METHODOLOGIE : CAHIER DES CHARGES DE BESOINS

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1 METHODOLOGIE : CAHIER DES CHARGES DE BESOINS Ce document présente la démarche à suivre pour l'élaboration d'un cahier des charges de besoins en vue du lancement d'un appel d'offres pour l'informatisation d'une PME. Les différents points ci-dessous sont à traiter dans l'ordre et permettront d'aborder l'ensemble des points essentiels à ce document. 1. Description générale du projet 1. Objectifs de l'entreprise 2. Positionnement du projet dans l'entreprise 3. Importance stratégique et économique 2. Description du marché 1. Description et quantification du marché 2. Points essentiels à traiter 3. Options venant compléter l'offre 3. Description des processus métier 1. Organisation de l'entreprise 2. Organisation des services impactés de l'entreprise 3. Systèmes informatiques existants impactés 4. Fonctionnalités attendues Il faudra définir pour chacun de ces critères un niveau et une flexibilité. 1. Sauvegarder les données Fréquence Quantité maximale Débit sauvegarde Possibilité d'évolution Durée de vie de la sauvegarde Nombre de sauvegardes 2. Protéger les données Niveau de sécurité 1/5

2 3. Gérer les droits d'accès aux données Nombre de groupes Nombre d'accès simultanés à une même donnée Nombre de groupes maximal auquel appartient un utilisateur 4. Stocker les données Débit en lecture sur le support Débit en écriture sur le support Durée de vie du support 5. Facturer les clients de l'outil 6. Gérer la paie du personnel 7. Gérer la comptabilité 8. Gérer les stocks et produits Délais de mise à jour du stock Nombre maximal d'utilisateur 9. Gérer la maintenance des outils de production et des locaux (GMAO) Nombre d'utilisateurs Temps de réponses 2/5

3 10. Écrire ou lire des documents de bureautique Deux outils principaux sont disponibles sur le marché : La suite Office de Microsoft (Word, Excel) payante et la suite OpenOffice de Sun (gratuite). Niveau de complexité 11. Envoyer et recevoir du courrier électronique Les courriels sont gérés par un organisme externe (hébergeur Web) qui fournit à l'entreprise son nom de domaine. Les outils classiquement utilisés de courrier électronique sont Mozilla-thunderbird et Microsoft-outlook Express. Les deux logiciels ne sont pas payants et équivalents en termes de fonctionnalités. Si la suite bureautique MSOffice a été sélectionnée, il peut être intéressant d'utiliser MS Outlook par la gestion du temps et des courriels. L'unique différenciation à effectuer au niveau des courriels va se faire donc au niveau de la qualité du service mail de l'hébergeur selon les critères suivants. Nombre de boites disponibles (souvent illimité) Temps entre l'envoi et la réception d'un (à tester!, <30s) Taille maximale de courriel possible à envoyer / recevoir (mini 5Mo/ ) Taille maximale du compte sur le serveur 12.Faxer, imprimer et photocopier Vitesse d'impression, de réception ou d'émission. Niveau de SAV Nombre d'année de garanties 13. Communiquer avec l'extérieur (Site Web, E-commerce) La nécessité d'outils avancés de type site Internet pour la communication externe devra être évaluée en premier lieu. Selon l'entreprise le site pourra être simplement descriptif ou disposer d'une partie de commerce en ligne. Les critères ci-dessous abordent les deux parties. Un tel outil nécessite un nom de domaine et un espace Web souscris auprès d'un hébergeur Web. Temps de réponse (<2s/page en ADSL) 3/5

4 14. Communiquer en interne : Intranet Temps de réponse (<2s/page en ADSL) 15. Communiquer en interne : Téléphonie IP Nombre d'utilisateur pouvant téléphoner en même temps Niveau de complexité des terminaux 16. Travailler de manière collaborative Nombre de projets/utilisateur 17. Gérer les relations clients 18. Gérer les ressources humaines 19. Accéder à Internet Débit du débit et de sa montée en charge Niveau de sécurité 20. Gérer les commandes Temps de réponse 21. Auditer les performances internes de l'entreprise (production, administration) 4/5

5 22. Accéder au système d'information Nombre de postes Niveau de performances 5. Analyse et prise en compte de l'existant L'entreprise possède peut être un parc matériel et applicatif qu'il va falloir conserver ou faire évoluer. Il faut en faire part lors de l'appel d'offres. D'autre part, l'étude de l'existant est à prendre en considération pour la proposition ou l'élaboration des solutions potentielles. 5/5

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