GE Power & Water Documentum Collaboration Guide de démarrage rapide

Transcription

1 GE Power & Water Documentum Collaboration Guide de démarrage rapide Révision Last update 13/02/2014 B

2 Table of Content 1. Avantages de l outil 2. Prérequis 3. Connexion à l application 4. Environnement de travail Documentum 5. Structure des dossiers 6. Comment obtenir un document? 2 Update 13/02/2014

3 Avantages de l outil

4 Avantages Système de stockage garantissant une gestion de contenu efficace Amélioration de la qualité des échanges entre les participants d un projet (client, partenaire, sous-traitants, site) Centralisation de toute l information relative au projet sous un même portail. Historisation / Traçabilité de l information et des échanges Plateforme sécurisée et données protégées Simplification / Standardisation des processus documentaires Réduction des coûts liés aux envois, impressions Favorise et facilite les collaborations internationales 4 Update 13/02/2014

5 Prérequis

6 Prérequis techniques Configuration recommandée : Operating System* : Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Navigateurs* : IE8, IE9* Java* : 1.6.0_27 (JRE) *D autres configurations sont possibles. Pour plus d information, veuillez contacter l équipe support GE ou consulter les informations de notre site internet 6 Update 13/02/2014

7 Prérequis fonctionnels 1 ère condition : avoir un identifiant GE (SSO) actif Pour les utilisateurs non GE, l identifiant (SSO) doit être créé par l utilisateur en personne 2 ème condition : avoir un compte dans l application Documentum Cette étape est réalisée par l équipe support GE après que l utilisateur ait créé son identifiant SSO 7 Update 13/02/2014

8 Connexion à l application

9 Connexion à l application Comment naviguer dans Documentum? Ouvrir le lien: 1: Saisir l identifiant (SSO) et le mot de passe. 9 Update 13/02/2014

10 Connexion à l application Pour changer la langue de l interface : Après la fenêtre de connexion (étape 1) et avant de sélectionner les options P&L Segments et location, vous avez la possibilité de choisir une autre langue d interface 2. Cliquer sur le menu "More options" 3. Sélectionner le français 10 Update 13/02/2014

11 Connexion à l application Comment naviguer dans Documentum? Cliquer sur ce lien: 4. Sélectionner: - POWER GENERATION (Non-Export) - OUTSIDE GE NETWORK 5. Cliquer sur "Connexion" 11 Update 13/02/2014

12 Connexion à l application Sélection du projet La liste de choix ne contient que les projets auxquels vous avez accès. 6. Sélectionner le projet et cliquer sur OK 12 Update 13/02/2014

13 Connexion à l application Sélection du projet Si la liste de projets contient plusieurs pages, vous pouvez 1. soit vous déplacer page par page, 2. soit utiliser un filtre de recherche 1. Modifier le nombre de projets affichés et/ou changer de page 2. Utiliser le champ Commence par (ou plus exactement contient ) pour réduire la liste de choix 13 Update 13/02/2014

14 Connexion à l application Lorsqu un projet est ouvert et que vous souhaitez ouvrir un autre projet, vous pouvez revenir à la liste de sélection de 2 manières différentes : 1. Depuis la page d accueil en cliquant sur l icone Liste des projets 2. Ou, en utilisant le menu Collaboration.. Projet.. Liste de projets Update 13/02/2014

15 Environnement de travail Documentum

16 Documents Environnement de travail Documentum L interface présente une structure de dossiers dans lesquels sont stockés les documents ou les bordereaux de transmission Menu principal Nom du projet Structure de dossiers 16 Update 13/02/2014

17 Structure des dossiers

18 Structure des dossiers Quelques dossiers dédiés avec accès spécifiques Nom du Projet Chaque intervenant du projet a un dossier dédié qui peut être personnalisé suivant son besoin : Dossiers 10.02, 10.08, 16, 17. Le dossier 14 permet par exemple de centraliser les correspondances entre les différents tiers. Des droits d accès sont définis pour chaque dossier et sous-dossier /11/2013

19 Documentation de GE vers le Client Les documents d ingénierie GE seront disponibles dans les dossiers suivants: Tous documents d Ingénierie sauf HRSG, Documents généraux et fonctionnels ( and sous-dossiers) Documents HRSG ( ) Systèmes Fonctionnels ( ) Plans généraux ( ) 19 15/11/2013

20 Documentation de GE vers le Client Les documents d Installation GE, EOMR, les plans qualité et les listes de colisage sont ici : EOMR ET Plans Qualité (06.01) Listes de colisage (08.03) Documents d installation (09.04) 20 15/11/2013

21 Documentation de GE vers le Client Bordereaux de transmission (DT) GE : Correspondance GE vers Client (14.02) 21 15/11/2013

22 Documentation du Client vers GE Les documents fournis par le Client pour l ingénierie GE doivent également être chargés dans Documentum Ainsi que les commentaires Client concernant les documents d ingénierie GE Commentaires Client sur HSRG ( ) Commentaires Client sur toute l ingénierie GE excepté la partie HSRG (10.09 et sousdossiers) 22 15/11/2013

23 Documentation du Client vers GE Document Ingénierie Client et bordereaux (DT) vers GE : Client vers GE (14.01) Document d ingénierie Client (15.01) 23 15/11/2013

24 Comment obtenir un document?

25 1 - Depuis le mail de notification Pour chaque bordereau émis, vous recevez une notification par mail dans votre messagerie : Destinataires Nom du projet Nom de l émetteur du bordereau 1. Pour voir le document cliquer sur le lien 2. Pour consulter les détails du bordereau de transmission, cliquer sur ce lien Les notifications reçues par mail sont toujours en anglais 25 15/11/2013

26 1 - Depuis le mail de notification 3. dans la fenêtre de connexion, saisir l identifiant et le mot de passe. 4. cliquer sur View pour visualiser le document. Puis faire une sauvegarde locale Il est recommandé de ne pas utiliser les autres options: Le fonction Edit (Modifier) échouera si l utilisateur ne dispose pas des accès nécessaires La fonction d annotation (Annotate) n est pas configurée côté serveur. Les commentaires ajoutés seront perdus /11/2013

27 2 - En naviguant dans l application 1. Après avoir ouvert l application, sélectionner le dossier contenant 2. Sélectionner* le(s) document(s) à extraire. a. Option a 1) Menu Fichier Exporter 1 2 b. Option b 1) Clic droit sur le(s) document(s) 2) Option Exporter * Une sélection multiple peut être effectuée en utilisant les combinaisons de touches Maj+Click ou Ctrl+Click /11/2013

28 2 - En naviguant dans l application 4. Dans l explorateur Windows, sélectionner le dossier destinataire puis cliquer sur OK 4 5. Le succès de l exportation est confirmée par une barre de statut verte en bas de page /11/2013

29 Merci pour votre attention Vos questions ou vos commentaires peuvent être envoyés à