Pas à pas Approbation requérant en décentralisé - UQAM

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1 Pas à pas Approbation requérant en décentralisé - UQAM Version officielle

2 Contenu Introduction... 3 Rappel de notions utilisées dans le cadre du projet... 4 Outils pour effectuer l approbation requérant... 5 Approbation requérant dans SIGA Menu... 6 Écran multi-occurrences... 6 Interroger les documents du requérant... 6 Consulter les documents à approuver... 8 Approuver une transaction... 9 Approuver plusieurs transactions Refuser une transaction Approbation requérant dans le portail Web Menu Interroger les documents de l approbateur requérant Consulter les documents à approuver Approuver une transaction Refuser une transaction... 22

3 Introduction Dans le cadre du projet de délocalisation à l UQAM, l approbation requérant est une fonctionnalité qui sera utilisée par les départements et services en décentralisé. Ce document donne la marche à suivre pour effectuer ce type d approbation, directement dans l application SIGA3 et par le portail Web. Délocalisation UQAM Page 3 de 23

4 Rappel de notions utilisées dans le cadre du projet Notions d approbation hiérarchique Responsable d un UBR * : Imputable du budget (ex : directeur d un service), et nécessairement des dépenses sur l UBR. Co-responsable d un UBR * : Imputable du budget (ex : directeur d une division), au même titre que le responsable. Notions d approbation requérant Requérant sur un UBR : Personne qui peut autoriser une dépense sur un UBR. Équivalent d un requérant : Personne qui peut autoriser une dépense sur un UBR, au nom du requérant. Notions d approbation intermédiaire Approbateur intermédiaire sur une catégorie d achat : Personne qui doit faire l approbation pour l acquisition d un bien ou service attaché à une catégorie d achat spécifique (ex : animaux vivants). Équivalent d approbateur intermédiaire : Personne qui peut faire l approbation intermédiaire au nom de l approbateur intermédiaire. Autres Notions Demandeur : Personne qui fait la demande d un bien/service. Initiateur : Personne qui saisit/initie une transaction dans SIGA3. *À l UQAM, un responsable (ou co-responsable) est nécessairement requérant sur les UBR dont il est responsable. Délocalisation UQAM Page 4 de 23

5 Outils pour effectuer l approbation requérant Un requérant peut autoriser une dépense sur un UBR de deux manières : - Dans SIGA3 (Tableau de bord Approbation requérant [MC0033]) ; - Sur le portail Web. Tableau de bord Approbation requérant [MC0033] L écran présente tous les documents en attente d approbation par le requérant. Il permet de consulter la transaction en référence dans SIGA3 (loupe), puis d approuver ou de refuser la dépense (bouton Action). Portail Gestionnaire Le Portail Gestionnaire présente aussi les documents en attente d approbation par le requérant. Il permet de consulter un sommaire en format «pdf» de la transaction (loupe), puis d approuver ou de refuser la dépense (bouton Action). Délocalisation UQAM Page 5 de 23

6 Approbation requérant dans SIGA3 Menu Écran multi-occurrences À l ouverture de l écran d approbation requérant, aucun requérant n est affiché par défaut, puisque l usager qui consulte cet écran peut être l équivalent de plus d un requérant. Interroger les documents du requérant Pour interroger les documents en attente d approbation par le requérant ou par son équivalent, il faut se placer en «Critère de recherche» avec le bouton. Délocalisation UQAM Page 6 de 23

7 Il faut ensuite inscrire le numéro du requérant que l on doit interroger, puis exécuter la recherche avec le bouton. Une fois l interrogation exécutée, l écran présente les documents en attente d approbation électronique par le requérant identifié. Délocalisation UQAM Page 7 de 23

8 Consulter les documents à approuver Pour consulter un document en attente d approbation par le requérant ou par son équivalent, il faut se positionner sur la ligne du document et forer jusqu au document à l aide de la loupe. En forant, il est possible de consulter le document sélectionné, en mode consultation seulement (Bouton «Action» est grisé). Dans la pièce, il est possible de consulter le détail de la transaction : date, montants, imputation, etc. Délocalisation UQAM Page 8 de 23

9 Le tableau suivant présente les types de transaction qui peuvent nécessiter une approbation de la part du requérant. Transaction Type Description Approvisionnement (Achats) ACCA ACCE ACSA ACAE Demande d achat ponctuelle avec assistance du SAPP Demande de livraison sur entente contractuelle (sans assistance du SAPP) Demande d achat ponctuelle inférieure à 1000 $ sans assistance du SAPP Demande de livraison sur entente contractuelle avec assistance du BCRESS Comptes à payer (Facturation) CPDP Demande de paiement («Facture à la dépense» ou «Facture sur contrat») Approuver une transaction Suite à la consultation de la transaction, il faut l approuver dans le tableau de bord d approbation. Pour se faire, il faut sélectionner le document en cochant la case appropriée. Délocalisation UQAM Page 9 de 23

10 Il faut ensuite appuyer sur «Action», «Approbation requérant» et «Confirmer». Délocalisation UQAM Page 10 de 23

11 Une fois le document approuvé, un message confirme que l action s est fait correctement : «1 document traité, 0 document en erreur». Une fois approuvée, la transaction n est plus affichée dans le tableau de bord d approbation. Approuver plusieurs transactions Il est possible de consulter plusieurs transactions et d effectuer l approbation pour plus d un document à la fois. Pour se faire, il faut sélectionner les documents en cochant les cases appropriées. Délocalisation UQAM Page 11 de 23

12 Il faut ensuite appuyer sur «Action», «Approbation requérant» et «Confirmer». Délocalisation UQAM Page 12 de 23

13 Une fois les documents approuvés, un message confirme que l action s est fait correctement : «2 documents traités, 0 document en erreur». Une fois approuvées, les transactions ne sont plus affichées dans le tableau de bord d approbation. Refuser une transaction Suite à la consultation d une transaction, il faut l approuver dans le tableau de bord d approbation. Il est également possible de refuser cette dépense. Pour se faire, il faut sélectionner le document en cochant la case appropriée. Il faut ensuite appuyer sur «Action» et «Refuser». Délocalisation UQAM Page 13 de 23

14 La fenêtre «Confirmation» ouvre. Dans le cas d un refus, il faut inscrire un commentaire qui explique la raison du refus de la transaction, et identifier à qui le message doit être envoyé. Dans la situation cidessous, l initiateur, c est-à-dire la personne qui a saisi la transaction, recevra un message par courriel qui affichera : - Le commentaire inscrit (ex. : Raison du refus : mauvais UBR, il faut changer l UBR X pour l UBR Y) ; - Le numéro de la transaction SIGA3 (ex. : ). Une fois le document refusé, il n apparaît plus dans l écran principal du tableau de bord d approbation. Il peut cependant être consulté par le bouton «Document refusé» de l écran. Délocalisation UQAM Page 14 de 23

15 Intervention de l initiateur de la pièce Au niveau de la transaction, si elle a été refusée, elle demeure à l état «Complété». La case «Refusée» indique que le requérant a refusé la dépense. Pour effectuer la modification qui permettre que la dépense soit approuvée par le requérant, l initiateur doit remettre la transaction à l état «Initial». Délocalisation UQAM Page 15 de 23

16 L initiateur doit ensuite effectuer la modification requise, et refaire l action «Complété». La transaction retournera alors en approbation du requérant. Délocalisation UQAM Page 16 de 23

17 Approbation requérant dans le portail Web Menu À l ouverture du portail Web, une section «Approbation requérant» est présentée. Le nombre de transactions en attente d approbation est inscrit entre parenthèses. Il faut appuyer sur «Approbation requérant» pour accéder au tableau de bord. Interroger les documents de l approbateur requérant Pour interroger les documents en attente d approbation, vous devez être un requérant ou l équivalent d un requérant: Identifier le requérant : utiliser la liste de valeur, elle présente uniquement les approbateurs dont vous êtes l équivalent ou votre nom si vous être requérant. Sélectionner l approbateur et appuyer sur «Rechercher». Délocalisation UQAM Page 17 de 23

18 Une fois la recherche exécutée, l écran présente les documents en attente d approbation de la part de requérant identifié. Consulter les documents à approuver Pour consulter le détail d un document en attente d approbation, il faut se positionner sur la ligne du document et forer jusqu au formulaire interne (à l aide de la loupe ). Délocalisation UQAM Page 18 de 23

19 Il est possible de consulter le détail de l imputation budgétaire (UBR, compte, activité, montant, etc.) : Délocalisation UQAM Page 19 de 23

20 Connaitre l initiateur du document Pour connaitre l initiateur du document (la personne qui a traité la demande d achat dans SIGA3), il est possible de consulter l historique d état. Pour se faire, il faut appuyer sur la flèche au bout de la ligne. Un bouton s affichera. Il faut appuyer sur ce bouton et un écran présentant l historique des états du document s affichera, présentant noms et dates des intervenants : Délocalisation UQAM Page 20 de 23

21 Approuver une transaction Suite à la consultation du formulaire résumant la transaction, vous êtes normalement rendu à l étape de l approbation. Pour approuver un ou plusieurs documents, il faut cocher la case devant le(s) document(s) concerné(s) et appuyer sur le bouton «Action» au bas de l écran. La fenêtre «Confirmation du traitement» s affiche. Dans le cas d une approbation, il n a généralement aucun commentaire à apporter. Appuyer sur «Confirmer» au bas de l écran pour confirmer l approbation. Délocalisation UQAM Page 21 de 23

22 Une fois la transaction approuvée, elle n apparait plus dans le tableau d approbation. Seules les autres transactions à approuver demeurent présentées. Refuser une transaction Suite à la consultation du formulaire résumant la transaction, il est possible d avoir à refuser un document. Pour se faire, il faut sélectionner le document en cochant la case appropriée et appuyer sur la flèche au bout de la ligne. Un bouton s affichera. Appuyer sur ce bouton pour refuser. Délocalisation UQAM Page 22 de 23

23 La fenêtre «Confirmation du traitement» s affiche. Dans le cas d un refus, il faut inscrire un commentaire qui explique la raison du refus et identifier (cocher l intervenant) à qui le message doit être envoyé (ex : initiateur, le requérant). Ensuite, appuyer sur «Confirmer» au bas de l écran pour confirmer le refus. Délocalisation UQAM Page 23 de 23