La billetterie informatique du spectacle vivant MANUEL DE PRISE EN MAIN RAPIDE - FONCTIONS DE BASE DU LOGICIEL-

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1 La billetterie informatique du spectacle vivant MANUEL DE PRISE EN MAIN RAPIDE - FONCTIONS DE BASE DU LOGICIEL- Le Contexte Sirius....2 Le calendrier...2 Informations données par le calendrier...3 Le plan de salle...4 Filière et Formulaire de vente...5 Faire une réservation...6 Créer une commande...6 Payer ou ne pas payer...7 Paiement avec plusieurs modes de paiements...7 Cas particulier : le paiement report...7 Répertorier la commande...8 Commande identifiée...9 Terminer la réservation...9 Une vente...9 La caisse...10 Coupon d ouverture de caisse Coupon de fermeture de caisse Interrompre Rappeler une commande...12 Modifier une commande...14 Ajout Suppression Fenêtre de confirmation Modification de paiement L avoir Réédition immédiate La Commande détaillée Modifier le Contexte...18 Créer des calendriers Enregistrer un contexte Page 1 sur 18

2 Le Contexte Sirius. Le calendrier Le calendrier contient les spectacles en vente et l état des places. Généralement le calendrier est mémorisé dans le contexte. Ci-dessous, un calendrier présenté par spectacles Il est possible de créer des calendriers : exemple par activité, par séances (voir plus bas «Modifier le contexte», Créer des calendriers). S il s agit d un calendrier présenté par spectacles, on dit que pour chaque spectacle, il y a une ou plusieurs séances. Pour afficher la ou les séances d un spectacle, double-cliquez sur le spectacle : un 2 nd calendrier apparaît. L état des places dans le calendrier Libre = nombre de places disponibles à la vente (ou encore = Jauge de départ moins places en réserve, moins places confirmées, moins places vendues.) Résv = nombre total de places en réserve (cf contingents Fnac, TicketNet, Nouveauté Lyrique ) Conf = nombre de places en réservation. Les places sont dans une commande. Elles sont payées ou non payées. Les billets ne sont pas édités. Vend = nombre de places vendues : les billets ont été édités. Page 2 sur 18

3 Informations données par le calendrier Un clic droit, dans le calendrier, sur le spectacle ou la séance affiche une info-bulle L information sur les tarifs existants sur une séance est donnée par l icône «pièces jaunes» du calendrier. La présence d une icône informe s il s agit d une séance en placement libre (non numérotée) Page 3 sur 18

4 Le plan de salle Double-cliquez sur la séance, la fenêtre du plan de salle apparaît Les différentes couleurs correspondent aux différentes séries. Etat des réserves Jauge = jauge de départ (1106 places dans la salle) Disponible = nombre de places disponibles à la vente (Jauge de départ moins places en réserve, moins places confirmées, moins places vendues.) [Nom Réserve] = nombre de places dans la réserve, ici, 2 places dans la réserve N Les places «en réserve» ne sont pas accessibles directement, il faut sélectionner la réserve pour pouvoir sélectionner les places. Cliquer sur une réserve dans l état des réserves permet de faire apparaître les places de cette réserve, puis de sélectionner ces places Pour revenir sur le disponible, cliquer sur Disponible Pour faire apparaître le numéro des sièges (zoomer), tracer un cadre en maintenant le bouton droit de la souris enfoncé. Pour dézoomer, faire un clic droit n importe où sur le plan de salle. Page 4 sur 18

5 Filière et Formulaire de vente Chaque commande de Sirius est enregistrée sous une filière de vente. Celle-ci définit le moyen utilisé par le client pour réserver sa place. Dans la barre d état apparaissent les valeurs par défaut ou choisies par l opérateur : Tarif (Tarif Public), Filière (VENTE/RESA) et formulaire (DESK) (Possibilité de modifier la Filière et le Formulaire par défaut, Voir plus bas, «Modifier le contexte») Page 5 sur 18

6 Faire une réservation Créer une commande Barre d icône : Sélectionner l outil crayon. (une fois sélectionné, le crayon reste sélectionné tant qu on ne quitte pas Sirius) Ouvrir le plan de salle de la séance désirée. Si on effectue un vente autre qu une vente de son formulaire par défaut, cliquer dans la barre d icônes, sur le raccourci vers le formulaire de son choix. (Exemple TEL) [Il est possible que des frais (exemple frais de réservation par téléphone) soient liés à un formulaire. Dans ce cas, les frais s ajoutent automatiquement selon la règle définie dans le formulaire.] Si on veut un tarif autre que le tarif par défaut, cliquer dans les pièces jaunes du calendrier, cliquer sur le tarif désiré. Zoomer Sélectionner sur le plan de salle la (les) place(s) désirée(s). Les places sélectionnées apparaissent en «carré rouge». Un bon de commande s ouvre Les icônes des pièces jaunes et des billets bleus indiquent que la commande n est pas payée, les billets ne sont pas édités Lire les 3 lignes du bon de commande : 1. code séance, date, jour, heure, abréviation séance. 2. nb de places, tarif, catégorie, prix unitaire 3. (nb de places), n des places, total des places Total général de la commande Page 6 sur 18

7 Payer ou ne pas payer Une réservation peut être payée ou non payée. Pour une résa non payée, répertorier directement la commande. (voir plus bas «Répertorier la commande») Pour enregistrer un paiement : cliquer sur le bouton paiement de la commande. La fenêtre «Choix du mode de paiement apparaît. Cocher le mode de paiement désiré. Puis faire Okay. [Quand on choisit le mode de paiement «Espèces», un bouton Rendu de monnaie est accessible.] Paiement avec plusieurs modes de paiements Pour une commande, dont une partie du paiement doit être enregistrée en espèces, une autre partie en chèque, par exemple. Saisir directement dans somme à payer la somme d un 1 er mode (pour 20,50 en espèce, taper dans somme à payer), cocher espèces, faire Okay. La fenêtre de paiement réapparaît automatiquement. Le solde à payer s affiche dans somme à payer. Cocher le 2 nd mode (exemple chèque). Faire Okay.] Cas particulier : le paiement report Pour enregistrer un paiement unique quand on a plusieurs commandes. Créer la première commande (ou rappeler la commande si elle a déjà été créée) Cliquer sur Paiement, choisir Report. Sirius vous indique dans la barre d état (en bas à gauche) qu il y a un report. Faire la deuxième commande, cliquer sur Paiement. Sirius vous réclame le montant de la première commande + le montant de la seconde. Page 7 sur 18

8 Répertorier la commande Répertorier la commande en cliquant sur le bouton Client Sur l index du fichier client s ouvre : taper dans nom du client dans NOM Le client existe déjà dans le fichier client : double-cliquer sur le nom. Le client n existe pas déjà dans le fichier : cliquer sur création pour créer une fiche. Aperçu d une fiche client type Une commande répertoriée s affiche avec le symbole «disquette bleue» + nom et prénom. Page 8 sur 18

9 Commande identifiée Une commande identifiée n est pas rattachée à une fiche-client. On a cliqué sur Client, tapé le nom, et fait Okay. (pas d icône «disquette bleue») [Pour retrouver ce type de commande, voir Rappeler une commande, «liste des commandes»] Terminer la réservation Une fois la commande répertoriée (ou identifiée), un numéro de commande apparaît dans la barre de titre de la commande, cliquer sur OK sur le bon de commande. La commande disparaît. (Elle est rangée) Dans le calendrier, la colonne Conf est modifiée. Une vente Une vente se distingue d une réservation par l édition du ou des billets. La commande payée, pour éditer les billets, cliquer sur le bouton Billet du bon de commande. La totalité des billets de la commande s éditent. Dans le calendrier, la colonne Vend est modifiée. Page 9 sur 18

10 La caisse On peut ouvrir la caisse Sirius tout de suite après s être identifié, dans ce cas cliquer sur l icône caisse dans la barre d icônes. Cliquer sur Ouvrir. Une session de caisse s ouvre à votre nom. L icône «coffre rouge» est modifiée. Pour consulter la caisse à tout moment, cliquer sur l icône de la caisse. La partie Trésorerie détaille les encaissements effectués. Billetterie détaille les billets édités et/ou annulés. Coffre détaille les différences sur les commandes de la session de caisse, entre les paiements et les billets édités. Si la caisse n a pas été ouverte directement par l opérateur, Sirius le rappelle en faisant apparaître une fenêtre «Confirmation» lors de l enregistrement du 1 er paiement. Coupon d ouverture de caisse Un coupon d ouverture de caisse s édite automatiquement avant l édition du 1 er billet, dans la session de caisse. Dans une session de caisse, on peut enregistrer des paiements et n éditer aucun billet. Dans ce cas, pas de coupon d ouverture de caisse. Page 10 sur 18

11 Coupon de fermeture de caisse Pour fermer la caisse, cliquer sur l icône caisse. Cliquer sur fermeture. [Avant de fermer la caisse, pour afficher la fiche de caisse, cliquer sur Imprime.] Un coupon de fermeture de caisse s édite (si on a édité des billets pendant la session de caisse) Quand on quitte Sirius (Barre de menus : Opérateur, quitter), cette fenêtre de contrôle avant fermeture s affiche automatiquement. Interrompre On peut quitter Sirius sans fermer sa caisse. Barre de Menu : Opérateur, Interrompre. Sirius se ferme. L opérateur qui a interrompu doit être le même qui relance Sirius. Une fois relancé, l opérateur retrouve sa caisse d avant l interruption. Page 11 sur 18

12 Rappeler une commande Barre d état : Rappeler la dernière commande Sirius mémorise jusqu aux 10 dernières commandes, affiche l heure, le n de la commande, s il s agit d une commande répertoriée, identifiée ou anonyme, et l état de la commande (cf icônes) Trousse : taper le n de la commande, faire entrée. Rappel : pour appeler la trousse : barre d icônes, icône «trousse» Pour retrouver une commande par la fiche-client, ouvrir le fichier client. Barre d icônes : icône «disquette bleue». Dans la fiche-client (on l ouvre en double-cliquant sur le nom dans la liste, ou en cliquant sur le bouton fiche), la commande apparaît dans Liste des Actions. Pour ouvrir la commande, double-cliquer sur la ligne de la commande La commande apparaît. La fiche client et le fichier client se ferment. Page 12 sur 18

13 A partir de la liste des commandes de la séance Sélectionner la séance dans le calendrier, Barre d icônes : Cliquer sur l icône «Amphithéâtre» La liste de toutes les commandes de la séance apparaît. Les commandes sont rangées par ordre alphabétique des noms. Pour afficher la commande désirée, double-cliquer sur la ligne de la commande, ou cliquer sur le bouton détail. A partir de la liste des commandes d un calendrier A partir de la liste des commandes : barre d icônes, icône «hamburger bleu». (Dans cette liste de (toutes les) commandes, les commandes sont rangées dans l ordre chronologique. La plus récente apparaît en bas de liste.) A partir de ces 3 types de listes, il est possible de faire une sélection sur les commandes de son choix (exemple, on veut afficher toutes les réservations). Pour cela, cliquer sur le bouton Options de la fenêtre Liste. A partir du plan de salle, double-cliquer sur des places vendues ou confirmées ouvre le bon de commande correspondant à ces places. Page 13 sur 18

14 Modifier une commande Ajout Pour ajouter des places dans une commande déjà enregistrée, rappeler la commande. Double cliquer sur la ligne les places dans la commande. Le plan de salle apparaît. Les places déjà dans le bon de commandes apparaissent dans un cadre rouge. Ajouter des places désirées en les sélectionnant avec le crayon. Les places s ajoutent dans la commande. Suppression 1. bouton supprime du bon de commande. Sélectionner la ligne des (la) place(s) à supprimer. Cliquer sur le bouton supprime. La totalité de la ligne sélectionnée sera supprimée. 2. Par le plan de salle Pour supprimer une partie des places d une commande déjà enregistrée, rappeler la commande. Double cliquer sur la ligne des places dans la commande. Le plan de salle apparaît. Les places apparaissent dans un cadre rouge. Supprimer les places désirées en les sélectionnant avec le crayon. Page 14 sur 18

15 Fenêtre de confirmation Lorsqu on supprime des places dans une commande (qui a déjà été enregistrée), une fenêtre de confirmation apparaît. Elle diffère selon que les places ont déjà été éditées ou non : Quand les places n ont pas été éditées, on supprime des places : Quand les places ont été éditées, on annule des places. Un coupon d annulation s édite sur l imprimante à billets. Page 15 sur 18

16 Modification de paiement Quand on annule des places d une commande payée, un avoir se génère. Icône «pièce verte». Si le paiement a été effectué dans la même session de caisse, on peut supprimer le paiement et le ressaisir. Sélectionner la ligne du paiement. Cliquer sur le bouton supprime de la commande. Si le paiement a été effectué dans une session différente, on doit saisir un remboursement. Cliquer sur le bouton Paiement de la commande. La fenêtre «choix du mode de paiement» s ouvre automatiquement sur Saisie d un remboursement. L avoir Il est possible de laisser un avoir sur une commande répertoriée. Quand on quitte une commande comportant un avoir, cette fenêtre apparaît. Faire Okay. Page 16 sur 18

17 Réédition immédiate 1. Billet mal édité Pour rééditer un billet mal édité, annuler la place a rééditer. Sur la fenêtre «Annulation d un billet», cliquer sur le bouton Billet mal édité. Un coupon d annulation s imprime. Le billet se réédite. 2. Duplicata Même opération. Cliquer sur le bouton Edition d un duplicata. Un coupon Duplicata s imprime. Le billet se réédite, avec la mention Duplicata sur le billet et la souche. La Commande détaillée Pour toute opération partielle sur l'édition de billets ou les paiements, aller dans la commande détaillée. Cliquer sur l icône «commande détaillée Pour payer et éditer les billets d un seul spectacle par exemple, sélectionner la ligne désirée. Puis paiement : Sirius réclame la somme correspondant à la ligne sélectionnée. Puis Billet : Sirius édite le()s billet(s) de la ligne sélectionnée. (il est possible de sélectionner plusieurs lignes, en utilisant la touche ctrl duc clavier.) Page 17 sur 18

18 Modifier le Contexte Créer des calendriers Dans Calendrier (barre de Menu), Nouveau, on peut créer tous les calendriers souhaités Changer la Désignation du calendrier. C est ce qui s affichera dans la barre de titre du calendrier. Par défaut, un calendrier se présentera toujours dans l ordre chronologique des séances de la saison en cours, et proposera les séances de la «période activée» (c'est-à-dire les séances à venir, à partir de la date du jour. Les séances passées n apparaissent donc plus dans un calendrier de ce type). Pour un calendrier présenté par activité, cliquer sur le bouton Options. Dans présentation, cocher par activité. Une fois que le calendrier convient, faire Okay sur la fenêtre «Création d un nouveau calendrier». Il est possible de le mémoriser dans un contexte. Enregistrer un contexte Barre de Menus : Opérateur, Modification d un contexte. Nouveau. Taper le nom du contexte. Okay. Le contexte enregistré l est sur le poste. On ne trouvera pas ce contexte sur un autre poste. On peut également lier un contexte à une Filière et à un Formulaire par défaut. Pour cela, changer de Filière/Formulaire et enregistrer le contexte. Page 18 sur 18