Gestion des documents BANT. Belgian Association for Non destructive Testing. Gestion des documents

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1 Page / Blad : 1 /14 Belgian Association for Non destructive Testing Gestion des documents Rév Libellé Rédaction Vérification Approbation Date Application F0 ORIGINAL F. Carpentier 08/10/2000 Fr-X. Deliège 08/11/2000 G. Hennaut 8/11/ /01/2001 F1 Refonte complète R. De Graeve 18/09/06 A. Gressani 19/09/06 G. Hennaut 20/09/ /10/2006 F2 Ajout «revue documentaire» A. Iezzi A. Gressani D. Moussbois 23/06/2010

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3 Page / Blad : 3 /14 Table des matières 1 OBJET DEFINITIONS ENTITES DU DOCUMENTS ARCHIVAGE IDENTIFICATION DES DOCUMENTS NUMEROTATION DES DOCUMENTS Manuel Qualité Procédures/Règlements internes : Rapports de réunions Autres documents (lettres, mémo, rapport de président de session d examen, rapport de suivi des centres d examen, convocations, ) Révision RESPONSABILITES DOCUMENTS MODALITES D APPLICATION CONSEIL D ADMINISTRATION COMITE DE CERTIFICATION BUREAU DE CERTIFICATION COMITES SECTORIELS CELLULE AQI MANUEL QUALITE ET PROCEDURES VERIFICATION ET APPROBATION MANUEL QUALITE PROCEDURES/ REGLEMENTS INTERNES GESTION DES DOCUMENTS DIFFUSION DU MANUEL QUALITE ET DES PROCEDURES Diffusion provisoire Diffusion définitive DIFFUSION DES AUTRES DOCUMENTS REPERTOIRE Manuel qualité et procédures Autres documents REVUE DOCUMENTAIRE MODIFICATION DES DOCUMENTS CONSERVATION DES DOCUMENTS ARCHIVAGE LE MANUEL QUALITE ET LES PROCEDURES RAPPORTS DE REUNIONS... 12

4 Page / Blad : 4 / DOSSIERS INDIVIDUELS LES RAPPORTS DE PRESIDENCES DES SESSIONS D'EXAMEN LISTE DES CERTIFIES ECHEANCIERS ACTIONS CORRECTIVES ORGANISATION DE L'ARCHIVAGE TABLEAU RECAPITULATIF

5 Page / Blad : 5 /14 1 Objet Cette procédure décrit les modalités de gestion documentaire relative à l'activité de Certification du. Les documents légaux tels les documents comptables et juridiques éventuels, ne sont pas compris dans cette procédure: leur gestion obéit aux impositions légales et fiscales en vigueur en Belgique. Les différentes entités constitutives du maintiennent sous contrôle tous les documents relatifs à l activité de Certification du, à savoir : - les documents relatifs aux activités régulières des différentes entités du. - les documents décrivant le système organisationnel du, le Manuel, les différentes procédures. 2 Définitions 2.1 Entités du Les entités du concernées sont, le Conseil d Administration (CA), le Comité de Certification, (CC), les différents Comités Sectoriels (SM, SA, ), le Bureau de Certification (BC), la Cellule AQI (AQI). Le cas échéant, le secrétariat du peut être considéré comme une entité. 2.2 Documents Tout support d information qu il soit sous forme papier ou électronique. Les documents électroniques ne peuvent être diffusés que sous un format «pdf» 2.3 Archivage Dans le cadre de la présente procédure, l'archivage consiste à transférer un document courant, dont la consultation doit être aisée, car pouvant être quotidienne, en un document archivé dont la consultation ne deviendrait qu'occasionnelle ou pour mémoire. Le but de l'archivage est de ne conserver à portée de main que les documents ayant trait à une période dont l'étendue est précisée et de ranger en un autre lieu, ou même avec une autre méthodologie de classement, les documents plus anciens que la période concernée. L'archivage peut être suivi d'une destruction.

6 Page / Blad : 6 /14 3 Identification des documents Tous documents émis par une entité du portent un numéro d identification, une identification de révisons et la date de rédaction. 3.1 Numérotation des documents Manuel Qualité. CC-MQ-01 Fx or Nx Fx = version française révision x Nx = version néerlandaise révision x Procédures/Règlements internes : XX-PR-ab Fx, Nx or Ex XX émetteur du document CC : Comité de Certification BC : Bureau de Certification AQ : cellule AQI SM : Secteur Métallique SA : Secteur Aéronautique ab : numérotation séquentielle à deux chiffres : 01, 02, 03.. Fx : version française révision x Nx : version néerlandaise révision x Ex : version anglaise révision x Rapports de réunions. YY_XX_234 Rev. N YY : deux derniers chiffres de l année en cours XX : identification de l entité émettrice (voir 2.1.2) 234 : numérotation séquentielle à trois chiffres : 001,002,003. N = séquentielle de révision démarrant à 0 Chaque entité conservera une liste des rapports émis (voir annexe ) Autres documents (lettres, mémo, rapport de président de session d examen, rapport de suivi des centres d examen, convocations, ) Ces documents émis porteront à minima une identification suivant cette structure : ag_yy_mm_dd ag : initiales de l émetteur yy_mm_dd : année (01), mois (02), jour (03).

7 Page / Blad : 7 / Révision Lorsqu il s applique, l indice de révision la première édition est 0. Pour les révisions ultérieures les nombres 1,2, 3,. sont utilisés successivement. 4 Responsabilités Chaque entité est responsable du classement, de la tenue à jour et de l archivage des documents qu elle émet excepté le Manuel Qualité, les Procédures et règlements internes. Le secrétariat du est responsable du classement, de la tenue à jour et de l archivage des documents suivants : Rapports de réunions du CA et du CC Convocation et ordre du jour de ces réunions Manuel Qualité et procédures ainsi que les règlements internes 5 Documents Les documents concernés sont les documents directement rattachés aux opérations de certification ainsi que les documents génériques ou récapitulatifs émis par les différentes entités du. Les entités concernées sont la cellule AQI, le Bureau de Certification, le Comité de Certification, le(s) Comité(s) Sectoriel(s), le Conseil d'administration. Les documents rattachés aux opérations de Certification sont: les dossiers individuels des candidats à la certification, en ce compris les différents formulaires, les résultats des examens passés par le candidat, les feuilles récapitulatives de résultats. Les rapports de présidences des sessions d'examen et les documents rattachés, Les rapports de suivi des Centres d examens Liste de certifiés Les documents génériques ou récapitulatifs émis par les différentes entités du sont: les documents relatifs aux réunions de l'entité, à savoir : Ordre du jour, Présences, Rapport de réunion, Rapports de non conformités, Actions correctives l'échéancier de l'entité le cas échéant les procédures opérationnelles et organisationnelles Les rapports d audits Les fichiers informatiques sont archivés chaque année sous forme d'un média courant permettant leur exploitation éventuelle ultérieure.

8 Page / Blad : 8 /14 6 Modalités d application 6.1 Conseil d Administration Le secrétariat du est responsable de l émission des convocations, de l ordre du jour et de la rédaction du rapport de Conseil d Administration. Il archive ces documents. 6.2 Comité de Certification Le secrétariat du est responsable de l émission des convocations, de l ordre du jour et de la rédaction des rapports de réunions. Il archive ces documents. 6.3 Bureau de Certification Le secrétariat du BC est responsable de l émission des convocations, de l ordre du jour et de la rédaction des rapports de réunions. Le secrétariat du BC est responsable du classement et de l archivage des dossiers individuels des candidats à la certification ainsi que des éléments de preuve de passage d examens et de leurs résultats. Il archive ces documents. Le président de session d examen sous la responsabilité du BC émet son rapport de session et établi le rapport de suivi des centres d examen. Copie de ces rapports sont remis au centre d examen concerné le jour de la session. Le rapport de session est géré par le BC. Le rapport de suivi du centre d examen est envoyé à la cellule AQI pour traitement. 6.4 Comités Sectoriels Le secrétariat du CS concerné est responsable de l émission des convocations, de l ordre du jour et de la rédaction des rapports de réunions. Il archive ces documents. 6.5 Cellule AQI Le secrétariat de la cellule AQI est responsable de l émission des convocations, de l ordre du jour et de la rédaction des rapports de réunions. Il archive ces documents. La cellule AQI est responsable de la diffusion et de l archivage des rapports d audits internes et de certification des centres d examens. La cellule AQI est responsable de l émission, du classement, de la gestion et de l archivage des actions correctives (CAR).

9 Page / Blad : 9 / Manuel Qualité et Procédures Les diverses entités du sont responsables de l édition et de la tenue à jour des Procédures opérationnelles et organisationnelles qui concernent leurs activités. Le secrétariat du est responsable de la diffusion et de l archivage de ces procédures. Le secrétariat du est responsable de l édition, de la tenue à jour, de la diffusion et de l archivage du Manuel Qualité du. 7 Vérification et approbation Le Manuel Qualité et les procédures font l objet d un circuit de vérification et d approbation. Cette démarche est orchestrée par le secrétariat du. 7.1 Manuel qualité. Le Manuel Qualité est vérifié par le président du CC et approuvé par le président du CA. 7.2 Procédures/ Règlements internes. Les procédures et règlements internes sont vérifiés par le président de l entité émettrice et approuvés par le président du CC. Les procédures et règlements internes émis par le CC sont vérifiés par le président de la cellule AQI et approuvés par le président du CC. 8 Gestion des documents 8.1 Diffusion du Manuel Qualité et des procédures Diffusion provisoire Avant d être soumis au cycle de vérification et d approbation prévu, un document peut être diffusé de manière provisoire, par son rédacteur, afin de pouvoir être commenté par toutes personnes concernées. Dans ce cas il sera clairement identifié comme «DRAFT» Diffusion définitive. Après avoir été dûment vérifiés et approuvés, ces documents sont diffusés par le secrétaire du par l utilisation du site internet « sous format «pdf». Un document qui a été diffusé en statut provisoire clairement identifié comme «DRAFT» ne change pas d indice de révision lorsqu il est émis en version définitive La copie papier portant les signatures requises est classée par le secrétariat du.

10 Page / Blad : 10 / Diffusion des autres documents Chaque entité est responsable de la diffusion vers les personnes concernées des documents qu elle émet ou dont elle a la responsabilité. Copie des rapports de réunion est transmis systématiquement au secrétariat du. Les rapports de suivi des centres d examen sont transmis à la cellule AQI. 8.3 Répertoire Manuel qualité et procédures Le secrétariat du tient à jour et diffuse selon les modalités reprises ci-dessus un répertoire des Manuel Qualité, procédures et règlements internes. Ce document est géré de manière identique qu une procédure. Il porte l identification CC-PR Autres documents Les entités émettrices tiennent à jour un répertoire des documents qu elles diffusent. Ce répertoire reprendra à minima : l identification du document l indice de révision la date de diffusion l intitulé du document l identification du rédacteur 8.4 Revue documentaire Le domaine de la certification peut évoluer, il est donc important de traduire ces évolutions dans les procédures du système qualité du. Une revue des documents sera donc organisée de manière régulière (périodicité de deux ans sauf évolution importante). Il est de la responsabilité de chaque entité émettrice d organiser cette revue. 9 Modification des documents Les méthodes de rédaction, vérification, d approbation et de diffusion des documents d origine sont utilisées pour les documents révisés. La modification est identifiée dans le document concerné. 10 Conservation des documents Les originaux sont classés et conservés par les entités émettrices.

11 Page / Blad : 11 /14 Les dossiers individuels des candidats et des personnes certifiées sont classés et conservés par le Bureau de Certification dans des conditions adéquates de sécurité. Une copie électronique de ces dossiers est réalisée par le Bureau de Certification et conservée par le secrétariat du.

12 Page / Blad : 12 /14 11 Archivage Les documents passent du statut "courant" au statut "archive" Lorsqu ils ont été révisés Après la période mentionnée ci-dessous. Ils sont alors conservés en tant que documents archivés pour une période, fonction de la nature du document et des précisions ci-dessous, puis sont automatiquement détruits par tout moyen approprié assurant le respect de la confidentialité des données contenues. L'archivage ainsi que la destruction sont déclenchés annuellement Le Manuel Qualité et les Procédures La durée d archivage de ces documents est de cinq ans Rapports de réunions S ils ont fait l objet d une révision, ces documents peuvent être détruits sans archivage particulier. Le rapport définitif est conservé par l entité émettrice pour une période de cinq ans Dossiers individuels Les dossiers individuels avec leur contenu seront archivés lorsque la certification du candidat n'a pas été reconduite et est échue depuis au moins deux ans. Les dossiers sont alors conservés aux archives pour une période n'excédant pas une période égale à une durée de validité de certification Les rapports de présidences des sessions d'examen Les rapports sont archivés après une durée égale à la durée de la certification soit 5 ans. Ils sont détruits 2 ans plus tard Liste des certifiés La liste des certifiés n'est pas archivable. Elle conserve son statut actif tout au long de l'activité de l'organisme de Certification Echéanciers Ces documents sont archivés pour une durée de 5 ans, l année qui suit la dernière date active du document concerné Actions Correctives Ces documents sont archivés l année qui suit la date de leur clôture. Ils sont archivés pour une période de cinq ans.

13 Page / Blad : 13 /14 12 Organisation de l'archivage Le secrétariat du est responsable de l organisation de l archivage de l ensemble des dossiers relatifs à la certification. Outre l'archivage des dossiers qui lui sont propres, le secrétariat du, assure l'archivage des documents qu'il reçoit des autres entités. Chaque entité concernée rassemble les documents pouvant être archivés dans une ou plusieurs boites en carton format "Archives" qu'elles identifient clairement avec la liste des documents ou périodes incluses. Elles remettent chaque année au mois de Mars, les boites ainsi constituées au secrétariat du qui les entrepose durant la durée prévue dans cette procédure. Le secrétariat du organise ensuite la destruction éventuelle des documents échus. Modèle d étiquette à utiliser: 2006 ANNEE COMITE DE CERTIFICATION PROVENANCE RAPPORTS DE REUNION CC Contenu

14 Page / Blad : 14 /14 13 Tableau récapitulatif. MAQ Procédures Règle. internes Rapports de réunions (1) Rapport président de session Suivi centre d examen Autres documents Président session BC AQI (5) émetteur émetteur émetteur Entité concernée Secrét. Secrét. Secrét. Secrét. Convocations, rapports de réunions CA, CC Dossiers Rédac. Vérifi. Appro. Secrét. Entité concernée Rapporteur de l entité Président session Pr. CC Pr. CA Secrét. Pr. entité concernée (4) Pr. CC Diffu. Rév. Class. Archiv. Secrét. Secrét. Secrét. Secrét. Rédacteur BC Entité concernée Rédacteur Secrét. Entité BC Secrét. BC (2ans) Secrét. (2) Candidat BC BC BC (6) BC (7) CAR AQI (3) AQI AQI AQI AQI (1) : chaque entité doit vérifier la nécessité légale de conserver des documents en dehors des périodes mentionnées dans ce tabbleau (2) : le cas échéant copie de rapport ou autre document concernant un candidat doit faire partie de son dossier. (3) : tout qui détecte une non-conformité ou une possibilité d amélioration peut en informer la cellule AQI pour l émission d un CAR (4) : le président AQI vérifie les documents du CC. (5) : jusqu à validité du centre d examen concerné (6) : voir 11.3 (7) :voir 11.3