Cisco WebEx Meeting Center Guide Utilisateur

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1 Cisco WebEx Meeting Center Guide Utilisateur Information Hotline (0) Reservations (0) Pour installer l application : Connectez-vous à votre site de service Cisco WebEx Cliquez sur My WebEx puis sur Productivity Tools set up Choisissez un mode d'installation (On your Desktop ou On the Web). Cliquez sur Exécuter, puis suivez les instructions de l'assistant d'installation. Cliquez sur Terminer pour clore l'installation. Cliquez sur OK pour fermer la page de confirmation de l'installation. Installation 1 Sélectionnez Modifier les paramètres WebEx dans la fenêtre One-Click WebEx. Si la fenêtre One-Click n'est pas affichée, faites un clic droit sur l'icône One-Click placée dans la barre d'état système et sélectionnez Paramètres WebEx. 2 Cliquez sur l'onglet comportant les paramètres à définir : Last modified on: 15/12/ /15/2009

2 Votre Compte - Vos informations de compte Cisco WebEx sont automatiquement configurées à l'installation. Cet onglet vous permet de changer l'url de votre site, le nom d'utilisateur du compte organisateur, le mot de passe, la langue et les paramètres locaux. Réunions instantanées - Les options de cet onglet s'appliquent aux réunions commencées instantanément à partir de la fenêtre One-Click, des applications Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels, de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Dans cet onglet, vous pouvez sélectionner le modèle de réunion, le type de service, le sujet de la réunion, le mot de passe et le type de conférence audio. Réunions programmées - Les options de cet onglet concernent les réunions programmées à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. À l'instar des réunions instantanées, vous pouvez entrer les principaux renseignements sur la réunion et choisir les paramètres de cette dernière. Cet onglet vous permet en outre d'activer la demande d'inscription, de définir les ressources qui apparaîtront sur votre onglet Informations et de télécharger une présentation qui s'ouvrira automatiquement. One-Click - Les options de cet onglet régissent l'affichage de la fenêtre One-Click. Votre carnet d'adresses par défaut y est également indiqué (Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes) pour les réunions programmées. Outils - Les options de cet onglet déterminent les programmes auxquels les extensions et les raccourcis Cisco WebEx seront intégrés. Par défaut, les outils de productivité sont disponibles dans tous les programmes répertoriés sur cet onglet, sous réserve que ces programmes soient installés sur votre ordinateur. 3 Changez les paramètres souhaités, puis cliquez sur Appliquer afin d'enregistrer vos modifications et de garder la fenêtre Paramètres WebEx ouverte, ou cliquez sur OK si vous préférez enregistrer vos modifications et fermer la fenêtre. Remarque : Vous pouvez également lancer une réunion One-Click depuis la page d'accueil de votre site en cliquant sur le lien Réunion One-Click sous le menu Organiser une réunion qui se trouve dans la barre de navigation gauche. Participer à une réunion avec Outlook ou Lotus Notes: 1 Ouvrez votre rendez-vous de calendrier Outlook ou Lotus Notes et cliquez sur le lien pour rejoindre la réunion. 2 Lorsque la page Meeting Information apparaît, cliquez sur Entrer. Remarque si vous tentez de rejoindre une réunion avant son début, la ligne de statut affichera Non commencée et on vous demandera d essayer de rejoindre la réunion lorsque celle-ci aura débuté. 3 Dans la fenêtre Participer à une réunion, saisissez votre nom, votre adresse , ainsi que le mot de passe mentionnés dans votre rendez-vous Outlook ou Lotus Notes.

3 Partager une Application, une présentation, un document ou son bureau MENU PARTAGER La barre d'outils contient les icônes des modes de partage les plus utilisés, mais le menu Partager offre davantage d'options. Cliquez sur Partager dans la barre de menus et sélectionnez l'une des fonctionnalités suivantes : 1 Présentation ou Document : Accédez à la présentation ou au document souhaité et cliquez sur Ouvrir. La présentation ou le document s'affiche dans la zone de présentation du contenu. Remarque : Lorsqu'une présentation PowerPoint partagée comporte des notes, celles-ci s'inscrivent dans la fenêtre Notes PowerPoint de l'animateur. 2 Application : Sélectionnez une application dans la liste de celles ouvertes, puis cliquez sur Partager. Remarque : Si l'application n'est pas ouverte actuellement, cliquez sur le bouton Nouvelle application. Néanmoins, pour économiser les ressources système, vous devez lancer l'application avant de la «partager». L'application ouvre une nouvelle fenêtre sur les ordinateurs de l'animateur et des participants. 3 Bureau : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les participants voient le bureau de votre ordinateur. Vous avez la possibilité d'autoriser un participant à prendre le contrôle à distance de votre bureau. 4 Tableau blanc : Sélectionnez cette option pour ouvrir un nouveau tableau blanc à annoter. 5 Contenu Web : Entrez l'url et cliquez sur OK. Le contenu Web s'ouvre dans la zone de présentation et les participants peuvent parcourir le site librement. 6 Navigateur Web : Sélectionnez cette option pour partager un navigateur dans une nouvelle fenêtre. Saisissez l'url, puis appuyez sur la touche Entrée. Les participants ne voient que votre navigateur. Vous contrôlez ce qui s'affiche dans le navigateur; les participants suivent votre navigation sur le Web. 7 Ordinateur à distance : Sélectionnez un ordinateur et cliquez sur Connecter. Cette fonction permet de contrôler un ordinateur à distance. L'agent Access Anywhere est requis. 8 Mon Gestionnaire de réunions : Cliquez sur cette option pour afficher votre fenêtre de réunion. Ce mode de partage sert tout particulièrement aux sessions de formation

4 INTERRUPTION D'UN PARTAGE D'APPLICATION, DE DOCUMENT OU DE BUREAU Pour interrompre ou arrêter le partage d'une application, d'un navigateur Web ou du bureau, cliquez sur le bouton vert qui se trouve dans l'angle supérieur droit de l'écran. Vous pouvez également utiliser l'icône Cisco WebEx placée dans la barre d'état système de votre barre des tâches, dans l'angle inférieur droit, près de l'horloge système. Interruption du partage : Cliquez sur l'icône Partage et sélectionnez Interrompre le partage. Pour reprendre le partage, cliquez sur l'icône Partage et sélectionnez Reprendre le partage. Remarque : Utilisez Interrompre le partage afin de figer l'affichage de l'application partagée pour les participants. Cette interruption vous permet par exemple d'ouvrir un fichier sans que les participants voient les autres fichiers et dossiers. Arrêt du partage : Cliquez sur le bouton Partage et sélectionnez Quitter le partage d'applications. Remarque : Arrêtez le partage lorsque vous avez fini de partager une application, un navigateur Web ou un bureau de façon à ce que tous les invités reviennent dans la salle de réunion et ne voient pas un écran hachuré.

5 La barre d outils PARTAGE DESSIN ANIMATION Application Bureau Texte Ligne Surligneur/ Crayon Liste des diapositives (En visionneuse) Document/ Gomme Présentation Tableau blanc Pointeur Rectangle Couleur Diapositive d annotation précédente Icônes de partage - Cliquez sur ces icônes pour partager des documents, des présentations, des applications ou votre bureau. Diapositive suivante Pointeur (flèche) - Utilisez cet outil pour attirer l'attention sur certains points à l'écran. Une flèche apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton gauche de la souris. La couleur de la flèche est celle attribuée lors de l'accès à la session. Cliquez une seconde fois sur le bouton afin de désactiver le pointeur. Texte - Cliquez sur ce bouton pour saisir du texte dans la zone de présentation (sur les diapositives du tableau blanc). Le texte s'affiche pour les participants. La couleur du texte est la même que celle attribuée lors de l'accès à la session. Vous pouvez la changer en utilisant la palette de couleurs. Désélectionnez le bouton pour arrêter la saisie de texte. Outils de dessin - Les boutons Ligne, Rectangle et Surligneur/Crayon vous permettent de dessiner dans la zone de présentation ou dans les différents modes de partage. Palette de couleurs d'annotation - Cliquez sur la flèche de déroulement afin d'ouvrir la palette de couleurs d'annotation. Sélectionnez une couleur pour les annotations sous forme de texte et de dessin. La palette de couleurs se ferme en cliquant sur la croix («X»). Gomme - Cliquez sur ce bouton pour effacer les annotations dans la zone de présentation. Le curseur se transforme en croix avec une gomme. Cliquez sur l'annotation à effacer. Vous pouvez effacer toutes les annotations en cliquant sur la flèche à côté de la gomme et en sélectionnant l'option Effacer toutes les annotations. Vous avez également la possibilité d'effacer des pointeurs avec les options Effacer mon pointeur et Effacer tous les pointeurs. Diapositive précédente/suivante - Utilisez ces deux boutons pour parcourir les présentations. Si la présentation comporte des créations ou des transitions, les flèches passeront sur chacune d'entre elles. Vous pouvez également utiliser les flèches de votre clavier ou la barre d'espace pour faire avancer les diapositives dans la zone de présentation. Liste des diapositives - Cette zone indique quelle diapositive est actuellement affichée ainsi que le nombre total de diapositives. La flèche déroulante vous permet de passer à une diapositive en particulier.

6 Affichage standard Plein écran Zoom Synchroniser les affichages Miniatures Faire pivoter la page Affichage plein écran - Cliquez sur les boutons Affichage standard, Afficher les miniatures et Affichage plein écran pour basculer entre les différents modes d'affichage. Faire pivoter la page - Utilisez ces deux boutons pour faire pivoter la page vers la gauche ou vers la droite afin d'obtenir une orientation portrait ou paysage. Volet Salle de réunion - Ce volet vous permet d'afficher les fenêtres Sondage, Messages instantanés et Participants. En affichage plein écran, les participants peuvent accéder à ces fenêtres à partir de la barre d'icônes flottante. Zoom - Utilisez cette fonction pour faire un zoom avant/arrière dans la zone de présentation. Synchroniser les affichages pour tous - Cliquez sur ce bouton pour synchroniser les affichages des participants sur ceux de l'animateur. Ce bouton ramène également tous les participants en salle de réunion s'ils utilisent d'autres applications. Messages instantanés Vous pouvez utiliser les Messages instantanés pour poser des questions ou faire des commentaires pendant votre réunion Cisco WebEx avec un, plusieurs ou la totalité des participants, y compris l animateur de la réunion. 1 Cliquez sur l onglet Messages Instantanés pour ouvrir une fenêtre de discussion 2 Choisissez la personne ou les individus avec qui vous souhaitez dialoguer : Tous les participants - l ensemble du public peut consulter et répondre à vos commentaires ou questions (tout le monde sera en mesure de voir votre conversation) Organisateur - dialoguez directement et uniquement avec l organisateur, par exemple si vous devez vous absenter d une réunion avant la fin ou si vous souhaitez poser une question particulière sans déranger le reste des participants Individuel - adressez votre commentaire ou question à un seul participant, en privé (personne d autre ne pourra voir votre conversation) 3 Cliquez dans la boîte de dialogue au bas de la fenêtre Messages instantanés et saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer

7 Annotation Pour communiquer de manière plus visuelle, utilisez les outils d annotation pour insister sur une information spécifique à l écran qui mérite d être mise en valeur ou développée. Les outils d annotation sont disponibles dans votre barre d outils Cisco WebEx et peuvent être activés par l organisateur. Flèche : sélectionnez et cliquez sur n importe quelle zone de l écran pour positionner votre flèche, puis cliquez sur la gomme pour supprimer votre flèche Texte : permet de saisir des notes ou des commentaires Surligneur : dessine des lignes épaisses pour attirer l attention sur une zone de votre écran Crayon : dessine des lignes fines pour insister sur un point ou créer un diagramme Cercle & Carré : cliquez pour dessiner des contours ronds, elliptiques, carrés ou rectangulaires sur l écran afin de mettre en valeur certaines zones