Application «WebDatareg» (volet Internet)

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1 Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) Novembre 2008, version 1.4 Application «WebDatareg» (volet Internet) Manuel de l utilisateur

2 Table des matières 1 Introduction À propos du présent document Généralités Volet Internet de «WebDatareg» Choix de la langue Navigation Commandes Menu «Déclarer» Déclarer un fichier Rubrique «Mise en service / Dénomination» Rubrique «But» Rubrique «Maître du fichier / Renseignements» (personne privée) Rubrique «Maître du fichier / Renseignements» (organe fédéral) Rubrique «Données personnelles traitées / Destinataires / Participants» Rubrique «Bases légales RS» (organe fédéral) Rubrique «Bases légales propres» (organe fédéral) Code de sécurité Récapitulatif et validation Modifier ou supprimer une déclaration Recherche avancée Affichage des résultats Modifier et supprimer Menu «Rechercher» Recherche simple Recherche avancée Affichage des résultats Résultat détaillé de la recherche Notes 23 2/23

3 1 Introduction 1.1 À propos du présent document Bienvenue sur «WebDatareg», le registre de fichiers accessible en ligne que le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) tient en vertu de l art. 11a de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD; RS 235.1). Le présent manuel vous fournit toutes les informations dont vous avez besoin pour vous familiariser avec le volet Internet de «WebDatareg» et pour trouver les réponses aux questions que vous pourriez vous poser et aux problèmes que vous pourriez rencontrer pendant l utilisation de l application. 3/23

4 2 Généralités 2.1 Volet Internet de «WebDatareg» Le volet Internet de l application «WebDatareg» vous permet de rechercher des fichiers à l aide de différents critères. Il vous permet aussi de déclarer un fichier, mais aussi de modifier ou de supprimer une déclaration existante. Comme «WebDatareg» est une application Web, elle ne nécessite qu un navigateur Internet courant. 2.2 Choix de la langue Vous pouvez consulter «WebDatareg» dans les trois langues que sont le français, l allemand et l italien. Pour changer de langue, il vous suffit de cliquer sur la langue désirée (le nom des langues figure dans la partie supérieure droite de l écran). La langue sélectionnée s affiche alors en caractères gras. Attention: ne changez pas de langue pendant la saisie d une déclaration! Illustration 1: choix de la langue 2.3 Navigation La présentation du résultat d une recherche est conçue de manière à éviter l affichage de longues listes de données, peu conviviales pour l internaute. Concrètement, les listes sont fractionnées en une série de pages, leur nombre correspondant aux chiffres qui figurent au bas de l écran. Le chiffre affiché en noir, sur lequel vous ne pouvez pas cliquer, correspond au numéro de la page affichée. En cliquant sur le chiffre de votre choix, vous accédez aux données figurant sur la page correspondante. Illustration 2: navigation 2.4 Commandes Les commandes, que l on actionne d un clic, sont toujours soulignées. Les couleurs utilisées sont le bleu et le blanc. 4/23

5 3 Menu «Déclarer» 3.1 Déclarer un fichier Deux types de fichiers peuvent être déclarés sur Internet: les fichiers de personnes privées et les fichiers d organes fédéraux externes. En cliquant sur «Déclarer un fichier», vous faites apparaître un formulaire qui doit être rempli dans son intégralité. Ce formulaire est ensuite envoyé par courriel aux services du PFPDT, qui examineront les données communiquées avant de les publier si elles répondent aux exigences. Le formulaire est subdivisé en rubriques que l on sélectionne d un simple clic. En cas de déclaration d un fichier appartenant à un organe fédéral, deux rubriques supplémentaires s affichent, lesquelles permettent de saisir les bases légales. Après avoir rempli tout le formulaire, vous devez cliquer sur «suite», ce qui lance le processus de vérification durant lequel les champs obligatoires sont passés en revue. Si des données manquent, un message d erreur sur fond rouge s affiche, tout comme un astérisque (*) à côté du champ qui n a pas été rempli. Si vous n avez pas commis d erreur, vous passez à l étape «Code de sécurité» (voir ce chapitre). Déclaration d un fichier appartenant à une personne privée Illustration 3: déclaration effectuée par une personne privée Déclaration d un fichier appartenant à un organe fédéral externe Illustration 4: déclaration effectuée par un organe fédéral externe 5/23

6 3.1.1 Rubrique «Mise en service / Dénomination» Dans cette rubrique, vous devez tout d abord préciser l année où le fichier a été mis en service ou le sera. L année qui s affiche par défaut est l année en cours. Vous devez ensuite saisir la dénomination du fichier dans les trois langues officielles (cette obligation n incombe qu aux organes fédéraux). Illustration 5: rubrique «Mise en service / Dénomination» 6/23

7 3.1.2 Rubrique «But» Dans cette rubrique, vous devez saisir le but du fichier dans les trois langues officielles également (cette obligation n incombe qu aux organes fédéraux). Illustration 6: rubrique «But» 7/23

8 3.1.3 Rubrique «Maître du fichier / Renseignements» (personne privée) Cette rubrique est différente selon que la déclaration concerne le fichier d une personne privée ou d un organe fédéral. S il s agit du fichier d une personne privée, il faut sélectionner ou saisir la raison sociale ou le nom de la personne à qui appartient le fichier. Le menu déroulant «Raison sociale ou nom» permet de sélectionner une entrée préexistante ou, si l entrée souhaitée n y figure pas, d en saisir une. (voir sous «Saisir une nouvelle raison sociale ou un nouveau nom») Les données restantes peuvent ensuite être saisies. Tous les champs doivent impérativement être remplis, à l exception de celui qui correspond au numéro de fax. Si la personne de contact est aussi la personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d'accès, il vous suffit, après avoir saisi les données concernant la personne de contact, de cliquer sur «Reprendre les données saisies sous la rubrique Personne de contact» pour éviter de retaper toutes les données dans le champ «Personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d'accès». Illustration 7: rubrique «Maître du fichier / Renseignements» (personne privée) 8/23

9 Saisir une nouvelle raison sociale ou un nouveau nom La commande «Saisir une nouvelle raison sociale ou un nouveau nom» permet d afficher un nouveau formulaire. Vous devez tout d abord sélectionner une forme juridique et une branche. Si aucune entrée figurant dans les listes ne convient, vous pouvez créer une nouvelle entrée (dénomination dans les trois langues) Vous devez ensuite indiquer la raison sociale ou le nom dans les trois langues. Si la dénomination est la même dans les trois langues, vous pouvez copier les informations en question en cliquant sur «Reprendre le texte en allemand pour les autres langues». Pour saisir le NPA et le lieu, il vous suffit de taper le NPA et de cliquer sur «Rechercher le lieu». Le lieu correspondant s affiche. S il y a plusieurs lieux, vous devez sélectionner celui qui convient. La commande «Annuler» vous permet de retourner à l écran précédent. Illustration 8: saisir une nouvelle raison sociale ou un nouveau nom Rubrique «Maître du fichier / Renseignements» (organe fédéral) Cette rubrique est différente selon que la déclaration concerne le fichier d une personne privée ou d un organe fédéral. S il s agit du fichier d un organe fédéral, il faut sélectionner le département et le service à qui appartient le fichier. Une entrée doit être sélectionnée dans le menu déroulant «Département», qui ne contient que des départements comprenant des services qui ne sont pas connectés au réseau de l Administration fédérale et qui doivent donc déclarer leurs fichiers par le biais d Internet. Une entrée doit ensuite être sélectionnée dans le menu déroulant «Service», qui ne contient que des services qui ne sont pas connectés au réseau de l Administration fédérale et qui doivent donc déclarer leurs fichiers par le biais d Internet. Les données restantes peuvent ensuite être saisies. Tous les champs doivent impérativement être remplis, à l exception de celui qui correspond au numéro de fax. 9/23

10 Si la personne de contact est aussi la personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d'accès, il vous suffit, après avoir saisi les données concernant la personne de contact, de cliquer sur «Reprendre les données saisies sous la rubrique Personne de contact» pour éviter de retaper toutes les données dans le champ «Personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d'accès». Illustration 9: rubrique «Maître du fichier / Renseignements» (organe fédéral) 10/23

11 3.1.5 Rubrique «Données personnelles traitées / Destinataires / Participants» Cette rubrique sert à recenser les données personnelles traitées, les destinataires des données et les participants au fichier. Les destinataires et les participants ont accès aux mêmes données. Les trois sous-rubriques étant structurées de la même manière, nous nous bornerons à ne présenter qu un seul exemple. Sélectionnez une entrée dans la liste. Seules y figurent les catégories principales, à savoir les plus courantes, qui sont précédées d un astérisque (*). Une fois le choix opéré, cliquez sur «Valider la sélection» pour faire apparaître le texte dans le champ situé en dessous (vous pouvez sélectionner plusieurs entrées). Dès que vous avez sélectionné une entrée, la commande «Supprimer la ligne sélectionnée» apparaît, qui vous permet d effacer la ou les sélections opérées. Si, dans la liste des catégories principales, aucune entrée ne correspond au fichier à déclarer, cliquez sur cette commande pour afficher la page qui permet de faire une recherche dans la liste de toutes les catégories. Si vous ne trouvez pas la catégorie souhaitée, cliquez sur la commande pour afficher une page permettant de saisir une nouvelle catégorie. Après validation de la saisie, la page se ferme, et la nouvelle entrée apparaît dans la liste des catégories principales. Illustration 10: rubrique «Données personnelles traitées / Destinataires / Participants» 11/23

12 Illustration 11: rechercher une catégorie Illustration 12: saisir une nouvelle catégorie Rubrique «Bases légales RS» (organe fédéral) Cette rubrique, qui n est disponible qu en cas de saisie d un fichier appartenant à un organe fédéral, permet de saisir les bases légales d un fichier qui figurent dans le Recueil systématique du droit fédéral (RS). L application permet d effectuer des recherches plein texte en fonction du titre de la base légale dans les trois langues officielles. La saisie s effectue comme suit: si vous voulez effectuer une recherche de toutes les entrées qui commencent par la lettre «A», vous devez taper un «a» (en majuscule ou en minuscule, peu importe) suivi d un astérisque (a*). L astérisque signifie que le «a» est suivi d une ou de plusieurs lettres. Il peut aussi être tapé au début ou entre des lettres. Un seul astérisque suffit pour représenter plusieurs lettres. Les résultats de la recherche s affichent ici. Si la recherche n a donné aucun résultat, le dernier résultat en date est affiché pour autant qu une recherche ait été effectuée préalablement. Sinon le message suivant s affiche: «Nombre d entrées trouvées: 0». Si la recherche a abouti, les entrées trouvées s affichent. Si vous en choisissez une en cliquant sur «Sélectionner», la base légale correspondante s affiche en dessous. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. Les bases légales sélectionnées peuvent être supprimées (uniquement dans la liste des sélections). Si vous cliquez sur «Modifier», l arrière-plan de la ligne devient jaune, et trois cases apparaissent, respectivement sous les colonnes «Article», «Alinéa» et «Lettre», cases qui peuvent être remplies. Lorsque vous avez procédé à toutes les modifications requises, vous n avez plus qu à les enregistrer en cliquant sur «Actualiser». 12/23

13 Illustration 13: rubrique «Bases légales RS» (organe fédéral) 13/23

14 3.1.7 Rubrique «Bases légales propres» (organe fédéral) Si, pour le fichier à déclarer, vous devez indiquer des bases légales qui ne figurent pas dans le Recueil systématique du droit fédéral, vous pouvez saisir une base légale propre. La fonction de recherche permet de rechercher des bases légales propres qui ont déjà été saisies. Les fonctions et les possibilités sont analogues à celles qui figurent dans la rubrique «Bases légales RS». Illustration 14: rubrique «Bases légales propres» (organe fédéral) Illustration 15: saisir une nouvelle base légale propre (organe fédéral) 14/23

15 3.1.8 Code de sécurité La page reproduite ci-dessous s ouvre si vous avez rempli le formulaire correctement. Vous devez alors saisir dans le champ prévu à cet effet la combinaison de chiffres et de lettres qui apparaît à l écran. En cliquant sur «retour», vous retournez au formulaire, alors qu en cliquant sur «suite», vous validez la saisie opérée, après quoi le système vérifie le code de sécurité, puis vous aboutissez à la page suivante si vous avez effectué la saisie correctement. Si vous ne parvenez pas à lire la suite de chiffres et de lettres, vous devez actualiser la page en cliquant sur la touche F5 de votre clavier. Illustration 16: code de sécurité 15/23

16 3.1.9 Récapitulatif et validation Cette page établit un récapitulatif des données saisies. C est la dernière fois que vous avez la possibilité de contrôler si toutes les données sont exactes. Si tel n est pas le cas, vous pouvez cliquer sur «retour» pour retourner au formulaire de saisie. Une fois que toutes les données sont correctes, vous devez cliquer sur «valider». Cette opération génère un document PDF et envoie un courriel aux services du PFPDT. L écran affiche un lien (voir l illustration ci-dessous) sur lequel il vous suffit de cliquer pour télécharger le document PDF contenant les données. Vous n avez alors plus qu à imprimer la déclaration, à la signer et à l envoyer aux services du PFPDT. C est après seulement que les données seront activées. Illustration 17: récapitulatif et validation Illustration 18: déclaration validée assortie d un lien permettant de télécharger le document PDF 16/23

17 3.2 Modifier ou supprimer une déclaration Recherche avancée Vous pouvez remplir ce masque de recherche comme bon vous semble avant de cliquer sur «rechercher» pour lancer la recherche. Pour obtenir une explication des termes utilisés, veuillez consulter le chapitre «Recherche avancée». Illustration 19: recherche avancée en vue de modifier ou de supprimer une déclaration 17/23

18 3.2.2 Affichage des résultats S il y a des résultats correspondant aux critères de recherche, ils sont affichés sous la forme d une liste. Chaque résultat est suivi des commandes «Modifier» et «Supprimer». En cliquant sur l une de ces deux commandes, vous ouvrez la déclaration sous la forme d un registre. Illustration 20: affichage des résultats Modifier et supprimer Modifier: il convient de signaler que les données concernant le maître du fichier et la personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d accès ne sont pas affichées pour des raisons juridiques. Ces données doivent donc toujours être saisies. Elles ne peuvent être consultées que par les services du PFPDT, mais elles ne sont pas publiées ensuite sur Internet. Supprimer: pour supprimer une déclaration, vous devez indiquer au moins l adresse électronique dans la rubrique «Maître du fichier / Renseignements». Par la suite, la procédure est la même que pour la déclaration d un fichier. La commande «suite» vous permet d accéder au code de sécurité puis au récapitulatif des données concernant le fichier. La commande «retour» vous permet de retourner au formulaire. Enfin, la commande «valider» vous permet de générer un document PDF contenant les données relatives au fichier. Vous devez imprimer ce document, le signer et l envoyer aux services du PFPDT. Ce n est qu après que la demande de modification sera traitée. 18/23

19 4 Menu «Rechercher» 4.1 Recherche simple La recherche simple permet d afficher tous les résultats qui correspondent aux critères sélectionnés. Langue: la recherche n est opérée que dans les textes rédigés dans la ou les langues sélectionnées (toutes, allemand, français, italien). Déclarant: tous, organe fédéral, personne privée. Mot(s) clé(s): un ou plusieurs mots figurant dans la dénomination ou dans le but du fichier. Déclaration simplifiée: si vous cochez cette case, seuls seront affichés dans la liste des résultats les fichiers qui ont été déclarés selon la procédure simplifiée. Dans le cas contraire, la recherche se fera dans tous les fichiers. Illustration 21: recherche simple 19/23

20 4.2 Recherche avancée La recherche avancée comporte de nombreuses options, qui vont être passées en revue une par une (une couleur par option). N de registre: si vous connaissez ce numéro, vous pouvez le saisir dans ce champ. Le numéro se compose des chiffres correspondant à l année de la mise en service du fichier (4 chiffres), suivis d un nombre de cinq chiffres. Langue: la recherche n est opérée que dans les textes rédigés dans la ou les langues sélectionnées (toutes, allemand, français, italien). Déclarant: tous, organe fédéral, personne privée. Année de mise en service du fichier: indiquez l année par un nombre de 4 chiffres. Déclaration simplifiée: si vous cochez cette case, seuls seront affichés dans la liste des résultats les fichiers qui ont été déclarés selon la procédure simplifiée. Dans le cas contraire, la recherche se fera dans tous les fichiers. Dénomination: texte figurant dans la dénomination du fichier. But: texte figurant dans le but du fichier. Catégories: données personnelles traitées, destinataire(s) des données et participant(s) au fichier. Les entrées par défaut sont «Tous» ou «Toutes». Vous pouvez sélectionner plusieurs entrées dans chaque catégorie en maintenant enfoncée la touche Ctrl (Control) puis en sélectionnant les entrées de votre choix. Illustration 22: recherche avancée 20/23

21 4.3 Affichage des résultats Les résultats sont affichés sous forme de tableau. Au bout de chaque ligne, vous pouvez cliquer sur «Détails», ce qui fera apparaître toutes les informations concernant le fichier considéré. Voir Résultat détaillé de la recherche Comme les recherches aboutissent la plupart du temps à de nombreux résultats, ceux-ci sont présentés sur plusieurs pages entre lesquelles vous pouvez naviguer à loisir. Voir Navigation Illustration 23: résultats de la recherche 21/23

22 4.4 Résultat détaillé de la recherche En cliquant sur «Détails», vous ouvrez une page contenant toutes les informations concernant un fichier donné. La commande «retour» vous permet de retourner aux résultats de la recherche, alors que la commande «imprimer (document PDF)» vous permet de générer un document PDF contenant les données affichées à l écran. Illustration 24: résultat détaillé de la recherche 22/23

23 5 Notes 23/23

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