PROFIL DE L EMPLOI. Agent de soutien administratif classe principale (magasins et entrepôts) Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s):

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Agent de soutien administratif classe principale (magasins et entrepôts) Soutien administratif 373-ABCLPR003 Direction des services financiers Approvisionnement Adjoint administratif S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel du collège Fournisseurs Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant de l'adjoint administratif responsable de l'approvisionnement, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe principale, pour le poste en lien avec les magasins et les entrepôts, accomplit un ensemble de travaux administratifs, spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l expertise et l autonomie en lien avec les opérations des magasins et des entrepôts sous la responsabilité du service de l'approvisionnement. Elle voit à coordonner les opérations requises et le travail effectué par le personnel de soutien, et ce, en collaboration avec l'adjoint administratif. Spécifique au poste: Notamment, elle est responsable de la réception, de l'emmagasinage, de la remise et de la livraison des outils, des marchandises, du matériel et des autres articles. Elle veille à ce que les marchandises reçues soient conformes aux bons de commande. Elle remplit les récépissés et autres documents et prend note des avaries et des pertes. Elle enregistre le détail des marchandises reçues et s'assure qu'elles sont entreposées convenablement. Elle voit périodiquement à ce que les inventaires soient conformes aux registres et rédige les rapports afférents. Elle effectue les travaux mineurs de réparation et d'entretien qui s'imposent et s'assure que les réparations d'importance soient accomplies. Elle forme les nouveaux magasiniers concernant le mode de fonctionnement des différents magasins. Elle veille au bon fonctionnement des modules informatisés des magasins. Elle prépare les réquisitions nécessaires au réapprovisionnement des magasins tout en maintenant les niveaux d'inventaire et effectuant les ajustements et autres opérations nécessaires au fonctionnement des magasins. Elle prépare et effectue les tâches périodiques telles que la prise d'inventaires, les achats de fournitures pour les départements, etc. Elle coordonne les opérations du comptoir de prêt. Elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable. Elle peut être appelée à initier les nouvelles personnes voir à la distribution et à la vérification du travail tout en donnant son avis sur la qualité des travaux exécutés. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Planifier, organiser, exécuter et coordonner les activités opérationnelles tout en participant à la gestion du personnel de soutien. 1.1 Mettre en place un horaire de fonctionnement du personnel; 1.2 Organiser le fonctionnement; 1.3 Veiller à la distribution des activités et à la vérification du travail; 1.4 Être responsable de la réception, de l'emmagasinage, de la remise et de la livraison des outils, des marchandises, du matériel et des autres articles; 1.5 Maintenir les exigences nécessaires au respect des normes SIMDUT; 1.6 Former les nouveaux magasiniers concernant le mode de fonctionnement des différents magasins; 1.7 Veiller à ce que les marchandises reçues soient conformes aux bons de commande; 1.8 Remplir les récépissés et autres documents et prendre note des avaries et des pertes; 1.9 Enregistrer le détail des marchandises reçues et s'assurer qu'elles sont entreposées convenablement; 1.10 Délivrer les articles en magasin; 1.11 Voir périodiquement, au moyen d'un inventaire complet, à ce que les inventaires soient conformes aux registres et rédiger des rapports; 1.12 Effectuer les travaux mineurs de réparation et d'entretien qui s'imposent et s'assurer que les réparations d'importance soient accomplies; 1.13 Assurer le service à la clientèle aux étudiants utilisant les magasins dans le cadre de leur cours en collaboration avec les départements. 2. Réaliser un ensemble d'activité administrative. 2.1 Veiller au bon fonctionnement des modules informatisés des magasins; 2.2 Créer et tenir les modules informatisés des magasins qui ne sont pas sous la responsabilité du service de l'approvisionnement; 2.3 Préparer les réquisitions nécessaires au réapprovisionnement des magasins; 2.4 Déterminer et maintenir, selon les barèmes établis, les niveaux d'inventaire et effectuer les ajustements et autres opérations nécessaires au fonctionnement des magasins; 2.5 Préparer et effectuer les tâches périodiques au cours d'une année scolaire telles que la prise d'inventaires, les achats de fournitures pour les départements, etc.; 2.6 Participer au développement des systèmes de gestion des magasins. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 3. Répondre du service de prêts, de retours et de renouvellements. 3.1 Coordonner les opérations du comptoir de prêt: Planifier l'horaire du personnel; Organiser le fonctionnement; Veiller à la distribution des activités et à la vérification du travail. 3.2 Enregistrer les réservations, les retours et les renouvellements d'emprunt d'équipement spécialisé; 3.3 Préparer les fiches d'emprunt et les documents pour la réservation; 3.4 Préparer les avis de retard; 3.5 Garder à jour la liste des réservations d'équipement; 3.6 Recevoir et compiler certaines données statistiques, entre autres, le prêt et la circulation des documents. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 4.1 Planifier et s'assurer que les activités ménagères des magasins sont effectuées. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Planifier, organiser, superviser les activités et participer 40% à la gestion du personnel de soutien. 2. Réaliser un ensemble d'activité administrative. 40% 3. Répondre du service de prêts, de retours et de 15% renouvellements. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins six (6) ans. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Système de gestion informatique. Connaissances pratiques relatives aux opérations et à l organisation des activités effectuées par le personnel dans un service d approvisionnement; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de magasins et entrepôts. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI (SIMDUT) L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Manipulation de marchandises et d'équipements lourds. Manipulation et l'entreposage de produits chimiques. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6