CODE DE CONDUITE DES ACHATS GROUPE

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1 CODE DE CONDUITE DES ACHATS GROUPE REFERENTIEL DIRECTION ACHATS & ORGANISATION

2 Sommaire Objet du code de conduite des achats... 3 Caractéristiques de la stratégie Achats... 3 Code de conduite des achats... 3 Responsabilités de l'acheteur et règles de comportements... 3 L'acheteur, une image de l'entreprise... 3 Loyauté, transparence... 3 Intégrité, exemplarité... 4 Responsabilité, professionnalisme... 4 Management de la relation fournisseur... 5 Bases des relations... 5 Garanties offertes aux fournisseurs... 5 Engagement vis-à-vis du développement durable... 6 Valeurs d'excellence... 6 Principes à respecter... 6 Reprise des engagements APRR dans les appels d'offres et contrats... 6 Engagement vis-à-vis de la diversité et de l égalité des chances... 7 Valeurs d'excellence... 7 Principes à respecter... 7 Reprise des engagements APRR dans les appels d'offres et contrats... 7 Préambule Mise en œuvre et respect du code de conduite Achats Le management a la responsabilité de mettre en œuvre et de faire respecter le présent code de conduite Achats à tous les niveaux. Il est assisté dans cette mission par le Contrôle Interne. DIRECTION ACHATS & ORGANISATION - Code de conduite des Achats Groupe - (16/09/2015) - Page 2 sur 7

3 Objet du code de conduite des achats Caractéristiques de la stratégie Achats Dans le cadre des principes développés dans le Groupe EIFFAGE, le Groupe APRR met en œuvre une organisation efficace et structurée de la fonction Achats pour conduire une stratégie achat : cohérente, performante, éthique. Code de conduite des achats Les règles de comportement s'appliquent à tous à la relation avec les «fournisseurs» Le présent Code de Conduite des achats s inscrit dans le cadre de la Charte des valeurs et finalités d'eiffage du 8 août 2008, ainsi que de la note de politique diversité et égalité des chances du Groupe APRR du 12 juin Il se conçoit comme sa déclinaison appliquée au domaine des Achats en faisant ressortir des aspects spécifiques liés aux pratiques de la fonction Achats. Ce code de conduite définit les règles de comportement et les standards d éthique. Chacun doit : faire preuve de la plus grande intégrité, éviter toute situation de conflit d intérêts, agir pour la diversité et l égalité des chances Ces règles s appliquent à l ensemble des collaborateurs ayant une activité Achats, qu elle soit directe ou indirecte, comme activité principale ou à temps partagé, et plus largement à toutes les personnes susceptibles d influencer l acte d achat. Il porte sur les relations avec les «fournisseurs», terme générique désignant : les fournisseurs de biens, de services, ou de travaux, les prestataires, les sous-traitants. Responsabilités de l'acheteur et règles de comportements L'acheteur, une image de l'entreprise L'acheteur véhicule l image de son entreprise et du Groupe, à l extérieur. Son éthique personnelle, sa probité, son professionnalisme et sa détermination sont des gages d efficacité pour son action et impactent directement la réputation du Groupe APRR et plus largement celle d'eiffage. Loyauté, transparence La fonction Achats requiert une participation active de différents services de l entreprise et une forte coordination des services Achats au sein du Groupe selon les principes suivants : Participation active et loyale des différents interlocuteurs durant les phases de préparation et de mise en œuvre de la politique Achats. Respect aux différents niveaux de l'organisation (entités, branches, Groupe) du travail des acheteurs évitant ainsi les redondances et les pertes de synergies. DIRECTION ACHATS & ORGANISATION - Code de conduite des Achats Groupe - (16/09/2015) - Page 3 sur 7

4 Responsabilités de l'acheteur et règles de comportements (suite) Intégrité, exemplarité Le Groupe APRR attache la plus haute importance aux qualités professionnelles et morales de ceux et celles qui sont en relation avec les fournisseurs. Cela ne concerne pas seulement l'acheteur proprement dit, mais également tout collaborateur susceptible d'influencer l'acte d'achat. Par conséquent, les règles suivantes s appliquent : Thématique Familiarité, lien personnel Anciens collaborateurs du Groupe Cadeaux, avantages, rétributions Événements externes Règle(s) associée(s) Toute familiarité ou lien personnel entre l'acheteur et le fournisseur sont à proscrire. Une rotation des acheteurs (régulière et/ou sollicitée par la Direction des Achats Groupe) pour un même fournisseur est reconnue et acceptée de tous comme principe de fonctionnement. Les anciens collaborateurs du Groupe susceptibles d'être mandatés comme fournisseurs ne doivent jamais faire l'objet de traitement de faveur. L'acheteur ou ses relations personnelles ne doivent en aucun cas accepter de quelconques rétributions ou avantages financiers de la part d un fournisseur. Les cadeaux ou avantages en nature remis à titre personnel par un fournisseur sont proscrits en dehors des échanges de politesse courants de fréquence annuelle et de très faible valeur (montant maximum de l ordre de 75 ). En cas de doute, il est nécessaire pour le collaborateur d en référer à sa hiérarchie directe. La participation à des repas d'affaires, séminaires ou manifestations organisés hors de la sphère publique et médiatique par un fournisseur doit être envisagée dans un cadre professionnel uniquement, et présenter un intérêt manifeste pour le Groupe. Dans ce cas, il convient d en informer la hiérarchie préalablement. Responsabilité, professionnalisme Tout collaborateur a un devoir de réserve permanent et se doit de faire preuve de retenue en public. Tout collaborateur dans son activité achats représente le Groupe. En conséquence, il doit : se conduire avec professionnalisme et veiller à assurer la cohérence de l expression et de l image du Groupe (conformité aux valeurs, stratégie du Groupe, identité visuelle, signature du Groupe), garantir l objectivité de ses analyses, en privilégiant systématiquement l'intérêt commun avant tout autre intérêt particulier, et en s'assurant de l'équité des performances entre les différentes Branches ou Entités concernées par ces consolidations. En outre, l'acheteur doit : éviter les situations de conflit d intérêt et être totalement imperméable à toute tentative de manipulation de la part des fournisseurs ou des candidats à un appel d'offres, être impartial, objectif, indépendant, pouvoir s'entretenir ouvertement avec ses collègues et son supérieur hiérarchique de la conduite à tenir. DIRECTION ACHATS & ORGANISATION - Code de conduite des Achats Groupe - (16/09/2015) - Page 4 sur 7

5 Management de la relation fournisseur Bases des relations Le Groupe APRR privilégie des relations fournisseurs axées sur : la qualité, la performance globale des produits ou services rendus, et l aptitude à une amélioration permanente, le déploiement de développements et d'innovations valorisant la qualité de fonctionnement ou l'offre Client du Groupe APRR, des relations durables, aboutissant le cas échéant à établir de véritables partenariats, la gestion de risques pouvant nuire à l'intérêt des parties, notamment comme la dépendance financière excessive d'un fournisseur vis-à-vis du Groupe APRR ou réciproquement sur le plan technique ou technologique. Garanties offertes aux fournisseurs Le Groupe APRR garantit à tout fournisseur : la sincérité et l équité des informations communiquées aux fournisseurs, l observation des réglementations nationales et internationales applicables en la matière, notamment celles relatives à la concurrence, l'expression claire des critères de sélection des candidats et d'attribution de marchés, l information des fournisseurs non retenus, précisant les motifs de refus de leurs offres en veillant à ne pas enfreindre les règles de confidentialité, le respect des contrats, des promesses et des engagements, notamment des délais de paiement. DIRECTION ACHATS & ORGANISATION - Code de conduite des Achats Groupe - (16/09/2015) - Page 5 sur 7

6 Engagement vis-à-vis du développement durable Valeurs d'excellence Le Groupe APRR prône des valeurs d'excellence dans les domaines : environnemental, social sociétal. Le Groupe attend de ses fournisseurs et de leurs sous-traitants qu ils respectent des principes équivalents à ceux de son propre Code de Conduite. Principes à respecter L acheteur s'assure donc, notamment, que les fournisseurs adhèrent aux principes suivants : Thématique Réglementation Légalité Environnement Bilan Carbone Règle(s) associée(s) Respect de la réglementation : dans les domaines sanitaires et de la sécurité, en matière de bien-être des travailleurs et de la protection des enfants. Engagement de : ne pratiquer aucune forme de discrimination au sein de leur société ou envers leurs sous-traitants, ne se livrer à aucun acte de corruption. Respect de l environnement, au niveau de la conception, de la fabrication, de l usage et de la destruction ou du recyclage des produits. Engagement de fournir à EIFFAGE les éléments d information lui permettant d analyser le bilan carbone et les qualités sanitaires des produits fournis. Reprise des engagements APRR dans les appels d'offres et contrats Tous les fournisseurs sont dûment informés de l engagement du Groupe APRR dans la démarche Développement Durable et dans le Global Compact des Nations Unies. Ces éléments sont systématiquement repris dans les appels d'offre et contrats du Groupe. DIRECTION ACHATS & ORGANISATION - Code de conduite des Achats Groupe - (16/09/2015) - Page 6 sur 7

7 Engagement vis-à-vis de la diversité et de l égalité des chances Valeurs d'excellence Au travers de la note de politique diversité et égalité des chances du Groupe APRR du 12 juin 2015, le Groupe APRR prône autant en interne que vers l extérieur les valeurs d'excellence visant à : prohiber toutes les formes de discrimination, encourager la diversité au sein des organisations, veiller à l égalité des chances. Principes à respecter L acheteur propose donc aux fournisseurs d adhérer aux principes de la politique d APRR en matière de diversité et d égalité des chances, qui, à compétences et expériences professionnelles égales, entend offrir à chacun de ses salariés, les mêmes possibilités : Thèmes Déclinaisons Accès à l emploi assurer l égalité d accès pour les femmes et les hommes aux mêmes postes de responsabilité à tous les niveaux, Evolution professionnelle Evolution de rémunération Maintien en activité professionnelle pour les personnes en situation de handicap ou d inaptitude favoriser l intégration des jeunes, développer l insertion et le respect des personnes en situation de handicap, favoriser la diversité sociale dans l accès à l emploi au moyen de partenariats. faciliter l accès à la formation pour tous, par un accompagnement des projets professionnels et des souhaits d évolutions de carrière, développer la transmission des savoirs et savoir-faire entre les salariés, sous différentes formes, rendre possible l équilibre des temps de vie professionnel et personnel. veiller au respect de la transparence et de l équité des politiques de rémunérations, s assurer que les décisions relatives à la gestion des rémunérations ne dépendent pas de critères autres que ceux afférents à la compétence, à l expérience et à la qualification. mettre en œuvre d actions préventives, développer de la coopération avec le secteur de l emploi protégé et adapté. Reprise des engagements APRR dans les appels d'offres et contrats Tous les fournisseurs sont dûment informés de l engagement du Groupe APRR dans la démarche de diversité et égalité des chances, et sont invités à y adhérer. Ces éléments sont systématiquement repris dans les procédures d appels d'offre, les contrats du Groupe, et l évaluation des fournisseurs. DIRECTION ACHATS & ORGANISATION - Code de conduite des Achats Groupe - (16/09/2015) - Page 7 sur 7