DEUXIEME REUNION INTER ECOLES DE PAYSAGE

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1 DEUXIEME REUNION INTER ECOLES DE PAYSAGE COMPTE RENDU de la réunion du 03/12/2011, à AGROCAMPUS OUEST Angers Etaient présents (21 étudiants): AGROCAMPUS OUEST Angers Organisateurs de la réunion ENSNP Blois ESAJ Paris ENSP Versailles ENSAP Lille ITIAPE Lille Bertrand COMMOLET Julie ESPINASSE Ariane TOMIS Sébastien JEANPIERRE Aurélie AUBRY Marion DURCZAK Romain CHALAYE Maryline TAGLIABUE Hector MORIC Clément DAIX Arthur LACROIX Jean BESNIER Xavier MESMACQUE Olivier FLORES Marion BRUERE Aurélie LEMOINE Benoît BARNOUD Lucas OLIVREAU Soazig FRIGUEL Marie BRICHET Julien ROCHE Présidente de Melting Paysage Vice-présidente de Melting Paysage Trésorier de l AIEP Vice-président BDE ESAJ Président BDE ESAJ Ont participé via audioconférence (3 étudiants) : ENSP Marseille Alexis LENAOUR Webmaster site internet UFEP ENSAP Bordeaux Sylvain BLOND Paul LEURENT 1

2 Ordre du jour (Visite de l école) 1. Point sur l avancement de l Union dans chaque école 2. Réflexion autour des statuts de l Union > Choix du mode de vote des décisions > Choix de la dénomination, de l objet et de la localisation de l association (boîte aux lettres) > Choix de la composition de l'association (écoles) > Choix de l administration (étudiants) > Définition du mode d organisation (assemblées générales, etc.) > Choix du mode de financement / fonds 3. Plan de communication pour l année Site internet / adresse 5. Agenda des écoles (Colloque ITIAPE, EXPO FLO Angers, etc.) Résumé de la dernière réunion Lors de la première réunion du 11 Novembre 2011, manquaient encore quelques écoles au rendezvous ; L ITIAPE Lille et l ENSAP Lille ne s étaient pas manifestés, faute de temps pour mettre en place la rencontre, et le contact déjà engagé de Marseille n avait malheureusement pas pu participer. Les écoles représentées étaient alors celles de l ESAJ Paris (organisateurs), ENSP Versailles, ENSNP Blois, ENSAP Bordeaux et AGROCAMPUS OUEST Angers. De ce fait, il était dans un premier objectif d amener ces écoles dans la réflexion de la création de l union, car notre intérêt était de rassembler les 8 écoles (on différencie l entité Versailles de l entité Marseille qui appartiennent en fait à la même école). A l issue de la rencontre, il a été demandé à chaque école de choisir 2 représentants et 1 éditeur web qui participeraient à la seconde réunion, afin de commencer à réfléchir aux statuts de l association, et d envisager de construire un site internet pour démarrer les échanges. 2

3 1. Point sur l avancement des recherches de référents et de personnes motivées dans chaque école ENSNP Blois ESAJ Paris AGROCAMPUS OUEST Angers ENSP Versailles ENSAP Lille ITIAPE Lille ENSP Marseille ENSAP Bordeaux Les 2 représentants ont été trouvés, ainsi que l éditeur web. L AIEP (L Association Ingénieuse des Etudiants du Paysage, de l école de Blois) sera l association porteuse de l union. Les étudiants semblent motivés mais pas encore d investissement réel de leur part. Le directeur de l école a été rencontré dans ce cadre, et soutient le projet. Le BDE de l école sera porteur de l union. Les deux référents et le webmaster ont été désignés parmi des membres du CA de Melting Paysage. Une première présentation a été donnée aux étudiants, mais ils ne sont pas encore nombreux à s être manifestés pour s investir. Cela serait surtout dû au fait qu aucune mission ou rôle n ont été proposés pour le moment. Melting Paysage sera l association porteuse de l union. Prise de contact avec les étudiants des diverses formations. La proposition d avoir un référent dans chaque formation de l école a été faite. La direction appuie le projet. Le BDE sera l association engagée dans l union. Première participation pour l ENSAP Lille, qui du coup n en a pas encore fait réellement la communication auprès de ses étudiants. La Drache sera l association engagée dans l union. Première participation également pour l ITIAPE, donc la communication autour de l union n a pas encore été faite. Ils doivent d abord se concerter, mais à priori, le BDE serait l association porteuse de l union. Les étudiants sont motivés mais il n y a pas encore de référents définis. Le webmaster quant à lui est le créateur du site internet. Les Enherbeurs sera sûrement l association engagée dans l union. Choros serait l association engagée dans l union 2. Réflexion sur les statuts de l association 2.1. Fondements > Choix des modalités exceptionnelles de vote pour cette réunion Afin de ne pas favoriser telle ou telle école, vue l inégalité des effectifs de chacune, il a été décidé un vote à une voix par école. 3

4 > Choix définitif du type d association Un débat a été relancé sur le type d association à créer pour rassembler les étudiants des différentes écoles, bien que l idée de l union ait été prépondérante à la première réunion. Deux propositions ont été faites : - UNE UNION D ASSOCIATIONS, qui fonctionne comme une association simple, c'est-à-dire qui choisit des membres pour représenter un CA, et des membres de ce CA pour représenter un bureau composé d un président, de son trésorier et de son secrétaire (et facultativement les vices-) ; - UNE ASSOCIATION COLLEGIALE, qui fonctionne avec plusieurs présidents. Un président par école serait alors désigné pour former l ensemble des présidents de ce type d association. Après vote, le choix s est porté sur l union d associations (à 6 voix contre 2). Ainsi l union sera formée : - d un bureau composé d un président, d un trésorier et d un secrétaire (ainsi que des vice-) ; - d un conseil d administration composé de 16 membres (deux référents par école) ; - d une assemblée générale (tous les étudiants des différentes écoles, membres des associations porteuses de l union). > Composition de l union L Union associera les étudiants des écoles de Paysage par le biais des associations suivantes : ENSP Versailles BDE ENSAP Lille La Drache ENSAP Bordeaux Choros ENSP Marseille Les Enherbeurs ENSNP Blois L AIEP ESAJ Paris BDE ESAJ AGROCAMPUS OUEST Angers - Association Melting Paysage ITIAPE BDE? 2.2. Choix du nom de l union Tour de table des noms proposés : EPURE Etudiants paysagistes unis pour les relations entre écoles EPUI Etudiants paysagistes unis et (ingénieux? investis? inventifs?) UPE Union des paysagistes étudiants APIEC Association des paysagistes inter-écoles pour la communication UEFP Union des écoles françaises du paysage UESP Union des écoles supérieures du paysage UFEP Union française des étudiants du paysage UEEP Union des étudiants des écoles du paysage 4

5 AFEP Association française des étudiants du paysage UEESPF Union des étudiants des écoles supérieures du paysage française UFEESP Union française des étudiants des écoles supérieures du paysage PAYTUDE (UDE pour Union Des Etudiants) Premier vote : une voix choisit deux noms (une voix = une école). EPURE : 4 voix UFEP : 5 voix UEEP : 3 voix UFEESP : 1 voix Vote blanc : 3 voix (écoles qui ne se positionnent que sur un seul nom) Deux noms sont en compétition : EPURE et UFEP Deuxième vote : une voix choisit un nom. EPURE : 3 voix UFEP : 5 voix L UFEP (Union française des étudiants du paysage) devient le nom officiel de l association. Un surnom pourra être envisagé chez les étudiants, mais l UFEP sera celui sur lequel il faudra communiquer vers l extérieur. Il a été évoqué de créer par la suite un logo qui permettrait à l union d être reconnue Adresse de l union L union doit choisir une adresse pour son siège social. Celle-ci permettra de déclarer l union en préfecture. Elle sera celle du premier président pour faciliter les démarches de création. Cette adresse pourra être changée facilement si besoin. L adresse postale peut être différente de celle qui a été déclarée en préfecture. Elle permettra de recevoir le courrier de l association, ainsi que les relevés de compte, etc. Ce sera l adresse communiquée et rattachée officiellement à l UFEP. Elle serait celle d une boîte postale (si possible localisée à Paris), gérée par un organisme spécialisé dans la réexpédition de courrier. Effectivement, ce service existe et permet à tout client de changer d adresse régulièrement par simple transmission de la nouvelle adresse de réexpédition. Ainsi, à chaque nouveau mandat du bureau, l adresse officielle sera gardée, mais celle du destinataire (président, trésorier ou secrétaire) pourra changer suivant son école. Il est également possible pour l organisme de scanner les courriers pour les rendre consultables par internet. Bien sûr, ces services sont payants et devront être inclus dans le budget de l union (20 /mois). 5

6 2.4. Membres, Conseil d Administration, Bureau Les membres de l Union seront ceux des associations qui la forment. L ensemble de ces membres constitue l Assemblée Générale. Les élus du Conseil d Administration (CA), seront les référents des écoles, soient deux par école. Ces référents sont choisis au sein de chaque association. Le CA sera donc constitué de 16 membres. Aucun mandat n a été fixé pour les référents des écoles (chaque école fera à son rythme et à sa manière). Le CA élira parmi ses membres un bureau de 3 à 6 personnes pour un an. Si le président, le secrétaire et le trésorier ont besoin de vice-, ceux-ci seront nécessairement de la même école qu eux (président et vice-président d une école, secrétaire et vice-secrétaire d une école et trésorier et vice-trésorier d une autre école) Mode d organisation > Voir dans les statuts A noter : La consultation de l Assemblée Générale pourra avoir lieu séparément dans les écoles. Le quorum pour les Assemblées Générales est fixé au quart des membres qui peuvent être présents ou représentés Mode de financement Chaque association (/école) membre de l Union devra apporter chaque année une cotisation qui sera décidée en CA. Un budget prévisionnel pour l année 2012 a été calculé : - Assurance : Site internet : Boîte Postale : Frais de communication : 50 Total : 500 Les déplacements ne sont pas comptés sachant qu ils pourraient être pris en charge par les écoles. En partageant le budget prévisionnel en huit, la cotisation de départ serait au minimum de 65. Pour avoir une marge et pouvoir démarrer l union en gérant les imprévus, il a été choisi d augmenter cette cotisation à 100 /association pour l année Le vote n a pas eu lieu car certaines écoles n étaient pas en mesure de donner des informations sur le budget de leur association engagée dans l union. Cette question devra être évoquée au prochain CA. 6

7 3. Informations sur le site internet Une ébauche de site a déjà été constituée par Alexis, étudiant de l ENSP de Marseille, qui est parti sur l utilisation du système de gestion de site internet (et blog) Wordpress. Chaque école est en mesure d y poster des articles. C est pourquoi il avait été demandé de choisir un éditeur web par école pour s en occuper. Fonctionnement : Un webmaster sera en charge de la maintenance du site internet. Il possèdera un compte d administrateur afin de gérer l interface du site et les comptes des membres inscrits sur le site. Des éditeurs web auront un compte qui leur permettra de créer du contenu, le poster ou le supprimer. Hébergement : Pour être hébergé, le site reviendrait à 12 par mois. Les Enherbeurs de l ENSP de Marseille avanceront les fonds au départ afin que le site soit rapidement mis en ligne et que des ajouts puissent être faits d ici la prochaine réunion inter-écoles de paysage. Idées évoquées : - Mettre en place un forum lié au site avec différents accès possibles (accès aux membres du CA, accès pour tous les étudiants ) ; - Créer une adresse mail liée au site. 4. Plan de communication pour l année 2012 Il a été décidé qu il était prématuré d établir un plan de communication pour l année 2012, sachant que toutes les écoles n en sont pas au même point. Effectivement, celui-ci sera plutôt établi au prochain CA. Cependant, une réflexion sur des plaquettes de communication a été lancée pour qu à la prochaine réunion des idées soient données. 5. Agenda des écoles - FORUM de l ITIAPE et 20 ans de l école le 25 Mai Des fournisseurs d espaces verts, des entreprises de paysage seront présents. - ENSAP Lilles : Rencontres du Paysage 2012 / Frich ti, Fête des étudiants du paysage de l ENSAP de Lille, qui a lieu chaque année dans la friche de l école : repas autour d installations conçues par les étudiants. Ces évènements seront programmés au printemps entre Avril et Juin. 7

8 - ENSP Versailles : 15 Décembre 2011, Soirée «D inde de Noël» ambiance Bollywood! - ESAJ Paris: Portes Ouvertes le 25 mars 2012, présentation de projets d étudiants. - ENSNP Blois : Cycle de conférences le weekend autour du 20 Janvier AGROCAMPUS OUEST Angers : Exposition Florale les 16, 17 et 18 Mars 2012, Installation de stands et de jardins dans toute l école, Animations, Conférences, Soirée le samedi soir sur invitation. La prochaine réunion inter-écoles de paysage a été programmée : le dimanche 29 Janvier à Blois. Elle réunira les 16 membres du CA ainsi que les éditeurs web de chaque école. A l ordre du jour: - Approbation des statuts (à noter que ceux-ci ont été élaborés par le premier CA de constitution de l association -le 3 déc , que par ailleurs son contenu a été voté, impliquant que tout changement ou précision pourra être apportée en respectant le mode de vote explicité dans les statuts) - Election du bureau - Elaboration du site internet et organisation - Conception d un plan de communication pour l année