergement devront être surveillés pendant toutes les heures d occupation, sans interruption et ce, de l arrivée au départ des participants. 22

24 Officiels majeurs L hébergement des officiels doit pouvoir loger jusqu à 150 personnes par bloc. L hébergement des officiels majeurs doit être complètement séparé de celui des athlètes. Les officiels bénévoles sont tous des adultes et doivent être logés dans des chambres privées pour deux ou quatre personnes. Le Comité organisateur devra utiliser des lits. Les résidences des officiels doivent être approuvées par SPORTSQUÉBEC. Missionnaires cadres Un maximum de 5 missionnaires par délégation (nombre total maximum de 95 missionnaires pour 19 régions) devra être logé dans un endroit séparé de celui des athlètes. Les missionnaires cadres sont tous des adultes et doivent avoir un minimum de deux chambres par région. Le Comité organisateur devra fournir des lits. La résidence des missionnaires doit être approuvée par SPORTSQUÉBEC. Diffuseur national et médias Le diffuseur national pourrait avoir besoin d approximativement 30 chambres. De plus, la Finale des Jeux peut attirer environ 20 représentants de médias de l extérieur du milieu organisateur. Tous les représentants des médias sont entièrement responsables de leur hébergement et de leur alimentation; le Comité organisateur devra cependant identifier les ressources hôtelières disponibles SPORTSQUÉBEC SPORTSQUÉBEC réservera à ses frais environ 20 chambres à l hôtel recommandé par le Comité organisateur pour une durée approximative de 15 jours pendant la Finale. SPORTSQUÉBEC réservera également le nombre requis de chambres pour les diffuseurs nationaux. Visiteurs Les spectateurs peuvent loger dans différents types d hébergement : hôtels, motels, auberges, pensions familiales, etc. Le Comité organisateur devra faire l inventaire des ressources disponibles et assurer un service à jour d information aux visiteurs sur ces ressources; il n est cependant pas responsable des réservations et des coûts d hébergement. Services d alimentation En respectant les horaires prévus pour l alimentation, le Comité organisateur doit disposer de cafétérias pour nourrir quotidiennement approximativement athlètes, accompagnateurs, missionnaires et officiels majeurs, pendant la Finale. De plus, le Comité organisateur s engage à nourrir ces clientèles advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure. Il est fortement recommandé de ne pas multiplier indûment le nombre de cafétérias affectées à la Finale; selon leur capacité, un nombre de 3 à 5 cafétérias est considéré convenable. Chaque cafétéria doit disposer d une cuisine assez grande pour le chef et son personnel et de locaux pour l entreposage et la réfrigération des denrées alimentaires. Dans certains cas, il peut être nécessaire de prévoir des semi-remorques réfrigérées pour la conservation des aliments achetés ou reçus des fournisseurs. Procédures Les lieux et les modes de distribution des repas seront déterminés par le Comité organisateur en conformité avec politique alimentaire de SPORTSQUÉBEC. Les menus doivent être approuvés par SPORTSQUÉBEC. Pendant la Finale, chaque repas comprend cinq (5) 23

25 items, en plus du pain et du beurre. Tous les condiments sont fournis gratuitement. Le Comité organisateur devra développer sa propre politique en ce qui a trait à l alimentation de ses bénévoles. Les catégories d intervenants qui ont droit à un service d alimentation gratuit sont: o athlètes o responsables techniques des fédérations o accompagnateurs o membres des missions o responsables techniques locaux o officiels majeurs Outre les repas principaux, les athlètes doivent avoir une collation telle que muffins, breuvages, fruits, accessible une fois par jour à l îlot énergie. Les menus quotidiens doivent être bien planifiés par un diététicien et la nourriture doit être nourrissante et abondante. L expérience qu un athlète retient de la Finale des Jeux dépend aussi de la qualité des repas. Il est important de respecter la politique alimentaire 8. Des mesures devront également être mises de l avant pour les athlètes ayant des allergies alimentaires ciblées. Transport SPORTSQUÉBEC assume le transport des athlètes d un point de rassemblement de leur région au milieu organisateur de la Finale des Jeux. Ce transport est habituellement fait en autocars. Le coût d inscription des athlètes à la Finale est directement appliqué au transport provincial. Le transport local mis en place par le Comité organisateur devra assurer des déplacements sécuritaires et efficaces pour l ensemble des délégations et des officiels majeurs entre la centrale administrative et les lieux d hébergement, de compétitions, d alimentation et autres lieux prévus par le Comité organisateur. Le système de transport est déterminé en fonction de la situation géographique des lieux d hébergement, de compétitions, d alimentation,de la centrale administrative et autres lieux prévus par le Comité organisateur. Le Comité organisateur établit les horaires des circuits de transport en fonction des horaires des compétitions et des activités sociales et culturelles prévues. Le Comité organisateur établit, en collaboration avec SPORTSQUÉBEC, le plan définitif d opération et contracte les ententes avec les différents transporteurs. Un service de courtoisie (parc de 20 à 25 voitures, fourgonnettes et camions) doit être disponible pour le transport des invités et pour répondre aux besoins logistiques (ex. livraison d équipements, soutien technique, remises de médailles, etc.). Un certain nombre de véhicules peut être obtenu sous forme de commandites. Stationnement Le Comité organisateur est responsable de la gestion des aires de stationnement disponibles sur chacun des lieux; il devra assurer la disponibilité d espaces de stationnement pour permettre aux dignitaires, aux missions et aux fédérations, un accès rapide et efficace à la salle des missions. Il faut également tenir compte du stationnement pour les bénévoles, les spectateurs, les autobus, la sécurité, la santé, la collecte des ordures et autres. 8 Politique alimentaire 24

26 Centrale administrative La centrale administrative est le lieu d opération et le centre nerveux de l organisation pendant la Finale. Elle est habituellement logée dans une institution d enseignement de niveau secondaire ou supérieur. En plus de prévoir un local pour chaque service (30) du Comité organisateur, cet endroit devra accueillir entre autres la salle des missions et les médias. La salle des missions doit contenir 24 espaces de bureau meublés ayant une dimension approximative de 9 m 2 chacun. En plus des 19 régions, des espaces devront être prévus pour SPORTSQUÉBEC, le Comité organisateur, les Comités organisateurs des prochaines Finales et un secrétariat. Ces espaces de bureau devront être munis d un ordinateur relié au réseau Internet, d une prise Internet pour un portable et d un téléphone. Programmations Deux types de programmations sont offertes dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec : la programmation sportive compétitive obligatoire et une programmation complémentaire à caractère sportif, social et culturel. Programmation sportive Sports obligatoires et sports optionnels SPORTSQUÉBEC fait la sélection des sports obligatoires et des sports optionnels. Ainsi, chaque milieu organisateur sera évalué sur sa capacité à tenir les sports obligatoires. L évaluation du milieu candidat se fait uniquement avec les sports obligatoires. Cependant, si un milieu désire présenter des sports optionnels, ce dernier devra démontrer sa capacité à les accueillir selon les normes de la fiche technique. Finalement, le milieu doit présenter, le cas échéant, les sports optionnels retenus dans le cahier de candidature. Chaque fédération doit convenir avec SPORTSQUÉBEC d une réglementation par sport. Ceci permet d établir et de communiquer aux différents intervenants concernés les règles entourant la compétition à la Finale des Jeux du Québec. Plateaux sportifs et équipements Sur les sites des compétitions, des installations et équipements de base sont requis : Salle de secrétariat (incluant la compilation) avec lien internet, photocopieur, téléphone, papeterie et fournitures générales de secrétariat; Vestiaire des officiels; Salle de repos des athlètes à proximité du lieu de compétition; Poste de premiers soins avec trousse et présence d un responsable (secteur santé); Vestiaires et douches (cases individuelles) pour athlètes (garçons et filles séparément); Mobilier de base (tables et chaises) selon les besoins exprimés par les responsables des fédérations (planifications techniques); Système d amplification (avec micros et haut-parleurs) selon les spécificités de chaque lieu; Système de télécommunications (émetteurs-récepteurs) selon les besoins exprimés par les responsables des fédérations 25

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