Novembre Programme PharmaBanq. - 1 / 15 -

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1 - 1 / 15 - Novembre 2002 Programme PharmaBanq. Principe : Téléchargement des virements bancaires effectués par les organismes à votre banque. Pointage et rapprochement de ces virements avec vos retours reçus en télétransmission. Le but est d assurer un suivi encore plus précis et plus rapide. Alliance Software

2 Table des matières des modifications - 2 / PARAMETRAGE : L OPTION DU BI PHARMABANQ : LISTE DES REJETS : BUT : ACCES : PRINCIPE : UTILISATION : SAISIE MANUELLE DE PAIEMENTS : ACCES : PRINCIPE : UTILISATION : TELECHARGEMENT DES VIREMENTS : REMARQUES : ACCES : PARAMETRAGE : PRINCIPE 1ERE ETAPE : UTILISATION 2 IEME ETAPE : RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE : ACCES : BUT ET PRINCIPE : UTILISATION : RAPPROCHEMENT MANUEL : ACCES : PRINCIPE ET BUT : UTILISATION : EDITIONS : ACCES : BUT ET PRINCIPE : UTILISATION : GESTION DES MOUVEMENTS FINANCIERS (MFI) : PRINCIPE : UTILISATION :...15

3 - 3 / Paramétrage : 1.1. L OPTION DU BI PHARMABANQ : BUT : Divers / Coordonnées / Options d utilisation / Passer au 2 ième écran avec la flèche basse a) Dans la colonne Autorisée PharmaBanq doit être à OUI. b) Dans la colonne Utilisée, mettre O sur la ligne PharmaBanq. c) Valider l écran par la touche *. d) Confirmer le OUI de Enregistrement. e) Faire ESC pour sortir. 2. Liste des rejets : 2.1. BUT : a) Cette liste permet un meilleur suivi des rejets faits en retour de télétransmission. b) Le rejet disparaît de cette liste quand la facture a été recyclée et payée ACCES : a) Gestion / Suivi de tiers payant / Impayés / Liste des rejets PRINCIPE : a) Cette liste est liée au retour classique des dossiers via les télétransmissions de dossiers (les retours). b) Il est possible de voir ou d imprimer les dossiers avec le motif du rejet.

4 2.4. UTILISATION : - 4 / LES DIFFERENTES ZONES DE L ECRAN : a) Edition : à l écran ou sur imprimante. b) Choix des lignes : Selon l état du dossier. - Toutes (mélange entre celles qui ont été recyclées ou non). - Recyclées (état de la facture rejetée). - Non recyclées (état de la facture rejetée). c) Reçues depuis le : la date permet de borner la recherche. d) Tri par : Facture (en ordre décroissant des numéros) ou par date DEROULEMENT : a) Appuyer sur la touche Entrée pour passer à l écran suivant. b) Affichage de toutes les factures concernées selon le tri choisi. c) La sélection d une facture s effectue avec les flèches de direction. d) D : permet de voir le détail du dossier. - Les touches PgUp et PgDn situées en bas de l écran permettent de passer en revue l état de chaque facture selon son mouvement. Les différents mouvements de la facture sont stockés. - Ce mouvement concerne le recyclage, sa télétransmission. - En effet, une même facture recyclée peut être rejetée.

5 - 5 / Mouvement précédent de la facture accessible par PgUp. e) La sortie du programme se fait par la touche ESC. 3. Saisie manuelle de paiements : 3.1. ACCES : a) Gestion / Suivi de tiers-payant / Paiements / Saisie manuelle de paiements.

6 3.2. PRINCIPE : a) Ce programme se substitue à celui du téléchargement des virements. - 6 / 15 - b) Il faut posséder dans ce cas le relevé papier de la banque pour saisir des informations exactes. c) Cette méthode sera plus lente UTILISATION : a) Renseigner l écran ci-dessous. b) Valider l écran par la touche *. c) La ligne validée apparaît dans une fenêtre. d) Le retour s effectue dans l écran initial pour effectuer d autres saisies. e) La sortie se fait par la touche ESC avec affichage du menu ci-joint. - Retour Saisie : revient à l écran de départ. - Accès Liste : passe dans la fenêtre des écritures saisies. - Abandon : sort du programme sans valider les écritures. - Enregistrement paiement : sort du programme en validant les écritures. 4. Téléchargement des virements : 4.1. REMARQUES : a) Ce traitement sera d autant plus efficace que le téléchargement sera effectué de façon journalière. b) Par contre un téléchargement mensuel sera très délicat à gérer ACCES : a) Gestion / Suivi de tiers-payant / Paiements / Téléchargement des virements.

7 4.3. PARAMETRAGE : a) Un paramétrage spécifique sera effectué par le technicien. - 7 / 15 - b) Il concerne les données du pharmacien par rapport à sa banque. c) Il est possible d utiliser plusieurs banques PRINCIPE 1ERE ETAPE : a) Sélection d une ou plusieurs banques (touche Entrée). - Entrée permet de valider à Oui ou de désélectionner la ligne. - Z Raz permet de désélectionner toutes les lignes. b) Après validation par la touche * ou Esc, le menu suivant est affiché. - Retour saisie : écran des banques à sélectionner. - Téléchargement : Récupération des informations concernant les virements des caisses. - Abandon : sortie du programme UTILISATION 2 IEME ETAPE : a) Visu des opérations téléchargées banque par banque. b) Les opérations à intégrer doivent être contrôlées. c) Il faut écarter les opérations qui ne sont pas liées au suivi de tiers-payant. d) Par défaut elles sont toutes pointées. e) Pour désélectionner une opération : - Se positionner sur la ligne. - Appuyer sur la touche Entrée. f) Valider par la touche * l intégration, un menu sera affiché avec possibilité d édition. 5. Rapprochement automatique : 5.1. ACCES : a) Gestion / Suivi de tiers-payant / Paiements / Rapprochement automatique.

8 - 8 / BUT ET PRINCIPE : a) Analyse des virements téléchargés et comparaison avec les montants des retours de télétransmission qui sont des avis de paiement. b) Le rapprochement n est fait que sur des montants, un code guichet et un code banque identiques. c) Remarque sur les codes guichet et banque : Une table de correspondance existe entre les codes guichets et codes banques et les organismes. Elle peut s enrichir automatiquement en fonction des organismes spécifiques utilisés par le pharmacien. d) Phase de paramétrage des organismes : Pour optimiser au maximum le rapprochement automatique, il faut que 90% des organismes soient reconnus, d'où la nécessité d'un certain délai pour l'utilisation de ce logiciel. e) les conditions optimales d'un rapprochement automatique pour affichage sont : - Identification bancaire de la caisse stockée dans l'organisme par rapport à ce qui a été enregistré dans le virement. C'est un gage de sécurité avec moins d'erreur pour le rapprochement. - Même identification bancaire entre l'avis de paiement et le virement ou si 2 montants jamais rapproché et unique sont identiques UTILISATION : a) Affichage de la liste des rapprochements possibles. b) 2 lignes sont liées : - Mt attendu qui correspond au retour de la télétransmission (avis de paiement). - Mt réglé qui correspond au virement bancaire reçu par la banque. c) Possibilité de désélectionner par la touche Entrée en se plaçant au préalable sur la ligne. Remarque : La touche Z permet de désélectionner rapidement toutes les lignes. d) Attention, il faut désélectionner les 2 lignes qui sont liées car par défaut on ne peut les désélectionner qu une par une. e) Pour valider taper sur la touche *. En cas de mauvaise désélection le message suivant apparaît. f) Après validation le menu est affiché.

9 - 9 / 15 - g) Un rapprochement peut être fait entre un avis de paiement et plusieurs virements effectués (cumul) à condition que la date comptable à l'intérieur des virements soit la même et que l'identification bancaire soit renseignée dans l'organisme. Ceci règle le problème des organismes avec un paiement par dossier ou par facture (Ex : PTT, Mutuelle des gendarmes). h) Un rapprochement peut être fait si à un virement correspond plusieurs avis de paiement à condition que les dates soient identiques et que l'identification bancaire soit renseignée dans l'organisme. Ceci règle le problème des mutuelles regroupées pour lesquelles un seul virement est fait. i) La touche D : Détail du virement. - Elle va permettre de faire un contrôle supplémentaire lors du pointage et de rassurer sur le rapprochement. - En fonction de la ligne sélectionnée, en appuyant sur la touche D, les informations non structurées contenues dans l'enregistrement du virement sont affichées. - Par exemple, le numéro de facture est présent. Pour les CPAM la date en format inversée apparaît après la première coupure.

10 6. Rapprochement manuel : - 10 / ACCES : a) Gestion / Suivi de tiers-payant / Paiements / Rapprochement manuel PRINCIPE ET BUT : a) Pointage manuel des virements non identifiés dans la procédure automatique UTILISATION : COMPARAISON DES DIFFERENTS ORGANISMES : a) Affichage de tous les virements non pointés. b) Sélection d une ligne (positionnement sur la ligne et validation par la touche Entrée). c) La touche D permet d'avoir l'enregistrement non structuré du virement

11 d) Si les paiements ont été saisis manuellement, un m est affiché à droite / 15 - e) Affichage des organismes plusieurs solutions : - S l'identification bancaire est affichée dans le fichier organisme affichage automatique des organismes pour l'avis de paiement ce qui permet un gain de temps (ex : CPAM). De plus ceci permet de sélectionner en une seule fois plusieurs organismes ex : MGPTT car plusieurs organismes correspondent. f) Menu en haut de l'écran : - TAB + O permet le choix de l organisme dans le fichier du pharmacien. La saisie est non obligatoire. - Il faut trouver une correspondance avec celui indiqué sur le relevé de banque. - Choix de la date comptable pour limiter le nombre d écritures. Cette date est unique et non pas depuis une date. g) Toutes les avis de paiement sont affichés (un avis de paiement est égal à un retour en télétransmission). h) TAB + S permet de connaître la situation du dossier : - Choix du dossier à visualiser.

12 - 12 / Il est ainsi possible de connaître si la part à été contrôlé et réglé LES MANIPULATIONS POSSIBLES : a) D : affiche le détail de la sélection. - D : affiche le détail des dossiers présents. - Pointage possible de un ou plusieurs dossiers selon le montant réglé qui influe sur le récapitulatif de la pièce.

13 - D : affiche le détail du dossier / 15 - b) M permet de choisir un tri par montant et D par date (les 2 sont exclusifs). c) C permet de faire un tri par date comptable afin de classer plus précisément. d) Z permet de tout désélectionner. e) Pointer la ligne correspondante et valider par la touche * pour valider l écran LES DIFFERENTS CAS : En bas et à gauche, un récapitulatif Pièce est affiché. Son contenu ainsi que le menu varie selon les montants pointés MONTANT VIREMENT EGAL A L AVIS DE PAIEMENT : - Le solde est à 0.00 et le menu est simplifié MONTANT VIREMENT SUPERIEUR A L AVIS DE PAIEMENT :

14 - 14 / Avance pour conserver la différence dans les virements (une écriture est générée), le nouveau virement possède la mention Avance. - P&P : Pertes et Profits pour solder. - Retour saisie : retourne à la sélection. - Modif ligne solde : permet de choisir Avance ou P&P. - Validation Pièce : enregistre la sélection et prend par défaut Avance dans ce cas MONTANT VIREMENT INFERIEUR A L AVIS DE PAIEMENT : - Avance est remplacé par Solde (le reste fera l objet des relances ou sera payé ultérieurement), le montant repasse en avis de paiement en positif. Mention Solde LE MENU DE SORTIE DU PROGRAMME : Il s obtient par la touche ESC. a) Une confirmation est obligatoire. - Retour saisie : reprend le programme. - Impression des différents pointages. ** Plusieurs cas pour les écritures soient pointées ou non pointées. ** Pour le détail du lot Avec ou Sans. ** Les tris possibles sont : par Pièce, par Alpha, par No de compte et par No d'organisme. Le No de compte correspond à l'identification bancaire. ** Lignes : Toutes ou Soldes (Solde et Avance où il y a eu des écarts de pointage). - Abandon du programme sans validation. - Enregistrement pointage : met à jour toutes les écritures, c est la sortie normale et souhaitable de ce programme. 7. Editions : 7.1. ACCES :

15 a) Gestion / Suivi de tiers-payant / Paiements / Editions / BUT ET PRINCIPE : Remarque : Cette édition peut servir de justificatif qui sera remis au comptable pour une meilleure comparaison et un suivi plus facile. a) Edition des virements rapprochés. b) Selon une date. c) Selon un ou plusieurs organismes UTILISATION : a) Après avoir renseigné l écran ci-dessus, l édition est lancée selon les critères requis. 8. Gestion des mouvements Financiers (MFI) : 8.1. PRINCIPE : a) Elle ne fonctionne qu'avec la CPAM. b) Le but est de gérer les régularisations et le montant des FSE payé par les caisses UTILISATION : a) Le contenu des enregistrements renvoyés par les caisses est exploité. b) Notion de récupération d'indu. c) Tout est géré automatiquement.