Adjoint(e) administratif(ve) Direction générale

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René René
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OFFRE D EMPLOI AFFICHAGE Adjoint(e) administratif(ve) Direction générale Votre rôle Sous l autorité de la présidente-directrice générale, la personne assiste la présidente-directrice générale dans l

Elle convoque les participants et prépare les dossiers à l'étude, assiste aux rencontres, rédige les procès-verbaux et les comptes-rendus.

Elle répond elle-même à certaines questions qui relève de sa compétence et traite des problèmes cléricaux complexes.

1 OFFRE D EMPLOI AFFICHAGE Adjoint(e) administratif(ve) Direction générale Votre rôle Sous l autorité de la présidente-directrice générale, la personne assiste la présidente-directrice générale dans l exercice de ses fonctions. Elle prépare et assure le soutien clérical et l organisation logistique des réunions du comité de direction, du comité d orientation et d autres comités internes. Elle convoque les participants et prépare les dossiers à l'étude, assiste aux rencontres, rédige les procès-verbaux et les comptes-rendus. Elle planifie et tient à jour l agenda de la présidente-directrice générale, fixe les rendez-vous, organise les rencontres et assure les suivis. Elle répond elle-même à certaines questions qui relève de sa compétence et traite des problèmes cléricaux complexes. Elle est responsable de la gestion de la correspondance et de la gestion documentaire de la Direction générale. Votre profil Détenir un diplôme d études collégiales ou une attestation d études collégiales en techniques de bureautique ou toute autre discipline pertinente; Posséder huit (8) années d expérience à titre de secrétaire de direction ou de technicien(ne) administratif (ve) de direction; Connaître les règles régissant l Accès à l information dans les organismes publics et la protection des renseignements personnel; Connaître les techniques de classement et d'archivage; Avoir une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite; Avoir une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite; Maîtriser la suite Microsoft Office. Être capable de produire des documents de haute qualité en contenu et en présentation; Être capable d organiser son temps et ses priorités de manière à réaliser plusieurs activités de front; Être capable de travailler sous pression dans des délais serrés ; Manifester une attitude d accueil et de disponibilité envers les clients et les partenaires ; Être capable d interagir de manière éthique et professionnelle avec des interlocuteurs de différentes cultures organisationnelles et niveaux hiérarchiques; Faire preuve de jugement, être autonome, discret et rigoureux. Conditions d emploi d Statut : Temps complet permanent Salaire hebdomadaire : De $ à $ avec une prime de 5% Horaire : 40 heures/semaine Conditions de travail : Consultez le Date limite pour postuler : 8 décembre 2017 Supérieur immédiat : Présidente-directrice générale Lieu de travail : Québec Pour postuler Faire parvenir votre curriculum vitae en spécifiant le numéro d'affichage : Par courriel : drh-qc@inspq.qc.ca Par télécopieur : Par la poste : Institut national de santé publique du Québec Direction des ressources humaines 945, avenue Wolfe, 3 e étage, Québec (Québec) G1V 5B3 Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. L INSPQ souscrit au programme d accès à l égalité en emploi pour les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques et les personnes handicapées.

2 SOMMAIRE DE LA FONCTION : Sous l autorité de la présidente-directrice générale, la personne assiste la présidente-directrice générale dans l exercice de ses fonctions. Elle prépare et assure le soutien clérical et l organisation logistique des réunions du comité de direction, du comité d orientation et d autres comités internes. Elle convoque les participants et prépare les dossiers à l'étude, assiste aux rencontres, rédige les procèsverbaux et les comptes-rendus. Elle planifie et tient à jour l agenda de la présidentedirectrice générale, fixe les rendez-vous, organise les rencontres et assure les suivis. Elle répond elle-même à certaines questions qui relève de sa compétence et traite des problèmes cléricaux complexes. Elle est responsable de la gestion de la correspondance et de la gestion documentaire de la Direction générale. Statut du poste : Direction : Temps complet Direction générale Unité ou service : Supérieure immédiate : Lieu de travail : Principaux clients : Présidente-directrice générale Québec La présidente-directrice générale, la secrétaire générale, les gestionnaires, les membres des différents comités internes, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), les différents partenaires du réseau de la santé et le personnel de secrétariat de l Institut. TÂCHES PRINCIPALES Tenir l'agenda, fixer les rendez-vous et organiser les rencontres, préparer les dossiers nécessaires au déroulement des rencontres et assurer les suivis des décisions prises; Préparer, assister et assurer le soutien clérical et logistique des réunions du comité de direction, des différents comités internes et des évènements spéciaux; Rédiger les comptes-rendus, réviser les lettres et documents à transmettre sous la signature de la présidente-directrice générale; Répondre à certains courriels à la demande de la présidente-directrice générale et à ceux relevant de sa compétence; DRH\SG Page 1 de 1

3 Transcrire et effectuer la mise en page de documents, en assurer la diffusion auprès des destinataires et les classer selon les normes de conservation établies; Assurer la réception téléphonique et l accueil physique des visiteurs et les orienter vers les ressources pertinentes; Assurer le cheminement efficace et cohérent des différents dossiers relevant de la Direction générale dans le respect des échéances fixées; Répondre aux demandes d information dans son champ de compétence et référer les interlocuteurs aux personnes pertinentes; Élaborer des procédures et des outils de suivi des différents dossiers actifs; Assurer l application des normes, procédures, politiques et directives dans son champ de responsabilité; Procéder aux réservations de salles, de voitures ou de chambres d hôtel pour les déplacements; Procéder à la collecte et à la vérification des rapports de frais de déplacements en s assurant que les informations requises soit conformes à la directive en vigueur et les transmettre pour approbation; Agir comme personne-ressource en matière de procédés cléricaux et administratifs auprès des techniciennes administratives de direction; Produire les rapports statistiques demandés; Participer aux réunions et aux activités de formation autorisées; Signaler à son supérieur immédiat toute situation problématique; Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de la présidente-directrice générale. DRH\SG Page 2 de 2

4 EXIGENCES DU POSTE Savoir : Détenir un diplôme d études collégiales ou une attestation d études collégiales en techniques de bureautique ou toute autre discipline pertinente; Posséder huit (8) années d expérience à titre de secrétaire de direction ou de technicien(ne) administratif (ve) de direction; Connaître les règles régissant l Accès à l information dans les organismes publics et la protection des renseignements personnel; Connaître les techniques de classement et d'archivage; Avoir une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite; Avoir une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite; Maîtriser la suite Microsoft Office. Savoir-faire Être capable de produire des documents de haute qualité en contenu et en présentation; Être capable d interagir de manière éthique et professionnelle avec des interlocuteurs de différentes cultures organisationnelles et niveaux hiérarchiques; Concevoir de manière claire la mission de l INSPQ et le mandat de ses différentes directions; Être capable d'assumer un leadership auprès de ses collaborateurs; Être capable d organiser son temps et ses priorités de manière à réaliser plusieurs activités de front; Être capable de travailler sous pression dans des délais serrés; Avoir la capacité de s adapter aux changements. DRH\SG Page 3 de 3

Savoir-être Manifester une attitude d accueil et de disponibilité envers les clients et les partenaires; Faire preuve de diplomatie et maintenir un climat de respect et d'écoute lors des échanges;

5 Savoir-être Manifester une attitude d accueil et de disponibilité envers les clients et les partenaires; Faire preuve de diplomatie et maintenir un climat de respect et d'écoute lors des échanges; Faire preuve de jugement, être autonome, discret et rigoureux; Faire preuve de disponibilité face à l'horaire et de souplesse dans l'organisation du travail; Avoir le souci prononcé de la confidentialité; Avoir un esprit d initiative et faire preuve d un bon jugement; Avoir un excellent sens de l organisation du travail. CONDITIONS PARTICULIÈRES Les heures de travail reliées à ce poste sont de huit (8) heures par jour à raison de 40 heures par semaine. Les conditions de travail applicables à ce poste sont celles des conditions de travail des personnes salariées syndicables mais non syndiquées. DRH\SG Page 4 de 4

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