PROCES-VERBAL DE LA 2 ème SÉANCE DE LA COMMISSION INFORMATIQUE ET COMMUNICATION Jeudi 10 février 2005

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1 Collège du Management de la Technologie EPFL CDM Bâtiment Odyssea Station 5 CH 1015 Lausanne Téléphone : Fax : Site web : secretariat.cdm@epfl.ch PROCES-VERBAL DE LA 2 ème SÉANCE DE LA COMMISSION INFORMATIQUE ET COMMUNICATION Jeudi 10 février 2005 Présents : Philippe Wieser, Patrick Bays, Pascal Bangerter, Agata Duca, Alexandra Von Schack, Tea Danelutti Absent : Thomas Zwahr Ordre du jour : 1. Communications 2. Définir la stratégie de communication du CDM 3. Changement d acronyme 4. Divers et prochaines séances

2 1. Communications Philippe Wieser informe que la Commission informatique a été renommée «Commission informatique et communication» lors de la dernière séance de direction du Collège ( ). Patrick Bays a été nommé délégué à la communication. Philippe Wieser a présenté le rapport d activité et le Budget informatique lors de la dernière séance de direction. Le Budget a été approuvé. Une modification au budget a été apportée, les mises à jour d imprimantes ainsi que l achat de moyens multimédia ont été effectués en Ces postes ont été remplacés par l achat d un onduleur (CHF 5'000) devant protéger notre serveur de données et notre serveur de bases de données, le temps que le groupe électrogène prenne le relais. 2. Définition de la stratégie de communication du CDM Patrick Bays présente les moyens à disposition (cf annexe) et il annonce qu il a rendez-vous avec Nicolas Henchoz, Adjoint du Président de l'epfl pour la communication, le pour discuter de la stratégie de communication des Facultés / Collèges. Internet : Actuellement, le site web du Collège est le média le plus important pour la diffusion de l image et la représentation du Collège. Une refonte complète du site a eu lieu fin janvier avec une simplification des pages et la création de «mini portails» : - Un portail «informatique» - Un portail «collaborateurs» - Un portail «centre de documentation» Le visuel du site ainsi que le texte de la page d accueil devraient être plus accrocheurs et définir plus clairement le «Management de la Technologie». Un slogan accrocheur devra également être trouvé. Il est nécessaire de coordonner la communication entre les Chaires et le Collège. Une remontée de l information des Chaires vers le Collège devra se faire entre les webmasters des Chaires et Patrick Bays. Patrick sera le coordinateur de cette tâche. Flyer / brochure de présentation du Collège : P. Bays présente les brochures promotionnelles des sections. Une action identique devra être entreprise pour la promotion du Programme MTE. Concernant les brochures des Executive Master, il est demandé que l appellation «Collège du Management de la Technologie» ou «College of Management of Technology» apparaisse en toutes lettres. Sur les papiers à en-tête, cette information doit également apparaître et une ligne graphique commune doit apparaître, dans les limites établies par l EPFL. Des affiches ont également été créées pour la promotion des Masters EPFL, mais le Master MTE n y figure pas. Il faudra que le Master MTE y figure lors de la prochaine édition. Ecran multimédia P. Bays rappelle que l écran est allumé de 7h00 à 20h00, soit 13 heures par jour, du lundi au samedi. Y sont actuellement affichées les infos suivantes : 2

3 - annonces de cours ou events - plan d accès aux salles de cours - sites web du collège, du programme MTE, des chaires et des Executive Master (de manière provisoire, pour diversifier l affichage. - animation de fond qui présente les chaires et les Executive Master P. Bays est en train de réaliser une nouvelle animation Flash pour présenter les chaires du CDM. Il la soumettra pour approbation à la Commission. Il est proposé que l écran soit utilisé le plus possible pour assurer la promotion du CDM (que ce soit lors de la sortie de livres, d articles de presse, de soutenance de thèses, etc ) et d afficher uniquement des informations en relation avec le Collège, et pas avec l EPFL. La Commission approuve cette décision à l unanimité. Newsletter Une newsletter devra être créée. Elle sera au format papier et électronique. Pour ce qui est du format électronique, elle utilisera l outil créé par le KIS et déjà utilisé par la chaire MIR. Ph. Wieser propose qu une base de données unique soit envisagée afin de mettre en commun toutes les adresses du Collège : - P. Bangerter rappelle qu il est préférable que pour des raisons de qualité, une seule personne soit responsable de la gestion de cette base de données. - Elle doit être accessible par le web. Présence à des forums, foires, salon d étudiants Compte tenu de l effort important et du faible retour en investissement lors du Forum EPFL, Ph. Wieser se demande s il est nécessaire de réitérer l opération. Il propose que seules les brochures des Executive Master soient visibles sur le stand de la postformation. Le public-cible n est pas le même. Les prochaines journées des Gymnasiens ont lieu les et mars. Ph. Wieser ne souhaite plus participer à cette journée de présentation et cherche un remplaçant pour la partie «Logistique». 3. Changement d acronyme Le prochain acronyme du CDM serait CMT (qui met en évidence la notion de «Technologie»). P. Bangerter rappelle que le changement d acronyme a des répercussions sur le renommage des machines du Collège et au sein de la structure informatique de l EPFL. Ce renommage est un travail important et lourd qui va mobiliser les services IT du Collège pendant une période d au moins un mois à 100 %. Il en est de même pour le site internet et les autres pages web de l EPFL qui pointent chez nous et qui devront toutes être modifiées. 4. Divers et prochaine séance P. Bays proposera des modèles de lettre pour les chaires et pour le Collège ainsi que la formulation d appartenance au CDM pour les brochures des Executive Master. Les représentants des chaires devront fournir leur stratégie pour les moyens définis par P. Bays. La prochaine séance aura lieu le mercredi 16 mars de 10h00 à 12h00. 3

4 Annexe Objectif : concevoir et mettre en place une stratégie intégrée de communication pour le Collège du Management de la Technologie En bref : faire parler de nous et donner une image forte du Collège Outils à disposition : - internet - la presse (annonce de manifestation, interviews de professeurs ou de chercheurs, etc.) - flash / flash info - écran multimédia - newsletter (format papier et / ou web) - flyer / brochure de présentation du Collège - affiches - présence à des forums, foires, salon d étudiants - création d événements - réseau de journalistes - service de presse - témoignages d étudiants - infoscience (mise en valeur des publications du Collège) - Priorités du moment : 1. Développement du site web en respect des standards de l EPFL (charte graphique et technique) 2. Définir le cadre d utilisation de l écran multimédia Pour rappel,.l écran est allumé de 7h00 à 20h00, soit 13 heures par jour, du lundi au samedi. Y sont actuellement affichées les infos suivantes : - annonces de cours ou events - plan d accès aux salles de cours - sites web du collège, du programme MTE, des chaires et des Executive Master - animation de fond qui présente les chaires et les Executive Master 3. Réflexion sur le lancement d une newsletter (fréquence, contenu, format (papier et / ou web)) 4. Conception d une brochure CDM (destinée à remplacer le flyer inauguration) Format et contenu à définir 5. Mise en place de processus pour faire remonter l information des chaires et destinée à être publiée sur le site web du CDM, dans la newsletter, sur l écran multimédia, etc. 4

5 Publics cibles : - monde académique - structures de l Ecole - entreprises - monde politique - étudiants - grand public Prochaines échéances : - Journée des Gymasiens : mars mars - Forum EPFL novembre - Journée de la recherche : novembre - Remise des Master MTE - Remise des diplômes IML, MoT, e-gov. - etc. 5