Informations générales et indispensables. à l attention des étudiants qui se rendent à l étranger. (cours et stages)

Transcription

1 Informations générales et indispensables à l attention des étudiants qui se rendent à l étranger (cours et stages) Année académique : Relations Internationales (RI) HELDB Aurore Vaes Page 1 20/06/2013

2 I. Coordonnées de la Cellule Internationale : Madame Aurore VAES European Office Coordinator Haute Ecole Lucia de Brouckère Relations Internationales (bât. 4C local 305) Avenue Emile Gryzon, Bruxelles Tél. +32 (0) Gsm : +32 (0) avaes@heldb.be II. AVANT le départ A) VISA Si vous n êtes pas ressortissant européen vous devez impérativement vous informer sur la nécessité d un visa et si oui, faites-en la demande AU PLUS VITE! Les délais sont parfois de plusieurs mois selon les destinations. B) DOSSIER SCOLAIRE Vous DEVEZ OBLIGATOIREMENT avant votre départ à l étranger (surtout pour les séjours de cours) avoir complété votre dossier d inscription de 3 ème année Bachelier ou 2 ème Master dans votre institut ET avoir payé votre minerval! A défaut, le départ à l étranger pourra vous être refusé! Si vous avez la moindre question, SVP N ECOUTEZ PAS LES RUMEURS adressez-vous plutôt aux Relations Internationales ;-) Aurore Vaes Page 2 20/06/2013

3 C) VISITE MEDICALE Afin de vous éviter bien des ennuis, il vous est fortement recommandé de vous assurer de votre bon état de santé (+ santé dentaire). C est pourquoi une visite chez votre médecin traitant (ainsi que votre dentiste) est incontournable. Pensez également aux VACCINATIONS (obligatoires et non obligatoires mais conseillées), selon le pays de destination et la durée de votre séjour. D) VOYAGE Vous êtes tenu d être sur place la veille du début de votre stage, au plus tard! Si vous n avez pas réservé de logement au préalable, votre présence sur place une petite semaine avant le début des cours ou du stage, est souvent nécessaire pour vous permettre de trouver votre logement. Réservez votre billet d avion (de train, de bateau ou autre) suffisamment longtemps à l avance et n oubliez pas que le dimanche est souvent un jour chargé pour les transports. Pensez également aux moyens de transport entre l aéroport, la gare, etc. et votre lieu de destination! E) ASSURANCE L assurance de l école vous couvre pendant toute la durée de votre séjour à l étranger (cours ou stage) de la même manière que si vous étiez en Belgique! : SUR VOTRE LIEU DE STAGE POUR VOS ACTIVITES PROFESSIONNELLES INDISPENSABLES VOS DEPLACEMENTS DU LOGEMENT AU LIEU DE TRAVAIL Cependant, l assurance ne couvre pas les frais de rapatriement en cas de décès. Il vous est donc demandé de vérifier que votre mutuelle ou que votre assurance spéciale (type «Europ Assistance») vous couvre pour ce point. Si ce n est pas le cas, nous vous recommandons de contracter une extension de ce type. Aurore Vaes Page 3 20/06/2013

4 Quelle que soit votre situation, il vous est demandé de prévenir votre mutuelle. Vous DEVEZ également avoir un document «stage longue durée» ou une carte européenne d assurance maladie (qui remplace le formulaire E111). F) BAGAGES Ne surchargez pas votre valise mais prévoyez des vêtements pour tous les types de temps et toutes les occasions! Renseignez-vous bien sur les habitudes et conditions d hygiène locales, comme l usage ou non du gant de toilette, le papier WC, etc. Astuce : ne pas hésiter pas à consulter le Guide du Routard! Pour l Irlande, le Royaume-Uni, les USA et le Canada : ATTENTION : prévoir un ADAPTATEUR DE PRISE ELECTRIQUE! Pensez également au décalage horaire qui peut exister entre la Belgique et votre destination finale. Aurore Vaes Page 4 20/06/2013

5 ATTENTION EN AVION : Depuis fin 2006 il existe une nouvelle réglementation concernant le contenu des bagages à main : - vous ne pouvez emporter des liquides ou gels (eaux, boissons, parfums, dentifrice, etc.) que d une capacité maximale de 100 ml chacun et ils doivent être contenus dans des récipients individuels - les liquides doivent être emballés et scellés dans un sac en plastique transparent d 1 litre maximum par passager - vous pouvez emporter les liquides et parfums achetés dans une boutique «hors taxes» de l aéroport ou à bord de l avion. N hésitez pas à consulter le site web de votre aéroport de départ et celui de votre compagnie aérienne pour plus de détails quant aux dimensions et au poids des bagages admis à bord de l avion. Prévoyez une mini trousse de toilette ainsi que vos objets essentiels dans votre bagage à main, tels que vos papiers d identité, passeport et visa, billets d avion (ou autre), argent et/ou cartes bancaires, plan de ville ou carte géographique, copie des documents importants, numéros de téléphone d urgence, médicaments personnels, appareil photo, téléphone portable et ordinateur portable, Aurore Vaes Page 5 20/06/2013

6 G) DOCUMENTS ET FINANCES N oubliez pas votre carte d identité ou passeport en ordre de validité pour la durée de votre séjour à l étranger! Prévoyez une carte de banque permettant de faire des retraits à l étranger (fonction MAESTRO) et si c est possible une carte de crédit de type Mastercard ou Visa. Emportez un peu d argent liquide mais pas trop! Partout dans le monde il y a des vols : il vaut mieux prévenir que guérir! Prévoyez donc une photocopie de vos papiers d identité, documents bancaires et billets d avion. Préparez aussi une liste des numéros pour faire opposition : vol de carte de banque, de Gsm, de papiers d identité, etc. N oubliez pas l attestation de séjour à faire compléter sur place et à renvoyer au bureau des Relations Internationales dans la semaine de votre arrivée! Aurore Vaes Page 6 20/06/2013

7 III. PENDANT votre séjour Veillez à vous comporter le plus courtoisement possible avec votre employeur, vos enseignants, votre logeur ou votre famille d accueil. Vous êtes les «invités» et donc vous devez RESPECTER les habitudes, coutumes, horaires, manière de vivre, etc., des gens avec qui vous allez vivre pendant trois mois ou plus. La population locale et vos collègues sur votre lieu de stage vous sembleront très certainement différents de vous. Ils le sont en effet MAIS cela n implique PAS une différence de valeurs! Partez toujours du principe que c est eux qui ont raison! Cela vous évitera bien souvent des désagréments. La discussion en sera facilitée et n imposez jamais votre point de vue. UN SOURIRE peut arranger bien des situations. RALER ne sert absolument à rien! COMMUNIQUER c est efficace pour résoudre les problèmes Appliquez la méthode SBAM! Sourire Bonjour Au revoir Merci Aurore Vaes Page 7 20/06/2013

8 a) QUELS PROBLEMES PEUVENT SURVENIR? Le logement : s il ne vous convient pas pour de BONNES raisons, vous devez aller trouver votre propriétaire ou votre famille d accueil et le faire savoir AU PLUS VITE. (au bout d un mois c est trop tard!) Le travail : avant de prendre une décision en ce domaine VOUS DEVEZ en référer d abord à l enseignant responsable des stages. Il se peut que votre problème soit seulement d adaptation ou dû au stress des premiers jours. Si le problème subsiste, l enseignant (ou le coordinateur) interviendra. L (in)adaptation : Ces difficultés sont réelles. Ce n est pas si facile de partir loin des siens pour une longue période. Veillez donc à prévoir un BUDGET COMMUNICATION pour vos appels téléphoniques et le courrier électronique. Si le moindre problème survient, VOUS DEVEZ en avertir la Cellule Européenne ET l enseignant responsable du stage par mail, SMS ou téléphone AU PLUS VITE. Attendre que cela passe ne sert à rien. Votre impression d inadaptation ne passera que si vous en parlez avec quelqu un. En l occurrence, n ayez pas peur de nous faire part de toutes vos questions et impressions. N ayez pas peur de nous déranger, c est notre travail de veiller sur vous de loin. La langue : Vous ressentirez une forte difficulté d adaptation linguistique ou cours des trois premières semaines. C EST NORMAL! Vous vous sentirez dépassés. C EST NORMAL! Et ça passera vers le début du deuxième mois. C est la raison pour laquelle nous vous recommandons vivement de suivre si possible une formation linguistique dès le début de votre séjour, voire avant. Prise sur place cette formation permet de faire des rencontres de personnes dans la même situation que vous et vous vous sentirez moins seuls ;-) Aurore Vaes Page 8 20/06/2013

9 b) LA SITUATION FINANCIERE Vous devrez bien entendu gérer votre budget en tenant compte du fait qu à l étranger l argent semble bizarrement filer beaucoup plus vite qu en Belgique! Nous vous conseillons donc de faire régulièrement le point (une fois par semaine) pour identifier et contrôler vos dépenses (date but montant). Pour ce faire, l utilisation de la feuille de calcul Excel qui vous est remise peut être une aide utile. Astuce : Prévoyez des enveloppes pour vos dépenses et mettez-y dès le début l argent indispensable : «frais de logement» - «frais de séjour & nourriture» - «frais de transport» - «communication» et «activités culturelles & divertissement». c) TFE OU MEMOIRE C est avec votre professeur conseil que vous devrez communiquer pour tout ce qui concerne le TFE et uniquement le TFE. Si des problèmes surviennent (non réponse aux mails, non suivi des envois, non correction des chapitres envoyés, pas de corrections, pas de conseils, etc) le faire savoir au plus vite au bureau des Relations Internationales. Pour éviter tout problème, demandez à votre enseignant référant quels sont ses desideratas en matière d échéancier de travail et de contact et suivez-les! d) TRAVAIL En ce qui concerne TOUS les autres problèmes sur le lieu de travail et durant le séjour, communiquez avec les RI. ATTENTION : en partant pour l étranger vous devez respecter les jours de repos légaux de votre pays de destination. Ils peuvent être très différents de chez nous, ou ne pas exister tout simplement (ex. 1 er mai!). Vous devez vous adapter aux usages locaux (jours fériés + horaires de travail)! Aurore Vaes Page 9 20/06/2013

10 e) COMMUNIQUER AVEC LES RELATIONS INTERNATIONALES Vous DEVEZ envoyer au bureau des RI : - un message signalant votre bonne arrivée, - un message concernant votre adaptation après 3 semaines sur place, - et ensuite un message tous les 15 jours jusqu à la fin de votre séjour à l étranger. Quel les nouvelles soient bonnes ou mauvaises peu importe mais vous devez nous donner des nouvelles! Vos messages ne doivent pas être longs et détaillés (sauf si vous aimez écrire), mais nous avons à cœur de nous assurer de votre bonne adaptation à la vie hors Belgique. L usage des mails sera privilégié pour toutes les communications entre les RI et les étudiants. Toutefois en cas d urgence, notre Gsm est à votre disposition tous les jours (y compris durant les congés : rappel : ) En outre, nous vous conseillons vivement de communiquer régulièrement avec l enseignant responsable de la supervision de votre stage. Ainsi vous pourrez vous assurez d un suivi personnalisé de votre travail, ainsi que d un soutien pédagogique indispensable. RAPPEL : le numéro d urgence européen = 112! Aurore Vaes Page 10 20/06/2013

11 IV. AU RETOUR Vous DEVEZ remettre au bureau des Relations Internationales dans le mois suivant votre retour en Belgique (cours et stages) : - l attestation de séjours complétée et signée par l établissement d accueil, - le rapport de mobilité complété en ligne par vos soins. A défaut de remise de ces documents, le solde de votre bourse ne pourra pas vous être versé et le remboursement de la première partie octroyée pourra être exigé! Vous allez vivre une expérience exceptionnelle mais pour que cela soit un succès vous devez y mettre du vôtre. Ce sera vraiment intéressant et si vous vous montrez suffisamment souple et attentif à ce qui vous entoure, vous pourrez retirer un maximum de bénéfices de votre séjour. Bon séjour et bon travail! Aurore Vaes Page 11 20/06/2013

12 TROUSSE DE PREMIERS SOINS Pour tous Prévoir une trousse de voyage avec vos médicaments habituels et essentiels EN QUANTITE SUFFISANTE. Ne placez pas votre trousse de soins dans la valise (une valise peut être retardée et/ou perdue!) et si vous vous soignez par homéopathie, utilisez des contenants clairement identifiables. Qu y mettre? Anti-diarrhéique (type Imodium, ) Anti-vomitif (type Motilium, ) Médicament contre le mal des transports Antidouleur et anti-fièvre (type Paracétamol, ) Médicament contre le rhume ou la grippe (type Afébryl, ) Sirop contre la toux + pastilles pour la gorge + spray pour le nez Crème cicatrisante pour brûlures (type Flammasine, ) Lotion écran solaire adaptée Crème contre les piqûres d insectes + anti-moustiques Poudre contre les mycoses (type Daktarin, ) Antihistaminique (type Zyrtec, Réactine, ) Sparadraps, compresses, bandages, thermomètre, Collyre pour les yeux + des larmes artificielles Désinfectant ou antiseptique externe (type Hexomedine, Isobetadine, ) Pince à échardes, ciseaux, épingles de sûreté, Contraceptif ET Préservatifs Si vous portez des lunettes, un double de votre paire ou une ordonnance de verres à votre dioptrie Si vous souffrez de problèmes intestinaux (type diarrhée) faites un jeûne léger d une journée. Buvez beaucoup d EAU en bouteille et mangez léger le 2 ème jour. Si le symptômes persistent, consultez un médecin! Si votre destination impose une prévention contre la malaria, évitez le «LAICAN» car il peut avoir des effets secondaires graves. En tous cas : CONSULTEZ votre MEDECIN traitant et complétez avec lui votre trousse médicale + vos VACCINATIONS (tétanos, hépatite, ) FAITES un contrôle chez votre DENTISTE Aurore Vaes Page 12 20/06/2013

13 Rien oublié? Dans peu de temps vous partirez pour l étranger et vous devez encore faire vos valises. Dans l euphorie de ce départ vous craignez d oublier l une ou l autre chose? Grâce à la liste ci-dessous, vous aurez déjà un aide-mémoire pratique. Utilisez-la systématiquement (aller et retour) et complétez-la au besoin avec des choses supplémentaires très personnelles. Dernier conseil, faites vos valises avec organisation et dans le calme. Enfin, partez l esprit tranquille, votre famille pourra vous envoyer ce qui manque et on trouve de très jolies choses sur place également! Bon voyage! V E T E M E N T S DEP. RET. NECESSAIRE DE TOILETTE DEP. RET. Sweater Pull-over T-shirt Essuie-mains Gant de toilette Chemise/blouse Drap de bain Jupe - Robe Peigne, brosse Pantalon - Short Shampooing, gel douche, savon Veste Imperméable Miroir de poche Slip de bain - maillot - bikini Rasoir, mousse à raser Sous-vêtements Brosse à dents + dentifrice Bas, chaussettes, collants Maquillage - démaquillant Pyjama, robe de nuit Coupe-ongles/lime à ongles Chaussures sandales - pantoufles Mouchoirs en papier Chaussures de sport de marche Ouate et coton-tiges Chapeau, casquette, écharpe Déodorant Ceinture, bretelles Huile/crème solaire Après soleil Sac pour le linge sale Serviettes hygiéniques/tampons D O C U M E N T S DEP. RET. D E T E N T E DEP. RET. Carte d identité Documentation de voyage Passeport Carte touristique Permis de conduire Jeu de cartes jeux de société Documents d assurance Lecture Documents de voyage + billets avion Appareil photo + carte mémoire Carnet de mutuelle + vaccination Films Carte Eurocross Matériel vidéo Argent belge Cassettes vidéo Devise de la destination Piles de réserve Traveller s cheques Walkman, discman, MP3 Carte Bancontact / de crédit Matériel de sport personnel Carnet d adresses et téléphones Sac à dos/banane D I V E R S DEP. RET. D I V E R S (suite) DEP. RET. Réveil de voyage, montre Papier/de quoi écrire / enveloppes Lunettes de réserve + étui à lunettes Lampe de poche Lunettes de soleil Cadenas Nécessaire lentilles de contact Adaptateur électrique Ordinateur portable + chargeur Dictionnaire traducteur Gsm et son chargeur TROUSSE PREMIERS SOINS Aurore Vaes Page 13 20/06/2013

14 DONC Inscrivez-vous en 3 ème Bachelier ou 2 ème Master + Payez votre droit d inscription! Prenez rendez-vous en juin (avant le départ) avec l enseignant en charge des stages et exécutez ses demandes! Remplissez votre convention de stage et signez-la (3 copies : une pour vous, une pour l employeur, une pour les RI) En cas de besoin, informez-vous sur la nécessité d un visa Si vous avez besoin d un visa, n oubliez pas d en faire la demande (minimum 3 mois avant votre départ!) Prévoyez 2 copies de votre CV pour votre employeur (dans la langue visée) + quelques photos d identité (surtout pour les séjours de cours) Consultez régulièrement vos mails pendant votre séjour (notre moyen privilégié pour vous contacter) + Envoyez nous régulièrement de vos nouvelles! Réservez et payez vos billets d avion ou de train Prenez rendez-vous chez le médecin (liste des médicaments vaccins) + dentiste Préparez votre trousse de premiers soins Demandez votre carte européenne d assurance maladie à votre mutuelle Si vous le désirez, prenez une assurance complémentaire de type Europe Assistance EMPORTEZ le document intitulé : «Attestation de Séjour» Prévoyez un mode de paiement par carte bancaire (Maestro) ou carte de crédit (Mastercard ou Visa) + Préparez vos enveloppes «factures ou dépenses» Emportez les adresses indispensables (logement famille d accueil) + les téléphones d urgence (parents famille amis banque Cellule Européenne) Faites une copie de votre passeport, carte d identité, billets d avion (mis à part des autres documents) Pensez aux adaptateurs électriques (selon destination) Téléphonez une semaine avant votre départ au logement à l étranger et confirmez votre heure approximative d arrivée Aurore Vaes Page 14 20/06/2013