Gérer les droits et les types de prêts

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1 Gérer les droits et les types de prêts À savoir Si aucun droit de prêt n'est indiqué, ce sont les paramètres par défaut de BCDI qui s'appliquent automatiquement (sauf pour les exemplaires dont le statut est autre que «En-service»). I. Les paramètres par défaut A utiliser si on souhaite : appliquer la même durée de prêt pour tous les types de documents, autoriser la même quantité de documents prêtés quel que soit le statut de l'emprunteur (élève ou professeur). 1/ ouvrir BCDI en GESTION 2/ cliquer sur l'onglet «Gestion du prêt» 3/ cliquer sur «Paramètres par défaut» 4/ indiquer la durée habituelle de prêt et le nombre de prêts maximum autorisés : 5/ valider en cliquant sur OK 1

2 II. Créer des types et droits de prêts différents A. Définir des types de prêts Il faut définir au préalable la durée du prêt et le nombre maximum d'exemplaires prêtés en fonction du statut de l'emprunteur. Par exemple : Type de document Statut Élève Statut Enseignant nb de prêt maxi durée du prêt nb de prêt maxi durée du prêt Fiction Documentaire BD Périodique Multimédia (CD, cassettes, etc.) B. Associer ces types de prêts aux exemplaires (changement par lots) Procédures pour les fictions (hors BD) : 1/ ouvrir BCDI en GESTION 2/ cliquer sur l'onglet «Recherche» : «Recherche experte», puis sur «Exemplaires» 3/ cliquer sur le bouton «Documents» (dans la colonne de gauche : «Rechercher sur») et sélectionner «Support» 5/ faire alors l'équation suivante : Support = ~Livre~ et Cote = R- 6/ cliquer sur le bouton de changement par lots 7/ Sélectionner le champ à modifier 2

3 8/ Compléter les champs Rechercher : tout Remplacer par : Fiction 9/ cliquer sur OK 3

4 10/ confirmer le changement pour les premières fiches (cela permet de vérifier), puis cliquer sur «Oui pour tout» 11/ Faire les mêmes manipulations pour les autres types de documents. Suggestion d'équations de recherche (en Exemplaires) Attention, votre base peut comporter des particularités qui nécessiteront de faire d'autres équations que celles proposées. Type de prêt = Fiction pour les contes : Support = ~Livre~ et Cote = C- pour le théâtre : Support = ~Livre~ et Cote = T- pour la poésie : Support = ~Livre~ et Cote = P- Type de prêt = Documentaire faire par cote : Support = ~Livre~ et Cote = 0- Type de prêt = BD Support = ~Livre~ et Cote = BD- Type de prêt = Périodique Support = ~Périodique~ Type de prêt = Multimédia Support = ~Cédérom~ ou Support = ~DVD-vidéo~ ou Support = ~Vidéocassette~ 4

5 Remarques : prendre garde à ne pas mettre plusieurs formes pour un même type de prêt (par exemple : Documentaire, documentaire, Documentaires). Pour cela, lors du changement par lots, il faut faire un double clic (ou F2) dans le champ «Remplacer par» pour sélectionner une forme déjà créée : si la notice d un document indique «Type Nature = fiction / documentaire», c est la cote qui déterminera son type de prêt : Par exemple : si la cote est 944 : le document sera prêté comme un Documentaire si la cote est R : le document sera prêté comme une Fiction pour vérifier que le champ «Type de prêt» est bien rempli pour tous les exemplaires en service, faire l équation suivante en «Recherche experte : Exemplaires» : Type de prêt = vide et Statut = ~En-service~ 5

6 C. Créer des profils d utilisateurs 1/ cliquer sur «Gestion du prêt : Droits de prêt» : 2/ cliquer sur le 1 er bouton 3/ saisir le nom du profil dans le champ «Intitulé» 6

7 4/ sélectionner un type de prêt (F2 ou double clic dans le 1 er champ «Type de prêt») 5/ remplir le nombre maximum de prêt et la durée pour ce type de prêt 6/ faire de même pour tous les autres types de prêt qui ont été créés et attribués aux exemplaires 7

8 7/ reprendre à l étape 1 (de la partie C) pour créer le profil «enseignant» Remarque : le profil enseignant peut être appliqué à tous les emprunteurs autres que les élèves, sinon il faut créer un autre profil (ou plusieurs) pour le personnel vie scolaire, pour les agents administratifs, etc. 8

9 D. Attribuer des droits de prêt à chaque emprunteur (en changement par lots) 1/ cliquer sur «Gestion du prêt : Gestion des emprunteurs : Rechercher» 2/ faire l équation de recherche suivante : Statut E. = ~Elève~ 3/ cliquer sur le bouton de changement par lots : sélectionner «Droits» remplir les champs 9

10 4/ faire la même manipulation pour les emprunteurs autres que Elèves. Exemples d équation (à adapter en fonction de votre base) : il n y a que des professeurs dans votre base : Statut E. = ~Enseignant~ il y a des professeurs et des personnels administratifs : Statut E. = ~Enseignant~ ou Statut E. = ~Personnel administratif~ Remarques : les équations de recherche dépendent de l intitulé donné aux différents statuts (Elève, Elèves, Enseignants, Enseignants, Professeur, Professeurs, etc.) ; pour faire ces équations, il faut bien sûr que le champ «Statut» ait été complété lors de la saisie des emprunteurs ; si ce n est pas le cas, il est conseillé de mettre le type de droit «Elève» à tous les emprunteurs et de modifier ensuite manuellement les fiches des enseignants ; si vous avez créé un droit «Personnel d encadrement» (par exemple) pour regrouper tous les autres statuts de l établissement (vie scolaire, agents, etc.), il faut alors attribuer ce droit aux emprunteurs concernés (en changement par lots). 10