Bienvenue à la Chambre de Commerce et d Industrie de Saône-et-Loire

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1 CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE DE SAÔNE-ET-LOIRE TARIFS LOCATION DE SALLES CHALON-SUR-SAÔNE Bienvenue à la Chambre de Commerce et d Industrie de Saône-et-Loire

2 Situées 1 avenue de Verdun à Chalon-sur-Saône, les salles de réunion et de prestige mises à disposition sont idéales pour vos réunions de travail, séminaires, conférences, Assemblées Générales, rencontres professionnelles. Un parking est à disposition devant la CCI. POUR TOUS RENSEIGNEMENTS ET RÉSERVATIONS, CONTACTEZ : Carine SABATIER Tél c.sabatier@cci71.fr Chambre de Commerce et d Industrie de Saône-et-Loire 1 avenue de Verdun - BP Chalon-sur-Saône Cedex NOM DE LA SALLE TYPE SURFACE CAPACITÉ MAXI Jean-Marie BILLAUT salle de prestige 426 m 2 modulables : - 1 salle de 294 m² - 1 salle de 132 m² 125 personnes assises Nicéphore NIÉPCE salle de réunion 65 m 2 20 personnes avec 24 personnes / vidéoprojecteur Eugène SCHNEIDER Salle de réunion 72 m 2 16 personnes avec 30 personnes / vidéoprojecteur SALLE 1 Salle de réunion 29 m 2 10 à 12 personnes SALLE 2 Salle de réunion 14 m 2 6 personnes avec 8 personnes / vidéoprojecteur Bureau 1 & 2 Bureau polyvalent 12 m 2 1 personne / 2 visiteurs AUDITORIUM Salle de prestige 230 m personnes CAFÉTÉRIA Salle de cocktail 87 m² 50 personnes SALLE DU LEVANT Salle de réunion 38 m² 20 personnes SALLE DU COUCHANT Salle de réunion 74 m² 30 personnes Tarifs au 1 er janvier

3 Salle Jean-Marie BILLAUT 300 m 2 modulables (mur amovible central) CAPACITÉ MAXIMALE 125 personnes assises Au-delà prévoir location de chaises Tribune 8 personnes assises Ecole CONFIGURATION ACTUELLE CONFIGURATIONS POSSIBLES : A REALISER PAR L UTILISATEUR le jour de l évènement ou la veille selon les disponibilités de la salle Théâtre «U» Cocktail, buffet, repas : un forfait de nettoyage de moquette sera facturé : 50 à 80 HT Chaises Tables Paperboard Vidéoprojecteur, câble Écran de projection Wifi Sonorisation 3 micros main Matin 9h à 12h 160 Après-midi 14 h à 17h Soirée 17h30 à 22h 180 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. 3

4 Salle Nicéphore NIÈPCE 68 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 24 personnes 20 personnes si utilisation du vidéoprojecteur «O» CONFIGURATION ACTUELLE UNIQUE Chaises Tables Paperboard Vidéoprojecteur, câble Écran de projection Matin 9h à 12h 110 Après-midi 14 h à 17h Soirée 17h30 à 22h 140 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. 4

5 Salle Eugène SCHNEIDER 72 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 16 à 20 selon la configuration actuelle «U» CONFIGURATION ACTUELLE CONFIGURATIONS POSSIBLES : A REALISER PAR L UTILISATEUR le jour de l évènement ou la veille selon la disponibilité de la salle école Cocktail, buffet : un forfait de nettoyage de moquette sera facturé : 50 à 80 HT autre Chaises Tables Paperboard Vidéoprojecteur, câble Projection sur mur blanc Matin 9h à 12h 100 Après-midi 14h à 17h Soirée 17h30 à 22h 130 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. 5

6 SALLE 1 28 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 10 à 12 personnes «U» CONFIGURATION ACTUELLE CONFIGURATIONS POSSIBLES : A REALISER PAR L UTILISATEUR le jour de l évènement ou la veille selon la disponibilité de la salle école autre Chaises Tables rectangulaires Paperboard Matin 9h à 12h 55 Après-midi 14h à 17h30 65 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. 6

7 SALLE 2 15 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 8 personnes «O» CONFIGURATION ACTUELLE UNIQUE chaises tables Paperboard Vidéoprojecteur, câble Projection sur mur blanc Matin 9h à 12h 45 Après-midi 14h à 17h30 55 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. 7

8 BUREAU 1 et 2 12 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 3 personnes CONFIGURATION ACTUELLE UNIQUE Chaises Bureau Ordinateur Imprimante Paperboard (sur demande) Téléphone Photocopie (0,25 HT) Demi-journée 9h à 12h / 14h à 17h30 25 Journée 9h à 17h30 45 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. 8

9 AUDITORIUM MÉDIAPÔLE 230 m 2 CAPACITE MAXIMALE 138 personnes Ecole CONFIGURATION ACTUELLE UNIQUE Chaises Tables Accès internet filaire Vidéoprojecteur Écran de projection Enregistrement Matin 9h à 13h 200 Après-midi 13h à 18h 230 Soirée 18h à 22h 230 Le gardiennage est obligatoire avant 8h et après 18h30. Forfait de 3 heures mini : 110 HT, heure supplémentaire : 30 HT jusqu à 21h, au-delà : 40 HT. Lors de la location de l Auditorium, l espace Cafétéria du Média Pôle peut être loué en fonction de ses disponibilités. Merci de prendre contact avec le service de réservation des salles. 9

10 SALLE DU LEVANT 38 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 20 personnes «U» CONFIGURATION ACTUELLE CONFIGURATIONS POSSIBLES : A REALISER PAR L UTILISATEUR le jour de l évènement ou la veille selon la disponibilité de la salle école Chaises Tables Vidéoprojecteur, câble Projection sur mur blanc Matin 9h à 13h 90 Après-midi 13h à 18h 90 10

11 SALLE DU COUCHANT 74 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 30 personnes «U» CONFIGURATION ACTUELLE CONFIGURATIONS POSSIBLES : A REALISER PAR L UTILISATEUR le jour de l évènement ou la veille selon la disponibilité de la salle école Chaises Tables Vidéoprojecteur, câble Projection sur mur blanc Matin 9h à 13h 110 Après-midi 13h à 18h

12 PROCÉDURE DE LOCATION DES SALLES 1. Prendre contact avec Carine SABATIER afin de connaître la disponibilité des salles à la date souhaitée. 2. Remplir et envoyer le bon de réservation pour occupation des locaux, fournie par par mail, en précisant les renseignements suivants : - La ou les salles - La configuration - La date et la plage horaires souhaitée - L horaire d arrivée des organisateurs et du traiteur si besoin - nombre de participants - Le thème et une rapide description de la manifestation - Le matériel apporté - Les coordonnées du locataire (pour l envoi du contrat et de la facture) Un devis et un contrat de location précisant le tarif de location sera adressé au demandeur. 3. Signer et renvoyer les devis et contrat de location de la salle à Carine SABATIER Le rangement de la salle est à la charge de l utilisateur. 12

13 CONTRAT DE LOCATION ET D'UTILISATION DES LOCAUX J'ai l'honneur d'informer Monsieur ou Madame... Raison sociale... Tél.... Représenté(e) par... Que vous pourrez disposer le... De la salle... Nature et thème de l utilisation... Horaires de la manifestation... Horaires d arrivée des organisateurs. Nombre de participants. ORGANISMES BENEFICIAIRES : Les entreprises ressortissantes, les établissements financiers, les associations, groupements, organisations professionnelles peuvent réserver une salle ou ponctuellement un bureau dans les locaux de la CCI de Saône-et-Loire sous réserve de l accord de celle-ci. Dans le cas d une location, un devis est établi et adressé au bénéficiaire pour confirmation. ACTIVITES : Sont exclues les manifestations susceptibles de concurrencer les prestations fournies par la CCI de Saône-et-Loire, notamment la formation, ainsi que celles à caractère politique ou religieux. OCCUPATION DES LOCAUX : En cas de force majeure, la CCI pourra et à tout moment, annuler sans indemnité une réservation de salle. RÉGLEMENT Il est entendu que les tarifs indiqués ci-dessus sont ceux appliqués à ce jour sous réserve d'une nouvelle actualisation. Vous devrez nous faire parvenir un chèque de..., correspondant à un acompte de 20 % du montant de la location qui sera acquis dans tous les cas, même dans l'hypothèse d'annulation de la manifestation, sauf cas de force majeure. Le solde sera réglé après cette manifestation à réception de la facture. Les chèques seront libellés à l'ordre de la CCI Saône-et-Loire. VALIDITÉ DE LA LOCATION La location ne sera acquise définitivement qu'à réception de la présente lettre, qui vaut contrat d'engagement et que vous voudrez bien nous retourner dûment signée, accompagnée du chèque correspondant à l'acompte et d'une attestation d'assurance couvrant la Responsabilité Civile de l'organisateur (personnes, locaux et matériels utilisés sans aucune franchise). 13

14 MESURES DE SÉCURITÉ L organisateur prendra les lieux dans l état où ils se trouvent, sans y apporter d aménagements pouvant compromettre la sécurité du public. Il prendra personnellement connaissance des lieux et des règles de sécurité y afférent (alarme, issues de secours, extincteurs, rassemblement ) et paraphera les plans d intervention qui lui seront présentés lors d une rencontre préalable. Il s engage à mettre en place une feuille de présence signée par toutes les personnes présentes à la manifestation. En cas d évacuation, de l immeuble, signalée par l alarme incendie ou à la demande du responsable de site, il prendra la feuille de présence et fera sortir tous les présents, sans effets personnels, pour se rendre au point de rassemblement. Un rendez-vous sera pris avant le début de la manifestation pour la prise de possession de la salle et les consignes de sécurité. Après 17 heures 30, heure de fermeture des bureaux de la CCI et en l absence d un salarié de la CCI à la réunion, il sera nécessaire de recourir impérativement à la société de gardiennage habilitée par la CCI. ÉTATS DES LOCAUX ET DU MOBILIER Vous utiliserez les lieux dans l'état où ils se trouvent, sans y apporter d'aménagement pouvant compromettre la sécurité du public. En aucun cas, les salles ne pourront faire l'objet d'une autre utilisation que celle prévue initialement. Les horaires seront à déterminer en accord avec le responsable de site en fonction de la nature de la manifestation. Des autorisations ponctuelles de fermeture tardives pourront être accordées par le responsable de site. Un état des lieux sera réalisé lors de la prise de possession de la salle. Dès la mise à disposition de la salle, l organisme bénéficiaire du contrat de location en deviendra responsable. Toutes détériorations qui seraient causées aux bâtiments, à leurs équipements et matériels ainsi qu'à leurs abords au cours de la manifestation, toutes disparitions de mobilier ou matériels, seront facturées à l'organisateur. Un second inventaire sera réalisé suite à la manifestation. Prestations associées : La restauration, sera à la charge de l organisateur de la réunion pour les manifestations non initiées par la CCI de Saône-et-Loire. En cas de cocktail, buffet, repas : un forfait de nettoyage de moquette sera facturé de 50 à 80 HT selon la salle réservée. Les locaux et le matériel fournis devront être remis dans l état initial. La cuisine sera rendue dans son état initial : propre, libérée de tous déchets, sacs poubelles seront mis dans les contenants prévus à cet effet, les contenants en verre seront enlevés par l organisateur de la manifestation. SANCTION Le responsable de site se réserve le droit de ne pas louer en cas de non-respect des termes du présent contrat. DIVERS Tout aménagement spécifique des salles et bureaux est soumis à l accord du responsable de site. Les publicités et les calicots extérieurs devront être signalés et préalablement acceptés. 14

15 ACCUEIL - TÉLÉPHONIE L accueil physique et téléphonique des manifestations est à la charge des organisateurs dans la salle louée. L usage du hall d accueil de la CCI Saône et Loire est dédié aux activités de l Hôtel Consulaire. Aucune communication ne pourra être reçue ou donnée par l intermédiaire de l hôtesse d accueil lors des locations sauf cas exceptionnel. Il est rappelé qu aucune communication ne pourra être reçue ou donnée par l intermédiaire du standard lors des locations, sauf cas exceptionnel. Fait à... Le... Pour l organisateur, Pour la CCI de Saône-et-Loire, Le responsable de site Fait en deux exemplaires : - un remis à l organisateur - un pour la Chambre de Commerce et d Industrie de Saône & Loire 15

16 BON DE RESERVATION (à remplir obligatoirement) Salle : Salle Jean-Marie Billaut Salle 1 Auditorium / Cafétéria Salle Nièpce Salle 2 Salle du levant Salle Schneider Bureau polyvalent Salle du couchant Configuration : Ecole Théâtre «U» «O» Cocktail (salle vide) Autre :... La mise en place du mobilier est à la charge de l utilisateur en cas de disposition différente de celle actuelle (les configurations actuelles sont indiquées sous les photos des salles). Date de la manifestation :... Plage horaire : Matin Après-midi Soirée Horaire d arrivée des organisateurs :... Nombre de participants prévus :... Thème de la manifestation : Société :... Adresse :... Contact :... Tél. :... Fax :... Fait à... Cachet commercial Le.. /. /.. Signature Formulaire à retourner à : Carine SABATIER (c.sabatier@cci71.fr) CCI de Saône-et-Loire - 1 av. de Verdun - BP Chalon-sur-Saône Cedex Attention acompte par chèque. 16