Guide d'utilisation DEMDOC

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1 Guide d'utilisation DEMDOC

2 Présentation de Demdoc Le Rés-OT Alsace a acquis la licence logicielle d'un outil de gestion de l'accueil et des demandes directement lié au LEI et développé par la société Proxim-IT. Cet outil est déjà en place dans le Limousin en complémentarité du LEI Limousin. Pourquoi? les OT ne disposent pas tous d'un outil performant pour gérer l'accueil et les demandes de documentations ; certains OT ont actuellement des logiciels qui ne sont plus maintenus et souhaitent les remplacer ; certains éléments à renvoyer sont déjà dans le LEI (les pdf par exemple) ; le LEI constitue une plate-forme technique performante pour ce type de services ; les statistiques d'accueil pourraient être exploitées plus efficacement... Fonctionnement L'outil DEMDOC est un outil LEI qui offre les fonctionnalités suivantes : la gestion et l'édition des statistiques de fréquentation de l'ot la gestion des documentations disponibles à l'ot ; la gestion des demandes de documentations faites à l'ot ; l'édition d'étiquettes, de lettres type ; la fonction d'extractions et de statistiques des demandes de documentation. Comme le LEI, DEMDOC est une application de type client-serveur, tout se passe via Internet, aucun logiciel n'est installé en local.

3 Paramétrages de base Avant de pouvoir traiter les demandes ainsi que la fréquentation, il s'agit de définir des critères, selon les informations que l'on souhaite exploiter. Le paramétrage de ses critères et leur affectation permettra ensuite de procéder à la saisie des demandes et/ou de la fréquentation. Menu Administration / gestion de la nomenclature 1. Gestion des critères et des modalités : remarques générales Les types de critères : quantitatif qualitatif à modalité unique qualitatif à modalité multiple qualitatif à modalité valuée permet de saisir une valeur (texte, numérique, date.. ) (forme : champ à saisir) un critère avec la possibilité de ne cocher qu'une seule modalité (forme : liste déroulante) un critère avec la possibilité de cocher plusieurs modalités (forme : cases à cocher) un critère avec des modalités dans lesquelles on peut saisir quelque chose (forme : champ à saisir) Valeur : numérique texte date chemin monétaire URL saisie de chiffres uniquement permet la saisie de texte et de chiffres saisie d'une date au format JJ/MM/AAAA saisie de chiffres url sans le http adresse mail

4 2. Gestion des critères et modalités : C'est la fonction qui va permettre la création de critères et de modalités, que l'on pourra ensuite affecter à la saisie des demandes et/ou à la saisie de la fréquentation. Exemple : création d'un critère : Origine de la demande (téléphone, courrier, mail, comptoir) Dans nouveau critère : taper un nom : Origine de la demande type de critère : qualitatif à modalité multiples type de valeur : texte cliquer sur ajouter Ensuite, cliquer sur le + de gérer les modalités en face de la ligne correspondante au critère que l'on vient de créer. Il suffit de saisir les modalités et de cliquer sur ajouter tapez un nom : téléphone tapez un nom : courrier tapez un nom : mail tapez un nom : comptoir On peut modifier l'ordre d'apparition des modalités en les classant avec des chiffres ( ) (il est préférable de choisir des multiples de 10 plutôt que une numérotation type 1,2,3, car cela permettra par la suite d'insérer des modalités (11,12...) sans modifier l'ordre de toutes les modalités déjà saisies). cliquer sur valider et quitter

5 3. Affectation des critères aux types : Il reste à affecter les critères à un type (ici fréquentation ou demandes) Menu administration/ Gestion de la nomenclature Cliquer sur affectation des critères aux types Nouvelle affectation : choisir qualification pour les demandes ou pour les fréquentations (dans cet exemple, choisir pour les demandes) puis sélectionner le critère (choisissez) : ici Origine de la demande On peut également lui affecter un ordre d'apparition dans la page de saisie des demandes cliquer sur ajouter, valider et quitter

6 Fréquentation Il est nécessaire de créer des critères de modalités et les affecter à la fréquentation, comme nous venons de le voir précédemment. 1. Gestion des critères et modalités : Exemple : création d'un critère : Département (Locaux, 67, 68, 88, 01..) Dans nouveau critère : tapez un nom : Département type de critère : qualitatif à modalité unique type de valeur : texte cliquer sur ajouter Ensuite, cliquer sur le + de gérer les modalités en face de la ligne correspondante au critère que l'on vient de créer. Il suffit de saisir les modalités et de cliquer sur ajouter (Locaux, 67, 68, 88...) Il est possible d'affecter un ordre d'apparition dans la saisie des demandes. cliquer sur valider et quitter 2. Affectation des critères aux types : Il reste à affecter les critères à un type (ici fréquentation) cliquer sur affectation des critères aux types Nouvelle affectation : choisir Fréquentation puis sélectionner le critère (choisissez) : ici Département on peut également lui affecter un ordre d'apparition dans la page de saisie des demandes cliquer sur ajouter, valider et quitter

7 3. Saisie de la fréquentation Menu Fréquentation / Saisie des visites Remplir les champs Date (par défaut, la date du jour, mais il est possible de saisir la fréquentation des jours précédents) Indiquer le nombre de visites, choisir le Pays, puis cocher et compléter les détails concernant la visite. En cas d'erreur lors de la saisie des visites, il est possible de retrouver les informations saisies par date, en cliquant sur Visites déjà enregistrées

8 Référencer les documentations 1. Créer une/des catégories de documentation : On peut choisir de ranger la documentation dans une ou plusieurs catégories. Par exemple, documentation Office et documentation Alsace Menu Administration / Gestion de la nomenclature Choisir Gestion des Catégories Tapez un nom : Documentation Office, appartient au genre : Documentation cliquer sur ajouter Taper un nom : Documentation Alsace, appartient au genre : Documentation cliquer sur ajouter recommencer l'opération pour toutes les catégories souhaitées Cliquer sur valider et quitter 2. Référencer les documentations : Menu Demandes / Création des documentations A. Les documents papier : ne créer qu'une seule référence pour toutes les langues Catégorie de la documentation : choisir la catégorie appropriée Choisir "ou ajoutez en une", donnez lui un nom* et cliquer sur créer *Exemple : Guide d'appel, guide pratique, guide des hébergements Possibilité de renseigner les informations sur votre documentation en plusieurs langues Intitulé : guide des hébergements Référence : sera affichée sur l'étiquette ou le courrier, doit être courte et explicite exemple : pour guide des hébergements en FR : GH-FR ou HEB-FR pour guide d'appel : GA-FR.. etc etc Ne pas utiliser les champs document, sujet du courriel et corps du courriel dans les versions papier Renseigner le poids et le nombre de brochures en stock

9 Faire de même pour les autres langues : Intitulé : accomodation guide référence : GH-GB ou HEB-GB poids + stock etc etc.. pour les autres langues Détails concernant la documentation : On peut paramétrer, si on le souhaite des critères/modalité pour qualifier la documentation, le type de demande.. (voir le chapitre sur les paramétrages) Cliquer sur enregistrer Recommencer pour chaque brochure papier B. Les documents électroniques : ne créer qu'une seule référence pour toutes les langues Catégorie de la documentation : choisir la catégorie appropriée Choisir "ou ajoutez en une", donnez lui un nom* et cliquer sur créer *Exemple : Guide d'appel PDF, guide pratique PDF, guide des hébergements PDF Possibilité de renseigner les infos sur votre documentation en plusieurs langues Intitulé : Guide des hébergements, accommodation guide La référence, le poids et le stock sont inutiles

10 Document : télécharger la brochure correspondante, mais attention, pas plus de 2.5/3MO!! (voir page suivante si votre document est plus lourd) (Parcourir, choix du document, ouvrir) Sujet du courriel : Ex : votre demande de documentation, your request, Ihre Anfrage Corps du courrier : il s'agit du mail type (le prospect reçoit un par documentation électronique souhaitée) Cliquer sur "exemple de modèle de courriel" "XXX_CIV_XXX XXX_NOM_XXX Veuillez trouver ci-joint la documentation demandée sur XXX_DOC_XXX Vous en souhaitant bonne réception " Ce modèle vous donne les champs à utiliser pour paramétrer automatiquement la civilité et le nom du prospect ainsi que le nom de la brochure envoyée. On peut ainsi modifier à souhait le corps du mail : exemple : " XXX_CIV_XXX XXX_NOM_XXX Nous vous remercions pour votre demande et votre intérêt pour l'alsace. Vous trouverez en pièce-jointe la/les documentation(s) suivante(s) : XXX_DOC_XXX Nous restons à votre disposition pour toute question ou complément d'information. Cordialement, L'équipe de l'office de Tourisme"

11 Si votre brochure pèse plus de 3MO, vous pouvez procéder comme suit : Si votre brochure est trop lourde, il n'est pas possible de la télécharger. Vous pouvez cependant indiquer une adresse URL (document disponible en téléchargement sur votre site web par exemple) : "XXX_CIV_XXX XXX_NOM_XXX Nous vous remercions pour votre demande et votre intérêt pour l'alsace. Vous pouvez télécharger la documentation(s) suivante(s) : XXX_DOC_XXX en cliquant sur ce lien : Nous restons à votre disposition pour toute question ou complément d'information. Cordialement L'équipe de l'office de Tourisme" Attention : Il faut cependant télécharger quelque chose à la place du document, vous pouvez par exemple télécharger le logo de votre structure, ou encore le visuel de la première page de votre document. Recommencer les opérations pour toutes les langues souhaitées.

12 Saisie des demandes 1. Saisie des demandes Menu demande/saisie des demandes Dans la partie saisie des adresses : Saisir les coordonnées du prospect Il est possible de vérifier si ce prospect est déjà dans votre base de données en cliquant sur le point d'interrogation ou en utilisant le "+" (comme dans le LEI), lorsque l'on a saisi le NOM de ce dernier. Un pop-up s'ouvre, avec la liste des prospects déjà enregistrés, sélectionner avec la flèche verte. S'il existe déjà, vous pouvez consulter son "dossier" en cliquant sur "voir les demandes précédentes" Ce dossier contient la liste des documents déjà envoyés, et à quelle date. Pour la saisie de la commune, utiliser le? Ou le "+" pour trouver la commune correspondante au code postal (pas de saisie manuelle de commune dans Demdoc) La saisie du courriel permet l'envoi automatique des documents PDF. Un mail de confirmation est également envoyé automatiquement au prospect pour les envois par courrier si une adresse à été saisie. Le champ "commentaires" peut être utilisé pour personnaliser le courrier destiné au prospect (répondre à une demande particulière par exemple). Un second champ commentaire peut être utilisé pour un commentaire interne par exemple. La date de la demande est remplie automatiquement, mais vous pouvez la modifier. Dans la partie documentation disponible : Les cases "grisées" correspondent à la documentation PDF Les cases blanches à la documentation papier plusieurs façons de sélectionner la documentation souhaitée : se positionner dans la case et saisir directement le nombre de documents souhaités ou double-cliquer dans la case désirée (double cliquer autant de fois que de documents souhaités) S'il y en a, saisir les détails concernant la demande, et cliquer sur enregistrer la demande. Les documents PDF seront envoyés directement par au prospect (et vous recevrez un message pop-up de confirmation ainsi qu'un message dans votre boite ) Les demandes de documentation papier sont enregistrées pour le traitement journalier des demandes

13 2. Saisie Guichet Menu demande/saisie du guichet La saisie de la fréquentation au guichet permet de récolter les informations suivantes : Code postal (obligatoire pour la France), Pays Ainsi que les documents distribués (reprend la liste des documents crée pour les envois papier) => permet la gestion des stocks complète L'onglet fréquentation existe toujours, au choix de l'utilisateur de saisir ses informations au guichet d'une manière ou d'une autre (pas d'alternance possible car les informations ne sont ensuite pas groupées pour l'édition de statistiques) Rappel : la saisie dans l'onglet fréquentation permet : Le choix de la date L'affichage des saisies du jour saisir le nombre de visites saisir le pays Dans les deux cas, la personnalisation par ajout de critères/modalités est possible.

14 Traitement des demandes Traitement des demandes : Menu : Demande/Exploitation des demandes Vous pouvez filtrer les demandes par utilisateur ou par langue, ou toutes les afficher Les étiquettes : Les étiquettes sont déjà paramétrées avec les informations suivantes : adresse du prospect, poids du courrier et références des documents souhaités Il vous reste à paramétrer le nombre de colonnes et le nombre d'étiquettes par page souhaitées. Vous pouvez également régler la marge du haut et de gauche pour l'impression des étiquettes, ainsi que de paramétrer le numéro de l'étiquette où commencer l'impression (par exemple, si les étiquettes 1, 2 et 3 ont déjà été utilisées, il est possible de commencer l'impression à l'étiquette 4) Puis cliquer sur obtenir les étiquettes et imprimer le document.

15 Téléchargement des données pour une fusion : La lettre d'accompagnement : Il est possible de fusionner la lettre, avec plusieurs modèles. Cliquer sur Choix du courrier et choisir le modèle de lettre désiré, puis cliquer sur Obtenir le courrier. Paramétrages : Pour obtenir la liste des champs à utiliser, cliquer sur "télécharger les données" utiliser ensuite le tableau Excel pour créer votre document de fusion Copier/coller le modèle de lettre obtenu dans un document Word (pour supprimer la liaison avec le document Excel), et renommer votre lettre pour l'enregistrer au format RTF. Télécharger les courriers dans Demdoc dans l'onglet administration/document de publipostage

16 Extractions et statistiques Menu Extraction Sélections par multicritères Menu Extraction/sélections Cette fonction permet d'obtenir des statistiques et de paramétrer les informations que l'on souhaite extraire. A. Fréquentation Exemple : Fréquentation : nombre de visiteurs en décembre 2009 Dans le volet de gauche, sélectionner le critère sur lequel va porter l'extraction. Ici, Fréquentation Renseigner les dates souhaitées à l'aide du calendrier Ici : 01/12/09 au 31/12/09 A droite, sélectionner dans la liste les données à extraire Ici, Affichage des visites Puis cliquer sur les informations à retenir et les critères à extraire (ils apparaissent alors dans les parties de droite) Ici : Nombre de visiteurs, date de la visite et : Département, Motif de la visite Cliquer sur Valider les informations retenues Puis sur Go Vous obtenez ainsi un fichier à télécharger que vous pouvez alors exploiter.

17 B. Documentation Menu Extractions / Sélections Exemple : Documentations envoyée en décembre 2009 Choisir Documentation, renseigner les dates choisies, puis à droite les informations à extraire. Valider les informations retenues et cliquer sur Go. C. Prospects Il est également possible de procéder de la même manière pour obtenir les informations sur les prospects. (Genre / Prospects)

18 D.Fonctions Tester et Editer La fonction Tester permet de tester combien de données sont extractibles. Cliquer sur Tester On obtient une réponse du type : 14 enregistrements sélectionnés et 14 extractibles : indique que mon extraction comportera 14 entrées. Si l'on obtient deux chiffres différents : exemple 14 enregistrements sélectionnés et 14 extractibles, cela signifie que 2 enregistrements sont toujours en attente de traitement et non finalisés (ils apparaissent donc dans Demandes/Exploitation des demandes). La fonction Editer permet de sauvegarder la recherche, pour pouvoir réutiliser ces critères dans des recherches futures. Cliquer sur Editer / Enregistrer sous (exemple doc décembre) puis Valider. Pour ouvrir une recherche sauvegardée, Cliquer sur Editer / et dans Disponibles, sélectionner la recherche souhaitée (ici doc décembre).