VOS RÉF.: NOTE AUX UNITES

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1 DIRECTION DU PERSONNEL ET DES RELATIONS SOCIALES LE DIRECTEUR VOS RÉF.: NOTE AUX UNITES NOS RÉF.: INTERLOCUTEUR: DP OBJET: AIDES A LA MOBILITE Paris, le 6 février 2003 La présente note complète le référentiel RH d entreprise «Dispositif national d aides à la mobilité» en détaillant le contenu et les conditions d application des aides associées aux 3 types de mobilité géographique et/ou fonctionnelle au sein des maisons-mères. Elle concerne également les agents en mobilité entre maison-mère et filiales (lors du départ pour ce qui relève de l entité cédante et au retour de mobilité pour ce qui relève de l entité prenante). Elle annule et remplace la note DP du 18 juillet 2001, la note DP 17-1 du 6 septembre 1989 et ses 4 notes d application, la note d application n 2 de la circulaire N du 16 mai 1991, la note aux unités du 28 juillet 1995 et elle se substitue à tout autre dispositif spécifique de direction ou d unité. Les contrats de prestations associés (recherche de logement, recherche d emploi du conjoint) sont en cours de renégociation ; dans l attente de nouveaux contrats qui feront l objet d un envoi spécifique aux unités les contrats référencés dans la note DP restent en vigueur. Cette note s applique aux mobilités intervenant à compter du 1 er janvier Alexandre DEHE 30,RUE JACQUES IBERT PARIS CEDEX 17 TEL RTN

2 NOTE D'APPLICATION N 1 MESURES D'ACCOMPAGNEMENT DE LA MOBILITE GEOGRAPHIQUE (HORS LOGEMENT) A - PRIMES D INCITATION A LA MOBILITE La note aux unités du 28 juillet 1995 avait donné la possibilité, à l ensemble des unités, d utiliser le dispositif d accompagnement des mobilités prioritaires pour les entreprises (MIPPE) prévu par l accord de La présente note reprend les mesures prévues, à ce titre, dans le référentiel RH pour les agents ouvrant droit à l article 30 : en cas de mobilité prioritaire, versement d une prime MIPPE égale à 4 mois de salaire brut (y compris ARTT s il y a lieu) ; en cas de mobilité encouragée de départ ou d arrivée, versement d une prime MIPPE égale à 2 mois de salaire brut (y compris ARTT s il y a lieu). Dispositif complémentaire Région Parisienne pour la mobilité encouragée d arrivée En complément de la prime MIPPE de 2 mois et pour tenir compte des conséquences d une mutation vers la Région Parisienne sur la situation financière de certains agents, le directeur d unité peut, à titre exceptionnel, verser une prime MIPPE additionnelle. Le montant de cette prime peut aller jusqu à 4 mois de salaire brut (y compris ARTT s il y a lieu). Par ailleurs, il est rappelé que la problématique propre à la DEGS pour les exploitations situées en Région Parisienne fera l objet de dispositions spécifiques validées par la DPRS. Les primes MIPPE sont versées, à la demande de l agent, en 1,2 ou 3 fois et elles sont à la charge de l entité cédante pour les MIPPE de départ, de l entité prenante pour les MIPPE d arrivée. 2

3 B - AIDE A LA FAMILLE 1 - TRAVAIL DU CONJOINT La mobilité géographique d un agent peut avoir pour conséquence d obliger son conjoint (concubin ou partenaire) à mettre fin à des activités professionnelles rémunérées. Le directeur d unité peut, selon son appréciation de la situation particulière, décider de proposer l une des 3 mesures suivantes : une prestation de recherche d emploi. Cette disposition fera l objet d une information particulière des unités après signature des nouveaux contrats de prestation ; le versement d une indemnité mensuelle de perte de revenus, pendant 1 an maximum, d un montant au plus égal à celui du salaire national de base ; une aide à la création d entreprise qui prendra la forme de conseils du correspondant régional essaimage et de prêts octroyés en fonction du projet dans des conditions semblables à celles prévues pour un agent des entreprises. CAS PARTICULIERS lorsque le conjoint est fonctionnaire, le directeur d unité interviendra, en tant que de besoin et à la demande de l agent, auprès de l administration concernée pour appuyer la demande de mutation. Si le conjoint est lui-même agent d EDF et/ou de Gaz de France, les entreprises s efforceront de lui proposer à terme une solution d affectation dans la région de mutation de l agent. Les conjoints d agents en mobilité prioritaire, même s il ne sont pas eux-mêmes en situation de mobilité prioritaire, pourront bénéficier du dispositif spécifique d accompagnement mis en place pour les agents en mobilité prioritaire. 2 - I.C.F.E. Lorsque la mutation géographique d un agent le contraint à prendre en charge un logement indépendant pour y installer un enfant qui poursuit des études sur place, l'agent perçoit, aussi longtemps que dure le droit à l'i.c.f.e. (et ce pour chaque enfant concerné) une indemnité complémentaire trimestrielle égale au montant du salaire national de base. 3

4 C - DEMENAGEMENT Pour bénéficier d une prestation de déménagement de qualité et des garanties associées, les agents ouvrant droit à l article 30, fourniront 2 devis de déménageurs ayant conclu avec EDF et Gaz de France le contrat intitulé «Accord cadre pour la prestation de déménagement des agents mutés». La liste de ces déménageurs leur sera fournie par leur unité. La prestation fera l objet d une commande au moins disant dont le coût sera supporté par l unité prenante. NB : Un «guide pratique du déménagement» est en cours d élaboration est sera consultable sur l intranet NATACHAT. 4

5 NOTE D'APPLICATION N 2 MESURES D'AIDE AU LOGEMENT DANS LE CADRE DE LA MOBILITE GEOGRAPHIQUE A - AIDE INDIVIDUALISEE AU LOGEMENT La circulaire N du 16 mai 1991 a créé une indemnité appelée "Aide Individualisée au Logement" (A.I.L.) pouvant être utilisée par les directeurs d'unité pour aider leurs agents devant déménager pour des raisons professionnelles à se loger par leurs propres moyens. Ses conditions d attribution, la détermination de son montant et les modalités de sa formalisation ont été clarifiés et améliorés par la note DP ; il convient aujourd hui d en conforter les principes tout en en simplifiant le mode de calcul. 1 - CONDITIONS D'ATTRIBUTION DE L'A.I.L. L'A.I.L. est versée aux agents qui sont conduits à déménager dans le cadre d'une mobilité ouvrant droit au bénéfice de l'article 30, à l'exclusion de toute autre situation. 2 - DETERMINATION DU MONTANT DE L A.I.L. L'A.I.L. prend la forme d'une indemnité mensuelle éventuellement complétée par une indemnité pour financement de travaux locatifs INDEMNITE MENSUELLE Le directeur d unité en détermine le montant à partir d un barème et d une règle complémentaire BAREME : Le montant est déterminé dans une fourchette allant de 10% à 30%, du salaire brut de l agent après mutation, augmenté de l'artt s'il y a lieu ; le plafond est porté à 40% pour la Région Parisienne et dans les départements d outremer (D.O.M.) le cas des familles d au moins 3 enfants à charge doit faire l objet d un examen particulier. 5

6 REGLE COMPLEMENTAIRE : Le montant de l'indemnité mensuelle ne doit pas couvrir plus de 80% : du loyer mensuel (hors charges) du logement pris à bail. Une copie du bail sera demandée à l'agent locataire ; ou du loyer marché (estimé localement par l'unité) du logement acquis à l'occasion de cette mobilité. Une attestation notariale sera demandée à l'agent propriétaire. Si le montant correspondant à 80% du loyer est inférieur à la valeur basse de la fourchette, c est ce montant qu il convient de retenir comme valeur de l indemnité mensuelle. LE MONTANT MAXIMUM DE L INDEMNITE MENSUELLE ATTRIBUEE NE POURRA PAS DEPASSER EUROS. CAS PARTICULIER : L'installation dans un logement dont l'agent est déjà propriétaire n'ouvre pas droit au versement de l'indemnité mensuelle. L indemnité mensuelle est imposable et soumise à cotisations sociales INDEMNITE POUR FINANCEMENT DE TRAVAUX LOCATIFS Cette indemnité d'un montant maximum de euros est versée en une fois, sur décision du directeur d unité au vu de justificatifs (factures acquittées) des travaux locatifs réalisés dans un délai inférieur à 3 mois après l emménagement. Cette indemnité est imposable et soumise à cotisations sociales. Elle n'est pas versée en cas d'accession à la propriété. Il est rappelé qu en l état actuel de la réglementation du "1% logement", une avance "loca-pass" permettant le financement, sans intérêt, de la totalité de la caution, ainsi qu une subvention "mobilipass" couvrant notamment les frais d agence, peuvent être obtenues auprès de Cilgère Energies. 6

7 3 - MODALITES DE FORMALISATION L'A.I.L. fait l'objet d'un échange avec l agent et d une convention signée par l agent et par le directeur d'unité (ou son délégué) avant le déménagement effectif. Ce document précise : le montant de l'indemnité mensuelle ; la période de versement : En l'absence de nouvelle mobilité géographique, elle est versée, à compter de la date d emménagement : 5 ans à taux plein ; le montant n est pas révisé pendant cette période ; pendant les 5 années suivantes, elle évolue à un rythme fixé par le management au cours de la 5 ème année en fonction de l'orientation de carrière de l'agent. En tout état de cause, la diminution du montant de l indemnité mensuelle de la 6 ème à la 10 ème année ne doit pas dépasser, chaque année 20%, du montant initial ; dans tous les cas, l'indemnité mensuelle est égale à 0 au début de la 11 ème année. le montant de l'indemnité pour financement de travaux locatifs : En cas de travaux locatifs, la convention doit être complétée sur ce point au plus tard dans les 3 mois qui suivent l emménagement. 4 - DISPOSITIONS COMPLEMENTAIRES L'agent bénéficiaire de l'a.i.l. s'engage à se loger dans un périmètre compatible avec la nature de l'emploi exercé, et a minima, dans la zone retenue pour l accession à la propriété. Le bénéfice de l'a.i.l. est cumulable avec un prêt d'accession à la propriété aidé par les entreprises. En cas de mutation sans déménagement, l'indemnité mensuelle continuera à être versée par la nouvelle unité selon les termes définis initialement. Un couple d'agents (conjoints, concubins ou partenaires) ne bénéficie que d'une seule indemnité mensuelle. Elle est versée à l un des 2 agents (au choix du couple). Les contrats d AIL conclus antérieurement à la date d effet de la présente note ne sont pas concernés par ces dispositions. 7

8 5 - AIDE A LA RECHERCHE DE LOGEMENT Les agents bénéficiaires d une A.I.L. peuvent, à leur demande, être aidés dans leur recherche d un logement locatif par un prestataire spécialisé selon la procédure suivante : l unité prenante envoie un «ordre de mission» à l un ( et un seul) des prestataires sélectionnés sur appel d offres national ; le prestataire prend contact avec l agent dès la réception de l ordre de mission ; l agent et le prestataire définissent en commun les caractéristiques du logement recherché (loyer, localisation, surface..) en fonction des souhaits de l agent et des possibilités du marché immobilier et la date d emménagement prévisible ; le prestataire recherche un ou plusieurs logements et organise les visites en liaison avec l agent et sa famille ; l agent effectue son choix et signe le bail avec le propriétaire ou l agence immobilière. La prestation est financée : - soit par le mobili-pass obtenu par l agent auprès de Cilgère énergies - soit directement par l unité prenante si l agent a utilisé la totalité du montant du mobili-pass pour un autre objet (ex : règlement des frais d agence..) ou si la réglementation du mobili-pass ne le permet pas (ex : mutation de moins de 70 km..). Cette prestation n est pas offerte aux agents qui choisissent d accéder à la propriété (avec ou sans l aide des entreprises). Prestation complémentaire Pour les agents bénéficiaires de la prestation de recherche de logement locatif, qui doivent quitter un logement dont ils sont propriétaires à l occasion de leur mutation, le prestataire propose, également, une aide sous forme de conseil en gestion de patrimoine (estimation du bien, analyse du marché, aide à la décision ). Cette prestation est à la charge de l unité prenante. 8

9 B - MISE A DISPOSITION D UN LOGEMENT (hors sujétion de service et CNPE) Dans les zones à marché locatif restreint, dans lesquelles les entreprises ont conservé des logements, un agent conduit à déménager pour venir occuper un emploi et, à ce titre, ouvrant droit au bénéfice de l article 30, peut se voir proposer un logement correspondant à sa situation familiale. Dans ce cas, le montant du loyer (hors charges) retenu à l agent est calculé : pendant 5 ans sur la base d un loyer calculé à la surface corrigée (loi de 1948) ou écrêté à 15% du salaire brut mensuel (base 35 heures) ; au-delà, il est procédé à un réajustement progressif sur 5 ans entre ce loyer calculé et le loyer marché (à un rythme décidé par le management selon l orientation de carrière de l agent et qui ne peut dépasser chaque année, de la 6 ème à la 10 ème année, 20% de l écart initial entre les 2 loyers) ; à compter de la 11 ème année, le loyer retenu doit correspondre, dans tous les cas, au loyer marché. C - DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR L ACCESSION A LA PROPRIETE L ensemble du dispositif d entreprise relatif à l accession à la propriété est maintenu. En particulier, le dispositif permettant aux agents mobiles de bénéficier d un prêt supplémentaire d accession à la propriété (fonction du nombre de mobilités antérieures ayant donné lieu au versement de l article 30) est reconduit. Les nouvelles mobilités compteront pour 2 en cas de mobilité naturelle, 3 pour les mobilités correspondant au versement d une prime MIPPE (mobilités prioritaire ou encouragée). 9

10 NOTE D'APPLICATION N 3 MESURES D'ACCOMPAGNEMENT DE LA MOBILITE FONCTIONNELLE A - RECONNAISSANCE DE L EFFORT D ADAPTATION Les agents dont la mutation (avec ou sans mobilité géographique) se traduit par un changement d emploi qui nécessite : des actions de formation lourdes et une durée d adaptation au nouvel emploi comprise entre 6 mois et un an, ou un effort d adaptation lourd avec une mise à niveau directement sur le poste de travail compris entre 6 mois et 1 an, bénéficient d une prime d adaptation. L examen de l ouverture du droit à la prime d adaptation est réalisé par le directeur d unité (ou son délégué) au moment de la mutation, indépendamment du caractère promotionnel ou non de celle-ci. Si les conditions sont réunies, l ensemble du dispositif fait l objet d une convention tripartite (entité prenante, entité cédante, agent). Le montant de cette prime est fixé à 2 mois de salaire brut (augmenté éventuellement de l ARTT). Elle est versée à l issue de la période d adaptation qui, en tout état de cause, ne doit pas excéder 1 an. Une adaptation permettant à un agent d évoluer au sein de son métier ne relève pas de ce dispositif. Le montant de la prime de reconversion prévue par la circulaire N reste fixé à un mois de salaire brut. 10

11 B - COMPENSATION DES PERTES DE PRIMES ET INDEMNITES Tout agent dont la mutation se traduit par la perte de primes et indemnités, liées à la fonction, ayant un caractère permanent de salaire bénéficie d une compensation. Toutefois, si l agent retrouve dans son nouvel emploi des primes ou indemnités de même nature, celles-ci viennent en déduction de la compensation. Cette compensation, se traduit par le versement à l agent, en une fois, au moment de la mutation, d un capital forfaitaire. Ce capital est égal, en cas de mobilité naturelle, au montant des primes et indemnités afférentes à 12 mois d exercice normal de la fonction. Son montant est doublé en cas de mobilité encouragée, multiplié par quatre en cas de mobilité prioritaire. Dans tous les cas, il est réduit de 25% si la durée d exercice est comprise entre 1 et 2 ans, de 50% si elle est inférieure à 1 an. Les agents déclarés en réforme de structures, qui bénéficient d une compensation de perte de primes, peuvent choisir entre le dispositif de compensation prévu par la circulaire N ou celui prévu au regard de la nature de leur mobilité. 11