INFODOC. La revue professionnelle et scientifique de l information documentaire au Bénin. Janvier-Juin 2014

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1 INFODOC La revue professionnelle et scientifique de l information documentaire au Bénin Janvier-Juin 2014 Bibliothèques et Archives au Bénin à l heure du numérique Une sélection de mémoires en Sciences de l information

2 2 Sommaire Les auteurs et Directeur de mémoire 3 Editorial : Duc in altum! de Jean Tchougbé 4 Un instrument de recherche exhaustive pour le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin 5 Albine Andréas O. Kouchanou Quelques idées pour l'informatisation de la Bibliothèque Nationale du Bénin 9 Marie-Hélène Kpoviéssi Un outil de recherche pour le Journal Officiel de la République du Bénin (JORB) 14 Hulda Marlène Tognifodé Numérisation et mise en ligne des mémoires à la bibliothèque de l'eneam 18 Ghislaine Akomia Explication des phénomènes de baisse de fréquentation et de participation observés au CREC 22 Germaine Aymare Hinvi INFODOC La revue professionnelle et scientifique éditée par l Association pour le Développement des Activités Documentaires au Bénin (ADADB) Créée le 1 er juin 1980, enregistrée le 27 mai 1986 sous le n 86/002/MISPAT/DAI/S1-ASSOC Tél. (229) / Courriel : revue_infodoc@yahoo.fr Site web : Bibliothèque Nationale du Bénin N ISSN : Coordonnateur de la publication : Jean Tchougbé Sous coordonnateur de la publication : Wenceslas MAHOUSSI Comité de lecture : Eustache MEGNIGBETO Tibaut HOUZANME Jean Florentin AGBONA Djossè TESSY Logo ADADB : Bellya SEKPON Couverture et maquette : Taka Editions (taka.editions@gmail.com) L ADADB, 34 ans au service de la promotion des sciences de l information documentaire au Bénin!

3 3 Les auteurs et Directeurs de mémoire Ghislaine Akomia est titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option documentation, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey-calavi. Elle travaille à la Bibliothèque de l Ecole Nationale d Economie Appliquée et de Management (ENEAM) de la même université. Aymare Germaine Hinvi est titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option documentation, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey-calavi où elle poursuit ses études en Master. Après avoir travaillé au Centre de Documentation et d Information Juridique, elle est actuellement stagiaire de l'agence Nationale Pour l'emploi au Ministère du Développement et de l Analyse Economique. Albine Kouchanou est titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option archivistique, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey-calavi. Elle est actuellement Chef Service Archives et Documentation au sein d une entreprise industrielle après avoir été Stagiaire ANPE au Rectorat de l Université d Abomey-Calavi. Marie-Hélène Kpoviéssi est titulaire d'une Licence professionnelle (1993) et d'un Master (2011) en Sciences et techniques de l'information documentaire, option documentation, à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey-calavi. Elle est Chef Service Dépôt légal à la Bibliothèque Nationale. Eustache Mêgnigbêto est documentaliste, promotion de l'ecole nationale d'administration et de magistrature du Bénin. Spécialisé en infométrie, il est auteur de plusieurs articles ayant trait à la politique de l'information, à l'informatique documentaire et à l'infométrie et publiés dans des revues scientifiques internationales (Site web : eustachem.ilemi.net). Jean Tchougbé est enseignant au Département des Sciences et Techniques de l Information et du Secrétariat (STIS) de l ENAM. Spécialisé en Information Scientifique Technique (IST), il a dirigé plusieurs projets et programmes dans le domaine de l information documentaire et des Technologies de l Information et de la Communication. Marlène Tognifodé est titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option archivistique, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, Université d'abomey-calavi (UAC). Passionnée de la documentation, elle travaille à la bibliothèque du Centre de Recherche, d'etude et de Créativité (CREC), en qualité de Volontaire de l UAC. Blog :

4 4 Editorial Duc in altum! Jean Tchougbé Enseignant au Département STIS/ENAM/UAC Président honoraire ADADB ( ) L orsqu on m a demandé de coordonner le présent numéro de la revue INFODOC - que j ai l insigne honneur d initier en 1993 alors président l Association pour le Développement des Activités Documentaires au Bénin (ADADB) - je n ai pas hésité. J ai tout de suite adhéré à l idée deux décennies après, au regard de la dynamique actuelle. Les mémoires de fin de formation en sciences et techniques de l information soutenus par les apprenants perdaient de plus en plus en qualité. A cet effet, un programme spécial de journées d études de l association a été consacré à la méthodologie de recherche en sciences sociales et humaines entre 2011 et Mettre en compétition par un appel à contributions les mémoires «innovants» soutenus à l Ecole Nationale d Administration et de Magistrature (ENAM) tant au cycle 1 (licence) qu au cycle 2 (Master) en 2011, 2012 et 2013 et les publier sous forme d articles est une action salutaire. C est une action qui vient non seulement promouvoir les travaux de fin d études mais aussi et surtout parachever l œuvre entamée en Le présent numéro est donc un cocktail diversifié de constats, de problématiques et d approches de solutions à l œuvre dans les structures documentaires du Bénin. Des Archives nationales aux bibliothèques universitaires en passant par les bibliothèques de lecture publique, les travaux des cinq collègues (toutes des femmes!) permettent de mettre au goût du jour des questionnements sur les instruments de recherche, l informatisation, la numérisation et la fréquentation dans les services d information documentaire. Je voudrais terminer mon propos en félicitant les auteures des travaux d une part et en remerciant d autre part les responsables actuels de l association et l équipe de coordination de la revue pour de pareilles initiatives. Il y va de la promotion des métiers des sciences de l information en notre pays et dans la sous-région. Duc in altum!

5 Un instrument de recherche exhaustive pour le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin 1 5 Résumé Albine Andréas O. Kouchanou Titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option archivistique, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey-calavi. Elle est actuellement Chef Service Archives et Documentation au sein d une entreprise industrielle après avoir été Stagiaire ANPE au Rectorat de l Université d Abomey-Calavi. Courriel : kouchanoualbine@yahoo.fr La Direction des Archives Nationale (DAN) du Bénin a pour mission de conserver, trier, classer, inventorier et communiquer d une part l ensemble des documents qui procèdent de l activité de l Etat et d autre part les documents acquis sous formes de dons, legs ou achats. Alors que le fonds colonial subit des traitements, ce sont les bordereaux de versement qui servent d instruments de recherche pour l accès aux documents du fonds contemporain. Cet article décrit comment un instrument de recherche a été construit pour servir à la recherche dans le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin. Mots clés Instruments de recherche Description archivistique normes archivistiques informatique documentaire Direction nationale des Archives Bénin. Introduction L e fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales (DAN) du Bénin est évalué à plus de trois milles mètres linéaires. Il est issu des différents versements des structures étatiques et privées depuis Ce fonds se subdivise en trois sous-fonds correspondant aux grandes phases de la vie politique béninoise : i) le sous-fonds du Dahomey indépendant ( ), ii) le sous-fonds du Bénin révolutionnaire ( ) et iii) le sousfonds de la République du Bénin ou Bénin démocratique (depuis 1990). Le fonds contemporain s accroît régulièrement car les structures ne cessent de procéder au versement de leurs documents d'archives. Son alimentation se fait soit par versement des différentes administrations publiques ou privées en respectant les modalités de versement prévues dans le Décret n du 02 novembre 2007 portant attributions, organisation et fonctionnement des Archives Nationales ou soit par don. Conformément aux normes archivistiques, un versement est accompagné de bordereaux. Les documents d'archives sont traités au niveau de l'administration productrice sous la supervision de la DAN. Ainsi, la DAN ne reprend plus le traitement intellectuel une fois les documents reçus; elle procède simplement à leur rangement dans les magasins. Il s'ensuit que des répertoires par exemple ne sont pas produits. La recherche dans ce fonds se fait à l'aide des bordereaux de versement; de même l outil informatique n est pas associé à la gestion de ce fonds. En conséquence, il n est pas possible de faire une recherche rapide, efficace et d'une grande précision. Il n'existe alors pas d instruments de recherche exhaustifs sur le fonds contemporain car i) les documents versés ne sont pas décrits, ii) les producteurs de ces documents ne le sont non plus ; et enfin, l informatique n intervient pas encore dans la gestion du fonds contemporain. L'objectif de cet article est de décrire comment un instrument de recherche a été proposé pour le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin. Méthodes et matériels Pendant longtemps, la description archivistique n'a pas été normalisée au niveau international au contraire de la description bibliographique. Consciente de la nécessité d'en venir à l'uniformisation des pratiques au plan mondial, le Conseil International des Archives a initié progressivement la normalisation dans le secteur des archives. Ainsi de 1990 à ce jour, quatre normes ont été publiées; ce sont i) ISAD(G) : General International Standard Archival Description ; c est la norme générale de description archivis- 1 Cet article est tiré de notre mémoire de fin de formation du premier cycle de l'ecole nationale d'administration et de magistrature (Kouchanou, 2013) sous la direction de M. Eustache Mêgnigbêto.

6 Un instrument de recherche exhaustive pour le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin tique (Conseil International des Archives, 2000); ii) ISDF : International Standard for Describing Functions ; c est la norme de description des fonctions exercées par les organismes à l'origine des archives (Conseil International des Archives, 2007) ; iii) ISDIAH : International Standard for Institutions with Archival Holdings ; elle offre des règles générales pour la description de toute entité (institutions culturelles, entreprises, familles) conservant des archives (Conseil International des Archives, 2008); iv) ISAR(CPF) : International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (Conseil International des Archives, 2004). 6 Les descriptions ont été limitées aux éléments obligatoires retenus par les différentes normes sus-visées. Ainsi, il est donné pour la DAN (Figure 1) les éléments suivants : i) l identifiant de l institution de conservation (DAN), ii) la (les) forme(s) autorisée(s) du nom (Direction des Archives Nationales ou Archives Nationales), iii) la localisation et l (les) adresse(s) (Situation géographique de la DAN, sa boîte postale, son numéro de téléphone, son courriel et son URL). De même, le Conseil International des Archives a soutenu le développement d'un logiciel libre "Access to Memory" connu sous le sigle de ICA- AtoM² (Artefactual Systems et Conseil international des Archives) pour la gestion archivistique. Elle intègre l'utilisation des quatre normes de description des archives et se révèle un "outil d'application des normes de description" élaborées par le Conseil Internationale des Archives (Sibile-de- Grimaud, 2013). Nous avons téléchargé la version 1.2 du logiciel ICA-AtoM, en novembre 2012 et avons procédé à son installation en local. En respectant les prescriptions des quatre normes, nous avons procédé à la description de la Direction des Archives Nationales en sa qualité d'institution de conservation (norme ISADIAH), à la description de quelques producteurs de documents (norme ISAAR-CPF) et à leurs fonctions (norme ISDF) et enfin à la description des documents d'archives (normes ISAD-G). Résultats Figure 1. Description minimale de la DAN (norme ISDIAH). Les producteurs de l'échantillon retenu sont le Ministère du travail et de la fonction publique (MTFP) et le Ministère des enseignements maternel et primaires (MEMP). Pour l'établissement de leur notice, nous avons produit les éléments suivants : i) type d'entité, ii) forme autorisée du nom, iii) Dates d'existence, iv) identifiant de la description (cf. Figure 2 et 3). Pour réaliser cette étude, nous avons choisi de travailler sur une partie du fonds contemporain de la DAN. Nous avons procéder successivement i) à la description de la Direction des Archives Nationales en sa qualité d'institution conservatrice des documents avec la norme ISDIAH, ii) à la description des producteurs des documents de l'échantillon retenus à l'aide de la norme ISAAR-CPF, iii) à la description des fonctions de producteur ayant engendré les documents d'archives de l'échantillon, et iv) à la description des documents d'archives successivement aux niveaux fonds, sousfonds et dossier. Figure 2. Notice d autorité du MTFP ² ICA-AtoM est une application web open source de description archivistique reposant sur les normes dans un environnement multilingue et de système collaboratif. AtoM est l acronyme de «Acces To Memory», c est-à-dire «Accès à la mémoire».

7 Un instrument de recherche exhaustive pour le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin 7 Les descriptions précédentes sont primordiales à la description des documents d'archives, car par exemple, l'isad (G) lie le document et son producteur d'une part, le document et les fonctions l'ayant créé d'une seconde part, et enfin le document et l'institution qui la conserve. Ces liaisons sont observées dans ICA-AtoM, ce qui justifie notre démarche d'avoir décrit le producteur, l'institution de conservation et la fonction avant les documents eux-mêmes; cela illustre également que ICA-AtoM est un outil d'application des normes de l'ica (Sibile-de- Grimaud, 2013). C'est enfin une preuve de la possibilité d'application conjointe des normes internationales de description archivistique. Figure 3. Notice d autorité du MEMP Considérant combien les fonctions sont importantes dans le contexte de production des archives, nous avons identifié celles dont l'exercice a engendré la production des documents de l'échantillon considéré. Les trois éléments obligatoires prescrits par la norme ISDF (Conseil International des Archives, 2008) sont i) le type (fonction), ii) la (les) forme(s) autorisée(s) de nom de la fonction, iii) l identifiant de la description de fonction. Pour le producteur MEMP, voici la description de la fonction Politique générale de l Etat en matière d éducation. La description des documents a été élaborée en considérant les éléments de descriptions obligatoires à savoir : i) la référence 3, ii) l intitulé ou l analyse, les dates extrêmes, iii) le niveau de description, iii) l importance matérielle et le support de l unité de description, et, iv) le nom du producteur. La Figure 4 présente la description du fonds du MEMP dans le fonds contemporain de la DAN. Figure 4. Description du fonds du MEMP Conclusion Figure 3. La fonction "Politique générale de l Etat en matière d éducation" (norme ISDF). Les archives, facteur déterminant de développement, servent à la reconstruction de l histoire, à la continuité administrative et de preuves. C est pourquoi leur conservation est indispensable. 3 Selon la norme ISAD(G), la référence est composé de l identifiant du pays, de la structure qui conserve les documents, c est-à-dire la DAN et celui du service producteur des archives qui est ici le MEMP.

8 Un instrument de recherche exhaustive pour le fonds contemporain de la Direction des Archives Nationales du Bénin 8 Mais leur gestion est plus que jamais un cassetête pour toute administration compte tenu de leur masse croissante. Il en est de même de leur prise en charge aux Archives Nationales. Des solutions traditionnelles de gestion de ces fonds au niveau de la DAN doivent pouvoir faire place à des solutions automatisées pour une meilleure gestion de cette masse considérable de documents. ICA-AtoM, un logiciel libre de gestion archivistique, convenable pour la gestion des fonctions d une institution d'archives comme la DAN a permis la description de documents, de producteurs, de fonctions et d'institutions conservatrices d archives, et par ricochet la mise en place d instruments de recherche automatisés. Ces descriptions faites par les services producteurs peuvent alors être considérées comme un bordereau de versement numérique et en même temps se substituer aux répertoires après vérification de la DAN. Ainsi, la DAN pourra se décharger de la description des versements pour se consacrer à d autres tâches plus importantes en vue de la réalisation de ses missions. Cela contribuera à alléger les conséquences du manque de personnel qualifié. Il reste cependant des défis à relever comme la mise en place d une infrastructure conséquente et la formation du personnel aussi bien de la DAN que des Services de Pré-archivage (SPA) des institutions et ministères. Références bibliographiques Bénin. Présidence de la République. Décret du 02 novembre 2007 portant attributions, organisation et fonctionnement des Archives Nationales, Kouchanou, Albine. Esquisse pour l élaboration d instruments de recherche automatisés à la direction des archives nationales du Bénin (DAN). Mémoire : Sciences de l information documentaire. Abomey- Calavi : Ecole Nationale d Administration et de Magistrature, p. Sibille-de-Grimaud, Claire. ICA-AtoM, un outil pour appliquer les normes de description. In: Comma: revue internationale des Archives, n , pp Conseil International des Archives. ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, p. Conseil International des Archives. ISAAR(CPF) : Norme Internationale sur les notices d autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles. 2ème éd p. Conseil International des Archives. ISDF Norme internationale pour la description des fonctions, p. Conseil International des Archives. ISDIAH Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives, p. Artefactual Systems et Conseil international des Archives. Access to memory [en ligne]. Disponible sur [consulté le 12 novembre 2012].

9 9 Quelques idées pour l'informatisation de la Bibliothèque Nationale du Bénin 1 Résumé Marie-Hélène Kpoviéssi Titulaire d'une Licence professionnelle (1993) et d'un Master (2011) en Sciences et techniques de l'information documentaire, option documentation, à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey-calavi. Elle est Chef Service Dépôt légal à la Bibliothèque Nationale. Courriel : madego1@yahoo.fr La Bibliothèque nationale du Bénin n'a pas encore procédé à l'informatisation de ses services. Dans cet article, nous engageons une discussion sur les bases techniques pour une informatisation du catalogue de la BN. Les éléments pris en compte sont la norme de description bibliographique, la norme d'échange de données bibliographiques entre systèmes informatiques et le logiciel de gestion du catalogue. Mots-clés Automatisation des bibliothèques bibliothèque nationale informatique documentaire format de communication format d'échanges bibliographiques. Introduction L a mission officielle d'une bibliothèque nationale est la collecte, le traitement, la conservation et la diffusion de toute la production éditoriale d un pays, par le biais du dépôt légal et l élaboration régulière de la bibliographie nationale (Danset, 2002). Alors qu aujourd hui les bibliothèques du Nord sont presque toutes informatisées et offrent à travers le web la recherche dans leurs collections documentaires, celles des pays du Sud marquent encore les pas; il y en a qui n ont même pas encore en projet l informatisation de leurs services. La Bibliothèque nationale du Bénin (BN) éprouve d énormes difficultés à faire face à ses responsabilités. A ce jour, seulement une partie des fonds est informatisée et les usagers n en tirent pas réellement profit parce qu'ils n'ont pas à disposition un outil de recherche automatisé; de même, le catalogue manuel n'est plus mis à jour. Cet état de choses pose des problèmes tels que l impossibilité de faire des recherches exhaustives, rapides et fiables. Comment la BN peut-elle remplir pleinement ses missions sans s ouvrir sur le monde pour que les bienfaits de cette ouverture rejaillissent sur les usagers dont la satisfaction reste primordiale? Cette question nous préoccupe à plus d un titre. Notre objectif est triple : i) identifier un système intégré de gestion de bibliothèque capable de répondre aux besoins de la BN, ii) étudier et identifier les normes professionnelles nécessaires à l informatisation du catalogue de la BN, et, iii) mettre à la disposition des usagers une interface de recherche conviviale. L'informatisation d'une bibliothèque nationale : une opération délicate L informatisation en général accélère les opérations, élimine les tâches répétitives, rend plus fiable le traitement et par conséquent fait gagner du temps. Deux principaux soucis doivent inciter un responsable de bibliothèque à l informatisation : l amélioration du fonctionnement interne de l établissement par une réorganisation du circuit du document et des circuits de travail, et l amélioration du service aux utilisateurs par la réduction de la durée des transactions de prêt, donc la durée des files d attente. L informatisation d une bibliothèque est une opération qui nécessite une grande rigueur méthodologique de- 1 Cet article est tiré de notre mémoire de fin de formation du second cycle de l'ecole nationale d'administration et de magistrature (Kpoviéssi, 2012) sous la direction de M. Jean Tchougbé. ² Ce sont par exemple, la non acquisition de toute la production éditoriale nationale par défaut du respect du dépôt légal par les producteurs de documents, la lenteur au niveau du traitement des documents, l'insuffisance du personnel technique et qualifié pour accomplir les tâches techniques, l'absence de mise à jour du catalogue manuel, l'insuffisance du matériel informatique, l'absence d une infrastructure informatique de communication interne, l'absence d'un catalogue informatisé exhaustif, l'absence d'une liste d'autorités auteurs, l'absence d'une interface de recherche au profit des utilisateurs, l'insuffisance de ressources financières, la vétusté et l'insuffisance du matériel de travail, l'absence d outils d indexation, le manque de rayonnages pour le rangement des ouvrages, et l'inexistence d un site web.

10 Quelques idées pour l'informatisation de la Bibliothèque Nationale du Bénin 10 puis la préparation du projet jusqu à la phase finale de sa réalisation. La rigueur à observer est d autant plus grande qu il s agit d une grande bibliothèque comme une bibliothèque universitaire ou une bibliothèque nationale. Accart et Réthy (2008, p. 155) proposent les grandes étapes suivantes : i) la constitution d un groupe de projet, ii) l analyse et la critique de l existant, iii) l étude des besoins, iv) le cahier des charges, v) l appel d offres, vi) le dépouillement de l appel d offres, vii) le choix du prestataire, viii) la phase de réalisation, ix) le paramétrage de la base, x) la maquette du logiciel, xi) les tests et les compléments, xii) la réalisation finale, xiii) la formation des documentalistes et xiv) la formation des utilisateurs. Dans le processus d informatisation, quelques aspects importants sont à prendre en compte comme les normes professionnelles, le choix du logiciel et les fonctions à informatiser. La normalisation reste un problème crucial surtout dans le cas d une bibliothèque nationale, vu ses missions. Deux facettes de la normalisation doivent être retenues : les normes de description bibliographique et les normes d échange des données. La première est relative au traitement intellectuel des documents et la seconde à l aspect informatique. L'ISBD et le MARC Depuis de longues dates, des efforts ont été faits au plan international pour faciliter la communication et l échange des données bibliographiques. L International Federation of Libraries and Library Association (IFLA) a défini par exemple un ensemble de principes pour la description bibliographique sous le nom de International Standard Bibliographic Description (ISBD. Description internationale normalisée des documents) et l International Standard Organization a défini la norme ISO 2709 pour l échange des données bibliographiques entre systèmes informatiques. Pour assurer la lecture des données bibliographiques par les machines, la Library of Congress avait initié un format, le Machine Readable Catalog (MARC). Le succès du MARC a engendré une série de formats MARC nationaux; cependant, sur le plan international aujourd hui, deux formats MARC s imposent : le MARC 21 et l UNIMARC. Il existe donc une relation étroite entre l ISBD, le MARC et l ISO «Les ISBD constituent un ensemble de spécifications normatives, validées au niveau international, pour la description bibliographique des documents. Ils existent depuis plus de trente ans et sont largement adoptés dans le monde où ils servent de référence pour les règles nationales ou multinationales de catalogage. 3» En France, dont s inspire le Bénin dans beaucoup de domaines, les normes AFNOR (Association française de normalisation) concernent la description bibliographique des différents types de documents et s appuient sur la structure des ISBD. «Ce sont là les véritables règles de catalogage qui devraient être universellement respectées, que l on travaille de façon manuelle ou de façon informatisée» (Duchemin, 1996, p. 139). Le respect des normes nationales et internationales en matière de traitement des documents est un souci dans les bibliothèques nationales à travers le monde. Les catalogues en ligne de quelques bibliothèques nationales (Tableau 1) montrent cet effort constant de l utilisation des normes internationales notamment les formats MARC, la norme ISO 2709, la norme Z et bien d autres encore. Tableau 1. Adresse du catalogue en ligne de quelques bibliothèques nationales Pays Tunisie Maroc Namibie Cap-Vert Afrique du Sud Australie Brésil France USA Url du catalogue opac.bnrm.ma:80 00/cgi-bin/ gw_49_5f/ chameleon/ databases.html scripts/ IsisScript=iah/.xi s&lang=pt&base =Biblioteca- National catalogos.bn.br catalogue.bnf.fr catalog.loc.gov Normes (ISBD/ MARC) UNIMARC UNIMARC AACR2/ MARC 21 MARC 21 AFNOR / UNIMARC / INTER- MARC AACR2 / MARC 21 Logiciel/ système CDS/ ISIS ABCD Voyager Voyager Voyager 3

11 Quelques idées pour l'informatisation de la Bibliothèque Nationale du Bénin 11 Le logiciel de gestion Le choix du logiciel est une opération délicate du processus d informatisation des bibliothèques. En effet, il engage pour plusieurs années et a des répercussions importantes sur les services au public et le fonctionnement. Les fonctionnalités mises en œuvre sont variées. Certaines bibliothèques optent pour l informatisation de l ensemble du circuit du document. Les opérations comme le catalogage avec la gestion des notices bibliographiques, la gestion des notices d autorité et la gestion des exemplaires ; la circulation des documents avec les prêts et retours, les réservations et les retards ; la gestion des emprunteurs ; la recherche documentaire ; les acquisitions avec la gestion des commandes, la réception des commandes, et le suivi des bons de commande. Il y a également le récolement et le désherbage, les statistiques, l édition-bibliographies, catalogues. Mais beaucoup d autres font une informatisation partielle ; elles mettent en ligne des bases de données bibliographiques. Le choix d un logiciel de gestion de bibliothèque reste fondamental pour une informatisation de la BN. Il tient compte par exemple du type de bibliothèque, des moyens humains et financiers disponibles, de l'environnement de la bibliothèque, de l'existant. La BN dispose de catalogues gérés actuellement par CDS/SIS. D'une brève investigation faite, il ressort que les logiciels utilisés par les services d'information et de documentation au Bénin actuellement sont PMB et Koha. Par ailleurs, il ne nous a pas été possible de retrouver le système de gestion des catalogues des autres bibliothèques de la sousrégion. Notre étude se limitera alors à trois logiciels : CDS/ISIS, PMB, et Koha. CDS/ISIS CDS/ISIS (Computerized Documentation System / Integrated Set of Information Services) est un logiciel de gestion de base de données textuelles produit et distribué depuis les années 1970 par l UNESCO. A proprement parlé, il n est pas fait pour gérer la documentation, mais tout type de base de données non numériques. Cependant, les services d information de par le monde l utilisent, surtout dans les pays en développement (de Smet, 2009, p.3 cité par Mêgnigbèto, 2010, p.1). Ce n est pas un système intégré de gestion de bibliothèque. Une modernisation du logiciel a débuté et a abouti à un système intégré de gestion de bibliothèque dénommé ABCD, de l espagnol Automatisación de bibliotécas y Centros de Documentación (en français, Automatisation des Bibliothèques et Centres de Documentation), qui tourne dans un environnement client/serveur et dont les fonctions sont accessibles à travers un navigateur (Mêgnigbèto, 2010, p.1). Comme son ancêtre CDS/ISIS, il est doté de fonctions pour la création de bases de données à structure personnalisée, admet plusieurs formats de bases de données dont le MARC et l'unimarc. PMB PMB est un logiciel libre de gestion de bibliothèque dont le développement est assuré par la société PMB Services. Il tourne dans un environnement client/serveur et ses fonctions sont exécutées à travers un navigateur. PMB est entièrement intégré à l'environnement web et repose sur une plateforme Apache-PHP-MySQL. PMB se divise en deux parties ou modules : le module de gestion, et le module d'interrogation ou Open Public Access Catalogue (OPAC), ou encore catalogue public. Le module OPAC est essentiellement pour le grand public, c'est-à-dire les usagers du système d'information documentaire, pour les besoins de recherche documentaire. Le module de gestion présente la plupart des fonctions du logiciel : catalogue, circulation, autorités, éditions, diffusion sélective de l'information et administration. Koha Koha est un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) développé, à partir des années 2000, par une communauté d'informaticiens sur des environnements informatiques libres. Il fonctionne particulièrement bien sur les plateformes GNU, Linux, Debian. Mais il fonctionne également sur la plateforme Windows. Comme PMB, il tourne dans un environnement client/serveur et ses fonctions sont exécutables à travers un navigateur, ce qui lui confère une certaine convivialité. Il inclut entre autres : un système complet de catalogage, respectant les formats MARC, un module de circulation (prêts, retours, transferts inter -sites, gestion des retards, etc.), un module d'acquisition, un module de bulletinage et de gestion des abonnements de périodiques et une interface d interrogation ou catalogue public (OPAC). Choix du logiciel D'après le Directeur de la BN, les directeurs des bibliothèques nationales optent unanimement pour les logiciels libres. Le choix d un logiciel libre serait judicieux étant donné que les moyens financiers font cruellement défaut. Les logiciels libres présentent en effet de nombreux avantages du point de vue de la fonctionnalité, de la rentabilité, de l efficacité, de la fiabilité et de la sécurité, du respect des standards, de la garantie de la liberté, de l indépendance et de la pérennité. Ils offrent aussi des avantages économiques. Mêgnigbêto et al. (2011) soutiennent que PMB présente de nombreuses insuffisances dans l affi-

12 Quelques idées pour l'informatisation de la Bibliothèque Nationale du Bénin 12 chage des notices bibliographiques au format ISBD et dans la production de données au format MARC d échanges de données bibliographiques entre systèmes informatiques. Les auteurs affirment qu une bibliothèque qui a l obligation de respecter les normes professionnelles de description bibliographique et de communication de données bibliographiques entre systèmes informatiques, comme la BN, ne peut se satisfaire de l utilisation de PMB. Avec Koha, il est impossible pour une même institution d avoir plusieurs bases de données, sauf si l'on procède à l'installation de plusieurs instances. Or, la BN peut éprouver le besoin de créer une base de données pour chaque type de documents, ou pour des fonds aux caractéristiques particulières, comme le fonds anciens, les estampes et les monnaies. Par ailleurs, la BN utilise déjà la technologie du CDS/ ISIS ; nous proposons qu elle y reste en adoptant ABCD; cela nous évite la reconversion du contenu des bases données existantes, et par conséquent la perte des données. Mise en application Nous avons fait la description bibliographique d'environ 50 documents dans la base de données au format UNIMARC de ABCD suivant l'isbd. La Figure 1 présente un bordereau de saisie de notices bibliographiques conforme à l'unimarc. ABCD offre plusieurs formats d affichage des données et également la possibilité d en écrire pour des besoins spécifiques. Les Figure 2 et 3 présente une référence bibliographique respectivement aux formats ISBD et UNIMARC. Proposition de normes en matière d informatisation de bibliothèque Les normes ISBD permettent la description bibliographique et l'élaboration de catalogue ; cependant en vue de l'échange de données entre systèmes informatique, les données bibliographiques se mettent au format MARC. Depuis le succès du MARC originel élaboré dans les années 50 aux USA, plusieurs formats de la même structure ont été élaborés, soit à un niveau national, soit au niveau international. Aujourd'hui, deux formats internationaux se sont imposés; ce sont le MARC 21 et l'unimarc. Le MARC 21 est la fusion des formats MARC des USA et du Canada. Il s'utilise principalement en zone anglo-saxonne et en Europe du nord. L'UNI- MARC est produit et maintenu par l'ifla ; il a été adopté dans beaucoup de pays de l'europe du Sud. Vu que l'unimarc est porté par l'ifla qui est une association mondiale des grandes institutions documentaires, dont les bibliothèques nationales du monde entier, nous proposons l'adoption par la BN du format UNIMARC pour l'échange des données bibliographiques. Figure 1. Saisie d une notice UNIMARC dans ABCD Quand ma lyre délire [Texte imprimé] : poésie / Louis-Mesmin Glèlè. - Cotonou (09 BP 477 Saint Michel, Cotonou) : Plumes Soleil, p. : couv. ill. en coul.; 22 cm. ISBN Glèlè, Louis-Mesmin Figure 2. Affichage d'une notice au format ISBD (Quand ma lyre délire, par Louis-Mesmin Glèlè Les systèmes intégrés de gestion de bibliothèque offrent presque tous, de nos jours, des clients Z39.50 pour la collecte des données auprès des grands serveurs bibliographiques. Il est souhaitable qu'à terme la BN mette en place son propre serveur Z39.50 en vue de fournir ses partenaires. Elle devra également pouvoir échanger des données au format ISO Nous proposons donc comme normes à adopter par la BN : l UNIMARC, la norme ISO 2709, et la norme Z

13 Quelques idées pour l'informatisation de la Bibliothèque Nationale du Bénin 13 LDR IND -----nam## ## ## $a ## 101 0# $afre 102 ## $abj 200 1# 210 ## 215 ## $a d ba m y0frey $aquand ma lyre délire$btexte imprimé$epoésie$flouis- Mesmin Glèlè $acotonou$b09 PB 477 Saint Michel, Cotonou$cPlumes Soleil$d2013 $a182 p.$ccouv. ill. en coul.$d22 cm 700 #1 $aglèlè$blouis-mesmin Figure 3. Affichage d'une notice au format UNIMARC (Quand ma lyre délire, par Louis-Mesmin Glèlè) Conclusion La BN peine à accomplir véritablement ses missions et à s intégrer dans le nouvel environnement de l information. L informatisation de ses services serait sans nul doute un signe de modernisation et contribuerait à changer son image de marque. Si la BN est dotée d un catalogue informatisé, l'accessibilité de la recherche dans ses collections par Internet s'en trouverait facilitée. L'informatisation telle que proposée ne serait réellement profitable à la BN que si un certain nombre de dispositions sont prises; ce sont par exemple i) la mise en place d une infrastructure informatique solide 4, ii) la définition d'un bordereau de saisie de données pour chaque type possible de document, iii) l'élaboration d'un manuel de procédure pour la saisie dans la base de données, iv) la création et l'alimentation d'un fichier d'autorités-auteurs, v) l'adoption d'une outil d'indexation, et vi) la mise en route d'un lexique des termes locaux, et la formation du personnel et des usagers. Références bibliographiques Danset, F. Qu'est-ce qu'une bibliothèque. In: Notre librairie : revue des littératures du sud, hors-série, de Smet, Egbert. The abcd of ABCD : the reference manual : version 1.0, URL : bvsmodelo.bvsalud.org/download/abcd/manuais/abcofabcd_actualizado.pdf (consulté le 28 novembre 2011). Duchemin, Pierre-Yves. L'art d'informatiser une bibliothèque : guide pratique. Paris, Ed. du Cercle de la librairie, p. Kpoviéssi, Marie-Hélène. Jalons pour l'informatisation de la Bibliothèque nationale du Bénin. Mémoire: Sciences et technique de l information documentaire. Abomey-Calavi : Ecole Nationale d Administration et de Magistrature, p. Mêgnigbèto, Eustache. Une base de données au format bibliographique UNIMARC sous ABCD. Communication à la 76ème conférence mondiale des bibliothèques et de l'information, Gotenbörg, Suède, 2010; 4p. Mêgnigbêto, Eustache; Sossouhounto, Théodore; Hounkpè, Rufin. PMB et ses limites au regard de l'isbd et du MARC. In : Revue électronique Suisse de science de l'information, n 12. URL : (Consulté le 17 mars 2014). 4 Nous entendons par là un réseau local d'ordinateur avec un serveur, doté d'équipements pour assurer la communication interne (authentification des utilisateurs, messagerie, intranet, fichiers, etc.) avec les conditions minimale de sécurité informatique.

14 14 Un outil de recherche pour le Journal Officiel de la République du Bénin (JORB) Hulda Marlène Tognifodé Titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option archivistique, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, Université d'abomey -Calavi (UAC). Passionnée de la documentation, elle travaille à la bibliothèque du Centre de Recherche, d'etude et de Créativité (CREC), en qualité de Volontaire de l UAC. Blog : Courriel : tulda@yahoo.fr Résumé Pendant la période coloniale, les outils de recherche élaborés pour le Journal officiel étaient des index (matières et noms de personne ou de lieux), des tables alphabétiques, analytiques et chronologiques. Depuis 2000, ces outils de recherche n ont plus été intégrés aux parutions. La recherche dans les reliures du JORB est donc très fastidieuse et demande un maximum d énergie et de temps ; sa caractéristique non méthodique ne garantit donc pas au chercheur une réponse fiable, rapide et exhaustive. Notre recherche se justifie dans la mesure où le traitement intellectuel et l élaboration d outils de recherche participent à la mise à disposition des informations recherchées aux usagers. Mots-clés Journal officiel - outil de recherche information juridique - Bénin sources d'information Introduction L e Journal Officiel (JO) est un recueil de textes réglementaires, législatifs et à caractère administratif ou informatif pris par des institutions compétentes et publié périodiquement; il publie donc l information juridique et est la seule source faisant foi. Or, pour que ces textes officiels fassent foi et soient bien appliqués, leur parution dans le Journal Officiel de la République du Bénin (JORB) s avère la condition sine qua non. Le JO est donc le seul canal où les versions fiables des textes prises par diverses institutions de la République peuvent être trouvées et exhibées comme preuve en vue d une opposition ou d une jouissance de droits. Comme toute source, elle doit être organisée en vue de faciliter la recherche et l'accès à l'information qu'elle contient. Alors, des outils de recherche y sont intégrés comme l'index matières, l'index auteurs, l'index des noms de lieux, des tables chronologiques et alphabétiques. Or, le JORB est confronté à de sérieux problèmes qui empêchent d'une part sa régularité et d'autre part la possibilité de faire une recherche méthodique dans ses parutions. Osséni (2010) et Osséni et Mêgnigbêto (2011) ont relevé par exemple l'anachronisme et l'absence d'outil de recherche. Contrairement à celles de la période coloniale et des premières années après l'indépendance, les parutions du JORB depuis plusieurs années ne comportent plus ces outils de recherche, ce qui rend impossible toute recherche dans le corpus. Cet état de choses résultent de la non indexation du contenu et de l absence d outil de recherche dans les parutions périodiques et reliures annuelles. Les textes officiels contenus dans le JORB ne font pas objet d analyse documentaire et à plus forte raison d indexation. L'objectif de cet article est de produire sur une série de parutions du JORB des outils de recherche en vue de faciliter leur exploitation. Méthodes et matériels La construction d'outils de recherche est une opération très décilcate. Elle exige l'utilisation d'un langage documentaire contrôlé assez exhaustif pour aborder l'ensemble des domaines que couvre la source. Or, un JO couvre tous les domaines de la vie politique, économique, culturelle et sociale d'un peuple. Nos recherches tant au Bénin que dans certains pays de la sous-région pour identifier un tel outil ou retrouver celui utilisé aux temps coloniaux ont été vaines. Alors, nous avons recouru au langage natuel. Nous avons par ailleurs créé une base de données sous le logiciel CDS/ISIS (UNESCO, 1989) de gestion textuelle. Les champs retenus pour la création de la base de données sont : Titre (le titre du texte officiel), Nature (la nature du texte), Date (la date d adoption ou de promulgation du texte), Institution (l institution concernée par l application de ce 1 Cet article est tiré de notre mémoire de fin de formation du premier cycle de l'ecole nationale d'administration et de magistrature (Tognifodé, 2013) sous la direction de M. Jean Tchougbé.

15 Un outil de recherche pour le Journal Officiel de la République du Bénin (JORB) 15 texte), Pages (les pages extrêmes du texte dans le JO), Numéro du JO (le numéro du JO auquel appartient le texte), Date (pour la date de parution du JO), Descripteurs (le contenu du texte extrait en langage natuel). Le travail d'analyse a porté sur les textes officiels contenus dans les parutions périodiques du JORB de janvier à mars Les différents index proposés ont été tirés des informations saisies dans cette base de données, en utilisant la fonction Tri et impression de CDS/ISIS. Résultats De janvier à mars 2010, six numéros du JORB ont paru. Ils ont publié au total 60 textes dont la répartition suivant leur nature se trouve dans le Tableau 1. Une analyse de textes telle que faite dans la base de données suivant la méthode décrite précédemment est présentée dans le Tableau 2. Nous avons exploité les données saisies dans la base de données et produit des outils de recherche comparables à ceux qui existaient dans les anciennes parutions du JORB. Ils peuvent donc être imprimés et insérés dans les parutions périodiques ou reliures annuelles du JORB. Un extrait de la table analytique se trouve dans le Tableau 3 et un index dans le Tableau 4. Nous avons également présenté une table chronologique (Tableau 5), et une table des noms de personnes (Tableau 7). Tableau 1. Répartition par nature des textes officiels intégrés dans la base de données Natures des textes Lois 04 Décrets 26 Arrêtés 13 Décisions 17 Nombre de textes par nature Tableau 2. Analyse d'un texte officiel faite dans la base de données Accord de prêt additionnel signé le 16 novembre 2008 entre la République du Bénin et la Banque Arabe pour le Développement économique en Afrique (BADEA) dans le cadre du financement du projet Santé «1» en République du Bénin, transmission à l Assemblée Nationale pour autorisation de ratification : décret n , JO n 1, 1 er Janvier 2010, Ministère de l Économie et des Finances, Cotonou, 20 Octobre 2009, p Accord de prêt République du Bénin Banque Arabe pour le Développement Economique en Afrique Tableau 3. Table analytique des parutions du JORB de janvier à mars 2010 (extrait) DATES ANALYSE PAGES Octobre 20 Octobre A Affaires étrangères -Accords internationaux Accord de financement signé entre la République du Bénin et l Association Internationale de Développement (AID) dans le cadre du Projet de Développement de l accès à l énergie moderne (DAEM), transmission à l Assemblée Nationale pour autorisation de ratification : décret n , JO n 03, Ministère de l Economie et des Finances Accord de prêt additionnel signé le 16 novembre 2008 entre la République du Bénin et la Banque Arabe pour le Développement économique en Afrique (BADEA) dans le cadre du financement du projet Santé «1» en République du Bénin, transmission à l Assemblée Nationale pour autorisation de ratification : décret n , JO n 1, Ministère de l Économie et des Finances Juillet 2009 B Budget Alphabétisation Ministère de la Culture, de l Alphabétisation et de la Promotion des Langues Nationales, attributions, organisation et fonctionnement : décret n , JO n 04, Ministère de la Culture de l alphabétisation et de la promotion des langues nationales 26 Mai Budget Général de l Etat gestion 2001, règlement définitif : loi n , JO n 1, Présidence de la République, Cotonou 153 4

16 Un outil de recherche pour le Journal Officiel de la République du Bénin (JORB) 16 Tableau 4. Index alphabétique matières (extrait) élaboré pour le JOR A Affaires étrangères -Accords internationaux... 25, 28, 105 Alphabétisation.153 B Budgets..4, 12 C Commerce...68 Corruption Culture.153 D Décentralisation...65 Droits de l homme -Droits de la femme E Energie.105 Tableau 5. Table chronologique des actes du gouvernement DATES ANALYSE PAGES Mars Organe présidentiel de médiation, attributions, organisation et fonctionnement : décret n , JO n 04, Présidence de la République Avril Mai Personnels de l Organe Présidentiel de Médiation, régime indemnitaire : décret n , JO n 04, Présidence de la République Examens et tests professionnels, organisation conformément aux dispositions statutaires et réglementaires respectives les régissant : arrêté n 31 MJLDH/DC/SGM/DACP, JO n 02, Ministère de la Justice, de la Législation et des Droits de l Homme

17 Un outil de recherche pour le Journal Officiel de la République du Bénin (JORB) 17 Tableau 6. Table alphabétique des noms Pages A Amédée Adjahouinou. 117 Armel Zanclan..83 B Bernard Lani Davo 108, 109 Bernard Moulérou Boniface Bossoukpè C Calixte A. Dossou Koko Christine Ouinsavi Christophe Kint Aguiar Clément Ahouandjinou...37 Cyriaque Dossa Conclusion Notre objectif principal qui consiste à faciliter l exploitation du JORB a exigé l analyse des textes officiels parus dans le JORB, l élaboration d un outil de recherche manuel pour les parutions périodiques et reliures du JORB, l élaboration de l outil de recherche informatisé dérivé de celui manuel. Ces outils permettent une recherche méthodique en offrant plusieurs clés de recherche. D'autres index ou tables peuvent toujours être générés de la base de données que nous avons construite, comme l'index des institutions productrices par exemple. La solution adoptée a été en aval à la prodution du JORB. Pour que tous les utilisateurs des parutions du JORB en bénéficient, il faut qu'elle soit en amont et les résultats intégrés dans les différentes parutions du journal. Références bibliographiques Osséni, K. Khadidjath. Pour une meilleure diffusion du journal officiel en République du Bénin». Mémoire : Sciences et techniques de l'information documentaire, Ecole nationale d'administration et de magistrature, Université d Abomey-Calavi, Osséni, Khadidjath; Mêgnigbêto, Eustache. Une nouvelle vie pour le Journal officiel de la République du Bénin. Communication au 2èmeCongrès de l Association Internationale Francophone des Bibliothécaires Documentalistes, Martinique, 9-11 Aout Tognifodé, Hulda Marlène. Elaboration d un outil de recherche pour le Journal officiel de la République du Bénin (JORB). Mémoire : Sciences et techniques de l information documentaire. Abomey-Calavi : Ecole Nationale d Administration et de Magistrature, p. UNESCO. Mini-micro CDS/ISIS: manuel de référence: version 2.3. Paris: UNESCO, 1989.

18 18 Résumé Numérisation et mise en ligne des mémoires à la bibliothèque de l'eneam La bibliothèque de l'ecole nationale d'économie appliquée et de management (ENEAM) a procédé à l'informatisation de son fonds documentaire dans le cadre de la mise en place du catalogue commun des bibliothèques de l'uac. Cet outil géré avec le logiciel Koha ne prend pas encore en compte l'accès en texte intégral des mémoires soutenus par les étudiants de l'école, alors même que la demande est forte. A travers cet article, nous décrivons la solution que nous avons mise en œuvre à l'eneam. Mots-clés Ghislaine Akomia Titulaire d'une Licence professionnelle en Sciences et techniques de l'information documentaire, option documentation, obtenue en 2012 à l'ecole nationale d'administration et de magistrature, université d'abomey- Calavi. Elle travaille à la Bibliothèque de l Ecole Nationale d Economie Appliquée et de Management (ENEAM) de la même université. Courriel : ghislakom@yahoo.fr Numérisation littérature grise enseignement supérieur gestion de bibliothèque ENEAM Université d'abomey-calavi - Bénin Introduction L Ecole Nationale d Economie Appliquée et de Management (ENEAM) est un établissement public d enseignement supérieur de l Université d Abomey-Calavi (UAC). Elle a pour vocation première de mettre à la disposition des employeurs tant publics que privés dont les entreprises, les administrations et les autres organisations nationales et internationales, les meilleurs cadres pour participer efficacement au développement du Bénin ainsi qu'à celui d'autre pays. L'ENEAM dispose d'une bibliothèque spécialisée en économie et gestion dont la taille est d'environ 8000 titres essentiellement des monographies et des mémoires soutenus dans l'école. Depuis 2008, l'uac a mis en place un catalogue collectif pour l'ensemble de ses bibliothèques dont celle de l'eneam. Le catalogue est géré avec Koha, un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) distribué sous licence libre et fonctionnant dans un environnement client/serveur. Cependant, il est à noter que jusque-là, les mémoires ne sont pas intégrés dans cet outil commun de recherche. Alors que la bibliothèque dispose des versions électroniques des mémoires déposés par les étudiants, elle n'est pas capable d'organiser l'accès à la version numérique pourtant souvent demandés par les usagers. C'est pour apporter une solution à cet état de choses que nous avons choisi de réfléchir sur l'accès à la collection numérique des mémoires à la bibliothèque de l'enam. Contraintes techniques Quelques expériences de construction de bibliothèques numériques sur les thèses et mémoires ont été menées à l'uac. La Bibliothèque-Centre de documentation de la Faculté des sciences agronomiques a mené un projet de numérisation et de mise en ligne de la collection des thèses à base du logiciel Greenstone (BIDOC-FSA, 2008). Voïtan (2011) a proposé la mise en ligne des mémoires soutenus à l'ecole Polytechnique d'abomey-calavi avec le logiciel GenISIS. De ces deux travaux, il ressort que les mémoires et thèses conservées à la bibliothèque de l'eneam n'ont pas été l'objet d'une telle étude d'une part et que d'autre part, Koha n'a pas été utilisé dans les solutions proposées; or l'environnement technologique dans lequel évolue l'université impose l'utilisation de Koha. Dès lors, toute solution technique qui ignore ce choix fait par l'université risque de ne pas aboutir. La solution que nous proposons prend en compte cette contrainte technique. Méthodes Koha intègre la quasi-totalité des fonctions bibliothéconomiques allant de l acquisition aux statistiques sans occulter le catalogage. Dans les choix techniques pour l'installation de Koha, l'uac a retenu le format MARC 21. Koha est un logiciel qui tourne sur le système d exploitation Linux. 1 Cet article est tiré de notre mémoire de fin de formation du premier cycle de l'ecole nationale d'administration et de magistrature (Akomia, 2013) sous la direction de Eustache Mêgnigbêto.

19 Numérisation et mise en ligne des mémoires à la bibliothèque de l'eneam 19 Une version pour Windows a été développée jusqu en Nous l'avons téléchargée et installée sur notre poste de travail avec les logiciels nécessaires comme Apache, MySQL et Perl. Nous avons retenu la base de données au format MARC 21 comme l'université. Le module de catalogage de Koha est principalement conçu pour la gestion des descriptions bibliographiques. Il ne prévoit pas la gestion des fichiers électroniques. Cependant, comme le logiciel fonctionne dans un environnement client/serveur, est libre et open source, des solutions personnalisées peuvent être mise en œuvre. La question de liaison entre description bibliographique et ressource électronique décrite a été soulevée à maintes reprises sur la liste de discussion de Koha. La solution proposée consiste à mettre les fichiers à attacher dans un répertoire sur le serveur par le protocole File Transfer Protocole (FTP) et d'ajouter l'adresse du fichier dans la zone 856 du format MARC 21 (Engard, 2009). Nous avons créé à la racine du serveur un répertoire nommé memoire. Nous avons ensuite créé dans ce répertoire et pour chaque mémoire un sous-répertoire suivant les règles de nommage décrites ci-dessous puis copié dans chaque sousrépertoire les fichiers du mémoire considéré. Lors de la description de chaque mémoire, nous avons ajouté comme contenu de la zone 856 Emplacement et accès électroniques du MARC 21 la valeur suivante /memoire/sous-repertoire/, où sous répertoire est le nom issu du nommage de fichier pour le mémoire en cours de description. Les fichiers des mémoires 3 ont été stockés dans un répertoire dont le nommage a suivi les règles suivantes : i) il est composé de quatre segments séparés par un tiret (-), ii) le premier segment est le code du diplôme tel que utilisé par la bibliothèque (Tableau 1), iii) le second segment est le code de la filière tel que utilisé par la bibliothèque dans la cotation des mémoires (Tableau 1)., iv) le troisième segment est l année de soutenance sur quatre caractères, v) le quatrième est le nom de famille de l étudiant. Ces règles de nommage assurent la création d un répertoire unique sans risque de conflits possible. Elles s appliquent seulement au dossier et pas au fichier. Ainsi le mémoire soutenu en Licence Professionnelle (LP) dans la filière informatique de gestion (LIG), en année 2010 par Anderson Babadankpodji sera stocké dans le répertoire LP-LIG BABADANKPODJI 3 Les fichiers sont soit issus de la numérisation effectuée par nous-même, soit copié des CD-Rom déposés par leurs auteurs eux-mêmes après la soutenance, conformément aux exigences de l'eneam. Tableau 1 : Codes des filières de formation à l'eneam tels qu'utilisés par la bibliothèque CYCLE I DIPLOME DE TECHNICIEN SUPERIEUR (DTS) FILIERES Gestion commerciale Informatique de gestion Gestion des transports et logistiques Gestion des banques Gestion des entreprises Statistique Planification SIGLES COM IG GTL BAN GEN STAT PLAN BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR (BTS) Comptabilité gestion COG Marketing action commerciale Informatique de gestion Transport logistique Banque et finance LICENCE PROFESSIONNELLE (LP) Finance et comptabilité Technique commerciale et marketing Banque-assurance Statistique Gestion commerciale CYCLE II MASTER Banque et finance de marché Gestion des entreprises (contrôle de gestion, audit et finance) Management (audit et contrôle de gestion) Administration-finances Réseau informatique et maintenance budgettrésor Planification et gestion des projets MAC INB TL BF LFC TCM LBA RIM STATII GCO BFM GAF ACG AFB PGP

20 Numérisation et mise en ligne des mémoires à la bibliothèque de l'eneam 20 Résultats Dans la description, nous nous sommes particulièrement intéressés aux zones suivantes du MARC 21 : Indice de classification, Mention de responsabilité, 245 Titre, Lieu de publication ou diffusion, date de publication ou de diffusion, nom de l éditeur ou du diffuseur, Description matérielle, Noms des autres personnes intervenant dans la réalisation de l ouvrage, et 856 l emplacement et l accès électronique. La zone 856 Emplacement et accès électronique du MARC 21 contient les données nécessaires pour localiser une ressource électronique et y avoir accès. On peut utiliser cette zone dans une notice bibliographique pour une ressource lorsque cette dernière ou un de ses sousensembles est disponible par voie électronique. De plus, on peut s'en servir pour localiser et accéder à une version électronique d'une ressource non électronique décrite dans la notice bibliographique ou dans une ressource électronique connexe. Il comprend plusieurs sous-zones; mais seule la sous-zone $a nous intéresse car, elle contient le nom de domaine complet (le nom d'hôte) de l'emplacement électronique. Elle contient une adresse réseau que l'on répète au besoin s'il y a plus d'une adresse pour le même hôte. (cf. MARC 21) La Figure 1 ci-dessous présente la fiche descriptive d un mémoire avec les informations suivantes : le nom de l auteur, le lieu de publication, le nombre de pages, les mots clés, l année de soutenance, l URL c est à dire l adresse électronique où le document est accessible, le type de document. L URL affiche le chemin logique vers la ressource décrite. Le chemin ainsi affiché porte un lien hypertexte. Lorsque l usager clique sur ce lien, il a accès au contenu du répertoire et donc aux fichiers du mémoire (Figure 2). Figure 2 : contenu du dossier de la ressource sur le serveur Conclusion La numérisation et la mise en ligne de la littérature grise, produite dans les universités présentent d énormes avantages tant pour les gestionnaires de l information que pour les usagers. D abord, la raison de sa permanente disponibilité et de son accessibilité à tous (même à distance), la mise en ligne des mémoires permet la démocratisation du savoir et de la culture. La collection numérique des mémoires est par ailleurs un moyen par excellence de conservation du patrimoine documentaire de l université car elle évite aux documents fragiles des dégradations dues aux manipulations répétées, et permet également d économiser l espace. Elle rend enfin compatibles les deux exigences opposées de la bibliothèque traditionnelle, à savoir la conservation des documents et leur communication. Elle permet de gagner du temps, de gérer rationnellement le personnel en le libérant des tâches routinières. Elle pose cependant un problème de droit d'auteur qu'il faille que l'enam en particulier et l'uac en général règlent. Figure 1: Présentation d une fiche descriptive d un mémoire