Manuel Agespro - Module Communication

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1 Manuel Agespro - Module Communication Edition du /0/00

2 Sommaire Boutons de raccourci... Messagerie... Envoyer un message... Gestion courriels... 6 Liste noire... 8 Gestion des comptes... 9 Gestion catégorie... 0 Gestion des entreprises... Ajout structure... Modifier structure... Carnet d adresse... Nouveau Contact... Liste des contacts... 7 Liste de diffusion... 8 Gestion des Courriers... 9 Courrier Entrant & Sortant... 0 Gestion des Appels... Appel Entrant & Sortant... Gestion des documents... 5 Historique des communications... 7

3 Boutons de raccourci Ces boutons de raccourci permettent d avoir un accès plus rapide aux fonctions principales d Agespro. () Envoyer un permet d ouvrir le pop-up d envoi mail. Le fait d envoyer un mail via le pop-up permet d avoir accès aux autres pages d Agespro. () Gestion des courriels donne accès à vos s : boîte de réception, envois, brouillons et messages archivés. () Gestion des entreprises offre la possibilité de créer, modifier le carnet d adresse des entreprises. () Gestion des contacts offre la possibilité de créer, modifier des contacts (5) Liste des contacts permet de consulter les contacts enregistrés dans votre base de données. (6) Gestion des courriers donne accès à la liste des courriers reçus et sortis, à l enregistrement des courriers entrants et sortants. (7) Gestion des appels donne accès à la liste des appels reçus et émis, à l enregistrement des appels entrants et sortants.

4 Messagerie Envoyer un message Cette page permet d envoyer des s. Elle comporte plusieurs parties ainsi que différents onglets Introduction : Cette page est divisée en deux grandes parties. La partie de gauche concerne les options de message (recherche de contact, courriers types ) et n est pas indispensable à l envoi d un (vous pouvez d ailleurs la masquer/ l afficher en cliquant sur les boutons «masquer volet» et «afficher volet»). La partie de droite, elle, contient les fonctions essentielles (destinataires, objet, message ) à l envoi. Nous allons tout d abord aborder les fonctions de cette dernière. ( ) Choix du compte d expéditeur Dans le cas où vous possédez plusieurs comptes de messagerie, Agespro donne la possibilité à ses utilisateurs de choisir et de sélectionner le compte d expéditeur. Pour cela, sélectionnez l adresse concernée dans le menu déroulant puis cliquez sur. Dans le cas ou vous ne possédez qu un seul compte de messagerie, Agespro sélectionne par défaut votre unique compte de messagerie. ( ) Classement Vous pouvez également indiquer un classement si vous désirez par la suite retrouver votre message plus facilement (par exemple : commandes fournisseur, réponses annonce, courrier perso, etc.). Ces classements sont libres et personnels. Choisissez-le avec le menu déroulant, vous pouvez en créer, en modifier ou en supprimer grâce aux boutons adéquats. ( ) Votre message Ces zones permettent de saisir les destinataires ainsi que l objet du message. Pour les destinataires vous pouvez les saisir soit manuellement en saisissant l adresse mail du destinataire (ex : destinataire@nomdedomaine.fr), soit en utilisant la zone «ajout rapide» (volet de gauche, voir plus bas). Vous pouvez également inscrire des destinataires en copie ou copie cachée dans les zones prévues à cet effet. L objet du message est obligatoire et ne peut subir aucun changement de style ou autre. Enfin, vous pouvez saisir le corps du message. Vous avez à votre disposition de nombreuses options de mise en page. Laisser votre curseur au dessus d une option afin d en avoir la description.

5 ( ) Fichier joint Cliquez sur le bouton. Une nouvelle fenêtre apparaît, permettant de rechercher le fichier désiré. Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers atteignant une taille maximale de 5 Méga octets ( Mo = 0 Ko soit 5 Mo = 50 Ko). Pour supprimer un fichier joint, cliquer sur le lien correspondant. ( 5 ) Brouillon Si vous ne souhaitez pas envoyer votre message tout de suite, vous pouvez sauvegarder votre en tant que brouillon. Ainsi, vous pourrez le retrouver dans la page «gestion des s» dans l onglet brouillon. Attention vos pièces jointes ne seront pas sauvegardées dans le brouillon il faudra les ajouter de nouveau lors de l envoi. ( 6 ) Bouton d envoi : On peut maintenant envoyer le message en cliquant sur «Envoyer» Nous allons maintenant passer à la description du volet de gauche. Dans cette zone on peut passer de l ajout rapide aux options en cliquant sur l onglet adéquat. ( 7 ) Zone «Ajout rapide» Cette zone permet de choisir et d ajouter les adresses mails de vos contacts. Via cette zone, Agespro affiche seulement les personnes possédant une adresse mail. Dans un premier temps, choisissez entre «Destinataire», «Copie», «Copie cachée» à l aide du menu déroulant. Ceci indique l endroit dans lequel l adresse mail doit être insérée. Puis vous avez le choix entre : - Sélectionner un collaborateur (à l aide du menu déroulant puis cliquez sur ) - Sélectionner une liste de diffusion (à l aide du menu déroulant puis cliquez sur ) (ajout de l intégralité*) - Sélectionner une catégorie (à l aide du menu déroulant puis cliquez sur ) (ajout de l intégralité*) (*) Dans un maximum de 50 destinataires. - Rechercher un contact : sélectionnez tout d abord son type dans le menu déroulant, puis indiquez son nom et/ou son prénom et/ou sa société puis cliquez sur chercher. Un tableau de résultat s affiche alors vous permettant de sélectionner vos contacts en les cochant puis en cliquant sur (Possibilité également de sauvegarder une liste de diffusion en indiquant un nom et cliquant sur le second bouton ) ( 8 ) Zone «Options» 8 Vous avez plusieurs options que vous pouvez activer pour votre message (dans l ordre de haut en bas) : - Le format peut être du texte brut (TXT) ou au format HTML (texte plus images et tableaux) - Charger un modèle de courrier type que vous avez déjà créé en le choisissant puis en cliquant sur le bouton (Voir partie «courrier type») - Charger un modèle de signature que vous avez déjà créé en le choisissant puis en cliquant sur le bouton (Voir partie «signature») - Charger une image d illustration que vous avez déjà créée en le choisissant puis en cliquant sur le bouton (Voir partie «images») - Vous pouvez choisir d utiliser le contenu de ce message en tant qu observation pour le(s) contact(s) que vous avez choisi(s) comme destinataire (à condition que ce(s) contact(s) provienne(nt) de votre base Agespro) cocher l option «observation» (Voir partie «contact») 5

6 Messagerie Gestion courriels Cette page centralise l ensemble des s entrants, sortants et archivés de votre compte. ( ) Style de message : Chaque onglet vous permet d afficher un style de message. Cliquez dessus pour choisir entre : - Boite de réception ( s entrants) - Messages envoyés ( s sortants) - Courrier indésirable ( s entrants d expéditeurs inconnus ou non-désirés) - Archives ( s sauvegardés) - Brouillons ( s sauvegardés avant envoi) - Corbeille ( s supprimés) - Recherche (retrouver n importe quel style d ) OUVERTURE MESSAGE ( ) Gestion des messages sélectionnés : Quelque soit votre style de message sélectionné vous pouvez effectuer les actions suivantes (de gauche à droite) - Déplacement : pour basculer des messages d un onglet à un autre (par ex pour envoyer des messages de la boîte de réception aux archives), cochez les messages que vous souhaiter déplacer, choisissez la destination dans le menu déroulant puis cliquez sur. - Classement : vous pouvez également indiquer un classement si vous désirez par la suite retrouver votre message plus facilement (par exemple : commandes fournisseur, réponses annonce, courrier perso, etc.). Ces classements sont libres et personnels. Choisissez-le avec le menu déroulant, vous pouvez en créer, en modifier ou en supprimer grâce aux boutons adéquats. 6

7 - État : vous pouvez passez des s sélectionnés de l état «non-lu» à l état «lu» grâce à ce bouton et inversement («lu» «non-lu») - Supprimer : envoie les messages sélectionnés vers la corbeille. ( ) Liste des messages : Ici vous retrouvez la liste de vos messages. Les messages non-lus sont en gras. (Seuls les 50 derniers messages sont affichés. Si vous recherchez des messages plus anciens, veuillez effectuer une recherche dans l onglet «recherche»). Le chiffre de la colonne «PJ» indique le nombre de pièces jointes liées aux messages. Pour ouvrir un message, cliquez sur l objet du message. Si vous cliquez sur l expéditeur, sa fiche contact s ouvre (voir partie fiche contact) ( ) Fonctions spécifiques des onglets : Chaque onglet dispose de ses propres boutons (situés en dessous de ces derniers) voici la description de chacun d entre eux : - Boîte de réception : - «Afficher tous» : affiche tout les types de message (aussi bien les «non-lus» que les «lus») - «Aff. non-lus» : n affiche que les messages «non-lus» - «Liste noire» Les futurs messages des expéditeurs sélectionnés ne vous parviendront plus. (voir partie liste noire) ATTENTION! Vous devez être vigilant quant à la classification des mails en liste noire. En effet, Agespro supprime automatiquement le(s) mail (s) sélectionné(s) en liste noire, vous ne pourrez plus le(s) récupérer! - Courrier indésirable - «Afficher tous» : affiche tout les types de message (aussi bien les «non-lus» que les «lus») - «Aff. non-lus» : n affiche que les messages «non-lus» - «Liste noire» Les futurs messages des expéditeurs sélectionnés ne vous parviendrons plus (voir partie liste noire) - Recherche - Pour rechercher un message, tapez le terme à rechercher et choisir un critère dans le menu déroulant (Par ex : «Dupont» et Expéditeur) puis cliquez sur pour lancer la recherche. Les résultats s afficheront en dessous. Concernant les résultats : Devant le message indique que c est un message entrant. (Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le message) Devant le message indique que c est un message sortant. (Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le message) 7

8 Messagerie Liste noire Cette page permet de consulter les adresses d expéditeurs que vous avez placé sur liste noire dans la page «gestion courriels» Lorsque qu un expéditeur figure dans votre liste noire les s qu il vous envoie ne vous parviennent plus du tout. Cependant grâce à cette page vous pouvez retirer les expéditeurs de cette liste. ( ) Liste des adresses en liste noire. Ici figurent l ensemble des adresses que vous avez placé sur liste noire. Si vous désirez à nouveau recevoir des s d une personne que vous avez placée sur cette liste, cliquez simplement sur. Elle est alors réintégrée parmi vos expéditeurs de confiance et vous pourrez à nouveau recevoir ses s. ( ) Recherche d une adresse. - Pour rechercher un message, tapez l expéditeur à rechercher puis cliquez sur pour lancer la recherche. Les résultats s afficheront en dessous. ( ) Retirer plusieurs personnes de la liste noire. Si vous avez sélectionné plusieurs personnes, il suffit simplement de cliquer sur le bouton toutes en même temps. pour les réintégrer 8

9 Messagerie Gestion des comptes Cette page permet d ajouter d autres comptes de messagerie pour l envoi d . En effet lorsqu un salarié est créé dans Agespro, il dispose alors d une adresse du type : nomdusalarié@agespro.fr qui est son adresse par défaut lorsqu il utilise la messagerie. Mais Agespro vous laisse la possibilité de gérer vos autres comptes de messagerie afin d envoyer des messages sous une autre identité (par exemple nomsalarié@société.fr). ( ) Comptes de messagerie ajoutés Ici figurent les autres comptes de messagerie que vous possédez (outre l adresse «nomdusalarie@agespro.fr» qui reste votre adresse par défaut et qui n est pas affichée ici). ( ) Zones de saisie Saisissez les différentes informations relatives à votre compte (si vous ne connaissez pas toutes ces informations contactez votre service de messagerie). - Compte pop : du type nomutilsateur@nomdomaine.fr - Mot de passe : xxxxx - Serveur pop : serveur entrant POP Un bouton «tester» est à votre disposition pour vérifier qu il n y a pas d erreur dans la saisie de vos informations et que votre compte est bien accepté par Agespro. ( ) Boutons de validation Une fois les informations renseignées, il faut cliquer sur «Créer» pour engendrer la création du compte, celui-ci viendra alors s ajouter dans la liste en bas de la page. Si vous avez sélectionné un compte dans la liste avec le bouton vous pouvez modifier toutes les informations le concernant, puis vous pouvez cliquer alors sur «Modifier». ( ) Suppression Sélectionnez un compte avec le bouton, vous pouvez ainsi le supprimer en cliquant sur le bouton. 9

10 Messagerie Gestion catégorie Cette page permet de créer et modifier les catégories parmi lesquelles vous pouvez classer vos contacts. ( ) Liste des catégories de contact. Ici figurent l ensemble des catégories déjà créées. Si vous désirez supprimer une catégorie cliquez simplement sur le bouton correspondant. Si vous supprimez une catégorie, les contacts étant affectés à cette dernière se retrouveront de fait sans catégorie. ( ) Création/modification d une catégorie du courrier type. Pour créer une catégorie, tapez le nom désiré dans le champ de texte puis cliquez sur le bouton pour achever la création. Si vous désirez modifier une catégorie, procéder de la même manière en ayant précédemment choisi la catégorie à modifier en cliquant sur le correspondant puis en cliquant sur pour achever la modification. 0

11 Gestion des entreprises Cette page affiche l ensemble de vos entreprises partenaires. Elle se découpe en trois parties. ( ) Filtres de recherche Trois filtres de recherche sont à votre disposition. «Ajout Structure» - Le premier permet de rechercher une entreprise par localisation. Choisissez tout d abord le niveau d affinement de votre recherche : région / département / ville. Puis grâce aux autres menus déroulants sélectionnez la localisation désirée. Le tri s effectue lorsque l on clique sur le bouton. - Le second permet de faire une recherche à partir d un mot-clé. - Le troisième permet de trier parmi les différents types de clients. Vous pouvez également inclure les filiales des entreprises dans votre recherche en cochant la case. ( ) Liste des entreprises Informations disponibles : nom, raison sociale, directeur, président, numéro de téléphone. Si vous souhaitez avoir de plus amples informations sur l entreprise ou y modifier des informations, cliquez tout simplement sur le nom de celui-ci. Une fenêtre alors s ouvrira, vous laissant le choix de consulter ou de modifier. ( ) Bouton «Créer» Sert à appeler la page «Ajout structure» qui permet d ajouter des entreprises à votre liste.

12 Gestion des entreprises Ajout structure Cette page permet de créer les structures partenaires de l entreprise. Trois informations sont obligatoires, le nom de l entreprise, la raison sociale et l adresse. ( ) Zones de saisie Il y a des zones de saisie à remplir manuellement (nom de l entreprise, tel, Code APE, etc.) et des zones de saisie avec des menus déroulants. ( ) Choix d une filiale Si l entreprise que vous êtes en train de créer est une filiale d une société déjà existante dans Agespro, cocher la case «Filiale de» puis choisissez grâce au bouton la maison mère de cette entreprise. (Une fenêtre «Choix entreprise» ( ) s ouvre, permettant de choisir parmi la liste des entreprises). Il vous suffira alors de mettre le nom de l entreprise ou de filtrer par département et ville à l aide des menus déroulants et de cliquer sur le bouton afin de charger les éléments concernés. Vous devrez alors sélectionner l entreprise en question à l aide du bouton et de faire. ( ) Boutons de validation Une fois les informations renseignées il faut cliquer sur «Ajout» pour créer la structure. Le bouton «Annuler» permet d annuler la saisie. Le bouton «Retour» sert à renvoyer les informations que l on vient de saisir vers l agenda. Note : Si vous désirez créer des services pour cette entreprise, terminez d abord sa création via cette page. Par la suite dans la liste de vos structures, cliquez sur cette entreprise. La page «modifier structure» s ouvrira alors et vous pourrez créer différents services. (Voir page «modifier structure»)

13 Gestion des entreprises Modifier structure Cette page permet de modifier les structures partenaires de l entreprise. ( ) Modification des informations L ensemble des zones de saisie de la page «Ajout structure» (partie ajout structure) sont reprises ici. Vous pouvez modifier toutes les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton. ( ) Gestion des services Il vous est possible d ajouter un ou plusieurs services à une entreprise. Mais aussi d inclure à ses services, les salariés. Le bouton «Gestion des services» vous permet d accéder à l ajout des services de l entreprise en cliquant simplement sur ce bouton. Renseignements pour chaque service : nom du service, téléphone, fax et . Le bouton permet de créer un service. Pour modifier un service, sélectionnez le dans la liste avec ce bouton, faites-y les changements nécessaires, puis cliquez sur ce bouton. ( ) Liste des services Ici sont listés les différents services qui ont été créés pour cette entreprise. Possibilité de supprimer le service grâce au bouton. ( ) Liste des salariés affiliés à un service Ici sont listés les salariés liés au service. Pour visualiser les salariés affiliés au service, il suffit simplement de sélectionner celui-ci grâce à ce bouton. Pour affilier un salarié à un service, voir «Nouveau Contact».

14 Carnet d adresse Nouveau Contact Cette page permet de créer vos contacts. Elle se décline en plusieurs onglets que nous allons détailler dans l ordre : 5 Onglet Général : ( ) Informations traditionnelles Saisissez ici les informations de base sur votre contact tel que : nom, prénom, téléphone, adresse etc. (Sont obligatoirement à renseigner pour achever la création : nom, département et ville). Vous pouvez aussi donner un titre au contact, le menu déroulant vous donne plusieurs exemples de titres. ( ) Fonction, service et catégorie Vous pouvez affecter une fonction (Directeur, Chargé de mission ) à votre contact ou en créer une en cliquant sur le lien «créer une fonction». Tout utilisateur peut créer des fonctions. Vous pouvez également affecter un service si l entreprise de votre contact existe déjà dans Agespro. Dans le cas contraire il vous faudra revenir dans cette fiche contact après avoir créé des services dans l entreprise. (Voir Gestion des entreprises > Ajout structure) Enfin le choix d une catégorie permet d affecter un statut (ex : nouveau contact, à relancer...) aux contacts afin de les retrouver plus facilement dans la liste. Les boutons situés à droite du menu déroulant servent à éditer les catégories. «Ajouter une catégorie» «Mettre à jour une catégorie» «Supprimer une catégorie» La catégorie est protégée, la création de nouvelle catégorie est liée aux profils Direction, Chef de service, Comptabilité, Administration. ( ) Confidentialité Agespro vous donne la possibilité de sécuriser l accès au contact. Vous pouvez cocher : «Non-partagé» (privé), «Partagé avec tous» (avec toute l entreprise), «Partagé avec liste de diffusion» (votre propre liste de diffusion). Seul le prénom et le nom du contact reste visible ainsi que le nom de la personne qui détient ses informations pour les collaborateurs qui ne sont pas autorisés à visualiser les informations.

15 ( ) Boutons de validation Une fois les informations renseignées il faut cliquer sur pour créer le contact. Le bouton permet d annuler la saisie. Le bouton sert à fermer la page. Si vous le désirez, vous pouvez renseigner et/ou consulter les autres onglets ultérieurement. ( 5 ) Boutons d appels Une fois votre contact créé, lorsque vous revenez sur sa fiche ces boutons vous permettent d appeler en Voip votre contact*.la Voix sur réseau IP est une technique qui permet de communiquer par la voix via l Internet. Cette technologie est utilisée pour supporter le service de téléphonie IP. (*) Sous réserves techniques et contractuelles. Consulter la documentation sur les appels en Voip pour plus d informations Onglet Professionnel : Saisissez ici les informations strictement relatives à l entreprise de votre contact. ( ) Recherche d entreprise Saisissez un nom dans le champ de texte puis cliquez sur Si l entreprise existe déjà, attribuez-la à votre contact en cliquant sur cette fiche contact. Les résultats s affichent alors en bas de page.. Ses coordonnées seront alors rapatriées dans ( ) Informations traditionnelles Si vous n avez pas trouvé d entreprise, saisissez ici les informations de base sur l entreprise de votre contact tel que nom, téléphone, adresse etc. (Sont obligatoirement à renseigner pour achever la création : nom, département et ville). Attention pour achever la modification de ces informations, retournez dans l onglet «Général» et utilisez les boutons «créer» ou «modifier». 5

16 Onglet Observations : Vous disposez d une zone de commentaire libre concernant votre contact. Attention pour achever la modification de ces informations, retournez dans l onglet «Général» et utilisez les boutons «créer» ou «modifier» Onglet Historique : Cette page permet de voir l historique des communications passées avec votre contact ( s, appels, courriers, rendezvous) Onglet Collaborateurs : Cette page permet de voir les collaborateurs de votre contact (si votre contact est rattaché à une entreprise, voir l onglet professionnel). 6

17 Carnet d adresse Liste des contacts Cette page permet de voir la liste des contacts privés, partagés avec tous ou seulement avec une liste de diffusion. ( ) Filtre de recherche On peut effectuer une recherche à partir : - du nom du contact - de la société associée au contact En cliquant sur le bouton. Ses informations sont à saisir manuellement. Par contre, il existe deux menus déroulants permettant de trier par niveau de confidentialité ou trier par classement. Enfin il existe un filtre par catégorie, sur la gauche. ( ) Bouton «Créer» Le bouton «Créer» nous permet de créer un contact, il ouvre la page «Nouveau Contact». ( ) Informations sur le contact Nous pouvons consulter les informations liées au contact en cliquant sur son nom, ainsi une nouvelle page s affiche. Dans celle-ci vous pouvez consulter les informations, mais aussi les modifier (voir partie contact). ( ) Suppression de contacts On peut supprimer un contact en cliquant sur la croix rouge à droite de la liste. Attention, toute suppression est définitive. 7

18 Carnet d adresse Liste de diffusion Cette page permet de créer et modifier les listes de diffusion. Elle est divisée en deux parties, la partie gestion des listes () et la partie ajout de personne (). 6 5 ( ) Création d une liste Dans un premier temps, saisissez le nom de la liste de diffusion dans «Nom de la nouvelle liste» puis cliquez sur «Créer». Vous remarquerez que la liste que vous venez de créer apparaîtra dans le menu déroulant, cela signifie que cette liste est bien créée. Dans un deuxième temps, vous devez ajouter des personnes à cette liste, vous avez le choix entre : - L ajout de participants affiliés à l entreprise - L ajout de bénéficiaires - L ajout de contacts ( ) Sélection de participants affiliés à l entreprise Ce menu déroulant vous donne la possibilité de sélectionner une entreprise (ou toutes) et ainsi de voir apparaître tous les salariés présents dans celle-ci. Dès lors, vous pouvez sélectionner grâce au bouton partie de votre liste de diffusion. Ils viendront s ajouter automatiquement dans la liste. toutes les personnes faisant ( 5 ) Sélection d autres participants Vous pouvez aussi (si vous connaissez le nom et le prénom de la personne) ajouter une personne en renseignant son nom et son prénom dans les zones de saisie situées en dessous du menu déroulant. ( 6 ) Suppression de participants et de liste de diffusion Vous pouvez supprimer une personne de la liste de diffusion en cliquant sur la croix rouge située à côté de son prénom. Vous pouvez supprimer une liste de diffusion en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton 8

19 Gestion des Courriers Cette page permet d accéder à l historique des courriers, qu ils soient entrants ou sortants. Elle se découpe en cinq parties. 5 ( ) Boutons «Courrier entrant» et «Courrier sortant» Les deux boutons «Courrier entrant» et «Courrier sortant» permettent d ajouter des courriers dans la liste. Chacune ouvrent une page de saisie. ( ) Filtrage des courriers Le filtrage de la liste des courriers s effectue grâce aux différents champs et menus déroulants mis à disposition. Vous avez plusieurs possibilités de tri : - par collaborateur, - par catégorie, - par date, - par correspondant, - par type d appel, L action de trier a lieu lorsque l on clique sur les boutons. ( ) Liste des courriers Informations disponibles pour chaque courrier : Nom du correspondant, Sujet, Date, Enregistré par, Pour, Type, Etat. Ces informations sont saisies dans les pages «Courrier entrant» et «Courrier sortant». ( ) Boutons «Visa» et «Supprimer» Le passage de l état de «Non-lu» à «Lu» s effectue en cochant les courriers (dernière colonne) puis en cliquant sur le bouton «visa». On peut, de la même façon, supprimer les courriers grâce au bouton «supprimer». ( 5 ) Changement de semaine Par défaut, Agespro laisse apparaître la liste des appels de la semaine en cours. Vous pouvez avancer ou reculer d une semaine grâce aux boutons flèches ou tout simplement sélectionner une date dans le calendrier à l aide de ce bouton 9

20 Gestion des courriers Courrier Entrant & Sortant Ces deux pages permettent de tenir un historique des courriers envoyés et reçus. Elles s ouvrent lorsque l on clique sur les boutons «Courrier entrant» ou «Courrier sortant» de la page «Gestion des courriers». 5 ( ) Sujet et catégorie Saisissez le sujet du courrier. Vous pouvez affecter une catégorie à ce courrier via le menu déroulant (voir la partie Gestion des catégories). ( ) Salarié(s) Choisissez le ou les salariés de votre structure concerné(s) via les menus déroulants, puis cliquez sur pour les ajouter et pour les supprimer. ( ) Correspondant Informations concernant votre contact extérieur (qui est expéditeur dans le cas d un courrier entrant et destinataire dans le cas d un courrier sortant). Si vous choisissez «bénéficiaire», «entreprise» ou «contact» dans le menu déroulant, en indiquant le nom et en chargeant l information à l aide du bouton. Une fois le contact choisi à l aide du bouton. Si vous avez choisi «Collaborateur» le bouton chargera le collaborateur sélectionné dans le menu déroulant du dessus. ( ) Zone Objet Annotez vos commentaires dans cette zone. Si vous cochez la case «observation» l objet de ce courrier sera utilisée comme observation pour votre contact. ( 5 ) Boutons de validation Le bouton «Créer» ajoute l appel dans votre liste et le bouton «Annuler» efface les champs de saisie. Informations obligatoires : le sujet du courrier, la date, l expéditeur et le destinataire. Informations générales : le chrono est généré automatiquement. La date affichée est celle du jour. 0

21 Gestion des Appels Cette page permet d accéder à l historique des appels, qu ils soient entrants ou sortants. 5 6 Ducros Jacques Ducros Jacques Ducros Jacques ( ) Boutons «Appel entrant» et «Appel sortant» Les deux boutons «Appel entrant» et «Appel sortant» permettent d ajouter des appels dans la liste. Ils ouvrent chacun une page de saisie. ( ) Filtrage des appels Le filtrage de la liste des appels s effectue grâce aux différents champs et menus déroulants mis à disposition. Vous avez plusieurs possibilités de tri : - par collaborateur, - par catégorie, - par date, - par correspondant, - par type d appel, L action de trier a lieu lorsque l on clique sur les boutons. ( ) Liste des appels Dans cette liste plusieurs informations sont disponibles pour chaque appel : Nom du correspondant, Sujet, Date, Pour (destinataire), Type, Etat, Pris par. Ces informations sont saisies dans les pages «Appel entrant» et «Appel sortant». ( ) Sujet de l appel L accès à ces informations s effectue en cliquant sur le sujet d un appel. Une petite fenêtre s ouvre alors permettant de consulter le détail de l appel. Une fois celle-ci ouverte, Agespro considère que vous avez pris note de cet appel, l état passe alors à «Lu». ( 5 ) Bouton «Suppression» Vous pouvez supprimer les appels, qu ils soient entrants ou sortants. Il suffit simplement de cocher les appels (dernière colonne), puis cliquez sur le bouton.

22 ( 6 ) Changement de semaine Par défaut, Agespro laisse apparaître la liste des appels de la semaine en cours. Vous pouvez avancer ou reculer d une semaine grâce aux boutons flèches ou tout simplement sélectionner une date dans le calendrier à l aide de ce bouton.

23 Gestion des Appels Appel Entrant & Sortant Ces deux pages permettent de tenir un historique des appels passés et reçus. Elles s ouvrent lorsque l on clique sur les boutons «Appel entrant» ou «Appel sortant» de la page «Gestion des appels». 6 5 Informations obligatoires : sujet de l appel, date, Noms du destinataire et de l expéditeur. ( ) Sujet et catégorie Saisissez le sujet de l appel. Vous pouvez affecter une catégorie à cet appel via le menu déroulant (voir partie Gestion des catégories). ( ) Salarié Choisissez le ou les salariés de votre structure concerné(s) via les menus déroulants, puis cliquez sur pour les ajouter et pour les supprimer. Vous pouvez également indiquer une heure de début et de fin d appel grâce aux menus déroulants. ( ) Correspondant Informations concernant votre contact extérieur (qui est appelant dans le cas d un appel entrant et appelé dans le cas d un appel sortant). Lorsque vous cliquez sur la flèche accolée au nom de votre interlocuteur, la fenêtre «Choix contact» s ouvre, vous permettant de rechercher une personne précise dans votre base de contact. Une fois le contact choisi le bouton «retour» vous permet de revenir à la création de votre appel. ( ) Zone Objet Le menu déroulant «message» sert à pré-remplir la zone «objet» (ex : a appelé»). Vous pouvez également annoter manuellement vos observations dans cette zone. Si vous cochez la case «observation», l objet de cet appel sera utilisé comme une observation pour votre contact.

24 ( 5 ) Boutons de validation Le bouton «Créer» ajoute l appel dans votre liste et le bouton «Annuler» efface les champs de saisie. ( 6 ) Boutons d appels Dans le cadre d un appel sortant, une fois votre contact rapatrié, ces boutons vous permettent d appeler en Voip votre contact* (*) Sous réserves techniques et contractuelles. Consulter la documentation sur les appels en Voip pour plus d informations.

25 Messagerie Gestion des documents Cette page permet de créer et modifier : des signatures pour vos s, des messages d accueil ainsi que des documents types. 5 ( ) Gestion des signatures Créez des signatures pour vos s grâce à cette fonction. Procédez à la création directement dans la zone d édition (5). Une fois terminé, sauvegardez votre signature en tapant son nom dans le champ de texte puis cliquez sur pour la sauvegarder. La signature apparaîtra alors dans le menu déroulant. Pour la modifier, choisissez-la dans ce menu déroulant puis cliquez sur le bouton à coté. Elle se chargera dans la zone d édition. Procédez aux changements, puis cliquez sur pour la mettre à jour. Enfin si vous désirez supprimer une signature, sélectionnez-la dans le menu déroulant puis cliquez sur pour la supprimer (suppression définitive). ( ) Historique des messages d accueil Créez des messages pour les pages d accueil Agespro grâce à cette fonction. Procédez à la création directement dans la zone d édition (5). Une fois terminée, sauvegardez votre message en tapant son nom dans le champ de texte puis choisissez si ce message doit être visible ou pas en cochant la case adéquate. Cliquez sur pour le sauvegarder. Le message d accueil apparaîtra alors dans le menu déroulant. Pour le modifier, choisissez-le dans ce menu déroulant puis cliquez sur le bouton à coté. Il se chargera dans la zone d édition. Procédez aux changements, puis cliquez sur pour le mettre à jour. Enfin si vous désirez supprimer un message, sélectionnez-le dans le menu déroulant puis cliquez sur pour le supprimer (suppression définitive). 5

26 ( ) Gestion des documents types Créez des documents «type» pour vos s ou vos courriers papiers grâce à cette fonction. Tout d abord vous devez procédez à la création de catégories qui regrouperont vos documents (par ex : «mes courriers» ). Saisissez un nom dans la zone prévue à cet effet puis cliquez sur le bouton afin de procéder à sa création (De même, le bouton servira à le modifier et à le supprimer) Vous avez désormais des catégories. Vous pouvez procédez à la création des documents. Procédez à la création directement dans la zone d édition (5). Une fois terminé, sauvegardez votre document en tapant son nom dans le champ de texte «intitulé» puis choisissez si ce message doit être visible ou pas en cochant la case adéquate. Enfin, cliquez sur pour le sauvegarder. (De même, servira à le modifier et à le supprimer) ( ) Liste des documents Dans cette liste apparaissent toutes vos catégories et documents types (qu ils soient partagés ou non). Cliquez sur un document pour qu il se charge dans la zone d édition et procéder à d éventuelles modifications > (). ( 5 ) Zone d édition Saisissez votre message ici. Vous avez à votre disposition de nombreuses options de mise en page. Laissez votre curseur au dessus d une option afin d en avoir la description. 6

27 Historique des communications Dans la partie historique des communications, vous allez pouvoir retrouver tous les échanges pour un contact donné, un bénéficiaire (messages reçus et envoyés, appels entrants et sortants, courriers entrants et sortants, observations). Vous pouvez également créer des observations à partir d ici. 5 ( ) Recherche d un contact Tout d abord, vous pouvez indiquer au moins le nom de votre contact et la période concernée, puis Agespro va rechercher l information en cliquant sur Vous pouvez à tout moment augmenter la période voulue pour le même contact en allant sur Période début et période fin, puis vous pouvez charger l information à l aide de l autre bouton. ( ) Liste des contacts La recherche des contacts portant le nom concerné apparaît sous forme de liste. Si vous avez plusieurs noms, cliquez sur le bouton du contact dont vous souhaitez visualiser les communications. 7

28 ( ) Historique des communications Vous retrouvez l ensemble des échanges effectués sur la partie droite de la fenêtre : les messages, les appels, les courriers entrants ou sortants concernant le contact sélectionné. Vous retrouvez également les rendez-vous effectués avec un contact ou un bénéficiaire. Ce bouton concerne les messages, courriers ou appels émis. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur l échange souhaité en cliquant sur le bouton qui lui est associé. Ce bouton concerne les messages, courriers ou appels émis. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur l échange souhaité en cliquant sur le bouton qui lui est associé. ( ) Coordonnées du contact (ou bénéficiaire) sélectionné Vous retrouvez certaines informations liées au contact ou au bénéficiaire sur la partie de gauche. Si vous souhaitez modifier ou visualiser la fiche contact ou bénéficiaire, vous devez cliquer sur le bouton. La fenêtre s ouvre alors sur gestion contact (voir partie contact pour son fonctionnement). 5 ( 5 ) Observations Sur cette partie, on peut visualiser les observations liées au contact. Vous avez la possibilité de créer des observations. Pour ce faire, vous devez mettre un intitulé dans la partie «sujet» et votre observation dans la partie «observation». Pour créer votre observation, une fois les éléments saisis, vous devez cliquer sur le bouton. Agespro² prendra en compte la date du jour pour créer votre observation. 8