3, boulevard du Casino, Gatineau, QC J8Y 6X4. Service des congrès et banquets Téléphone: Télécopieur:

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1 Date: Salle de banquet réservée: Nombre d invités: Frais de location de salle: Heure: Nom de l événement: 3, boulevard du Casino, Gatineau, QC J8Y 6X4 Service des congrès et banquets Téléphone: Télécopieur: Termes et conditions - ( ) NOURRITURE ET BOISSON Le Hilton Lac-Leamy est le fournisseur exclusif de nourriture et boisson. Aucune nourriture ou boisson provenant de l extérieur n est permise. La seule exception est le gâteau de mariage. Il est interdit d apporter les restes de nourriture ou de boisson à l extérieur du Hilton Lac-Leamy. Afin de bien répondre à vos besoins, nous devrons connaître le nombre final de personnes pour l événement 3 jours ouvrables avant la date de votre événement. La facture finale reflétera ce nombre de personnes ou le nombre de personnes servies, le plus haut chiffre étant le nombre final. Vous pouvez réduire de 5% sans pénalité le nombre d'invités anticipés à cet événement, en autant que vous en avisiez le Service des congrès et banquets du Hilton Lac-Leamy par écrit, au moins 30 jours avant la date de l'événement. Après cette date, vous pouvez réduire le nombre d'invités jusqu'à 5% sans pénalité et ce, jusqu'à 72 heures avant l'événement. Pour toute réduction excédant 5%, vous serez responsable de la réduction des revenus anticipés de nourriture et boisson du Hilton Lac-Leamy. Ces revenus anticipés sont calculés selon les prix en vigueur du menu choisi pour l'événement. La garantie donnée 72 heures avant l'événement est finale. Les prix du menu et les tarifs des salles, sont sujets à changement, et garantis 90 jours avant le début de l événement. Veuillez noter que la TVQ (taxe provinciale de 9,5 %), la TPS (taxe fédérale de 5 %) sont applicables sur le prix des menus et frais de salle et 15 % de frais de service sont applicables sur le prix des menus seulement. Les taxes peuvent changer sans préavis. Si les ventes du bar, ouvert ou payant, sont inférieures à 400,00 $, des frais de main-d œuvre de 100,00 $ par bar, seront ajoutés à la facture finale. Le client est responsable de tous ses invités en ce qui a trait à l âge minimum pour la consommation de breuvages alcoolisés (18 ans). Le Hilton Lac-Leamy se réserve le droit de demander des cartes d identité à cet effet. Le service de boissons alcoolisées se termine à 2 h du matin (législature québécoise) et la salle doit être libérée à 2 h 30 sans faute. MAIN D OEUVRE Il y aura des frais de main-d œuvre pour l installation de bannières ou de drapeaux ou toute autre demande de manipulation. Les frais de main-d œuvre sont de 40,00 $ / heure / employé (minimum de 4 heures). Si le temps de service des repas est retardé dû à des présentations ou des discours, des frais de main-d œuvre peuvent être appliqués (minimum 100,00 $) Si vous modifiez le montage prévu à moins de 72 h de votre événement ou que vous désirez le modifier la journée de l évènement, des frais de main-d œuvre (minimum de 250,00 $) peuvent être ajoutés à la facture finale. Événements de jour Les frais de location de salle sont applicables en tout temps. Événements en soirée Les frais de location de salle sont applicables pour tout groupe de moins de 50 personnes lors d événements avec nourriture et boisson (minimum 3 services) 1

2 Réceptions Les frais de location de salle sont applicables pour tout groupe. On requiert un minimum de 20.00$ en vente de nourriture et boisson par personne. Prendre note que des frais de main-d œuvre de 250,00 $ sont ajoutés au frais de location de salle lorsque le service de repas est pour un groupe de moins de 20 personnes. ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL Notre fournisseur d'équipement audiovisuel est SPECS Groupe Média. Nous vous invitons à communiquer directement avec eux pour vos besoins en audiovisuel. Si vous avez recours aux services audiovisuels d'une compagnie externe, des frais de $ par salle par jour seront appliqués en plus des frais de branchements audio et électrique. Veuillez vous référer au tableau ici-bas pour plus de renseignements. SPECS Groupe Média poste Coûts additionnels Les coûts suivants n incluent pas les taxes et seront facturés directement à la compagnie pour les demandes suivantes : Description Prix plus de 5 jours ouvrables avant l événement Prix moins de 5 jours ouvrables avant l événement 1500 Watt, 120 Volt, prise approx. 15 amp. 75,00 $ 150,00 $ 120 Volt, 20 amp. prise approx. 18 amp. 100,00 $ 200,00 $ 208 Volt, 15 amp. (configuration demandée) 110,00 $ 220,00 $ 208 Volt, 20 amp. (configuration demandée) 130,00 $ 260,00 $ 208 Volt, 30 amp. (configuration demandée) 150,00 $ 300,00 $ 208 Volt, 40 amp. (configuration demandée) 180,00 $ 360,00 $ 208 Volt, 50 amp. (configuration demandée) 200,00 $ 400,00 $ 208 Volt, 60 amp. (configuration demandée) 275,00 $ 550,00 $ 208 Volt, 80 amp. (configuration demandée) 300,00 $ 600,00 $ Branchement pour DJ (2 circuits de 15 amp.) 150,00 $ 300,00 $ Corde d extension 10,00 $ / chacune 10,00 $ / chacune Barre multi prises 10,00 $ / chacune 10,00 $ / chacune Branchement spécial CAMLOCK Série «J» : 120 Volt / 208 Volt 3 phase, 100 amp. (Walker seulement) 295,00 $ / branchement 395,00 $ / branchement 395,00 $ 495,00 $ 120 Volt / 208 Volt 3 phase, 200 amp. 325,00 $ / branchement 650,00 $ / branchement 425,00 $ 750,00 $ 120 Volt / 208 Volt 3 phase, 400 amp. Branchement spécial demandé : Lundi au vendredi entre 7 h et 16 h Frais de main-d œuvre En dehors des heures d affaires et la fin de semaine Frais de main-d œuvre Plate-forme individuelle verticale avec opérateur qualifié de l hôtel Chariot élévateur à ciseaux avec opérateur qualifié de l hôtel Hauteur maximale de 30 pieds 525,00 $ / branchement 850,00 $ / branchement 55,00 $ / heure 85,00 $ / heure 95,00 $ / heure 125,00 $ / heure Minimum 3 heures 625,00 $ 950,00 $ 85,00 $ 85,00 $ 95,00 $ 250,00 $ / heure Minimum 3 heures 2

3 Articles Ligne téléphonique et téléphone analogue (installation par le Hilton Lac-Leamy) Ligne Internet haute vitesse avec câble (installation par le Hilton Lac-Leamy) Appels locaux Appels interurbains reçus Appels interurbains envoyés Agent de sécurité (offert par le Hilton Lac-Leamy) Point d ancrage Prix 75,00 $ / ligne (pour 7 jours consécutifs) 300,00 $ / ligne (pour 7 jours consécutifs) aucun frais aucun frais facturé selon le montant 40,00 $ / heure / agent (minimum de 4 heures) 25,00 $ / le point Frais SOCAN (Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) La SOCAN est la Société de droits d'exécution canadienne qui administre les droits d'exécution d œuvres musicales. Son rôle est de gérer les droits d'exécution des œuvres de ses membres (auteurs, compositeurs, auteurs-compositeurs et éditeurs), ainsi que ceux des membres de ses sociétés affiliées internationales, en émettant des licences pour l'utilisation de leur musique au Canada. Les frais varient selon la salle et l événement. Salle de Bal : 174,79 $ Salle Mozart : 123,38 $ Salles Beethoven et Chopin : 123,38 $ Salle Beethoven : 59,17 $ Salle Chopin : 59,17 $ Grand Salon: 59,17 $ Salon Royal : 59,17 $ LOCATION DE SALLE Le Hilton Lac-Leamy se réserve le droit de changer l assignation d une salle banquet selon la garantie finale et / ou pour d autres conditions qui pourraient advenir et cela à la discrétion du secteur des banquets et congrès. VESTIAIRE Le vestiaire est disponible sur demande seulement. Les frais sont de 2,75$ si le paiement se fait de façon individuelle ou 2,00$ si les frais sont portés au compte maître. SÉCURITÉ Veuillez noter que le Hilton Lac-Leamy n est pas responsable pour les items perdus ou endommagés qui sont livrés ou loués et ceci est applicable avant, pendant et suivant un événement. Les services de sécurité additionnels sont disponibles sur demande et aux frais du client. Le Hilton Lac-Leamy se réserve le droit d exiger un service de sécurité pour certains événements et ces agents seront fournis par le Hilton Lac-Leamy. DÉPÔTS ET FACTURATION Un dépôt non-remboursable de 1 000,00 $ ou 20 % de l estimation est requis pour confirmer un événement. Un autre dépôt de 50 % du montant estimé sur le contrat banquet est requis 2 mois avant l événement. La balance est payable par chèque certifié ou/et avec cartes de crédit, 14 jours ouvrables avant l événement et est basé sur l estimation finale. Un numéro de carte de crédit valide est requis afin d acquitter toute balance après l évènement. Le client est personnellement responsable pour le paiement au complet des dépôts et factures, à moins d une entente écrite entre le client et le Hilton Lac-Leamy confirmant d autres arrangements. DÉCORS Les articles de décoration fournis par le Hilton Lac-Leamy demeurent la propriété du Hilton Lac-Leamy et ne peuvent être déplacés sans le consentement préalable du Hilton Lac-Leamy. Il est formellement interdit d'accrocher des affiches sur les murs et sur le mobilier à l'aide d'adhésif de toute sorte, de clous, de punaises, d'agrafes ou autres matériaux. Le matériel de décoration que le client propose d apporter pour l événement, doit être approuvé par le Hilton Lac-Leamy et être conforme aux règlements du Service d incendie. Il est défendu d afficher, de suspendre ou d accrocher du matériel de décoration ou de fixer ce matériel sans l approbation préalable écrite du Hilton Lac-Leamy. 3

4 Le Hilton Lac-Leamy se réserve le droit d interdire l utilisation de tout matériel publicitaire, promotionnel ou écrit, susceptible selon son jugement, de nuire à sa réputation ou à celle des clients ou occupants du Hilton Lac-Leamy. Il est interdit d utiliser de vrais pétales de fleur sur le plancher ou sur les nappes des tables. Un montant minimum de 250,00 $ est applicable si les confettis sont utilisés dans les salles de banquets. RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Aucun entreposage n est disponible au Hilton Lac-Leamy. Il est interdit de fumer pipe, cigare et cigarette dans le centre des congrès. Le stationnement du Hilton Lac-Leamy est gratuit sauf si vous utilisez le service voiturier. Accès : le client doit s assurer que ses invités et fournisseurs n obstruent pas les couloirs, les ascenseurs ou les escaliers du Hilton Lac-Leamy. Aucune sortie d urgence ne devrait être bloquée selon le règlement provincial. Musique : le Hilton Lac-Leamy se réserve le droit de contrôler le niveau de son de la musique. Aucun test de son et / ou musique ne sont permis avant 21 h sans une autorisation spéciale. Directives : le client doit s assurer que ses invités respectent les directives du Hilton Lac-Leamy. Respect des heures : le client convient que son événement débutera et prendra fin aux heures indiquées au contrat banquet. Le client paiera le coût supplémentaire des salaires et autres coûts engendrés si les heures ne sont pas respectées. Le client ne peut céder ou transférer ce contrat, ni sous-louer la salle en tout ou en partie, sans le consentement préalable écrit du Hilton Lac-Leamy, qui pourra le refuser à sa discrétion. Le client soussigné reconnaît avoir lu et accepté les termes et conditions du présent contrat. Si la signature est au nom d une association, d un groupe, d une société ou d une compagnie désignée, le signataire représente et garantit qu il est autorisé à signer au nom de l association, groupe, société ou compagnie en question. Le présent contrat constitue l'entente complète entre les parties à l'égard des questions qui y sont traitées et, en cela, il annule et remplace toute entente ou représentation antérieure, verbale ou écrite. Le présent contrat ne peut être modifié que par un écrit signé par les parties au présent contrat. Si une disposition du présent contrat est déclarée invalide, la validité du reste du contrat n en sera pas affectée, lequel continuera de s appliquer et avoir plein effet. Le présent contrat est régi par et interprété selon les lois du Québec. Les tribunaux du Québec, district judiciaire de Montréal ont juridiction exclusive en cas de litige se rapportant à ou découlant de quelque façon que ce soit du présent contrat. Selon la loi, l'accès au casino, incluant Le Théâtre, le Salon Royal, L Exécutif, Le Baccara, le Banco et Le Café est interdit pour les personnes de moins de 18 ans. Le Casino du Lac-Leamy est le fournisseur exclusif pour la location de tables de jeu dans les salles de banquet du Hilton Lac-Leamy. RESPONSABILITÉS Le client est responsable de tout dommage au Hilton Lac-Leamy et à ses environs causé par ses invités, ses fournisseurs ou par les autres personnes sous son autorité. Le client doit s assurer que ces personnes se comportent de manière à ne pas incommoder ou nuire aux autres clients du Hilton Lac-Leamy. Le client s engage à respecter toutes les lois et règlements de la province de Québec pour son événement. Fournisseurs externes : Le client est entièrement responsable du paiement de tous ses fournisseurs externes. Le client tient indemne le Hilton Lac-Leamy, ses préposés, administrateurs, franchiseurs et entreprises de son groupe, de toute responsabilité ou réclamation de leur part. 4

5 Services additionnels : Le client accepte de payer le prix de tous services additionnels commandés par lui ou nécessités pour son événement, y compris, sans limitation, les services d une entreprise de services audiovisuels ou tout autre entreprise, ainsi que des raccords d eau et électriques additionnels requis. Le Hilton Lac-Leamy n est pas responsable d aucun dommage ou préjudice subi par le client ou par ses invités lorsqu il est empêché de fournir les services stipulés aux présentes en raison d un conflit de travail, d un sinistre ou de tout autre événement en dehors de son contrôle. Si l événement doit être annulé en raison de telles circonstances, la responsabilité du Hilton Lac-Leamy se limite au remboursement des dépôts du client. ANNULATIONS : En cas d annulation par le client, 6 mois ou plus, précédent la date de l événement, le Hilton Lac-Leamy conservera le dépôt initial du client à titre de dommages-intérêts. En cas d annulation par le client plus de 2 mois et moins de 6 mois de la date de l événement, le Hilton Lac-Leamy conservera le dépôt du client, et le client devra payer 100 % des frais de location de la salle ainsi que 25% de l estimation du revenu de nourriture et boisson, ceci basé sur un revenu minimum de nourriture et boisson de 70,00 $ par personne. En cas d annulation par le client plus de 7 jours et moins de 2 mois de la date de l événement, le Hilton Lac-Leamy conservera le dépôt du client, le client devra payer au Hilton Lac-Leamy 100% des frais de location de salle ainsi que 50 % de l estimation du revenu de nourriture et boisson, ceci basé sur un revenu minimum de nourriture et boisson de 70,00 $ par personne. En cas d annulation par le client dans les 7 jours précédent la date de l événement, le Hilton Lac-Leamy conservera le dépôt du client, le client devra payer au Hilton Lac-Leamy 100% des frais de location de salle ainsi que 100 % de l estimation du revenu de nourriture et boisson, ceci basé sur un revenu minimum de nourriture et boisson de 70,00 $ par personne. Dans tous les cas, le client est responsable d aviser tous ses fournisseurs externes ainsi que ses invités de l annulation de son événement et demeure entièrement responsable du paiement de tous les frais ou pénalités que ceux-ci pourront exiger, le Hilton Lac-Leamy n assumant aucune responsabilité à cet égard. Signature du / des client(s) et date : Nom(s) (lettres majuscules) : Organisation : Date de l événement : Signature Hilton Lac-Leamy : Société des Casinos du Québec Inc. fait affaires sous le nom «Hilton Lac-Leamy». 5